Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer Versie 1.0

Transcriptie

1 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer Versie 1.0 Decos Bijlage 5-1 Programmabegroting april 2012

2 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer Inhoudsopgave 1. Inleiding Planningcyclus Het Waterschapshuis Meerjaren perspectief BF Watersysteembeheer (algemeen) Te behalen Resultaat BF Watersysteembeheer (algemeen) Te behalen Resultaat IS IRIS WATIS Te behalen Resultaat IS IRIS Bagger Te behalen Resultaat IS IRIS Ergo Te behalen Resultaat IS GISratio Te behalen Resultaat IS Watertoets Te behalen Resultaat IS IRIS OWA Te behalen Resultaat IS IRIS Metingen Te behalen Resultaat IS NDFF Benodigde middelen Watersysteembeheer Exploitatiekosten 2013 en meerjarenraming Projectkosten BF Watersysteembeheer Nieuwe exploitatie en projectkosten Meerjarenraming totaal Bijlage 1 : Beschrijving van de bedrijfsfunctie Informatiesystemen (IS) bedrijfsfunctie watersystembeheer Bijlage 2: Legenda Hoofdposten Bijlage 3: Toelichting vormen beheer en onderhoud Bijlage 4: Route nieuwe ontwikkelingen Bijlage 5: Toelichting Risico tabel Bijlage 6: Toelichting Geldstromen Het Waterschapshuis /32

3 JaarPlan2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer 1. Inleiding 1.1. Planningcyclus Het Waterschapshuis Het Programmaplan maakt onderdeel uit van de planningscyclus binnen Het Waterschapshuis (HWH). De volgende hiërarchische onderbouwing in de planningscyclus binnen (HWH) is van toepassing: 1. Begroting HWH jaar; bundeling programmaplannen; vast te stellen door het bestuur 2. Programmaplan per bedrijfsfunctie, als onderdeel van 1 3. JaarPlan per bedrijfsfunctie, vast te stellen door de Secretaris Directeur van HWH 4. Project- en Werkplan(nen) per bedrijfsfunctie, nadere specificatie van 3; vast te stellen door (secretaris-)directeur De begroting 2013 kent onderliggende programmaplannen, één per bedrijfsfunctie. De programmaplannen vormen de basis voor integratie tot één HWH begroting. In de programmaplannen per BF 1 is op hoofdlijn vastgesteld welke doelstellingen voor 2013 zijn onderkend voor de bij HWH in beheer zijnde informatiesystemen en diensten. In de jaarplannen van 2013 worden de programmaplannen verder uitgewerkt. De jaarplannen zijn dan ook gedetailleerder dan de programmabegroting en de programmaplannen. Hoofdstuk 2 van dit programmaplan beschrijft het meerjaren perspectief binnen de bedrijfsfunctie de verwachte ontwikkelingen binnen de bedrijfsfunctie. In hoofdstuk 3 wordt beschreven welke resultaten de bedrijfsfunctie in 2013 beoogd te realiseren om de doelstellingen te realiseren. Risico s en beheersmaatregelen worden benoemd. In hoofdstuk 4 zijn benodigde middelen uitgewerkt. In bijlage 1 vindt u een algemene beschrijving van de bedrijfsfunctie en haar processen en de informatiesystemen (IS 2 ) die er deel van uitmaken. Bijlage 2 bevat een legenda van de hoofdposten. Bijlage 3 staat een toelichting op de vormen van Beheer en Onderhoud. Bijlage 4 beschrijft de route van nieuwe ontwikkelingen. Bijlage 5 tenslotte is een toelichting op de gebruikte risicotabellen. 1 BF=bedrijfsfunctie 2 IS = Informatiesysteem 3/32

4 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer 2. Meerjaren perspectief BF Watersysteembeheer (algemeen) In dit hoofdstuk wordt het meerjaren perspectief geschetst voor zover het zich nu ontwikkelt binnen deze bedrijfsfunctie. Uiterlijk in 2013 worden de bedrijfsfuncties waterkwaliteit en waterkwantiteit samengevoegd tot één programma: watersysteembeheer (WSB). Visie (en missie) Wegens het samenvoegen van beide programma s zal in 2012 door HWH een missie en visie op dit programma worden geformuleerd. De geformuleerde visie (en missie) wordt gebruikt om de doelen voor de komende jaren vast te stellen. Strategie: Wegens het samenvoegen van beide programma s zal in 2012 door HWH een missie en visie op dit programma worden geformuleerd. De geformuleerde strategie wordt gebruikt voor de komende jaren hoe de gestelde doelen te verwezenlijken. Doelen: Een verbetering van de informatievoorziening die aansluit op (nieuwe) wensen en eisen, ingegeven vanuit de bedrijfsvoering: De informatievoorziening aansluiten op wettelijke verplichtingen voortvloeiend uit o.a. Waterwet en Inspire; Verdere doorontwikkeling en optimalisatie modules door voeren; Realiseren wenswijzigingen. Toekomstige ontwikkelingen: Binnen de bedrijfsfunctie watersysteembeheer spelen een groot aantal ontwikkelingen, zowel binnen HWH als de waterschappen zelf. Veel waterschappen zijn overgestapt van sectoraal naar procesmatig werken of gaan dit in nabije toekomst doen. Daarnaast is er steeds meer aandacht voor samenwerking met (buurt) waterschappen en in de regio, bijvoorbeeld Rijkswaterstaat, provincie en gemeenten. Deze veranderingen zorgen ook voor een andere kijk op en verwachtingen over informatiesystemen. Waarschijnlijk zullen deze veranderingen zich vertalen in functionele aanpassingen van bijvoorbeeld IRIS. Daarnaast kunnen er systemen ontwikkeld door of met de waterschappen in beheer en onderhoud worden genomen. Een voorbeeld is het vanuit de waterschappen ontwikkelde informatiesysteem Watertoets, dat in 2011 door HWH in beheer en onderhoud is genomen. Het is de verwachting dat naast het beheer en onderhoud van de bedrijfsvergelijking zuiveringsbeheer, ook het beheer en onderhoud van de datasystemen benodigd voor de bedrijfsvergelijkingen watersysteembeheer en waterpeil van de Unie zullen over gaan op termijn naar Het Waterschapshuis. 4/32

5 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer Afwijkingen t.o.v. programmaplan : Onderstaande ontwikkelingen zijn genoemd in het programmaplan 2012 maar worden (nog) niet uitgevoerd in programmaplan 2012 kwaliteit: Informatiesysteem Meetnetbeheer (nieuw systeem): bevat functionaliteit ter ondersteuning van control en planning; het vastleggen van de informatiebehoefte en uitwerken van de meetstrategie (opstellen meetplan); in 2011 is het project aangehouden tot besluit tot vervolg in de Kring monitoring. Eerst gezamenlijke visie Monitoring Watersysteem uitwerken. Verwachting is dat in Q hierover een besluit wordt genomen daarna als nieuwe ontwikkeling kan worden opgepakt. Informatiesysteem Bronsysteem Flora en Fauna (nieuw systeem): bevat functionaliteit voor het registreren, beheren, valideren en uitwisselen van meetgegevens. in 2011 is het project aangehouden tot besluit tot vervolg in de Kring monitoring. Eerst gezamenlijke visie Monitoring Watersysteem uitwerken. Verwachting is dat in Q hierover een besluit wordt genomen en daarna als nieuwe ontwikkeling kan worden opgepakt. Informatiesysteem Rapportage watersysteemgegevens (nieuw systeem; opvolger van IRIS Metingen): Realisatie verbetering informatievoorziening monitoring watersysteem: Analyse, aggregatie, integratie, toetsen, beoordelen, presenteren en rapportage van watersysteemgegevens. in 2011 zijn het project meetnetbeheer en Bronsysteem Flora en Fauna aangehouden tot besluit tot vervolg in de Kring monitoring. Eerst gezamenlijke visie Monitoring Watersysteem uitwerken. Verwachting is dat in Q hierover een besluit wordt genomen en daarna als nieuwe ontwikkeling kan worden opgepakt. Informatiesysteem Bronsysteem Hydrologie/klimatologie (nieuw systeem): Centrale registratie waterkwantiteitsgegevens (peil en debiet). in 2011 is het project aangehouden tot besluit tot vervolg in de Kring monitoring. Eerst gezamenlijke visie Monitoring Watersysteem uitwerken. Verwachting is dat in 2013 hierover een besluit wordt genomen en daarna als nieuwe ontwikkeling kan worden opgepakt. 5/32

6 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer 3. Te behalen Resultaat BF Watersysteembeheer (algemeen) 2013 In dit hoofdstuk worden de programma- doelen, resultaten en risico s beschreven die voor de hele bedrijfsfunctie gelden. Binnen de bedrijfsfunctie spelen een groot aantal ontwikkelingen, zowel binnen HWH als de waterschappen zelf. Dit is met name van toepassing op het gebied van waterkwaliteit, zoals Aquo kit, KRW volg en stuursysteem en KRW verkenner. Vanuit HWH zal een bijdrage worden geleverd ter ondersteuning aan deze ontwikkelingen met oog op toekomstig beheer en onderhoud, eventueel door HWH. Daarnaast zal er op relaties met andere ontwikkelingen worden gelet en met elkaar in contact worden gebracht. De modernisering van IRIS zal in 2013 een belangrijk aandachtspunt blijven. Communicatie met de klanten van HWH blijft een belangrijk speerpunt om klanten op de hoogte zijn van ontwikkelingen binnen HWH en voortgang van activiteiten zoals verwoord in jaarplannen. Het bestaan van klankbord groepen zoals de kring monitoring, zijn belangrijk gremia voor HWH om nut en noodzaak van activiteiten te bespreken. In 2012 is de vorming van de kring monitoring voorzien. Mocht deze kring niet gevormd worden, dan kan dit tot vertraging leiden van activiteiten. In de tabel staan de algemene resultaten die voor de hele bedrijfsfunctie gelden. Doel Resultaat Doel Resultaat Doel Resultaat Transparant zijn naar waterschappen en hiermee inzicht geven over activiteiten Informatie uitwisseling HWH en omgeving Focus voor 2013 ligt op ondersteunen van bestaande modules in relatie met modernisering van IRIS Uitkomst tevredenheid onderzoek onder gebruikers is minimaal voldoende Voldoen aan (toekomstige) wettelijke regelgeving (zoals Inspire, BGT, zwemwaterrichtlijn, Waterwet) Voldoen en ondersteuning bieden aan actuele wetgeving 6/32

7 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer Risico s bf Watersysteembeheer (algemeen) Binnen de bedrijfsfunctie watersysteembeheer zijn de volgende risico s onderkend, die niet direct aan één informatiesysteem te koppelen zijn. Nr. Risico Maatregel(en) 1 Onvoldoende capaciteit bij waterschappers en HWH. Dit kan leiden tot vertraging in uitvoering van activiteiten van jaarplan. Kans Effect Score pessimistisch plannen en de verwachte inspanning verwachting van deelnemers expliciet maken. Scherp prioriteren 2 Onduidelijkheid/ onbekendheid van waterschappen en andere waterbeheerders met activiteiten van HWH 3 Proceseigenaren zijn niet aangehaakt. Hierdoor ontbreekt draagvlak en dit leidt tot (mogelijke) vertraging in de besluitvorming Inhuren expertise buiten WS Communicatieplan opstellen, hierin doelgroepen definiëren Proceseigenaren een gezamenlijke Visie laten ontwikkelen, bijvoorbeeld via Kring Watersysteembeheer 7/32

8 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer 4. Te behalen Resultaat IS IRIS WATIS 2013 De IRIS module Watis speelt in de eerste plaats bij alle waterschappen een primaire rol in het beheer van de kerngegevens i.r.t. de bedrijfsfunctie watersysteembeheer; onder de noemer van legger, beheerregister en peilbesluit. Van de module WATIS is in de project start architectuur (PRSA) IRIS uit 2011 vastgesteld dat deze tot de kern van IRIS behoort. Vastgesteld is dat IRIS technisch verouderd is en daarom vindt in 2012 de voorbereiding van een technische migratie plaats die zal worden gerealiseerd in release De module wordt dan gemoderniseerd. Mogelijk kan met de technische modernisering een aantal functionele (procesondersteunende) wenswijzigingen worden doorgevoerd. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan zullen deze bij de eerst volgende release mee worden genomen. De volgende resultaten zijn opgenomen om de doelstelling te verwezenlijken: Doel Opgeschoond datamodel conform IRIS spoor Aquo model Gestandaardiseerde en geüniformeerde Legger waterlopen, kunstwerken en zoneringen Resultaat Uitgevoerde wenswijziging(en) nav project datamodel Watis Doel Resultaat Gegevens benodigd voor registratie natuurvriendelijke oevers en natuurpercelen en flora en fauna wet beschikbaar Realiseren van aanpassing datamodel nav onderzoek in 2012 naar registratie natuurvriendelijke oevers en natuurpercelen en consequenties Flora- en faunawet (i.r.t. besteks voorbereiding en onderhoud). Voor zover nog niet opgenomen in wenswijziging Doel Resultaat Functioneel goed werkende oplossing. Doorgevoerde (reguliere) wenswijzigingen 8/32

9 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer Risico s IS IRIS WATIS Met betrekking tot het informatiesysteem IRIS WATIS worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Een aantal wenswijzigingen past niet in het release schema van IRIS (delen) meenemen in eerst volgende release Scherp prioriteren 2 Wenswijziging kost meer geld dan begroot Scherp prioriteren zodat de gevraagde functionele wijziging alsnog wordt beperkt, faseren over meer releases of een begrotingswijziging aanvragen indien daarvoor draagvlak bestaat. 9/32

10 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer 5. Te behalen Resultaat IS IRIS Bagger 2013 De module Bagger is specifiek ontwikkeld ter ondersteuning van het baggeren van watergangen. In 2010 is de module opgeleverd, maar is niet in gebruik genomen in 2011 door de waterschappen. Eind 2011 is in opdracht van de BC Watersysteembeheer een inventarisatie gehouden om de nut en de noodzaak van de Baggermodule te bepalen. Uit de inventarisatie is gebleken dat er nog steeds belangstelling voor een Baggermodule bestaat. In 2012 zal onderzocht worden of de module levensvatbaar is en er voldoende draagvlak is om de module verder te ontwikkelen. Indien er geen draagvlak is zal de module worden uitgefaseerd, waarbij de documentatie gearchiveerd zal worden voor eventueel toekomstig ontwikkelingen. Bij uitfaseren van de module worden onderstaande geformuleerde doelen niet uitgevoerd. De volgende resultaten zijn opgenomen om de doelstelling te verwezenlijken: Doel Resultaat Toekomst vast en functioneel opgewaardeerde module (indien behouden) Gemoderniseerde module Doel Functioneel goed werkende oplossing (indien behouden) Resultaat (Reguliere) wenswijzigingen doorvoeren (2013) Risico s IS IRIS Bagger Met betrekking tot het informatiesysteem IRIS Bagger worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Geleverd product voldoet niet aan kwaliteitsverwachtingen 2 Onvoldoende capaciteit bij WS voor testen levert onvoldoende kwaliteit module. 3 Verliezen van kennis bij uitfaseren module Module gedegen testen volgens vooraf vastgestelde protocollen Stimuleren en begeleiden van testtrajecten bij waterschappen. Duidelijke regie rol beleggen Documentatie archiveren en in beheer nemen voor eventueel toekomstig ontwikkelingen 10/32

11 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer 6. Te behalen Resultaat IS IRIS Ergo 2013 ERGO staat voor Eigendommen Registratie, Grondaankoop en Objecten. Deze IRISmodule ondersteunt bij het proces van grondaankoop, grondverkoop en het sluiten van overeenkomsten. Naast het implementeren van deze processen biedt de module functionaliteit voor het opslaan en beheren van rechten op eigen percelen. Bijvoorbeeld op vis- en pachtgebied. Van de module Ergo is in de project start architectuur (PRSA) IRIS uit 2011 vastgesteld dat deze niet tot de kern van IRIS behoort en mogelijk vervangen kan worden door marktoplossingen. Het onderzoek naar mogelijke vervanging van de module wordt gedaan via het project keuzetraject Ergo. In het jaarplan 2012 van de bedrijfsfunctie watersysteembeheer is de actie opgenomen om te komen tot een keuzetraject voor IRIS-ERGO. In overleg met BC WSB is besloten om keuzetraject uit te stellen tot een volgend logisch moment, naar verwachting in Vastgesteld is dat IRIS technisch verouderd is en daarom vindt in 2012 de voorbereiding van een technische migratie plaats die zal worden gerealiseerd in release De module Ergo wordt in 2012 geconserveerd. Het besluit tot conserveren van de module en uitstel van het keuzetraject is genomen omdat de module ERGO in 2010 een grondige functionele opwaardering heeft ondergaan. De wijzigingen zijn verwerkt in versie 1.1a hotfix 1. In 2012 zijn veel WS nog bezig met het implementeren van en ervaring op te doen met de opgewaardeerde module. Mocht de uitkomst van het keuzetraject zijn om de module te vervangen door een marktoplossing, dan zal een aanbesteding worden gestart bij voldoende deelname vanuit de WS om een marktoplossing te selecteren en deze te implementeren bij de WS. Indien noodzakelijk kunnen beperkt functionele wenswijzigingen worden uitgevoerd. Mocht de uitkomst van het keuzetraject zijn om de module te behouden, dan zal modernisering met functionele opwaardering van de module worden uitgevoerd. De volgende resultaten zijn opgenomen om de doelstelling te verwezenlijken: Doel Resultaat Compacter IRIS Uitvoeren keuzetraject, advies over vervolg van module Doel Resultaat (Beperkt) verbeteren functionaliteit module Functioneel goed werkende oplossing. 11/32

12 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer Risico s IS IRIS Ergo Met betrekking tot het informatiesysteem worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Onvoldoende capaciteit bij waterschappers en HWH. Dit kan leiden tot vertraging in uitvoering van activiteiten van jaarplan. 2 Wensen en/of meningen deelnemers lopen te ver uiteen 3 Modernisering of selecteren marktoplossing kost meer geld dan begroot pessimistisch plannen en verwachte inspanning van de deelnemers expliciet maken. Scherp Prioriteren Inhuren expertise buiten WS Hwh besluit adv uitvoeringstoets begrotingswijziging aanvragen 12/32

13 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer 7. Te behalen Resultaat IS GISratio 2013 Gisratio is het pakket waarmee beheer- en onderhoudsactiviteiten worden gedefinieerd en gekoppeld aan objecten in GIS (ArcGIS). Het pakket is een aanbevolen informatiesysteem. In 2011 is door de werkgroep vanuit het UNI Platform Watersysteem Onderhoud (PWSO) een Programma van Eisen opgesteld voor een onderhoud en beheer systeem (OBS systeem). De verwachting in 2011 was dat gekozen zou worden voor een nieuw systeem en in 2012 worden geïmplementeerd. Tijdens het opstellen van het Programma van Eisen bleek dat er veel verschillen zijn in de manier van werken en omgaan met gegevens tussen de waterschappen. Voordat de keuze voor een informatiesysteem gemaakt kan worden, moet eerst duidelijkheid komen over welke gegevens van belang zijn en hoe en of deze eenduidig gestandaardiseerd kunnen worden. Dit wordt in 2012 onderzocht en gerapporteerd aan de PWSO. In 2013 kan gekeken worden of er behoefte is aan een gezamenlijk informatiesysteem onder de waterschappen. Indien dit zo is, zal een onderzoek gestart worden naar een geschikte (markt)oplossing. De volgende resultaten zijn opgenomen om de doelstelling te verwezenlijken: Doel Resultaat duidelijkheid aanbevolen informatiesysteem Onderzoeksresultaat naar geschikte (markt)oplossing Risico s IS GISratio Met betrekking tot het informatiesysteem worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Wensen en/of meningen deelnemers lopen te ver uiteen 2 Wanneer het besluitvormingstraject lang duurt is het mogelijk dat waterschappen afhaken en individueel verder gaan Hwh besluit adv uitvoeringstoets Voldoende communicatie over de voortgang en resultaten van diverse uit te voeren activiteiten 13/32

14 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer 8. Te behalen Resultaat IS Watertoets 2013 De watertoets is een instrument dat helpt bij het doorlopen van de watertoets als onderdeel van bestemmingsplanprocedures. De watertoets is ontwikkelt door een aantal waterschappen en in 2011 in beheer en onderhoud genomen bij HWH. Bij de overdracht naar HWH is onvoldoende onderzocht of het beheer en onderhoud overdraagbaar is naar een andere leverancier. In 2012 wordt dit alsnog onderzocht. Vervolgens worden aan de hand van de uitkomst van dit onderzoek eventuele benodigde verbeteringen doorgevoerd met de huidige leverancier van de Watertoets. Daarna zal de selectie van een nieuwe leverancier voor het beheer en onderhoud worden uitgevoerd. Per 2013 zal het beheer en onderhoud worden overgedragen naar deze nieuwe leverancier. Doel Resultaat Beheer en onderhoud geregeld Nieuwe leverancier voert beheer en onderhoud uit Doel Resultaat Functioneel goed werkende oplossing. (reguliere) wenswijzigingen doorvoeren Risico s IS Watertoets Met betrekking tot het informatiesysteem worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Product kan niet worden aanbesteed door afhankelijkheid met huidige leverancier Onderzoek uitvoeren naar eventuele benodigde verbeteringen en doorvoeren met de huidige leverancier 14/32

15 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer 9 Te behalen Resultaat IS IRIS OWA 2013 De IRIS module OWA (Oppervlakte WAter) ondersteunt het deelproces registratie en opslag van de fysische en chemische meetgegevens van oppervlakte- en grondwater en waterbodem. Het ondersteunt de opslag en beheer van fysische chemische data. Van de module OWA is in de project start architectuur (PRSA) IRIS uit 2011 vastgesteld dat deze mogelijk niet tot de kern van IRIS behoort en mogelijk vervangen kan worden door marktoplossingen. Het onderzoek naar mogelijke vervanging van de module is afgerond in 2012 via het project keuzetraject OWA. Uit dit keuzetraject is gebleken dat voor de module zowel functioneel, niet functioneel als financieel geen positieve business case is om OWA te vervangen door een marktoplossing. Daarmee blijft IRIS OWA dus bestaan. Vastgesteld is dat IRIS technisch verouderd is en daarom vindt in 2012 de voorbereiding van een technische migratie plaats die dan in 2013 zal worden gereleased. De module wordt dan gemoderniseerd. Mogelijk kan met de technische modernisering een aantal functionele (proces ondersteunende) wenswijzigingen worden doorgevoerd. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan zullen deze bij de eerst volgende release mee worden genomen. Doel Resultaat Toekomst vast en functioneel opgewaardeerde module Uitgevoerde wenswijziging(en) nav functionele eisen vanuit keuzetraject Doel Resultaat (reguliere) wenswijzigingen doorvoeren Functioneel goed werkende oplossing. Risico s IS IRIS OWA Met betrekking tot de module worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Wenswijzigingen past niet in het release schema van IRIS (delen) meenemen in eerst volgende release Scherp prioriteren 2 Wenswijziging kost meer geld dan begroot Scherp prioriteren en faseren of een begrotingswijziging aanvragen 15/32

16 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer 10. Te behalen Resultaat IS IRIS Metingen 2013 IRIS module metingen ondersteunt het deelproces aggregatie en integratie van specifieke meetgegevens van het watersysteem. De module ondersteunt zowel de processen het bewerken van gegevens en informatieoverdracht in de monitoringscyclus. De module maakt het mogelijk meetgegevens uit verschillende meetpakketten integraal te benaderen. Van de module Metingen is in de project start architectuur (PRSA) IRIS uit 2011 vastgesteld dat deze niet tot de kern van IRIS behoort en mogelijk vervangen kan worden door marktoplossingen. Het onderzoek naar mogelijke vervanging van de module wordt gedaan via het project keuzetraject Metingen. In het jaarplan 2012 van de bedrijfsfunctie watersysteembeheer is de actie opgenomen om te komen tot een keuzetraject voor IRIS-metingen. Vastgesteld is dat IRIS technisch verouderd is en daarom vindt in 2012 de voorbereiding van een technische migratie plaats die zal worden gerealiseerd in release De module metingen wordt in 2012 geconserveerd. Mocht de uitkomst van het keuzetraject zijn om de module te vervangen door een marktoplossing, dan zal een aanbesteding worden gestart bij voldoende deelname vanuit de waterschappen, een positief advies van de Programmaraad en een positief uitvoeringsbesluit van het bestuur van Het Waterschapshuis om een marktoplossing te selecteren en deze te implementeren bij de waterschappen. Mocht uit de uitkomst van het keuzetraject zijn om de module te behouden, dan zal modernisering met functionele opwaardering van de module worden uitgevoerd. Hiervoor dient eerst benodigde budget in kaart te worden gebracht en opgehaald bij de waterschappen Een andere optie is om een deel van de functionaliteit onder te brengen in de module OWA. De volgende resultaten zijn opgenomen om de doelstelling te verwezenlijken: Doel Resultaat Compacter IRIS Uitvoeren keuzetraject, advies over vervolg van module 16/32

17 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer Risico s IS IRIS Metingen Met betrekking tot het informatiesysteem worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Onvoldoende capaciteit bij waterschappers en HWH. Dit kan leiden tot vertraging in uitvoering van activiteiten van jaarplan. 2 Wensen en/of meningen deelnemers lopen te ver uiteen 3 Geen budget voor modernisering of selecteren marktoplossing pessimistisch plannen en inspanning verwachting van deelnemers expliciet maken. scherp Prioriteren Inhuren expertise buiten WS Hwh besluit adv uitvoeringstoets Functionaliteit onder brengen in OWA, budget van OWA hiervoor gebruiken Indien niet in OWA onderbrengen dan begrotingswijziging aanvragen 17/32

18 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer 11. Te behalen Resultaat IS NDFF 2013 De Nationale Databank Flora en Fauna (NDFF) geeft informatie over waarnemingen van beschermde en zeldzame planten en dieren en bevat uitsluitend gevalideerde gegevens. Via de NDFF kan online natuurinformatie worden opgevraagd en beheerd. Vanaf 1 januari 2012 faciliteert HWH na goedkeuring door bestuur HWH deze applicatie voor de WS op het gebied van contractmanagement en gebruikersbeheer. Doel Resultaat Functioneel goed werkende oplossing Faciliteren en ondersteunen WS en juist aantal ingekochte licenties. Risico s IS NDFF Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Geleverd product voldoet niet aan kwaliteitsverwachtingen Voorstellen voorleggen aan gebruikersoverleg WS en vervolgens bij gebruikersoverleg leverancier 18/32

19 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer 12. Benodigde middelen Watersysteembeheer Hier zijn de bedragen voor de verwachte exploitatie- en projectkosten van dit programma 3 opgenomen. Een toelichting op de geldstromen van Het Waterschapshuis staat in bijlage 6. 3 Programma kosten worden per IS aan de deelnemende waterschappen doorbelast op basis van diverse verdeelsleutels. De algemene kosten van de bedrijfsfunctie worden aan alle deelnemende waterschappen doorbelast. Kosten per waterschap worden in overzichten bij de begroting inzichtelijk. 19/32

20 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer 13. Exploitatiekosten 2013 en meerjarenraming De kosten (exploitatie) die niet aan een specifiek informatiesysteem worden toegewezen zijn: Strategie, Beleid en Innovatie (behoeftemanagement), Contractmanagement, Personeelskosten en Bureaukosten. De overige hoofdposten 4 zijn wel specifiek aan een informatiesysteem (IS) te relateren. Tabel Exploitatiekosten BF Watersysteembeheer Hoofdpost Strategie, beleid, innovatie (Behoeftemanagement) Contractmanagement Personeelslasten Bureaukosten Beheer en Onderhoud Watertoets Beheer en Onderhoud NDFF Totaal Zie bijlage 2 Legenda Hoofdposten 5 Financiële risico s en onzekerheden zijn opgenomen in de raming. In totaal wordt niet meer uitgegeven dan begroot. 6 Kosten waren verdeeld over kwantiteit en kwaliteit, worden vanaf 2013 samengevoegd. 7 Contractmanagement en Bureaukosten (o.a. Communicatie en IT) zijn veelal centraal binnen de afdeling Projecten en Beheer belegd. Het hier genoemde budget is de bijdrage hieraan vanuit de bedrijfsfuncties. 8 Personeelslasten betreft de inzet van de procesleider en functioneel coördinator van de bedrijfsfunctie en de verdeling over de bedrijfsfuncties van het afdelingshoofd Projecten en Beheer, programmamanagers, programmasecretarissen en inkoopfunctionaris. De kosten van de inhuur van projectleiders voor de uitvoering van het programma zitten in het budget van de activiteit. 9 Contractmanagement en Bureaukosten (o.a. Communicatie en IT) zijn veelal centraal binnen de afdeling Projecten en Beheer belegd. Het hier genoemde budget is de bijdrage hieraan vanuit de bedrijfsfuncties. 20/32

21 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer 9.1 Projectkosten BF Watersysteembeheer Middelen groot onderhoud IRIS modules In de vastgestelde Programmabegroting 2011 Het Waterschapshuis is voor een initiële investering van 2 miljoen beschikbaar gesteld voor de modernisering en groot onderhoud van IRIS de komende jaren. Daarnaast is voor een investering beschikbaar gesteld van 2 miljoen, deze is verwerkt in de meerjarenraming hierboven. De bijdrage in de bovengenoemde projecten niet voor eigen rekening voor de modernisering en groot onderhoud maakten in de programmabegroting 2011 onderdeel uit van de exploitatiekosten ( going concern ). Aflossing voor de bijdrage startte reeds eerder in 2012 en lopen nog door de komende jaren. Projecten worden verrekend naar daadwerkelijk gemaakte kosten. In totaal wordt niet meer uitgegeven dan begroot. De programma s van de bedrijfsfuncties moeten nog verder worden geprioriteerd en uitgewerkt. Als blijkt dat een programma grote wijzigingen ondergaat, is het mogelijk dat de bijdrage naar beneden zal worden bijgesteld. Er is overigens geen rekening gehouden met middelen die nodig zijn als in gezamenlijkheid door de waterschappen wordt besloten dat een bepaald informatiesysteem end-of-life is en opnieuw moet worden ontwikkeld voor de bedrijfsfunctie. Dit zal met de waterschappen worden afgestemd en ter besluitvorming worden voorgelegd. Eind 2014 wordt verwacht dat voor IRIS het groot onderhoud afgerond is en wordt het reguliere beheer en onderhoud via exploitatie verrekend. 21/32

22 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer Voor de IRIS modules binnen deze bedrijfsfunctie worden hierna de bijdrage weergegeven. Lopende projectkosten en rentelasten 10 worden per informatiesysteem aangegeven. ontwikkelperiode van modernisering en groot onderhoud IRIS Module Ontwikkeling / Vastgesteld Investerings ontwikkelperiode en projectkosten Informatie systeem in Begroting bedrag IRIS Watis deel IRIS Watis deel Totaal Ontwikkeling / Vastgesteld Investerings ontwikkelperiode en projectkosten Informatie systeem in Begroting bedrag IRIS Ergo deel IRIS Ergo deel Totaal Ontwikkeling / Vastgesteld Investerings ontwikkelperiode en projectkosten Informatie systeem in Begroting bedrag IRIS OWA deel IRIS OWA deel Totaal Ontwikkeling / Vastgesteld Investerings ontwikkelperiode en projectkosten Informatie systeem in Begroting bedrag IRIS Bagger deel IRIS Bagger deel Totaal Projecten worden tijdens ontwikkelingsperiode voorgefinancierd door HWH en leiden bij projectvoltooiing niet tot activa van HWH. Aan de deelnemers wordt jaarlijks een bijdrage gevraagd ter dekking van de projectkosten en rentelasten. De bijdragen kan na of tijdens ontwikkelingsperiode worden verrekend. Projecten niet voor eigen rekening wil zeggen dat HWH geen activa op de balans verkrijgt bij het realiseren van het project. 11 Na het moderniseringstraject (eind 2013) wordt besloten of deel 2 van de investering wordt opgehaald omdat deel 1 mogelijk voldoende is voor de realisatie van de modernisering. 22/32

23 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer 9.2 Nieuwe exploitatie en projectkosten Nieuwe exploitatie betreft kosten op basis van goedgekeurde nieuwe ontwikkelingen in Er zijn op dit moment geen goedgekeurde nieuwe ontwikkelingen in de bedrijfsfunctie. 9.3 Meerjarenraming totaal Totaal exploitatie- en projectkosten bedrijfsfunctie Watersysteembeheer (exclusief Nieuwe exploitatie ) WSB Exploitatie Projectkosten Totaal BF WSB /32

24 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer Bijlage 1 : Beschrijving van de bedrijfsfunctie Het programma Watersysteembeheer omvat verschillende waterschapsprocessen voor zowel waterkwantiteit en -Kwaliteit. WaterkwaNtiteit houdt zich bezig met de gemeenschappelijke informatievoorzieningen die ondersteuning bieden van diverse waterschap processen, onder andere: Onderhoud (waterlopen en kunstwerken) Peilbesluiten Leggers (waterlopen en kunstwerken) Monitoring watersysteem (modellering) Watertoets (plannen van derden) Eigendommenregistratie en grondaankoop Producten die gerelateerd zijn aan deze processen zijn: Legger wateren en kunstwerken Beheerregister wateren en kunstwerken Onderhoudsplannen wateren en kunstwerken (inclusief baggeren) Peilbesluiten Monitoringsplannen waterkwantiteit (modellering) Waterbeheerplan (integraal beheerplan) Eigendommenregistratie WaterkwaLiteit houdt zich bezig met de gemeenschappelijke informatievoorzieningen die ondersteuning bieden van diverse waterschap processen, onder andere: Registratie van meetgegevens (zoals chemisch, ecologisch morfologie, hydrologie en klimatogie) Monitoring waterkwaliteit, zowel chemisch als ecologisch Maatregelen ter verbetering van waterkwaliteit Wettelijke eisen (o.a. kader richtlijn water, Flora en fauna wet, zwemwater kwaliteit) Producten die gerelateerd zijn aan deze processen zijn: Meetplannen Wettelijke Rapportages (o.a. kader richtlijn water, zwemwater kwaliteit) 24/32

25 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer Informatiesystemen (IS) bedrijfsfunctie watersystembeheer In onderstaande tabel staan de gezamenlijke informatievoorzieningen van de bedrijfsfunctie Watersysteembeheer die in beheer zijn bij Het Waterschapshuis. De omvang en de vormen van beheer per informatiesysteem zijn terug te vinden in het Jaarplan. Naam Omschrijving Status IRIS module OWA (registratie waterkwaliteit) IRIS module Metingen (rapportage). IRIS module WATIS IRIS module Bagger IRIS module ERGO GISratio registratie en opslag van de fysische en chemische meetgegevens van oppervlakte- en grondwater en waterbodem. aggregatie en integratie van specifieke meetgegevens van het watersysteem. De module ondersteunt zowel de processen het bewerken van gegevens en informatieoverdracht in de monitoringscyclus. De module maakt het mogelijk meetgegevens uit verschillende meetpakketten integraal te benaderen. IRIS Watis biedt functionaliteit voor het ondersteunen van de processen rond het beheer van de natte infrastructuur ofwel het waterkwantiteitsbeheer. Hierbij is het mogelijk een uitgebreid beheerregister met objectgegevens van alle, voor waterkwantiteitsbeheer relevante objecten op te slaan en te beheren. Daarnaast kan de (concept)legger met onderhoudsafspraken en (normatieve) objectgegevens worden beheerd. Tevens biedt de module functionaliteit voor het hanteren van beheersinstrumenten zoals peilbesluiten, leggers voor waterlopen en kunstwerken en wordt onderhoud van deze objecten ondersteund. IRIS Bagger is een IRIS-module met functionaliteit voor het ondersteunen van het baggerproces of bedrijfsproces baggeren van lijnvormige wateren. Dit proces is bij een waterschap een samenstel van 5 werkprocessen: plan en programma vormen (P); peilen en volumes bepalen (V); kwaliteit van bagger: bemonsteren, toetsen, beheren kwaliteitsdata (K); bestek voorbereiden (bestemmen bagger, aanbesteden; e.a.) (B); directie voeren over een baggerwerk in uitvoering tot en met betaling (D). Elk werkproces is een cluster van verrichtingen waarbij data worden gebruikt, verwerkt, nieuw gegenereerd. Het geheel van deze data, los van de rest van de handelingen, is de dataschaduw, de afbeelding in termen van data, van het baggerproces. ERGO staat voor Eigendommen Registratie, Grondaankoop en Objecten. Deze module vult de IRISfamilie aan met functionaliteit rond het proces van grondaankoop, grondverkoop en het sluiten van andere overeenkomsten. Naast het realiseren van deze processen biedt de module functionaliteit voor het effectief opslaan en beheren van rechten die het waterschap aan derden heeft verleend op eigen percelen, zoals pacht-, jacht-, vis- en publiekrechtelijke gebruiksrechten. Daarmee kunnen ook de rechten en beperkingen worden geregistreerd die ten behoeve van de taken van het waterschap op percelen van derden zijn gevestigd. Gisratio is het pakket waarmee beheer- en onderhoudsactiviteiten worden gedefinieerd en gekoppeld aan objecten in GIS (ArcGIS). De activiteiten kunnen worden gepland in de tijd en bijgehouden. Productie Productie (beperkt) Productie Kernonderdeel Productie (beperkt) Aanbevolen onderdeel Onderzoek of behouden Productie keuzetraject IRIS Productie Aanbevolen onderdeel 25/32

26 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer Naam Omschrijving Status Watertoets Nationale Databank Flora en Fauna (NDFF) Rapportages kunnen worden gegenereerd over kosten en uitgevoerd werk. Het pakket kan gebruikt worden voor het integrale beheer van de buitenruimte, aangezien beheer- en onderhoudsactiviteiten kunnen worden gekoppeld aan verschillende type te onderhouden objecten: watergangen, groenobjecten, wegmeubilair, etc. De 'watertoets' is een instrument dat waterhuishoudkundige belangen expliciet en op evenwichtige wijze laat meewegen bij het opstellen van ruimtelijke plannen en besluiten. Het is niet een toets achteraf, maar een proces dat de initiatiefnemer van een ruimtelijk plan en de waterbeheerder met elkaar in gesprek brengt in een zo vroeg mogelijk stadium. De digitale watertoets is een website ( die helpt bij het doorlopen van de watertoets. De Nationale Databank Flora en Fauna (NDFF) geeft informatie over waarnemingen van beschermde en zeldzame planten en dieren en bevat uitsluitend gevalideerde gegevens: de Gegevensautoriteit Natuur heeft vastgesteld dat ze kloppen. Via de NDFF kan online natuurinformatie worden opgevraagd en beheerd. De databank is voor abonnementhouders toegankelijk via een Uitvoerportaal. De gebruiker krijgt in een vroeg stadium een completer beeld van de ecologische omstandigheden, vooruitlopend op een beslissende rapportage. Zo weet deze snel of er beschermde soorten zijn aangetroffen die de uitvoering van een project kunnen vertragen of zelfs verhinderen. De NDFF is een website, bereikbaar via Productie Aanbevolen onderdeel Productie Aanbevolen onderdeel 26/32

27 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer Bijlage 2: Legenda Hoofdposten Strategie, beleid, innovatie (Behoeftemanagement); o Onderzoeksbudget, quick scans en business cases o Vergaderingen en bijeenkomsten Contractmanagement; o contracten, inkoop, audits, SLA, DAP o juridische ondersteuning Gebruiksbeheer; o Gebruikersondersteuning o helpdesk en incidentmanagement o opleidingen o vergaderingen en bijeenkomsten Functionaliteitenbeheer; o Specificeren o Documentatie o wens-wijzigingen Applicatiebeheer; o Probleembeheer o Fout-wijzigingen o beheer Releasebeheer; o organisatie release o testen release o transitie/ uitlevering o implementatieondersteuning Technisch beheer; o Hardware o Software o beheer Bureaukosten werkveld; o Personeelslasten o IT o communicatie 27/32

28 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer Bijlage 3: Toelichting vormen beheer en onderhoud Vormen van beheer en onderhoud De Beheeractiviteiten die belegd kunnen zijn: 1. Functioneel beheer: de functionele vraag, in brede zin, organiseren. Behoefte management Contractmanagement Gebruiksbeheer (o.a. 2 e lijns servicedesk/incidentmanagement) Functionaliteitenbeheer o Adaptief onderhoud o Additief onderhoud 2. Releasebeheer: releasebeleid en planning. Veelal centraal belegd bij Basis diensten. 3. Applicatiebeheer: uitvoeren beheer en onderhoud aan het informatiesysteem Preventief onderhoud Correctief onderhoud Perfectief onderhoud Realiseren adaptief en additief onderhoud. 4. Technisch beheer: het beheren van de omgevingen van het informatiesysteem de ontwikkel-, test-, en acceptatie-omgeving productieomgeving Toelichting typen onderhoud: Preventief Onderhoud: het voorkomen van Onvolkomenheden in de Programmatuur, dat wil zeggen door het nemen van geëigende maatregelen waarborgen dat de Programmatuur conform het bepaalde in of bij deze Overeenkomsten zal functioneren. Correctief Onderhoud: Het opsporen en herstellen van Onvolkomenheden in de Programmatuur en de Documentatie, nadat deze door Opdrachtgever zijn gemeld, middels het ter beschikking stellen van Hotfixes, Patches of Releases aan Opdrachtgever. Perfectief Onderhoud: Het verbeteren van de prestaties van de Programmatuur, middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of Releases aan Opdrachtgever. Adaptief Onderhoud: Het aanpassen van de Programmatuur vanwege externe ontwikkelingen (veranderde wet- en regelgeving of Infrastructuur) middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of Releases aan Opdrachtgever. Additief Onderhoud: Het uitbreiden van de functionaliteit van de Programmatuur (bijvoorbeeld naar aanleiding van gebruikerswensen), middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of nieuwe Releases aan Opdrachtgever. 28/32

29 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer Wens-wijzigingen en Fout-wijzigingen Het proces Wijzigingsbeheer heeft betrekking op alle wijzigingen (zowel wenswijzigingen (=adaptief en additief onderhoud) als fout-wijzigingen (=correctief onderhoud, bugfixes)), die in de beheerde software en documentatie doorgevoerd worden. Zie voor meer informatie het Handboek Beheer. 29/32

30 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer Bijlage 4: Route nieuwe ontwikkelingen Nieuwe ontwikkelingen vallen niet onder de uitvoering van HWH totdat er door bestuur opdracht is gegeven aan de directie HWH voor uitvoering. En horen in die zin niet thuis in het programmaplan. Toch is het voor de programmaplannen handig om te noteren wat er (mogelijk) gaat spelen. De Programmaraad dient deze ontwikkelingen namelijk op te nemen in een groslijst voor hun jaaragenda. Daarnaast verricht HWH ook werkzaamheden ter ondersteuning van de besluitvorming door de diverse gremia, denk aan: Op verzoek Input leveren voor de business case van de nieuwe ontwikkeling; Uitvoeren van de Uitvoeringstoets. De SD HWH is verantwoordelijk voor de volledige programmering, het ontstaan van nieuwe programma s/projecten en het uitvoeren van bestaande programma s. Onderstaand schema beschrijft de route van nieuwe ontwikkelingen: Toelichting: Besluitvorming vindt plaats op basis van een Business case van de nieuwe ontwikkeling. Voor kunnen doorlopen van de business case fase worden intentieverklaringen bij de waterschappen opgehaald De Programmaraad wint advies in bij I-platform over een nieuwe ontwikkeling De Programmaraad adviseert aan het bestuur Uitvoeringstoets door HWH en ophalen deelnameverklaringen van waterschappen Besluit bestuur tot uitvoering Na besluitvorming de uitvoering van de projectfase (begeleiden) door HWH 30/32

31 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer Bijlage 5: Toelichting Risico tabel Voorbeeld risico tabel Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Voorbeeld: Onvoldoende capaciteit bij waterschappers en HWH voor de realisatie. 2 Geen tijdige informatie uit andere projecten pessimistisch plannen en inspanningverwachting van deelnemers expliciet maken Stuurgroep/BC de samenhang laten bewaken Programmamanager aanspreken 3 Te trage besluitvorming Bewaken agenda 4 Onduidelijke scope Afbakenen opdracht op basis van de (project)doelstellingen. 5 Niet op tijd of binnen budget opleveren 6 Geleverd product voldoet niet aan kwaliteitsverwachtingen Planning aanpassen; extra budget aanvragen, prioriteren op basis van (project)doelstellingen Goed georganiseerd requirementsmanagement inrichten om op cruciale momenten goed af te kunnen wegen wat functioneel kan wijken om binnen budget of tijd te blijven. Nr.: Cijfers: Kans: Effect: Score: opvolgend nummer uniek voor IS systeem of project 1 = klein, 2 = middelgroot en 3 = groot. beschrijft de mogelijkheid dat het risico zich zal voordoen tijdens het project. beschrijft de gevolgen van het risico. dit is het produkt van de kans x het effect Bij een score van 6 of meer worden de te nemen maatregelen door de projectleider/procesleider altijd met de Stuurgroep/Begeleidingscommissie besproken. 31/32

32 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Watersysteembeheer Bijlage 6: Toelichting Geldstromen Het Waterschapshuis Binnen Het Waterschapshuis zijn vijf geldstromen te onderscheiden. Nr. Soort Omschrijving Mogelijke besluitvorming 1 Investeringsprojecten 2 Onderhanden Werk projecten 3 Exploitatie projecten Jaaroverschrijdende projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft en uiteindelijk eigenaar wordt van het gerealiseerde eindproduct. Het bestuur heeft een krediet gevoteerd waardoor middels voorfinanciering door HWH het project ten uitvoer gebracht kan worden. De uitvoeringsfase is afgerond zodra het project is opgeleverd / gerealiseerd. Hierna kan bepaald worden wat de totale (voorgefinancierde) kosten zijn die geactiveerd moeten worden, als basis voor de afschrijving. De jaarlijkse afschrijvingslasten van HWH worden bij de deelnemers van het project opgehaald als kapitaallast (afschrijving en rente). Jaaroverschrijdende projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft maar geen eigenaar wordt van het eindproduct. Het bestuur heeft een krediet gevoteerd, waarbij voorfinanciering door HWH een optie is. De inkomende en uitgaande geldstroom loopt aan het einde van het project op nul, per boekjaar kan er een saldo zijn. Aan het einde van het jaar wordt de positie onderhanden werk bepaald, wat aangeeft hoeveel werkzaamheden er zijn verricht die nog niet zijn verrekend met de deelnemers aan het project. Het project is technisch afgerond zodra de doelstelling is bereikt. Het project is economisch afgerond zodra de totale OHW positie is vereffend. Projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft. Met specifieke doelbestemmingen worden bijdrages geïnd bij de deelnemers. HWH voert projectmanagement uit. Verschillen tussen realisatie en begroot leiden tot een saldo op een projectrekening. Er is geen sprake van voorfinanciering door HWH, per boekjaar wordt door het bestuur het resultaat bepaald van de inkomende en uitgaande projectgelden (= saldo projectrekening). 4 Exploitatie Dit betreft niet-projectgebonden uitgaven van een lopend jaar. De kosten keren veelal jaarlijks terug. Er is geen sprake van meerjarig nut. De kosten en opbrengsten komen tot uitdrukking in het jaarrekeningresultaat van HWH. Niet van toepassing aangezien de kredieten reeds meerjarig zijn vastgesteld Niet van toepassing aangezien de kredieten reeds meerjarig zijn vastgesteld Opties: - terugbetalen aan waterschappen - aanvullend factureren - beschikbaar houden voor volgend boekjaar - verrekenen met andere projecten Opties: - terugbetalen aan waterschappen - aanvullend factureren - vormen van een bestemmingsreserve 5 Kassiers functie HWH int geld van deelnemers en betaalt leverancier. Niet van toepassing 32/32

33 Programmaplan Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer Decos Bijlage 5-2 Programmabegroting 2013 Versie april 2012

34 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer 2/23

35 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer Inhoudsopgave 1 Inleiding Planningcyclus Het Waterschapshuis Meerjaren perspectief BF Waterkeringenbeheer (algemeen) Te behalen Resultaat BF Waterkeringenbeheer (algemeen) Te behalen Resultaat IS BoezemWaterKeringen (BWK) Te behalen Resultaat IS IRIS Keringen Te behalen Resultaat IS Vangstregistratie Benodigde middelen Waterkeringenbeheer Exploitatiekosten 2013 en meerjarenraming Projectkosten BF Waterkeringenbeheer Middelen groot onderhoud IRIS modules Nieuwe exploitatie en projectkosten Meerjarenraming totaal Bijlage 1 : Beschrijving van de bedrijfsfunctie Bijlage 2: Legenda Hoofdposten Bijlage 3: Toelichting vormen beheer en onderhoud Bijlage 4: Route nieuwe ontwikkelingen Bijlage 5: Toelichting Risico tabel Bijlage 6: Toelichting Geldstromen Het Waterschapshuis /23

36 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer 1 Inleiding 1.1 Planningcyclus Het Waterschapshuis Het Programmaplan maakt onderdeel uit van de planningscyclus binnen Het Waterschapshuis (HWH). De volgende hiërarchische onderbouwing in de planningscyclus binnen (HWH) is van toepassing: 1. Begroting HWH jaar; bundeling programmaplannen; vast te stellen door het bestuur op basis van adviezen 2. Programmaplan per bedrijfsfunctie, als onderdeel van 1 3. JaarPlan per bedrijfsfunctie, vast te stellen door de Secretaris Directeur van HWH 4. Project- en Werkplan(nen) per bedrijfsfunctie, nadere specificatie van 3; vast te stellen door (secretaris-)directeur De begroting 2013 kent onderliggende programmaplannen, één per bedrijfsfunctie. De programmaplannen vormen de basis voor integratie tot één HWH begroting. In de programmaplannen per BF 1 is op hoofdlijn vastgesteld welke doelstellingen voor 2013 zijn onderkend voor de bij HWH in beheer zijnde informatiesystemen en diensten. In de jaarplannen van 2013 worden de programmaplannen verder uitgewerkt. De jaarplannen zijn dan ook gedetailleerder dan de programmabegroting en de programmaplannen. Hoofdstuk 2 van dit programmaplan beschrijft het meerjaren perspectief binnen de bedrijfsfunctie de verwachte ontwikkelingen binnen de bedrijfsfunctie. In hoofdstuk 3 wordt beschreven welke resultaten de bedrijfsfunctie in 2013 beoogd te realiseren om de doelstellingen te realiseren. Risico s en beheersmaatregelen worden benoemd. In hoofdstuk 4 zijn benodigde middelen uitgewerkt. In bijlage 1 vindt u een algemene beschrijving van de bedrijfsfunctie en haar processen en de informatiesystemen (IS 2 )die er deel van uitmaken. Bijlage 2 bevat een legenda van de hoofdposten. Bijlage 3 staat een toelichting op de vormen van Beheer en Onderhoud. Bijlage 4 beschrijft de route van nieuwe ontwikkelingen. Bijlage 5 tenslotte is een toelichting op de gebruikte risicotabellen. 1 BF=bedrijfsfunctie 2 IS = Informatiesysteem 4/23

37 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer 2 Meerjaren perspectief BF Waterkeringenbeheer (algemeen) De HWH Najaarsnota 2012 van het Bestuur van HWH geeft een meerjaren-perspectief en -begrotingskader voor de HWH programma s/bedrijfsfuncties. De Najaarsnota is input voor de het Programmaplan 2014 en de Voorjaarsnota van de waterschappen. In dit hoofdstuk wordt het meerjaren perspectief geschetst voor zover nu ontwikkelt binnen deze bedrijfsfunctie. Ontwikkelingen binnen de BF Waterkeringen: Binnen de bedrijfsfunctie keringen zijn twee modules aanwezig t.w. : IRIS keringen en IRIS BWK (boezemwaterkeringen). Na inventarisatie bleek in 2011 dat de meeste functionaliteiten van IRIS BWK niet meer gebruikt worden. De functionaliteit die nog wel wordt gebruikt wordt geïntegreerd met IRIS-keringen en IRIS BWK wordt uitgefaseerd. Uit ervaring met IRIS BWK bleek dat er functionaliteit aanwezig is die wel beheerd en onderhouden wordt, maar niet gebruikt. Daarom zal in 2012 ook een inventarisatie uitgevoerd worden m.b.t. het gebruik van de module IRIS keringen. In 2011 heeft de bedrijfsfunctie keringen het bedrijfsproces Inspectie waterkeringen beschreven. In 2012 wordt hierop voortgebouwd door de implementatie of het in beheer nemen van een mobiele applicatie die een deelproces van het inspectieproces, namelijk het waarnemen, ondersteunt. De geïnspecteerde waarnemingen (gegevens) moeten geïntegreerd worden in de module IRIS-keringen. Het gaat hier immers om beheerregister informatie. Binnen de bedrijfsfunctie keringen speelt de toetsing van keringen een belangrijke rol. Het is zeer waarschijnlijk dat er in de nieuwe toetsronde van 2017 (of later) om nieuwe gegevens wordt gevraagd. Centraal opgeslagen services gaan hierbij een belangrijke rol spelen (AHN / BRO). Maar er zal altijd gebruik moeten worden gemaakt van waterschaps(eigen)gegevens. Hierin speelt IRIS-keringen een belangrijke rol. In 2012 wordt onderzocht hoe IRIS keringen toetsbestendig kan worden gemaakt voor de komende toetsronde. Voor elke nieuwe toetsronde is informatie uit oude toetsrondes noodzakelijk. De bedrijfsfunctie keringen ontwikkelt functionaliteit om toetsinformatie uit oude toetsrapportages geografisch door middel van hyperlinks te ontsluiten. De Geometrie die hier wordt gebruikt sluit aan op de door RWS ontwikkelde toetsingen rapportage applicatie toetsrap Binnen het leggerproces worden twee activiteiten onderscheiden die van invloed kunnen zijn op de legger keringen. Binnen het Waterschapshuis draait een project standaardisering legger waterlopen en de Unie van waterschappen stelt een uniemodel legger waterkeringen vast. Mogelijk zijn er raakvlakken tussen dit nieuwe model en het nhwbp, het nieuwe hoogwaterbeschermingsplan (HWBP). In 2012 gaat de bedrijfsfunctie keringen deze ontwikkelingen volgen en indien noodzakelijk activiteiten ondernemen om de module IRIS-keringen te laten aansluiten op externe ontwikkelingen. De kwaliteit van de gegevenshuishouding van een waterschap is in steeds sterker mate bepalend voor de efficiency en de effectiviteit van de werkprocessen. 5/23

38 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer In 2012 is een project Gegevenshuishouding gestart binnen de BF keringen om de bovenbeschreven visie in een Business Study te toetsen bij de waterschappen en te consolideren tot een door alle waterschappen gedragen visie, en een daarop gebaseerd uitvoeringsplan c.q. projectenprogramma voor het gezamenlijk verder professionaliseren van de gegevenshuishouding van de waterschappen (als in de visievorming nut en noodzaak van gezamenlijk optrekken is vastgesteld). De resultaten van het project Gegevenshuishouding zullen gevolgen hebben voor de activiteiten in 2013 e.v. jaren. Doelen: Door de BC keringen is een eerste voorlopige visie geformuleerd. De geformuleerde visie wordt gebruikt om de doelen voor de komende jaren te vast te stellen. Strategisch : De BC Waterkeringen streeft er voortdurend naar de gegevensbehoefte en de ICT ondersteuning van het primaire proces waterveiligheid zo dicht mogelijk op elkaar te laten aansluiten. Tactisch : Door het periodiek klankborden met een representatieve vertegenwoordiging van het primaire proces waterveiligheid, de ICT ondersteuning afstemmen op de gegevensbehoefte. Een verbetering van de informatievoorziening die aansluit op (nieuwe) wensen en eisen, ingegeven vanuit de bedrijfsvoering: De informatievoorziening aansluiten op wettelijke verplichtingen; De informatie voorziening aansluiten op de ontwikkelingen van het nhwbp Verdere doorontwikkeling en optimalisatie van functionaliteit en techniek doorvoeren; Realiseren wenswijzigingen. Afwijkingen t.o.v. programmaplan : In het jaarplan 2011 zijn activiteiten opgenomen die in 2010 waren geïnventariseerd als komende ontwikkelingen waar de BF keringen op aangepast diende te worden. De beschrijving van deze ontwikkelingen was dermate kort en vaag dat de activiteiten in 2011 nader zijn onderzocht en uitgewerkt. Dit heeft geleid tot een aangepast plan 2012 en volgende jaren. Onderstaande ontwikkelingen zijn genoemd in het oorspronkelijke programmaplan 2012 maar worden als gevolg van de verbeterde inzichten niet uitgevoerd in IRIS Keringen : De aansluiting cq uitwisseling gegevens IRIS en FLIWAS wordt voorlopig niet uitgevoerd. Database IRIS geschikt maken voor toekomstige toetsvraag Mobiel werken ondersteunen schade registratie Vervolgstappen inspectieproces ondersteunen met IRIS (diagnose, prognose, operationalisatie) /23

39 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer IRIS Boezem Water keringen : Verbeteren functionaliteit BWK. In 2012 wordt de module BWK uit gefaseerd. Vangstregistratie : Het mobiel werken mogelijk maken zal mogelijk wel in 2012 starten maar zal naar verwachting pas worden afgerond in /23

40 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer 3 Te behalen Resultaat BF Waterkeringenbeheer (algemeen) 2013 In dit hoofdstuk worden de programma- doelen, resultaten en risico s beschreven die niet direct aan één informatiesysteem gekoppeld zijn. Vanaf 2013 is de module Keringen binnen de IRIS-familie de module voor de ondersteuning van de BF Waterkeringen. De module Boezem Water Keringen (BWK) is vanaf 2013 niet meer operationeel. Voor de vangstregistratie van muskus- en beverratten is een module vangstregistratie ontwikkeld. Dit is een zelfstandige module en maakt geen onderdeel uit van IRIS. Als gevolg van de taakoverdracht van de muskusratten-bestrijding van de provincies naar de waterschappen is de applicatie Vangstregistratie per bij HWH in beheer ondergebracht. HWH is sinds 2006 al eigenaar van deze software. Doelen: De module IRIS Keringen voorziet in de gestandaardiseerde opslag van alle relevante (geo-)technische kenmerken van waterkeringen, kaden en oevers, zowel geometrisch als administratief. Het centrale systeem Vangstregistratie is gericht op het landelijk vastleggen en raadplegen van gegevens over de muskus- en beverratten vangst. In de tabel staan de algemene resultaten binnen de bedrijfsfunctie waterkeringen, die niet direct aan IRIS zijn te koppelen. Doel Resultaat In staat zijn om waarnemingen digitaal te registreren conform de wensen en eisen uit het keuzetraject inspectie keringen (2012). Eventuele aanbesteding en implementatie van de oplossing uit het voorkeursscenario uit het keuzetraject inspectie keringen (2012). Doel Resultaat Inspectie resultaten kunnen vastleggen in IRIS Aangepaste IRIS database Doel Resultaat Plan van aanpak (BRO) TNO-NITG Beheerregister: Plan van aanpak aansluiting Basisregistratie Ondergrond (BRO) TNO- NITG Doel Resultaat Aansluiting (BRO) TNO-NITG Beheerregister: Aansluiting Basisregistratie Ondergrond (BRO) TNO-NITG 8/23

41 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer Risico s BF Waterkeringenbeheer (algemeen) Binnen de bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer zijn de volgende risico s onderkend, die niet direct aan één informatiesysteem te koppelen zijn. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Onvoldoende capaciteit bij waterschappers en HWH voor de realisatie. 2 Wensen en/of meningen deelnemers lopen te ver uiteen 3 Ontwikkelingen bij de overheid (BRO) duren langer of noodzakelijke specificaties komen niet tijdig tot stand pessimistisch plannen en inspanningverwachting van deelnemers expliciet maken door het vastleggen van rechten en plichten in contracten Voorstel dat wordt gedragen door de meerderheid van de deelnemers opnemen in een voorstel en dit voorleggen aan waterschappen voor het het afsluiten van intentieverklaringen van deelname Op basis van aannames en risico inschattingen de activiteit proberen voort te zetten. HWH neemt een besluit over de te volgen koers binnen haar verantwoordelijkheden. 9/23

42 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer 4 Te behalen Resultaat IS BoezemWaterKeringen (BWK) De module IRIS BWK is specifiek gericht op het vastleggen en raadplegen van gegevens voor kaden en oevers. De waterschappen die gebruik maakten van deze module gebruikten hiervan één functionaliteit die gedeeltelijk ook al in de module IRIS-keringen zit. De bedoeling is om eerst deze ene functionaliteit goed te borgen in de IRIS-keringen module en daarna de module BWK uit te faseren. De volgende resultaten zijn opgenomen om de doelstelling te verwezenlijken: Doel Resultaat Uitfaseren BWK Alle code module BWK verwijderd door leverancier Risico s IS IRIS BWK Met betrekking tot het informatiesysteem IRIS BWK worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Wenswijzigingen past niet in het release schema van IRIS Verwijderen BWK koste meer geld dan begroot Module BWK langer in de lucht houden of module BWK niet ter beschikking stellen Maatregel niet uitvoeren. 10/23

43 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer 5 Te behalen Resultaat IS IRIS Keringen 2013 De module IRIS Keringen voorziet in de gestandaardiseerde opslag van alle relevante (geo-)technische kenmerken van waterkeringen, zowel geometrisch als administratief. Doelen: Ondersteuning van het proces inspectie verder uitwerken : diagnosticeren, prognosticeren, operationaliseren. IRIS geschikt maken voor ondersteuning schade afhandeling. IRIS aanpassen t.b.v. het vastleggen keurzoneringen IRIS aanpassen t.b.v. gegevens uitwisseling wettelijk toets instrumentarium (toetsrap). IRIS aanpassen t.b.v. gestandaardiseerde leggergegevens Registratie cq uitwisseling van gegevens van kabels en leidingen van derden (aansluiting WION). De volgende resultaten zijn opgenomen om de doelstelling te verwezenlijken: Doel Resultaat Ontwikkelen rapportages Digispectie Inspectie : Ontwikkelen rapportagefunctionaliteit t.b.v. Digispectie Doel Resultaat Ondersteunen schadeafhandeling Inspectie : Ondersteunen proces schadeafhandeling, inclusief schaderegistratie/-catalogus Doel Resultaat Uitwisselen gegevens keurzoneringen Legger: Functionaliteit voor registreren en uitwisselen gegevens, o.a. keurzoneringen (i.c.m. opstellen Legger) Doel Resultaat Gegevensuitwisseling (export) veiligheidstoetsing Toetsgegevens kunnen worden geëxporteerd van IrIs naar Toetsrap/VNK Doel Resultaat Gegevens kabels en leidingen Beheerregister: Registratie c.q. uitwisseling (aanvullende) gegevens kabels en leidingen (van derden) Doel Onderzoeken Keringen 2013 Resultaat Beheerregister: realisatie onderzoeken Keringen /23

44 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer Risico s IS IRIS Keringen Met betrekking tot het informatiesysteem IRIS Keringen worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Onvoldoende kwaliteit en/of capaciteit bij waterschappers voor de realisatie van de activiteit 2 Wensen en/of meningen deelnemers lopen te ver uiteen 3 Ontwikkelingen bij de overheid (BRO) duren langer of noodzakelijke specificaties komen niet Capaciteit en/of materiedeskundigheid inhuren, waarvan de kosten worden doorbelast naar de waterschappen Op basis van aannames en risico inschattingen de activiteit proberen voort te zetten. HWH neemt een besluit over de te volgen koers binnen haar verantwoordelijkheden De activiteit wordt (tijdelijk) aangehouden. HWH neemt een besluit over de te volgen koers binnen haar verantwoordelijkheden. 12/23

45 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer 6 Te behalen Resultaat IS Vangstregistratie 2013 Het centrale systeem Vangstregistratie is gericht op het vastleggen en raadplegen van gegevens over de muskus- en beverratten vangst De volgende resultaten zijn opgenomen om de doelstelling te verwezenlijken: Doel Resultaat Muskus- en beverrattenvangst mobiel werken : Onderzoek naar generieke toepassing in samenhang met o.a. Digispectie / Digiveld Adviesdocument conform door BC vastgestelde template Doel Resultaat Muskus en beverratten vangst wenswijzigingen Wenswijzigingen Muskus en beverratten vangstregistratie doorgevoerd. Risico s IS Vangstregistratie Met betrekking tot het informatiesysteem Vangstregistratie worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Te trage besluitvorming mobiel werken 3 Ontwikkelingen bij de overheid duren langer of noodzakelijke specificaties komen niet Ondersteunen individuele ontwikkelingen van bestrijdings organisaties De activiteit wordt (tijdelijk) aangehouden. HWH neemt een besluit over de te volgen koers binnen haar verantwoordelijkheden. 13/23

46 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer 7 Benodigde middelen Waterkeringenbeheer Hier zijn de bedragen voor de verwachte exploitatie- en projectkosten van dit programma 3 opgenomen. Een toelichting op de geldstromen van Het Waterschapshuis staat in bijlage Exploitatiekosten 2013 en meerjarenraming De kosten (exploitatie) die niet aan een specifiek informatiesysteem worden toegewezen zijn: Strategie, Beleid en Innovatie (behoeftemanagement), Contractmanagement, Personeelskosten en Bureaukosten. De overige hoofdposten 4 zijn wel specifiek aan een informatiesysteem (IS) te relateren. Per 1 januari 2012 is de taak muskus- en beverratten bestrijding overgedragen aan de waterschappen. Daarbij is de centrale (landelijke) applicatie Vangstregistratie in beheer genomen bij Het Waterschapshuis. Deze applicatie is geen onderdeel van IRIS. Tabel Exploitatiekosten BF Waterkeringenbeheer Hoofdpost Strategie, beleid, innovatie (Behoeftemanagement) Contractmanagement Personeelslasten Bureaukosten Beheer en Onderhoud Vangstregistratie Totaal Programma kosten worden per IS aan de deelnemende waterschappen doorbelast op basis van diverse verdeelsleutels. De algemene kosten van de bedrijfsfunctie worden aan alle deelnemende waterschappen doorbelast. Kosten per waterschap worden in overzichten bij de begroting inzichtelijk. 4 Zie bijlage 2 Legenda Hoofdposten 14/23

47 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer 7.2 Projectkosten BF Waterkeringenbeheer Middelen groot onderhoud IRIS modules In de vastgestelde Programmabegroting 2011 Het Waterschapshuis is voor de BF keringen een initiële investering van 2 miljoen beschikbaar gesteld voor de modernisering en groot onderhoud van IRIS de komende jaren. Daarnaast is voor een investering beschikbaar gesteld van 2 miljoen, deze is verwerkt in de meerjarenraming hierboven. De bijdrage in de bovengenoemde projecten niet voor eigen rekening voor de modernisering en groot onderhoud maakten in de programmabegroting 2011 onderdeel uit van de exploitatiekosten ( going concern ). Aflossing voor de bijdrage startte reeds eerder in 2012 en lopen nog door de komende jaren. Projecten worden verrekend naar daadwerkelijk gemaakte kosten. In totaal wordt niet meer uitgegeven dan begroot. De programma s van de bedrijfsfuncties moeten nog verder worden geprioriteerd en uitgewerkt. Als blijkt dat een programma grote wijzigingen ondergaat, is het mogelijk dat de bijdrage naar beneden zal worden bijgesteld. Er is overigens geen rekening gehouden met middelen die nodig zijn als in gezamenlijkheid door de waterschappen wordt besloten dat een bepaald IS end-of-life is en opnieuw moet worden ontwikkeld voor de bedrijfsfunctie. Dit zal met de waterschappen worden afgestemd en via de juiste procedure aan het bestuur ter besluitvorming worden voorgelegd. Eind 2014 wordt verwacht dat IRIS stabiel is en wordt het reguliere beheer en onderhoud via exploitatie verrekend. 15/23

48 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer Voor de IRIS modules binnen deze bedrijfsfunctie worden hierna de bijdrage weergegeven. Lopende projectkosten en rentelasten 6 worden per informatiesysteem aangegeven. ontwikkelperiode van modernisering en groot onderhoud IRIS Module Ontwikkeling / ontwikkelperiode en projectkosten Informatie systeem Vastgesteld Investerings Keringen 1 in Begroting bedrag IRIS Keringen deel IRIS Keringen deel Keringen doorontwikkelen Keringen doorontwikkelen Totaal Let op! IRIS BWK zal in 2013 uit gefaseerd zijn! Ontwikkeling / Informatie systeem BWK Vastgesteld in Begroting Investerings bedrag ontwikkelperiode en projectkosten IRIS BWK deel IRIS BWK deel Totaal Totaal investeringen BF WK Nieuwe exploitatie en projectkosten Nieuwe exploitatie betreft kosten op basis van goedgekeurde nieuwe ontwikkelingen in Er zijn op dit moment geen goedgekeurde nieuwe ontwikkelingen in de bedrijfsfunctie. 7.4 Meerjarenraming totaal (Exclusief Nieuwe exploitatie ) Totaal exploitatie- en projectkosten bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer (WK) WK Exploitatie Projectkosten Totaal Projecten worden tijdens ontwikkelingsperiode voorgefinancierd door HWH en leiden bij projectvoltooiing niet tot activa van HWH. Aan de deelnemers wordt jaarlijks een bijdrage gevraagd ter dekking van de projectkosten en rentelasten. De bijdragen kan na of tijdens ontwikkelingsperiode worden verrekend. Projecten niet voor eigen rekening wil zeggen dat HWH geen activa op de balans verkrijgt bij het realiseren van het project. 7 Projecten niet voor eigen rekening 16/23

49 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer Bijlage 1 : Beschrijving van de bedrijfsfunctie Binnen de IRIS-familie spelen de modules Keringen en BWK een rol bij de ondersteuning van deze bedrijfsfunctie. Voor de vangstregistratie van muskus- en beverratten is een aparte module vangstregistratie ontwikkeld. Deze applicatie staat geheel los van IRIS en is dus geen IRIS-module. In deze paragraaf worden de doelen beschreven die voor de bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer relevant zijn. Deze doelen zijn overgenomen uit de Programmaplannen van de werkvelden, zoals die onderdeel uitmaakten van de voor 2011 vastgestelde begroting. Vanuit de behoefte van het bedrijfsproces waterkeringen is aanvullende ondersteuning gewenst, met name voor het beheer van kerngegevens van regionale waterkeringen, onderhoud en calamiteitenbestrijding. De gegevensuitwisseling i.r.t. diverse wettelijke verplichtingen dient te worden geoptimaliseerd. Mobiele toepassingen gaan naar verwachting een meerwaarde bewijzen (in termen van efficiency), ter ondersteuning van processen als inspectie van waterkeringen. Daarnaast zijn tijdens het traject om te komen tot dit jaarplan een aantal andere concrete doelstellingen benoemd. Het betreft dus ook algemene doelstellingen die niet alleen in de bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer, maar ook in een groot aantal andere bedrijfsfuncties worden nagestreefd.. Informatiesystemen (IS) bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer In deze paragraaf wordt een beschrijving gegeven van de informatiesystemen (IS) die in het kader van de bedrijfsfunctie ontwikkeld en beheerd worden. De omvang en de vormen van beheer per informatiesysteem staan in de Bijlage 3 Jaarplan Waterkeringenbeheer Activiteitenplan. Voor de bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer gaat het dan om: Naam Omschrijving Status IRIS keringen De module IRIS Keringen voorziet in de gestandaardiseerde opslag van alle relevante (geo- )technische kenmerken van waterkeringen, zowel geometrisch als administratief. Productie Kernonderdeel IRIS BWK Vangstregistratie De module IRIS BWK is specifiek gericht op het vastleggen en raadplegen van gegevens voor kaden en oevers. Het centrale systeem Vangstregistratie is gericht op het vastleggen en raadplegen van gegevens over de muskus- en beverratten vangst. Productie Kernonderdeel Wordt uit gefaseerd in 2012 Productie Kernonderdeel 17/23

50 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer Bijlage 2: Legenda Hoofdposten Strategie, beleid, innovatie (Behoeftemanagement); o Onderzoeksbudget, quick scans en business cases o Vergaderingen en bijeenkomsten Contractmanagement; o contracten, inkoop, audits, SLA, DAP o juridische ondersteuning Gebruiksbeheer; o Gebruikersondersteuning o helpdesk en incidentmanagement o opleidingen o vergaderingen en bijeenkomsten Functionaliteitenbeheer; o Specificeren o Documentatie o wens-wijzigingen Applicatiebeheer; o Probleembeheer o Fout-wijzigingen o beheer Releasebeheer; o organisatie release o testen release o transitie/ uitlevering o implementatieondersteuning Technisch beheer; o Hardware o Software o beheer Bureaukosten werkveld; o Personeelslasten o IT o communicatie 18/23

51 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer Bijlage 3: Toelichting vormen beheer en onderhoud Vormen van beheer en onderhoud De Beheeractiviteiten die belegd kunnen zijn: 1. Functioneel beheer: de functionele vraag, in brede zin, organiseren. Behoefte management Contractmanagement Gebruiksbeheer (o.a. 2 e lijns servicedesk/incidentmanagement) Functionaliteitenbeheer o Adaptief onderhoud o Additief onderhoud 2. Releasebeheer: releasebeleid en planning. Veelal centraal belegd bij Basis diensten. 3. Applicatiebeheer: uitvoeren beheer en onderhoud aan het informatiesysteem Preventief onderhoud Correctief onderhoud Perfectief onderhoud Realiseren adaptief en additief onderhoud. 4. Technisch beheer: het beheren van de omgevingen van het informatiesysteem de ontwikkel-, test-, en acceptatie-omgeving productieomgeving Toelichting typen onderhoud: Preventief Onderhoud: het voorkomen van Onvolkomenheden in de Programmatuur, dat wil zeggen door het nemen van geëigende maatregelen waarborgen dat de Programmatuur conform het bepaalde in of bij deze Overeenkomsten zal functioneren. Correctief Onderhoud: Het opsporen en herstellen van Onvolkomenheden in de Programmatuur en de Documentatie, nadat deze door Opdrachtgever zijn gemeld, middels het ter beschikking stellen van Hotfixes, Patches of Releases aan Opdrachtgever. Perfectief Onderhoud: Het verbeteren van de prestaties van de Programmatuur, middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of Releases aan Opdrachtgever. Adaptief Onderhoud: Het aanpassen van de Programmatuur vanwege externe ontwikkelingen (veranderde wet- en regelgeving of Infrastructuur) middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of Releases aan Opdrachtgever. Additief Onderhoud: Het uitbreiden van de functionaliteit van de Programmatuur (bijvoorbeeld naar aanleiding van gebruikerswensen), middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of nieuwe Releases aan Opdrachtgever. 19/23

52 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer Wens-wijzigingen en Fout-wijzigingen Het proces Wijzigingsbeheer heeft betrekking op alle wijzigingen (zowel wenswijzigingen (=adaptief en additief onderhoud) als fout-wijzigingen (=correctief onderhoud, bugfixes)), die in de beheerde software en documentatie doorgevoerd worden. Zie voor meer informatie het Handboek Beheer. 20/23

53 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer Bijlage 4: Route nieuwe ontwikkelingen Nieuwe ontwikkelingen vallen niet onder de uitvoering van HWH totdat er door het bestuur / opdracht is gegeven aan de directie HWH voor uitvoering. En horen in die zin niet thuis in het programmaplan. Toch is het voor de programmaplannen handig om te noteren wat er (mogelijk) gaat spelen. De Programmaraad dient deze ontwikkelingen namelijk op te nemen in een groslijst voor hun jaaragenda. Daarnaast verricht HWH ook werkzaamheden ter ondersteuning van de besluitvorming door de diverse gremia, denk aan: Op verzoek Input leveren voor de business case van de nieuwe ontwikkeling; Uitvoeren van de Uitvoeringstoets. De SD HWH is verantwoordelijk voor de volledige programmering, het ontstaan van nieuwe programma s/projecten en het uitvoeren van bestaande programma s. Onderstaand schema beschrijft de route van nieuwe ontwikkelingen: Toelichting: Besluitvorming vindt plaats op basis van een Business case van de nieuwe ontwikkeling. Voor kunnen doorlopen van de business case fase worden intentieverklaringen bij de waterschappen opgehaald De Programmaraad wint advies in bij I-platform over een nieuwe ontwikkeling De Programmaraad adviseert aan het bestuur Uitvoeringstoets door HWH en ophalen deelnameverklaringen van waterschappen Besluit bestuur tot uitvoering Na besluitvorming de uitvoering van de projectfase (begeleiden) door HWH 21/23

54 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer Bijlage 5: Toelichting Risico tabel Voorbeeld risico tabel Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Voorbeeld: Onvoldoende capaciteit bij waterschappers en HWH voor de realisatie. 2 Geen tijdige informatie uit andere projecten pessimistisch plannen en inspanningverwachting van deelnemers expliciet maken Stuurgroep/BC de samenhang laten bewaken Programmamanager aanspreken 3 Te trage besluitvorming Bewaken agenda 4 Onduidelijke scope Afbakenen opdracht op basis van de (project)doelstellingen. 5 Niet op tijd of binnen budget opleveren 6 Geleverd product voldoet niet aan kwaliteitsverwachtingen Planning aanpassen; extra budget aanvragen, prioriteren op basis van (project)doelstellingen Goed georganiseerd requirementsmanagement inrichten om op cruciale momenten goed af te kunnen wegen wat functioneel kan wijken om binnen budget of tijd te blijven. Nr.: Cijfers: Kans: Effect: Score: opvolgend nummer uniek voor IS systeem of project 1 = klein, 2 = middelgroot en 3 = groot. beschrijft de mogelijkheid dat het risico zich zal voordoen tijdens het project. beschrijft de gevolgen van het risico. dit is het produkt van de kans x het effect Bij een score van 6 of meer worden de te nemen maatregelen door de projectleider/procesleider altijd met de Stuurgroep/Begeleidingscommissie besproken. 22/23

55 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Waterkeringenbeheer Bijlage 6: Toelichting Geldstromen Het Waterschapshuis Binnen Het Waterschapshuis zijn vijf geldstromen te onderscheiden. Nr. Soort Omschrijving Mogelijke besluitvorming 1 Investeringsprojecten 2 Onderhanden Werk projecten 3 Exploitatie projecten Jaaroverschrijdende projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft en uiteindelijk eigenaar wordt van het gerealiseerde eindproduct. Het bestuur heeft een krediet gevoteerd waardoor middels voorfinanciering door HWH het project ten uitvoer gebracht kan worden. De uitvoeringsfase is afgerond zodra het project is opgeleverd / gerealiseerd. Hierna kan bepaald worden wat de totale (voorgefinancierde) kosten zijn die geactiveerd moeten worden, als basis voor de afschrijving. De jaarlijkse afschrijvingslasten van HWH worden bij de deelnemers van het project opgehaald als kapitaallast (afschrijving en rente). Jaaroverschrijdende projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft maar geen eigenaar wordt van het eindproduct. Het bestuur heeft een krediet gevoteerd, waarbij voorfinanciering door HWH een optie is. De inkomende en uitgaande geldstroom loopt aan het einde van het project op nul, per boekjaar kan er een saldo zijn. Aan het einde van het jaar wordt de positie onderhanden werk bepaald, wat aangeeft hoeveel werkzaamheden er zijn verricht die nog niet zijn verrekend met de deelnemers aan het project. Het project is technisch afgerond zodra de doelstelling is bereikt. Het project is economisch afgerond zodra de totale OHW positie is vereffend. Projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft. Met specifieke doelbestemmingen worden bijdrages geïnd bij de deelnemers. HWH voert projectmanagement uit. Verschillen tussen realisatie en begroot leiden tot een saldo op een projectrekening. Er is geen sprake van voorfinanciering door HWH, per boekjaar wordt door het bestuur het resultaat bepaald van de inkomende en uitgaande projectgelden (= saldo projectrekening). 4 Exploitatie Dit betreft niet-projectgebonden uitgaven van een lopend jaar. De kosten keren veelal jaarlijks terug. Er is geen sprake van meerjarig nut. De kosten en opbrengsten komen tot uitdrukking in het jaarrekeningresultaat van HWH. Niet van toepassing aangezien de kredieten reeds meerjarig zijn vastgesteld Niet van toepassing aangezien de kredieten reeds meerjarig zijn vastgesteld Opties: - terugbetalen aan waterschappen - aanvullend factureren - beschikbaar houden voor volgend boekjaar - verrekenen met andere projecten Opties: - terugbetalen aan waterschappen - aanvullend factureren - vormen van een bestemmingsreserve 5 Kassiers functie HWH int geld van deelnemers en betaalt leverancier. Niet van toepassing 23/23

56 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering Decos: Bijlage 5-3 programmabegroting 2013 versie april 2012

57 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering Inhoudsopgave 1 Inleiding Planningcyclus Het Waterschapshuis Meerjaren perspectief BF Afvalwaterzuivering (algemeen) Te behalen Resultaat BF Afvalwaterzuivering (algemeen) Te behalen Resultaat IS Z-info Te behalen Resultaat IS IRIS ZIS Te behalen Resultaat IS IRIS RIOKEN Te behalen Resultaat IS IRIS LIS Te behalen Resultaat IS BVZ Benodigde middelen Afvalwaterzuivering Exploitatiekosten 2013 en meerjarenraming Projectkosten BF Afvalwaterzuivering Middelen groot onderhoud IRIS modules Nieuwe exploitatie en projectkosten Meerjarenraming totaal Bijlage 1 : Beschrijving van de bedrijfsfunctie Bijlage 2: Legenda Hoofdposten Bijlage 3: Toelichting vormen beheer en onderhoud Bijlage 4: Route nieuwe ontwikkelingen Bijlage 5: Toelichting Risico tabel Bijlage 6: Toelichting Geldstromen Het Waterschapshuis /28

58 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering 1 Inleiding 1.1 Planningcyclus Het Waterschapshuis Het Programmaplan maakt onderdeel uit van de planningscyclus binnen Het Waterschapshuis (HWH). De volgende hiërarchische onderbouwing in de planningscyclus binnen (HWH) is van toepassing: 1. Begroting HWH jaar; bundeling programmaplannen; vast te stellen door het bestuur 2. Programmaplan per bedrijfsfunctie, als onderdeel van 1 3. JaarPlan per bedrijfsfunctie, vast te stellen door de Secretaris Directeur van HWH 4. Project- en Werkplan(nen) per bedrijfsfunctie, nadere specificatie van 3; vast te stellen door (secretaris-)directeur De begroting 2013 kent onderliggende programmaplannen, één per bedrijfsfunctie. De programmaplannen vormen de basis voor integratie tot één HWH begroting. In de programmaplannen per BF 1 is op hoofdlijn vastgesteld welke doelstellingen voor 2013 zijn onderkend voor de bij HWH in beheer zijnde informatiesystemen en diensten. In de jaarplannen van 2013 worden de programmaplannen verder uitgewerkt. De jaarplannen zijn dan ook gedetailleerder dan de programmabegroting en de programmaplannen. Hoofdstuk 2 van dit programmaplan beschrijft het meerjaren perspectief binnen de bedrijfsfunctie de verwachte ontwikkelingen binnen de bedrijfsfunctie. In hoofdstuk 3 wordt beschreven welke resultaten de bedrijfsfunctie in 2013 beoogd te realiseren om de doelstellingen te realiseren. Risico s en beheersmaatregelen worden benoemd. In hoofdstuk 4 zijn benodigde middelen uitgewerkt. In bijlage 1 vindt u een algemene beschrijving van de bedrijfsfunctie en haar processen en de informatiesystemen (IS 2 ) die er deel van uitmaken. Bijlage 2 bevat een legenda van de hoofdposten. Bijlage 3 staat een toelichting op de vormen van Beheer en Onderhoud. Bijlage 4 beschrijft de route van nieuwe ontwikkelingen. Bijlage 5 tenslotte is een toelichting op de gebruikte risicotabellen. 1 BF=bedrijfsfunctie 2 IS = Informatiesysteem 3/28

59 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering 2 Meerjaren perspectief BF Afvalwaterzuivering (algemeen) In dit hoofdstuk wordt het meerjaren perspectief geschetst voor zover het zich nu ontwikkelt binnen deze bedrijfsfunctie. Visie (en missie) Vanuit verbondenheid met de waterpartners verzorgen wij toonaangevende gemeenschappelijke informatievoorziening die bijdraagt aan een doelmatige en duurzame afvalwaterketen. Toekomstige ontwikkelingen Afvalwaterketen (integrale informatievoorziening): Het bedrijfsproces binnen de bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering zal zich uitbreiden over de gehele keten. Door steeds meer samenwerking binnen de keten (van ontvangst tot lozing, inclusief het terugwinnen van grondstoffen) betekent gezamenlijke informatievoorziening rendement. Binnen de afvalwaterketen is ook rendement te bepalen door te streven naar gezamenlijke informatievoorziening die nu individueel door de waterschappen wordt ingevuld door onderhoudssystemen zoals Maximo, Ultimo e.a. en voor Bouw, Innovatie en optimalisatie zijn daar Infonet/Infoworks voor modellering. Verdere verbeteringen zijn nodig als de afvalwaterketen een paradigmaverschuiving naar Afval = grondstof en de Nutriënten, Energie en waterfabriek wil realiseren. In 2012/2013 moet duidelijk worden (door visie en onderzoek) welke informatievoorzieningen kern- of aanbevolen onderdeel van de bedrijfsfunctie afvalwaterketen wordt. Strategie: In 2012 wordt onderzoek gedaan naar integrale informatievoorziening ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen binnen afvalwaterzuivering. Dit onderzoek wordt verwerkt in een visie document waarin de ICT ontwikkelingen zijn uitgewerkt. In 2012/2013 wordt deze visie uitgewerkt in een routekaart. De routekaart beschrijft welke stappen genomen moeten worden om te komen tot een integrale informatievoorziening ter ondersteuning van afvalwaterzuivering. Hierbij zijn ook rapportages gestandaardiseerd en geüniformeerd. De Routekaart die ontwikkeld wordt is in lijn met de procesbeschrijving van de WIA. Het einddoel is in lijn met de Waterschaps Referentie Architectuur en voldoet ook aan het Waterschaps Beveiligings Beleid. 4/28

60 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering Doelen: Een verbetering van de informatievoorziening die aansluit op (nieuwe) wensen en eisen, ingegeven vanuit de bedrijfsvoering: De informatievoorziening aansluiten op wettelijke verplichtingen; Voldoen aan duurzaamheids afspraken- klimaat akkoord; Verdere doorontwikkeling en optimalisatie door voeren; Integrale keteninformatie; Alle Waterschappen laten aansluiten bij generieke oplossingen voor de afvalwaterketen. Afwijkingen t.o.v. programmaplan : nieuw ontwikkelingen Onderstaande nieuwe ontwikkelingen zijn genoemd in het programmaplan 2012 maar worden (nog) niet uitgevoerd. Deze worden afhankelijk van de besluitvorming 3 binnen Het Waterschapshuis opgenomen in de jaar- of meerjarenplanning: Ontwikkelen van gezamenlijke informatievoorziening voor afvalstoffen logistiek; Slibregistratie strategie Ontwikkelen van gezamenlijke informatievoorziening mbt herverdelen rioleringstaken in het kader van de samenwerking met gemeentes. informatie behoefte WIS (Waterschap Informatie Systeem) Onderzoek naar Informatiesysteem voor Processturing Onderzoek naar Informatiesysteem voor Energy registratie Visie op onderhoudsinformatie (asset management) uitgevoerd door werkgroep Vereniging van Zuiverings Beheerders gereed in Q Noot : Voor alle genoemde nieuwe ontwikkelingen geldt dat de Begeleidingscommissie Afvalwaterzuivering (waarvan de leden ook deelnemen in de Vereniging van Zuivering Beheerders) deze ontwikkelingen actief volgt voor een optimale advisering in het besluitvormingstraject van nieuwe ontwikkelingen, via de Programmaraad, aan het Bestuur HWH. 3 Nieuwe ontwikkelingen kennen een eigen traject voor besluitvorming (zie bijlage 4). 5/28

61 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering 3 Te behalen Resultaat BF Afvalwaterzuivering (algemeen) 2013 In dit hoofdstuk worden de programma- doelen, resultaten en risico s beschreven die voor de hele bedrijfsfunctie gelden. Binnen de bedrijfsfunctie speelt een aantal ontwikkelingen die naar verwachting hun invloed zullen hebben op de informatievoorziening. Het betreft de actie Storm/Bestuursakkoord Water, naar aanleiding waarvan onder andere een herverdeling van waterbeheertaken en in het bijzonder ook de taken binnen de afvalwaterketen verschuiven. Overdracht van rioleringsbeheer van gemeenten naar waterschappen is onderwerp van discussie. Daarnaast worden eisen gesteld aan de informatieverplichtingen en gegevensuitwisseling, onder andere t.b.v. de landelijke benchmark afvalwaterzuivering en wettelijke verplichtingen (bv. op het gebied van afvalstoffen en energie efficiency). In 2013 willen we graag de stappen beschrijven (routekaart) om te komen tot integrale keteninformatie. Daarnaast zal er op relaties met andere ontwikkelingen worden gelet en met elkaar in contact worden gebracht. Doel Resultaat Integrale keteninformatie Vastgestelde routekaart waarvoor draagvlak is bij de waterschappen Risico s bf Afvalwaterzuivering (algemeen) Binnen de bedrijfsfunctie afvalwaterzuivering zijn de volgende risico s onderkend, die niet direct aan één informatiesysteem te koppelen zijn. 6/28

62 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 In een GR geldt 10% werk voor derden (niet waterschappen), verdere samenwerking met gemeenten of andere organisaties kan knelpunt worden 2 De te ontwikkelen uitwerking van de visies veranderen alsnog de prioritering en financiële planning Juridisch organiseren via bestuursbesluit Bij grote veranderingen in prio en/of financieel besluitvorming in begrotingswijzigingen via de programmaraad. 3 Dubbel werk door HWH en VvZB Tijdig afstemmen van programmaplannen projecten van HWH en VvZB, procesleider zorgt met voorzitter BC voor afstemming binnen de VvZB. 4 Onvoldoende capaciteit bij waterschappers en HWH. Dit kan leiden tot vertraging in uitvoering van activiteiten van jaarplan pessimistisch plannen en inspanningverwachting van deelnemers expliciet maken. Prioritering scherp stellen; keuzes maken tussen prioriteit 1 en 2. Inhuren expertise buiten WS 4 VvZB = Vereniging van Zuiverings Beheerders 7/28

63 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering 4 Te behalen Resultaat IS Z-info 2013 Het in ontwikkeling zijnde informatiesysteem Z-info ondersteunt het beheren van afvalwaterzuiveringen en wordt vanaf de juni 2012 centraal gehost. Z-info is één professioneel ingerichte centrale voorziening (gehost) waarop waterschappen qua implementatie kunnen instappen op het moment dat hen dat uitkomt; Waarin alle uniformeringen/standaarden (validatie, berekeningswijzen, rapportages etc.) zijn geïmplementeerd die tot dan toe zijn ontwikkeld (zoals in de uniformeringstrajecten die door het Landelijk TechnologenPlatform (LTP) zijn uitgevoerd); Met alle benodigde draaiboeken, templates etc. die ervoor zorgen dat een instappend waterschap een implementatie op efficiënte en effectieve wijze zelf kan uitvoeren; Waarvan het beheer en de doorontwikkeling is ingebed in de uitvoeringsorganisatie van Het Waterschapshuis (HWH). Middels de centrale voorziening Z-info wordt bereikt: - Uniformiteit in het werken met zuiveringsinformatie; - Schaalvoordelen in termen van kosten van implementatie, beheer en doorontwikkeling; - Kwalitatieve voordelen in termen van professionaliteit, continuïteit en standaardisatie. In 2012 wordt na een gedane pilot het product Z-info opgeleverd en overgedragen aan HWH voor het beheer. Voor Beheer en Onderhoud Z-info wordt in april 2012 een voorstel behandeld in de programmaraad, waarna er contracten met de deelnemende waterschappen worden gesloten. Na aansluiting van de waterschappen op Z-info zal de voorziening geoptimaliseerd worden, denk ook aan digikoppelingen als onderdeel van de integrale keteninformatie. Beheer voorziet ook in een centraal functioneel beheerder welke o.a. zorgt voor ongestoord en optimaal gebruik van de applicaties, vertalen van businesswensen in noodzakelijke wijzigingen, behartigen van het belang van de business in (IT-)projecten, zorgen voor het geruisloos in productie nemen van nieuwe en gewijzigde applicatie. Wanneer ook opleiding en implementatie en koppelen van de procesautomatisering aan de centrale Z-info in gezamenlijkheid wordt gedaan wordt de businesscase nog sterker. Wij vragen waterschappen zichtbaar te maken op welke manier er sprake is van inverdieneffecten en hoe die effecten zich vertalen naar lagere kosten. Doel Resultaat Z-info in beheer Alle waterschappen (in eigen tempo) aangesloten op generieke oplossingen Z-info en stabiel beheer 8/28

64 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering Risico s IS Z-info Met betrekking tot het informatiesysteem Z-info worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Besluitvorming in 2012 is erg krap, wanneer het besluitvormingstraject lang duurt, is het mogelijk dat waterschappen afhaken en individueel verder gaan 2 Geen consensus uniforme inrichting, Geleverd product voldoet niet aan kwaliteitsverwachtingen. 3 Onvoldoende capaciteit op het juiste moment bij waterschappers en HWH en/of leverancier voor de realisatie 4 Waterschappen gaan niet akkoord met het bereikte resultaat (juridische constructie met leverancier) Voldoende communicatie over de resultaten en tijdens diverse uit te voeren activiteiten Organiseren brede gebruikersgroep. Requirements-analyses met heldere prioritering. Parkeerlijst voor volgende release(s) instellen Organiseren van de implementatie (gefaseerd instappen) Uitvoering van een degelijke uitvoeringstoets door HWH; waterschappen bij deelname wijzen op risico s zodat deze vooraf bekend zijn en maatregelen kunnen worden genomen om deze aanvaardbaar te maken 9/28

65 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering 5 Te behalen Resultaat IS IRIS ZIS 2013 Met behulp van de IRIS module ZIS (in gebruik bij 4 waterschappen) kunnen alle waterkwaliteitsgegevens van een RWZI, en de bijbehorende processen en onderdelen, geregistreerd worden. Tevens kunnen ook allerlei bijbehorende procesgegevens opgeslagen worden (o.a. energieverbruik). Op basis van deze registraties kunnen rapporten voor de zuivering worden gemaakt (bv. Efficiëntie van de processtappen). Op 11 juni 2010 heeft de programmaraad ingestemd met het voorstel van de VvZB en PC A&S met de gezamenlijke keuze van de waterschappen voor een andere informatievoorziening als standaardapplicatie (Z-info) ter ondersteuning. De waterschappen kunnen op een door hun zelf te bepalen termijn (voor ZIS waterschappen binnen een nog te stellen einddatum) op individuele basis aansluiten op Z-info. Alle activiteiten met betrekking tot ZIS zullen er op gericht zijn de betreffende waterschappen (ZIS waterschappen) te ondersteunen bij de aansluiting op Z-info. Met de gebruikende waterschappen samen gaan we vaststellen welke uitfaseer activiteiten er moeten plaatsvinden. Waterschap Noorderzijlvest gaat al eerste over op de centrale voorziening Z-info, van haar ervaring kunnen we gebruik maken om de andere waterschappen te begeleiden bij de overgang. Vastgesteld is dat IRIS technisch verouderd is en daarom vindt in 2012 de voorbereiding van een technische migratie plaats die dan in 2013 zal worden gereleased. De module ZIS wordt geconserveerd. Investeren in modernisering vindt niet plaats aangezien de module ZIS wordt vervangen door een andere voorziening. Doel Resultaat Z-info in beheer (geen dubbele voorzieningen daarom uitfaseren) Uitfasering van IRIS module ZIS, bij Waterschap Noorderzijlvest, Waterschap Reest en Wieden, Waterschap Velt en Vecht, Waterschap Hunze en Aa s. Wel technisch opwaarden om nog door te kunnen werken met ZIS. Risico s IS IRIS ZIS Met betrekking tot het informatiesysteem ZIS worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Bij vertraging uitfasering oplopende kosten ZIS beheer vanwege niet kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen en maken van workarounds daardoor Vanuit HWH en VvZB actief ondersteunen van de uitfasering door naar een einddatum toe te werken. 10/28

66 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering 6 Te behalen Resultaat IS IRIS RIOKEN 2013 Rioken is een IRIS module die helpt om rioleringsgegevens eenmalig en eenduidig te registreren (basisregistratie), actueel te houden en goed toegankelijk te maken. In de meeste steden en gemeenten wordt bij het opstellen van waterbeheerplannen en waterplannen steeds vanuit een integrale systeemgedachte gewerkt, waarbij riolering, zuivering en oppervlaktewater in samenhang worden bestudeerd en maatregelen worden afgestemd. Dit vereist een totaaloverzicht van zowel de riolering als het oppervlaktewater. Daarnaast wordt er in toenemende mate gekeken naar de effecten van bijvoorbeeld overstorten op het ontvangende water, bepaling van effecten, de IRIS module Rioken (of een ander informatiesysteem) zou hierin moeten kunnen voorzien. Van de module RIOKEN is in de PRSA IRIS 5 vastgesteld dat deze tot de kern van IRIS behoort. Vastgesteld is dat IRIS technisch verouderd is en daarom vindt in 2012 de voorbereiding van een technische migratie plaats die dan in 2013 zal worden gereleased. De module wordt dan gemoderniseerd. Mogelijk kan met de technische modernisering een aantal functionele (procesondersteunende) wenswijzigingen worden doorgevoerd en in 2012 worden voorbereid. Doel Resultaat Compacter IRIS; Gerealiseerde (Technische gemoderniseerde en Functioneel geoptimaliseerde) en geteste omgeving Doel Verbeteren functionaliteit RIOKEN Resultaat Gerealiseerde en geteste omgeving IRIS release 2013 Doel Resultaat Samenwerking zoeken/initiëren met gemeenten Onderzocht systeemlandschap in de keten (waterschap versus gemeenten) Vanaf 2013 zal naar verwachting het resultaat zijn dat de module wordt voorbereid op optimale communicatie voor de samenwerking met gemeenten op het gebied van rioleringstaken. 5 PRSA=Project Start Architectuur IRIS uit /28

67 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering Risico s IS IRIS RIOKEN Met betrekking tot het informatiesysteem RIOKEN worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Samen werking met gemeenten neemt een vlucht en daardoor kan capaciteitstekort bij HWH ontstaan vanwege niet tijdig kunnen aantrekken medewerkers 2 De te ontwikkelen uitwerking van de visies veranderen alsnog de prioritering en financiële planning 3 Wijzigingen passen niet in het release schema van IRIS In een GR geldt 10% werk voor derden (niet waterschappen), verdere samenwerking met gemeenten of andere organisaties kan knelpunt worden 5 Complexiteit van projecten neemt toe door verticale samenwerking en kwantiteit daarvan Goede inzetafspraken maken en deze vastleggen. Vragen inzet eigen waterschappers/gemeente ambtenaren om resultaten te realiseren Bij grote veranderingen in prio en/of financieel besluitvorming in begrotingswijzigingen via de programmaraad Scherp prioriteren (delen) meenemen naar volgende release Juridisch organiseren via bestuursbesluit Tijdig capaciteit reserveren en vooraf financiële afspraken organiseren. Heldere projectproducten en mijlpalen afspreken en deze afspraken bewaken. 12/28

68 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering 7 Te behalen Resultaat IS IRIS LIS 2013 De module LIS verzorgt vooral de registratie van de afvalwatertransport infrastructuur (m.n. persleidingen). IRIS-LIS dient het proces van Leiding Ontwerp - Leiding aanleggen - Leiding inmeten - Leiding buiten gebruik - Leiding verwijderen te ondersteunen. Gegevens zijn gekoppeld/geïntegreerd met de module ERGO en Rioken en het WION portaal heeft een groot deel van de functionaliteit in zich, die voorheen met LIS werd ondersteund (KLIC-meldingen). In 2011 en 2012 is een Keuze traject IRIS LIS uitgevoerd. Hieruit is naar voren gekomen dat IRIS het meest geschikte informatiesysteem is om leiding informatie vast te leggen. Tevens is vastgesteld dat LIS tot de kern van IRIS behoort. Vastgesteld is dat IRIS technisch verouderd is en daarom vindt in 2012 de voorbereiding van een technische migratie plaats die dan in 2013 zal worden gereleased. Mogelijk kan met de technische modernisering een aantal functionele (procesondersteunende) wenswijzigingen worden doorgevoerd en in 2012 worden voorbereid. Na het Keuze traject IRIS-LIS wordt een nieuwe Business case uitgewerkt in In dat traject zou duidelijk moeten worden of IRIS LIS behouden blijft of dat de benodigde functionaliteit wordt geïntegreerd met IRIS RIOKEN of IRIS BASIS. Mocht dit laatste gebeuren dan gaan de waterschappen niet meteen over. In de business case zou naar voren moeten komen hoelang LIS nog behouden blijft. Recente ontwikkelingen rondom samenwerking met gemeenten in de afvalwaterketen dient in dit onderzoek meegenomen te worden, zodat er een toekomst vaste investering gedaan kan worden. Alle waterschappen worden geïnformeerd over de resultaten van de business case, door bredere toepassing binnen de waterschappen kan nog meer schaalvoordelen behaald worden. Doel Resultaat Compacter IRIS; Gerealiseerde (Technische gemoderniseerde en Functioneel geoptimaliseerde) en geteste omgeving Doel Verbeteren functionaliteit LIS (n.a.v. onderzoeks resultaten) Resultaat Gerealiseerde en geteste omgeving IRIS release /28

69 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering Risico s IS IRIS LIS Met betrekking tot het informatiesysteem LIS worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Waterschappen gaan niet meteen over op de nieuwe versie 2 Wijzigingen passen niet in het release schema van IRIS Geen budget beschikbaar voor moderniseren module Waterschappen begeleiden bij overgang nieuwe LIS en financiering op orde Scherp prioriteren (delen) meenemen naar volgende release Scherp prioriteren en faseren of een begroting wijziging aanvragen. 14/28

70 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering 8 Te behalen Resultaat IS BVZ 2013 De Bedrijfsvergelijking Zuiveringsbeheer (BVZ) is een landelijke bedrijfsvergelijking van de zuiveringsbeheerders. Kwaliteit, kosten en innovatie van de beheerders worden met elkaar vergeleken. Vanuit de Unie van Waterschappen heeft HWH namens de waterschappen in 2011 opdracht gekregen voor het organiseren van een voorziening ter ondersteuning van de bedrijfsvergelijking zuiveringsbeheer. HWH levert per 1 januari 2013 een goed werkend datasysteem voor de Bedrijfsvergelijking Zuiveringsbeheer dat past binnen de gewenste toekomstige datastructuur voor de bedrijfsvergelijkingen, waar gebruikers goed mee uit de voeten kunnen en dat een vlotte uitvoering van de Bedrijfsvergelijking Zuiveringsbeheer in 2013 mogelijk maakt. Het gaat om een eenmalige opdracht van 1 jaar om een nieuw datasysteem voor de BVZ te ontwikkelen en het systeem daarna in beheer te nemen. Eén van de projectresultaten is een beheerplan en begroting. De voorziening wordt vanaf 2013 opgenomen onder beheer HWH waarin alle waterschappen deelnemen. Doel Bedrijfsvergelijkingen Zuiverings Beheer in beheer nemen Resultaat Een gerealiseerde en geteste omgeving voor het doen van de BVZ in 2013 De realisering van het informatiesysteem wordt in 2012 gefinancierd door de Unie van Waterschappen waarmee een overeenkomst wordt gesloten. Voor wat betreft het beheer en onderhoud en het hosten van het systeem betreft het een nieuwe ontwikkeling. De kosten hiervan zijn nog niet bekend en een inschatting hiervan wordt door het project opgeleverd, Beheer behoeft ook een centraal functioneel beheerder welke o.a. zorgt voor ongestoord en optimaal gebruik van de applicaties, vertalen van businesswensen in noodzakelijke wijzigingen, behartigen van het belang van de business in (IT-)projecten en zorgen voor het geruisloos in productie nemen van nieuwe en gewijzigde applicatie. In het beheerplan moet deze worden mee begroot. Streven is om schaalvoordeel te behalen op hosting gebied. Naast Z-info zal ook de voorziening van bedrijfsvergelijking mogelijk centraal worden gehost. Het is de verwachting dat ook het beheer en onderhoud van de datasystemen benodigd voor de bedrijfsvergelijkingen watersysteembeheer en waterpeil van de Unie zullen over gaan op termijn naar Het Waterschapshuis. 15/28

71 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering Risico s IS BVZ Met betrekking tot het informatiesysteem BVZ worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Onvoldoende capaciteit bij HWH om de BVZ in beheer te nemen. 2 Product uiteindelijk niet zonder meer geschikt voor andere bedrijfsvergelijkingen Er op toezien dat bij HWH personele capaciteit geregeld wordt nog gedurende het selectie traject Opstellen Project Start Architectuur en toets op vergelijkbaarheid requirements 16/28

72 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering 9 Benodigde middelen Afvalwaterzuivering Hier zijn de bedragen voor de verwachte exploitatie- en projectkosten van dit programma 6 opgenomen. Een toelichting op de geldstromen van Het Waterschapshuis staat in bijlage 6. 6 Programma kosten worden per IS aan de deelnemende waterschappen doorbelast op basis van diverse verdeelsleutels. De algemene kosten van de bedrijfsfunctie worden aan alle deelnemende waterschappen doorbelast. Kosten per waterschap worden in overzichten bij de begroting inzichtelijk. 17/28

73 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering 9.1 Exploitatiekosten 2013 en meerjarenraming De kosten (exploitatie) die niet aan een specifiek informatiesysteem worden toegewezen zijn: Strategie, Beleid en Innovatie (behoeftemanagement), Contractmanagement, Personeelskosten en Bureaukosten. De overige hoofdposten 7 zijn wel specifiek aan een informatiesysteem (IS) te relateren. Tabel Exploitatiekosten BF Afvalwaterzuivering Hoofdpost Strategie, beleid, innovatie (Behoeftemanagement) Contractmanagement Personeelslasten Bureaukosten Beheer en Onderhoud Z-info (nieuw) Beheer en Onderhoud BVZ (nieuw) Aparte besluitvorming april 2012 Aparte besluitvorming juli 2012 pm pm pm pm pm pm Totaal Zie bijlage 2 Legenda Hoofdposten 8 Financiële risico s en onzekerheden zijn opgenomen in de raming. In totaal wordt niet meer uitgegeven dan begroot. 9 Contractmanagement en Bureaukosten (o.a. Communicatie en IT) zijn veelal centraal binnen de afdeling Projecten en Beheer belegd. Het hier genoemde budget is de bijdrage hieraan vanuit de bedrijfsfuncties. 10 Personeelslasten betreft de inzet van de procesleider en functioneel coördinator van de bedrijfsfunctie en de verdeling over de bedrijfsfuncties van het afdelingshoofd Projecten en Beheer, programmamanagers, programmasecretarissen en inkoopfunctionaris. De kosten van de inhuur van projectleiders voor de uitvoering van het programma zitten in het budget van de activiteit. 11 Contractmanagement en Bureaukosten (o.a. Communicatie en IT) zijn veelal centraal binnen de afdeling Projecten en Beheer belegd. Het hier genoemde budget is de bijdrage hieraan vanuit de bedrijfsfuncties. 18/28

74 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering 9.2 Projectkosten BF Afvalwaterzuivering Middelen groot onderhoud IRIS modules In de vastgestelde Programmabegroting 2011 Het Waterschapshuis : is voor een initiële investering van 2 miljoen beschikbaar gesteld voor de modernisering en groot onderhoud van IRIS de komende jaren. Daarnaast is voor een investering beschikbaar gesteld van 2 miljoen, deze is verwerkt in de meerjarenraming hierboven. De bijdrage in de bovengenoemde projecten niet voor eigen rekening voor de modernisering en groot onderhoud maakten in de programmabegroting 2011 onderdeel uit van de exploitatiekosten ( going concern ). Aflossing voor de bijdrage startte reeds eerder in 2012 en loopt nog door de komende jaren. Projecten worden verrekend naar daadwerkelijk gemaakte kosten. In totaal wordt niet meer uitgegeven dan begroot. De programma s van de bedrijfsfuncties moeten nog verder worden geprioriteerd en uitgewerkt. Als blijkt dat een programma grote wijzigingen ondergaat, is het mogelijk dat de bijdrage naar beneden zal worden bijgesteld. Er is overigens geen rekening gehouden met middelen die nodig zijn als in gezamenlijkheid door de waterschappen wordt besloten dat een bepaald IS end-of-life is en opnieuw moet worden ontwikkeld voor de bedrijfsfunctie. Dit zal met de waterschappen worden afgestemd en ter besluitvorming worden voorgelegd. Eind 2014 wordt verwacht dat voor IRIS het groot onderhoud afgerond is en wordt het reguliere beheer en onderhoud via exploitatie verrekend. De bedragen in de kolommen 2014 en later zijn de opgenomen in de meerjaren exploitatie overzichten. Voor de IRIS modules binnen deze bedrijfsfunctie worden hierna de bijdrage weergegeven. Lopende projectkosten en rentelasten 12 worden per informatiesysteem aangegeven. 12 Projecten worden tijdens ontwikkelingsperiode voorgefinancierd door HWH en leiden bij projectvoltooiing niet tot activa van HWH. Aan de deelnemers wordt jaarlijks een bijdrage gevraagd ter dekking van de projectkosten en rentelasten. De bijdragen kan na of tijdens ontwikkelingsperiode worden verrekend. Projecten niet voor eigen rekening wil zeggen dat HWH geen activa op de balans verkrijgt bij het realiseren van het project. 19/28

75 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering ontwikkelperiode van modernisering en groot onderhoud IRIS Module Ontwikkeling / Vastgesteld Investerings ontwikkelperiode en projectkosten Informatie systeem in Begroting bedrag IRIS LIS deel IRIS LIS deel Totaal Ontwikkeling / Vastgesteld Investerings ontwikkelperiode en projectkosten Informatie systeem in Begroting bedrag IRIS RIOKEN deel IRIS RIOKEN deel Totaal Ontwikkeling / Vastgesteld Investerings ontwikkelperiode en projectkosten Informatie systeem in Begroting bedrag IRIS ZIS deel vervallen IRIS ZIS deel Totaal Na het moderniseringstraject (eind 2013) wordt besloten of deel 2 van de investering wordt opgehaald omdat deel 1 mogelijk voldoende is voor de realisatie van de modernisering RIOKEN. Voor een voorziening/functionaliteit voor de samenwerking met gemeenten op riolerings gebied is aparte bestuurlijke besluitvorming via de Programmaraad gewenst en zal deel 2 niet worden aangewend. 14 Te gebruiken voor verwijderen code ZIS, overhevelen functionaliteit, migratie en conversie gegevens e.d. 20/28

76 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering 9.3 Nieuwe exploitatie en projectkosten Nieuwe exploitatie betreft kosten op basis van goedgekeurde nieuwe ontwikkelingen in Er zijn op dit moment geen goedgekeurde nieuwe ontwikkelingen in de bedrijfsfunctie Meerjarenraming totaal Totaal exploitatie- en projectkosten bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering (AZ) (exclusief Nieuwe exploitatie ) AZ Exploitatie Projectkosten Totaal BF AZ 15 Projecten niet voor eigen rekening 21/28

77 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering Bijlage 1 : Beschrijving van de bedrijfsfunctie De bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering omvat de processen: A. Transporteren van afvalwater; Het rioolwater wordt door gemeenten en bedrijven aangeleverd aan het waterschap en wordt door het waterschap vanaf het overnamepunt getransporteerd naar de rwzi s met behulp het transportstelsel. B. Zuiveren van afvalwater; Het aangevoerde rioolwater wordt op rwzi s gezuiverd en vervolgens wordt het gezuiverde afvalwater geloosd op het oppervlaktewater. C. Verwerken en afzetten slib; Bij het zuiveren van afvalwater ontstaat als restproduct slib. Dit slib moet op een verantwoorde wijze worden verwerkt en afgezet. Het slib wordt meestal ontwaterd en verder verwerkt (verbrand of gedroogd). De bedrijfsfunctie worden ondersteund met meerdere modules die elkaar, afhankelijk van het gebruik door waterschappen, (kunnen) aanvullen. Momenteel is een aantal informatiesysteem bij HWH in beheer, te weten: Rioken, LIS en ZIS. De IRIS module Rioken ondersteunt het proces van het opstellen en onderhouden van (basis) rioleringsplannen voor rioleringsstelsels. De IRIS module LIS verzorgt met name de registratie van de afvalwatertransport infrastructuur (m.n. persleidingen). Waterschappen kiezen voor een centrale standaard die de mogelijkheid geeft om ook op het gebied van zuiveringsinformatie samen te werken (Z-info), een aantal waterschappen gebruikt hiervoor (nog) de IRIS module ZIS. Vanaf 2013 zou met een nieuwe voorziening de bedrijfsvergelijking zuivering beheer gedaan moeten worden; een datamanagement systeem wat in meerjaren wordt uitgebreid met de andere bedrijfsvergelijkingen. 22/28

78 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering Informatiesystemen (IS) bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering In onderstaande tabel staan de gezamenlijke informatievoorzieningen van de bedrijfsfunctie afvalwaterzuivering die in beheer zijn bij Het Waterschapshuis. De omvang en de vormen van beheer per informatiesysteem zijn terug te vinden in het de jaarplannen. Naam Omschrijving Status Z-info IRIS module ZIS IRIS module RIOKEN IRIS module LIS Z-info beperkt zich tot gegevens die nodig zijn om informatie te genereren over de werking van de biologische en fysisch/chemische processen die zich in de installatie afspelen. Ten aanzien van sliblogistiek voorziet Z-info slechts in gegevens met betrekking tot geproduceerde slibeenheden en de kwaliteit daarvan op de ene installatie en ontvangst van die partij op de andere installatie (ten behoeve van sluitende balansen). Idem voor andere reststoffen die relevant zijn voor de werking van die processen. IRIS module voor het ondersteunen van de informatievoorziening van het zuiveringsproces zelf (t.p.v. de RWZI s) en ook de technologen en nieuwbouwprocessen. Waterschappen hebben gekozen voor een nieuwe voorziening t.b.v. het beheren van afvalwaterzuiveringen te weten Z-info. Rioken is een IRIS module die helpt om rioleringsgegevens eenmalig en eenduidig te registreren (basisregistratie), actueel te houden en goed toegankelijk te maken en wordt gebruikt voor het beoordelen van effecten van rioleringsmaatregelen op de zuiveringstechnische werken. Ondersteunt hiermee o.a. het proces van beoordelen van rioleringsplannen. De module LIS verzorgt met name de registraite van de afvalwatertransport infrastructuur (m.n. persleidingen). IRIS-LIS ondersteunt het proces van Leiding Ontwerp -Leiding aanleggen - Leiding inmeten - Leiding buiten gebruik - Leiding verwijderen. Productie/in ontwikkeling In ontwikkeling Aanbevolen onderdeel Productie Uitfasering start als programma Z-info is vastgesteld. Productie Kernonderdeel Productie Kernonderdeel BVZ De nieuwe centrale database voor ondersteuning en uitvoering van de bedrijfsvergelijkingen zuiverings beheer. In ontwikkeling In het kader van de WVO is er een relatie met vergunningverlening en handhaving (hiervoor gebruikt een groot aantal waterschappen de IRIS module VenH) 23/28

79 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering Bijlage 2: Legenda Hoofdposten Strategie, beleid, innovatie (Behoeftemanagement); o Onderzoeksbudget, quick scans en business cases o Vergaderingen en bijeenkomsten Contractmanagement; o contracten, inkoop, audits, SLA, DAP o juridische ondersteuning Gebruiksbeheer; o Gebruikersondersteuning o o helpdesk en incidentmanagement opleidingen o vergaderingen en bijeenkomsten Functionaliteitenbeheer; o Specificeren o Documentatie o wens-wijzigingen Applicatiebeheer; o Probleembeheer o Fout-wijzigingen o beheer Releasebeheer; o o o organisatie release testen release transitie/ uitlevering o implementatieondersteuning Technisch beheer; o Hardware o Software o beheer Bureaukosten werkveld; o Personeelslasten o o IT communicatie 24/28

80 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering Bijlage 3: Toelichting vormen beheer en onderhoud Vormen van beheer en onderhoud De Beheeractiviteiten die belegd kunnen zijn: 1. Functioneel beheer: de functionele vraag, in brede zin, organiseren. Behoefte management Contractmanagement Gebruiksbeheer (o.a. 2 e lijns servicedesk/incidentmanagement) Functionaliteitenbeheer o Adaptief onderhoud o Additief onderhoud 2. Releasebeheer: releasebeleid en planning. Veelal centraal belegd bij Basis diensten. 3. Applicatiebeheer: uitvoeren beheer en onderhoud aan het informatiesysteem Preventief onderhoud Correctief onderhoud Perfectief onderhoud Realiseren adaptief en additief onderhoud. 4. Technisch beheer: het beheren van de omgevingen van het informatiesysteem de ontwikkel-, test-, en acceptatie-omgeving productieomgeving Toelichting typen onderhoud: Preventief Onderhoud: het voorkomen van Onvolkomenheden in de Programmatuur, dat wil zeggen door het nemen van geëigende maatregelen waarborgen dat de Programmatuur conform het bepaalde in of bij deze Overeenkomsten zal functioneren. Correctief Onderhoud: Het opsporen en herstellen van Onvolkomenheden in de Programmatuur en de Documentatie, nadat deze door Opdrachtgever zijn gemeld, middels het ter beschikking stellen van Hotfixes, Patches of Releases aan Opdrachtgever. Perfectief Onderhoud: Het verbeteren van de prestaties van de Programmatuur, middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of Releases aan Opdrachtgever. Adaptief Onderhoud: Het aanpassen van de Programmatuur vanwege externe ontwikkelingen (veranderde wet- en regelgeving of Infrastructuur) middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of Releases aan Opdrachtgever. Additief Onderhoud: Het uitbreiden van de functionaliteit van de Programmatuur (bijvoorbeeld naar aanleiding van gebruikerswensen), middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of nieuwe Releases aan Opdrachtgever. Wens-wijzigingen en Fout-wijzigingen Het proces Wijzigingsbeheer heeft betrekking op alle wijzigingen (zowel wenswijzigingen (=adaptief en additief onderhoud) als fout-wijzigingen (=correctief onderhoud, bugfixes)), die in de beheerde software en documentatie doorgevoerd worden. Zie voor meer informatie het Handboek Beheer. 25/28

81 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering Bijlage 4: Route nieuwe ontwikkelingen Nieuwe ontwikkelingen vallen niet onder de uitvoering van HWH totdat er door het bestuur opdracht is gegeven aan de directie HWH voor uitvoering. En horen in die zin niet thuis in het programmaplan. Toch is het voor de programmaplannen handig om te noteren wat er (mogelijk) gaat spelen. De Programmaraad dient deze ontwikkelingen namelijk op te nemen in een groslijst voor hun jaaragenda. Daarnaast verricht HWH ook werkzaamheden ter ondersteuning van de besluitvorming door de diverse gremia, denk aan: Op verzoek Input leveren voor de business case van de nieuwe ontwikkeling; Uitvoeren van de Uitvoeringstoets. De SD HWH is verantwoordelijk voor de volledige programmering, het ontstaan van nieuwe programma s/projecten en het uitvoeren van bestaande programma s. Onderstaand schema beschrijft de route van nieuwe ontwikkelingen: Toelichting: Besluitvorming vindt plaats op basis van een Business case van de nieuwe ontwikkeling. Voor kunnen doorlopen van de business case fase worden intentieverklaringen bij de waterschappen opgehaald De Programmaraad wint advies in bij I-platform over een nieuwe ontwikkeling De Programmaraad adviseert aan het bestuur Uitvoeringstoets door HWH en ophalen deelnameverklaringen van waterschappen Besluit bestuur tot uitvoering Na besluitvorming de uitvoering van de projectfase (begeleiden) door HWH 26/28

82 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering Bijlage 5: Toelichting Risico tabel Voorbeeld risico tabel Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Voorbeeld: Onvoldoende capaciteit bij waterschappers en HWH voor de realisatie. 2 Geen tijdige informatie uit andere projecten pessimistisch plannen en inspanningverwachting van deelnemers expliciet maken Stuurgroep/BC de samenhang laten bewaken Programmamanager aanspreken 3 Te trage besluitvorming Bewaken agenda 4 Onduidelijke scope Afbakenen opdracht op basis van de (project)doelstellingen. 5 Niet op tijd of binnen budget opleveren 6 Geleverd product voldoet niet aan kwaliteitsverwachtingen Planning aanpassen; extra budget aanvragen, prioriteren op basis van (project)doelstellingen Goed georganiseerd requirementsmanagement inrichten om op cruciale momenten goed af te kunnen wegen wat functioneel kan wijken om binnen budget of tijd te blijven. Nr.: Cijfers: Kans: Effect: Score: opvolgend nummer uniek voor IS systeem of project 1 = klein, 2 = middelgroot en 3 = groot. beschrijft de mogelijkheid dat het risico zich zal voordoen tijdens het project. beschrijft de gevolgen van het risico. dit is het produkt van de kans x het effect Bij een score van 6 of meer worden de te nemen maatregelen door de projectleider/procesleider altijd met de Stuurgroep/Begeleidingscommissie besproken. 27/28

83 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Afvalwaterzuivering Bijlage 6: Toelichting Geldstromen Het Waterschapshuis Binnen Het Waterschapshuis zijn vijf geldstromen te onderscheiden. Nr. Soort Omschrijving Mogelijke besluitvorming 1 Investeringsprojecten 2 Onderhanden Werk projecten 3 Exploitatie projecten Jaaroverschrijdende projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft en uiteindelijk eigenaar wordt van het gerealiseerde eindproduct. Het bestuur heeft een krediet gevoteerd waardoor middels voorfinanciering door HWH het project ten uitvoer gebracht kan worden. De uitvoeringsfase is afgerond zodra het project is opgeleverd / gerealiseerd. Hierna kan bepaald worden wat de totale (voorgefinancierde) kosten zijn die geactiveerd moeten worden, als basis voor de afschrijving. De jaarlijkse afschrijvingslasten van HWH worden bij de deelnemers van het project opgehaald als kapitaallast (afschrijving en rente). Jaaroverschrijdende projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft maar geen eigenaar wordt van het eindproduct. Het bestuur heeft een krediet gevoteerd, waarbij voorfinanciering door HWH een optie is. De inkomende en uitgaande geldstroom loopt aan het einde van het project op nul, per boekjaar kan er een saldo zijn. Aan het einde van het jaar wordt de positie onderhanden werk bepaald, wat aangeeft hoeveel werkzaamheden er zijn verricht die nog niet zijn verrekend met de deelnemers aan het project. Het project is technisch afgerond zodra de doelstelling is bereikt. Het project is economisch afgerond zodra de totale OHW positie is vereffend. Projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft. Met specifieke doelbestemmingen worden bijdrages geïnd bij de deelnemers. HWH voert projectmanagement uit. Verschillen tussen realisatie en begroot leiden tot een saldo op een projectrekening. Er is geen sprake van voorfinanciering door HWH, per boekjaar wordt door het bestuur het resultaat bepaald van de inkomende en uitgaande projectgelden (= saldo projectrekening). 4 Exploitatie Dit betreft niet-projectgebonden uitgaven van een lopend jaar. De kosten keren veelal jaarlijks terug. Er is geen sprake van meerjarig nut. De kosten en opbrengsten komen tot uitdrukking in het jaarrekeningresultaat van HWH. Niet van toepassing aangezien de kredieten reeds meerjarig zijn vastgesteld Niet van toepassing aangezien de kredieten reeds meerjarig zijn vastgesteld Opties: - terugbetalen aan waterschappen - aanvullend factureren - beschikbaar houden voor volgend boekjaar - verrekenen met andere projecten Opties: - terugbetalen aan waterschappen - aanvullend factureren - vormen van een bestemmingsreserve 5 Kassiers functie HWH int geld van deelnemers en betaalt leverancier. Niet van toepassing 28/28

84 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving versie 1.0 Decos Bijlage 5-4 Programmabegroting april 2012

85 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving 2/24

86 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving Inhoudsopgave 1 Inleiding Planningcyclus Het Waterschapshuis Meerjaren perspectief BF Vergunningverlening en handhaving(algemeen) Te behalen Resultaat BF Vergunningverlening en handhaving (algemeen) Te behalen Resultaat IS IRIS VenH Te behalen Resultaat IS Iris KIM Te behalen Resultaat IS Informatiesysteem OLO/Water Te behalen Resultaat IS e-formulier Digitaleaangifte bedrijven Benodigde middelen Exploitatiekosten 2013 en meerjarenraming Benodigde middelen Projecten niet voor eigen rekening. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd Middelen groot onderhoud IRIS modules Nieuwe exploitatie Meerjarenraming totaal Bijlage 1 : Beschrijving van de bedrijfsfunctie VenH Bijlage 2: Legenda Hoofdposten Bijlage 3: Toelichting vormen beheer en onderhoud Bijlage 4: Route nieuwe ontwikkelingen Bijlage 5: Toelichting Risico tabel Bijlage 6: Toelichting Geldstromen Het Waterschapshuis /24

87 Programmaplan 2013 BedrijfsfunctieVergunningverlening en handhaving 1 Inleiding 1.1 Planningcyclus Het Waterschapshuis Het Programmaplan maakt onderdeel uit van de planningscyclus binnen Het Waterschapshuis (HWH). De volgende hiërarchische onderbouwing in de planningscyclus binnen (HWH) is van toepassing: 1. Begroting HWH jaar; bundeling programmaplannen; vast te stellen door het bestuur 2. Programmaplan per bedrijfsfunctie, als onderdeel van 1 3. JaarPlan per bedrijfsfunctie, vast te stellen door de Secretaris Directeur van HWH 4. Project- en Werkplan(nen) per bedrijfsfunctie, nadere specificatie van 3; vast te stellen door (secretaris-)directeur De begroting 2013 kent onderliggende programmaplannen, één per bedrijfsfunctie. De programmaplannen vormen de basis voor integratie tot één HWH begroting. In de programmaplannen per BF 1 is op hoofdlijn vastgesteld welke doelstellingen voor voor de periode zijn onderkend voor de bij HWH in beheer zijnde informatiesystemen en diensten. Dit programmaplan bevat de doelstellingen voor de systemen, die HWH voor de waterschappen beheert betreffende de bedrijfsfunctie Vergunningverlening en Handhaving (VenH). De systemen zijn: - Omgevingsloket Online/water voor het digitaal aanvragen van vergunningen en melden van aktiviteiten; - IRIS VenH voor het behandelen van vergunningsaanvragen; - IRIS Kim/schouw voor het registreren van de bevindingen van het schouwen; - Het elektronisch formulier betreffende het aanleveren van gegevens over de lozingsheffing door bedrijven aan waterschappen en belastingkantoren. Hoofdstuk 2 van dit programmaplan beschrijft het meerjaren perspectief en de verwachte ontwikkelingen binnen de bedrijfsfunctie. De algemene doelstellingen van VenH staan in hoofdstuk 3. De hoofdstukken 4, 5, 6 en 7 bevatten de doelstellingen van resp. IRIS VenH, IRIS Kim/schouw, Olo/water en het e-formulier digitale aangifte lozingsheffing bedrijven. Mogelijke risico s worden benoemd en beheersmaatregelen voorgesteld. In hoofdstuk 8 zijn benodigde middelen uitgewerkt. Bij de begroting is het nullijn-beginsel als uitgangspunt genomen. In bijlage 1 vindt u een algemene beschrijving van de bedrijfsfunctie en haar processen en de informatiesystemen (IS 2 )die er deel van uitmaken. Bijlage 2 bevat een legenda van de hoofdposten. Bijlage 3 staat een toelichting op de vormen van Beheer en Onderhoud. Bijlage 4 beschrijft de route van nieuwe ontwikkelingen. Bijlage 5 tenslotte is een toelichting op de gebruikte risicotabellen. 1 BF=bedrijfsfunctie 2 IS = Informatiesysteem 4/24

88 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving 2 Meerjaren perspectief BF Vergunningverlening en handhaving(algemeen) In dit hoofdstuk is het meerjarenperspectief geschetst voor zover ontwikkeld is binnen deze bedrijfsfunctie. Visie (en missie) Vergunningverlening en handhaving zijn de instrumenten om hoofddoelen van de waterschappen in te vullen: veiligheid, voldoende en schoon water en 2011 In 2010 en was de bouw en introductie van een nieuw systeem voor het digitaal aanvragen van water-vergunningen voor de bedrijfsfunctie VenH een belangrijk onderwerp. Het is een landelijk en een door het Rijk ontwikkeld systeem. Via kunnen bedrijven, ondernemers en particulieren omgevingsvergunningen aanvragen. Per 1 april 2012 kunnen door middel van de website ook watervergunningen worden aangevraagd en meldingen worden gedaan.hwh heeft een centrale rol gespeeld bij het betrekken en informeren van vergunningverleners van waterschappen bij en over de bouw, het testen en oefenen met het nieuwe systeem. Er is bij de ontwikkeling e introductie ervan nauw samengewerkt met Rijkswaterstaat. Voor het systeem IRIS VenH, dat door 18 waterschappen wordt gebruikt, zijn twee belangrijke ontwikkelingen in gang gezet. Ten eerste zijn tot tevredenheid van de gebruikers van het systeem, veel van de openstaande wenswijzigingen gerealiseerd in de nieuwe release 1.1b, die in oktober 2011 is uitgebracht. Ten tweede is het zgn. keuzetraject gestart, waarmee uitvoering is gegeven aan de afspraken uit de Roadmap om na te gaan of IRIS VenH door een goedkoper en gebruiksvriendelijker systeem kan worden vervangen. Het keuzetraject heeft tot veel discussie geleid binnen het Gebruikersoverleg (GO), de Wijzigingsadviescommissie (WAC), de begeleidingscommissie (BC) en ook het Landelijk Overlegplatform Vergunningverlening en Handhaving (LOVH), waarin de hoofden van de afdelingen VenH zijn vertegenwoordigd. De discussie wordt in 2013 voortgezet. Voor de zomer van 2013 komt de BC (namens het LOVH) met een advies of IRIS VenH zal worden vervangen. Voor het IRIS Kim/schouw-systeem zijn relatief weinig wensen ingediend is gebruikt om een start te maken met het actualiseren van de openstaande wenswijzigingen. In 2013 worden de geactualiseerde wenswijzigingen gerealiseerd. Ook voor dit systeem is een zgn. keuzetraject gestart. Het keuzetraject moet voor de zomer van 2013 een overzicht van beschikbare systemen opleveren. In 2012 is een werkgroep opgericht dat jaarlijks Schouwplatformdagen organiseert, waarin kennis wordt gedeeld. De resultaten van het keuzetraject worden ook teruggekoppeld aan de werkgroep. Het e-formulier digitale aangifte lozingsheffing door bedrijven wordt door op twee na alle waterschappen gebruikt. Het is een succesvol formulier en de medewerkers van de waterschappen zijn nauw betrokken bij de ontwikkeling en verbetering ervan. 5/24

89 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving Personeel In 2011 was wel een procesleider VenH beschikbaar, maar geen functioneel coördinator (FC). Er is extern personeel ingehuurd om de taken van de FC uit te voeren. In 2011 is bij de waterschappen geworven om de functie van PL en FC in te vullen. Er zijn geen kandidaten vanuit de waterschappen aangedragen zodat wederom externen aangenomen om beide rollen per begin 2012 uit te voeren. Toekomstige ontwikkelingen 2013 Wet- en regelgeving De VenH-systemen moeten voldoen aan de wettelijke verplichtingen en kunnen inspelen op lokale regelgeving. Er zullen bijvoorbeeld meer algemene regels komen zodat er minder uitzonderingssituaties in vergunningen moeten worden vastgelegd. Verder is het rijk bezig met de Omgevingswet, waarin onderdelen van de Waterwet worden opgenomen. Mogelijk wordt in 2014 de Omgevingswet in 2012 van kracht. Het nieuwe werken en beveiliging Het nieuwe werken betekent onder meer het op elke lokatie kunnen werken. Voor VenH heeft dit gevolgen: systemen moeten goed met degelijke certificaten zijn beveiligd. Voor de gebruikers is het snel kunnen ontsluiten van informatie van belang. Het ontsluiten van data kan via een geo-module: de track en trace-fase van vergunningverlening, de toegankelijkheid via internet, het aanklikken van kaartjes en het snel kunnen wisselen tussen informatiebronnen Landelijk Grondwater Register (LGR) Het IPO beheert het LGR. Het IPO heeft in 2011 Het Waterschapshuis benaderd om mee te helpen bij de implementatie van het LGR bij de waterschappen. Waterschappen zijn immers samen met de provincies verantwoordelijk voor het beheer van het grondwater. De grondwateronttrekkingen worden bijgehouden in het Landelijk Grondwater Register. In 2011 is het onderwerp Landelijk Grondwater Register (LGR) in BC en WAC besproken. Voorgesteld is om eerst beleid vast te stellen betreffende het gebruik van het register. Vervolgens zal worden beoordeeld of LGR door HWH in opdracht van de waterschappen moet worden ondersteund. In dit jaarplan is het systeem LGR opgenomen. Programma Informatie-uitwisseling Milieuhandhaving Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD s), die onder meer verantwoordelijk zijn voor de handhaving van milieuwetgeving worden samengesteld. Het Programma Informatieuitwisseling milieuhandhaving (PIM) wordt ten behoeve van de RUD s door het ICTU gemaakt. De handhavers van de waterschappen krijgen mogelijk met PIM, waarmee diensten kunnen worden uitgewisseld, te maken. Modernisering technologie en Service Oriented Architecture De applicatie IRIS bestaat uit verouderde technologie, die zorgt voor moeizame wijzigingsprocessen. Door de bedrijfsfunctie Diensten is in 2011 een project gestart naar de vervanging van Oracle forms, de ontwikkelomgeving Visual Basic en ArcGis. De uitkomsten van dit project kunnen gevolgen hebben op IRIS VenH. De verwachting is dat begin 2012 bekend is hoe en welke verouderde componenten van IRIS worden vernieuwd. 6/24

90 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving De problematiek van de verouderde technologie kan deels ook worden opgelost door zaakgericht werken en moderne ICT technologie als bijvoorbeeld ServiceOriented Architecture (SOA) ingezet. SOA bestaat uit een grote verzameling met kleine stukjes functionaliteit (services). Ieder waterschap kan de services bijeen slepen, die nodig zijn voor haar werkproces. Uitwisseling Data tussen VenH-systemen In 2012 wordt onderzocht welke informatie tussen de VenH-systemen kan worden uitgewisseld. Daartoe wordt een netwerkdiagram gemaakt, waarin de mogelijke datauitwisselingen zijn weergegeven. De systemen die in het netwerkdiagram worden opgenomen zijn onder andere de backofficesystemen, DMS-systemen, LGR, Waterschapsnet (voor publicaties), PIM en OLO. De uitkomsten van dit onderzoek worden mogelijk in 2013 gerealiseerd. Strategie Informatiesystemen ondersteunen het proces op basis van Waterwet en de Algemene Wet Bestuursrecht. Relevante gegevens worden via het Omgevingsloket Online ontsloten. Het streven is om op niveau 3 te koppelen. Voor het proces Handhaving is het noodzakelijk systemen mobiel ontsloten kunnen worden. Door de snelle verandering van wetgeving is het noodzakelijk dat systemen flexibel zijn en zeer goed onderhoudbaar zijn. Optimale informatiesystemen voor het bedrijfsproces VenH zijn systemen, die workflow management koppelen aan tekstverwerking met standaarddocumenten. Doelen Het verbeteren van de efficiëntie van het bedrijfsproces VenH door zaakgericht werken en het goed vastleggen van informatie tijdens het vergunningproces en het beschikbaar maken van relevante gegevens voor het proces handhaving. Het ondersteunen van procesmatig werken door relevante stuurgegevens en processtappen in één systeem beschikbaar maken, waardoor er meer grip kan worden uitgeoefend op het proces door het management. 7/24

91 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving 3 Te behalen Resultaat BF Vergunningverlening en handhaving (algemeen) 2013 In dit hoofdstuk zijn de programma-doelen, resultaten en risico s beschreven, die voorde gehele bedrijfsfunctie van belang zijn. Het algemene doel voor de bedrijfsfunctie VenH is na te gaan op welke wijze gegevens tussen de systemen op een snelle en efficiënte wijze kunnen worden uitgewisseld. Dat kan bijvoorbeeld handmatig zijn: het voordeel is dat de vergunningverlener direct kan checken of de digitaal aangeleverde data correct zijn. Het uitwisselen kan ook een sterk geautomatiseerd zijn: gegevens die al in Olo/water door de aanvrager zijn ingevoerd, worden direct zichtbaar in het behandelsysteem of voor grondwateraanvragen worden gekopieerd naar het Landelijk Grondwaterregister. In het kader van behoeftemanagement (strategie en innovatie) zal dit projectidee verder worden uitgewerkt. In tabel 1 staan de algemene resultaten binnen de bedrijfsfunctie Vergunningverlening en Handhaving. Tabel 1 Overzicht van de doelen en resultaten van het gemeenschappelijke project naar het uitwisselen van gegevens tussen de verschillende VenH-systemen. Doelen 1. Nagaan of data in de verschillende VenH-systemen kunnen worden uitgewisseld 2. Keuze maken of/welke data tussen welke systemen kunnen worden uitgewisseld. 3. Realisatie van data-uitwisselingen. Resultaten - Netwerkdiagram, waarin VenH-systemen staan weergegeven en welke gegevens per systeem moeten worden ingevoerd - Beslisdocument om wel of niet verder te gaan met de uitwisseling van gegevens - Projectplannen opstellen, waarin de uitwisseling van data tussen systemen verder is uitgewerkt. Risico s BF Vergunningverlening en handhaving (algemeen) Mogelijke risico s van het uitwisselen van data tussen systemen zijn weergeven in onderstaande tabel. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Foutief ingevoerde data werken door naar alle VenH-systemen 2 koppeling van systemen komt de overzichtelijkheid niet ten goede Vergunningverlener moet altijd scherp zijn Zorgvuldige afweging om wel/niet gevens uit te gaan wisselen. 8/24

92 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving 4 Te behalen Resultaat IS IRIS VenH 2013 In 2012 zullen de waterschappen een keuze maken of zij willen investeren in een nieuw VenH-systeem. Of dat zij verder gaan met het moderniseren van IRIS VenH. De keuze hangt mede af van een mogelijke samenwerking met RWS. In dit programmaplan wordt ervan uitgegaan dat IRIS VenH nog een aantal jaren operationeel zal zijn. Mede gezien de modernisering van IRIS-basis zullen waterschappen besluiten om een abonnement te houden op deze module. Dit heeft tot gevolg dat er budget gereserveerd moet worden om wenswijzigingen door te voeren en verbeteringen aan te brengen. Het kan zijn dat er naar aanleiding van het Bestuursakkoord Water het proces van Vergunningverlening en Handhaving anders wordt georganiseerd. Het Waterschapshuis zal de ontwikkelingen volgen en daarop anticiperen. De waterschappen hebben zich door het keuzetraject hierop goed voorbereid: de requirements voor een nieuw ICT-systeem zijn verzameld en kunnen in de besprekingen met andere waterpartners worden ingebracht. Doel Resultaat Verbeteren functionaliteit IRIS V en H Een gerealiseerde en geteste omgeving Doel Resultaat Onderzoek alternatief voor bestaand V&H module Adviesdocument waar in beschreven staat of er op de markt mogelijkheden zijn of de module V&H in IRIS verder uitgewerkt moet worden. Risico s IS IRIS VenH Met betrekking tot het informatiesysteem IRIS VenH worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Te snelle uitvoering. Er is een wens om de nieuwe versie tegelijk met olo/water te implementeren. Zowel BC en WAC hebben aangegeven dat de impactanalyse zorgvuldig moet worden uitgevoerd en niet overhaast. BC en WAC op tijd informeren over de voortgang van de impactanalyse en de bouw van de nieuwe release. Sturen op kwaliteit. 9/24

93 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving 5 Te behalen Resultaat IS Iris KIM 2013 Voor IRIS KIM/schouw zal in 2012 een keuzetraject naar een geschikt alternatief voor deze component van IRIS zijn uitgevoerd. Aan de hand van dit project zullen waterschappen beslissen of zij Het Waterschapshuis vragen om een nieuw schouwsysteem in beheer te gaan nemen. De voorbereidingen voor een mogelijke vervanging zullen in 2013 worden voortgezet. Tot het moment dat er wordt besloten om in een nieuw schouw-systeem te gaan investeren, zullen wenswijzigingen voor IRIS KIM/schouw worden verzameld en doorgevoerd. Er is budget gereserveerd om het systeem te vernieuwen. Het budget kan worden gebruikt om wenswijzigingen door te voeren en/of om te investeren in een nieuw systeem. Doel Resultaat Keuzetraject: Onderzoek naar een gemeenschappelijke voorziening voor het schouwproces Een gerealiseerde en geteste gemeenschappelijke voorziening voor de waterschappen Doel verbeteren functionaliteit IRIS KIM (afhankelijk van resultaat bij sub. A ) Resultaat een gerealiseerde en geteste omgeving Risico s IS Iris KIM Schouw Met betrekking tot het informatiesysteem Iris Kim/schouw wordende volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Onvoldoende medewerking Waterschappen Communicatie 2 Ontoereikend budget Begroting verhogen, Oplevering niet volgens opdracht 3 Onvoldoende mankracht Op tijd medewerking vragen 10/24

94 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving 6 Te behalen Resultaat IS Informatiesysteem OLO/Water2013 In 2012 gaat Olo/water in beheer. De beheerder van het systeem is AgentschapNl. Het Waterschapshuis zal een centrale rol gaan spelen voor de waterschappen met betrekking tot: - Het betalen van de beheerkosten (à per jaar) en het doorberekenen naar de waterschappen; - Het opzetten van een gebruikersoverleg waarin ervaringen over Olo/water worden uitgewisseld en wenswijzigingen ter verbetering van het systeem worden opgesteld en ingediend bij AgentschapNL; - Het opstellen van een ServiceLevelAgreement (SLA), waarin afspraken zijn vastgesteld tussen AgentschapNl en de waterschappen over de kwaliteit van de geleverde service (het Olo/water loket). In 2012 vinden besprekingen met RWS plaats over een centrale rol van Het Waterschapshuis bij het verzamelen en indienen van wenswijzigingen betreffende verbetering van Olo/water. Het is denkbaar dat RWS aan HWH vraagt om ook de wenswijzingen die bij de vergunningverleners van Rijkswaterstaat worden opgesteld, centraal in te dienen bij AgentschapNl. De besprekingen met RWS hierover vinden in 2012 plaats. Doel Vragen waterschappen over Olo/water inventariseren en waar mogelijk beantwoorden of doorsturen naar AgentschapNl Opstellen SLA Resultaat Gebruikersondersteuning, helpdeskondersteuning en incidentmanagement Doel Resultaat Verzorgen algemene beheerkosten voor de waterschappen Beheer: afdracht aan min. I&M Doel Resultaat Belangen waterschappen in gebruikersoverleg AgentschapNL inbrengen, wenswijzigingen verzamelen en formuleren en indienen. Budget reserveren om wenswijzigingen te kunnen realiseren. Wenswijzigingen verzamelen, formuleren en indienen 11/24

95 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving Risico s IS OLO/Water Met betrekking tot het informatiesysteem OLO/Water worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Olo/water wordt niet op 1 april 2012 maar (veel) later opgeleverd. Waterschappen, die budget voor de invoering van Olo/water hebben gereserveerd, moeten het budget overhevelen naar Goed communiceren met waterschappen 12/24

96 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving 7 Te behalen Resultaat IS e-formulier Digitaleaangifte bedrijven 2013 Het e-formulier Digitale aangifte bedrijven wordt door 23 waterschappen en talloze bedrijven gebruikt voor het aanleveren en verwerken van gegevens betreffende de lozing van afvalwater en het berekenen van de zuiveringsheffing. In 2011 is het formulier volledig vernieuwd. In 2012 wordt voortgezet met het verzamelen en indienen van wenswijzigingen en het verdere beheer van het e-formulier. In 2012 wordt nagegaan of de twee resterende waterschappen willen overgaan op het gebruik van het formulier. Doel Resultaat Introductie nieuwe release Bedrijven ondersteunen die gebruik willen maken van de nieuwe release Risico s IS e-formulier Digitale aangiften bedrijven Met betrekking tot het informatiesysteem e-formulier digitale aangiften bedrijven zijn er op dit moment geen risico s onderkend. 13/24

97 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving 8 Benodigde middelen Vergunningverlening en Handhaving Hier zijn de bedragen voor de verwachte exploitatie- en projectkosten van dit programma opgenomen. Een toelichting op de geldstromen van Het Waterschapshuis staat in bijlage Exploitatiekosten 2013 en meerjarenraming De kosten (exploitatie) die niet aan een specifiek informatiesysteem worden toegewezen zijn: Strategie, Beleid en Innovatie (behoeftemanagement), Contractmanagement, Personeelskosten en Bureaukosten. De overige hoofdposten 3 zijn wel specifiek aan een informatiesysteem (IS) te relateren. Tabel Exploitatiekosten BF Vergunningverlening en Handhaving Hoofdpost Strategie, beleid, innovatie (Behoeftemanagement) Contractmanagement Personeelslasten Bureaukosten Olo/water: gebruiksbeheer, applicatiebeheer en functioneel beheer Digitale aangifte bedrijven: gebruiksbeheer, functioneel beheer 8, applicatiebeheer Totaal Voor behoeftemanagement (bijvoorbeeld het onderzoek naar uitwisseling gegevens 3 Zie bijlage 2 Legenda Hoofdposten 4 Financiële risico s en onzekerheden zijn opgenomen in de raming. In totaal wordt niet meer uitgegeven dan begroot. 5 Contractmanagement en Bureaukosten (o.a. Communicatie en IT) zijn veelal centraal binnen de afdeling Projecten en Beheer belegd. Het hier genoemde budget is de bijdrage hieraan vanuit de bedrijfsfuncties. 7 Personeelslasten betreft de inzet van de procesleider en functioneel coördinator van de bedrijfsfunctie en de verdeling over de bedrijfsfuncties van het afdelingshoofd Projecten en Beheer, programmamanagers, programmasecretarissen en inkoopfunctionaris. De kosten van de inhuur van projectleiders voor de uitvoering van het programma zitten in het budget van de activiteit. 8 Het betreft hier Functionaliteiten beheer voor de IRIS module (boven op de reeds lopende projectkosten en rentelasten). Vanaf 2014 wordt verwacht dat voor IRIS het groot onderhoud van de modules afgerond is en wordt het reguliere beheer en onderhoud via exploitatie van de module verrekend. De bedragen in de kolommen 2014 en later zijn inclusief de lopende projectkosten en rentelasten voor projecten. 14/24

98 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving tussen VenH-systemen) is jaarlijks beschikbaar. Voor Olo/water moet rekening worden gehouden met jaarlijkse beheerkosten van , die aan het ministerie van IenM moeten worden afgedragen. Verder wordt voor Olo/water jaarlijks gereserveerd om wenswijzigingen financieel te ondersteunen. Voor het e-formulier Digitale aangifte lozingsheffing bedrijven is een jaarlijks budget beschikbaar van Projectkosten BF Vergunningverlening en Handhaving Middelen groot onderhoud IRIS modules In de vastgestelde Programmabegroting 2011 Het Waterschapshuis : is voor een initiële investering van 2 miljoen beschikbaar gesteld voor de modernisering en groot onderhoud van IRIS de komende jaren. Daarnaast is voor een investering beschikbaar gesteld van 2 miljoen, deze is verwerkt in de meerjarenraming hierboven. De bijdrage in de bovengenoemde projecten niet voor eigen rekening voor de modernisering en groot onderhoud maakten in de programmabegroting 2011 onderdeel uit van de exploitatiekosten ( going concern ). Aflossing voor de bijdrage startte reeds eerder in 2012 en loopt nog door de komende jaren. Projecten worden verrekend naar daadwerkelijk gemaakte kosten. In totaal wordt niet meer uitgegeven dan begroot. De programma s van de bedrijfsfuncties moeten nog verder worden geprioriteerd en uitgewerkt. Als blijkt dat een programma grote wijzigingen ondergaat, is het mogelijk dat de bijdrage naar beneden zal worden bijgesteld. Er is overigens geen rekening gehouden met middelen die nodig zijn als in gezamenlijkheid door de waterschappen wordt besloten dat een bepaald IS end-of-life is en opnieuw moet worden ontwikkeld voor de bedrijfsfunctie. Dit zal met de waterschappen worden afgestemd en ter besluitvorming worden voorgelegd. Eind 2014 wordt verwacht dat voor IRIS het groot onderhoud afgerond is en wordt het reguliere beheer en onderhoud via exploitatie verrekend. 15/24

99 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving Voor de IRIS modules binnen deze bedrijfsfunctie worden hierna de bijdrage weergegeven. Lopende projectkosten en rentelasten 9 worden per informatiesysteem aangegeven. Ontwikkeling / Informatie systeem ontwikkelperiode van modernisering en groot onderhoud IRIS Module Vastgesteld in Begroting Investerings bedrag ontwikkelperiode en projectkosten VenH deel VenH deel Totaal Ontwikkeling / Informatie systeem Vastgesteld in Begroting Investerings bedrag ontwikkelperiode en projectkosten KIM deel KIM deel Totaal Totaal BF Voor de ontwikkeling van IRIS VenH is ca euro begroot. In 2011 is tevens een extra budget van euro vanuit het voormalige NUP-programma hiervoor bijgekomen. In totaal is voor de vernieuwing van IRIS VenH dus een budget van ca euro beschikbaar. De kosten van de eerste fase van vernieuwing in 2011 bedroegen ca euro. Er is nog een restbudget van ca euro beschikbaar voor de realisatie van de resterende wenswijzigingen. 8.3 Nieuwe exploitatie en projectkosten Nieuwe exploitatie betreft kosten op basis van goedgekeurde nieuwe ontwikkelingen in Er zijn op dit moment geen goedgekeurde nieuwe ontwikkelingen in de bedrijfsfunctie. 8.4 Meerjarenraming totaal Totaal exploitatie- en projectkosten bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving (exclusief Nieuwe exploitatie ) VenH Exploitatie Projectkosten Totaal Projecten worden tijdens ontwikkelingsperiode voorgefinancierd door HWH en leiden bij projectvoltooiing niet tot activa van HWH. Aan de deelnemers wordt jaarlijks een bijdrage gevraagd ter dekking van de projectkosten en rentelasten. De bijdragen kan na of tijdens ontwikkelingsperiode worden verrekend. Projecten niet voor eigen rekening wil zeggen dat HWH geen activa op de balans verkrijgt bij het realiseren van het project. 10 Projecten niet voor eigen rekening 16/24

100 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving Bijlage 1 : Beschrijving van de bedrijfsfunctie VenH Vergunningen verlenen kan globaal worden opgedeeld in de volgende werkzaamheden: Het houden van vooroverleg en geven van adviezen; Het ontvangen van een vergunningaanvraag of melding; Het behandelen van de vergunningaanvraag of melding; Het verlenen van de vergunning of de melding afhandelen; Het publiceren van de vergunning of melding; Het archiveren van de vergunning of melding. Handhaving bestaat uit: Het controleren of vergunningen, algemene regels en meldingen worden nageleefd; Het opsporen van nieuwe overtredingen; Het behandelen van klachten en meldingen; Het nemen van monsters en beoordelen van analyseresultaten; Het opstellen van proces verbaal en of bestuurlijke strafbeschikking; Het opleggen van bestuursdwang/dwangsom. Schouw bestaat uit : Controleren van Waterlopen op doorstroomprofiel; Aanschrijven overtreders; Herschouwen van waterlopen; Het opleggen van bestuursdwang/dwangsom. In onderstaande tabel staan de gezamenlijke informatievoorzieningen van de bedrijfsfunctie Vergunningverlening en Handhaving die in beheer zijn bij Het Waterschapshuis. De omvang en de vormen van beheer per informatiesysteem zijn terug te vinden in het Jaarplan. Naam Omschrijving Status Olo/Water Het indienen van vergunningaanvragen en meldingen IRIS VenH Het behandelen van vergunningaanvragen en meldingen, bepaling risico-analyse, vastleggen meetwaarden en infrastructuur, verwerking en beoordeling analyseresultaten, behandelen klachten en meldingen, toezicht en handhaving en geografisch vastleggen van vergunning- en meldingslocaties Productie/in ontwikkeling Per 01 april 2012 in productie. Per 1 oktober 2011 is release 1.1b LIVE, waarmee IRIS VenH waterwetproof is. Per 1 oktober 2011 is IBM de nieuwe beheerder van IRIS. IRIS KIM Het verwerken schouwaanschrijvingen In 2012 zal een keuzetraject naar een nieuw Kim/schouwsysteem worden gestart. 17/24

101 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving Naam Omschrijving Status Digitale aangifte lozingsheffing bedrijven E-formulier voor bedrijven, waarmee ze zelf de gegevens over te lozen afvalwater (kwaliteit en kwantiteit) invullen. Op basis van de gegevens wordt de lozingsheffing berekend en in rekening gebracht. Productie/in ontwikkeling In 2011 is systeem volledig uo-to-date. 18/24

102 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving Bijlage 2: Legenda Hoofdposten Strategie, beleid, innovatie (Behoeftemanagement); o Onderzoeksbudget, quick scans en business cases o Vergaderingen en bijeenkomsten Contractmanagement; o contracten, inkoop, audits, SLA, DAP o juridische ondersteuning Gebruiksbeheer; o Gebruikersondersteuning o o helpdesk en incidentmanagement opleidingen o vergaderingen en bijeenkomsten Functionaliteitenbeheer; o Specificeren o Documentatie o wens-wijzigingen Applicatiebeheer; o Probleembeheer o Fout-wijzigingen o beheer Releasebeheer; o o o organisatie release testen release transitie/ uitlevering o implementatieondersteuning Technisch beheer; o Hardware o Software o beheer Bureaukosten werkveld; o Personeelslasten o o IT communicatie 19/24

103 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving Bijlage 3: Toelichting vormen beheer en onderhoud Vormen van beheer en onderhoud De Beheeractiviteiten die belegd kunnen zijn: 1. Functioneel beheer: de functionele vraag, in brede zin, organiseren. Behoefte management Contractmanagement Gebruiksbeheer (o.a. 2 e lijns servicedesk/incidentmanagement) Functionaliteitenbeheer o Adaptief onderhoud o Additief onderhoud 2. Releasebeheer: releasebeleid en planning. Veelal centraal belegd bij Basis diensten. 3. Applicatiebeheer: uitvoeren beheer en onderhoud aan het informatiesysteem Preventief onderhoud Correctief onderhoud Perfectief onderhoud Realiseren adaptief en additief onderhoud. 4. Technisch beheer: het beheren van de omgevingen van het informatiesysteem de ontwikkel-, test-, en acceptatie-omgeving productieomgeving Toelichting typen onderhoud: Preventief Onderhoud: het voorkomen van Onvolkomenheden in de Programmatuur, dat wil zeggen door het nemen van geëigende maatregelen waarborgen dat de Programmatuur conform het bepaalde in of bij deze Overeenkomsten zal functioneren. Correctief Onderhoud: Het opsporen en herstellen van Onvolkomenheden in de Programmatuur en de Documentatie, nadat deze door Opdrachtgever zijn gemeld, middels het ter beschikking stellen van Hotfixes, Patches of Releases aan Opdrachtgever. Perfectief Onderhoud: Het verbeteren van de prestaties van de Programmatuur, middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of Releases aan Opdrachtgever. Adaptief Onderhoud: Het aanpassen van de Programmatuur vanwege externe ontwikkelingen (veranderde wet- en regelgeving of Infrastructuur) middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of Releases aan Opdrachtgever. Additief Onderhoud: Het uitbreiden van de functionaliteit van de Programmatuur (bijvoorbeeld naar aanleiding van gebruikerswensen), middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of nieuwe Releases aan Opdrachtgever. 20/24

104 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving Wens-wijzigingen en Fout-wijzigingen Het proces Wijzigingsbeheer heeft betrekking op alle wijzigingen (zowel wenswijzigingen (=adaptief en additief onderhoud) als fout-wijzigingen (=correctief onderhoud, bugfixes)), die in de beheerde software en documentatie doorgevoerd worden. Zie voor meer informatie het Handboek Beheer. 21/24

105 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving Bijlage 4: Route nieuwe ontwikkelingen Nieuwe ontwikkelingen vallen niet onder de uitvoering van HWH totdat er door het bestuur opdracht is gegeven aan de directie HWH voor uitvoering. En horen in die zin niet thuis in het programmaplan. Toch is het voor de programmaplannen handig om te noteren wat er (mogelijk) gaat spelen. De Programmaraad dient deze ontwikkelingen namelijk op te nemen in een groslijst voor hun jaaragenda. Daarnaast verricht HWH ook werkzaamheden ter ondersteuning van de besluitvorming door de diverse gremia, denk aan: Op verzoek Input leveren voor de business case van de nieuwe ontwikkeling; Uitvoeren van de Uitvoeringstoets. De SD HWH is verantwoordelijk voor de volledige programmering, het ontstaan van nieuwe programma s/projecten en het uitvoeren van bestaande programma s. Onderstaand schema beschrijft de route van nieuwe ontwikkelingen: Toelichting: Besluitvorming vindt plaats op basis van een Business case van de nieuwe ontwikkeling. Voor kunnen doorlopen van de business case fase worden intentieverklaringen bij de waterschappen opgehaald De Programmaraad wint advies in bij I-platform over een nieuwe ontwikkeling De Programmaraad adviseert aan het bestuur Uitvoeringstoets door HWH en ophalen deelnameverklaringen van waterschappen Besluit bestuur tot uitvoering Na besluitvorming de uitvoering van de projectfase (begeleiden) door HWH 22/24

106 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving Bijlage 5: Toelichting Risico tabel Voorbeeld risico tabel Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Voorbeeld: Onvoldoende capaciteit bij waterschappers en HWH voor de realisatie. 2 Geen tijdige informatie uit andere projecten pessimistisch plannen en inspanningverwachting van deelnemers expliciet maken Stuurgroep/BC de samenhang laten bewaken Programmamanager aanspreken 3 Te trage besluitvorming Bewaken agenda 4 Onduidelijke scope Afbakenen opdracht op basis van de (project)doelstellingen. 5 Niet op tijd of binnen budget opleveren 6 Geleverd product voldoet niet aan kwaliteitsverwachtingen Planning aanpassen; extra budget aanvragen, prioriteren op basis van (project)doelstellingen Goed georganiseerd requirementsmanagement inrichten om op cruciale momenten goed af te kunnen wegen wat functioneel kan wijken om binnen budget of tijd te blijven. Nr.: Cijfers: Kans: Effect: Score: opvolgend nummer uniek voor IS systeem of project 1 = klein, 2 = middelgroot en 3 = groot. beschrijft de mogelijkheid dat het risico zich zal voordoen tijdens het project. beschrijft de gevolgen van het risico. dit is het produkt van de kans x het effect Bij een score van 6 of meer worden de te nemen maatregelen door de projectleider/procesleider altijd met de Stuurgroep/Begeleidingscommissie besproken. 23/24

107 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Vergunningverlening en handhaving Bijlage 6: Toelichting Geldstromen Het Waterschapshuis Binnen Het Waterschapshuis zijn vijf geldstromen te onderscheiden. Nr. Soort Omschrijving Mogelijke besluitvorming 1 Investeringsprojecten 2 Onderhanden Werk projecten 3 Exploitatie projecten Jaaroverschrijdende projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft en uiteindelijk eigenaar wordt van het gerealiseerde eindproduct. Het bestuur heeft een krediet gevoteerd waardoor middels voorfinanciering door HWH het project ten uitvoer gebracht kan worden. De uitvoeringsfase is afgerond zodra het project is opgeleverd / gerealiseerd. Hierna kan bepaald worden wat de totale (voorgefinancierde) kosten zijn die geactiveerd moeten worden, als basis voor de afschrijving. De jaarlijkse afschrijvingslasten van HWH worden bij de deelnemers van het project opgehaald als kapitaallast (afschrijving en rente). Jaaroverschrijdende projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft maar geen eigenaar wordt van het eindproduct. Het bestuur heeft een krediet gevoteerd, waarbij voorfinanciering door HWH een optie is. De inkomende en uitgaande geldstroom loopt aan het einde van het project op nul, per boekjaar kan er een saldo zijn. Aan het einde van het jaar wordt de positie onderhanden werk bepaald, wat aangeeft hoeveel werkzaamheden er zijn verricht die nog niet zijn verrekend met de deelnemers aan het project. Het project is technisch afgerond zodra de doelstelling is bereikt. Het project is economisch afgerond zodra de totale OHW positie is vereffend. Projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft. Met specifieke doelbestemmingen worden bijdrages geïnd bij de deelnemers. HWH voert projectmanagement uit. Verschillen tussen realisatie en begroot leiden tot een saldo op een projectrekening. Er is geen sprake van voorfinanciering door HWH, per boekjaar wordt door het bestuur het resultaat bepaald van de inkomende en uitgaande projectgelden (= saldo projectrekening). 4 Exploitatie Dit betreft niet-projectgebonden uitgaven van een lopend jaar. De kosten keren veelal jaarlijks terug. Er is geen sprake van meerjarig nut. De kosten en opbrengsten komen tot uitdrukking in het jaarrekeningresultaat van HWH. Niet van toepassing aangezien de kredieten reeds meerjarig zijn vastgesteld Niet van toepassing aangezien de kredieten reeds meerjarig zijn vastgesteld Opties: - terugbetalen aan waterschappen - aanvullend factureren - beschikbaar houden voor volgend boekjaar - verrekenen met andere projecten Opties: - terugbetalen aan waterschappen - aanvullend factureren - vormen van een bestemmingsreserve 5 Kassiers functie HWH int geld van deelnemers en betaalt leverancier. Niet van toepassing 24/24

108 Programmaplan 2013 Diensten Basis Versie april 2012 Decos Bijlage 5-5 Programmabegroting 2013

109 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis Inhoudsopgave 1 Inleiding Planningcyclus Het Waterschapshuis Meerjarenperspectief deelprogramma Diensten Basis Doelen Toekomstige ontwikkelingen Afwijkingen t.o.v. programmaplan Te behalen Resultaat Diensten Basis (algemeen) Te behalen Resultaat Informatiesysteem IRIS Beheer Te behalen Resultaat informatiesysteem IRIS Basis en Profielen Te behalen Resultaat informatiesysteem WION Portaal Te behalen Resultaat informatiesysteem Geo-voorziening Benodigde middelen Diensten Basis Exploitatiekosten 2013 en meerjaren Projectkosten BF Diensten Basis Nieuwe exploitatie en projectkosten Meerjarenraming totaal Bijlage 1 : Beschrijving van het programma Bijlage 2: Legenda Hoofdposten Bijlage 3: Toelichting vormen beheer en onderhoud Bijlage 4: Route nieuwe ontwikkelingen Bijlage 5: Toelichting Risico tabel Bijlage 6: Toelichting Geldstromen Het Waterschapshuis /23

110 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten 1 Inleiding 1.1 Planningcyclus Het Waterschapshuis Het Programmaplan maakt onderdeel uit van de planningscyclus binnen Het Waterschapshuis (HWH). De volgende hiërarchische onderbouwing in de planningscyclus binnen (HWH) is van toepassing: 1. Begroting HWH jaar; bundeling programmaplannen; vast te stellen door het bestuur 2. ProgrammaPlan per bedrijfsfunctie, als onderdeel van 1 3. JaarPlan per bedrijfsfunctie, vast te stellen door de Secretaris Directeur van HWH 4. Project- en WerkPlan(nen) per bedrijfsfunctie, nadere specificatie van 3; vast te stellen door (secretaris-)directeur De begroting 2013 kent onderliggende programmaplannen, één per programma. De programmaplannen vormen de basis voor integratie tot één HWH begroting. In de programmaplannen per BF 1 is op hoofdlijn vastgesteld welke doelstellingen voor 2013 zijn onderkend voor de bij HWH in beheer zijnde informatiesystemen en diensten. In de jaarplannen van 2013 worden de programmaplannen verder uitgewerkt. De jaarplannen zijn dan ook gedetailleerder dan de programmabegroting en de programmaplannen. Hoofdstuk 2 van dit programmaplan beschrijft het meerjaren perspectief binnen het programma de verwachte ontwikkelingen binnen het programma. Vanaf hoofdstuk 3 wordt per informatiesysteem beschreven welke resultaten het programma in 2013 beoogt om de doelstellingen te realiseren. De risico s en bijbehorende beheersmaatregelen worden benoemd. In hoofdstuk 8 worden de benodigde middelen toegelicht In bijlage 1 vindt u een algemene beschrijving van het programma en haar processen en de informatiesystemen (IS 2 )die er deel van uitmaken. Bijlage 2 bevat een legenda van de hoofdposten. Bijlage 3 bevat een toelichting op de vormen van Beheer en Onderhoud. Bijlage 4 beschrijft de route van nieuwe ontwikkelingen. Bijlage 5 tenslotte is een toelichting op de gebruikte risicotabellen. Bijlage 6 bevat een toelichting op de verschillende geldstromen bij HWH. 1 BF=bedrijfsfunctie 2 IS = Informatiesysteem 3/23

111 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis 2 Meerjarenperspectief deelprogramma Diensten Basis In dit hoofdstuk wordt het meerjaren perspectief geschetst voor zover nu ontwikkeld binnen dit programma. Het Diensten Basis programma omvat met name de generieke voorzieningen ten behoeve van de informatievoorziening in de overige bedrijfsfuncties (Waterkeringen, Afvalwaterzuivering etc.). Daarnaast wordt binnen Het Waterschapshuis vanuit het programma Diensten Basis ook de beheerprocessen die in andere programma s een rol spelen vormgegeven en ondersteund. De in 2012 ingezette ontwikkelingen zullen in 2013 een vervolg krijgen. In de volgende subparagrafen worden deze ontwikkelingen in meer detail behandeld. In 2012 worden geen nieuwe informatiesystemen opgeleverd die door Diensten Basis in beheer zouden moeten worden genomen en dus zijn er op dat gebied geen consequenties voor de exploitatie in Doelen Binnen het programma worden de volgende doelen nagestreefd: De beheerde informatievoorzieningen zijn volgens de afgesproken SLA normen beschikbaar voor de waterschappen. Een reductie van de total cost of ownership (TCO 3 ) van de beheerde informatiesystemen voor de waterschappen. De beheerde informatiesystemen leveren een adequate ondersteuning aan eindgebruikers bij het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden Er wordt voldaan aan relevante wettelijke verplichtingen Inspelen op en vormgeven van nieuwe ontwikkelingen Uitvoeren van werkzaamheden in overeenstemming met de beleidsdoelen van HWH. Het leveren van een bijdrage aan de verdere professionalisering van HWH zoals in de beleidsdoelen verwoord 3 de totale kosten van een computersysteem. Naast de kostprijs van de hardware en de software zit daarin ook de verborgen kost voor opleiding, onderhoud en ondersteuning. 4/23

112 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis 2.2 Toekomstige ontwikkelingen Vervolgactiviteiten IRIS In 2012 vindt er groot onderhoud plaats op de IRIS software onder de naam Modernisering IRIS. Het doel hiervan is om de bedrijfszekerheid van IRIS voor de komende jaren te garanderen en de beheer en onderhoudskosten van IRIS verder te laten dalen. De daaropvolgende jaren staan in het teken van (het ondersteunen van) het implementeren en uitnutten van deze nieuwe versie van IRIS bij de waterschappen. Daarnaast worden de mogelijkheden om IRIS centraal te implementeren en hosten verder onderzocht. Groot onderhoud en/of innovatieve ontwikkelingen richting een nieuwe architectuur worden vanaf 2015 verwacht. Modernisering IRIS In 2012 wordt de modernisering van IRIS uitgevoerd in het kader van de de Programma Start Architectuur IRIS (oplossingsrichtingen en marsroute). De implementatie van deze nieuwe versie van IRIS bij de waterschappen zal in 2013 plaatsvinden. Vanuit HWH wordt de implementatie van IRIS in 2013 ondersteund door het opstellen van een generiek implementatieplan en en aanvullende technische ondersteuning. De implementatie van een nieuwe IRIS versie leidt, zoals de historie leert, tot een zwaardere belasting van de beherende partij. Dit effect wordt naar verwachting echter gecompenseerd door het feit dat IRIS kleiner en kwalitatief beter zal zijn. In 2012/2013 worden de mogelijkheden om IRIS software centraal te hosten cq. als dienst aan te bieden verder onderzocht en uitgewerkt. Hiermee worden de risico s en kosten rondom de implementatie van IRIS bij 24 verschillende waterschappen naar verwachting drastisch gereduceerd. In 2012 zullen de keuzetrajecten voor de IRIS modules zijn afgerond. Een mogelijke uitkomst is dat een of meerdere IRIS modules worden vervangen door marktproducten. Hierop wordt nader ingegaan in de programmaplannen van het programma s. In het exploitatiebudget voor 2013is rekening gehouden met de noodzaak om (generieke) koppelvlakken te realiseren om deze marktproducten te kunnen integreren. Beheer en onderhoud Het huidige Beheer en onderhouds contract voor IRIS loopt af in 2014, uitgangspunt is dat er gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid om het contract met 2 jaar te verlengen. Overige ontwikkelingen In 2013 en 2014 wordt de noodzaak voor verdere doorontwikkeling van IRIS bv. richting een service gerichte architectuur en toepassing Business Process Modelling, onderzocht en beschreven. Aansluiting basisregistraties Met betrekking tot het thema basisregistraties is in 2011 een onderzoek uitgevoerd door HWH. Op basis van dit onderzoek is vastgesteld dat HWH zich richt op kennisuitwisseling. Eventuele gezamenlijke ontwikkelingen van centrale voorzieningen ten behoeve van de afname van basisregistraties dient te worden opgepakt als een nieuwe ontwikkeling (zie bijlage 4). 5/23

113 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis Beheer Geovoorziening De in 2011 ontwikkelde Geovoorziening is in de loop van 2011 in beheer genomen bij HWH. Vanaf 2012 maakt het beheer van deze generieke voorziening voor het ontsluiten van (Geo)informatie deel uit van het programma Diensten Basis. Voor de uitwerking van de impact van de Europese kaderrichtlijn INSPIRE zal vanuit de projecten impact INSPIRE en Geovoorziening (Diensten data) wenswijzigingen worden uitgewerkt voor de aanpassing van de Geovoorziening.. Het is de verwachting dat om aan de INSPIRE richtlijn te kunnen voldoen er ook aanpassingen aan het datamodel van IRIS noodzakelijk zijn. WION Portaal Met het WION portaal voldoen de waterschappen aan de verplichtingen die de Wet Informatie-uitwisseling Ondergrondse Netten met zich meebrengt. Het huidige contract voor het WION portaal kan in 2013 nog met een jaar verlengd worden zodat waterschappen tot september 2014 verzekerd zijn van het feit dat ze voldoen aan WION wetgeving. In de 1e helft van 2013 zal een business case moeten worden opgesteld om te bepalen of in de 2e helft van 2013 een gezamenlijke aanbesteding voor een WION deel 2 wordt uitgevoerd. Deze business case zal worden uitgevoerd middels de vastgelegde procedure ten aanzien van nieuwe ontwikkelingen (zie bijlage 4). 6/23

114 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis 2.3 Afwijkingen t.o.v. programmaplan In deze paragraaf worden de afwijkingen ten opzichte van het programplan kort beschreven In het programmaplan 2012 is aangegeven dat aansluiten op basisregistraties in de toekomst zal plaatsvinden op basis van de ODB. De ODB is momenteel niet beschikbaar. In dit programmaplan is de ODB niet als een te beheren informatievoorziening opgenomen. In het programmaplan 2012 is aangegeven dat er activiteiten rondom het implementeren en uitnutten van een Enterprise Service Bus uitgevoerd worden. Een dergelijke ontwikkeling dient in gang gezet te worden middels de vastgelegde procedure voor nieuwe ontwikkelingen (zie bijlage 4). In dit programmaplan is een ESB niet als een te beheren informatievoorziening opgenomen. Het product CMS/Waterschapsnet is niet langer onderdeel van het programma Diensten Basis. Het informatiesysteem wordt behandeld in het programmaplan Diensten Externe Dienstverlening. In het programmaplan 2012 wordt gesproken over het inrichten van tijdelijke voorziening ten behoeve van het aansluiten op basisregistraties. Inmiddels is vastgesteld dat een dergelijke ontwikkeling in gang gezet dient te worden middels de vastgelegde procedure voor nieuwe ontwikkelingen (zie bijlage 4). In dit programmaplan is een tijdelijk voorziening voor het aansluiten op basisregistraties niet als een te beheren informatievoorziening opgenomen. Het budget voor het functioneel beheer is ten opzichte van de meerjaren-raming uit 2012 naar beneden bijgesteld. Uit de financiële rapportages van de afgelopen jaren blijkt dat de begrote bedragen niet geheel worden uitgegeven. 7/23

115 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis 3 Te behalen Resultaat Diensten Basis (algemeen) 2013 In dit hoofdstuk worden de deelprogramma- doelen, resultaten en risico s beschreven die niet direct aan één informatie-systeem gekoppeld zijn. Resultaat Norm Risico s BF Diensten Basis Binnen het programma Diensten zijn de volgende risico s onderkend, die niet direct aan één informatiesysteem te koppelen zijn. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score Prioriteit Behoeftemanagement - Rapportage en bewaking jaarplannen Programmaplannen 2014 opgesteld - Jaarplannen 2014 opgesteld en goedgekeurd door BC Beleidsdoelen HWH - Communicatieplan voor BF diensten opgesteld en uitgevoerd - Requirements en test management proces en tooling geïmplementeerd - Toetsen van IRIS en Geovoorziening aan ISO kwaliteitsnorm Contractmanagement - Afsluiten en bewaken van relevante contracten en SLA s Toekomstige ontwikkelingen - Beleid mobiel werken opnieuw vastgesteld - Impact analyse BGT Ontwikkelingen aan de vraagkant - Relevante Business cases opgesteld en (i.c. proceseigenaren, i-platform, ingebracht in de programmaraad programmaraad) IRIS Roadmap deel 2 - Het meerjaren-perspectief voor verdere ontwikkelingen rondom de informatiesystemen van Diensten Basis is beschreven. Kenniscentrum Basisregistraties - beschikbare kennis gedeeld via internet - 3-tal kennisdeel bijeenkomsten georganiseerd - aansluiting met ICTU, STIP en Logius Prio1 Prio1 Prio1 Prio2 nvt Prio2 1 Delen van het programma blijken niet uitvoerbaar a.g.v. onverwachtte omstandigheden Ter voorkoming: voortgangsbewaking en risicomanagement Als het toch optreed: tijdige communicatie van vertraging en bijbehorende redenen 8/23

116 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis 4 Te behalen Resultaat Informatiesysteem IRIS Beheer 2013 Doel Continueren van Applicatiebeheer en releasebeheer van IRIS modules Resultaat Beheer en onderhoud van IRIS modules volgens de SLA met de dienstverlener Doel Implementatie IRIS 2013 Resultaat Release IRIS 2013 geïmplementeerd bij alle waterschappen. HWH stimuleert en levert ondersteuning in de vorm van bv. standaard installatiedienst, generiek implementatieplan Risico s informatiesysteem IRIS Beheer Met betrekking tot het informatiesysteem IRIS Beheer worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Implementatie van IRIS2013 bij waterschappen blijkt moeizaam vanwege - Impact op gebruikers - Fouten in de software - Moeizame configuratie standaard functionaliteit - Omzetten technische infrastructuur 2 De stijging van het aantal meldingen door uitrol IRIS2013 is groter dan verwacht en begroot Mogelijke tegenmaatregelen zijn: - Opstellen implementatieplan met aandacht voor genoemde aspecten, waarin de juiste verwachtingen worden gewekt - Vanuit HWH ondersteuning bij implementatie organiseren - Kennisdeling - Centrale hosting van IRIS Kwaliteit en omvang testen vergroten om te voorkomen dat het risico optreed - Meldingen goed prioriteren en kennis over oplossingen nog meer delen. Lage prioriteit meldingen als er tijd en geld (over) is. 9/23

117 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis 5 Te behalen Resultaat informatiesysteem IRIS Basis en Profielen 2013 De IRIS modules Basis en Profielen vormen 2 belangrijke modules binnen IRIS. De activiteiten zijn erop gericht om ervoor te zorgen dat de voor de uitvoering van de werkprocessen noodzakelijke functionaliteit beschikbaar is (additief onderhoud) en dat het benodigde adaptieve onderhoud is uitgevoerd. Hieronder valt ook het realiseren van generieke koppelingen waarmee overige informatievoorzieningen toegang hebben tot IRIS gegevens en/of functionaliteit Doel Functionaliteitenbeheer van de Basis en profielen module Resultaat Het noodzakelijke additieve en adaptieve onderhoud is uitgevoerd Risico s informatiesysteem IRIS Basis en Profielen Met betrekking tot het informatiesysteem IRIS Basis en Profielen worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Integratie met marktproducten is complex Maatregelen ter voorkoming: duidelijke criteria voor wijze van koppelen bij selectie van marktproducten 10/23

118 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis 6 Te behalen Resultaat informatiesysteem WION Portaal 2013 In de 1e helft van 2013 zal een business case moeten worden opgesteld om te bepalen of in de 2e helft van 2013 een gezamenlijke aanbesteding voor een nieuwe WION voorziening wordt uitgevoerd. Deze business case zal worden uitgevoerd middels de vastgelegde procedure ten aanzien van nieuwe ontwikkelingen (zie bijlage 4). Doel Beheer WION - Resultaat - WION voorziening blijft voldoen aan SLA normen - In Q zal beoordeeld moeten worden of er gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid tot het verlengen van het contract met 1 jaar. Uitgangspunt van HWH is dat het huidige contract nogmaals met 1 jaar verlengd wordt -. - Doel Resultaat Benodigde adaptieve en additieve onderhoud is vastgesteld en gerealiseerd Gebruikersoverleg vindt 2 keer per jaar plaats Onderhoud WION Risico s informatiesysteem WION Portaal Met betrekking tot het informatiesysteem Wion Portaal zijn geen noemenswaardige risico s onderkend. 11/23

119 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis 7 Te behalen Resultaat informatiesysteem Geo-voorziening 2013 Het belangrijkste doel is dat de huidige Geovoorziening in 2013 beschikbaar blijft voor de waterschappen. Noodzakelijke kleine functionele aanpassingen worden doorgevoerd. In de projecten impact INSPIRE en Geovoorziening worden eventuele nieuwe eisen voor de Geovoorziening vastgesteld en gerealiseerd. In december 2013 dient de Geovoorziening, in kader van INSPIRE Annex III thema s, gereed te zijn voor de verwerking van de datasets waar de waterschappen als bronhouder zijn/worden aangemerkt. Voor zover nu bekend gaan de INSPIRE Annex III thema s over onderwerpen zoals 3.bodem, 4.landgebruik 7.milieubewaking (zwemwater), 12.gebieden met risico s. Doel Geovoorziening is in 2013 beschikbaar Resultaat Beheer Geovoorziening Doel - Benodigde adaptieve en additieve onderhoud is vastgesteld in het project impact INSPIRE en Geovoorziening gerealiseerd - Gebruikersoverleg vindt afhankelijk van het project INSPIRE meerdere keren maar minimaal 2 keer per jaar plaats Resultaat Geovoorziening voldoet aan de vereisten van INSPIRE 2013 Risico s informatievoorziening Geo-voorziening Met betrekking tot het informatiesysteem Geo-voorziening worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 De waterschappen moeten de wijzigingen in kader van de Europese kaderrichtlijn INSPIRE op tijd in hun eigen omgeving verwerken om aan de gestelde deadlines van INSPIRE te voldoen Er wordt de benodigde ondersteuning aan de waterschappen aangeboden d.m.v. voor-geprogrammeerde bestanden en handleidingen en/of workshops. 12/23

120 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis 8 Benodigde middelen Diensten Basis Hier zijn de bedragen voor de verwachte exploitatie- en projectkosten van dit programma 4 opgenomen. Een toelichting op de geldstromen van Het Waterschapshuis staat in bijlage 6. 4 Programma kosten worden per IS aan de deelnemende waterschappen doorbelast op basis van diverse verdeelsleutels. De algemene kosten van de bedrijfsfunctie worden aan alle deelnemende waterschappen doorbelast. Kosten per waterschap worden in overzichten bij de begroting inzichtelijk. 13/23

121 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis 8.1 Exploitatiekosten 2013 en meerjaren De kosten (exploitatie) die niet aan een specifiek informatiesysteem worden toegewezen zijn: Strategie, Beleid en Innovatie (behoeftemanagement), Contractmanagement, Personeelskosten en Bureaukosten. De overige hoofdposten 5 zijn wel specifiek aan een informatiesysteem (IS) te relateren. Tabel Exploitatiekosten BF Diensten Basis Hoofdpost Strategie, beleid, innovatie (Behoeftemanagement) Contractmanagement Personeelslasten Bureaukosten Beheer en Onderhoud. IRIS Beheer Exploitatie Beheer en Onderhoud IRIS Basis / IRIS Profielen Exploitatie IRIS Roadmap deel Beheer en Onderhoud WION Portaal Geovoorziening exploitatie Totaal Zie bijlage 2 Legenda Hoofdposten 6 Financiële risico s en onzekerheden zijn opgenomen in de raming. 7 Contractmanagement en Bureaukosten (o.a. Communicatie en IT) zijn veelal centraal binnen de afdeling Projecten en Beheer belegd. Het hier genoemde budget is de bijdrage hieraan vanuit de bedrijfsfuncties. In de meerjarenraming is het uitgangspunt dat de inhuur van externe ondersteuning op dit gebied de komende jaren verder zal afnemen. 8 Personeelslasten betreft de inzet van de procesleiders en functioneel coördinator van de bedrijfsfunctie en de verdeling over de bedrijfsfuncties en programma s van het afdelingshoofd Projecten en Beheer, programmamanagers, programmasecretarissen en inkoopfunctionaris. De kosten van de inhuur van projectleiders voor de uitvoering van het programma zitten in het budget van de activiteit. In de meerjarenraming is rekening gehouden met een indexering van 2,5%. In 2012 is een deel van de prioriteit 1 activiteiten niet uitgevoerd vanwege structureel capaciteitsgebrek. Om deze activiteiten in de toekomst wel te kunnen uitvoeren is het personeelsbudget verhoogd vanaf Iris Roadmap deel 2: verwacht doorontwikkelen (groot onderhoud) van IRIS in de toekomst. 14/23

122 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis 8.2 Projectkosten BF Diensten Basis Ontwikkeling / Investering Informatie systeem Vastgesteld s realisatieperiode en kapitaallasten in Begroting bedrag IRIS Verbeterplan Roadmap Marsroute Afschrijving IRIS Totaal Ontwikkeling / Informatie systeem A. IRIS Beheer Investeringen Vastgesteld in Begroting Investering s bedrag realisatieperiode en kapitaallasten Afschrijving Aanbesteding en Transitie IRIS Totaal Totaal BF Nieuwe exploitatie en projectkosten Nieuwe exploitatie betreft kosten op basis van goedgekeurde nieuwe ontwikkelingen in Geen Nieuwe exploitatie. 15/23

123 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis 8.4 Meerjarenraming totaal Totaal exploitatiekosten en projectkosten Deelprogramma Diensten Basis (DB) (Exclusief Nieuwe exploitatie ) DB Exploitatie Projectkosten Totaal /23

124 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis Bijlage 1 : Beschrijving van het programma In het programma Diensten Basis worden de informatievoorzieningen beheerd die in meerdere primaire bedrijfsfuncties (Waterkeringen, Afvalwaterzuivering etc) van belang zijn. Zoals de module IRIS Basis. Daarnaast wordt binnen Het Waterschapshuis vanuit het programma Diensten Basis ook de beheerprocessen die in andere programma s een rol spelen vormgegeven en ondersteund. De middelen (geld en FTE s) uit deze begroting worden ingezet om: Te zorgen dat planvorming (jaar- en programma-plannen) plaatsvindt en dat uitvoering van deze plannen bewaakt wordt. De beheeractiviteiten zoals omschreven in bijlage 3 uit te voeren. Tijdige signalering dat bepaalde informatiesystemen aan vervanging/opwaardering toe zijn. Het begeleiden en/of uitvoeren van lopende investeringsprojecten. Dit betreft alleen FTE s. Op beperkte schaal analyseren van nieuwe ontwikkelingen als onderdeel van programmaplan en jaarplan. Het definiëren en opstarten van nieuwe ontwikkelingen /(investerings)-projecten zoals beschreven in bijlage 4. Dit betreft alleen FTE s. In onderstaande tabel staan de gezamenlijke informatievoorzieningen van het programma Diensten die in beheer zijn bij Het Waterschapshuis. De omvang en de vormen van beheer per informatiesysteem zijn terug te vinden in het Jaarplan. Naam Omschrijving Status IRIS Beheer Het applicatiebeheer en releasebeheer van ALLE Productie IRIS modules wordt georganiseerd en bewaakt vanuit het programma Diensten Basis. IRIS Basis De huidige IRIS module Basis Productie IRIS Profielen De huidige IRIS module Profielen Productie WION portaal Een gezamenlijke voorziening waarmee de waterschappen voldoen aan de WION wetgeving Productie Basisregistraties Geovoorziening De ontwikkkeling van gezamenlijke diensten (kenniscentrum) en producten en behoeve van het aansluiten op en gebruiken van authentieke basisregistraties Generieke Geovoorziening (Geoportaal) voor het ontsluiten van ruimtelijke informatie (geo-data) aan derden en conform wettelijke verplichtingen Productie/in ontwikkeling In ontwikkeling Productie 17/23

125 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis Bijlage 2: Legenda Hoofdposten Strategie, beleid, innovatie (Behoeftemanagement); o Onderzoeksbudget, quick scans en business cases o Vergaderingen en bijeenkomsten Contractmanagement; o contracten, inkoop, audits, SLA, DAP o juridische ondersteuning Gebruiksbeheer; o Gebruikersondersteuning o helpdesk en incidentmanagement o opleidingen o vergaderingen en bijeenkomsten Functionaliteitenbeheer; o Specificeren o Documentatie o wens-wijzigingen Applicatiebeheer; o Probleembeheer o Fout-wijzigingen o beheer Releasebeheer; o organisatie release o testen release o transitie/ uitlevering o implementatieondersteuning Technisch beheer; o Hardware o Software o beheer Bureaukosten werkveld; o Personeelslasten o IT o communicatie 18/23

126 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis Bijlage 3: Toelichting vormen beheer en onderhoud Vormen van beheer en onderhoud De Beheeractiviteiten die belegd kunnen zijn: 1. Functioneel beheer: de functionele vraag, in brede zin, organiseren. Behoefte management Contractmanagement Gebruiksbeheer (o.a. 2 e lijns servicedesk/incidentmanagement) Functionaliteitenbeheer o Adaptief onderhoud o Additief onderhoud 2. Releasebeheer: releasebeleid en planning. Veelal centraal belegd bij Basis diensten. 3. Applicatiebeheer: uitvoeren beheer en onderhoud aan het informatiesysteem Preventief onderhoud Correctief onderhoud Perfectief onderhoud Realiseren adaptief en additief onderhoud. 4. Technisch beheer: het beheren van de omgevingen van het informatiesysteem de ontwikkel-, test-, en acceptatie-omgeving productieomgeving Toelichting typen onderhoud: Preventief Onderhoud: het voorkomen van Onvolkomenheden in de Programmatuur, dat wil zeggen door het nemen van geëigende maatregelen waarborgen dat de Programmatuur conform het bepaalde in of bij deze Overeenkomsten zal functioneren. Correctief Onderhoud: Het opsporen en herstellen van Onvolkomenheden in de Programmatuur en de Documentatie, nadat deze door Opdrachtgever zijn gemeld, middels het ter beschikking stellen van Hotfixes, Patches of Releases aan Opdrachtgever. Perfectief Onderhoud: Het verbeteren van de prestaties van de Programmatuur, middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of Releases aan Opdrachtgever. Adaptief Onderhoud: Het aanpassen van de Programmatuur vanwege externe ontwikkelingen (veranderde wet- en regelgeving of Infrastructuur) middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of Releases aan Opdrachtgever. Additief Onderhoud: Het uitbreiden van de functionaliteit van de Programmatuur (bijvoorbeeld naar aanleiding van gebruikerswensen), middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of nieuwe Releases aan Opdrachtgever. 19/23

127 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis Wens-wijzigingen en Fout-wijzigingen Het proces Wijzigingsbeheer heeft betrekking op alle wijzigingen (zowel wenswijzigingen (=adaptief en additief onderhoud) als fout-wijzigingen (=correctief onderhoud, bugfixes)), die in de beheerde software en documentatie doorgevoerd worden. Zie voor meer informatie het Handboek Beheer. 20/23

128 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis Bijlage 4: Route nieuwe ontwikkelingen Nieuwe ontwikkelingen vallen niet onder de uitvoering van HWH totdat er door het dagelijks bestuur / Stichtingsbestuur opdracht is gegeven aan de directie HWH voor uitvoering. En horen in die zin niet thuis in het programmaplan. Toch is het voor de programmaplannen handig om te noteren wat er (mogelijk) gaat spelen. De Programmaraad dient deze ontwikkelingen namelijk op te nemen in een groslijst voor hun jaaragenda. Daarnaast verricht HWH ook werkzaamheden ter ondersteuning van de besluitvorming door de diverse gremia, denk aan: Op verzoek Input leveren voor de business case van de nieuwe ontwikkeling; Uitvoeren van de Uitvoeringstoets. De SD HWH is verantwoordelijk voor de volledige programmering, het ontstaan van nieuwe programma s/projecten en het uitvoeren van bestaande programma s. Onderstaand schema beschrijft de route van nieuwe ontwikkelingen: Toelichting: Besluitvorming vindt plaats op basis van een Business case van de nieuwe ontwikkeling. Voor kunnen doorlopen van de business case fase worden intentieverklaringen bij de waterschappen opgehaald De Programmaraad wint advies in bij I-platform over een nieuwe ontwikkeling De Programmaraad adviseert aan het Dagelijks Bestuur van de GR HWH/Stichtingsbestuur Uitvoeringstoets door HWH en ophalen deelnameverklaringen van waterschappen Besluit Dagelijks Bestuur/Stichtingsbestuur tot uitvoering Na besluitvorming de uitvoering van de projectfase (begeleiden) door HWH 21/23

129 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis Bijlage 5: Toelichting Risico tabel Voorbeeld risico tabel Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Voorbeeld: Onvoldoende capaciteit bij waterschappers en HWH voor de realisatie. 2 Geen tijdige informatie uit andere projecten pessimistisch plannen en inspanningverwachting van deelnemers expliciet maken Stuurgroep/BC de samenhang laten bewaken Programmamanager aanspreken 3 Te trage besluitvorming Bewaken agenda 4 Onduidelijke scope Afbakenen opdracht op basis van de (project)doelstellingen. 5 Niet op tijd of binnen budget opleveren 6 Geleverd product voldoet niet aan kwaliteitsverwachtingen Planning aanpassen; extra budget aanvragen, prioriteren op basis van (project)doelstellingen Goed georganiseerd requirementsmanagement inrichten om op cruciale momenten goed af te kunnen wegen wat functioneel kan wijken om binnen budget of tijd te blijven. Nr.: Cijfers: Kans: Effect: Score: opvolgend nummer uniek voor informatiesysteem systeem of project 1 = klein, 2 = middelgroot en 3 = groot. beschrijft de mogelijkheid dat het risico zich zal voordoen tijdens het project. beschrijft de gevolgen van het risico. dit is het produkt van de kans x het effect Bij een score van 6 of meer worden de te nemen maatregelen door de projectleider/procesleider altijd met de Stuurgroep/Begeleidingscommissie besproken. 22/23

130 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Basis Bijlage 6: Toelichting Geldstromen Het Waterschapshuis Binnen Het Waterschapshuis zijn vijf geldstromen te onderscheiden. Nr. Soort Omschrijving Mogelijke besluitvorming 1 Investeringsprojecten 2 Onderhanden Werk projecten 3 Exploitatie projecten Jaaroverschrijdende projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft en uiteindelijk eigenaar wordt van het gerealiseerde eindproduct. Het bestuur heeft een krediet gevoteerd waardoor middels voorfinanciering door HWH het project ten uitvoer gebracht kan worden. De uitvoeringsfase is afgerond zodra het project is opgeleverd / gerealiseerd. Hierna kan bepaald worden wat de totale (voorgefinancierde) kosten zijn die geactiveerd moeten worden, als basis voor de afschrijving. De jaarlijkse afschrijvingslasten van HWH worden bij de deelnemers van het project opgehaald als kapitaallast (afschrijving en rente). Jaaroverschrijdende projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft maar geen eigenaar wordt van het eindproduct. Het bestuur heeft een krediet gevoteerd, waarbij voorfinanciering door HWH een optie is. De inkomende en uitgaande geldstroom loopt aan het einde van het project op nul, per boekjaar kan er een saldo zijn. Aan het einde van het jaar wordt de positie onderhanden werk bepaald, wat aangeeft hoeveel werkzaamheden er zijn verricht die nog niet zijn verrekend met de deelnemers aan het project. Het project is technisch afgerond zodra de doelstelling is bereikt. Het project is economisch afgerond zodra de totale OHW positie is vereffend. Projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft. Met specifieke doelbestemmingen worden bijdrages geïnd bij de deelnemers. HWH voert projectmanagement uit. Verschillen tussen realisatie en begroot leiden tot een saldo op een projectrekening. Er is geen sprake van voorfinanciering door HWH, per boekjaar wordt door het bestuur het resultaat bepaald van de inkomende en uitgaande projectgelden (= saldo projectrekening). 4 Exploitatie Dit betreft niet-projectgebonden uitgaven van een lopend jaar. De kosten keren veelal jaarlijks terug. Er is geen sprake van meerjarig nut. De kosten en opbrengsten komen tot uitdrukking in het jaarrekeningresultaat van HWH. Niet van toepassing aangezien de kredieten reeds meerjarig zijn vastgesteld Niet van toepassing aangezien de kredieten reeds meerjarig zijn vastgesteld Opties: - terugbetalen aan waterschappen - aanvullend factureren - beschikbaar houden voor volgend boekjaar - verrekenen met andere projecten Opties: - terugbetalen aan waterschappen - aanvullend factureren - vormen van een bestemmingsreserve 5 Kassiers functie HWH int geld van deelnemers en betaalt leverancier. Niet van toepassing 23/23

131 Programmaplan 2013 Diensten Externe Dienstverlening Versie april 2012 Decos: Bijlage 5-6 Programmabegroting 2013

132 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening Inhoudsopgave 1 Inleiding Planningcyclus Het Waterschapshuis Meerjarenperspectief deelprogramma Diensten Externe Dienstverlening Te behalen Resultaat Deelprogramma Externe Dienstverlening Algemeen Te behalen Resultaat IS Publicatie Bekendmakingen Te behalen Resultaat IS Publicatie Regelgeving Te behalen Resultaat IS Publicatie Producten en Diensten Te behalen Resultaat IS Mijn Overheid Te behalen Resultaat IS Elektronische Formulieren Te behalen Resultaat IS CMS Benodigde middelen Externe Dienstverlening Exploitatiekosten 2013 en meerjaren Meerjarenraming totaal Nieuwe exploitatie en projectkosten Bijlage 1 : Beschrijving van de bedrijfsfunctie Bijlage 2: Legenda Hoofdposten Bijlage 3: Toelichting vormen beheer en onderhoud Bijlage 4: Route nieuwe ontwikkelingen Bijlage 5: Toelichting Risico tabel Bijlage 6: Toelichting Geldstromen Het Waterschapshuis /22

133 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening 1 Inleiding 1.1 Planningcyclus Het Waterschapshuis Het Programmaplan maakt onderdeel uit van de planningscyclus binnen Het Waterschapshuis (HWH). De volgende hiërarchische onderbouwing in de planningscyclus binnen (HWH) is van toepassing: 1. Begroting HWH jaar; bundeling programmaplannen; vast te stellen door het bestuur 2. Programmaplan per bedrijfsfunctie, als onderdeel van 1 3. Jaarplan per bedrijfsfunctie, vast te stellen door de Secretaris Directeur van HWH 4. Project- en Werkplan(nen) per bedrijfsfunctie, nadere specificatie van 3; vast te stellen door (secretaris-)directeur De begroting 2013 kent onderliggende programmaplannen, één per bedrijfsfunctie. De programmaplannen vormen de basis voor integratie tot één HWH begroting. In de programmaplannen per BF 1 is op hoofdlijn vastgesteld welke doelstellingen voor 2013 zijn onderkend voor de bij HWH in beheer zijnde informatiesystemen en diensten. In de jaarplannen van 2013 worden de programmaplannen verder uitgewerkt. De jaarplannen zijn dan ook gedetailleerder dan de programmabegroting en de programmaplannen. Hoofdstuk 2 van dit programmaplan beschrijft het meerjaren perspectief binnen de bedrijfsfunctie de verwachte ontwikkelingen binnen de bedrijfsfunctie. Vanaf hoofdstuk 2 wordt eerst beschreven welke resultaten de bedrijfsfunctie in 2013 beoogd om de doelstellingen te realiseren. De risico s en beheersmaatregelen worden benoemd. In hoofdstuk 10 worden de benodigde middelen toegelicht. In bijlage 1 vindt u een algemene beschrijving van de bedrijfsfunctie en haar processen en de informatiesystemen (IS 2 )die er deel van uitmaken. Bijlage 2 bevat een legenda van de hoofdposten. Bijlage 3 staat een toelichting op de vormen van Beheer en Onderhoud. Bijlage 4 beschrijft de route van nieuwe ontwikkelingen. Bijlage 5 tenslotte is een toelichting op de gebruikte risicotabellen. Bijlage 6 bevat een toelichting op de verschillende geldstromen bij HWH. 1 BF=bedrijfsfunctie 2 IS = Informatiesysteem 3/22

134 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening 2 Meerjarenperspectief deelprogramma Diensten Externe Dienstverlening In dit hoofdstuk wordt het meerjaren perspectief geschetst voor zover nu ontwikkeld binnen dit programma. Het programma externe dienstverlening bestaat volledig uit producten die invulling geven aan communicatie met externe belanghebbenden. Veel producten in dit programma heb als basis (Europese) wetgeving of landelijke bestuursakkoorden met als doel de elektronische dienstverlening van de Nederlandse overheid aan burgers en bedrijven te verbeteren. Voor een deel betreffen de activiteiten met name representatie van de gezamenlijke waterschappen richting landelijke uitvoeringsprogramma s en beheerders. Nieuw CMS 15 Waterschappen hebben besloten deel te willen nemen aan een nieuwe uniforme gezamenlijke CMS voorziening, waarbij de waterschappen vergaand samenwerken (scenario 2a in de business case). Het uitgangspunt is daarbij feitelijk één website waterschappen.nl waarin de waterschappen communicatief samenwerken en die de waterschappen gebruiken om alle landelijke thema s als één te communiceren. Elk waterschap behoudt een eigen satellietsite die is toegespitst op regionale informatie en activiteiten en die qua functionaliteit en vorm overeenkomt met waterschappen.nl. Deelnemers gaan een verplichting aan voor tenminste 4 jaar. Doel is de voorziening vanaf 1 januari 2013 op te leveren. De huidige voorziening zal tot einde oplevering van de nieuwe voorziening in stand worden gehouden, uiterlijk tot eind Vervanging Publicatie Bekendmakingen en Publicatie Decentrale Regelgeving Voor twee producten (Publicatie Bekendmakingen en Publicatie Decentrale Regelgeving) binnen het programma externe dienstverlening worden de voorzieningen in 2012 vervangen door nieuw te ontwikkelen of bestaande landelijke voorzieningen van Rijkswege. Deze voorzieningen maken het voor de waterschappen mogelijk bekendmakingen en regelgeving duurzaam op internet te publiceren conform de in 2011 ingevoerde Wet elektronische Bekendmaking. De landelijke voorziening voor publicatie van regelgeving (CDVR) is al in productie. Dee landelijke voorziening voor publicatie van bekendmakingen (GVOP) is nog in ontwikkeling. Na de migratie naar deze voorzieningen kunnen de huidige voorzieningen worden afgesloten en bijbehorende contracten worden opgezegd Daardoor verandert de positie van Het Waterschapshuis in het beheerproces ten aanzien van deze producten. Mijn Overheid Voor Mijn Overheid geldt dat uitgewerkt moet worden hoe de waterschappen de mede door de waterschappen gefinancierde landelijke voorzieningen gaan effectueren. Dit zal met name vanuit de primaire processen moeten gebeuren, bijvoorbeeld in de vorm van het opstellen van business cases, maar het programma Externe Dienstverlening kan een bewustwordingsagenda verzorgen en de voortgang bewaken. 4/22

135 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening Informatiesysteem Elektronische Formulieren Het Informatiesysteem Elektronische Formulieren wordt minimaal doorontwikkeld. Nieuwe gezamenlijk formulieren worden nauwelijks aangevraagd. Het gezamenlijk beheer beperkt zich tot het verwerken van wenswijzingen aan bestaande formulieren en het up-to-date houden van de basisvoorziening. Informatiesysteem Publicatie Producten en Diensten Het informatiesysteem Publicatie Producten en Diensten is in 2012 opgegaan in de nieuwe gezamenlijke cms voorziening. Het producten zal als informatiesysteem wel blijven bestaan binnen het programma omdat het gerelateerd is aan een bestuursakkoord en landelijke standaarden voor Samenwerkende Catalogi. Separate vermelding maakt de inspanningen die nodig zijn om aan het bestuurakkoord te blijven voldoen inzichtelijk. Wenswijzingen en wijzigingen naar aanleiding van veranderingen in de landelijke standaarden zullen worden verwerkt via de beheerprocessen voor de cms voorziening. Verdwenen producten/diensten Voor wat betreft één product (IMI) worden de taken in 2012 terug overgedragen aan de individuele waterschappen. Dit product zal daardoor uit de portefeuille verdwijnen. Daarnaast verdwijnt nog één product (Antwoord) uit de portefeuille allereerst vanwege gebrek aan draagvlak bij de waterschappen en daarnaast doordat het bijbehorende landelijke programma voor een groot gedeelte ophoudt te bestaan. Wat eerder als Informatiesysteem Kennis en Informatie te boek stond, heeft eigenlijk enkel betrekking op behoeftemanagement en de wijze waarop daaraan in vulling wordt gegeven. Kennis en Informatie als separaat informatiesysteem verdwijnt daarom van de begroting. De eerder opgenomen begroting daarvoor wordt ondergebracht bij behoeftemanagement. Per saldo zal het programma externe dienstverlening als het programma voor 2012 volledig volgens plan met succes kan worden uitgevoerd - beperkt 2013 in gaan. 3 Te behalen Resultaat Deelprogramma Externe Dienstverlening Algemeen 2013 De enige algemene activiteit die wordt uitgevoerd is het organiseren van bijeenkomsten met betrekking tot thema s die een (in)directe relatie hebben met externe dienstverlening. Deze bijeenkomsten kunnen in nauwe samenwerking met de Unie van Waterschappen worden geïnitieerd om zo een heldere relatie te leggen tussen gezamenlijk beleid en gezamenlijke voorzieningen. 5/22

136 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening Doel Resultaat nieuwe behoeftes voor gezamenlijke ontwikkelingen binnen het programma externe dienstverlening zijn inzichtelijk. Informatie-uitwisseling rondom actuele thema s wordt gestimuleerd middels gezamenlijke themabijeenkomsten. Risico s Er zijn op dit moment geen risico s bekend. 4 Te behalen Resultaat IS Publicatie Bekendmakingen 2013 De manier waarop de waterschappen hun bekendmakingen op internet publiceren voldoet aan de eisen die de wet stelt aan de publicatie van bekendmakingen op internet als officiële primaire en rechtsgeldige publicatiemethode en blijft dat doorlopend doen. De volgende resultaten zijn opgenomen om de doelstellingen te verwezenlijken: Doel Resultaat De bereikbaarheid van bekendmakingen van de waterschappen is geoptimaliseerd. De in de nieuwe landelijke voorziening gepubliceerde bekendmakingen zijn ook vindbaar en raadpleegbaar via de websites van de op het nieuwe gezamenlijke CMS aangesloten waterschappen. Doel Resultaat De voorziening voldoet aan de eisen gesteld in de Wet Elektronische Bekendmaking Applicatie- en technisch beheer door de externe beheerorganisatie hebben plaats gevonden volgens de in de SLA en DAP opgenomen normen. Doel Resultaat Resultaat Optimalisatie aansluiting voorziening bij bedrijfsfuncties Functionele behoeftes naar voren gebracht door de waterschappen zijn helder omschreven en adequaat onder de aandacht gebracht van de externe beheerorganisatie Functioneel beheer door de externe beheerorganisatie heeft plaats gevonden volgens de in de SLA en DAP opgenomen normen. 6/22

137 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening Risico s Informatiesysteem Publicatie Bekendmakingen Met betrekking tot het informatiesysteem Bekendmakingen worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Niet behalen van de doelstelling uit 2012 om te migreren naar de nieuwe landelijke voorziening door vertragingen in de ontwikkeling van deze voorziening, terwijl het nieuwe cms van de waterschappen wel al is opgeleverd, waardoor de huidige voorziening bekendmakingen al wordt uitgefaseerd De waterschappen kunnen er in een dergelijk geval voor kiezen tijdelijk de traditionele papieren bekendmakingen in stand te houden. Dit heeft wel tot gevolg dat de publicatie kosten van de waterschappen in 2013 veel hoger uitvallen dan het geval zou zijn wanneer de doelstelling wel zou zijn behaald. Hoewel er wel al waterschappen voor de troepen uitlopen en de bestaande voorziening als primaire publicatie methode gebruiken. Deze waterschappen ondervinden in dit geval een acuut probleem omdat hun primaire voorziening komt te vervallen voordat ze een vervangende voorziening hebben. Omdat de bestaande voorziening volledig is verweven met de huidige uit te faseren gezamenlijke cms voorziening, lijkt het niet opportuun de bestaande voorziening langer operationeel te houden. Daarnaast is de juridische houdbaarheid daarvan ten opzichte van de Wet Elektronische Bekendmakingen discutabel. 5 Te behalen Resultaat IS Publicatie Regelgeving 2013 De manier waarop de waterschappen hun regelgeving op internet publiceren voldoet aan de eisen die de wet stelt aan de publicatie van decentrale regelgeving op internet als officiële primaire en rechtsgeldige publicatiemethode en blijft dat doorlopend doen. De volgende resultaten zijn opgenomen om de doelstellingen te verwezenlijken. Doel Resultaat De voorziening voldoet de eisen gesteld in de Wet Elektronische Bekendmaking Applicatie- en technisch beheer door de externe beheerorganisatie hebben plaats gevonden volgens de in de SLA en DAP opgenomen normen. 7/22

138 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening Doel Resultaat Resultaat Optimalisatie aansluiting voorziening bij bedrijfsfuncties Functionele behoeftes naar voren gebracht door de waterschappen zijn helder omschreven en adequaat onder de aandacht gebracht van de externe beheerorganisatie Functioneel beheer door de externe beheerorganisatie heeft plaats gevonden volgens de in de SLA en DAP opgenomen normen. Risico s Informatiesysteem Publicatie Regelgeving Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Niet behalen van de doelstelling uit 2012 om te migreren naar de landelijke voorziening, terwijl het nieuwe cms van de waterschappen wel al is opgeleverd, waardoor de huidige voorziening decentrale regelgeving al wordt uitgefaseerd De kans van optreden is zo klein dat het niet opportuun is nu al maatregelen te treffen. Waterschappen voldoen dan niet meer aan de WEB. 6 Te behalen Resultaat IS Publicatie Producten en Diensten 2013 De waterschappen kunnen doorlopend hun producten en diensten via een producten catalogus op internet publiceren conform de publicatie- en uitwisselingsstandaarden zoals deze door alle overheidsinstanties gebruikt worden en die in beheer is van het Rijk. De volgende resultaten zijn opgenomen om de doelstellingen te verwezenlijken: Doel Resultaat De voorziening geeft optimaal invulling aan het bestuursakkoord Nationaal uitvoeringsprogramma Wijzigingen aan de landelijk standaard voor Samenwerkende Catalogi (IPM4) zijn verwerkt Overige resultaten zijn onderdeel van de moedervoorziening, de nieuwe gezamenlijke cms voorziening. 8/22

139 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening Risico s Informatiesysteem Publicatie Producten en Diensten Met betrekking tot het informatiesysteem Publicatie Producten en Diensten (voorheen waterschapsloket) worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Waterschappen die niet aansluiten op het nieuwe gezamenlijke cms nemen geen maatregelen om een eigen voorziening in gebruik te nemen. Daardoor beschikken ze na het uitfaseren van huidige voorziening mogelijk niet meer over een voorziening om aan de landelijke standaard samenwerkende catalogi te kunnen voldoen. Dit heeft echter geen juridische of financiële consequenties Het is de verantwoordelijkheid van de waterschappen zelf om maatregelen te nemen. Wel zal HWH helder communiceren over dit feit en de termijn waarop de bestaande voorziening wordt afgesloten. 7 Te behalen Resultaat IS Mijn Overheid 2013 Mijn Overheid krijgt een doorstart binnen het vernieuwde NUP (inup). Voor de waterschappen is er op dit moment alleen een business case uitgewerkt tbv belastingen. Om de investeringen van de waterschappen in Mijn Overheid te effectueren zullen business cases vanuit de verschillende bedrijfsfuncties moeten worden aangereikt. Vooralsnog vinden er daarom geen verdere activiteiten plaats anders dan het volgen van de landelijke ontwikkelingen en bijwonen van landelijke bestuurlijke en ambtelijke bijeenkomsten. De volgende resultaten zijn opgenomen om de doelstellingen te verwezenlijken: Doel Resultaat Resultaat Effectueren van de investering van de waterschappen in Mijn Overheid. De BC s voor de individuele bedrijfsfuncties zijn op de hoogte van de mogelijkheden die Mijn Overheid bieden en doordrongen van het feit dat de waterschappen hun investering in Mijn Overheid moeten proberen te effectueren. Waar mogelijk worden bedrijfsfuncties gestimuleerd business cases uit te werken voor ontsluiten van informatie en of diensten via Mijn Overheid. De voorzieningen binnen het programma Mijn Overheid speelt zo optimaal mogelijk in op de behoeftes van de waterschappen 9/22

140 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening Risico s Informatiesysteem Mijn Overheid Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Wanneer de bedrijfsfuncties geen gehoor geven aan de oproep om business cases te ontwikkelen aangaande het gebruik van de Mijn Overheid voorzieningen is de hele investering van de waterschappen in Mijn Overheid zinloos Escaleren naar bestuurlijk niveau? 8 Te behalen Resultaat IS Elektronische Formulieren 2013 Het Waterschapshuis beheert in 2013 niet een voorziening, maar beheert gezamenlijke functionele ontwerpen voor formulieren. Voor deze gezamenlijke ontwerpen van formulieren kan Het Waterschapshuis indien wenselijk namens waterschappen als opdrachtgever functioneren naar de betreffende marktpartij voor wat betreft het doorvoeren van wijzigingen aan of het ontwikkelen van formulieren. De waterschappen bepalen zelf welk formulier ze hanteren met betrekking tot welk bedrijfsproces. Dit laatste in lijn met de Gemma formulierenstandaarden van de gemeenten. De hieronder omschreven doelen en resultaten gaan uit van dit scenario. Het gebruik van formulieren wordt voor klanten van overheidsinstanties eenvoudiger doordat deze tussen instanties veel overeenkomsten vertonen en daarmee herkenbaar worden in gebruik. 10/22

141 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening Doel Resultaat Resultaat De Waterschappen hebben voor elektronische formulieren de beschikking over een gezamenlijk voorziening en indien wenselijk gezamenlijke formulieren. Functioneel beheer van de voorziening. Applicatie- en technisch beheer door de externe beheerorganisatie heeft plaats gevonden volgens de in de SLA en DAP opgenomen normen. Risico s Informatiesysteem Elektronische Formulieren Met betrekking tot het informatiesysteem Elektronische Formulieren zijn geen risico s onderkend. 9 Te behalen Resultaat IS CMS 2013 Bestaande voorziening Doel Resultaat De deelnemers kunnen tegen minimale kosten goed gebruik blijven maken van de bestaande voorziening tot dat de nieuwe voorziening in gebruik is genomen. Alleen de hoogstnoodzakelijke wenswijzigingen worden nog uitgevoerd Applicatiebeheer heeft plaatsgevonden volgens de normen in de SLA. Redactie-, acceptatie- en testomgevingen t.b.v. beheer en onderhoud waren in voldoende mate beschikbaar volgens de normen in de SLA. Doel Resultaat De bestaande voorziening blijft beheersbaar Elke release is goedgekeurd middels een gebruikersacceptatietest Doel Resultaat De gebruikers worden betrokken bij het beheer van de voorziening 3x per jaar vindt er een GO plaats Doel Resultaat Er wordt gebruik gemaakt van up-to-date databronnen 1x per jaar vindt er een update van de postcodegegevens plaats Nieuw CMS Doel Deelnemende waterschappen beschikken over een nieuwe gezamenlijk oplossing voor het online invullen van hun gezamenlijke en individuele communicatiedoelstellingen. 11/22

142 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening Resultaat Resultaat Resultaat Alle deelnemers zijn gemigreerd naar de in 2012 gebouwde gezamenlijke nieuwe voorziening. Er zijn afdoende SLA s en DAP s ontwikkeld ten behoeve van gebruiks-, functioneel-, applicatie-. en technische beheer. Gebruiks-, functioneel-, applicatie-. en technische beheer hebben plaats gevonden volgens in SLA s en DAP s opgestelde eisen. Risico s IS Nieuw CMS Met betrekking tot het beheer van het informatiesysteem CMS zijn er momenteel geen risico s onderkend. 12/22

143 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening 10 Benodigde middelen Externe Dienstverlening Hier zijn de bedragen voor de verwachte exploitatie- en projectkosten van dit programma 3 opgenomen. Een toelichting op de geldstromen van Het Waterschapshuis staat in bijlage 6. Verplaatsing informatiesysteem CMS naar deelprogramma Diensten Externe Dienstverlening Het informatiesysteem CMS is van het deelprogramma Diensten Basis verplaatst naar het deelprogramma Externe Dienstverlening vanwege de logischere relatie met de andere informatiesystemen in dit deelprogramma. Bij begrotingsvergelijkingen zal er daarom rekening moeten worden gehouden dat kosten voor dit informatiesysteem meeverplaatst zijn. De begroting voor het deelprogramma Diensten Externe Dienstverlening valt daardoor in 2013 veel hoger uit en de begroting voor het deelprogramma Diensten Basis veel lager. Bekostiging informatiesysteem Mijn Overheid De bijdrage aan de ontwikkeling van de landelijke voorzieningen Mijn Overheid is ondergebracht bij de kassiersfunctie van Het Waterschaphuis elders in dit programmaplan. Het Waterschapshuis is niet direct betrokken bij de ontwikkeling van de landelijke voorzieningen van Mijn Overheid. De activiteiten in dit deelprogramma voor het informatiesysteem Mijn Overheid betreft vooralsnog personele inzet met als doel de waterschappen (gezamenlijk) te bewegen de landelijke voorzieningen te effectueren. Deze inzet wordt bekostigd vanuit de exploitatie personeelslasten van dit deelprogramma. Kennis en Informatie Kennis en Informatie als separaat informatiesysteem verdwijnt van de begroting (zie paragraaf 2.6). De activiteiten worden ondergebracht bij strategie, beleid, innovatie. Om financiële vergelijking tussen 2012 en 2013 en verder mogelijk te maken is het in 2012 voor dit informatiesysteem opgenomen bedrag meegenomen in de exploitatie van de bedrijfsfunctie onder strategie, beleid, innovatie. E-formulieren In 2011 zijn de individuele licentiecontracten van de waterschappen met de leverancier om beheertechnische redenen overgegaan naar Het Waterschapshuis. De kosten van deze licenties worden nu ook via de begroting van het Waterschapshuis verrekend. De daarmee gepaard gaande kosten zijn in 2012 nog niet opgenomen in de begroting omdat deze ontwikkeling toen nog niet bekend was. Voor 2013 zijn deze kosten wel opgenomen in de begroting. 3 Programma kosten worden per IS aan de deelnemende waterschappen doorbelast op basis van diverse verdeelsleutels. De algemene kosten van de bedrijfsfunctie worden aan alle deelnemende waterschappen doorbelast. Kosten per waterschap worden in overzichten bij de begroting inzichtelijk. 13/22

144 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening 10.1 Exploitatiekosten 2013 en meerjaren De kosten (exploitatie) die niet aan een specifiek informatiesysteem worden toegewezen zijn: Strategie, Beleid en Innovatie (behoeftemanagement), Contractmanagement, Personeelskosten en Bureaukosten. De overige hoofdposten 4 zijn wel specifiek aan een informatiesysteem (IS) te relateren. Tabel Exploitatiekosten BF Diensten Externe Dienstverlening Hoofdpost Strategie, beleid, innovatie (behoeftemanagement, kennis en informatie) Contractmanagement Personeelslasten[2] Bureaukosten Beheer en onderhoud publicatie regelgeving (gebruiksbeheer) landelijke voorziening CVDR Beheer en onderhoud publicatie producten en diensten (functionaliteitenbeheer) binnen CMS Beheer en onderhoud Elektronische Formulieren (gebruiks- en functionaliteitenbeheer) Beheer en onderhoud CMS - oude voorziening (gebruiks-, functionaliteiten-, applicatie- en technisch beheer) Totaal Exploitatie in 2013 is inclusief Oud Waterschapsnet. In 2012 viel deze post onder Diensten Basis. Noot 2: Ter ondersteuning van de vraagsturing voor het beheer en doorontwikkelingen van het Nieuwe CMS en andere voorzieningen in het programma wordt een functioneel coördinator voor 2 dagen per week ingezet Meerjarenraming totaal Totaal exploitatiekosten en projectkosten programma Diensten Externe Dienstverlening DB Zie bijlage 2 Legenda Hoofdposten 14/22

145 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening Exploitatie Projectkosten Totaal Nieuwe exploitatie en projectkosten Nieuwe exploitatie betreft kosten op basis van goedgekeurde nieuwe ontwikkelingen in Nieuw ontwikkelingen Exploitatie Waterschapsnet Kapitaallasten Waterschapsnet Aanbesteding vervanging Waterschapsnet Realisatie vervanging Exploitatie Beheer en onderhoud publicatie bekendmakingen landelijke voorziening GVOP , Totaal Noot: De CMS aanbestedingskosten van , CMS realisatiekosten van en de aflossing in 60 maanden met 3% rente, uit het Programmaplan Diensten Basis 2012 zijn hier aangehouden. 15/22

146 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening Bijlage 1 : Beschrijving van de bedrijfsfunctie In onderstaande tabel staan de gezamenlijke informatievoorzieningen van de bedrijfsfunctie Diensten die in beheer zijn bij Het Waterschapshuis. De omvang en de vormen van beheer per informatiesysteem zijn terug te vinden in het Jaarplan. Naam Omschrijving Status Publicatie Producten en Diensten Elektronische Formulieren Mijn Overheid Met Publicatie Producten en Diensten publiceren de waterschappen conform landelijke standaarden hun producten en diensten op internet. De productencatalogus is gekoppeld aan Samenwerkende Catalogi. Samenwerkende Catalogi koppelt alle productencatalogi van overheden. Daardoor zijn alle producten en diensten die in Waterschapsloket zijn opgenomen ook vindbaar op Overheid.nl en ook diverse andere e- overheidsprojecten waaronder Antwoord voor Bedrijven en Mijn Overheid worden bediend. Het voormalige programma eformulieren van het Rijk heeft de afgelopen jaren bijgedragen aan het verbeteren van elektronische dienstverlening door het stimuleren van het gebruik en leveren van standaard (eenvoudige) elektronische formulieren. Toen het programma per 1 januari 2009 ophield te bestaan heeft Het Waterschapshuis voor de waterschappen een vervangende voorziening voor het ontwikkelen en beheren van elektronische formulieren op internet geïnitieerd. Het betreft hier expliciet niet OLO Water en Bakerware (Belastingen). Mijn Overheid is het digitale loket waarmee iedereen met een burgerservicenummer (BSN) zijn overheidszaken kan regelen en persoonlijke gegevens kan inzien op een gemakkelijke én veilige manier. Voor overheidsorganisaties is Mijn Overheid.nl een extra kanaal om hun doelgroepen efficiënter te bereiken, daarmee hun diensten toegankelijker te maken en transparantie te claimen. In het Nationaal Uitvoeringsprogramma E- overheid (NUP) is afgesproken dat alle overheidsorganisaties hun gepersonaliseerde webfunctionaliteiten beschikbaar stellen via Mijn Overheid.nl. Productie/in ontwikkeling Productie (oude voorziening) / Ontwikkeling (nieuwe voorziening) Productie In overweging Publicatie Regelgeving Publicatie Bekendmakingen De Wet Elektronische Bekendmaking verplicht alle decentrale overheden om vanaf 1 januari 2011 hun regelgeving (algemeen verbindende voorschriften) digitaal beschikbaar te stellen via de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR). De CVDR is een landelijk systeem waarmee alle decentrale regelgeving te beheren en te raadplegen is. In 2012 is de eigen voorziening van de waterschappen vervangen door rechtstreekse invoer in de CVDR. De Wet Elektronische Bekendmaking maakt het voor overheden mogelijk om vanaf 1 januari 2011 hun bekendmakingen primair digitaal te publiceren. Productie / Migratie naar landelijke voorziening (productie) Productie (oude voorziening) / Migratie naar landelijke 16/22

147 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening Naam Omschrijving Status Om conform de WEB te kunnen publiceren is in 2012 de eigen voorziening van de waterschappen vervangen door de nieuwe landelijke voorziening GVOP. Productie/in ontwikkeling voorziening (in ontwikkeling) Bijlage 2: Legenda Hoofdposten Strategie, beleid, innovatie (Behoeftemanagement); o Onderzoeksbudget, quick scans en business cases o Vergaderingen en bijeenkomsten Contractmanagement; o contracten, inkoop, audits, SLA, DAP o juridische ondersteuning Gebruiksbeheer; o Gebruikersondersteuning o helpdesk en incidentmanagement o opleidingen o vergaderingen en bijeenkomsten Functionaliteitenbeheer; o Specificeren o Documentatie o wens-wijzigingen Applicatiebeheer; o Probleembeheer o Fout-wijzigingen o beheer Releasebeheer; o organisatie release o testen release o transitie/ uitlevering o implementatieondersteuning Technisch beheer; o Hardware o Software o beheer Bureaukosten werkveld; o Personeelslasten o IT o communicatie 17/22

148 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening Bijlage 3: Toelichting vormen beheer en onderhoud Vormen van beheer en onderhoud De Beheeractiviteiten die belegd kunnen zijn: 1. Functioneel beheer: de functionele vraag, in brede zin, organiseren. Behoefte management Contractmanagement Gebruiksbeheer (o.a. 2 e lijns servicedesk/incidentmanagement) Functionaliteitenbeheer o Adaptief onderhoud o Additief onderhoud 2. Releasebeheer: releasebeleid en planning. Veelal centraal belegd bij Basis diensten. 3. Applicatiebeheer: uitvoeren beheer en onderhoud aan het informatiesysteem Preventief onderhoud Correctief onderhoud Perfectief onderhoud Realiseren adaptief en additief onderhoud. 4. Technisch beheer: het beheren van de omgevingen van het informatiesysteem de ontwikkel-, test-, en acceptatie-omgeving productieomgeving Toelichting typen onderhoud: Preventief Onderhoud: het voorkomen van Onvolkomenheden in de Programmatuur, dat wil zeggen door het nemen van geëigende maatregelen waarborgen dat de Programmatuur conform het bepaalde in of bij deze Overeenkomsten zal functioneren. Correctief Onderhoud: Het opsporen en herstellen van Onvolkomenheden in de Programmatuur en de Documentatie, nadat deze door Opdrachtgever zijn gemeld, middels het ter beschikking stellen van Hotfixes, Patches of Releases aan Opdrachtgever. Perfectief Onderhoud: Het verbeteren van de prestaties van de Programmatuur, middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of Releases aan Opdrachtgever. Adaptief Onderhoud: Het aanpassen van de Programmatuur vanwege externe ontwikkelingen (veranderde wet- en regelgeving of Infrastructuur) middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of Releases aan Opdrachtgever. Additief Onderhoud: Het uitbreiden van de functionaliteit van de Programmatuur (bijvoorbeeld naar aanleiding van gebruikerswensen), middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of nieuwe Releases aan Opdrachtgever. 18/22

149 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening Wens-wijzigingen en Fout-wijzigingen Het proces Wijzigingsbeheer heeft betrekking op alle wijzigingen (zowel wenswijzigingen (=adaptief en additief onderhoud) als fout-wijzigingen (=correctief onderhoud, bugfixes)), die in de beheerde software en documentatie doorgevoerd worden. Zie voor meer informatie het Handboek Beheer. 19/22

150 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening Bijlage 4: Route nieuwe ontwikkelingen Nieuwe ontwikkelingen vallen niet onder de uitvoering van HWH totdat er door het bestuur opdracht is gegeven aan de directie HWH voor uitvoering. En horen in die zin niet thuis in het programmaplan. Toch is het voor de programmaplannen handig om te noteren wat er (mogelijk) gaat spelen. De Programmaraad dient deze ontwikkelingen namelijk op te nemen in een groslijst voor hun jaaragenda. Daarnaast verricht HWH ook werkzaamheden ter ondersteuning van de besluitvorming door de diverse gremia, denk aan: Op verzoek Input leveren voor de business case van de nieuwe ontwikkeling; Uitvoeren van de Uitvoeringstoets. De SD HWH is verantwoordelijk voor de volledige programmering, het ontstaan van nieuwe programma s/projecten en het uitvoeren van bestaande programma s. Onderstaand schema beschrijft de route van nieuwe ontwikkelingen: Toelichting: Besluitvorming vindt plaats op basis van een Business case van de nieuwe ontwikkeling. Voor kunnen doorlopen van de business case fase worden intentieverklaringen bij de waterschappen opgehaald De Programmaraad wint advies in bij I-platform over een nieuwe ontwikkeling De Programmaraad adviseert aan het bestuur Uitvoeringstoets door HWH en ophalen deelnameverklaringen van waterschappen Besluit bestuur tot uitvoering Na besluitvorming de uitvoering van de projectfase (begeleiden) door HWH 20/22

151 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening Bijlage 5: Toelichting Risico tabel Voorbeeld risico tabel Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Voorbeeld: Onvoldoende capaciteit bij waterschappers en HWH voor de realisatie. 2 Geen tijdige informatie uit andere projecten pessimistisch plannen en inspanningverwachting van deelnemers expliciet maken Stuurgroep/BC de samenhang laten bewaken Programmamanager aanspreken 3 Te trage besluitvorming Bewaken agenda 4 Onduidelijke scope Afbakenen opdracht op basis van de (project)doelstellingen. 5 Niet op tijd of binnen budget opleveren 6 Geleverd product voldoet niet aan kwaliteitsverwachtingen Planning aanpassen; extra budget aanvragen, prioriteren op basis van (project)doelstellingen Goed georganiseerd requirementsmanagement inrichten om op cruciale momenten goed af te kunnen wegen wat functioneel kan wijken om binnen budget of tijd te blijven. Nr.: Cijfers: Kans: Effect: Score: opvolgend nummer uniek voor IS systeem of project 1 = klein, 2 = middelgroot en 3 = groot. beschrijft de mogelijkheid dat het risico zich zal voordoen tijdens het project. beschrijft de gevolgen van het risico. dit is het produkt van de kans x het effect Bij een score van 6 of meer worden de te nemen maatregelen door de projectleider/procesleider altijd met de Stuurgroep/Begeleidingscommissie besproken. 21/22

152 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Externe Dienstverlening Bijlage 6: Toelichting Geldstromen Het Waterschapshuis Binnen Het Waterschapshuis zijn vijf geldstromen te onderscheiden. Nr. Soort Omschrijving Mogelijke besluitvorming 1 Investeringsprojecten 2 Onderhanden Werk projecten 3 Exploitatie projecten Jaaroverschrijdende projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft en uiteindelijk eigenaar wordt van het gerealiseerde eindproduct. Het bestuur heeft een krediet gevoteerd waardoor middels voorfinanciering door HWH het project ten uitvoer gebracht kan worden. De uitvoeringsfase is afgerond zodra het project is opgeleverd / gerealiseerd. Hierna kan bepaald worden wat de totale (voorgefinancierde) kosten zijn die geactiveerd moeten worden, als basis voor de afschrijving. De jaarlijkse afschrijvingslasten van HWH worden bij de deelnemers van het project opgehaald als kapitaallast (afschrijving en rente). Jaaroverschrijdende projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft maar geen eigenaar wordt van het eindproduct. Het bestuur heeft een krediet gevoteerd, waarbij voorfinanciering door HWH een optie is. De inkomende en uitgaande geldstroom loopt aan het einde van het project op nul, per boekjaar kan er een saldo zijn. Aan het einde van het jaar wordt de positie onderhanden werk bepaald, wat aangeeft hoeveel werkzaamheden er zijn verricht die nog niet zijn verrekend met de deelnemers aan het project. Het project is technisch afgerond zodra de doelstelling is bereikt. Het project is economisch afgerond zodra de totale OHW positie is vereffend. Projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft. Met specifieke doelbestemmingen worden bijdrages geïnd bij de deelnemers. HWH voert projectmanagement uit. Verschillen tussen realisatie en begroot leiden tot een saldo op een projectrekening. Er is geen sprake van voorfinanciering door HWH, per boekjaar wordt door het bestuur het resultaat bepaald van de inkomende en uitgaande projectgelden (= saldo projectrekening). Niet van toepassing aangezien de kredieten reeds meerjarig zijn vastgesteld Niet van toepassing aangezien de kredieten reeds meerjarig zijn vastgesteld Opties: - terugbetalen aan waterschappen - aanvullend factureren - beschikbaar houden voor volgend boekjaar - verrekenen met andere projecten 4 Exploitatie Dit betreft niet-projectgebonden uitgaven van een lopend jaar. De kosten keren veelal jaarlijks terug. Er is geen sprake van meerjarig nut. De kosten en opbrengsten komen tot uitdrukking in het jaarrekeningresultaat van HWH. Opties: - terugbetalen aan waterschappen - aanvullend factureren - vormen van een bestemmingsreserve 5 Kassiers functie HWH int geld van deelnemers en betaalt leverancier. Niet van toepassing 22/22

153 Programmaplan 2013 Diensten Data Versie april 2012 Decos: Bijlage 5-7 Programmabegroting 2013

154 Programmaplan 2013 Diensten Data Inhoudsopgave 1 Inleiding Planningcyclus Het Waterschapshuis Scope Diensten Data Meerjarenperspectief deelprogramma Diensten Data Ontwikkelingen bij het deelprogramma Diensten Data Te behalen Resultaat BF Diensten (algemeen) Te behalen Resultaat IS AHN Te behalen Resultaat IS Beeldmateriaal Te behalen Resultaat IS INSPIRE Benodigde middelen Diensten Data Exploitatiekosten 2013 en meerjaren Nieuwe exploitatie en projectkosten Meerjarenraming totaal Bijlage 1 : Beschrijving van de bedrijfsfunctie Bijlage 2: Legenda Hoofdposten Bijlage 3: Toelichting vormen beheer en onderhoud Bijlage 4: Route nieuwe ontwikkelingen Bijlage 5: Toelichting Risico tabel Bijlage 6: Toelichting Geldstromen Het Waterschapshuis /22

155 Programmaplan 2013 Bedrijfsfunctie Diensten Data 1 Inleiding 1.1 Planningcyclus Het Waterschapshuis Het Programmaplan maakt onderdeel uit van de planningscyclus binnen Het Waterschapshuis (HWH). De volgende hiërarchische onderbouwing in de planningscyclus binnen (HWH) is van toepassing: 1. Begroting HWH jaar; bundeling programmaplannen; vast te stellen door het bestuur 2. ProgrammaPlan per bedrijfsfunctie, als onderdeel van 1 3. JaarPlan per bedrijfsfunctie, vast te stellen door de Secretaris Directeur van HWH 4. Project- en WerkPlan(nen) per bedrijfsfunctie, nadere specificatie van 3; vast te stellen door (secretaris-)directeur De begroting 2013 kent onderliggende programmaplannen, één per bedrijfsfunctie. De programmaplannen vormen de basis voor integratie tot één HWH begroting. In de programmaplannen per BF 1 is op hoofdlijn vastgesteld welke doelstellingen voor 2013 zijn onderkend voor de bij HWH in beheer zijnde informatiesystemen en diensten. In de jaarplannen van 2013 worden de programmaplannen verder uitgewerkt. De jaarplannen zijn dan ook gedetailleerder dan de programmabegroting en de programmaplannen. Hoofdstuk 2 van dit programmaplan beschrijft het meerjaren perspectief binnen de bedrijfsfunctie de verwachte ontwikkelingen binnen de bedrijfsfunctie. Vanaf hoofdstuk 2 wordt eerst beschreven welke resultaten de bedrijfsfunctie in 2013 beoogd om de doelstellingen te realiseren. De risico s en beheersmaatregelen worden benoemd. De benodigde middelen staan per deelprogramma vanaf hoofdstuk 7. In bijlage 1 vindt u een algemene beschrijving van de bedrijfsfunctie en haar processen en de informatiesystemen (IS 2 ) die er deel van uitmaken. Bijlage 2 bevat een legenda van de hoofdposten. Bijlage 3 staat een toelichting op de vormen van Beheer en Onderhoud. Bijlage 4 beschrijft de route van nieuwe ontwikkelingen. Bijlage 5 tenslotte is een toelichting op de gebruikte risicotabellen. De HWH Najaarsnota 2012 van het bestuur van HWH geeft een meerjaren-perspectief en -begrotingskader voor de HWH programma s/bedrijfsfuncties. De Najaarsnota is input voor de het Programmaplan 2014 en de Voorjaarsnota van de waterschappen. In dit hoofdstuk wordt het meerjaren perspectief geschetst voor zover nu ontwikkelt binnen deze bedrijfsfunctie. 1 BF=bedrijfsfunctie 2 IS = Informatiesysteem 3/22

156 Programmaplan 2013 Diensten Data 1.2 Scope Diensten Data De bedrijfsfunctie Diensten omvat met name de generieke voorzieningen ten behoeve van de informatievoorziening in de overige bedrijfsfuncties (Waterkeringen, Afvalwaterzuivering etc.). Binnen de BF Diensten onderkennen we het deelprogramma Diensten Data (AHN, Beeldmateriaal en INSPIRE) d.w.z. de inhoudelijke invulling (data, informatie). De informatiesystemen (IS) die in het programma Diensten Data ontwikkeld en beheerd worden zijn de volgende. Naam Omschrijving Status AHN Het meerjarenprogramma Actueel Hoogtebestand Productie Nederland (AHN). Beeldmateriaal Inwinning van hoge en lage resolutie Productie luchtopnamen. INSPIRE Europese kaderrichtlijnen voor publicatie van ruimtelijke gegevens van de waterschappen. In ontwikkeling Doelen Diensten Data: De middelen (geld en FTE s) uit de exploitatiebegroting zijn primair bedoeld om: Het behalen van de resultaten zoals vermeld in de hoofdstukken 4 (AHN), 5 (Beeldmateriaal) en 6 (INSPIRE). Te zorgen dat planvorming (jaar- en programmaplannen) plaatsvindt en dat uitvoering van deze plannen bewaakt wordt. Het begeleiden en/of uitvoeren van lopende investeringsprojecten. Dit betreft alleen FTE s. Op beperkte schaal analyseren van nieuwe ontwikkelingen op verzoek van de rechterkant. Het definiëren en opstarten van nieuwe ontwikkelingen/(investerings)-projecten in opdracht van de linkerkant. Dit betreft alleen FTE s. 4/22

157 Programmaplan 2013 Diensten Data 2 Meerjarenperspectief deelprogramma Diensten Data In dit hoofdstuk wordt het meerjaren perspectief geschetst voor zover nu ontwikkelt binnen deze bedrijfsfunctie. De in 2012 ingezette ontwikkelingen zullen in 2013 een vervolg krijgen. In de volgende subparagrafen worden deze ontwikkelingen in meer detail behandeld. Per ontwikkeling is kort aangegeven welke besluitvorming er nog zal moeten plaats vinden. Tenzij anders vermeld vindt deze besluitvorming plaats in het kader van het jaarplan Dat wil dus zeggen dat op voorstel van de WAC Diensten en na toetsing door de AWAC, de BC Diensten een jaarplan vaststelt en ter besluitvorming voorlegt aan de directeur van Het Waterschapshuis. In 2012 worden geen nieuwe informatiesystemen opgeleverd die door Diensten Data in beheer zouden moeten worden genomen en dus zijn er op dat gebied geen consequenties voor de exploitatie in Ontwikkelingen bij het deelprogramma Diensten Data Diensten Data vervult overwegend een ondersteunende rol t.o.v. verschillende andere bedrijfsfuncties. Ontwikkelingen binnen de functie zijn daarom in de regel gerelateerd aan ontwikkelingen in die bedrijfsfuncties, en daar voor zover relevant beschreven. Beeldmateriaal In 2012 is gestart met de inwinning van hoge en lage resolutie luchtopnamen conform de gestelde specificaties. In de loop van 2012 komen de gecontroleerde en geaccepteerde luchtopnamen beschikbaar komen voor de deelnemende overheden waaronder de waterschappen. De deelnemende overheden verkrijgen het gebruiksrecht op de luchtopnamen. Het landelijke initiatief is gestart met een overheidsbrede samenwerking met als doelstelling beeldmateriaal (hoge en lage resolutie luchtopnamen en 360 graden beelden) voor de gehele overheid aan te schaffen. Bij de eerste aanbesteding bleek de prijs boven het budget te liggen. Uit de aanbesteding bleek de kostenoverschrijding op het perceel 360 graden beelden te liggen. Extra budget kon in de beschikbare tijd niet worden gevonden. Kostenbeperkende maatregel was de aanbesteding te beperken tot alleen luchtopnamen en het achterwege laten van de 360 graden beelden. Alle partijen behalve de VNG stemden in met dit plan om zo alsnog tot synergie te komen in de samenwerking en als overheden te beschikken over eenzelfde basis van luchtfoto s onder de basisregistraties. De VNG gaf aan dat haar achterban alleen geïnteresseerd was in het totaalpakket van luchtfoto s en 360 graden beelden. Het huidige initiatief beeldmateriaal heeft een looptijd van twee jaar (2012 en 2013). De deelnemende overheden hebben de intentie deze vanaf 2014 te vervolgen, al is daar nog geen bestuurlijk commitment over. De basis van het vervolg vanaf 2014 is dat alle overheden deelnemen en een overheidsbreed gebruiksrecht op luchtopnamen wordt verkregen. Daarbij zullen nieuwe en andere producten (o.a. 360 graden beelden, oblique beelden, etc) verkend worden met geïnteresseerde overheidspartijen en de markt 5/22

158 Programmaplan 2013 Diensten Data AHN In 2011 is begonnen met het opstellen van een visie voor de update van het huidige AHN-2: AHN-3. Dit traject moet eind 2012 leiden tot een besluit of AHN-3 er moet komen en in welke vorm dit dan dient te gebeuren. Voor de nieuwe cyclus van het AHN wordt nadrukkelijk de verbreding gezocht naar nieuwe participanten buiten de bestaande twee: RWS en de Waterschappen. Potentiële nieuwe toetreders zijn Dienst Landelijk Gebied (DLG), provincies via IPO en het Kadaster. Toetreding van de gemeenten lijkt niet erg kansrijk. Gegevenshuishouding In 2012 is als onderdeel van het programma Diensten voorgesteld aan de programmaraad om een business case onder de naam Gegevenshuishouding te starten. In deze business case zal een voorstel worden ontwikkeld om de haalbaarheid van de gezamenlijke ontwikkeling van kernregistraties te onderzoeken zal in het teken staan van het verkrijgen van draagvlak voor een gezamenlijke aanpak van de gegevenshuishouding bij waterschappen. Deze ontwikkeling is nog niet verder uitgewerkt in dit programmaplan. INSPIRE In het kader van de Europese kaderrichtlijn INSPIRE zullen de voorschriften van INSPIRE gevolgd worden en de impact ervan zal worden verwerkt in de Geovoorziening en IRIS. GEO Diensten Collectief In 2011 is door het ministerie van I&M (DG Ruimte), DLG/DR, RWS en Kadaster een onderzoek gestart naar het instellen van een Shared Service Organisatie GEO (SSO- GEO). Deze SSO-GEO bleek echter een stap ter ver omdat er onvoldoende vertrouwen is tussen de partijen om nu al tot een institutionalisering te komen van de organisatie rondom GEO diensten. Wel is de intentie de GEO samenwerking te intensiveren wat in 2012 heeft geleid tot een doorstart van de verkenning, maar nu onder de naam van een GEO Diensten Collectief (GDC). Het GDC ondersteunt activiteiten op het gebied van het inwinnen, bewerken, ontsluiten, standaardiseren en wellicht adviseren. GEO samenwerking zou moeten leiden tot samenwerkingsverbanden tussen overheden, waarbij het AHN en Beeldmateriaal als voorbeelden worden gezien. Het Waterschapshuis is vanwege haar rol in AHN en Beeldmateriaal door de bij GDC betrokken overheden uitgenodigd actief deel te nemen aan de lopende activiteiten en verkenningen. Het Waterschapshuis gaat zich hiervoor inzetten en capaciteit beschikbaar stellen. 6/22

159 Programmaplan 2013 Diensten Data 3 Te behalen Resultaat BF Diensten (algemeen) 2013 In dit hoofdstuk worden de programma- doelen, resultaten en risico s beschreven die niet direct aan één informatie-systeem gekoppeld zijn. Resultaat Norm Prioriteit Risico s BF Diensten (algemeen) Binnen de bedrijfsfunctie Diensten zijn de volgende risico s onderkend, die niet direct aan één informatiesysteem te koppelen zijn. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score Behoeftemanagement - Rapportage en bewaking jaarplannen Programmaplannen 2014 opgesteld - Jaarplannen 2014 opgesteld en goedgekeurd door BC Beleidsdoelen HWH - Communicatieplan voor BF diensten opgesteld en uitgevoerd - Requirements en test management proces en tooling geïmplementeerd - Toetsen van IRIS en Geovoorziening aan ISO kwaliteitsnorm Contractmanagement - Afsluiten en bewaken van relevante contracten en SLA s Toekomstige ontwikkelingen - Beleid mobiel werken opnieuw vastgesteld - Impact analyse BGT Nieuwe ontwikkelingen linkerkant - Op verzoek: Relevante Business cases opgesteld en ingebracht in de programmaraad Prio1 Prio1 Prio1 Prio2 nvt Onvoldoende personele capaciteit 2 3 Ter voorkoming: heldere prioritering en planning d.m.v. jaarplannen Als het optreed: inhuur externe capaciteit 7/22

160 Programmaplan 2013 Diensten Data 4 Te behalen Resultaat IS AHN 2013 Het Actueel Hoogtebestand Nederland (AHN) is een meerjarenprogramma met een looptijd van 5 jaar ( ) dat in samenwerking tussen Rijkswaterstaat en de Waterschappen wordt uitgevoerd. Het doel is het vervaardigen van een hoogtebestand van Nederland. In 2008 is een start gemaakt met de vernieuwing van het AHN; deze zal in 2013 volledig gebruiksklaar en beschikbaar zijn. Het vernieuwde AHN (AHN-2) heeft een breed toepassingsbereik en wordt bij de waterschappen onder meer gebruikt voor watersysteem- en waterkeringenbeheer. Het programma bestaat uit twee hoofdactiviteiten. De eerste betreft de feitelijke inwinning van de hoogtegegevens. De tweede omvat de controle van deze inwinning op volledigheid en kwaliteit. Het resultaat van beide activiteiten samen is een gecontroleerd AHN-2 voor Nederland. Voor het uitvoeren van deze activiteiten worden marktpartijen geselecteerd via (Europese) aanbestedingen. Rijkswaterstaat en de waterschappen hebben gezamenlijk het initiatief genomen tot het vervaardigen van het AHN omdat: Rijkswaterstaat en de waterschappen gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor een veilig Nederland op het gebied van watersysteem- en waterkeringenbeheer; voor goed watersysteem- en waterkeringenbeheer actuele hoogtegegevens onmisbaar zijn; internationale en nationale wet- en regelgeving verplicht tot het beschikbaar stellen van met publieke middelen verkregen gegevens en informatie; door samenwerking inkoop, beheer en distributie van hoogtegegevens efficiënter en effectiever plaatsvindt. Het AHN staat aan de ene kant voor een product (hoogtegegevens) en aan de andere kant voor een samenwerkingsverband tussen RWS en de Waterschappen. De data die is ingewonnen in de periode tot en met 2010 is inmiddels beschikbaar voor zowel participanten (RWS en de Waterschappen) als voor derden. De projecten AHN2011 bevinden zich in de laatste fase bij de leveranciers, deze data komt aan het eind van het eerste kwartaal van 2012 beschikbaar. 8/22

161 Programmaplan 2013 Diensten Data De waterschappen en Rijkswaterstaat beschikken over het AHN-2. Daarnaast wordt het AHN ontsloten voor gebruik door derden. Derden kunnen tegen betaling over het AHN beschikken. De volgende resultaten zijn opgenomen om de doelstellingen te verwezenlijken: Doel - Oplevering conform planning; - Kwaliteit conform eindtermen en specificaties AHN-2 Resultaat Gecontroleerde en geaccepteerde hoogtedata voor de beheersgebieden van: - Regge & Dinkel; - Reest & Wieden; - Velt & Vecht; - Roer & Overmaas; - Peel & Maasvallei. Doel Resultaat Ontsluiting van data conform de geldende standaarden en voorbereid op een overgang naar PDOK. - SLA met externe beheerorganisatie (1/4/2012) voor 2 jaar beheer en distributie; - Voorbereiding van de aansluiting op PDOK eind 2013; Doel - AHN-website; - AHN-Viewer; - Postcodetool; - AHN-gebruikersdagen ("Roadshow") Resultaat Informeren participanten en afnemers AHN Doel - implementatie van de in 2011/2012 opgestelde visie; - AHN-3: continuering en update van AHN na afronding AHN-2 cyclus ( ) Resultaat - overeenkomst voor toetreding van de beoogde nieuwe deelnemers (DLG/IPO/Kadaster) - samenwerkingsovereenkomst tussen HWH en RWS-DID voor uitvoering AHN-3 ( ) - aanbesteding AHN-3 Risico s Informatiesysteem AHN Met betrekking tot het informatiesysteem AHN worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Inwinning 2012 kan door slechte weersomstandigheden niet volledig uitgevoerd worden. 2 Ingewonnen data is van onvoldoende kwaliteit De inwinners hebben vanaf 1 december 2011 tot 31 maart 2012 beschikbaar om de data in te winnen De inwinners moeten gedurende de inwinvluchten al aantonen dat de ingewonnen data van voldoende kwaliteit is zodat geen hervluchten buiten het vliegseizoen nodig zijn. 9/22

162 Programmaplan 2013 Diensten Data 5 Te behalen Resultaat IS Beeldmateriaal 2013 Het Beraad voor Geo-informatie (GI-beraad) heeft het initiatief genomen om beeldmateriaal overheidsbreed in te kopen. Het eenmalig inwinnen, meervoudig gebruiken van beeldmateriaal draagt bij aan de GIDEON doelstelling om te komen tot een overheidsbrede basisvoorziening. Het draagt bij aan de bevordering van het gebruik van geo-informatie op een efficiënte en effectieve wijze. Er wordt een eenduidige standaard gecreëerd, waardoor uitwisseling en samenwerking eenvoudiger wordt. Daarnaast kunnen productieprocessen bij de overheid beter gestroomlijnd worden, hierdoor kunnen vele partijen actueel en kwalitatief hoogwaardig beeldmateriaal beschikbaar krijgen. Het Kadaster en Het Waterschapshuis treden op als uitvoeringsorganisatie. Het Kadaster draagt zorg voor de controle, opslag, beheer en distributie en Het Waterschapshuis verzorgt de inkoop. Voor de Waterschappen vervult Het Waterschapshuis tevens de kassierfunctie. De overeengekomen kosten worden door Het Waterschapshuis bij de waterschappen geïncasseerd en afgedragen aan het Ministerie van I&M als eindverantwoordelijke en opdrachtgever voor het initiatief. Alle deelnemende overheden, waaronder de waterschappen, beschikken over hoge resolutie en lage resolutie beeldmateriaal. De volgende resultaten zijn opgenomen om de doelstellingen te verwezenlijken Doel -Oplevering conform planning; -Kwaliteit leveringen conform eindtermen en specificaties Beeldmateriaal Resultaat Gecontroleerde en geaccepteerde hoge en lage resolutie luchtopnamen van geheel Nederland. Doel Juiste en actuele informatie informatievoorziening richting deelnemende overheden en geïnteresseerden. Resultaat Communicatie: Website Beeldmateriaal.nl 10/22

163 Programmaplan 2013 Diensten Data Risico s Informatiesysteem Beeldmateriaal Met betrekking tot het informatiesysteem Beeldmateriaal worden de volgende risico s onderkend. Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Inwinning beeldmateriaal kan niet volledig of tijdige worden uitgevoerd. 2 Ingewonnen beeldmateriaal voldoet niet aan de gestelde specificaties De inwinners hebben beschikking over voldoende capaciteit op inwinning binnen de geschikte periode uit te voeren. De inwinners moeten gedurende het inwinseizoen continu aantonen alle geschikte dagen te gebruiken om de inwinning uit te voeren De inwinners moeten bij oplevering van de gegevens aantonen dat de ingewonnen data aan de gestelde eisen voldoet. Er wordt een onafhankelijke controle uitgevoerd op de ingewonnen data door het Kadaster. Inwinning is opgedeeld in verschillende deelleveringen waarmee onvolkomenheden tijdig worden waargenomen en kunnen worden aanpast. 3 Ingewonnen en beschikbare beeldmateriaal is niet beschikbaar voor waterschappen door niet functioneren Opslag, beheer en distributie systeem Opslag, beheer en distributie wordt uitgevoerd door het Kadaster. Controle op voortgang en kwaliteit door zitting in Stuurgroep beeldmateriaal. 11/22

164 Programmaplan 2013 Diensten Data 6 Te behalen Resultaat IS INSPIRE 2013 Europese kaderrichtlijnen voor publicatie van ruimtelijke gegevens van de waterschappen. Doel Doorontwikkelen Geo-voorziening (in beheer onder programmaplan Diensten Basis) Resultaat een toekomstvaste en in de architectuur passende applicatie Risico s INSPIRE Er zijn geen vermeldenswaardige risico s. 12/22

165 Programmaplan 2013 Diensten Data 7 Benodigde middelen Diensten Data Hier zijn de bedragen voor de verwachte exploitatie- en projectkosten van dit programma 3 opgenomen. Een toelichting op de geldstromen van Het Waterschapshuis staat in bijlage Exploitatiekosten 2013 en meerjaren De kosten (exploitatie) die niet aan een specifiek informatiesysteem worden toegewezen zijn: Strategie, Beleid en Innovatie (behoeftemanagement), Contractmanagement, Personeelskosten en Bureaukosten (zie tabel 1: Exploitatiekosten Diensten Data). De overige hoofdposten4 zijn wel specifiek aan een informatiesysteem (IS) te relateren (zie de tabellen 2 tot en met 4). 1 a Diensten Data Hoofdpost Strategie, beleid, innovatie (Behoeftemanagement) b Contractmanagement c Personeelslasten d Bureaukosten Totaal (te innen bij waterschappen) e Personeelslasten Beeldmateriaal (niet te innen) Tabel 1.: Exploitatiekosten Diensten Data Ad 1 De verschillen in de kosten Totaal (tabel 1) tussen 2012 en 2013 worden veroorzaakt doordat waterschapsgrenzen, thesaurus en geo-voorziening geen deel meer uitmaken van het programmaplan 2013.Geo-voorziening en waterschapsgrenzen zijn onderdeel van Diensten Basis en Thesaurus is gestopt. Ad b,d Contractmanagement en bureaukosten (o.a. Communicatie en IT) zijn veelal centraal binnen de afdeling Projecten en Beheer belegd. Het hier genoemde budget is de bijdrage hieraan vanuit Diensten Data. Aan contractmanagement wordt alleen vanuit INSPIRE bijgedragen. Ad c De personeelslasten à (2FTE) hebben volledig betrekking op het AHN en deze worden geïnd bij de Waterschappen. Ad e De personeelslasten à (1,5FTE) hebben betrekking op de rol van HWH als inkoop- en uitvoeringsorganisatie bij Beeldmateriaal; dit bedrag wordt door alle aan beeldmateriaal deelnemende overheden bijeen gebracht en wordt niet geïnd bij de waterschappen. De bijdrage van de waterschappen blijft beperkt tot het bedrag zoals genoemd in tabel 4. 3 Programma kosten worden per IS aan de deelnemende waterschappen doorbelast op basis van diverse verdeelsleutels. De algemene kosten van de bedrijfsfunctie worden aan alle deelnemende waterschappen doorbelast. Kosten per waterschap worden in overzichten bij de begroting inzichtelijk. 4 Zie bijlage 2 Legenda Hoofdposten 13/22

166 Programmaplan 2013 Diensten Data 2 Informatiesysteem Hoofdpost Gebruiksbeheer INSPIRE Functionaliteitenbeheer Tabel 2.: Exploitatiekosten INSPIRE. Totaal Ad 2. In 2012 wordt data toegevoegd aan de Geo-voorziening welke in 2013 in beheer is genomen, conform annex II en III zoals bekend bij INSPIRE. Annex II : Hoogte (AHN); annex III : Nutsdiensten en overheidsdiensten, Milieubewakingsvoorzieningen, Gebiedsbeheer, gebieden waar beperkingen gelden, gereguleerde gebieden en rapportage eenheden. 3 Informatiesysteem Hoofdpost a Inwinning en controle b AHN Exploitatie Tabel 3.: Exploitatiekosten AHN. Totaal Ad 3. In 2013 is het AHN-2 programma afgerond en wordt voor de laatste maal voor het AHN-2 geld opgehaald. De intentie is om een AHN-3 te starten als vervolg op AHN-2. Hierover moet nog bestuurlijk commitment komen. De bedragen voor 2014, 2015 en 2016 zijn voorlopig geschat op gelijk blijvend kostenniveau. Dit zijn reële plafondbedragen uitgaande van een update van het AHN-2 als basis voor het AHN-3 en de verwachting dat nieuwe toetreders financieel zullen bijdragen De AHN-begroting voor 2012 en 2013 is gelijk aan die van 2011 en 2010 (totaal ). In bovenstaande tabel 4 zijn de personeelslasten à niet opgenomen; zie hiervoor tabel 1. Bovenstaand totaalbedrag voor 2013 wordt via contributies bij de waterschappen geïnd; de bijdrage per waterschap is gebaseerd op oppervlakte (ha) van het beheergebied. Ad b. Het gaat hierbij om de kosten van de website, inclusief AHN-viewer, de gebruikersdag c.q. congres, de nieuwsbrieven en communicatie, vergaderkosten, representatie, voorfinanciering en onvoorzien. 14/22

167 Programmaplan 2013 Diensten Data 7.2 Nieuwe exploitatie en projectkosten Nieuwe exploitatie betreft kosten op basis van goedgekeurde nieuwe ontwikkelingen in Informatiesysteem Hoofdpost a Beeldmateriaal aanschaf Tabel 4.: Exploitatiekosten Beeldmateriaal. Totaal Ad 4. Het landelijk initiatief Beeldmateriaal heeft een looptijd van 2 jaar (2012 en 2013). In 2012 wordt geëvalueerd. Eind 2013 is het 2 programma afgerond. In 2012 en 2013 wordt geld opgehaald. De intentie is om een vanaf 2014 een langjarig en overheidsbrede samenwerking op te zetten voor de aanschaf van beeldmateriaal. Hierover moet nog bestuurlijk commitment komen. De bedragen voor 2014, 2015 en 2016 zijn voorlopig geschat op gelijk blijvend kostenniveau. Hierin schuilt echter een onzekerheid aangezien op basis van evaluatie van gebruik de verdeelsleutel wordt overwogen, bovendien is het productenpakket vanaf 2014 nog niet gedefinieerd. 7.3 Meerjarenraming totaal Totaal exploitatie- en projectkosten bedrijfsfunctie Diensten Data (DD) (exclusief Nieuwe exploitatie zijnde beeldmateriaal). 5 DD Exploitatie Projectkosten Totaal Tabel 5.: Totaal van exploitatie en projectkosten Diensten Data. Tenzij anders vermeld worden de bedragen verrekend onder alle waterschappen die deelnemen aan de GR HWH volgens de vastgestelde verdeelsleutel van de UvW. Voor het AHN geldt een verrekening op basis van oppervlakte (ha). 15/22

168 Programmaplan 2013 Diensten Data Bijlage 1 : Beschrijving van de bedrijfsfunctie In onderstaande tabel staan de gezamenlijke informatievoorzieningen van de bedrijfsfunctie Diensten Data die in beheer zijn bij Het Waterschapshuis. De omvang en de vormen van beheer per informatiesysteem zijn terug te vinden in het Jaarplan. Naam Omschrijving Status AHN Het meerjarenprogramma Actueel Hoogtebestand Nederland (AHN) Productie/in ontwikkeling Productie INSPIRE Europese kaderrichtlijnen voor publicatie van ruimtelijke gegevens van de waterschappen. In ontwikkeling Beeldmateriaal Deelname van de Waterschappen aan het landelijke initiatief voor een overheidsbrede inkoop van beeldmateriaal. Productie 16/22

169 Programmaplan 2013 Diensten Data Bijlage 2: Legenda Hoofdposten Strategie, beleid, innovatie (Behoeftemanagement); o Onderzoeksbudget, quick scans en business cases o Vergaderingen en bijeenkomsten Contractmanagement; o contracten, inkoop, audits, SLA, DAP o juridische ondersteuning Gebruiksbeheer; o Gebruikersondersteuning o helpdesk en incidentmanagement o opleidingen o vergaderingen en bijeenkomsten Functionaliteitenbeheer; o Specificeren o Documentatie o wens-wijzigingen Applicatiebeheer; o Probleembeheer o Fout-wijzigingen o beheer Releasebeheer; o organisatie release o testen release o transitie/ uitlevering o implementatieondersteuning Technisch beheer; o Hardware o Software o beheer Bureaukosten werkveld; o Personeelslasten o IT o communicatie 17/22

170 Programmaplan 2013 Diensten Data Bijlage 3: Toelichting vormen beheer en onderhoud Vormen van beheer en onderhoud De Beheeractiviteiten die belegd kunnen zijn: 1. Functioneel beheer: de functionele vraag, in brede zin, organiseren. Behoefte management Contractmanagement Gebruiksbeheer (o.a. 2 e lijns servicedesk/incidentmanagement) Functionaliteitenbeheer o Adaptief onderhoud o Additief onderhoud 2. Releasebeheer: releasebeleid en planning. Veelal centraal belegd bij Basis diensten. 3. Applicatiebeheer: uitvoeren beheer en onderhoud aan het informatiesysteem Preventief onderhoud Correctief onderhoud Perfectief onderhoud Realiseren adaptief en additief onderhoud. 4. Technisch beheer: het beheren van de omgevingen van het informatiesysteem de ontwikkel-, test-, en acceptatie-omgeving productieomgeving Toelichting typen onderhoud: Preventief Onderhoud: het voorkomen van Onvolkomenheden in de Programmatuur, dat wil zeggen door het nemen van geëigende maatregelen waarborgen dat de Programmatuur conform het bepaalde in of bij deze Overeenkomsten zal functioneren. Correctief Onderhoud: Het opsporen en herstellen van Onvolkomenheden in de Programmatuur en de Documentatie, nadat deze door Opdrachtgever zijn gemeld, middels het ter beschikking stellen van Hotfixes, Patches of Releases aan Opdrachtgever. Perfectief Onderhoud: Het verbeteren van de prestaties van de Programmatuur, middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of Releases aan Opdrachtgever. Adaptief Onderhoud: Het aanpassen van de Programmatuur vanwege externe ontwikkelingen (veranderde wet- en regelgeving of Infrastructuur) middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of Releases aan Opdrachtgever. Additief Onderhoud: Het uitbreiden van de functionaliteit van de Programmatuur (bijvoorbeeld naar aanleiding van gebruikerswensen), middels het ter beschikking stellen van nieuwe Patches of nieuwe Releases aan Opdrachtgever. 18/22

171 Programmaplan 2013 Diensten Data Wens-wijzigingen en Fout-wijzigingen Het proces Wijzigingsbeheer heeft betrekking op alle wijzigingen (zowel wenswijzigingen (=adaptief en additief onderhoud) als fout-wijzigingen (=correctief onderhoud, bugfixes)), die in de beheerde software en documentatie doorgevoerd worden. Zie voor meer informatie het Handboek Beheer. 19/22

172 Programmaplan 2013 Diensten Data Bijlage 4: Route nieuwe ontwikkelingen Nieuwe ontwikkelingen vallen niet onder de uitvoering van HWH totdat er door het bestuur opdracht is gegeven aan de directie HWH voor uitvoering. En horen in die zin niet thuis in het programmaplan. Toch is het voor de programmaplannen handig om te noteren wat er (mogelijk) gaat spelen. De Programmaraad dient deze ontwikkelingen namelijk op te nemen in een groslijst voor hun jaaragenda. Daarnaast verricht HWH ook werkzaamheden ter ondersteuning van de besluitvorming door de diverse gremia, denk aan: Op verzoek Input leveren voor de business case van de nieuwe ontwikkeling; Uitvoeren van de Uitvoeringstoets. De SD HWH is verantwoordelijk voor de volledige programmering, het ontstaan van nieuwe programma s/projecten en het uitvoeren van bestaande programma s. Onderstaand schema beschrijft de route van nieuwe ontwikkelingen: Toelichting: Besluitvorming vindt plaats op basis van een Business case van de nieuwe ontwikkeling. Voor kunnen doorlopen van de business case fase worden intentieverklaringen bij de waterschappen opgehaald De Programmaraad wint advies in bij I-platform over een nieuwe ontwikkeling De Programmaraad adviseert aan het bestuur van de GR HWH Uitvoeringstoets door HWH en ophalen deelnameverklaringen van waterschappen Besluit bestuur tot uitvoering Na besluitvorming de uitvoering van de projectfase (begeleiden) door HWH 20/22

173 Programmaplan 2013 Diensten Data Bijlage 5: Toelichting Risico tabel Voorbeeld risico tabel Nr. Risico Maatregel(en) Kans Effect Score 1 Voorbeeld: Onvoldoende capaciteit bij waterschappers en HWH voor de realisatie. 2 Geen tijdige informatie uit andere projecten pessimistisch plannen en inspanningverwachting van deelnemers expliciet maken Stuurgroep/BC de samenhang laten bewaken Programmamanager aanspreken 3 Te trage besluitvorming Bewaken agenda 4 Onduidelijke scope Afbakenen opdracht op basis van de (project)doelstellingen. 5 Niet op tijd of binnen budget opleveren 6 Geleverd product voldoet niet aan kwaliteitsverwachtingen Planning aanpassen; extra budget aanvragen, prioriteren op basis van (project)doelstellingen Goed georganiseerd requirementsmanagement inrichten om op cruciale momenten goed af te kunnen wegen wat functioneel kan wijken om binnen budget of tijd te blijven. Nr.: Cijfers: Kans: Effect: Score: opvolgend nummer uniek voor IS systeem of project 1 = klein, 2 = middelgroot en 3 = groot. beschrijft de mogelijkheid dat het risico zich zal voordoen tijdens het project. beschrijft de gevolgen van het risico. dit is het produkt van de kans x het effect Bij een score van 6 of meer worden de te nemen maatregelen door de projectleider/procesleider altijd met de Stuurgroep/Begeleidingscommissie besproken. 21/22

174 Programmaplan 2013 Diensten Data Bijlage 6: Toelichting Geldstromen Het Waterschapshuis Binnen Het Waterschapshuis zijn vijf geldstromen te onderscheiden. Nr. Soort Omschrijving Mogelijke besluitvorming 1 Investeringsprojecten 2 Onderhanden Werk projecten 3 Exploitatie projecten Jaaroverschrijdende projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft en uiteindelijk eigenaar wordt van het gerealiseerde eindproduct. Het bestuur heeft een krediet gevoteerd waardoor middels voorfinanciering door HWH het project ten uitvoer gebracht kan worden. De uitvoeringsfase is afgerond zodra het project is opgeleverd / gerealiseerd. Hierna kan bepaald worden wat de totale (voorgefinancierde) kosten zijn die geactiveerd moeten worden, als basis voor de afschrijving. De jaarlijkse afschrijvingslasten van HWH worden bij de deelnemers van het project opgehaald als kapitaallast (afschrijving en rente). Jaaroverschrijdende projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft maar geen eigenaar wordt van het eindproduct. Het bestuur heeft een krediet gevoteerd, waarbij voorfinanciering door HWH een optie is. De inkomende en uitgaande geldstroom loopt aan het einde van het project op nul, per boekjaar kan er een saldo zijn. Aan het einde van het jaar wordt de positie onderhanden werk bepaald, wat aangeeft hoeveel werkzaamheden er zijn verricht die nog niet zijn verrekend met de deelnemers aan het project. Het project is technisch afgerond zodra de doelstelling is bereikt. Het project is economisch afgerond zodra de totale OHW positie is vereffend. Projecten waarbij HWH een regie/beheerfunctie heeft. Met specifieke doelbestemmingen worden bijdrages geïnd bij de deelnemers. HWH voert projectmanagement uit. Verschillen tussen realisatie en begroot leiden tot een saldo op een projectrekening. Er is geen sprake van voorfinanciering door HWH, per boekjaar wordt door het bestuur het resultaat bepaald van de inkomende en uitgaande projectgelden (= saldo projectrekening). 4 Exploitatie Dit betreft niet-projectgebonden uitgaven van een lopend jaar. De kosten keren veelal jaarlijks terug. Er is geen sprake van meerjarig nut. De kosten en opbrengsten komen tot uitdrukking in het jaarrekeningresultaat van HWH. Niet van toepassing aangezien de kredieten reeds meerjarig zijn vastgesteld Niet van toepassing aangezien de kredieten reeds meerjarig zijn vastgesteld Opties: - terugbetalen aan waterschappen - aanvullend factureren - beschikbaar houden voor volgend boekjaar - verrekenen met andere projecten Opties: - terugbetalen aan waterschappen - aanvullend factureren - vormen van een bestemmingsreserve 5 Kassiers functie HWH int geld van deelnemers en betaalt leverancier. Niet van toepassing 22/22

175 Programmaplan 2013 Architectuur en Standaarden Versie april 2012 Decos Bijlage 5-8 Programmabegroting 2013