Kerntaak 1: Voert taken rondom informatiemanagement uit

Transcriptie

1 Kerntaak 1: Voert taken rondom informatiemanagement uit Werkproces 1.1: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling De secretaresse verwerkt, behandelt en bewaakt de s/post. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de s/post kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig naar de belanghebbenden. De secretaresse zorgt voor een reactie op de ontvangen s/post. Ze verwerkt teksten op basis van concepten, instructies of eigen aantekeningen. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie (zoals mailings, brieven, offertes, begeleidend schrijven, s en vakbladen etc.). Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze. Ingekomen s/post zijn verwerkt, doorgestuurd voor afhandeling. De verzamelende gegevens voor uitgaande s/post zijn relevant, actueel, volledig en tijdig beschikbaar. Ze zijn taalkundig en inhoudelijk correct, opgemaakt conform huisstijl, opgeslagen in de juiste directory en afgestemd op het doel en de doelgroep. Het document is voorzien van de juiste informatie en bijlage(n) en is op de juiste wijze verzonden of voor verzending gereed gemaakt. De secretaresse analyseert de verzamelde informatie op efficiente wijze, selecteert de juiste gegevens, verifieert de opdracht zonodig, waarna ze de gegevens nauwkeurig controleert en ziet welke plaats de informatie inneemt in het grotere geheel van de informatiestroom op de afdeling. levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden. De secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig vanaf concept bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep. De secretaresse neemt beslissingen over wie wat moet afhandelen, stuurt betreffende correspondentie tijdig door naar betrokkenen en handelt de overige schriftelijke informatieuitwisseling op eigen initiatief af. De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)/collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken m.b.t. de schriftelijke informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij de schriftelijke informatie-uitwisseling, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. De secretaresse toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard. De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken m.b.t. de schriftelijke informatievoorziening. De secretaresse werkt vlot en accuraat bij de schriftelijke informatie-uitwisseling en is bedreven in het gebruik van de benodigde hardware. M Analyseren A Beslissen en activiteiten initiëren Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling Kennis en vaardigheid in het toepassen van materialen en middelen voor de verwerking van de (elektronische) post Kennis van kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Werkproces 1.2: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling

2 De secretaresse voert (telefoon)gesprekken, coördineert de informatiestromen van en naar de leidinggevende, voorziet de leidinggevende, indien nodig, van informatie over het te bespreken onderwerp en zorgt zelf voor afhandeling van overige (telefoon)gesprekken. Ze beoordeelt in voorkomende gevallen de urgentie van verzoeken om (telefonisch) contact met de leidinggevende(n). De (telefoon)gesprekken zijn adequaat afgehandeld of aan de juiste persoon doorverbonden. Gesprekken die niet door de secretaresse afgehandeld kunnen worden, zijn doorgespeeld aan collega s of andere medewerkers. De secretaresse bepaalt welke telefoongesprekken moeten worden doorverbonden naar de leidinggevende(n) en welke ze zelf kan afhandelen; de overige mondelinge informatieuitwisseling handelt ze op eigen initiatief af. levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling. De secretaresse formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s). De secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. De secretaresse luistert goed naar de gesprekspartners, geeft hun de ruimte tijdens het gesprek hun standpunten naar voren te brengen en toont belangstelling voor hun opvattingen. De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De secretaresse sluit in de wijze waarop ze zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatievoorziening aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. A Beslissen en activiteiten initiëren G Relaties bouwen en netwerken D Aandacht en begrip tonen Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling Werkproces 1.3: Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief De secretaresse onderhoudt en actualiseert het (digitale)archief (scant, kopieert, selecteert, codeert, ordent en archiveert). De (digitale) dossiers zijn actueel, toegankelijk, traceerbaar, overzichtelijk, juist, volledig en tijdig beschikbaar. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. De (digitale) dossiers voldoen aan alle voorschriften van de organisatie en/of de branche. aard bij het onderhouden en actualiseren van het (digitale) archief. juist beheren van het (digitale) archief. De secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheren van het (digitale) archief en maakt efficiënt gebruik van het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen. Inzicht in het belang voor de organisatie

3 Werkproces 1.5: Onderhoudt het relatienetwerk De secretaresse investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van de leidinggevende en actualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties en personen vast in een relationele database en geeft aan hoe relaties (contactpersoon, klant, leverancier etc.) met elkaar verbonden zijn. Het relatienetwerk is goed onderhouden, is actueel en gegevens zijn snel traceerbaar. De secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de afdeling of organisatie en haarzelf. De secretaresse raadpleegt de relaties in haar netwerk voor het inwinnen van advies, verzoeken om hulp of het gezamenlijk uitvoeren van taken, zorgt ervoor dat er in voorkomende gevallen wederdiensten worden verleend en maakt daar concrete afspraken over, overlegt tijdig en regelmatig met de relaties over afstemming van zaken die de gezamenlijke taken of organisaties aangaan, informeert de relaties tijdig over de voortgang van zaken en brengt hen op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. De secretaresse toont interesse voor de relaties in woord en geschrift, zorgt ervoor op de hoogte te blijven van wijzigingen die zich voordoen in de organisaties/relaties. juist onderhouden van het relatienetwerk. De secretaresse werkt vlot en accuraat bij de mondelinge en schriftelijke informatie-uitwisseling tbv haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) en maakt efficiënt gebruik van benodigde hard- en software en overige hulpmiddelen. G Relaties bouwen en netwerken D Aandacht en begrip tonen Werkproces 1.6: Voert administratieve taken uit De secretaresse verwerkt gegevens in een systeem voor gegevensbeheer. Ze registreert verlofaanvragen verzorgt de aan- en afwezigheidsadministratie en de ziek- en herstelmeldingen. Ze maakt periodiek of op verzoek rapporten en/of overzichten uit het systeem t.b.v. de leidinggevende(n) en/ of input voor het sociaal jaarverslag. De verlofaanvragen, de aan- en afwezigheidsadministratie en de ziek- en herstelmeldingen zijn verwerkt. De rapporten zijn overzichtelijjk en actueel. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd.

4 De secretaresse structureert de informatie of hanteert het voorgeschreven format en houdt rekening met de doelgroep(en). aard bij het uitvoeren van administratieve taken omtrent o.a. verlofaanvragen, aan- en afwezigheidsadministratie en ziek- en herstelmeldingen. juist uitvoeren van de administratieve taken.

5 Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit Werkproces 2.1: Beheert de agenda De secretaresseregelt en noteert interne en externe afspraken van en voor de leidinggevende(n). Ze synchroniseert de agenda s, stemt agenda s onderling af, bewaakt de afspraken en verzet ze indien nodig. Ze bereidt afspraken voor en zorgt op verzoek van de leidinggevende ook voor de opvolging ervan. De agenda wordt dusdanig beheerd dat de leidinggevende(n) goed en tijdig is geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de afspraak, waardoor de afspraak agendatechnisch volgens plan verloopt. levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het beheren van de agenda. De secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)voor afstemming bij het beheer van de agenda, overlegt tijdig met de houders/beheerders van agenda s van relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het maken van afspraken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken. De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het beheren van de agenda, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Ze voert een flexibel beheer over de agenda en heeft inzicht in het belang van de afspraken. De secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar agenda voor de leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen door zich dienstverlenend en flexibel op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de totstandkoming ervan. juist beheren van de agenda. De secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van de (digitale) agenda van de leidinggevende(n), maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het agendabeheer. G Relaties bouwen en netwerken Inzicht in het belang voor de organisatie Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Werkproces 2.3: Organiseert bijeenkomsten De secretaresse informeert naar de doelstelling van de bijeenkomst (kleinschalige bijeenkomsten zoals vergaderingen, jubilea, open dagen, trainingen etc.). Bij de organisatie van een bijeenkomst hanteert ze een checklist/draaiboek. Ze selecteert een interne of een externe locatie, het totaal aantal genodigden en of er speciale vereisten zijn met betrekking tot deze bijeenkomst. Ze informeert naar de kosten van de zaal, mogelijkheden voor zaalopstelling, de catering en elektronische voorzieningen etc. Ze overlegt met de leidinggevende(n) over de locatie en reserveert deze evt.in een zaalreserveringssysteem of volgt een procedure hiervoor. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren en bevestigt de reservering. In overleg bespreekt ze de voorgestelde agenda, de te besteden tijd per onderwerp. Ze verstuurt tijdig de uitnodiging met daarin alle informatie over de bijeenkomst. Ze verzendt indien mogelijk een (digitale) versie van het voorbereide dossier, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Kort voor aanvang van de bijeenkomst checkt ze of alles in orde is.

6 De locatie en de faciliteiten zijn gereserveerd op de geplande datum. De deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de bijeenkomst en op het juiste tijdstip voorzien van de benodigde informatie, waardoor de bijeenkomst (technisch) volgens plan verloopt. De secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de leidinggevende(n), handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding. De secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de leidinggevende(n), handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding. De secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van mondelinge en/of schriftelijke zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep. De secretaresse legt tijdens de bijeenkomst zaken mbt de bijeenkomst duidelijk uit aan de deelnemers, geeft een kernachtige presentatie betreffende onderwerpen van organisatorische, logistieke of communicatieve aard. De secretaresse neemt tijdig beslissingen over de zaken die zich voordoen bij het organiseren van bijeenkomsten, hakt knopen door als haar bevoegdheden haar dat toestaan, houdt rekening met het budget van de organisatie en gaat verantwoordelijk om met de middelen. De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming over de uit te voeren taken en de informatievoorziening aan genodigden bij het organiseren van bijeenkomsten, overlegt tijdig met de eigen collega s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over zaken die met het organiseren van bijeenkomsten te maken hebben, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het organiseren van bijeenkomsten, houdt het budget in de gaten en verzorgt proactief de informatievoorziening aan genodigden en medewerkers van de eigen organisatie. De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het organiseren van bijeenkomsten mbv een checklist, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken mbt het organiseren van bijeenkomsten. De secretaresse werkt vlot en accuraat bij het organiseren van bijeenkomsten en maakt efficiënt gebruik van haar netwerk, de (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het organiseren van bijeenkomsten Y Bedrijfsmatig handelen I Presenteren A Beslissen en activiteiten initiëren Inzicht in het belang voor de organisatie Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een planning, draaiboek of checklist Kennis van en vaardigheid in het omgaan met financiële zaken Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechnieken Kennis van en vaardigheid in het vinden van (regionale) locaties en faciliteiten Kennis van kwaliteitseisen van de organisatie Werkproces 2.4: Maakt verslag en handelt zaken af De secretaresse gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag nodig is of kan worden volstaan met een besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of notuleert ze mb.v. een laptop en/of opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een besluitenlijst.

7 Het verslag is een juiste weergave van het besprokene. Het document is opgemaakt volgens de huisstijl. levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst. De secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig en maakt onderscheidbij tussen hoofd- en bijzaken bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken, structureert de informatie en houdt rekening met de doelgroep De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. aard bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken. juist opstellen van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst De secretaresse werkt vlot en accuraat bij het maken van het verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het maken van een verslag en het afhandelen van zaken. Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen bij verslaglegging Kennis van en vaardigheid in het gebruik van opnameapparatuur Werkproces 2.5: Ontvangt bezoekers De secretaresseontvangt bezoekers/relaties, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden ingeschreven door de secretaresse. De secretaresse verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste persoon/personen. Bezoekers/relaties zijn correct ontvangen, voldoende geïnformeerd en doorverwezen naar de juiste plaats en/of persoon. levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het ontvangen van bezoekers/relaties. De secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de directie/het management, de organisatie en haarzelf. De secretaresse legt zaken mbt het af te leggen bezoek en/of de route naar de locatie duidelijk uit aan de bezoekers/relaties. De secretaresse luistert goed naar de bezoekers of relaties en het doel van hun bezoek, voorziet hen van informatie, begeleidt hen evt. naar de gewenste locatie en communiceert onderhoudend over alledaagse onderwerpen (weer, verkeer) De secretaresse sluit in de wijze waarop ze bezoekers ontvangt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. aard bij het ontvangen van bezoekers. juist ontvangen van bezoekers. G Relaties bouwen en netwerken I Presenteren D Aandacht en begrip tonen

8 Kennis van en vaardigheid in het geven van instructies Werkproces 2.7: Regelt reizen en accommodaties De secretaresse regelt binnen- en buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodatie. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze zonodig de kantoorbagage. De meest geschikte reis- en verblijfmogelijkheden voldoen aan de wensen, interesses en verwachtingen van de opdrachtgever. levert stabiele prestaties in stressvolle situaties bij het regelen van reizen en boeken van accommodaties. De secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de directie/het management en anderen in de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding De secretaresseneemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over het boeken van reizen en accommodaties voor de directie/het management en andere personen in de organisatie. De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, overlegt tijdig met de eigen collega s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over reizen en accommodaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren van reizen en accommodaties, zodat de verhouding pris-kwaliteit in evenwicht is. De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, stelt prioriteiten, houdt zaken rondom de reserveringen/ boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij. De secretaresse sluit in de wijze waarop ze reizen regelt en accommodaties boekt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en knelpunten snel op te lossen. juist regelen van reizen en boeken van accommodaties. Y Bedrijfsmatig handelen A Beslissen en activiteiten initiëren Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechnieken Kennis van financiële zaken en prijzen op de markt Werkproces 2.9: Handelt facturen en declaraties af De secretaresse verzamelt en ordent financiële gegevens (onkostendeclaraties van medewerkers, reisdeclaraties, offertes, nota s, facturen) en verwerkt ze in een administratief systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële administratie. Facturen en declaraties zijn volgens voorschriften en procedures voorbereid ter verdere verwerking op de financiële administratie.

9 aard bij het afhandelen van facturen en declaraties. juist afhandelen van facturen en declaraties. De secretaresse weet wat de financiële consequenties zijn van de uitvoering van haar eigen werk, gaat met zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid om met financiële gegevens van relaties en de eigen organisatie bij het afhandelen van facturen en declaraties. Y Bedrijfsmatig handelen Inzicht in de wijze van verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van en vaardigheid in het omgaan met financiële zaken