NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING 10 NOVEMBER 2015

Transcriptie

1 NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING 10 NOVEMBER 2015 Aanwezig 25 leden inclusief bestuur. De voorzitter wordt tijdens de vergadering waargenomen door secretaris in verband met vakantie in het buitenland. 1. OPENING Waarnemend voorzitter (verder voorzitter) opent de vergadering om uur. De voorzitter is door vakantie verhinderd om aanwezig te zijn. Welkom alle leden in het bijzonder de aanwezige ereleden (geen leden van verdienste aanwezig). Bericht van verhindering is ontvangen van John en Sigrid Wassenaar en van Hans Peter en Wil Dries. Doel van de vergadering: bijpraten leden over ontwikkelingen en beleid en instemming krijgen met de begroting en de contributie voor 2016 Mededeling vooraf. Ontheffen trainer bij de loopgroepen. TC heeft meerdere keren geprobeerd om een minnelijke oplossing te vinden. Betreffende trainer wenste zich niet te houden aan de afspraken binnen de vereniging over trainingen. Uiteindelijk heeft de TC besloten dat de trainer niet te handhaven was in zijn positie als trainer en het bestuur heeft zich achter dit besluit gesteld. Aarhoektrofee Jaarlijkse prijs voor een zeer waardevolle vrijwilliger. Vorig jaar het klusteam die de kantine heeft opgeknapt. Dit jaar heeft het bestuur de prijs toegekend aan Petra Sanders die als wedstrijdsecretaris ontzettend veel werk verricht; vaak onder grote druk ter voorbereiding en uitwerking van de wedstrijden. Naast alle thuiswedstrijden die zij met enkele vaste helpers verwerkt en razendsnel publiceert, is Petra ook onze vrijwilliger die met het My Laps systeem steeds meer lopen in de omgeving van Alphen ondersteunt; iets waar wij als vereniging de investering in dit kostbare systeem langzaam mee terug verdienen. Petra heeft deze taak de afgelopen jaren met zeer veel energie en enthousiasme gedaan en daarvoor is onze onmetelijke dank. Publiciteitsprijs: In het verleden werd dit toegekend aan degenen die AAV36 intern maar ook extern

2 publicitair op de kaart wist te zetten met name in de vorm van papierencommunicatie. Inmiddels is AAV 36 stevig haar communicatie in digitale vorm beter en sneller aan het inrichten. Daarom hebben we met enige weemoed afscheid genomen van onze papieren Spirit en willen wij het aftredend Spirit team de publiciteitsprijs toekennen: Corine Kruijsen, Ruud Harinck en Hugo Vrolijk Dick te Beest (PR/Communicatie) bedankt Ruud ook voor zijn hulp bij het opzetten van de digitale omgeving en de nieuwe nieuwsbrief. 2. NOTULEN ALV 12 mei 2015 Bespreken per bladzijde de notulen. Er komt geen commentaar en daarmee worden de notulen vastgesteld en wordt de secretaris bedankt voor zijn inspanningen. 3. BELEIDSPLAN In zijn inleiding gaat voorzitter in op wat er in het afgelopen jaar is gedaan aan het Beleidsplan: We hebben een nieuwe website; op snelle termijn gerealiseerd en naar onze mening een aanzienlijke verbetering in de communicatie naar en met leden. Dank daarvoor aan de commissie die dit mogelijk heeft gemaakt waar veel werk in zat; denk aan alle teksten op de website; en aan alle leden die zich bereid hebben verklaard om de website ook levend en up to date te houden. Onze combinatiefunctionaris heeft een groot aantal projecten ontwikkeld en initiatieven genomen en dat is niet onopgemerkt gebleven. AAV is van bijna 800 leden eind vorig jaar in een jaar gegroeid naar 885 leden per heden. Elsbeth zal dadelijk een presentatie van haar werk geven. Ook op sportief gebied hebben we de geweldige prestaties van vorig jaar geconsolideerd en zelfs nog weten uit te breiden. Dat is geen reden voor ontspanning, maar wel voor tevredenheid. Nu nog verder uitbouwen. Voorzitter wil en kan niet alle prestaties aanhalen maar moet wel even stil staan bij het nieuwe Nederlandse record en tegelijk de Olympische nominatie van Femke. Maar zoals bekend: het huidige beleidsplan loopt door tot en met 2019 en daarom willen we vooral vooruit kijken. Hierna wordt het woord gegeven aan Sportzaken, Hans Vlak die een algemeen overzicht geeft van de verdere activiteiten en prioriteiten in Daarna geeft Elsbeth Littink, onze combinatiefunctionaris, een overzicht van haar werk en projecten en tenslotte vertelt PR/Communicatie Dick van Beest over de plannen met sponsoring en trainingskleding. Ron van der Veer vraagt naar de risico's voor de vereniging, zijn er ook nadelen/bedreigingen van deze maatschappelijke ontwikkelingen? Die zijn er zeker en worden ook door het bestuur onderkend. Ruud van Maurik vult aan dat er meer van trainers wordt gevraagd om met speciale groepen om te kunnen gaan. Dit zal zeker niet iedereen zo maar aankunnen. Er moet aandacht voor zijn dat wij een atletiekvereniging zijn (en blijven) en niet zomaar elke doelgroep kunnen/willen opvangen. Voorzitter geeft aan dat het bestuur de integriteit van de vereniging bij de verdere ontwikkeling van plannen goed in het oog zal behouden en deze kan garanderen. Dick te Beest geeft aan dat de gemeente alle sportverenigingen in deze maatschappelijke rol wil drukken, maar dat de gemeente daar nog geen blauwdruk/oplossing voor heeft. Jan de Jong vraagt welke financiële middelen hiervoor beschikbaar stelt? Voorzitter vertelt dat de

3 gemeente dat niet weet, dit te meer omdat er eigenlijk een bezuiniging van 1 miljoen op de sportbegroting moet worden doorgevoerd. Arthur Bosua vraagt naar aanleiding van de opmerkingen van PR over nieuwe trainingskleding hoe het met de relatie richting onze hoofdsponsor Bahlmann zit. Is hij wel een echte runningspecialist? Bahlmann sponsort de vereniging jaarlijks voor Dat is voor AAV'36 een substantieel bedrag. We onderzoeken daarom primair met Bahlmann of hij een aantrekkelijk pakket kan leveren en op welke wijze een goede levering aan de atleten is te garanderen. Ook zal daar over de beschikbaarheid van wedstrijdkleding worden gesproken. Alleen wanneer er niet tot een voor beide partijen acceptabele oplossing kan worden gekomen zullen wij in goed overleg bij een ander bedrijf onze trainingskleding gaan afnemen. Arthur Bosua haalt aan dat hij bij het bestuur nog 2 partijen heeft voorgesteld (Hardloopwinkel Bodegraven en Intersport in Alphen aan den Rijn). Of zij ook bereid zijn om een gelijksoortig bedrag jaarlijks te sponsoren is nu niet aan de orde, gezien het nog lopende contract met onze hoofdsponsor voor de komende 3 jaar. Er komen ook vragen hoe dit dan bij andere atletiek-/sportverenigingen geregeld is, maar dat loopt als onderzoek nog. 4. BEHANDELING BEGROTING EN REALISATIEOVERZICHT. Door de groei van de vereniging en andere verbeteringen in het financieel beheer is de penningmeester op dit moment nog steeds streng als immer, maar ook positiever gestemd over de toekomst. Voor de begroting en contributie geef voorzitter het woord aan Penningmeester. Vanuit het beleidsplan is voor 2016 een ledenaantal van 880 begroot. Als wij het huidige aantal weten te handhaven dan zitten wij daar al boven maar we gaan in de begroting vooralsnog uit van 880 leden. De opbrengst van loopclinics is wel hoger begroot als in het verleden aangezien we nu structureel 4 in plaats van 2 van deze cursussen organiseren. In de begroting is ook voor op dit moment 4000 euro een tweede combinatiefunctionaris voorzien die zich vooral moet gaan richten op de interne organisatie. Mocht dit bedrag onvoldoende zijn dan overweegt het bestuur om hiervoor tijdelijk gelden uit de reserve in te zetten. Qua begrootte kosten is er niet zo heel veel veranderd dan het vorige jaar. Opvallend punt is de kosten voor een hoogspringkussen. Deze hebben wij aan SportSpectrum voorgeschoten omdat er een conflict was over de verrekening van de extra faciliteiten bij de aanleg van de nieuwe baan. Inmiddels in in overleg met gemeente en het SportSpectrum vastgesteld dat er geen claim meer op deze verrekening bestaat. Daarom is een factuur aan het SpSp gestuurd waarin de nog te betalen huur wordt verdisconteerd met de openstaande post voor aanschaf van het hoogspringkussen. We komen ook in 2015 waarschijnlijk net negatief uit, maar hebben voldoende financiële reserve om dit op te vangen. Verwacht wordt, is dat wij in 2016 wel weer op een positief resultaat uitkomen. Er ligt nog een aantal investeringsplannen waaronder de vervanging van de baanverlichting in ledverlichting en de plaatsing van zonnecollectoren. Omdat daar in 2016 nog een subsidiemogelijkheid voor geldt van 30 % op de aanschafwaarde en de gemeente een renteloze lening kan verstrekken terwijl ook bij het Rijnfonds mogelijk een een subsidie kan worden verkregen is dit een aantrekkelijk plan. De terugverdientijd, zonder subsidies is 9 jaar, dus met

4 aanzienlijk korter. Bij ledverlichting geldt een bruto investering van zo'n Voor de zonnecollectoren is dit totaal bedrag (exclusief subsidies) Er is een commissie mee bezig om dit allemaal nog verder uit te zoeken. Eventueel kan het bestuur ook beslissen om (een deel van) de reserves voor deze uiteindelijk profijtelijke investeringen uit de reserves te financieren. Jan de Jong vraagt of de onkosten begroot voor de pupillen wel klopt. Guus Berntsen geeft aan dat het bedrag geëxtrapoleerd is op basis van de uitgaven tot september Hij zal dit verder afstemmen met Jan de Jong. Arthur Bosua vraagt waarom inkomsten op de kantine substantieel lager uitpakken dan vorig jaar. Verklaring is dat er in overleg met de kantinebeheerder de kosten op een andere manier in de administratie worden verwerkt over meerdere rekeningen. Per saldo is er geen verschil met het verleden. Penningmeester stelt ook voor, op basis van de eerder door de ALV voorgestelde jaarlijkse aanpassing van de contributies op basis van de algemene prijsindicatie van de kosten van levensonderhoud, om voor 2016 de contributie te verhogen met 1,5 %. Voorzitter legt deze verhoging voor aan de ALV, dus een contributieverhoging van 1,5% in Dit wordt met algemene stemmen goedgekeurd. 5. INGEKOMEN STUKKEN Overleg met de gemeente. Voorzitter haalt aan dat de gemeente de samenwerking met SportSpectrum per 1 januari heeft opgezegd. Voor hen die dit niet weten; SportSpectrum is een stichting die voor de gemeente alle sportaccommodaties beheerd. Daarnaast waren ze ook intermediair voor bijv. de combinatiefunctionarissen en voor projecten gericht op meer sportbeoefening in Alphen. Inmiddels zijn er door de gemeente afspraken gemaakt met een aantal organisaties die deeltaken van SpSp overnemen. Daarnaast neemt de gemeente per 1 januari alle sportaccommodaties in Alphen onder haar beheer, dus ook de atletiekbaan. Wat betekent dat voor ons. We hebben de garantie gekregen dat de huren voor 2016 hetzelfde blijven. Maar de gemeente wil in 2016 met alle sportverenigingen afspraken maken die moeten leiden tot een actievere betrokkenheid van de verenigingen bij het beheer van de accommodaties. Hiermee wil de gemeente besparingen in de exploitatie bereiken. Maar de politiek zegt tevens dat de verenigingen compensatie kunnen krijgen. We weten nog niet hoe het gaat uitpakken maar denken actief mee in oplossingen om de gevolgen voor onze leden beperkt te houden. Onder aan de streep moet de gemeente een korting voor sport van 1 miljoen euro per jaar realiseren. Misschien dat dit voor een deel wordt gehaald met de opheffing van SportSpectrum maar waarschijnlijk niet volledig. Mooi is dat de gemeente ook verenigingen wil compenseren voor maatschappelijke of sociale projecten en dat is iets waar wij als AAV op dit moment binnen de gemeente voorloper zijn. Het bestuur zal deze ontwikkelingen actief volgen en participeren in het overleg met de gemeente teneinde de eventueel nadelige aspecten zoveel als mogelijk voor de leden te beperken en tegelijkertijd gebruik maken van de mogelijke kansen. VOG De Verklaring Omtrent Gedrag is een door de overheid gegeven verklaring dat een persoon

5 niet is veroordeeld of onderzocht inzake laakbaar gedrag op financieel gebied of in de verhouding met kinderen of zwakkere personen. Wij willen in aansluiting op een landelijk beleid voor al onze trainers en vrijwilligers die of financiële handelingen verrichten of werken met kinderen of bijv. mensen met een beperking een dergelijke verklaring aanvragen. Een eerste door ons opgestelde procedure bleek na toetsing bij NOC NSF niet te werken. Inmiddels gaat de vereniging een beveiligd account aanvragen om de VOG verklaringen met toestemming en medewerking van de trainers en vrijwilligers op een snelle en niet belastende wijze te verkrijgen. Begin volgend jaar gaat dit haar beslag krijgen. Op verzoek van de voorzitter geeft de aanwezige Vertrouwenscontactpersoon Flip Poort een overzicht van de werkzaamheden die hij samen met Annemarie van Haaren uitwerkt om tot een betere voorlichting en een goed beleid op het gebied van veiligheid op velerleii gebied als AAV'36 in 2016 een sprong voorwaarts te maken.na een cursus zijn onze VP's tot het inzicht gekomen dat er meer is dan alleen grensoverschrijdend gedrag bijvoorbeeld matchfixing en doping. Ook zijn zij niet de intern deskundige maar hebben een verwijzende functie (vandaar de toevoeging 'contact' in de functienaam). Als vertrouwenscontactpersonen blijven zij aanspreekpunt voor bestuur en leden maar zullen zij vooral bemiddelen in het vinden van de juiste instanties of regelingen om een probleem op te lossen. Vraag van Jan de Jong is wat er met de eerdere VOG-aanvragen is gebeurd. Bestuur kan daar nu niet direct een antwoord op geven maar gaat dit uitzoeken. Leden die al voor 1980 lid waren. Zoals eerder gemeld was het door het vernietigen van de centrale ledenadministratie van de Atletiekunie omstreeks 1981 het niet mogelijk om te achterhalen welke leden voor deze datum al lid waren van AAV'36. Inmiddels is door onze ledenadministratie dit overzicht wel weer opgesteld en grotendeels met een hoge mate van betrouwbaarheid ingevuld. Het bestuur gaat in de komende periode nadenken hoe wij deze leden kunnen gaan eren. 6. RONDVRAAG Jan de Jong stelt dat we op dit moment meer dan 50 extra pupillen dan in voorgaande jaren. We komen daarom in de problemen met de voor training beschikbare materialen. Er is een begroting bij de TC ingediend, maar die wordt meegenomen in de begroting 2016 terwijl er nu een acuut probleem is. Penningmeester geeft aan dat er een materiaalreserve bestaat waardoor wij intensiever kunnen investeren in extra middelen die structureel niet voorzien waren en stelt daarom voor dat er een snelle oplossing wordt gezocht. Arthur Bosua brengt naar voren dat na trainingen er geen koffie en thee meer verkrijgbaar is sinds de maand september. Er is summier over gecommuniceerd. Alles is achter slot en grendel gekomen. Vrijwilligers waren niet meer nodig. Ton Veelenturf vindt dit niet gepast als je een sociaal beleid nastreeft. Er wordt toegelicht dat er voorheen driftig gebruik van de middelen zonder dat er voor werd betaald. In overleg met kantinebeheerder is daarom besloten dat dit een halt toegeroepen moest worden. We streven zeker naar een betere bezetting van de kantine (bar) maar daarvoor moet er naast voldoende vrijwilligers ook voldoende belangstelling bestaan. Ron van der Veer geeft aan wel ideeën te hebben over het gezelliger maken van de kantine. Voorzitter vraagt om concrete voorstellen en ideeën. Daarnaast zijn er diverse maatregelen genomen om de kantine aan een aantal wet- en regelgeving te laten voldoen (hygiëne, alcohol mogen schenken). Nu deze stappen zijn gezet, kunnen wij ook toewerken naar een aanpak waarbij de kantinebar beter gaat functioneren.

6 Ruud van Maurik geeft aan dat niet goed is afgesproken is wat nu de verantwoordelijkheid is van de trainer die de kast openmaakt voor zijn atleten. Moet hij dan voor een kloppende kas zorgen? Arthur Bosua geeft aan dat er mensen waren die via hun kaart netjes hun consumpties afrekenden en nu niet meer kunnen bestellen. Ruud van Maurik stelt voor om de 'oude' bardiensten weer in ere te herstellen. Heike Egberts vraagt of het mogelijk is om op een trainingsavond een bepaalde groep hiervoor verantwoordelijk te maken. Voorzitter stipt aan dat er dan iemand met de juiste papieren achter de bar moet zijn. Diverse aanwezigen geven aan dat er de bereidheid is om dit certificaat te behalen. Arnold van Varik vraagt wie de beheerders zijn en wanneer zij hier dan zijn en wat zij doen? Voorzitter geeft aan dat zij de gehele inkoop regelen, de organisatie van het beheer professionaliseren en dat zij bij nagenoeg elke wedstrijd in de kantine aanwezig zijn. Ook leggen zij financiële verantwoording af aan de penningmeester en plegen overleg met de mensen die de kantine willen huren. Arnold van Varik vraagt waar de uitslagen van de wegwedstrijden blijven op onze website. Dick te Beest geeft aan dat er een technisch probleem achter zit. Helaas is Wouter Schoemaker niet beschikbaar om dit op te lossen, terwijl hij de oorspronkelijke code had geschreven. Andere technische mensen hebben het nog niet kunnen verhelpen, maar het heeft zeker de volle aandacht van PR/Communicatie. Ruud van Maurik vraagt het waarom de Zeegerplaslopen in opzet zijn veranderd? Kan hier aanvullend communicatie over worden gegeven. Ook de gekozen data in 2016 waarop de wedstrijden gepland zijn, zijn ongelukkig gekozen. PR geeft aan dat dit via de website duidelijk neergezet zal worden. Ruud van Maurik geeft aan dat er in de toekomst met trainers gekeken kan worden naar betere data. Heike Egberts vraagt waarom de bekertjes nu achter slot en grendel staan. Dit heeft met de kosten te maken en het vaak ruimhartig gebruik ervan door atleten. Daarnaast zou ook eens nagedacht kunnen worden aan de milieubelasting die daaruit voorkomt; kan dit niet door het meenemen van een eigen beker of drinkfles worden opgelost? Het laatste geeft PR de gelegenheid een pleidooi te houden voor de nieuwe AAV bidons. Ton Veelenturf geeft aan dat de over materiaal en baanbeheer ook bij de scholen onder de aandacht moet worden gebracht. Hans Vlak geeft aan dat hij dat al bij Gert-Jan Verkade heeft gedaan. Tegelijkertijd is ons materiaalhok zeer regelmatig een grote puinhoop. Ook is het een plek waar de jeugd niet hoort te komen. Ron van der Veer geeft aan dat hij de atleten het materiaal laat opruimen en dat hij er op toeziet dat het wordt gedaan misschien moeten alle trainers zich dat ter harte nemen. Voor het schoonhouden van de aanloop bij verspringen, stelt Ton Veelenturf voor om een bezemwagentje aan te schaffen. Voorzitter geeft aan dat dit op een kunststofbaan niet zonder risico is, maar hij zal Gert-Jan Verkade vragen naar misschien betere oplossingen te kijken. Jacqueline Bruijn vraagt wanneer wij iets gaan merken van de verandering van de structuur bij de wegatletiek. Ruud van Maurik licht toe dat er inmiddels een P2 groep is en een Running Bootcamp en er komen op korte termijn nieuwe instroomgroepen. De verdere uitvoering valt of staat met de beschikbaarheid van extra trainers. Er worden momenteel weer een aantal opgeleid, maar er gaan af en toe ook trainers weg. Dit veranderingsproces zal dus van langere adem zijn, maar het heeft de aandacht en zal zeker op termijn tot meer aanpassingen en verbeteringen leiden. Martijn Bouterse meldt dat er komend jaar weer een NK meerkamp bij ons op de baan komt. Dit

7 biedt de nodige PR kansen. 7. SLUITING De voorzitter sluit de vergadering om uur.