Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving versie 1.1

Transcriptie

1 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving versie 1.1 Decos Bijlage 5-4 Programmabegroting april 2012

2 Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 2/24

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Planningcyclus Het Waterschapshuis Meerjaren perspectief BF Vergunningverlening en handhaving(algemeen) Te behalen Resultaat BF Vergunningverlening en handhaving (algemeen) Te behalen Resultaat IS IRIS VenH Te behalen Resultaat IS Iris KIM Te behalen Resultaat IS Informatiesysteem OLO/Water Te behalen Resultaat IS e-formulier Digitaleaangifte bedrijven Benodigde middelen Vergunningverlening en Handhaving Exploitatiekosten 2013 en meerjarenraming Projectkosten BF Vergunningverlening en Handhaving Middelen groot onderhoud IRIS modules Nieuwe exploitatie en projectkosten Meerjarenraming totaal Bijlage 1 : Beschrijving van de bedrijfsfunctie VenH Bijlage 2: Legenda Hoofdposten Bijlage 3: Toelichting vormen beheer en onderhoud Bijlage 4: Route nieuwe ontwikkelingen Bijlage 5: Toelichting Risico tabel Bijlage 6: Toelichting Geldstromen Het Waterschapshuis Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 3/24

4 Programmaplan 2013 BedrijfsfunctieVergunningverlening en handhaving 1 Inleiding 1.1 Planningcyclus Het Waterschapshuis Het Programmaplan maakt onderdeel uit van de planningscyclus binnen Het Waterschapshuis (HWH). De volgende hiërarchische onderbouwing in de planningscyclus binnen (HWH) is van toepassing: 1. Begroting HWH jaar; bundeling programmaplannen; vast te stellen door het bestuur 2. Programmaplan per bedrijfsfunctie, als onderdeel van 1 3. JaarPlan per bedrijfsfunctie, vast te stellen door de Secretaris Directeur van HWH 4. Project- en Werkplan(nen) per bedrijfsfunctie, nadere specificatie van 3; vast te stellen door (secretaris-)directeur De begroting 2013 kent onderliggende programmaplannen, één per bedrijfsfunctie. De programmaplannen vormen de basis voor integratie tot één HWH begroting. In de programmaplannen per BF 1 is op hoofdlijn vastgesteld welke doelstellingen voor de periode zijn onderkend voor de bij HWH in beheer zijnde informatiesystemen en diensten. Dit programmaplan bevat de doelstellingen voor de systemen, die HWH voor de waterschappen beheert betreffende de bedrijfsfunctie Vergunningverlening en Handhaving (VenH). De systemen zijn: - Omgevingsloket Online/water voor het digitaal aanvragen van vergunningen en melden van activiteiten; - IRIS VenH voor het behandelen van vergunningsaanvragen; - IRIS Kim/schouw voor het registreren van de bevindingen van het schouwen; - Het elektronisch formulier betreffende het aanleveren van gegevens over de lozingsheffing door bedrijven aan waterschappen en belastingkantoren. Hoofdstuk 2 van dit programmaplan beschrijft het meerjaren perspectief en de verwachte ontwikkelingen binnen de bedrijfsfunctie. De algemene doelstellingen staan in hoofdstuk 3. De hoofdstukken 4, 5, 6 en 7 bevatten de doelstellingen van resp. IRIS VenH, IRIS Kim/schouw, Olo/water en het e-formulier digitale aangifte lozingsheffing bedrijven. Mogelijke risico s worden benoemd en beheersmaatregelen voorgesteld. In hoofdstuk 8 zijn benodigde middelen uitgewerkt. Bij de begroting is het nullijn-beginsel als uitgangspunt genomen. In bijlage 1 vindt u een algemene beschrijving van de bedrijfsfunctie en haar processen en de informatiesystemen (IS 2 )die er deel van uitmaken. Bijlage 2 bevat een legenda van de hoofdposten. Bijlage 3 staat een toelichting op de vormen van Beheer en Onderhoud. Bijlage 4 beschrijft de route van nieuwe ontwikkelingen. Bijlage 5 tenslotte is een toelichting op de gebruikte risicotabellen. 1 BF=bedrijfsfunctie 2 IS = Informatiesysteem Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx, v0.4 4/24

5 2 Meerjaren perspectief BF Vergunningverlening en handhaving(algemeen) In dit hoofdstuk is het meerjarenperspectief geschetst voor zover ontwikkeld is binnen deze bedrijfsfunctie. Visie (en missie) Vergunningverlening en handhaving zijn instrumenten om hoofddoelen van de waterschappen in te vullen: veiligheid, voldoende en schoon water en 2011 In 2010 en was de bouw en introductie van een nieuw systeem voor het digitaal aanvragen van water-vergunningen voor de bedrijfsfunctie VenH een belangrijk onderwerp. Het is een landelijk en een door het Rijk ontwikkeld systeem. Via kunnen bedrijven, ondernemers en particulieren omgevingsvergunningen aanvragen. Per 1 april 2012 kunnen door middel van de website ook watervergunningen worden aangevraagd en meldingen worden gedaan. HWH heeft een centrale rol gespeeld bij het betrekken en informeren van vergunningverleners van waterschappen bij en over de bouw, het testen en oefenen met het nieuwe systeem. Er is bij de ontwikkeling en introductie ervan nauw samengewerkt met Rijkswaterstaat. Voor het informatiesysteem IRIS VenH, dat door 18 waterschappen wordt gebruikt, zijn twee belangrijke ontwikkelingen in gang gezet. Ten eerste zijn tot tevredenheid van de gebruikers van het systeem, veel van de openstaande wenswijzigingen gerealiseerd in de nieuwe release 1.1b, die in oktober 2011 is uitgebracht. Ten tweede is het zgn. keuzetraject gestart, waarmee uitvoering is gegeven aan de afspraken uit de Roadmap IRIS om na te gaan of IRIS VenH door een goedkoper en gebruiksvriendelijker systeem kan worden vervangen. Het keuzetraject heeft tot veel discussie geleid binnen het Gebruikersoverleg (GO), de Wijzigingsadviescommissie (WAC), de begeleidingscommissie (BC) en ook het Landelijk Overlegplatform Vergunningverlening en Handhaving (LOVH), waarin de hoofden van de afdelingen VenH zijn vertegenwoordigd. De discussie wordt in 2012 voortgezet. Rond de zomer van 2012 komt de BC (namens het LOVH) met een advies of IRIS VenH zal worden vervangen. Voor het IRIS Kim/schouw-systeem zijn relatief weinig wensen ingediend is gebruikt om een start te maken met het actualiseren van de openstaande wenswijzigingen. Daarna zullen de geactualiseerde wenswijzigingen gerealiseerd. Ook voor dit systeem is een zgn. keuzetraject gestart. Het keuzetraject moet voor de zomer van 2012 een overzicht van beschikbare systemen opleveren. In 2011 is een werkgroep opgericht dat jaarlijks Schouwplatformdagen organiseert, waarin kennis wordt gedeeld. In maart 2012 is de eerste schouwdag georganiseerd door deze groep. De resultaten van het keuzetraject worden ook teruggekoppeld aan de werkgroep. Het e-formulier digitale aangifte lozingsheffing door bedrijven wordt door op twee na alle waterschappen gebruikt. Het is een succesvol formulier en de medewerkers van de waterschappen zijn nauw betrokken bij de ontwikkeling en verbetering ervan. Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 5/24

6 Personeel In 2011 was wel een procesleider VenH beschikbaar bij HWH, maar geen functioneel coördinator (FC). Er is inmiddels extern personeel ingehuurd om de taken van de FC uit te voeren. In 2011 is bij de waterschappen geworven om de functie van PL en FC in te vullen. Er zijn geen kandidaten vanuit de waterschappen aangedragen zodat wederom externen aangenomen om beide rollen uit te voeren. Toekomstige ontwikkelingen 2013 Wet- en regelgeving De VenH-systemen moeten voldoen aan de wettelijke verplichtingen en kunnen inspelen op lokale regelgeving. Er zullen bijvoorbeeld meer algemene regels komen zodat er minder uitzonderingssituaties in vergunningen moeten worden vastgelegd. Verder is het Rijk bezig met de Omgevingswet. De Omgevingswet vervangt 15 bestaande wetten, waaronder de Waterwet, de Crisis- en herstelwet en de Wet ruimtelijke ordening. Van ongeveer 25 andere wetten gaan de onderdelen over omgevingsrecht naar de nieuwe wet. Mogelijk wordt de Omgevingswet in 2013 van kracht. Het nieuwe werken en beveiliging Het nieuwe werken betekent onder meer het op elke lokatie kunnen werken. Voor VenH heeft dit gevolgen: systemen moeten goed met degelijke certificaten zijn beveiligd. Voor de gebruikers is het snel kunnen ontsluiten van informatie van belang. Het ontsluiten van data kan via een geo-module: de track en trace-fase van vergunningverlening, de toegankelijkheid via internet, het aanklikken van kaartjes en het snel kunnen wisselen tussen informatiebronnen Landelijk Grondwater Register (LGR) Het IPO beheert het LGR. Het IPO heeft in 2011 Het Waterschapshuis benaderd om mee te helpen bij de implementatie van het LGR bij de waterschappen. Waterschappen zijn immers samen met de provincies verantwoordelijk voor het beheer van het grondwater. De grondwateronttrekkingen worden bijgehouden in het Landelijk Grondwater Register. In 2011 is het onderwerp Landelijk Grondwater Register (LGR) in BC en WAC besproken. Voorgesteld is om eerst beleid vast te stellen betreffende het gebruik van het register. Vervolgens zal worden beoordeeld of LGR door HWH in opdracht van de waterschappen moet worden ondersteund. In dit jaarplan is het systeem LGR opgenomen. Programma Informatie-uitwisseling Milieuhandhaving Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD s), die onder meer verantwoordelijk zijn voor de handhaving van milieuwetgeving worden samengesteld. Het Programma Informatieuitwisseling milieuhandhaving (PIM) wordt ten behoeve van de RUD s door het ICTU gemaakt. De handhavers van de waterschappen krijgen mogelijk met PIM, waarmee diensten kunnen worden uitgewisseld, te maken. Modernisering technologie en Service Oriented Architecture De applicatie IRIS bestaat uit verouderde technologie, die zorgt voor moeizame wijzigingsprocessen. Door de bedrijfsfunctie Diensten is in 2011 een project gestart naar de vervanging van Oracle forms, de ontwikkelomgeving Visual Basic en ArcGis. De uitkomsten van dit project kunnen gevolgen hebben op IRIS VenH. De verwachting is dat Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 6/24

7 begin 2012 bekend is hoe en welke verouderde componenten van IRIS worden vernieuwd. De problematiek van de verouderde technologie kan deels ook worden opgelost door zaakgericht werken en moderne ICT technologie als bijvoorbeeld ServiceOriented Architecture (SOA) ingezet. SOA bestaat uit een grote verzameling met kleine stukjes functionaliteit (services). Ieder waterschap kan de services bijeen slepen, die nodig zijn voor haar werkproces. Uitwisseling Data tussen VenH-systemen In 2012 wordt onderzocht welke informatie tussen de VenH-systemen kan worden uitgewisseld. Daartoe wordt een netwerkdiagram gemaakt, waarin de mogelijke datauitwisselingen zijn weergegeven. De systemen die in het netwerkdiagram worden opgenomen zijn onder andere de backofficesystemen, DMS-systemen, LGR, Waterschapsnet (voor publicaties), PIM en OLO. De uitkomsten van dit onderzoek worden mogelijk in 2013 gerealiseerd. Strategie Informatiesystemen ondersteunen het proces op basis van Waterwet en de Algemene Wet Bestuursrecht. Relevante gegevens worden via het Omgevingsloket Online ontsloten. Het streven is om op niveau 3 te koppelen. Voor het proces Handhaving is het noodzakelijk dat systemen mobiel ontsloten kunnen worden. Door de snelle verandering van wetgeving is het noodzakelijk dat systemen flexibel zijn en zeer goed onderhoudbaar. Optimale informatiesystemen voor het bedrijfsproces VenH zijn systemen, die workflow management koppelen aan tekstverwerking met standaarddocumenten. Doelen Het verbeteren van de efficiëntie van het bedrijfsproces VenH door zaakgericht werken en het goed vastleggen van informatie tijdens het vergunningproces en het beschikbaar maken van relevante gegevens voor het proces handhaving. Het ondersteunen van procesmatig werken door relevante stuurgegevens en processtappen in één systeem beschikbaar maken, waardoor er meer grip kan worden uitgeoefend op het proces door het management. Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 7/24

8 Kans Effect Score Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en Handhaving 3 Te behalen Resultaat BF Vergunningverlening en handhaving (algemeen) 2013 In dit hoofdstuk zijn de programma-doelen, resultaten en risico s beschreven, die voor de gehele bedrijfsfunctie van belang zijn. Het algemene doel voor de bedrijfsfunctie VenH is na te gaan op welke wijze gegevens tussen de systemen op een snelle en efficiënte wijze kunnen worden uitgewisseld. Dat kan bijvoorbeeld handmatig zijn: het voordeel is dat de vergunningverlener direct kan checken of de digitaal aangeleverde data correct zijn. Het uitwisselen kan ook een sterk geautomatiseerd zijn: gegevens die al in Olo/water door de aanvrager zijn ingevoerd, worden direct zichtbaar in het behandelsysteem. Een ander voorbeeld hiervan is dat grondwateraanvragen worden gekopieerd naar het Landelijk Grondwaterregister. In het kader van behoeftemanagement (strategie en innovatie) zal dit verder worden uitgewerkt. In tabel 1 staan de algemene resultaten binnen de bedrijfsfunctie Vergunningverlening en Handhaving. Tabel 1 Overzicht van de doelen en resultaten van het gemeenschappelijke project naar het uitwisselen van gegevens tussen de verschillende VenH-systemen. Doelen 1. Nagaan of data in de verschillende VenH-systemen kunnen worden uitgewisseld 2. Keuze maken of/welke data tussen welke systemen kunnen worden uitgewisseld. 3. Realisatie van data-uitwisselingen. Resultaten - Netwerkdiagram, waarin VenH-systemen staan weergegeven en welke gegevens per systeem moeten worden ingevoerd - Beslisdocument om wel of niet verder te gaan met de uitwisseling van gegevens - Projectplannen opstellen, waarin de uitwisseling van data tussen systemen verder is uitgewerkt. Risico s BF Vergunningverlening en handhaving (algemeen) Mogelijke risico s van het uitwisselen van data tussen systemen zijn weergeven in onderstaande tabel. Nr. Risico Maatregel(en) 1 Foutief ingevoerde data werken door naar alle VenH-systemen 2 koppeling van systemen komt de overzichtelijkheid niet ten goede Vergunningverlener moet altijd scherp zijn Zorgvuldige afweging om wel/niet gegevens uit te gaan wisselen. Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 8/24

9 Kans Effect Score Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en Handhaving 4 Te behalen Resultaat IS IRIS VenH 2013 In 2012 zullen de waterschappen een keuze maken of zij willen investeren in een nieuw VenH-systeem. Of dat zij verder gaan met het moderniseren van IRIS VenH. De keuze hangt mede af van een mogelijke samenwerking met RWS. In dit programmaplan wordt ervan uitgegaan dat IRIS VenH nog een aantal jaren operationeel zal zijn. Mede gezien de modernisering van IRIS-basis zullen waterschappen besluiten om voorlopig deze module aan te houden. Dit heeft tot gevolg dat er budget gereserveerd moet worden om wenswijzigingen door te voeren en verbeteringen aan te brengen. Het kan zijn dat er naar aanleiding van het Bestuursakkoord Water het proces van Vergunningverlening en Handhaving anders zal worden georganiseerd. Het Waterschapshuis zal de ontwikkelingen volgen en daarop anticiperen. De waterschappen hebben zich door het keuzetraject hierop goed voorbereid: de requirements voor een nieuw ICT-systeem zijn verzameld en kunnen in de besprekingen met andere waterpartners worden ingebracht. Doel Resultaat Verbeteren functionaliteit IRIS V en H Een gerealiseerde en geteste omgeving Doel Resultaat Onderzoek alternatief voor bestaand V&H module Adviesdocument waar in beschreven staat of er op de markt mogelijkheden zijn of de module V&H in IRIS verder uitgewerkt moet worden. Risico s IS IRIS VenH Met betrekking tot het informatiesysteem IRIS VenH worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) 1 Te snelle uitvoering. Er is een wens om de nieuwe versie tegelijk met olo/water te implementeren. Zowel BC en WAC hebben aangegeven dat de impactanalyse zorgvuldig moet worden uitgevoerd en niet overhaast BC en WAC op tijd informeren over de voortgang van de impactanalyse en de bouw van de nieuwe release. Sturen op kwaliteit. Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 9/24

10 Kans Effect Score Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en Handhaving 5 Te behalen Resultaat IS Iris KIM 2013 Voor IRIS KIM/schouw zal voor de zomer van 2012 een keuzetraject naar een geschikt alternatief voor deze component van IRIS zijn uitgevoerd. Aan de hand van dit project zullen waterschappen beslissen of zij Het Waterschapshuis vragen om een nieuw schouwsysteem in beheer te gaan nemen. De voorbereidingen voor een mogelijke vervanging zullen in 2013 worden voortgezet. Tot het moment dat er wordt besloten om in een nieuw schouw-systeem te gaan investeren, zullen wenswijzigingen voor IRIS KIM/schouw worden verzameld en doorgevoerd. Er is budget gereserveerd om het systeem te vernieuwen. Het budget kan worden gebruikt om wenswijzigingen door te voeren en/of om te investeren in een nieuw systeem. Doel Resultaat Keuzetraject: Onderzoek naar een gemeenschappelijke voorziening voor het schouwproces Een gerealiseerde en geteste gemeenschappelijke voorziening voor de waterschappen Doel verbeteren functionaliteit IRIS KIM (afhankelijk van resultaat bij sub. A ) Resultaat een gerealiseerde en geteste omgeving Risico s IS Iris KIM Schouw Met betrekking tot het informatiesysteem Iris Kim/schouw worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) 1 Onvoldoende medewerking Waterschappen Gerichte communicatie 2 Ontoereikend budget Tijdig escaleren en indien noodzakelijk budget verhogen of anders temporiseren 3 Onvoldoende mankracht Op tijd medewerking vragen van waterschappen en de gevraagde inzet goed calculeren Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 10/24

11 6 Te behalen Resultaat IS Informatiesysteem OLO/Water2013 In 2012 gaat Olo/water in beheer. De beheerder van het systeem is AgentschapNL. Het Waterschapshuis zal een centrale rol gaan spelen voor de waterschappen met betrekking tot: - Het betalen van de beheerkosten (à per jaar) en het doorberekenen naar de waterschappen (kassiersfunctie); - Het opzetten van een gebruikersoverleg waarin ervaringen over Olo/water worden uitgewisseld en wenswijzigingen ter verbetering van het systeem worden opgesteld en ingediend bij AgentschapNL; - Het opstellen van een ServiceLevelAgreement (SLA), waarin afspraken zijn vastgesteld tussen AgentschapNL en de waterschappen over de kwaliteit van de geleverde service (het Olo/water loket). In 2012 vinden besprekingen met RWS plaats over een centrale rol van Het Waterschapshuis bij het verzamelen en indienen van wenswijzigingen betreffende verbetering van Olo/water. Het is denkbaar dat RWS aan HWH vraagt om ook de wenswijzingen die bij de vergunningverleners van Rijkswaterstaat worden opgesteld, centraal in te dienen bij AgentschapNl. De besprekingen met RWS hierover vinden in 2012 plaats. Doel Vragen waterschappen over Olo/water inventariseren en waar mogelijk beantwoorden of doorsturen naar AgentschapNl Opstellen SLA Resultaat Gebruikersondersteuning, helpdeskondersteuning en incidentmanagement Doel Resultaat Verzorgen algemene beheerkosten voor de waterschappen Beheer: afdracht aan min. I&M Doel Resultaat Belangen waterschappen in gebruikersoverleg AgentschapNL inbrengen, wenswijzigingen verzamelen en formuleren en indienen. Budget reserveren om wenswijzigingen te kunnen realiseren. Wenswijzigingen verzamelen, formuleren en indienen Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 11/24

12 Kans Effect Score Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en Handhaving Risico s IS OLO/Water Met betrekking tot het informatiesysteem OLO/Water worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) 1 Olo/water wordt niet op 1 april 2012 maar (veel) later opgeleverd. Waterschappen, die budget voor de invoering van Olo/water hebben gereserveerd, moeten het budget overhevelen naar Goed communiceren met waterschappen Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 12/24

13 7 Te behalen Resultaat IS e-formulier Digitaleaangifte bedrijven 2013 Het e-formulier Digitale aangifte bedrijven wordt door 23 waterschappen en talloze bedrijven gebruikt voor het aanleveren en verwerken van gegevens betreffende de lozing van afvalwater en het berekenen van de zuiveringsheffing. In 2011 is het formulier volledig vernieuwd. In 2012 wordt het beheer voortgezet met het verzamelen en indienen van wenswijzigingen en het verdere beheer van het e-formulier. In 2012 wordt nagegaan of de niet gebruikende waterschappen alsnog willen overgaan op het gebruik van het formulier. Doel Resultaat Introductie nieuwe release Bedrijven ondersteunen die gebruik willen maken van de nieuwe release Risico s IS e-formulier Digitale aangiften bedrijven Met betrekking tot het informatiesysteem e-formulier digitale aangifte bedrijven zijn er op dit moment geen risico s onderkend. Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 13/24

14 8 Benodigde middelen Vergunningverlening en Handhaving Hier zijn de bedragen voor de verwachte exploitatie- en projectkosten van dit programma opgenomen. Een toelichting op de geldstromen van Het Waterschapshuis staat in bijlage Exploitatiekosten 2013 en meerjarenraming De kosten (exploitatie) die niet aan een specifiek informatiesysteem worden toegewezen zijn: Strategie, Beleid en Innovatie (behoeftemanagement), Contractmanagement, Personeelskosten en Bureaukosten. De overige hoofdposten 3 zijn wel specifiek aan een informatiesysteem (IS) te relateren. Tabel Exploitatiekosten BF Vergunningverlening en Handhaving Hoofdpost Strategie, beleid, innovatie (Behoeftemanagement) Contractmanagement Personeelslasten Bureaukosten Olo/water: gebruiksbeheer, applicatiebeheer en functioneel beheer Digitale aangifte bedrijven: gebruiksbeheer, functioneel beheer 8, applicatiebeheer Totaal Zie bijlage 2 Legenda Hoofdposten 4 Financiële risico s en onzekerheden zijn opgenomen in de raming. In totaal wordt niet meer uitgegeven dan begroot. 5 Contractmanagement en Bureaukosten (o.a. Communicatie en IT) zijn veelal centraal binnen de afdeling Projecten en Beheer belegd. Het hier genoemde budget is de bijdrage hieraan vanuit de bedrijfsfuncties. 7 Personeelslasten betreft de inzet van de procesleider en functioneel coördinator van de bedrijfsfunctie en de verdeling over de bedrijfsfuncties van het afdelingshoofd Projecten en Beheer, programmamanagers, programmasecretarissen en inkoopfunctionaris. De kosten van de inhuur van projectleiders voor de uitvoering van het programma zitten in het budget van de activiteit. 8 Het betreft hier Functionaliteiten beheer voor de IRIS module (boven op de reeds lopende projectkosten en rentelasten). Vanaf 2014 wordt verwacht dat voor IRIS het groot onderhoud van de modules afgerond is en wordt het reguliere beheer en onderhoud via exploitatie van de module verrekend. De bedragen in de kolommen 2014 en later zijn inclusief de lopende projectkosten en rentelasten voor projecten. Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 14/24

15 Voor behoeftemanagement (bijvoorbeeld het onderzoek naar uitwisseling gegevens tussen VenH-systemen) is jaarlijks beschikbaar. Voor Olo/water moet rekening worden gehouden met jaarlijkse beheerkosten van , die aan het ministerie van IenM moeten worden afgedragen. Verder wordt voor Olo/water jaarlijks gereserveerd om wenswijzigingen uit te voeren. Voor het functioneel beheer van de voorziening e-formulier Digitale aangifte lozingsheffing bedrijven is een jaarlijks budget beschikbaar van Projectkosten BF Vergunningverlening en Handhaving Middelen groot onderhoud IRIS modules In de vastgestelde Programmabegroting 2011 Het Waterschapshuis : is voor een initiële investering van 2 miljoen beschikbaar gesteld voor de modernisering en groot onderhoud van IRIS de komende jaren. Daarnaast is voor een investering beschikbaar gesteld van 2 miljoen, deze is verwerkt in de meerjarenraming hierboven. De bijdrage in de bovengenoemde projecten niet voor eigen rekening voor de modernisering en groot onderhoud maakten in de programmabegroting 2011 onderdeel uit van de exploitatiekosten ( going concern ). Aflossing voor de bijdrage startte reeds eerder in 2012 en loopt nog door de komende jaren. Projecten worden verrekend naar daadwerkelijk gemaakte kosten. In totaal wordt niet meer uitgegeven dan begroot. De programma s van de bedrijfsfuncties moeten nog verder worden geprioriteerd en uitgewerkt. Als blijkt dat een programma grote wijzigingen ondergaat, is het mogelijk dat de bijdrage naar beneden zal worden bijgesteld. Er is overigens geen rekening gehouden met middelen die nodig zijn als in gezamenlijkheid door de waterschappen wordt besloten dat een bepaald IS end-of-life is en opnieuw moet worden ontwikkeld voor de bedrijfsfunctie. Dit zal met de waterschappen worden afgestemd en ter besluitvorming worden voorgelegd. Eind 2014 wordt verwacht dat voor IRIS het groot onderhoud afgerond is en wordt het reguliere beheer en onderhoud via exploitatie verrekend. Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 15/24

16 Voor de IRIS modules binnen deze bedrijfsfunctie worden hierna de bijdrage weergegeven. Lopende projectkosten en rentelasten 9 worden per informatiesysteem aangegeven. Ontwikkeling / Informatie systeem ontwikkelperiode van modernisering en groot onderhoud IRIS Module Vastgesteld in Begroting Investerings bedrag ontwikkelperiode en projectkosten VenH deel VenH deel Totaal Ontwikkeling / Informatie systeem Vastgesteld in Begroting Investerings bedrag ontwikkelperiode en projectkosten KIM deel KIM deel Totaal Totaal BF Nieuwe exploitatie en projectkosten Nieuwe exploitatie betreft kosten op basis van goedgekeurde nieuwe ontwikkelingen in Er zijn op dit moment geen goedgekeurde nieuwe ontwikkelingen in de bedrijfsfunctie. 8.4 Meerjarenraming totaal Totaal exploitatie- en projectkosten bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving (exclusief Nieuwe exploitatie ) VenH Exploitatie Projectkosten Totaal Projecten worden tijdens ontwikkelingsperiode voorgefinancierd door HWH en leiden bij projectvoltooiing niet tot activa van HWH. Aan de deelnemers wordt jaarlijks een bijdrage gevraagd ter dekking van de projectkosten en rentelasten. De bijdragen kan na of tijdens ontwikkelingsperiode worden verrekend. Projecten niet voor eigen rekening wil zeggen dat HWH geen activa op de balans verkrijgt bij het realiseren van het project. 10 Projecten niet voor eigen rekening Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 16/24

17 Bijlage 1 : Beschrijving van de bedrijfsfunctie VenH Vergunningen verlenen kan globaal worden opgedeeld in de volgende werkzaamheden: Het houden van vooroverleg en geven van adviezen; Het ontvangen van een vergunningaanvraag of melding; Het behandelen van de vergunningaanvraag of melding; Het verlenen van de vergunning of de melding afhandelen; Het publiceren van de vergunning of melding; Het archiveren van de vergunning of melding. Handhaving bestaat uit: Het controleren of vergunningen, algemene regels en meldingen worden nageleefd; Het opsporen van nieuwe overtredingen; Het behandelen van klachten en meldingen; Het nemen van monsters en beoordelen van analyseresultaten; Het opstellen van proces verbaal en of bestuurlijke strafbeschikking; Het opleggen van bestuursdwang/dwangsom. Schouw bestaat uit : Controleren van Waterlopen op doorstroomprofiel; Aanschrijven overtreders; Herschouwen van waterlopen; Het opleggen van bestuursdwang/dwangsom. In onderstaande tabel staan de gezamenlijke informatievoorzieningen van de bedrijfsfunctie Vergunningverlening en Handhaving die in beheer zijn bij Het Waterschapshuis. De omvang en de vormen van beheer per informatiesysteem zijn terug te vinden in het Jaarplan. Naam Omschrijving Status Olo/Water Het indienen van vergunningaanvragen en meldingen IRIS VenH Het behandelen van vergunningaanvragen en meldingen, bepaling risico-analyse, vastleggen meetwaarden en infrastructuur, verwerking en beoordeling analyseresultaten, behandelen klachten en meldingen, toezicht en handhaving en geografisch vastleggen van vergunning- en meldingslocaties Productie/in ontwikkeling Per 01 april 2012 in productie. Per 1 oktober 2011 is release 1.1b LIVE, waarmee IRIS VenH waterwetproof is. Per 1 oktober 2011 is IBM de nieuwe beheerder van IRIS. IRIS KIM Het verwerken schouwaanschrijvingen In 2012 zal een keuzetraject naar een nieuw Kim/schouwsysteem worden gestart. Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 17/24

18 Naam Omschrijving Status Digitale aangifte lozingsheffing bedrijven E-formulier voor bedrijven, waarmee ze zelf de gegevens over te lozen afvalwater (kwaliteit en kwantiteit) invullen. Op basis van de gegevens wordt de lozingsheffing berekend en in rekening gebracht. Productie/in ontwikkeling In 2011 is systeem volledig uo-to-date. Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 18/24

19 Bijlage 2: Legenda Hoofdposten Strategie, beleid, innovatie (Behoeftemanagement); o Onderzoeksbudget, quick scans en business cases o Vergaderingen en bijeenkomsten Contractmanagement; o contracten, inkoop, audits, SLA, DAP o juridische ondersteuning Gebruiksbeheer; o Gebruikersondersteuning o o helpdesk en incidentmanagement opleidingen o vergaderingen en bijeenkomsten Functionaliteitenbeheer; o Specificeren o Documentatie o wens-wijzigingen Applicatiebeheer; o Probleembeheer o Fout-wijzigingen o beheer Releasebeheer; o o o organisatie release testen release transitie/ uitlevering o implementatieondersteuning Technisch beheer; o Hardware o Software o beheer Bureaukosten werkveld; o Personeelslasten o o IT communicatie Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 19/24

20 Bijlage 3: Toelichting vormen beheer en onderhoud Vormen van beheer en onderhoud De Beheeractiviteiten die belegd kunnen zijn: 1. Functioneel beheer: de functionele vraag, in brede zin, organiseren. Behoefte management Contractmanagement Gebruiksbeheer (o.a. 2 e lijns servicedesk/incidentmanagement) Functionaliteitenbeheer o Adaptief onderhoud o Additief onderhoud 2. Releasebeheer: releasebeleid en planning. Veelal centraal belegd bij Basis diensten. 3. Applicatiebeheer: uitvoeren beheer en onderhoud aan het informatiesysteem Preventief onderhoud Correctief onderhoud Perfectief onderhoud Realiseren adaptief en additief onderhoud. 4. Technisch beheer: het beheren van de omgevingen van het informatiesysteem de ontwikkel-, test-, en acceptatie-omgeving productieomgeving Toelichting typen onderhoud: Preventief Onderhoud: het voorkomen van Onvolkomenheden in de Programmatuur, dat wil zeggen door het nemen van geëigende maatregelen waarborgen dat de Programmatuur conform het bepaalde in of bij deze Overeenkomsten zal functioneren. Correctief Onderhoud: Het opsporen en herstellen van Onvolkomenheden in de Programmatuur en de Documentatie, nadat deze door Opdrachtgever zijn gemeld, middels het ter beschikking stellen van Hotfixes, Patches of Releases aan Opdrachtgever. Perfectief Onderhoud: Het verbeteren van de prestaties van de Programmatuur, middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of Releases aan Opdrachtgever. Adaptief Onderhoud: Het aanpassen van de Programmatuur vanwege externe ontwikkelingen (veranderde wet- en regelgeving of Infrastructuur) middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of Releases aan Opdrachtgever. Additief Onderhoud: Het uitbreiden van de functionaliteit van de Programmatuur (bijvoorbeeld naar aanleiding van gebruikerswensen), middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of nieuwe Releases aan Opdrachtgever. Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 20/24

21 Wens-wijzigingen en Fout-wijzigingen Het proces Wijzigingsbeheer heeft betrekking op alle wijzigingen (zowel wenswijzigingen (=adaptief en additief onderhoud) als fout-wijzigingen (=correctief onderhoud, bugfixes)), die in de beheerde software en documentatie doorgevoerd worden. Zie voor meer informatie het Handboek Beheer. Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 21/24

22 Bijlage 4: Route nieuwe ontwikkelingen Nieuwe ontwikkelingen vallen niet onder de uitvoering van HWH totdat er door het bestuur opdracht is gegeven aan de directie HWH voor uitvoering. En horen in die zin niet thuis in het programmaplan. Toch is het voor de programmaplannen handig om te noteren wat er (mogelijk) gaat spelen. De Programmaraad dient deze ontwikkelingen namelijk op te nemen in een groslijst voor hun jaaragenda. Daarnaast verricht HWH ook werkzaamheden ter ondersteuning van de besluitvorming door de diverse gremia, denk aan: Op verzoek Input leveren voor de business case van de nieuwe ontwikkeling; Uitvoeren van de Uitvoeringstoets. De SD HWH is verantwoordelijk voor de volledige programmering, het ontstaan van nieuwe programma s/projecten en het uitvoeren van bestaande programma s. Onderstaand schema beschrijft de route van nieuwe ontwikkelingen: Toelichting: Besluitvorming vindt plaats op basis van een Business case van de nieuwe ontwikkeling. Voor kunnen doorlopen van de business case fase worden intentieverklaringen bij de waterschappen opgehaald De Programmaraad wint advies in bij I-platform over een nieuwe ontwikkeling De Programmaraad adviseert aan het bestuur Uitvoeringstoets door HWH en ophalen deelnameverklaringen van waterschappen Besluit bestuur tot uitvoering Na besluitvorming de uitvoering van de projectfase (begeleiden) door HWH Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 22/24

23 Kans Effect Score Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en Handhaving Bijlage 5: Toelichting Risico tabel Voorbeeld risico tabel Nr. Risico Maatregel(en) 1 Voorbeeld: Onvoldoende capaciteit bij waterschappers en HWH voor de realisatie. 2 Geen tijdige informatie uit andere projecten pessimistisch plannen en inspanningverwachting van deelnemers expliciet maken Stuurgroep/BC de samenhang laten bewaken Programmamanager aanspreken 3 Te trage besluitvorming Bewaken agenda 4 Onduidelijke scope Afbakenen opdracht op basis van de (project)doelstellingen. 5 Niet op tijd of binnen budget opleveren 6 Geleverd product voldoet niet aan kwaliteitsverwachtingen Planning aanpassen; extra budget aanvragen, prioriteren op basis van (project)doelstellingen Goed georganiseerd requirementsmanagement inrichten om op cruciale momenten goed af te kunnen wegen wat functioneel kan wijken om binnen budget of tijd te blijven. Nr.: Cijfers: Kans: Effect: Score: opvolgend nummer uniek voor IS systeem of project 1 = klein, 2 = middelgroot en 3 = groot. beschrijft de mogelijkheid dat het risico zich zal voordoen tijdens het project. beschrijft de gevolgen van het risico. dit is het produkt van de kans x het effect Bij een score van 6 of meer worden de te nemen maatregelen door de projectleider/procesleider altijd met de Stuurgroep/Begeleidingscommissie besproken. Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 23/24

24 Bijlage 6: Toelichting Geldstromen Het Waterschapshuis Binnen Het Waterschapshuis zijn vijf geldstromen te onderscheiden. Nr. Soort Omschrijving Mogelijke besluitvorming 1 Investeringsprojecten 2 Onderhanden Werk projecten 3 Exploitatie projecten Jaaroverschrijdende projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft en uiteindelijk eigenaar wordt van het gerealiseerde eindproduct. Het bestuur heeft een krediet gevoteerd waardoor middels voorfinanciering door HWH het project ten uitvoer gebracht kan worden. De uitvoeringsfase is afgerond zodra het project is opgeleverd / gerealiseerd. Hierna kan bepaald worden wat de totale (voorgefinancierde) kosten zijn die geactiveerd moeten worden, als basis voor de afschrijving. De jaarlijkse afschrijvingslasten van HWH worden bij de deelnemers van het project opgehaald als kapitaallast (afschrijving en rente). Jaaroverschrijdende projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft maar geen eigenaar wordt van het eindproduct. Het bestuur heeft een krediet gevoteerd, waarbij voorfinanciering door HWH een optie is. De inkomende en uitgaande geldstroom loopt aan het einde van het project op nul, per boekjaar kan er een saldo zijn. Aan het einde van het jaar wordt de positie onderhanden werk bepaald, wat aangeeft hoeveel werkzaamheden er zijn verricht die nog niet zijn verrekend met de deelnemers aan het project. Het project is technisch afgerond zodra de doelstelling is bereikt. Het project is economisch afgerond zodra de totale OHW positie is vereffend. Projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft. Met specifieke doelbestemmingen worden bijdrages geïnd bij de deelnemers. HWH voert projectmanagement uit. Verschillen tussen realisatie en begroot leiden tot een saldo op een projectrekening. Er is geen sprake van voorfinanciering door HWH, per boekjaar wordt door het bestuur het resultaat bepaald van de inkomende en uitgaande projectgelden (= saldo projectrekening). 4 Exploitatie Dit betreft niet-projectgebonden uitgaven van een lopend jaar. De kosten keren veelal jaarlijks terug. Er is geen sprake van meerjarig nut. De kosten en opbrengsten komen tot uitdrukking in het jaarrekeningresultaat van HWH. Niet van toepassing aangezien de kredieten reeds meerjarig zijn vastgesteld Niet van toepassing aangezien de kredieten reeds meerjarig zijn vastgesteld Opties: - terugbetalen aan waterschappen - aanvullend factureren - beschikbaar houden voor volgend boekjaar - verrekenen met andere projecten Opties: - terugbetalen aan waterschappen - aanvullend factureren - vormen van een bestemmingsreserve 5 Kassiers functie HWH int geld van deelnemers en betaalt leverancier. Niet van toepassing Bestandsnaam: Programmaplan 2013 Vergunningverlening en handhaving 1 1.docx 24/24