Kwalificatiedossier MBO: Secretariële beroepen Profiel(en):

Transcriptie

1 Kwalificatiedossier MBO: Secretariële beroepen Profiel(en): Secretaresse Managementassistent/directiesecretaresse Dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest. Opleidingsdomein: Economie en administratie Crebonummer(s):

2 Penvoerder: ECABO Ontwikkeld door: Kenniscentrum ECABO Vastgesteld door: het bestuur van ECABO op advies van de Paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO d.d te Amersfoort Stichting SBB Gebruik van gegevens en teksten is met bronvermelding vrijelijk toegestaan. Commercieel gebruik van deze gegevens is niet toegestaan. De disclaimer van toepassing op dit document is te lezen op

3 Inhoudsopgave LEESWIJZER... 4 OVERZICHT VAN HET KWALIFICATIEDOSSIER... 5 BASIS Typering van de beroepen Beroepsgerichte basistaken Kerntaak: Voert taken rondom informatiemanagement uit Werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk Werkproces: Voert administratieve taken uit Werkproces: Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief Kerntaak: Voert taken rondom planning en organisatie uit Werkproces: Beheert de agenda Werkproces: Organiseert bijeenkomsten Werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af Werkproces: Ontvangt bezoekers Werkproces: Regelt reizen en accommodaties Werkproces: Handelt facturen en declaraties af Algemene basistaken PROFIEL Profiel: Secretaresse Profiel: Managementassistent/directiesecretaresse Kerntaak: Voert voorlichting en Pr-taken uit Werkproces: Ontwikkelt en beheert voorlichtings-, promotie- en/of pr-materiaal Werkproces: Redigeert aangeleverde teksten Werkproces: Geeft voorlichting over de organisatie aan derden Kerntaak: Voert financieel administratieve taken uit Werkproces: Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af Werkproces: Beoordeelt offertes en leveringscontracten en stelt leveringscondities op Werkproces: Houdt een projectadministratie bij en controleert deze Werkproces: Houdt een urenadministratie bij KEUZE Mogelijke keuzetaken Criteria voor keuzetaken VERANTWOORDINGSINFORMATIE AANVULLENDE INFORMATIE Pagina 3 van 28

4 LEESWIJZER Dit kwalificatiedossier bevat de diploma-eisen voor één of meerdere mbo-opleidingen. Deze eisen geven samen weer wat de gediplomeerde moet kunnen als hij of zij op de arbeidsmarkt start of verder studeert. Het mbo-diploma bevat drie onderdelen: 1. De basis, die gevormd wordt door: a. De beroepsgerichte basistaken, waarvan de diploma-eisen door de paritaire commissie(s) zijn gevalideerd. Dit zijn de gemeenschappelijke kerntaken en werkprocessen voor het gehele kwalificatiedossier. Deze gemeenschappelijke taken kennen soms wel differentiaties per profiel, deze 'beheersingsvoorschriften' zijn dan uitgewerkt in de rechterkolom van de kerntaak of het werkproces. b. De algemene basistaken, waarvan de diploma-eisen door de landelijke overheid zijn geformuleerd. Dit zijn de taaltaak, rekentaak en loopbaan- & burgerschapstaak. 2. De profielen, waarvan de diploma-eisen door de paritaire commissie(s) zijn gevalideerd. Dit zijn de kerntaken en/of werkprocessen waarop de beroepen in dit kwalificatiedossier van elkaar verschillen. 3. De keuzedelen, waarvan de diploma-eisen eveneens door de paritaire commissie(s) zijn gevalideerd. Dit zijn kerntaken binnen het diploma die de arbeidsmarktrelevantie vergroten of de doorstroom naar een vervolgstudie vergemakkelijken. Dit kwalificatiedossier bevat een beschrijving van de kwalificatie-eisen voor de basis en de profielen. Het kwalificatiedossier bevat verder een verwijzing naar de mogelijke keuzes. Ook is beschreven aan welke criteria nieuw te ontwikkelen keuzes moeten voldoen. Dit kwalificatiedossier bevat ook een verwijzing naar verantwoordingsinformatie. Dit is geen onderdeel van het diploma. Het betreft informatie over: - Onderliggende beroepscompetentieprofielen en arbeidsmarktinformatie - Loopbaanperspectief en ontwikkelingen in de sector - Certificeerbare eenheden - Afspraken rondom examinering - De betrokkenen bij het kwalificatiedossier, discussiepunten en oordeel van docenten en andere gebruikers Indien beschikbaar bevat dit kwalificatiedossier ook een verwijzing naar aanvullende informatie zoals: - Publieksgerichte brochures over het kwalificatiedossier - Informatie voor leerlingen over beroepenoriëntatie en studiekeuze Pagina 4 van 28

5 OVERZICHT VAN HET KWALIFICATIEDOSSIER Naam profiel P1 Secretaresse Nee P2 Managementassistent/directiesecretaresse Nee Wettelijke beroepsvereisten De verwantschap tussen de verschillende profielen in dit kwalificatiedossier bevindt zich op de volgende beroepsgerichte kerntaken en werkprocessen: Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling 1.3 Onderhoudt het relatienetwerk 1.4 Voert administratieve taken uit 1.5 Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 Beheert de agenda 2.2 Organiseert bijeenkomsten 2.3 Maakt verslag en handelt zaken af 2.4 Ontvangt bezoekers 2.5 Regelt reizen en accommodaties 2.6 Handelt facturen en declaraties af De profielen in dit kwalificatiedossier hebben de volgende kerntaken: Profiel 1 Secretaresse Profiel 2 Managementassistent/directiesecretaresse Profielkerntaak Kerntaak 1 Voert voorlichting en Pr-taken uit Kerntaak 2 Voert financieel administratieve taken uit Werkproces 1.1 Ontwikkelt en beheert voorlichtings-, promotie- en/of pr-materiaal 1.2 Redigeert aangeleverde teksten 1.3 Geeft voorlichting over de organisatie aan derden 2.1 Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af 2.2 Beoordeelt offertes en leveringscontracten en stelt leveringscondities op 2.3 Houdt een projectadministratie bij en controleert deze 2.4 Houdt een urenadministratie bij Pagina 5 van 28

6 BASIS 1. Typering van de beroepengroep Dit kwalificatiedossier bevat het pakket van eisen beschreven voor het diploma Secretariële beroepen met de volgende profielen: Naam profiel Mbo-niveau EQF / NLQF niveau Typering opleiding Secretaresse 3 3 vakopleiding Managementassistent/directiesecretaresse 4 4 middenkaderopleiding Typerende beroepshouding Essentiële kennis en vaardigheden voor deze beroepsgroep zijn klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen schakelen, een spin in t web zijn, effectiever en efficiënter werken. Daarnaast is het belangrijk om van reactief naar proactief te veranderen zoals plannen, organiseren, meedenken, overzicht houden, vooruitdenken, en de leidinggevende, directie/manager te voorzien van de juiste informatie. Daarnaast is zij in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie, zodat het belang van de eigen afdeling/organisatie en de privacy van de klant wordt gewaarborgd. Ook zijn de competenties als vakmanschap, stressbestendigheid, communicatief vermogen, initiatief nemen essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden. Context Secretaressen zijn werkzaam in elke arbeidsorganisatie (groot, klein, profit, non-profit) waar sprake is van een leidinggevende, directie, manager of managementteam. Aard van de werkzaamheden Secretaressen zijn de steun en toeverlaat van de leidinggevende, directeur of het management. Ze regelt afspraken, bereidt bijeenkomsten voor, maakt verslag en handelt deze af, heeft contacten zowel in- als extern, verzorgt de zakelijke correspondentie en ondersteunt hem bij de planning van zijn werk. Zij bewaakt wie wel en niet bij de leidinggevende naar binnen mag en zo heeft zij veel invloed binnen de afdeling of organisatie. Daarbij gaat het om specifieke vaardigheden als foutloos Nederlands, schrijven, spreken in een moderne vreemde taal, probleemoplossend vermogen hebben en besluitvaardig zijn. Deze vaardigheden zijn vooral van belang bij het helder in beeld krijgen van de wensen, belemmeringen en mogelijkheden van verschillende collega s en klanten. Het draait steeds meer om snap-snelheid en snap-vermogen. De taken van de secretaresse worden steeds breder zoals het coördineren en taken op het gebied van HRM, financiën, marketing en communicatie, e-skills, intranet en internet. Secretaressen professionaliseren zich steeds verder, kennen de organisatie, verdiepen zich in het werk, dit geeft hen meer uitdagingen, verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden. Effectiever en efficiënter werken en een stijging van de arbeidsproductiviteit zijn de nieuwe credo s. Dit betekent dat zij niet alleen voor maar ook met de leidinggevende, directie/manager werkt. De taken kunnen variëren qua inhoud en niveau afhankelijk van de aard van de organisatie en de wensen van de leidinggevende, directeur of het management. van het beroep De secretaressetaken zijn zelfstandig, zorgvuldig, binnen de daarvoor gestelde tijd (met de nodige geheimhouding) binnen de richtlijnen van de organisatie uitgevoerd. Zonodig zijn suggesties ter verbetering aangedragen door de secretaresse en worden taken teruggekoppeld. Pagina 6 van 28

7 2. Beroepsgerichte basistaken Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit Complexiteit Het beroep van secretaresse wordt gekenmerkt door een grote variatie in en onvoorspelbaarheid van omstandigheden voor het werk op afdelingsniveau. De taken moeten vaak onder tijdsdruk worden uitgevoerd. In die context moet de secretaresse op het juiste moment de juiste prioriteten stellen, waarbij een goede interactie is vereist met de opdrachtgever. Hiervoor is een goede schriftelijke en mondelinge communicatie noodzakelijk voor het op maat bieden van werkzaamheden aan de leidinggevende. De complexiteit wordt verder bepaald door de snelle technologische ontwikkelingen binnen de informatie- en communicatietechnologie bijvoorbeeld rondom softwarepakketten, social media en Het Nieuwe Werken. Hierdoor veroudert haar (basis)kennis van processen, materialen, middelen en begrippen snel. Zij dient zich dan ook in hoog tempo de werking en eigenschappen van producten en bijbehorende (basis)kennis snel eigen te kunnen maken om haar kennisniveau op peil te kunnen houden. Daarnaast zijn de interpersoonlijke vaardigheden van groot belang in de goede uitoefening van de functie als secretaresse op afdelingsniveau omdat in de functie veel wordt gecommuniceerd en wordt gehandeld namens de leidinggevende. Naast producten en service maken goede omgangsvormen deel uit van het visitekaartje van de afdeling. Verantwoordelijkheid en zelfstandigheid De taken van de secretaresse verschuiven van uitvoerend naar faciliterend waarbij zij verantwoordelijk is voor een goed verloop van de taken en werkzaamheden op de afdeling om concrete verbeteringen te kunnen doorvoeren. Ze werkt zelfstandig bij het uitvoeren van haar schriftelijke en mondelinge taken en is verantwoordelijk voor haar eigen werk, maar neemt ook werkzaamheden over van andere collega secretaressen op een secretariaat en levert een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van het werk van anderen. Vakkennis - kent de principes van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Secretaresse: De managementassistent/directiesecretaresse moet haar werkzaamheden op organisatieniveau kunnen overzien. Ze zorgt voor goede (netwerk)contacten zowel in- als extern zodat de signalen leiden tot verbetering en optimalisatie van taken. Ze lost problemen zelfstandig op, neemt beslissingen, heeft het vertrouwen om taken te coördineren en zelfstandig af te werken en houdt rekening met afbreukrisico's. Hiervoor is kennis van zaken en kritisch denkvermogen nodig voor het goed plannen en organiseren van de werkzaamheden. Door de behandeling van processtukken krijgt ze een goede indruk van wat zich in de dossiers van de organisatie afspeelt. De gegevens en informatie worden vertrouwelijk behandeld en geheimhouding is voor haar dan ook een vanzelfsprekendheid. Secretaresse: De taken verschuiven van coördinerend naar initiërend waarbij zij verantwoordelijk is voor een goed verloop van de planning en organisatie van taken en werkzaamheden van de organisatie voor directie en/of management om concrete verbeteringen te kunnen doorvoeren en de belangen van de organisatie te bewaken en ontwikkelingen te kunnen beïnvloeden. Ze werkt zelfstandig zonder tussentijds telkens verantwoording af te leggen en ze kan meerdere opdrachten naast elkaar naar eigen inzicht uitvoeren. Secretaresse: Pagina 7 van 28

8 Begrippen rondom e-skills uitleggen - kan de mogelijkheden, richtlijnen en terminologie rondom (sociale) media-, ict- (incl. besturing) en internetgebruik ten behoeve van de organisatie benoemen - kent de principes rondom security awareness, privacy en betrouwbaarheid van informatie m.b.t. internet en - kent de principes, procedures rondom een documentmanagementsysteem - kent de principes rondom het verwerken van gegevens in een relationele database - kent de principes van informatie- en communicatietechnologie, inclusief besturing Vaardigheden - kan de regels met betrekking tot beveiliging van gegevens toepassen - kan materialen en middelen gebruiken voor de verwerking van (elektronische) post E-skills toepassen - kan mobiele ict-middelen gebruiken - kan social media gebruiken - kan arbo-zaken en ergonomische aspecten toepassen - kan werken met gangbare computersystemen en (software)pakketten t.b.v. tekstverwerking, spreadsheet, gegevensverwerking, , agendabeheer, internet, informatieverzameling, documentmanagement, presentatie en mobiel dataverkeer Repro- en communicatiesystemen gebruiken - kan communicatiemiddelen gebruiken - kan een (digitaal) registratiesysteem gebruiken/bedienen Communicatieve vaardigheden - kan communicatiemodellen bij klantcontacten toepassen - kan gespreksstructuren en technieken toepassen - kan onderhandelingstechnieken toepassen - kan de principes van interpersoonlijke (omgangsvormen bij groepen, individuen, inclusief de cultuurspecifieke verschillen) communicatie toepassen - kan de zakelijke etiquette toepassen Secretaresse: - kan de werkzaamheden in de moderne vreemde taal uitvoeren: luisteren, lezen, gesprekken voeren en schrijven op niveau B1, spreken op niveau A2 - kan materialen en middelen voor het beheren en optimaliseren van een (digitaal) archief gebruiken - kan richtlijnen en regels met betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen toepassen brancheafspraken en (overheids)regels toepassen - kan de werkzaamheden in de moderne vreemde taal uitvoeren: luisteren, lezen, gesprekken voeren en schrijven op niveau B2, spreken op niveau B1 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling De secretaresse verwerkt, behandelt en bewaakt de e- mails/post. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de s/post kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig op eigen initiatief naar de belanghebbenden. De secretaresse zorgt voor een reactie op de ontvangen s/post. Ze verwerkt teksten op basis van concepten, instructies of eigen aantekeningen. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie (zoals mailings, brieven, offertes, De managementassistent/directiesecretaresse verwerkt teksten door voldoende informatie te verzamelen om te komen tot een juiste inhoudelijke formulering door met een aantal zinnen bijvoorbeeld lange samengestelde zinnen, complexe teksten en ingevulde instructieteksten uit te werken. Pagina 8 van 28

9 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling begeleidend schrijven, s en vakbladen etc.). Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze. Opgestelde documenten zijn taalkundig en inhoudelijk correct, opgemaakt conform huisstijl, opgeslagen in de juiste directory en afgestemd op het doel en de doelgroep. Documenten zijn voorzien van de juiste informatie en bijlage(n) en op de juiste wijze verzonden of voor verzending gereed gemaakt. 1. Analyseert de verzamelde informatie op efficiënte wijze, selecteert de juiste gegevens, verifieert de opdracht zonodig en controleert de gegevens nauwkeurig. 2. Hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep. 1. Maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaken, brengt structuur aan in de teksten. 3. Prioriteert, plant en regelt de werkzaamheden op juiste wijze, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. 4. Overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)/collega s over de uit te voeren werkzaamheden, rapporteert tijdig over de voortgang en informeert betrokkenen proactief over zaken die van belang zijn. 5. Werkt vlot en accuraat en is bedreven in het gebruik van benodigde hard- en software. 6. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures. 7. Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard. 8. Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling. (Beslissen en activiteiten initiëren, Samenwerken en overleggen, Ethisch en integer handelen, Formuleren en rapporteren, Vakdeskundigheid toepassen, Analyseren, Plannen en organiseren, Instructies en procedures opvolgen, Met druk en tegenslag omgaan) Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling De secretaresse voert (telefoon)gesprekken, ze coördineert de informatiestromen van en naar de leidinggevende en voorziet de leidinggevende, indien nodig, van informatie over het te bespreken onderwerp. Ze beoordeelt de urgentie van verzoeken van in- en externe relaties/cliënten en ze bepaalt of en naar wie moet worden doorverwezen. Ze handelt zelf overige (telefoon)gesprekken af. Pagina 9 van 28

10 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling De (telefoon)gesprekken zijn adequaat afgehandeld of aan de juiste persoon doorverbonden of doorgespeeld aan collega s of andere medewerkers en ze maakt indien noodzakelijk correcte eenduidige telefoonnotities. 1. Luistert goed naar de gesprekspartners, geeft hun de ruimte om standpunten naar voren te brengen en toont belangstelling voor hun opvattingen. 2. Overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)/collega s over de uit te voeren werkzaamheden, rapporteert tijdig over de voortgang en informeert betrokkenen proactief over zaken die van belang zijn. 3. Stelt zich dienstverlenend op, komt afspraken na en toont betrokkenheid bij de organisaties/relaties uit het eigen netwerk en dat van de leidinggevende(n). 4. Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling. (Beslissen en activiteiten initiëren, Aandacht en begrip tonen, Samenwerken en overleggen, Relaties bouwen en netwerken, Formuleren en rapporteren, Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten, Met druk en tegenslag omgaan) Werkproces 1.3 Onderhoudt het relatienetwerk De secretaresse investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van de leidinggevende(n) en actualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties en personen vast in een relatiebestand en geeft aan hoe relaties (contactpersoon, klant, leverancier etc.) met elkaar verbonden zijn. Regelmatig mondeling en/of schriftelijk contact met de relaties, resulterend in een goed onderhouden en actueel relatienetwerk waarin gegevens snel traceerbaar zijn. 1. Controleert informatie kritisch op volledigheid, actualiteit en relevantie, combineert deze en zorgt ervoor dat in voorkomende gevallen wederdiensten worden verleend. 2. Overlegt tijdig en regelmatig met de relaties over de afstemming van zaken, rapporteert relaties tijdig over de voortgang en informeert ze proactief over zaken die van belang zijn. 3. Stelt zich dienstverlenend op, komt afspraken na en toont betrokkenheid bij de organisaties/relaties uit het eigen netwerk en dat van de leidinggevende(n). 4. Werkt vlot en accuraat en maakt efficiënt gebruik van benodigde hard- en software en overige hulpmiddelen. 5. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures. (Aandacht en begrip tonen, Samenwerken en overleggen, Relaties bouwen en netwerken, Vakdeskundigheid toepassen, Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten, Instructies en procedures opvolgen) Werkproces 1.4 Voert administratieve taken uit De secretaresse verwerkt en registreert gegevens in een systeem voor gegevensbeheer. Ze registreert verlofaanvragen, verzorgt de aan- en afwezigheidsadministratie en de ziek- en herstelmeldingen. De managementassistent/directiesecretaresse verwerkt verschillende soorten persoonlijke en niet-persoonlijke Pagina 10 van 28

11 Werkproces 1.4 Voert administratieve taken uit Ze maakt periodiek of op verzoek rapporten en/of overzichten uit het systeem t.b.v. de leidinggevende(n) en/of input voor het jaarplan of sociaal jaarverslag. De verlofaanvragen, de aan- en afwezigheidsadministratie en de ziek- en herstelmeldingen zijn correct verwerkt. De rapportages zijn overzichtelijk en actueel. gegevens van en over personeelsleden zoals functionerings- en beoordelingsgesprekken in een systeem voor gegevensbeheer. In voorkomende gevallen levert ze tekst aan voor de website of het intranet en/of ondersteunt bij het gegevensonderhoud en de content hiervan en is ze medeverantwoordelijk voor het onderhoud(content) van de website of het intranet van de organisatie. De gegevens in de database en/of de (personeels)administratie zijn actueel en volledig. De rapportages, teksten op de website en/of intranet zijn overzichtelijk en actueel. 1. Controleert informatie ten behoeve van rapporten en/of overzichten kritisch op juistheid, volledigheid, actualiteit en relevantie. 2. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures. 3. Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het verwerken van gegevens van o.a. verlofaanvragen, aan- en afwezigheidsadministratie en ziek- en herstelmeldingen. 1. Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het verwerken van gegevens van o.a. verlofaanvragen, aan- en afwezigheidsadministratie en ziek- en herstelmeldingen, functionerings- en beoordelingsgesprekken. (Ethisch en integer handelen, Analyseren) (Ethisch en integer handelen, Formuleren en rapporteren, Instructies en procedures opvolgen) Werkproces 1.5 Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief De secretaresse onderhoudt en actualiseert het (digitale)archief (scant, kopieert, selecteert, codeert, ordent en archiveert). De behandeling van de (digitale)dossiers van en voor derden wordt verricht met een grote mate van discretie en zorgvuldigheid. De (digitale) dossiers zijn volledig, actueel, toegankelijk, traceerbaar, overzichtelijk en voldoen aan de gestelde eisen. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. De directiesecretaresse/managementassistent legt een nieuw (digitaal) dossier aan, deelt het in volgens voorschrift, kent een dossiernummer toe, registreert documenten en neemt deze op in het (digitale) dossier. Ze zoekt, indien nodig voor de dossiervorming, aanvullende informatie op in de eigen organisatie, bij klanten of daarvoor in aanmerking komende instanties en voegt deze toe aan het (digitale) dossier. Ze stelt op verzoek van de leidinggevende(n) een dossier samen t.b.v. speciale projecten of bijeenkomsten in binnen- en buitenland. Pagina 11 van 28

12 Werkproces 1.5 Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief 1. Werkt vlot en accuraat en maakt efficiënt gebruik van het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen t.b.v. het beheren van het (digitale) archief. 2. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures. 3. Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard. (Ethisch en integer handelen, Vakdeskundigheid toepassen, Instructies en procedures opvolgen) 1. Werkt vlot en accuraat en maakt efficiënt gebruik van het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen t.b.v. de verwerking, het beheer, het samenstellen en het uitlenen van documenten en dossiers. 2. Selecteert de juiste gegevens/documenten voor opname in bestaande of nieuwe (digitale) dossiers of verwijdering uit dossiers en structureert de gegevens om de onderlinge samenhang tussen gegevens en dossiers duidelijk te maken. 3. Formuleert vlot en bondig bij het vragen naar of overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s). (Samenwerken en overleggen, Formuleren en rapporteren, Analyseren) Pagina 12 van 28

13 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit Complexiteit De secretaresse heeft een diversiteit aan werkzaamheden rondom planning en organisatie op de afdeling voor de leidinggevende. De complexiteit van het werk vraagt om cognitieve praktische vaardigheden om taken uit te voeren en problemen op te lossen door de keuze en toepassing van basismethodes, hulpmiddelen, materialen en informatie. Zij bezit specialistische kennis van materialen, middelen en processen om in de context van het werkgebied met behulp van de e-skills en social media haar taken probleemloos te kunnen uitoefenen. Verantwoordelijkheid en zelfstandigheid De taken van de secretaresse verschuiven van uitvoerend naar faciliterend waarbij zij verantwoordelijk is voor een goed verloop van de taken en werkzaamheden op de afdeling om concrete verbeteringen te kunnen doorvoeren. Ze werkt zelfstandig bij het uitvoeren van haar taken onder leiding van een leidinggevende. Ze is verantwoordelijk voor haar eigen werk, maar neemt ook werkzaamheden over van andere collega secretaressen op een secretariaat en levert een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van het werk van anderen. Vakkennis Begrippen rondom e-skills uitleggen - kan de mogelijkheden, richtlijnen en terminologie rondom (sociale) media-, ict- (incl. besturing) en internetgebruik ten behoeve van de organisatie benoemen - kent de principes rondom security awareness, privacy en betrouwbaarheid van informatie m.b.t. internet en - kent de principes, procedures rondom een documentmanagementsysteem - kent de principes rondom het verwerken van gegevens in een relationele database - kent de principes van informatie- en communicatietechnologie, inclusief besturing Vaardigheden - kan de regels met betrekking tot beveiliging van gegevens toepassen - kan (regionale) locaties en faciliteiten vinden, incl. onderhandelen - kan een planning, draaiboek of checklist opstellen en gebruiken Secretaresse: De Managementassistent/directiesecretaresse heeft een diversiteit aan werkzaamheden rondom planning en organisatie voor directie en/of management. Zij speelt in op wisselende en onverwachte omstandigheden tijdens de klantencontacten in de brede context van haar werk. In haar werk heeft zij te maken met afbreukrisico s. Secretaresse: De taken verschuiven van uitvoerend naar coördinerend en initiërend waarbij zij verantwoordelijk is voor een goed verloop van de planning en organisatie van taken en werkzaamheden van de organisatie voor directie en/of management om concrete verbeteringen te kunnen doorvoeren en de belangen van de organisatie te bewaken en ontwikkelingen te kunnen beïnvloeden. Ze werkt zelfstandig zonder tussentijds telkens verantwoording af te leggen en ze kan meerdere opdrachten naast elkaar naar eigen inzicht uitvoeren. Secretaresse: Secretaresse: - kan de werkzaamheden in de moderne vreemde taal uitvoeren: luisteren, lezen, gesprekken voeren en schrijven op niveau B1, spreken op niveau A2 Pagina 13 van 28

14 - kan financiële zaken aangaan m.b.t. budget onderhandelen, zaalverhuur, catering, hulpmiddelen, etc. - kan opnameapparatuur voor verslaglegging gebruiken - kan (digitale) hulpmiddelen voor bijeenkomsten (beamer, microfoon) gebruiken - kan instructies geven - kan financiële gegevens ver- en bewerken - kan de werkzaamheden in de moderne vreemde taal uitvoeren: luisteren, lezen, gesprekken voeren en schrijven op niveau B2, spreken op niveau B1 Repro- en communicatiesystemen gebruiken - kan communicatiemiddelen gebruiken - kan een (digitaal) registratiesysteem gebruiken/bedienen Communicatieve vaardigheden - kan communicatiemodellen bij klantcontacten toepassen - kan gespreksstructuren en technieken toepassen - kan onderhandelingstechnieken toepassen - kan de principes van interpersoonlijke (omgangsvormen bij groepen, individuen, inclusief de cultuurspecifieke verschillen) communicatie toepassen - kan de zakelijke etiquette toepassen E-skills toepassen - kan mobiele ict-middelen gebruiken - kan social media gebruiken - kan arbo-zaken en ergonomische aspecten toepassen - kan werken met gangbare computersystemen en (software)pakketten t.b.v. tekstverwerking, spreadsheet, gegevensverwerking, , agendabeheer, internet, informatieverzameling, documentmanagement, presentatie en mobiel dataverkeer Werkproces 2.1 Beheert de agenda De secretaresse regelt en noteert afspraken van en voor de leidinggevende(n), van zowel interne als externe werkrelaties. Ze synchroniseert de agenda s, stemt agenda s onderling af, bewaakt de afspraken en verzet ze indien nodig. Ze herinnert de leidinggevende(n) op gezette tijden aan de to-do s. Ze bereidt afspraken voor en zorgt ook voor de opvolging ervan. Ze beheert de agenda van de leidinggevende(n) en haar eigen agenda. De agenda wordt dusdanig beheerd dat de leidinggevend(n) goed en tijdig is geïnformeerd over het doel, de plaats, de datum en tijdstip van de afspraak en de te treffen voorbereidende werkzaamheden, waardoor de afspraak agendatechnisch volgens plan verloopt. 1. Overlegt tijdig en regelmatig voor afstemming bij het beheer van de agenda, overlegt tijdig met de houders/beheerders van agenda s van relaties en toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het maken van afspraken. 2. Voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken. 3. Prioriteert, plant en regelt de werkzaamheden op juiste wijze, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Pagina 14 van 28

15 Werkproces 2.1 Beheert de agenda 4. Stelt zich dienstverlenend en flexibel op, heeft inzicht in het belang van de afspraken en toont betrokkenheid bij het onderhouden van de agenda. 5. Werkt vlot en accuraat en maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen. 6. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures. 7. Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling. (Samenwerken en overleggen, Relaties bouwen en netwerken, Vakdeskundigheid toepassen, Plannen en organiseren, Instructies en procedures opvolgen, Met druk en tegenslag omgaan, Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten) Werkproces 2.2 Organiseert bijeenkomsten De secretaresse informeert naar de doelstelling van de bijeenkomst (kleinschalige bijeenkomsten zoals vergaderingen, jubilea, open dagen, trainingen etc.). Bij de organisatie van een bijeenkomst hanteert ze een checklist/draaiboek. Ze selecteert een interne of een externe locatie, het totaal aantal genodigden en of er speciale vereisten zijn met betrekking tot deze bijeenkomst. Ze informeert naar de kosten van de zaal, mogelijkheden voor zaalopstelling, de catering en elektronische voorzieningen etc. Ze overlegt met de leidinggevende(n) over de locatie en reserveert deze eventueel in een zaalreserveringssysteem of volgt een procedure hiervoor. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren en bevestigt de reservering. In overleg bespreekt ze de voorgestelde agenda, de te besteden tijd per onderwerp. Ze verstuurt tijdig de uitnodiging met daarin alle informatie over de bijeenkomst. Ze verzendt indien mogelijk een (digitale) versie van het voorbereide dossier, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Kort voor aanvang van de bijeenkomst checkt ze of alles in orde is. De directiesecretaresse/managementassistent organiseert (internationale) bijeenkomsten zoals vergaderingen besprekingen, congressen, seminars, cursussen, trainingen). Ze houdt rekening met de gevoeligheid van het onderwerp en de persoon die elk onderwerp zal leiden. De benodigde locatie en faciliteiten zijn gereserveerd op de geplande datum. De deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd over het doel, de plaats, de datum en tijdstip van de bijeenkomst en op het juiste tijdstip voorzien van de benodigde informatie, waardoor de bijeenkomst (technisch) volgens plan verloopt. 1. Overlegt tijdig en regelmatig voor afstemming over de uit te voeren taken en de informatievoorziening aan genodigden, overlegt tijdig met de eigen collega s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties. 2. Toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid en verzorgt proactief de informatievoorziening aan genodigden en medewerkers van de eigen organisatie. 3. Prioriteert, plant en regelt de werkzaamheden aan de 1. Neemt op goede gronden, op eigen initiatief en binnen haar bevoegdheden tijdig beslissingen over zaken die zich voordoen en houdt rekening met het budget. 2. Gaat verantwoordelijk om met de middelen van de organisatie, mijdt risico s op overschrijding van het budget, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijskwaliteit-verhouding. Pagina 15 van 28

16 Werkproces 2.2 Organiseert bijeenkomsten hand van een planning of checklist, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. 4. Neemt binnen haar bevoegdheden tijdig beslissingen over zaken die zich voordoen en houdt rekening met het budget. 5. Gaat verantwoordelijk om met de middelen van de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding. 6. Stelt vooraf of tijdens de bijeenkomst de (dag)voorzitter voldoende op de hoogte over zaken m.b.t. de bijeenkomst zodat hij/zij aan de deelnemers een kernachtige presentatie betreffende onderwerpen van organisatorische, logistieke of communicatieve aard kan geven. 7. Structureert de informatie, formuleert vlot, bondig en correct en houdt rekening met de doelgroep. 8. Werkt vlot en accuraat en maakt efficiënt gebruik van haar netwerk, de (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen. 9. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures. 10. Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling. (Beslissen en activiteiten initiëren, Samenwerken en overleggen, Presenteren, Formuleren en rapporteren, Vakdeskundigheid toepassen, Plannen en organiseren, Instructies en procedures opvolgen, Met druk en tegenslag omgaan, Bedrijfsmatig handelen) 3. Neemt de verantwoordelijkheid op zich, indien zich onverhoopt een overschrijding van het budget voordoet. 4. Stelt zich dienstverlenend op, lost knelpunten snel op, komt afspraken na en toont betrokkenheid bij de organisaties/relaties. 5. Legt tijdens de bijeenkomst zaken m.b.t. de bijeenkomst duidelijk uit aan de deelnemers en geeft een kernachtige presentatie betreffende onderwerpen van organisatorische, logistieke of communicatieve aard. (Presenteren, Vakdeskundigheid toepassen, Analyseren, Bedrijfsmatig handelen, Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten) Werkproces 2.3 Maakt verslag en handelt zaken af De secretaresse gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag nodig is of kan worden volstaan met een actie-/besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of notuleert ze m.b.v. een laptop en/of opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een actie-/besluitenlijst. Het verslag is inhoudelijk correct en is een juiste weergave van het besprokene en/of de besluiten en is opgemaakt volgens de huisstijl. 1. Hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, structureert de informatie en maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaken, formuleert vlot en bondig en houdt rekening met de doelgroep. 2. Prioriteert, plant en regelt de werkzaamheden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. 3. Werkt vlot en accuraat en maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen. 4. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures. Pagina 16 van 28

17 Werkproces 2.3 Maakt verslag en handelt zaken af 5. Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard. 6. Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling. (Ethisch en integer handelen, Formuleren en rapporteren, Vakdeskundigheid toepassen, Plannen en organiseren, Instructies en procedures opvolgen, Met druk en tegenslag omgaan) Werkproces 2.4 Ontvangt bezoekers De secretaresse ontvangt bezoekers/relaties uit binnen- en buitenland, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden, indien van toepassing, ingeschreven en de secretaresse verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste persoon/personen. Bezoekers/relaties zijn correct ontvangen, voldoende geïnformeerd en doorverwezen naar de juiste plaats en/of persoon. 1. Luistert goed naar de bezoekers of relaties en naar het doel van hun bezoek, voorziet hen van informatie, schrijft ze in, begeleidt hen evt. naar de gewenste locatie en/of persoon en communiceert onderhoudend over alledaagse onderwerpen (weer, verkeer). 2. Legt zaken m.b.t. het af te leggen bezoek en/of de route naar de locatie duidelijk uit aan de bezoekers/relaties. 3. Stelt zich dienstverlenend op, lost knelpunten snel op, komt afspraken na en toont betrokkenheid bij de organisaties/relaties. 4. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures. 5. Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard. 6. Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling. (Aandacht en begrip tonen, Ethisch en integer handelen, Relaties bouwen en netwerken, Presenteren, Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten, Instructies en procedures opvolgen, Met druk en tegenslag omgaan) Werkproces 2.5 Regelt reizen en accommodaties De secretaresse regelt binnen- en buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodatie. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze zonodig de kantoorbagage. De meest geschikte reis- en verblijfmogelijkheden zijn geregeld en voldoen aan de wensen, interesses en verwachtingen van de opdrachtgever. 1. Overlegt tijdig en regelmatig voor afstemming bij het regelen van reizen en accommodaties, overlegt hierover tijdig met de eigen collega s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren van reizen en accommodaties. 2. Prioriteert, plant en regelt de werkzaamheden, houdt zaken rondom de reserveringen/boekingen in de gaten en stelt Pagina 17 van 28

18 Werkproces 2.5 Regelt reizen en accommodaties waar nodig bij. 3. Neemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over het boeken van reizen en accommodaties. 4. Gaat verantwoordelijk om met de middelen van de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijskwaliteit-verhouding. 5. Stelt zich dienstverlenend op en lost knelpunten snel op. 6. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures. 7. Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling. (Beslissen en activiteiten initiëren, Samenwerken en overleggen, Plannen en organiseren, Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten, Instructies en procedures opvolgen, Omgaan met verandering en aanpassen, Bedrijfsmatig handelen) Werkproces 2.6 Handelt facturen en declaraties af De secretaresse verzamelt en ordent financiële gegevens (onkostendeclaraties van medewerkers, reisdeclaraties, offertes, nota s, facturen) en verwerkt ze in een administratief systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële administratie. Facturen en declaraties zijn volgens voorschriften en procedures voorbereid ter verdere verwerking op de financiële administratie. 1. Gaat zorgvuldig en verantwoordelijk om met financiële gegevens van relaties en de eigen organisatie. 2. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures. 3. Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard. (Ethisch en integer handelen, Instructies en procedures opvolgen, Bedrijfsmatig handelen) Pagina 18 van 28

19 3. Algemene basistaken De kwalificatie-eisen voor de algemene basistaken zijn vastgelegd in het Examen- en kwalificatiebesluit beroepsopleidingen. Ze zijn te vinden op Taaltaak Nederlands Het referentieniveau 2F is van toepassing op de entréekwalificatie en de niveaus 2 en 3. Het referentieniveau 3F is van toepassing op niveau 4. Rekentaak Het referentieniveau 2F is van toepassing op de entréekwalificatie en de niveaus 2 en 3. Het referentieniveau 3F is van toepassing op niveau 4. Loopbaan- en burgerschapstaak Deze is beschreven in het document Loopbaan en Burgerschap. Taaltaak Engels voor niveau 4 Deze is weergegeven in niveaus van het Europese raamwerk voor moderne vreemde talen (CEF): Werkproces lezen en luisteren: B1 Werkproces schrijven, spreken en gesprekken voeren: A2 Pagina 19 van 28

20 PROFIEL(EN) Profiel 1 Secretaresse Mbo-Niveau 3 Typering van het beroep Van de secretaresse wordt verwacht dat ze snel allerlei uiteenlopende zaken kan regelen: van vergaderingen, jubilea, personeelsfeestjes en werkoverleggen; van conferencecalls tot een zakendiner in een restaurant. Daarvoor moet ze goed met verschillende soorten mensen kunnen omgaan en in staat zijn een persoonlijk netwerk op te bouwen. Vertrouwen en respect spelen een belangrijke rol in de relatie tussen de leiginggevende en de secretaresse. Om het werk goed te kunnen doen moet zij op de hoogte zijn van de activiteiten en beslissingen van de leidinggevende. Een ervaren secretaresse weet hoe ze aan informatie kan komen, bijvoorbeeld door het verkeer goed in de gaten te houden en de juiste mensen te spreken. Maar de echt belangrijke informatie moet toch van haar leidinggevende komen. Ze is de regisseur van de leidinggevende; hij verwacht dat de secretaresse alles tot in de puntjes voorbereidt en regelt. Om dat te kunnen doen moet zij vooruit kunnen kijken, op de hoogte zijn van wat er speelt, weten waar de knelpunten liggen, anticiperen op wat de leidinggevende gaat doen. Meer dan vroeger moet er dagelijks een aantal contactmomenten zijn tussen hen. Ze vormen een twee-eenheid, zijn sparringpartners'. De secretaresse bepaalt veelal welke telefoontjes ze wel of niet doorverbindt, wie ze laten wachten of snel helpen. Zij beheert de agenda, soms van meerdere leidinggeven/adviseurs tegelijk. Zij bepaalt welke informatie zij aan wie doorgeeft of snel zelf kan afhandelen. Secretaressen hebben dus ook macht of beter gezegd: invloed. Een slimme leidinggevende weet hier goed gebruik van te maken en laat allerlei zaken met een gerust hart aan haar over. Dit kan de leidinggevende veel tijd besparen. Kritische beroepssituatie(s): De secretaresse verricht uitvoerende en/of faciliterende secretariële werkzaamheden. Zij verwerkt fysieke en digitale informatie, poststukken, correspondentie, administratieve gegevens foutloos in het Nederlands of een moderne vreemde taal met behulp van de juiste software zelfstandig binnen de gestelde tijd, zorgt voor de vertrouwelijkheid van gegevens, controleert en corrigeert deze indien nodig, archiveert de gegevens en koppelt de werkzaamheden terug volgens de geldende kwaliteitseisen, bedrijfsregels en voorschriften zodat gegevens snel traceerbaar zijn. Bovendien weet de medewerker de juiste prioriteiten te stellen, kan snel schakelen en kan onder tijdsdruk werken. De secretaresse organiseert en plant haar werkzaamheden zorgvuldig ten behoeve van kleinschalige in-en externe bijeenkomsten zoals vergaderingen, jubilea, open dagen, trainingen, etc. inclusief kosten, zaalopstelling, elektronische voorzieningen, de catering etc. om tijdig en kwalitatief de bijeenkomst goed geregeld te krijgen. Ze inventariseert de wensen van de leidinggevende(n), speelt daarop in en koppelt regelmatig haar bevindingen terug. Ze maakt een realistisch plan van aanpak, maakt verantwoorde goed onderbouwde keuzes conform de opdracht. Ze ontvangt bezoekers, gasten en sprekers gastvrij zodat het de individuele bezoeker aan niets ontbreekt. Afhankelijk van het soort bijeenkomst levert ze een juiste weergave van het gesprokene op dat is opgemaakt volgens de huisstijl. Wettelijke beroepsvereisten Nee Branchevereisten Nee Pagina 20 van 28

21 Profiel 2 Managementassistent/directiesecretaresse Mbo-Niveau 4 Typering van het beroep Van de Managementassistent/directiesecretaresse wordt verwacht dat ze snel allerlei uiteenlopende zaken kan regelen: van grote evenementen tot (internationale) zakenreizen en bedrijfsuitjes; van (internationale) conferencecalls tot een besloten zakendiner in een prestigieus restaurant in een wereldstad. Daarvoor moet ze goed met verschillende soorten mensen kunnen omgaan en in staat zijn een persoonlijk netwerk op te bouwen. Vertrouwen en respect spelen een belangrijke rol in de relatie tussen directie/management en de managementassistent/directiesecretaresse. Om het werk goed te kunnen doen moet zij op de hoogte zijn van de activiteiten en beslissingen van de managers. Een ervaren managementassistent/directiesecretaresse weet hoe ze aan informatie kan komen, bijvoorbeeld door het verkeer goed in de gaten te houden en de juiste mensen te spreken. Maar de echt belangrijke informatie moet toch van de directie of het management komen. Ze is de regisseur van de directie of het management; zij verwachten dat de managementassistent/directiesecretaresse alles tot in de puntjes voorbereidt en regelt. Om dat te kunnen doen moet zij vooruit kunnen kijken, op de hoogte zijn van wat er speelt, weten waar de knelpunten liggen, anticiperen op wat de directie of management gaat doen. Meer dan vroeger moet er dagelijks een aantal contactmomenten zijn tussen hen. Ze vormen een twee-eenheid, zijn sparringpartners'. Binnen bedrijven is de directie/ het management degene met de meeste macht. Deze machthebbers staan ook onder invloed van anderen, waaronder de managementassistent/directiesecretaresse. Zij bepalen welke telefoontjes ze wel of niet doorverbinden, wie ze laten wachten of snel helpen. Zij beheren de agenda, soms van meerdere managers tegelijk. Zij bepalen welke informatie zij aan managers doorgeven of snel zelf kunnen afhandelen. een Managementassistent/directiesecretaresse heeft dus ook macht of beter gezegd: invloed. Een slimme manager weet hier goed gebruik van te maken en laat allerlei zaken met een gerust hart aan haar over in verband met tijdsbesparing. Kritische beroepssituatie(s): De managementassistent/directiesecretaresse verricht faciliterende en/of initiërende secretariële werkzaamheden. Zij verwerkt fysieke en digitale informatie, poststukken, correspondentie, administratieve gegevens foutloos in het Nederlands of een moderne vreemde taal met behulp van de juiste software zelfstandig binnen de gestelde tijd, zorgt voor de vertrouwelijkheid van gegevens, controleert en corrigeert deze indien nodig, archiveert de gegevens en koppelt de werkzaamheden terug binnen de gestelde tijd volgens de geldende kwaliteitseisen, bedrijfsregels en voorschriften zodat gegevens snel traceerbaar zijn. Bovendien weet de medewerker de juiste prioriteiten te stellen, kan snel schakelen en kan onder tijdsdruk werken. De managementassistent/directiesecretaresse organiseert en plant haar werkzaamheden zorgvuldig ten behoeve van in- en externe bijeenkomsten, grootschalig/kleinschalig inclusief kosten, zaalopstelling, elektronische voorzieningen, de catering etc. om tijdig en kwalitatief de bijeenkomst goed geregeld te krijgen. Ze inventariseert de wensen van de directie en/of management, speelt daarop in en koppelt regelmatig haar bevindingen terug. Ze maakt een realistisch plan van aanpak, maakt verantwoorde goed onderbouwde keuzes conform de opdracht. Ze ontvangt bezoekers, gasten en sprekers gastvrij zodat het de individuele bezoeker aan niets ontbreekt. Afhankelijk van het soort bijeenkomst levert ze een juiste weergave van het gesprokene op dat is opgemaakt volgens de huisstijl. De managementassistent/directiesecretaresse ontwikkelt voor de eigen organisatie of voor derden voorlichtings- en promotiemateriaal. Ze inventariseert en analyseert de wensen t.a.v. het materiaal en stemt haar product hierop af. Ze redigeert aangeleverde teksten en geeft voorlichting over de organisatie aan derden. Zij beheerst de Nederlandse taal qua spelling en grammatica en op de juiste toon geschreven tekst om haar werkzaamheden naar tevredenheid te kunnen uitvoeren. Binnen het beroep managementassistent/directiesecretaresse zijn vaardigheden op het gebied van analyseren en rapporten inclusief het inzicht in financiële gegevens van essentieel belang. Falen daarin doet grote afbreuk aan de kwaliteit van de opgeleverde (project)rapportages, overzichten en de informatieverstrekking aan de leidinggevende(n) van de organisatie. Wettelijke beroepsvereisten Nee Branchevereisten Nee Pagina 21 van 28