VACATURE PMO (PROJECTMANAGEMENT ONDERSTEUNER)

Transcriptie

1 VACATURE PMO (PROJECTMANAGEMENT ONDERSTEUNER) (vacaturenummer: ) Tijdelijke parttime functie op basis van 32 uur per week, vanaf 12 september 2016 met een mogelijke verlenging van telkens drie maanden bij tevredenheid in uitvoering taken en bij behoefte binnen KING. Het betreft een tijdelijke functie voor een initiële periode tot het einde van het lopende kwartaal met een mogelijke verlenging, telkens voor drie maanden (met een gemiddelde tijdbesteding van Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. uur per week). OVER KING Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) is in 2009 opgericht door de ALV van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). In onze maatschappij worden we bijna overal en voortdurend gevoed met informatie. Bij belangrijke beslissingen op het gebied van wonen, werken, sociale zekerheid, onderwijs en gezondheid zoeken burgers en bedrijven naar de juiste informatie. Nu zij hun zaken steeds meer zelf gaan (en moeten regelen) regelen groeit de aandacht van gemeenten voor goed informatiemanagement. Het is belangrijk over deze onderwerpen betrouwbaar, gericht en waar mogelijk proactief te kunnen informeren. KING adviseert, begeleidt en ondersteunt gemeenten bij kwaliteitsvraagstukken op het gebied van bedrijfsvoering en dienstverlening. Daarnaast is het voor gemeenten van belang te beschikken over de juiste sturingsinformatie. Wat wil en moet een gemeente weten om beleid te kunnen maken en te kunnen sturen? Welke informatiestromen kunnen (of moeten) worden gekoppeld en verrijkt om gemeenten nieuwe inzichten te verschaffen? Voor gemeenten is het prettig een partner te hebben op het gebied van informatie. KING is die partner met kennis, die bijdraagt aan visievorming en gemeenten helpt het informatiemanagement op orde te krijgen. Daar worden gemeenten sterker van. KING ontwikkelt producten en implementatiemethoden die voor alle (of een groot deel van de) gemeenten toepasbaar zijn. KING stelt sturingsinformatie beschikbaar en helpt gemeenten deze data te duiden. Denk hierbij aan Waarstaatjegemeente.nl, de Ondernemerspeiling, de Softwarecatalogus, Monitor Digitale Dienstverlening en de Monitor Sociaal Domein. 1

2 PROJECTAFDELINGEN BINNEN KING Inzicht & Sturingsadvies De afdeling Inzicht en Sturingsadvies (I&SA) is een van de twee afdelingen van KING en richt zich op het verzamelen, ontsluiten en duiden van (sturings)informatie over en omtrent gemeenten. I&SA adviseert gemeenten in de toepassing van deze informatie ten behoeve van beleid, ontwikkeling, bedrijfsvoering en dienstverlening aan inwoners en ondernemers. Tot het takenpakket van I&SA behoort onder andere de website (met o.a. de burgerpeiling en de monitor sociaal domein) en het kenniscentrum dienstverlening. Het afdelingshoofd is lid van het Managementteam KING. E-diensten De afdeling E-diensten is een van de twee afdelingen van KING en richt zich op de informatievoorziening van gemeenten. Tot het reguliere takenpakket behoort onder andere beheer van de landelijke referentiearchitectuur voor gemeenten Gemeentelijk Model Architectuur (GEMMA), de Informatiebeveiligingsdienst (IBD), beheer 14+ nummer, beheer burgerzakenmodule specificaties, beheer van de ISD-keten (regie voeren) et cetera. Daarnaast worden binnen de afdeling E-diensten regelmatig projecten en programma s uitgevoerd, zoals operatie BRP en de Digitale Agenda. Het afdelingshoofd is lid van het Managementteam KING. DOEL VAN DE FUNCTIE De PMO biedt ondersteuning aan zowel programma s en projecten als aan lijnactiviteiten binnen de afdelingen van KING. Functiekenmerken Het uitvoeren van inhoudelijke werkzaamheden op een beleidsterrein waarbij enige mate van eigen interpretatie noodzakelijk is Het uitvoeren van secretariële en/of administratieve ondersteunende werkzaamheden Een grote mate van zelfstandig bij het uitvoeren van de werkzaamheden Resultaatgebieden 1. Uitvoering a. Verzorgt het organiseren en coördineren van activiteiten b. Verzorgt de uitwerking van vastgesteld beleid c. Draagt zorg voor de afstemming binnen de organisatie d. Registreert vragen en zet deze door in de organisatie e. Signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen 2. Ondersteuning 2

3 a. Beheert de agenda en plant afspraken b. Verzorgt de postbehandeling en verwerking c. Bewaakt het telefoonverkeer, neemt boodschappen aan en verstrekt informatie d. Draagt zorg voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten e. Draagt voor zorg voor het beheer en bewerkingen van (digitale) bestanden f. Draagt zorg voor de kwaliteit en toegankelijkheid van informatie VEREISTEN Competenties Klantgerichtheid Kwaliteitgerichtheid Resultaatgerichtheid Samenwerking Kennis- en ervaring MBO werk- en denkniveau; Uitstekende communicatieve vaardigheden en goed analytisch vermogen; Ruime ervaring als PMO; Aantoonbare ervaring met het uitvoeren van PMO werkzaamheden in een politiekbestuurlijk krachtenveld en/of grotere programma s bij complexe (overheids)instellingen; Specifieke eisen Deze tijdelijke functie betreft in eerste instantie inzet binnen de (lijn)afdeling ISD-Beheer en de daaronder vallende projecten. ISD beheer is verantwoordelijk voor de coördinatie over het beheer van de ISD keten. De ISD keten bestaat uit een technische infrastructuur en standaarden die uitwisseling van gestructureerd berichtenverkeer tussen gemeenten en zorgaanbieders in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning en de Jeugdwet mogelijk maken. Binnen ISD Beheer is sprake van lijnactiviteiten (regie voeren op het beheer van de keten) en projectmatige activiteiten (bijv. het project Monitoring en Rapportage). De ondersteuner beheert de inbox en agenda van de ketenmanager. Is zijn vaste aanspreekpunt en voelt feilloos aan waar de urgentie zit en waar de behoefte is. Daarnaast ondersteunt de PMO het ISD Beheerteam bij lijn- en projectactiviteiten. Hij/zij is eerste aanspreekpunt voor de medewerkers van het project m.b.t. ondersteuningswerkzaamheden, beheert de agenda s, plant vergaderingen in en heeft telefonisch contact met de ketenpartijen etc. (incidenteel voorbereiden van stukken voor de vergadering, notuleren van vergaderingen en andere overleggen indien de manager dat nodig acht), archiveert (digitaal) documenten, regelt vergaderruimtes, meldt bezoekers aan en ontvangt bezoekers. Hij/zij is verder verantwoordelijk voor: 3

4 Het opstellen van besluit en actielijsten (bij overleg); deze toegankelijk maken voor de deelnemers in Podio; Actief beheren van actielijsten (actiehouders nabellen en eventueel escaleren) Document management in SharePoint; opzetten c.q. beheren van SharePoint; Verzamelen en analyseren van voortgangsrapportages van het ISD-Beheer team; Het verzamelen en beheren van timesheets; Het opstellen van rapportages over bestede uren. In het bijzonder is ervaring noodzakelijk in een ketenomgeving met meer dan 10 autonome partijen, evenals affiniteit en/of ervaring met het Sociaal Domein Ervaring met PPM, Podio en Sharepoint is een pré. VERGOEDING EN MEER INFORMATIE Het betreft een tijdelijke functie op basis van inhuur (ZZP-er of via Bureau) voor een initiële periode tot het einde van het lopende kwartaal met een mogelijke verlenging, telkens voor drie maanden. Niveau is schaal 7 BBRA. Er wordt een marktconform uurtarief gehanteerd dat is afgeleid van deze schaal en passend is voor de duur en omvang van de functie. Het bijpassende inhuurtarief staat vermeld in de vragenlijst, exclusief BTW maar inclusief reisen verblijfkosten. Neem voor meer informatie over deze functie contact op middels het tabblad berichten in de uitvraag. OPDRACHTOMSCHRIJVING Verzamelt, neemt op, ordent en verwerkt relevante informatie Stemt activiteiten van zichzelf (en van anderen) op elkaar af en bepaalt hierin volgorde, zodat doeleinden efficiënt en effectief gerealiseerd worden. Verricht werkzaamheden met een grote mate van accuratesse. Verwerkt gegevens en/of verricht handelingen met een grote mate van precisie. PROCEDURE Na sluiting van de reactietermijn wordt een selectie gemaakt. In beginsel worden maximaal drie kandidaten uitgenodigd voor een gesprek op 7 september 2016 tussen 10:00 en 14:00 uur. Op basis van die gesprekken worden twee kandidaten geselecteerd voor een tweede gesprek op 8 september 2016 tussen 10:00 en 12:00 uur. Indien u binnen 7 dagen na het verlopen van de sluitingsdatum geen reactie heeft ontvangen, behoort u of uw kandidaat in eerste instantie niet tot de best scorende kandidaten. REAGEREN U kunt uw belangstelling uitsluitend kenbaar maken via de marktplaats (CTM) waarvan KING gebruik maakt: Indien u vragen heeft kunt u deze stellen door gebruik te maken van de berichtenmodule in CTM. U kunt tot 6 september uur reageren. Deze aanvraag staat in het kwalificatiegebied secretariële en projectondersteuning. Reacties van externen die niet via deze marktplaats 4

5 lopen, worden niet in behandeling genomen en daar wordt ook niet op gereageerd. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. 5