Dossieropbouw. (+wwz) 28 juni Hans Wolters

Transcriptie

1 Dossieropbouw (+wwz) 28 juni 2016 Hans Wolters

2 Inleiding - Open deur: goed dossier is essentieel! (interne sollicitatie/ promotie, positief signaal presterende werknemers, maar ook om te komen tot verbetering functioneren, demotie, overplaatsing of einde overeenkomst) - Praktijk: snel afscheid zonder dossier; teleurstelling - Doel presentatie: handvatten dossieropbouw

3 Personeelsdossier - Waarom? - verplichting (Wbp) - zorgplicht + goed werkgeverschap - signaal werknemers - onderbouwing loopbaan/ beslissingen - voorkomen blunders - ontslag - Voorwaarden aanleggen dossier (Wbp/ privacy) - werkgever verantwoordelijk voor juistheid en nauwkeurigheid - niet meer gegevens dan noodzakelijk - werknemers moeten geïnformeerd worden - beveiligen persoonsgegevens - bewaarplicht (wet + zolang als noodzakelijk voor de uitvoering ) - inzagerecht werknemer

4 Inhoud personeelsdossier - Wat zit er in? - ID - CV + sollicitatiebrief - arbeidsovereenkomst met bijlagen + evt aanhangsels - pensioen - werkroosters en verlof - functieomschrijving - targets/ doelen - verslagen (fg/bg) -> bij voorkeur: vaste opbouw; - verbetertraject - scholing + diploma s - waarschuwingen - overig - geen medische gegevens!

5 Disfunctioneren/ verwijtbaar handelen en maatregelen

6 Maatregelen Mogelijkheden werkgever: - Gesprek werknemer + verslag - Controle - Waarschuwing - Schorsing - Demotie - Ontslag op staande voet Tegenactie werknemer: - Ziek(melden) - Recht op werkzaamheden - Berusting / procedure

7 Ontslaggronden

8 Geen dossier, geen einde overeenkomst Sinds WWZ: - Er moet geheel voldaan zijn aan minimaal 1 ontslaggrond (artikel 7:669 BW) - Samenloop

9 Ontslaggronden WWZ a. Bedrijfseconomische redenen b. Langdurige arbeidsongeschiktheid c. Frequent ziekteverzuim d. Disfunctioneren e. Verwijtbaar handelen of nalaten werknemer f. Weigeren i.v.m. gewetensbezwaren werknemer g. Verstoorde arbeidsverhouding h. Andere omstandigheden/ restgrond Redelijke grond als: - herplaatsing niet mogelijk is - binnen redelijke termijn - ook niet na scholing - In een andere functie

10 E-grond; verwijtbaar handelen of nalaten Onwil Niet kunnen: D-grond (disfunctioneren) - Wangedrag - In redelijkheid kan niet gevergd worden om arbeidsverhouding in stand te laten (geen herplaatsingsverplichting) - Evt. geen vergoeding - Herplaatsingsmogelijkheid hoeft niet (altijd) gezocht te worden

11 D-grond; Disfunctioneren - Ongeschiktheid (onkunde) - Anders dan door ziekte of gebreken - Werknemer is in kennis gesteld (waarschuwing vooraf/ kenbaarheid) - Werknemer is in de gelegenheid gesteld het functioneren te verbeteren (verbetertraject/ scholing); - Resultaat van verbetertraject blijft uit; - Gevolgen; - Ongeschiktheid niet te wijten aan onvoldoende zorg tot scholing en arbeidsomstandigheden; - Herplaatsingsmogelijkheid (in lagere functie) demotie.

12 Scholingsplicht WWZ (artikel 7:611a BW) - Vastgelegd is dat de werkgever de werknemer in staat moet stellen scholing te volgen die noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn functie. - Redelijkerwijs moet de werkgever de werknemer in staat stellen scholing te volgen die noodzakelijk is voor het voortzetten van de arbeidsovereenkomst als de functie van de werknemer komt te vervallen of de werknemer niet langer in staat is de functie te vervullen. - Een werknemer kan niet wegens disfunctioneren worden ontslagen als de ongeschiktheid volgt door het niet-nakomen van de scholingsplicht. - Scholingsplicht als zorgvuldigheidsnorm voor werkgever

13 Stappenplan

14 Stappenplan dossieropbouw Basis Duidelijke en objectieve afspraken Gesprekken (fg+bg) Scholing Probleem Tijdig melden disfunctioneren Concreet onderbouwen Achterhalen oorzaak + gesprek v.v. Opstellen verbeterplan (door en met werknemer!) Verslagleggen Beslissing (Eind)evaluatie Consequenties

15 Basis Arbeidsovereenkomst Personeelshandboek Functieomschrijving Inwerken werknemer (voorbereiden) functionerings- en beoordelingsgesprekken Schriftelijk vastleggen + ondertekenen Scholingsplicht

16 Probleem Oorzaak (ziekte, anders?) Niet wachten met melden disfunctioneren; evt tussentijdse gesprekken Gesprek: eerlijk en duidelijk Prioriteiten + toon Voorbeelden + feiten Bespreken uitkomst Gedegen verbetertraject! (schriftelijk: duur + doelen + afspraken + evaluatie + consequenties) - Redelijke termijn - Altijd verbetertraject?

17 Beslissing Hervatten werkzaamheden Laatste kans Beëindiging dienstverband

18 Hulpmiddelen dossieropbouw Standaard branche-arbeidsovereenkomsten Cao Personeelsreglement/ huisregels Model beoordelingsformulier Model waarschuwingsbrieven Functie-omschrijvingen (Fashion)

19 Beoordeling- en functioneringsgesprekken Hulpmiddel bij communicatie over verwachtingen Voorbereiden/ aankondigen Beoordelingsgesprek: oordeel van werkgever; eenzijdig Functioneringsgesprek: visie werkgever en werknemer; tweezijdig Voorkom verrassingen! Tips - opbouw gesprek - bevestiging + verslag

20 Einde dienstverband

21 Beëindiging dienstverband Stappenplan volgen Doorpakken Gedegen dossier (niet persé dik dossier!) Herplaatsingsmogelijkheden? Wijzen van eindigen

22 Beëindiging dienstverband UWV procedure (opzeggen met ontslagvergunning) Ontbinding rechter Vaststellingsovereenkomst Instemming Ontslag op staande voet

23 Beëindigingsovereenkomst (wederzijds goedvinden) - Een beëindigingovereenkomst mag alleen nog schriftelijk worden overeengekomen. - Voor de werknemer geldt een wettelijke bedenktijd van veertien dagen. Binnen deze termijn kan de werknemer de beëindigingovereenkomst ontbinden door een schriftelijke verklaring. - De werkgever moet de werknemer in de beëindigingovereenkomst schriftelijk over de bedenktijd informeren. Doet de werkgever dat niet, dan wordt de bedenktijd verlengd tot drie weken. - Komt een werknemer terug van een akkoord en wordt binnen zes maanden een nieuwe beëindigingovereenkomst gesloten, dan geldt er geen bedenktijd meer.

24 Transitievergoeding + billijke vergoeding Een werknemer met een dienstverband van minimaal 2 jaar heeft recht op een transitievergoeding bij beëindiging of niet-verlenging van zijn arbeidsovereenkomst op initiatief van de werkgever. - De vergoeding bedraagt 1/6 maandsalaris per 6 maanden voor de eerste 10 dienstjaren en een 1/4 maandsalaris per 6 maanden voor de andere jaren. De vergoeding is gemaximeerd tot bruto (2016), of een jaarsalaris als dat hoger is. - Bij ernstige verwijtbaarheid van de werknemer is geen transitievergoeding verschuldigd, bij ernstige verwijtbaarheid van de werkgever kan de werknemer aanspraak maken op een aanvullende vergoeding (naast de transitievergoeding).

25 Valkuilen, tips & tricks

26 Valkuilen Communicatie! Geen duidelijkheid taken en functie Geen hoor en wederhoor Geen verslaglegging, te laat dossiervorming Te aardig: geen disfunctioneren/ verwijtbaar handelen aan te tonen Slecht nieuws laat gemeld Vooroordeel Geen verbetertraject! Niet doorpakken Geen consequenties (functiewijziging/ overplaatsing/ ontslag) Willekeur/ subjectief, verlies objectiviteit/ niet consequent Voorbeeldfunctie Geen tijd?

27 Tips/ dossieropbouw Blijf communiceren en managen! Neem de tijd + wees consequent Alsnog aanleggen dossier + inhalen achterstand Zie stappenplan Aanspreken werknemer/ meerdere gesprekken Zelfreflectie werknemer Arbo-dienst op voorhand berichten (ivm ziekmelding) Twijfel: vraag advies! Alternatieven: - vaststellingsovereenkomst - loopbaanbegeleiding - ontslag op andere grond?/ oosv

28 Juridische dienstverlening Gratis eerstelijns advies door ondernemersadviseur Inloopadviesdag in Zeist: 1 uur gratis advies van een specialist Tweedelijns advies door jurist - arbeidsrecht - huurrecht - consumentenrecht- en leveranciersgeschillen Ledentarief (2016): 120,00 ex BTW per uur Workshops

29 VRAGEN? (088)

30 INretail Arnhemse Bovenweg 100 Postbus AT Zeist