UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD

Transcriptie

1 UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD PROVINCIE VLAAMS-BRABANT ZITTING van 1 juli 2014 Aanwezig : MM. Mevr. Joske Vermeir, raadslid voorzitter; Albert Beerens, burgemeester GEMEENTE Jan Couck, Pierre Van de Velde, Johan Deleu, Mevr. Vera De Koster, Mevr. Inez De Coninck, schepenen; 1745 OPWIJK Patrick De Smedt, OCMW-voorzitter/lid van het College; Mevr. Lutgard Van der Borght, Paul Verhaevert, Mevr. Anja Haverals, Louis Van Lembergen, William Engels, Mevr. Marijke De Vis, Mevr. Ineke Robijns, Mevr. Arianne De Bondt, Mevr. Els Van Buggenhout, Willy Segers, Mevr. Inge De Nil, Jeroen Eenens, Mevr. Magda Vandeputte, Luc De Ridder, Mevr. Marieke De Medts en Wouter Van Driessche, raadsleden en Mevr. Katleen Biesemans, gemeentesecretaris Punt 11 : Kennisneming van de goedkeuring door het College van Burgemeester en Schepenen van het huishoudelijk reglement van het managementteam van de gemeente. De Raad, Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 25 januari 2007 houdende de oprichting van het managementteam van de gemeente; Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 19 juni 2008 houdende de samenstelling van het managementteam bij de gemeente; Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 25 juni 2009 houdende de wijziging van de samenstelling van het managementteam conform het gemeentedecreet met ingang vanaf 1 juli 2009; Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 25 februari 2014 houdende de wijziging van de samenstelling van het managementteam met ingang vanaf 1 maart 2014; Gelet op het feit dat een afsprakennota wordt afgesloten tussen het College van burgemeester en schepenen voor de duur van de resterende legislatuur op basis van artikel 87 2 van het gemeentedecreet;

2 Gelet op het feit dat als gevolg van bovenvermelde afsprakennota, die de algemene regels en principes bevat met betrekking tot de omgangsvormen tussen het College en de administratie, de noodzaak bestaat om een huishoudelijk reglement vast te stellen over de praktische concrete werking van het managementteam; Gelet op het feit dat het managementteam decretaal bepaalde taken dient uit te voeren op basis van het gemeentedecreet en dienaangaande dus goed georganiseerd dient te zijn; Gelet op de samenwerking tussen de gemeente en OCMW, zoals omschreven in de meerjarenplanning , beleidsdoelstelling 2, actieplan AP-3 en bijgevolg daaruit voortvloeiend het streven naar een overeenstemming -waar mogelijk en gewenst- tussen dit voorliggend huishoudelijk reglement met: 1. het nog goed te keuren ontwerp van huishoudelijk reglement van het gezamenlijk managementteam gemeente- OCMW voor zover die bepalingen raakvlakken hebben met de inhoud van desbetreffend huishoudelijk reglement; 2. de afsprakennota gesloten tussen de OCMW- raad en het managementteam van het OCMW voor zover die bepalingen raakvlakken hebben met de inhoud van desbetreffend huishoudelijk reglement ; Gelet op de zitting van het managementteam van 25 april 2014 waar na bespreking een definitief gunstig advies werd gegeven op voorliggend huishoudelijk reglement; Gelet op het feit dat een expliciete goedkeuring door het College van burgemeester en schepenen van het huishoudelijk reglement van het managementteam niet bepaald wordt door het gemeentedecreet; Gelet op voorgaande overweging het niettemin noodzakelijk is voor de goede omgangsvormen tussen het managementteam en het College het huishoudelijk reglement te laten goedkeuren; Gelet op de beslissing van het College van 5 juni 2014 inzake de goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het managementteam; Gelet op voorgaande overwegingen dat het de werking van de organisatie ten goede komt dat ook het huishoudelijk reglement ter kennis wordt gebracht aan de gemeenteraad; Gelet op de nieuwe gemeentewet voor zover nog van toepassing ; Gelet op het gemeentedecreet van 15 juli 2005, in het bijzonder de artikelen 248 tot en met 260 m.b.t. het bestuurlijk toezicht ; Gelet op het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en betreffende de uitvoering van artikel 308 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 ; Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 september 2012 betreffende de inwerkingtreding van diverse bepalingen van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en van het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en betreffende de uitvoering van artikel 308 van het Gemeentedecreet;

3 BESLUIT : Artikel 1: De Raad neemt kennis van de goedkeuring door het College van Burgemeester en Schepenen van het huishoudelijk reglement van het managementteam van de gemeente, als bijlage bij dit besluit. Artikel 2: Deze beslissing zal worden overgemaakt aan de heer François Vunckx, secretaris van het OCMW en zal worden meegedeeld aan de heer Gouverneur van Vlaams-Brabant. Aldus beslist in voormelde zitting. In opdracht : de secretaris, get. Mevr. K. Biesemans de voorzitter, get. Mevr. J. Vermeir Voor eensluidend uittreksel, Opwijk, 4 juli 2014 In opdracht : Mevr. Katleen BIESEMANS Gemeentesecretaris Mevr. Joske VERMEIR Voorzitter gemeenteraad

4 Bijlage- Huishoudelijk reglement van het managementteam Huishoudelijk reglement van het managementteam van de gemeente Artikel 1. Algemeen Het managementteam van de gemeente werkt samen met het beleid aan een professionele gemeentelijke dienstverlening op de wijze zoals bepaald in de afsprakennota tussen de administratie en het beleid, die iedere legislatuur vernieuwd wordt. In de afsprakennota wordt verwezen naar de decretale taken van het managementteam tijdens de beleidscyclus. Dit huishoudelijk reglement stelt de algemene werking van het managementteam vast. Artikel 2. Bevoegdheid en verhouding met het gezamenlijk MAT De managementteams van gemeente en OCMW behandelen elk de onderwerpen die behoren tot hun bevoegdheidsdomeinen. Het gezamenlijk MAT is bevoegd onderwerpen te behandelen in functie van de gemeenschappelijke beleidsdoelstellingen en daarmee samenhangend bevoegd voor de gemeenschappelijke diensten gemeente- OCMW. Ingeval onduidelijkheid omtrent de behandeling van een punt op een al dan niet gezamenlijk MAT, beslissen de secretarissen in onderling overleg op welk managementteam het punt behandeld wordt. Het algemeen uitgangspunt luidt dat een agendapunt idealiter op één managementteam behandeld wordt, hetzij op het gezamenlijk MAT, hetzij op een apart MAT van gemeente en OCMW. De verslagen van de aparte managementteams worden steeds ter kennisgeving gebracht aan het gezamenlijk managementteam (en vice versa). Het ontwerp van het organogram, de personeelsformatie en de rechtspositieregeling van het personeel en het ontwerp van het meerjarenplan en de herziening ervan, het budget, budgetwijzigingen en interne kredietaanpassingen worden minstens op het managementteam van de gemeente overlopen. Artikel 3.Samenstelling en vertegenwoordiging Het managementteam bestaat uit volgende leden: - De gemeentesecretaris / voorzitter - De financieel beheerder - Het diensthoofd grondgebiedzaken - Het diensthoofd infrastructuur - Het diensthoofd cultuur - Het diensthoofd personeel - De bestuurssecretaris/diensthoofd interne zaken - De burgemeester of in voorkomend geval de schepen door hem aangeduid met raadgevende stem.

5 Het managementteam hanteert de helikoptervisie. De leden van het managementteam vertegenwoordigen alle geledingen van de organisatie, zetelen daar niet om hun eigen dienst te gaan verdedigen, maar om samen de globale organisatie beter te laten functioneren en om de opdracht van coördinatie van de gemeentelijke diensten, eenheid in de werking, kwaliteit van de organisatie en interne communicatie waar te maken. Artikel 4.Rol van de leden van het managementteam Elk lid van het managementteam is volwaardig lid en er wordt een even grote inzet van ieder lid verwacht. Elk lid hanteert de nodige discretie bij het verkrijgen van informatie. Ieder participeert op een actieve manier aan de zittingen. Het ingenomen standpunt van het managementteam als collegiaal orgaan wordt door ieder lid verdedigd. Artikel 5.Rol van de Voorzitter- opmaak agendapunten De gemeentesecretaris (of in geval van afwezigheid de plaatsvervanger*) is voorzitter van het managementteam. Zij stelt de agenda op en verstuurt deze aan de overige leden van het managementteam en de diensthoofden minstens één week voor de zitting. Dezen kunnen tot uiterlijk een week op voorhand agendapunten indienen, met een korte toelichting en de nodige bijhorende stukken. (de stukken worden geplaatst op F:\MAT\Documenten). De definitieve agenda wordt vervolgens ter beschikking gesteld aan de leden van het managementteam en de diensthoofden. *Bij afwezigheid van de secretaris, treedt de financieel beheerder of de bestuurssecretaris op als de vervanger van de voorzitter van het MAT. Artikel 6.Vergaderfrequentie Het managementteam vergadert in principe maandelijks, elke 4 de vrijdag van de maand. Bij hoogdringendheid kan de secretaris in uitzonderlijke gevallen het managementteam samenroepen. In geval van slechts één verontschuldiging gaat de vergadering door. Vanaf twee afwezigheden wordt gekeken naar een meer geschikt overlegmoment, indien dit niet lukt, gaat de vergadering zoals initieel gepland, door. Artikel 7. Agendapunten De vaste agendapunten op het managementteam zijn: Algemeen - goedkeuring van de notulen vorige vergadering - kennisname verslag gezamenlijk MAT - opvolging dossiers van de gemeenteraad Beleid - overlopen actiepunten van vorige vergadering - rapporteringen (voortgangsrapporteringen) per domein (dienst) over de uitvoering van actieplannen mbt de beheers- en beleidscyclus - financiële zaken

6 Projecten - overlopen actiepunten van vorige vergadering - lopende projecten door middel van voortgangsrapporten (indeling in infrastructuurprojecten en organisatiebrede projecten) Personeelszaken - overlopen actiepunten van vorige vergadering - andere personeelszaken Interne communicatie Varia De punten worden behandeld in volgorde van hoogdringendheid. Artikel 8.Voortgangsrapportering De bespreking van de items onder beleid (actieplannen) en de lopende projecten onder projecten worden behandeld/overlopen onder eenzelfde vorm van voortgangsrapporten. Artikel 9.Besluitvorming Het managementteam is een overleg- en adviesorgaan, zonder formele beslissingsbevoegdheid. Het is een ambtelijke stuurgroep die aan dossiervoorbereiding doet en adviezen geeft. Het managementteam streeft naar consensus. Enkel indien er geen consensus bereikt kan worden, wordt tot stemming overgegaan. De besluiten worden dan genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen (meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet meegerekend). Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. De stemmingen zijn niet geheim. De voorzitter stemt laatst. De resultaten van de stemming worden niet opgenomen in het verslag. De adviezen echter van leden die niet akkoord waren, kunnen op hun verzoek in het verslag worden opgenomen. Elke beslissing (advies) die het managementteam neemt, wordt nagegaan op wettelijkheid en budgettaire conformiteit. Elke beslissing vermeldt tevens wat, aan wie, via welke kanalen en wanneer er gecommuniceerd wordt. Artikel 10.Verslaggeving Het verslag van het managementteam wordt staande de vergadering opgemaakt door de administratief hoofdmedewerker. Bij afwezigheid van de vaste verslaggever wordt een lid van het MAT als vervanger aangeduid. De essentie wordt er in weergegeven, alsook de concrete afspraken. Het verslag wordt digitaal ter beschikking gesteld aan de leden van het managementteam binnen de 10 kalenderdagen volgend op de zitting, zij hebben het recht zo spoedig mogelijk opmerkingen toe te voegen. Het verslag wordt opgemaakt volgens een vaste indeling per agendapunt: - samenvatting - beslissingen/adviezen - uit te voeren acties (wie- wat- wanneer)

7 - evaluatie Artikel 11.Communicatie en evaluatie Belangrijk is een goede interactie tussen het managementteam en de mandatarissen en tussen het managementteam en de collega s. Het managementteam wil maximale openheid respecteren. De verslagen worden telkens bezorgd aan de leden van het managementteam, de diensthoofden, aan de burgemeester en de schepenen en het gezamenlijk managementteam gemeente-ocmw. De medewerkers van de diensten worden geïnformeerd over de besprekingen op het managementteam en de adviezen, afspraken en resultaten die daaruit voortvloeien. Het managementteam beslist hierbij hoe de communicatie zal verlopen. In principe verloopt deze communicatie naar de medewerkers toe mondeling. Artikel 12.Evaluatie werking MAT De werkwijze en de resultaten van het managementteam worden jaarlijks geëvalueerd door de leden van het managementteam (zelfreflectie).