Algemene Ledenvergadering 12 MEI 2015

Transcriptie

1 Algemene Ledenvergadering 12 MEI 2015 Aanwezig zijn 22 leden inclusief het bestuur 1. OPENING Notulen Voorzitter opent de vergadering om uur. Hij heet de aanwezige ereleden/leden van verdienste welkom: Jan de Jong en Nico Verkade. Er zijn geen berichten van verhindering ontvangen. Hij licht vervolgens kort de agenda toe. 2. NOTULEN ALV VAN 11 NOVEMBER 2014 De notulen van de vorige vergadering worden besproken. De naam van het nieuwe lid van verdienste is Chrik van den Boom. Pagina 5 AAV'36 heeft in plaats van de 20 van Alphen hebben, de concept notulen ontvangen. De notulen worden vervolgens goedgekeurd. 3. FINANCIËLE SITUATIE Voorzitter benadrukt dat we een financieel gezonde vereniging zijn en ook in de toekomst willen blijven. Maar er zijn toch een aantal verontrustende verliezen geleden in de afgelopen 2 jaar waarvoor we in de komende begroting een oplossing moeten vinden om niet verder in te teren op de algemene reserve.

2 Penningmeester staat vervolgens stil bij het exploitatieoverzicht voor Er was een begroot verlies van 1800 euro en het daadwerkelijk verlies is aanzienlijk groter nl euro. Dit komt o.a. door een lager dan begroot ledenaantal en door een aantal andere kleinere posten die negatief uitvielen. Hij licht vervolgens ook de balans toe en gaat vervolgens in op de maatregelen die in de nieuwe begroting zijn vermeld om deze sluitend te krijgen, o.a. een verlaging van het begrote ledenaantal (van 850 naar 840) en daarnaast ingeschatte hogere inkomsten uit kantine en sponsoring. Ook is rekening gehouden met het vervallen van de drukkosten van de Spirit. Wanneer daarnaast nog gekeken wordt naar de omvang van de overige posten voor kosten en opbrengsten is er wellicht nog aanvullend winst te boeken: dit alles om met een sluitende exploitatie het jaar af te ronden. Later wordt aan de vergadering daarvoor nog om suggesties gevraagd. Tenslotte geeft de penningmeester verslag van het rapport van de accountant. Dit rapport is aan de leden verstrekt. Jan de Jong merkt op dat in het overzicht de omschrijving voor de opbrengst inschrijvingen pupillen moet worden aangevuld met de opbrengst inschrijvingen CD junioren. Penningmeester neemt daar nota van. De vergadering heeft geen verdere vragen en gaat daarna, op verzoek van de voorzitter, unaniem accoord met de décharge van het bestuur voor het door hen gevoerde financiële beleid. Voorzitter bedankt de leden daarvoor en ook de penningmeester voor zijn inspanningen. Daarna gaat de discussie over de opbrengsten en kosten. Ten aanzien van de trainers merkt penningmeester op dat de laatste jaren de kosten daarvoor toenemen door een stijgend aantal trainers. Dit is voor de vereniging veruit de grootste kostenpost. Ook zal in het volgende jaar een subsidie voor energiekosten vervallen wat een minderopbrengst geeft van 2000 euro. Daarnaast is in 2016 het bedrag voor de rioolbelasting in de gemeente aanzienlijk hoger dan in voorgaande jaren. Dit door een wijziging in de belasting waardoor er een hogere belasting van 1800 euro voor panden en inrichtingen boven de euro wordt gevraagd, waar ook onze atletiekbaan onder valt. Voorzitter merkt op dat de overheid zich terug trekt. In het verleden was de bijdrage van de vereniging ca. 15 % van het totale investeringsbedrag van de accommodatie. De rest was voor de overheid. In de toekomst zal de bijdrage vanuit de verenigingen moeten toenemen door of hogere bijdragen en/of meer inspanningen vanuit de verenigingen. Dat laatste kan o.a. zijn dat verenigingen een maatschappelijke bijdrage leveren die dan weer subsidiabel is. Daarbij speelt ook dat de gemeente haar relatie met SportSpectrum (SpSp) per 1 januari 2016 beëindigd. Dat betekent weer dat taken van het SpSp op een andere wijze moeten worden ingevuld, bijvoorbeeld door extra inspanningen op het gebied van beheer en onderhoud. Over deze toekomst bestaan nog veel vragen en onduidelijkheden. Vervolgens vraagt voorzitter of er nog verdere ideeën bestaan binnen de vereniging om te komen tot kostenreductie. Jan de Jong stelt daarop dat aan de trainerskosten niets te veranderen valt omdat daar nu eenmaal de ambitie van de vereniging ligt. Daar wordt door de voorzitter op gereageerd met de opvatting dat hij volledig achter de ambitie van de vereniging blijft staan, maar dat laat onverlet dat met een andere benadering misschien een beter rendement is te behalen meer geld is te halen of minder geld is te betalen. Immers aangezien dit de grootste kostenpost is, is hier ook het snelst resultaat te behalen.

3 Klasien Hindriks merkt op dat daarover door de leden nu weinig is te zeggen aangezien zij onvoldoende inzicht hebben in de verdeling van de kosten over de vereniging. Misschien moet ambitie vertaald worden naar meer contributie of naar een betere toedeling van trainers of een meer optimale indeling van trainers. Wanneer worden trainingen gegeven en wat kosten deze trainingen dan in verhouding tot de bijgedraagde contributie van de leden. Jan de Jong merkt op dat bij het opzetten van de trainersvergoedingen ook binnen de atletiek is gekeken naar de vergoedingen bij andere verenigingen. Naar aanleiding van een vraag geeft penningmeester een overzicht van de kostenverdeling en opbrengsten van de baan zoals die nu bij SpSp liggen. De atletiekbaan is een van de weinige accommodaties in Alphen aan den Rijn die op basis van verhuur en andere opbrengsten kostendekkend is voor de gemeente. Dit zou voor AAV'36 dus kunnen leiden tot een kostendekkende exploitatie, wanneer we deze taak van SpSp zouden overnemen. Naar aanleiding van een vraag van Jan de Jong over het sociale domein, geeft voorzitter het woord aan Elsbeth Littink, onze combinatiefunctionaris. Deze reageert met een toelichting op de wijze waarop gewerkt wordt aan de verschillende initiatieven om sociale projecten te realiseren die dan voor de vereniging weer subsidies opleveren. Momenteel is er nog niet duidelijk vanuit welke kaders dit in de toekomst verder ingevuld moet worden, maar we werken in ieder geval al actief aan netwerken en contacten om van daaruit verder te werken aan invulling. Daarnaast geeft voorzitter aan dat we hierbij ook nauw samenwerken met enkele omliggende verenigingen. 4. UITVOERING BELEIDSPLAN Voorzitter meldt dat in de vorige vergadering commentaar is gekomen op de inhoud van het beleidsplan. Dit commentaar is inmiddels verwerkt in het concept plan dat is gepubliceerd. Sportzaken geeft vervolgens aan op welke wijze de invulling van het beleidsplan in de eerste half jaar heeft plaats gevonden. De speerpunten voor het eerste half jaar worden besproken. De opzet van een betere gegevensadministratie is inmiddels al voortvarend ter hand genomen. De ledenaantallen worden nu per kwartaal actief door het bestuur gevolgd. Daarbij wordt naast het inzetten op de werving ook gekeken naar de redenen waarom leden onze vereniging verlaten, de zogenaamde achterdeurproblematiek. Daar is inmiddels een beleid voor ingesteld en dat beleid wordt door Chrik van den Boom verder ingevuld en geanaliseerd. Vervolgens geeft PR een overzicht van de werkzaamheden die op het gebied van communicatie en sponsoring zijn verricht. Zo is er een communicatiebeleid opgesteld met onderscheid naar doelgroepen, te gebruiken media en de wijze van benadering van deze groepen. De eerste prioriteit voor invulling van dit beleid is het opzetten van een nieuwe website waardoor het ook mogelijk wordt om de Spirit als duur communicatiemiddel te laten vervallen. De nieuwe website wordt momenteel door een aantal leden gevuld met inhoud zodat eind mei begin juni deze operationeel kan zijn. Daar vallen ook een aantal nieuwe projecten die met behulp van deze website worden aangepakt zoals gerichte werving van nieuwe leden, het sluiten van de "achterdeur" - het verlaten van de vereniging. Ook komt er een nieuw introductiebeleid met betere informatie en begeleiding bij binnenkomst. Dit betekent dat in juni de laatste Spirit verschijnt.

4 Ook komt er per eind juni een nieuw sponsorbeleid waarbij adverteerders worden gevraagd om website adverteerder te worden, maar ook worden gewezen op de vele andere manieren om de vereniging te ondersteunen en wat zij daarvoor terug mogen verwachten. Dit beleid wordt omschreven als het cafetariabeleid. Sportzaken geeft een overzicht van de aanpak binnen het technisch beleid. Allereerst is begonnen met het verbeteren van de structuur wegatletiek waaronder het starten van het running bootcamp. Daarnaast wordt ook gewerkt aan een betere begeleiding van de instroomgroepen bijv. door een maal per kwartaal met een dergelijke groep te beginnen. Een belangrijk vraagpunt voor de Technische Commissie daarbij is de invulling met trainers van al deze initiatieven. Vervolgens meldt hij het initiatief op het gebied van een blessurebeleid. Hiervoor is een beleidsplan opgesteld. Dit plan start nu in de uitvoering met een blessuregroep die per 3 juni start. Dit vereist samenwerking tussen trainers en het para medisch team. De blessuregroep krijgt begeleiding van 2 fysiotherapeuten van Kruidenberg en Van den Berg fysiotherapeuten. Tenslotte meldt hij het initiatief van de peutergroep die vanaf morgen gaat starten en waarbij kinderen in de leeftijd van 5 jaar al gaan bewegen: de trainingsgroep voor Ukkies. Dit traject gaat nu starten voor een periode van 2 jaar. Dit is een zeer gewaardeerd initiatief van Tjeerd Bruin en zijn moeder. Jan de Jong meldt nog dat de autigroep inmiddels is aangemeld bij de Atletiekunie en er wordt vanuit de Atletiekunie gewerkt aan een verdere samenwerking tussen verenigingen die deze groepen hebben. De commissie vernieuwing is nog niet gerealiseerd, maar dit wordt voor 1 jan 2016 gerealiseerd. In de verdere discussie komt naar voren dat enkele leden dit niet een hoge prioriteit toekennen, maar dat zij meer zien in het verder beheersen van alle interne processen. Ron van der Veer vraagt of er niet meer aandacht kan worden gegeven aan de onderwerpen talentherkenning en een verdere zoektocht naar trainers. Joep Aalders vraagt of er niet nu al verder gegaan kan worden met het talentenbeleid met name aan de aspecten van het onderkennen en waarderen van talenten. De vermelde accenten zullen worden meegenomen in de verdere discussie in het bestuur en binnen de vereniging en Voorzitter vraagt om ook buiten de vergadering om te komen met aanvullende suggesties. Kees-Justus Vogel complimenteert het bestuur met het overzicht van de gemaakte activiteiten. 5. GOEDKEURING STATUTEN 20 VAN ALPHEN Secretaris en Voorzitter Stichting 20 van Alphen lichten toe waarom dit onderwerp op de agenda staat. In de oude statuten is er nog een nauwe binding met AAV'36 en de Stichting. Daadwerkelijk was van deze statutaire binding echter geen sprake meer. Na deze toelichting stemt de vergadering unaniem in met de nieuwe statuten voor de Stichting 20 van Alphen. 6. INGEKOMEN STUKKEN

5 Ruud van Maurik geeft een overzicht van het voorstel van de TC voor de clubkampioenschappen. Dit naar aanleiding van de vragen die daarover in de vorige ALV zijn gesteld. Daarbij is ook gekeken naar een stroomlijning van de clubkampioenschappen en een betere inhoudelijke structuur. Klazien Hindriks stelt het doel van de clubkampioenschappen ter discussie. Het is haar beeld dat een zo breed mogelijke deelname moet worden gestimuleerd. Wanneer er alleen naar prestatie wordt gekeken is het voorgestelde schema wel hanteerbaar. Maar veel leden zullen de voorgestelde onderdelen niet willen doen omdat het te onbekend of moeilijk is. Zij stelt zich voor zo veel als mogelijk atleten deel te laten nemen en zij vermoed dat het nu voorliggende schema te veel een belemmering zal zijn voor te veel atleten. Arthur Bosua maakt de opmerking dat ook de wegatleten zich niet in dit schema zullen kunnen vinden. Sportzaken stelt dat het de bedoeling is dat een zo breed mogelijke groep kan deelnemen. Misschien moeten we daarom nog eens kritisch gaan kijken naar de invulling van de onderdelen. Door Bastiaan Kors en Tjeerd Bruin wordt gesteld dat de atleten bij deze discussie niet zijn betrokken hoewel dit wel was toegezegd. Zij hebben een andere invulling voor ogen en willen graag daarbij worden betrokken. Zij stellen een 7 kamp voor waarbij op verschillende wijze kan worden deelgenomen (individueel of eventueel in combinaties van sporters). Sportzaken zal een nieuwe bijeenkomst bij elkaar roepen. Inzet moet zijn om een brede groep te bereiken. Ruud van Maurik vindt dat we zo dicht mogelijk bij de normale onderdelen moeten blijven en dat dit in officieel wedstrijdverband moet plaats vinden. Hij wil wel over de onderdelen verder onderhandelen. Sportzaken vat de discussie als volgt samen: het moet het een wedstrijd zijn waaraan zo veel mogelijk mensen kunnen deelnemen maar moet het een prestatiegerichte wedstrijd zijn? Daarbij zou ook aandacht moeten zijn voor deelname van de wegatleten. De TC zal in overleg met atleten en trainers van zowel BASM en roadrunners een voorstel maken van de algemene doelstelling voor het clubkampioenschap. De TC krijgt de vrijheid om voor de inrichting van de wedstrijd van 2015 een beslissing te nemen. 7. RONDVRAAG Nico Verkade ondersteunt de aanpak van het achterdeurbeleid en de daarvoor gevonden oplossing met inzet van Chrik van den Boom en juicht dit van harte toe. Jan de Jong vraagt of de concept notulen niet eerder gepubliceerd kunnen worden. Ze zullen in de komende week via de website worden gepubliceerd. Jacqueline Wierenga merkt op dat er bij de loopgroepen onvoldoende reclame wordt gemaakt voor de clubkampioenschappen. TC zal dit opnemen. 8 SLUITING

6 Voorzitter sluit de vergadering om uur.