Kerntaak 1: Voert taken rondom informatiemanagement uit

Transcriptie

1 Kerntaak 1: Voert taken rondom informatiemanagement uit Werkproces 1.1: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling De directiesecretaresse/managementassistent verwerkt, behandelt en bewaakt van de s/ post. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de s/post kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig naar de belanghebbenden. De directiesecretaresse/managementassistent zorgt voor een reactie op de ontvangen s/post. Ze verwerkt teksten door voldoende informatie te verzamelen om tot een juiste inhoudelijke formulering te komen. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie (zoals mailings, brieven, offertes, begeleidend schrijven, s en vakbladen etc.). Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze. Ingekomen s/post zijn verwerkt en/of doorgestuurd voor afhandeling. De verzamelde gegevens voor uitgaande s/post zijn relevant, actueel, volledig en tijdig beschikbaar. Ze zijn taalkundig en inhoudelijk correct, opgemaakt conform huisstijl, opgeslagen in de juiste (digitale) map en afgestemd op het doel en de doelgroep. Het document is voorzien van de juiste informatie en bijlage(n) en is op de juiste wijze verzonden of voor verzending gereed gemaakt. De directiesecretaresse/managementassistent analyseert de verzamelde informatie, selecteert de juiste gegevens, maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaken, brengt structuur aan in de teksten t.b.v. de schriftelijke informatie-uitwisseling en ziet welke plaats de informatie inneemt in het grotere geheel van de informatiestroom in een project en/of de organisatie. en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden. De directiesecretaresse/managementassistent hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep. De directiesecretaresse/managementassistent neemt beslissingen over wie wat moet afhandelen, stuurt betreffende correspondentie tijdig door naar betrokkenen en handelt de overige schriftelijke informatie-uitwisseling op eigen initiatief af. De directiesecretaresse/managementassistent overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)/collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken m.b.t. de schriftelijke informatie-uitwisseling, informeert hem/ haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. bij de schriftelijke informatie-uitwisseling, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. De directiesecretaresse/managementassistent toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard. die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken m.b.t. de schriftelijke informatievoorziening. De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij de schriftelijke informatie-uitwisseling en is bedreven in het gebruik van benodigde hard- en software. M Analyseren A Beslissen en activiteiten initiëren Kennis en vaardigheid in het toepassen van materialen en middelen voor de verwerking van de (elektronische) post Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens

2 Werkproces 1.2: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling De directiesecretaresse/managementassistent voert (telefoon)gesprekken, ze coördineert de informatiestromen van en naar de directie/manager(s) en voorziet de leidinggevende, indien nodig, van informatie over het te bespreken onderwerp. Ze beoordeelt de urgentie van verzoeken van in- en externe relaties/cliënten en ze bepaalt of en naar wie moet worden doorverwezen. Ze handelt zelf overige (telefoon)gesprekken af. De (telefoon)gesprekken zijn adequaat afgehandeld of aan de juiste persoon doorverbonden. Gesprekken die niet door de directiesecretaresse/ managementassistent afgehandeld kunnen worden, zijn doorgespeeld aan collega s of andere medewerkers. De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken en stabiele prestaties leveren in een stressvolle omgeving, zodat de werkzaamheden met betrekking tot de mondelinge informatie-uitwisseling tijdig en efficiënt worden uitgevoerd. De directiesecretaresse/managementassistent formuleert haar boodschap kort en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie en houdt rekening met de gesprekspartner(s). De directiesecretaresse/managementassistent investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus t.b.v. de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. De directiesecretaresse/managementassistent luistert goed naar de gesprekspartners, geeft hun de ruimte tijdens het gesprek hun standpunten naar voren te brengen en toont belangstelling voor hun opvattingen. De directiesecretaresse/managementassistent neemt beslissingen over wie welke (telefoon)gesprekken moet afhandelen en handelt de overige mondelinge informatie-uitwisseling op eigen initiatief af. De directiesecretaresse/managementassistent overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming over de uitvoering van de taken m.b.t. de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze haar netwerk en dat van de directie/ het management onderhoudt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. G Relaties bouwen en netwerken D Aandacht en begrip tonen A Beslissen en activiteiten initiëren Werkproces 1.4: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer De directiesecretaresse/managementassistent legt een nieuw (digitaal) dossier aan, deelt het in volgens voorschrift, kent een dossiernummer toe, registreert documenten en neemt deze op in het (digitale) dossier. Ze zoekt, indien nodig voor de dossiervorming, aanvullende informatie op in de eigen organisatie, bij cliënten of daarvoor in aanmerking komende instanties en voegt deze toe aan het (digitale) dossier. Ze stelt op verzoek van de leidinggevende(n) een dossier samen t.b.v. speciale projecten of bijeenkomsten in binnen- en buitenland. De (digitale) dossiers zijn actueel, toegankelijk, traceerbaar, overzichtelijk, juist, volledig en tijdig beschikbaar. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. De (digitale) dossiers voldoen aan alle voorschriften van de organisatie en/of de branche. De directiesecretaresse/managementassistent analyseert de verzamelde (digitale) informatie (gegevens/dossiers), selecteert de juiste gegevens/documenten voor opname in bestaande of nieuwe (digitale) dossiers of verwijdering uit dossiers, structureert de gegevens om duidelijk te maken welke onderlinge samenhang er bestaat tussen gegevens en dossiers. M Analyseren

3 De directiesecretaresse/managementassistent formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s). van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het onderhouden en actualiseren van het (digitale) archief. die nodig zijn voor het juist verzorgen van de dossiervorming en het dossierbeheer. De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij de (digitale) dossiervorming en het dossierbeheer, maakt efficiënt gebruik van het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen t.b.v. de verwerking, het beheer, het samenstellen en het uitlenen van documenten en dossiers. Kennis van en vaardigheid in het gebruik van de materialen en middelen voor het beheren en optimaliseren van een (elektronisch) archief. Kennis van regels met betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Werkproces 1.5: Onderhoudt het relatienetwerk De directiesecretaresse/managementassistent investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van directie/manager(s) en actualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties en personen vast in een relationele database en geeft aan hoe relaties (contactpersoon, klant, leverancier etc.) met elkaar verbonden zijn. Regelmatig mondeling en/of schriftelijk contact met de relaties, resulterend in een goed onderhouden en actueel relatienetwerk waarin gegevens snel traceerbaar zijn. De directiesecretaresse/managementassistent investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus t.b.v. de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. De directiesecretaresse/managementassistent onderhoudt actief contact met de interne en externe relaties van haar eigen netwerk en dat van haar leidinggevende(n), toont interesse voor de relaties in woord en geschrift, zorgt ervoor op de hoogte te blijven van wijzigingen die zich voordoen in de organisaties/relaties. De directiesecretaresse/managementassistent raadpleegt de relaties in haar netwerk voor het inwinnen van advies, verzoeken om hulp of het gezamenlijk uitvoeren van taken, zorgt ervoor dat er in voorkomende gevallen wederdiensten worden verleend en maakt daar concrete afspraken over, overlegt tijdig en regelmatig met de relaties over afstemming van zaken die de gezamenlijke taken of organisaties aangaan, informeert de relaties tijdig over de voortgang van zaken en brengt hen op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze haar netwerk en dat van haar leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. die nodig zijn voor het juist onderhouden van het relatienetwerk. De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij het onderhouden van haar relatienetwerk en dat van haar leidinggevende(n) en maakt efficiënt gebruik van benodigde hard- en software en overige hulpmiddelen. G Relaties bouwen en netwerken D Aandacht en begrip tonen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem

4 Werkproces 1.6: Voert administratieve taken uit De directiesecretaresse/managementassistent verwerkt verschillende soorten persoonlijke en niet-persoonlijke gegevens van en over personeelsleden (aan/afwezigheidsregistratie, verlofdagen, ziek- en herstelmeldingen, functionerings- en beoordelingsgesprekken) in een systeem voor gegevensbeheer en maakt periodiek of op verzoek rapporten en/of overzichten uit het systeem t.b.v. de directie/het management en/of input voor het (sociaal) jaarverslag. In voorkomende gevallen levert ze tekst aan voor de website of het intranet en/of ondersteunt bij het gegevensonderhoud en de content hiervan en is ze medeverantwoordelijk voor het onderhoud (content) van de website of het intranet van de organisatie. De gegevens in de database en/of de (personeels)administratie zijn actueel en volledig. De rapportages zijn overzichtelijk en actueel. De verlofaanvragen, de aan- en afwezigheidsadministratie en de ziek- en herstelmeldingen zijn verwerkt. Teksten op de website en/of intranet zijn actueel. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. De directiesecretaresse/managementassistent haalt informatie uit verschillende gegevensverzamelingen/bronnen ter actualisering van de (personeels)administratie en de website/het intranet. De directiesecretaresse/managementassistent structureert de informatie of hanteert het voorgeschreven format en houdt rekening met de doelgroep(en). van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het uitvoeren van administratieve taken omtrent o.a. verlofaanvragen, aan- en afwezigheidsadministratie en ziek- en herstelmeldingen, functionerings- en beoordelingsgesprekken. die nodig zijn voor het juist uitvoeren van de administratieve taken. M Analyseren

5 Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit Werkproces 2.1: Beheert de agenda De directiesecretaresse/managementassistent regelt en noteert afspraken van en voor de directie/manager(s), van zowel interne als externe contacten. Ze synchroniseert de agenda s, stemt agenda s onderling af, bewaakt de afspraken en verzet ze indien nodig. Ze herinnert de directie/manager(s) op gezette tijden aan de to-do s. Ze bereidt afspraken voor en zorgt ook voor de opvolging ervan. Ze beheert de agenda van de directie/manager(s) en haar eigen agenda. De agenda wordt dusdanig beheerd dat de directie/manager(s) goed en tijdig is geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de afspraak en de te treffen voorbereidende werkzaamheden, waardoor de afspraak agendatechnisch volgens plan verloopt. en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het beheren van de agenda. De directiesecretaresse/managementassistent investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de directie/het management, de organisatie en haarzelf. De directiesecretaresse/managementassistent overlegt tijdig en regelmatig met de directie/het management voor afstemming bij het beheer van de agenda, overlegt tijdig met de houders/beheerders van agenda s van relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het maken van afspraken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/ nieuwe afspraken. bij het beheren van de agenda, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Ze voert een flexibel beheer over de agenda heeft inzicht in het belang van de afspraken. De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze haar agenda voor de directie/management onderhoudt aan op de verwachtingen door zich dienstverlenend en flexibel op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de totstandkoming ervan. die nodig zijn voor het juist beheren van de agenda. De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij het beheer van de (digitale) agenda van de directie/het management, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het agendabeheer. G Relaties bouwen en netwerken Inzicht in het belang voor de organisatie Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Werkproces 2.3: Organiseert bijeenkomsten De directiesecretaresse/managementassistent informeert naar de doelstelling van de bijeenkomst ((internationale) bijeenkomsten zoals vergaderingen besprekingen, congressen, seminars, cursussen, trainingen). Bij de organisatie van een bijeenkomst hanteert ze een checklist/draaiboek. Ze selecteert een interne of een externe locatie, houdt rekening met de gevoeligheid van het onderwerp, het totaal aantal genodigden en of er speciale ve-

6 reisten zijn met betrekking tot deze bijeenkomst. Ze informeert naar de kosten van de zaal, mogelijkheden voor zaalopstelling, de catering en elektronische voorzieningen etc. Ze overlegt met de directie/manager(s) over de locatie en reserveert deze evt. in een zaalreserveringssysteem of volgt een procedure hiervoor. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren en bevestigt de reservering. In overleg bespreekt ze de voorgestelde agenda, de te besteden tijd per onderwerp, en de persoon die elk onderwerp zal leiden. Ze verstuurt tijdig de uitnodiging met daarin alle informatie over de bijeenkomst. Ze verzendt indien mogelijk een (digitale) versie van het voorbereide dossier, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Kort voor aanvang van de bijeenkomst checkt ze of alles in orde is. De locatie en de faciliteiten zijn gereserveerd op de geplande datum. De deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de bijeenkomst en op het juiste tijdstip voorzien van de benodigde informatie, waardoor de bijeenkomst (technisch) volgens plan verloopt. en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden. De directiesecretaresse/managementassistent gaat verantwoordelijk om met de middelen van de organisatie bij het plannen en organiseren van bijeenkomstenvoor de leidinggevende(n), handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding. De directiesecretaresse/managementassistent hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van mondelinge en/of schriftelijke zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep. De directiesecretaresse/managementassistent legt tijdens de bijeenkomst zaken mbt de bijeenkomst duidelijk uit aan de deelnemers, geeft een kernachtige presentatie betreffende onderwerpen van organisatorische, logistieke of communicatieve aard. De directiesecretaresse/managementassistent neemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over zaken die zich voordoen bij het organiseren van bijeenkomsten, hakt knopen door als haar bevoegdheden haar dat toestaan, houdt rekening met het budget van de organisatie en/of haar eigen budget, gaat verantwoordelijk om met de middelen, mijdt risico s op overschrijding van het budget en neemt de verantwoordelijkheid op zich, indien zich onverhoopt een overschrijding van het budget voordoet. De directiesecretaresse/managementassistent overlegt tijdig en regelmatig met de directie/het management voor afstemming over de uit te voeren taken en de informatievoorziening aan genodigden bij het organiseren van bijeenkomsten, overlegt tijdig met de eigen collega s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over zaken die met het organiseren van bijeenkomsten te maken hebben, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het organiseren van bijeenkomsten, houdt het budget in de gaten en verzorgt proactief de informatievoorziening aan genodigden en medewerkers van de eigen organisatie. bij het organiseren van bijeenkomsten mbv een planning of checklist, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze bijeenkomsten organiseert aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken mbt het organiseren van bijeenkomsten. De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij het organiseren van bijeenkomsten en maakt efficiënt gebruik van haar netwerk, de (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen. Y Bedrijfsmatig handelen I Presenteren A Beslissen en activiteiten initiëren Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) reserveringssysteem Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een planning, draaiboek of checklist Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechnieken Kennis van en vaardigheid in het vinden van (regionale) locaties en faciliteiten

7 Werkproces 2.4: Maakt verslag en handelt zaken af De directiesecretaresse/managementassistent gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag nodig is of kan worden volstaan met een besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of ze notuleert m.b.v. een laptop en opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een besluitenlijst. Het verslag is een juiste weergave van het besprokene. Het document is volgens de huisstijl. en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het maken van het verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst. De directiesecretaresse/managementassistent hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig en maakt onderscheidbij tussen hoofd- en bijzaken bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken, structureert de informatie en houdt rekening met de doelgroep bij het organiseren van bijeenkomsten mbv een planning of checklist, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het maken van een verslag en de afhandeling van zaken. die nodig zijn voor het juist opstellen van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het maken van het verslag en het afhandelen van zaken. Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen bij verslaglegging Kennis van en vaardigheid in het gebruik van opnameapparatuur Werkproces 2.5: Ontvangt bezoekers De directiesecretaresse/managementassistent ontvangt (internationale) bezoekers/relaties, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden ingeschreven en de directiesecretaresse/ managementasssistent verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste persoon/personen. Bezoekers/relaties zijn correct ontvangen, voldoende geïnformeerd en doorverwezen naar de juiste plaats en/of persoon. en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het ontvangen van bezoekers/relaties.

8 De directiesecretaresse/managementassistent investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. De directiesecretaresse/managementassistent legt zaken mbt het af te leggen bezoek en/of de route naar de locatie duidelijk uit aan de bezoekers/relaties. De directiesecretaresse/managementassistent luistert goed naar de bezoekers of relaties en het doel van hun bezoek, voorziet hen van informatie, begeleidt hen evt. naar de gewenste locatie en communiceert onderhoudend over alledaagse onderwerpen (weer, verkeer). De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze bezoekers ontvangt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het ontvangen van bezoekers. die nodig zijn voor het juist ontvangen van bezoekers. G Relaties bouwen en netwerken I Presenteren D Aandacht en begrip tonen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het geven van instructies Werkproces 2.7: Regelt reizen en accommodaties De directiesecretaresse/managementassistent regelt binnen- en buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodaties. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze zonodig de kantoorbagage. De meest geschikte reis- en verblijfmogelijkheden voldoen aan de wensen, interesses en verwachtingen van de opdrachtgever. en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle situaties bij het regelen van reizen en boeken van accommodaties. De directiesecretaresse/managementassistent gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de directie/het management en anderen in de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding. De directiesecretaresse/managementassistent neemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over het boeken van reizen en accommodaties voor de directie/het management en andere personen in de organisatie. De directiesecretaresse/managementassistent overlegt tijdig en regelmatig met de directie/het management voor afstemming bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, overlegt hierover tijdig met de eigen collega s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren van reizen en accommodaties, zodat de verhouding prijs-kwaliteit in evenwicht is. bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, stelt prioriteiten, houdt zaken rondom de reserveringen/ boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij. De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze reizen regelt en accommodaties boekt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en knelpunten snel op te lossen. die nodig zijn voor het juist regelen van reizen en boeken van accommodaties. Y Bedrijfsmatig handelen A Beslissen en activiteiten initiëren

9 Kennis van de financiële zaken en prijzen op de markt Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechnieken Werkproces 2.8: Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af De directiesecretaresse/managementassistent beheert een aantal kleine budgetten van de organisatie of afdeling (receptie bij jubilea of vertrekkende collega's, cadeaus bij huwelijken en geboortes). Ze beheert een klein budget waaruit de onkosten van vergaderingen en bijeenkomsten worden bekostigd (het jaarlijkse afdelingsuitje). Daarnaast beheert ze een klein budget voor het bijhouden van de kantoorvoorraad en het inkopen van goederen en diensten. Ze onderhandelt met leveranciers over de prijs van goederen en diensten. Ze controleert, verwerkt en betaalt de facturen die onder haar kleine budgetten vallen. Daarnaast verzamelt en ordent ze (financiële) gegevens (urenregistratie en onkostendeclaraties van interne- en externe projectmedewerkers, reisdeclaraties, offertes, nota s, facturen) en verwerkt deze in een administratief systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële en/of projectadministratie.in voorkomende gevallen verricht ze werkzaamheden (offertes opvragen, overleg voeren over inhoud en financiële aspecten van contracten) rondom contracten, tarieven en looptijd contracten. De kleine budgetten zijn adequaat beheerd en de uitgaven zijn verantwoord. Facturen en declaraties zijn volgens voorschriften en procedures voorbereid ter verdere verwerking op de financiële administratie.facturen zijn adequaat afgehandeld en tijdig betaald. van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het beheren van kleine budgetten en het afhandelen van financiële zaken. bij beheren van kleine budgetten en de afhandeling van financiële zaken. De directiesecretaresse/managementassistent weet wat de financiële consequenties zijn van de uitvoering van haar eigen werk, gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het beheren van kleine budgetten en de afhandeling van financiële zaken, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteitverhouding. Y Bedrijfsmatig handelen Inzicht in de wijze van verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het omgaan met financiële zaken Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechnieken Kennis van en vaardigheid in het verwerken van (financiële) gegevens in een (project)administratie