2) Deze beslissing wordt mee opgenomen op de lijst zoals bedoeld in artikel 254 en 255 van het OCMW decreet.

Transcriptie

1 Notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van Sint-Katelijne-Waver 20 april 2016 om 20:00 =========================== Aanwezig: Van Oosterwyck Dave - voorzitter Knegtel Dirk, Vercraeye Odette, Van der Auwera Annita, Devriendt Marie-Thérèse, De Boeck Bart, Van Goethem Annick, Robbens Conny, Vercammen Luc, Jacobs Marijke, Franken Patrick - leden Staes Marc - secretaris Verontschuldigd : Sels Kristof - burgemeester 01: OPEN VERGADERING 01.01: Verslag open vergadering Het verslag van de voorgaande vergadering dd. 16 maart 2016, aan de leden overgemaakt met de agenda van heden, wordt eenparig goedgekeurd en gehandtekend : Rapport AUDIT Vlaanderen Gelet op het auditdecreet van 5 juli 2013; Gelet op de uitgevoerde audit binnen het OCMW van oktober november 2015; Gelet op het voorliggende auditrapport integraal mee opgenomen in deze notulen; Gelet op de mondelinge toelichting van de secretaris ivm de voornaamste aanbevelingen in het rapport; Gelet op de tussenkomst van mevr. Annita Van Der Auwera (Cd&V), die stelt tevreden te zijn met het rapport; Gelet op de tussenkomst van dhr. Patrick Franken (Samen Anders) die stelt: - dat er goede elementen zijn opgenomen in het rapport en elementen om het zelfs nog beter te doen; - hij graag op de raad inhoudelijke besprekingen zou hebben van beleidsitems eventueel driemaandelijks; - dat het rapport goed is. Overwegende het voorstel van de voorzitter om dit nog eens duidelijk door te nemen met het vast bureau aangaande de voorstelling van deze items; Gelet op het OCMW decreet dd. 19 december 2008 meer bepaald artikel 51 en 52; 1) De raad voor maatschappelijk welzijn keurt unaniem het auditrapport goed. 2) Deze beslissing wordt mee opgenomen op de lijst zoals bedoeld in artikel 254 en 255 van het OCMW decreet.

2 Aanbevelingentabel Aanbevelingentabel aangevuld met het actieplan en de timing door OCMW Sint-Katelijne- Waver Nr. Aanbeveling Streefdatum Verantwoordelijke/ initiator Actieplan of opmerkingen A1 Teneinde een samenhangend systeem voor interne controle/organisatiebeheersing te kunnen uitwerken, bepaalt het OCMW hiervoor een kader. Hierbij wordt aandacht besteed aan de afstemming hierover met de gemeente. Dit kader moet het management en de raad in staat stellen om de interne controle/organisatiebeheersing op te volgen. De secretaris rapporteert minimaal jaarlijks over de werking van het interne controlesysteem. Door de goedkeuring van een kader op het vlak van interne controle/organisatiebeheersing en het consistent jaarlijks rapporteren hierover voldoet de organisatie bovendien aan de decretaal bepaalde vereisten rond dit punt. 13/12/2016 secretaris AFSTEMMEN met de gemeente. Beslissing wordt bezorgd door Jan. Na elk jaar zal een uitgebreide verslaggeving worden gemaakt aan de hand van de verschillende kwartaalverslagen van de verschillende diensten. A2 Om het meerjarenplan als sturingsinstrument te kunnen gebruiken (op korte of lange termijn) en de opvolging van de doelstellingen en acties mogelijk te maken, zorgt het management voor doelstellingen die SMART (specifiek, meetbaar, aanvaard, realistisch en tijdsgebonden) geformuleerd zijn secretaris Zie aanbeveling 3 A3 Het OCMW legt indicatoren, normen en streefcijfers vast op basis waarvan het kan aftoetsen of de doelstellingen gerealiseerd zijn. 01/06/2017 MTEAM Het model van rapportering dat decretaal binnen de BBC regelgeving is opgelegd voor de goedkeuring van het meerjarenplan en het budget, biedt geen mogelijkheden om aan te geven op basis van welke indicatoren de opvolging van de acties, actieplannen en beleidsdoelstellingen zal gebeuren. Enkel bij de goedkeuring van de jaarrekening is er een model van rapportering beschikbaar waarin indicatoren kunnen opgenomen worden (rapport doelstellingenrealisatie). Op dit ogenblik hebben de gemeente, het AGB en het OCMW Sint- Katelijne-Waver voor

3 diverse acties ja/neeindicatoren (al dan niet behaald) bepaald die zijn opgenomen in de software die de beleidsplanning ondersteunt ( Olympus ). Op basis hiervan volgt de organisatie de realisatie van de beleidsdoelstellingen op en worden halfjaarlijks rapporten gegenereerd. Deze rapporten worden door het P-team, waar ook de secretaris van het OCMW aan deelneemt, actief ingezet om het beleid en de dienstverlening bij te sturen waar nodig. Overeenkomstig artikel 168 van het OCMWdecreet rapporteert de financieel beheerder a.h.v. deze rapporten over de beheerscontrole eveneens aan de secretaris, het college en de gemeenteraad. Tegen de opmaak van een volgende strategische nota wil het gezamenlijk managementteam samen met de diensthoofden de uitwerking van indicatoren verbeteren en versterken. Daarom werd reeds gestart met een proefproject waarbij aan een aantal acties meer complexe output- en of impactindicatoren (effectmeting) werden gekoppeld. Het is de bedoeling om ze halfjaarlijks op te volgen en in te schatten met welke middelen welke meerwaarde kan worden gecreëerd. Binnen Olympus is het nu enkel mogelijk om indicatoren toe te kennen op actieniveau, daar waar idealiter ook op doelstellingenniveau met indicatoren moet kunnen gewerkt worden. Door het proefproject werd geconstateerd dat de acties en doelstellingen die

4 werden geformuleerd, niet SMART genoeg zijn om te werken met indicatoren en normen. Bij de opmaak van het volgende beleidsplan zal er bijgevolg voor gezorgd te worden dat de acties en doelstellingen SMART worden geformuleerd, waarbij er in de planningsfase meteen ook indicatoren worden aan toegevoegd op basis waarvan de voortgang van de acties en doelstellingen kan gemeten worden. A4 Het OCMW werkt (bijkomende) beheersmaatregelen uit met het oog op het voorkomen en detecteren van fraude binnen het budgetbeheer en het beheer van de systeem I-rekeningen. 01/06/2017 MTEAM We gaan ons informeren bij andere besturen en eventueel good practices implementeren op het OCMW. A5 Om op te volgen dat alle personeelsleden, inclusief de decretale graden, presteren volgens de vooropgestelde verwachtingen en dat signalen van de medewerkers voldoende doorstromen, past het OCMW Sint-Katelijne-Waver een organisatiebrede evaluatiecyclus toe. 01/01/2017 MTEAM A&S is aangesteld om de evaluatie te doen van de decretale graden. Alle leidinggevenden worden opnieuw gesensibiliseerd om de cyclussen dien nog niet zijn opgestart, te beginnen. Is geagendeerd op een volgende vergadering van het Mteam (05/04/2016). A6 Het OCMW actualiseert het informatieveiligheidsbeleid waarbij rollen en verantwoordelijkheden duidelijk worden vastgelegd en toegewezen. Dit veiligheidsbeleid wordt gecommuniceerd naar de betrokkenen, wordt periodiek geëvalueerd en bijgestuurd. In dit kader wordt ook de procedure voor het bezorgen van de individuele steundossiers herbekeken. 30/06/2016 KINA In 2006 is er een overeenkomst met KINA aangaande de veiligheidsinformatie. In 2007 is een consulent aangesteld die in 2015 ontslagen is. Kina is nu bezig met een aanstellingsprocedure van iemand nieuw. Vanaf medio 2016 zullen de dossiers nog enkel elektronisch worden aangereikt met beveiliging : Uitbreiding LOI Gelet op de berichtgeving aangaande het asielbeleid dat stelt dat: - het grote aantal asielzoekers nood creëert aan bijkomende opvangplaatsen. Overwegende de communicatie van staatssecretaris Francken die stelt dat de regering tot een akkoord is gekomen inzake een spreidingsplan. Naar verluidt de cijfers zijn nog

5 niet definitief zou Sint-Katelijne-Waver moeten instaan voor 9 bijkomende opvangplaatsen op een totaal van 5000 asielzoekers. Gelet op het aanbod van de zusters Ursulinen van OLVW die een aanbod aan het OCMW doen voor een woning, die geschikt is voor de opvang van een familie met 10 tot 12 personen, of 2 families met 5 tot 6 personen Gelet op het gunstig advies van het vast bureau van 29 maart 2016; Gelet op het OCMW decreet meer bepaald artikel 51 en 52; 1) De raad voor maatschappelijk welzijn is unaniem akkoord om bijkomende plaatsen te creëren binnen het LOI voor de mogelijk opvang van 9 dossiers; 2) De raad voor maatschappelijk welzijn is unaniem akkoord om het aanbod van de zusters Ursulinen ivm de woning te aanvaarden; 3) De raad voor maatschappelijk welzijn is unaniem akkoord om een personeelslid bij aan te werven om de dossiers te behandelen. Raadslid Devriendt (Cd&V) merkt op dat het geraadzaam zou zijn om de buurt in te lichten over deze mogelijke opvang van asielzoekers in OLVW en zeker in de nabijheid van een school. De voorzitter doet het voorstel dat hijzelf de school zal inlichten en dat de opdracht aan de sociale dienst kan worden gegeven om de naaste buren in te lichten over de mogelijke opvang : Nieuwe tarieven IDEWE Gelet op het koninklijk besluit van 24 april 2014 tot wijziging van het koninklijk besluit van 27 maart 1998 betreffende de externe diensten voor preventie en bescherming op het werk wat betreft de tarifering (hierna het KB Tarifering genoemd), dat in zijn geheel in werking treedt op 1 januari 2016 Gelet op het koninklijk besluit van 24 april 2014 tot wijziging van diverse bepalingen inzake welzijn op het werk (hierna het KB Diverse Bepalingen genoemd) dat bestaat uit artikelen die in werking treden op 1 januari 2016 en artikelen die onmiddellijk na publicatie in het Belgisch Staatsblad in werking treden; Overwegende de volgende veranderingen die van toepassing zijn vanaf 01 januari 2016: - Jaarlijkse bijdrage identiek voor alle medewerkers (voorheen verschil tussen onderworpenen- personeelsleden met beroepsrisico s- en niet-onderworpenen) - Bijdrage wordt bepaald ifv het totaal aantal personeelsleden én de hoofdactiviteit van het bedrijf - Extra focus op collectieve preventie en speciale onderzoeken (werkhervatting, opvolging, zwangerschap ) - Beeldschermwerkers zijn niet meer onderworpen: voorafgaand onderzoek is niet meer verplicht. Overwegende dat het bestuur kan kiezen: - Ofwel jaarlijks alle medewerkers een Preventieve Gezondheidsbeoordeling (PGB) te laten ondergaan; - Ofwel de medewerkers om de 2 jaar naar een PGB te sturen, en daarnaast een gericht PGB te organiseren.

6 Gelet op het voorstel: - Voor 2016 voorzien we nog een preventieve gezondheidsbeoordeling voor alle personeelsleden;l - Vanaf 2017 stappen we in het nieuwe systeem. Personeelsleden met beroepsrisico s zullen dan tweejaarlijks uitgenodigd worden voor een PGB. Jaarlijks kiezen we voor een gericht actie. In 2017 zal dat het risico op hart-en vaatziekten zijn; - Naast deze preventieve onderzoeken, zullen personeelsleden nog altijd op onderzoek gaan bij IDEWE voor speciale gevallen. 1) De raad voor maatschappelijk welzijn is unaniem akkoord met de volgende punten: - Voor 2016 voorzien we nog een preventieve gezondheidsbeoordeling voor alle personeelsleden; - Vanaf 2017 stappen we in het nieuwe systeem. Personeelsleden met beroepsrisico s zullen dan tweejaarlijks uitgenodigd worden voor een PGB. Jaarlijks kiezen we voor een gericht actie. In 2017 zal dat het risico op hart-en vaatziekten zijn; - Naast deze preventieve onderzoeken, zullen personeelsleden nog altijd op onderzoek gaan bij IDEWE voor speciale gevallen : Aanvraag stedenbouwkundige vergunning nieuw woonzorgcentrum Gelet op de toelichting van de voorzitter bij de nieuwe bouwtekeningen; Overwegende dat de contouren en de volumes vastliggen; Overwegende dat er nog invulling komt in de gemeenschappelijke ruimten, burelen, de keuken; Gelet op de vraag van VIPA om expliciet een scheiding te voorzien tussen LDC en WZC; Gelet op de vraag van VIPA om een nieuwe gedetailleerde raming van renovatie en nieuwbouw op te stellen; Overwegende de vraag van de architecten om de vergunning nog deze week te tekenen en af te leveren bij de desbetreffende diensten; Gelet op het OCMW decreet dd. 19 december 2008 meer bepaald artikel 51 en 52; 1) De raad voor maatschappelijk welzijn keurt unaniem de bouwaanvraag goed voor de realisatie van een nieuw woonzorgcentrum. 2) Deze beslissing wordt mee opgenomen op de lijst zoals bedoeld in artikel 254 en 255 van het OCMW decreet. 03: HOOGDRINGENDE MELDINGEN 1) Raadslid Van Der Auwera vraagt om eventueel snel te weten of er een vergadering in de vakantieperiode wordt geschrapt; 2) De voorzitter meldt dat op 19 april 2016 de beide vaste bureaus van enerzijds het OCMW van Sint-Katelijne-Waver en anderzijds het OCMW van Mechelen een

7 externe begeleider hebben aangeduid om het opstarten van een zorgbedrijf voor te bereiden. De begeleider is een samenwerking van Zorgbedrijf Antwerpen, GD&A advocatenkantoor en Q&A financieel consultent. 3) De volgende vergadering is gepland op 18 mei ) De vergadering eindigde te 20u35. namens de raad voor maatschappelijk welzijn Marc Staes secretaris Dave Van Oosterwyck voorzitter