Handleiding UNIT4 Declaratie

Transcriptie

1 Handleiding UNIT4 Declaratie

2 UNIT4 Accountancy B.V. De Schutterij 27 Postbus AT Veenendaal Telefoon algemeen: Telefoon Servicedesk: Fax: Copyright 2012 UNIT4 Accountancy B.V., Veenendaal, Nederland. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van UNIT4 Accountancy B.V. De informatie in deze uitgave kan zonder enige voorafgaande waarschuwing worden gewijzigd. Tenzij anders vermeld, zijn alle in deze uitgave vermelde bedrijven, personen, gegevens en adressen fictief. Hoewel bij de uitgave van dit document de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaardt UNIT4 Accountancy B.V. deswege geen aansprakelijkheid. Alle in deze uitgave genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.

3 INHOUDSOPGAVE 1. Declaratieproces 1 2. Systeemonderhoud Urenbeheer Urenbeheer - Algemeen Urenbeheer - Declaraties Urenbeheer - Standaardcliëntgegevens Urenbeheer - Kopieermasker Financiële administratie Financiële administratie - Doorboeken naar financiële administratie Structuur van een verkoopboek-exportbestand Financiële administratie - Financiële perioden Financiële administratie - Grootboekrekeningen Rollen Hoofddeclarant Kantoordeclarant Kantoorleider Activiteiten Activiteitgroepen Activiteitsubgroepen Activiteiten Activiteitenstructuur Activiteitsoorten Bepaling van het tarief en btw-percentage Bepaling van het tarief Bepaling van het btw-percentage Weekstaatmutaties invoeren Vastleggen Weekstaatmutatievenster Uren invoeren via de gewone methode Uren invoeren via de snelle methode Weekstaatmutaties importeren Weekstaatmutaties accorderen - definitief maken Accorderen Weekstaatmutaties definitief maken Overboeken Declaratiewijzigingsbasis Overboeken per kantoormedewerker Overboeken per cliënt Declarabel maken Declarabel maken per kantoormedewerker 63

4 9.2. Declarabel maken per cliënt Herreken bestede bedragen Voorschotten Voorschotmutaties genereren Voorschotmutaties bewerken Voorschotten factureren Voorschotmutatiehistorie Declaratie-adviezen genereren Declaratie-adviezen bewerken Tabblad Factuurregels Tabblad Factuurgegevens Tabblad Memo Tabblad Declaratienotities Tabblad Historie Tabblad Vermeld op factuur Bij- en afboeken Overboeken Declaratieteksten wijzigen Declaratie-adviezen overzetten Declaraties afdrukken Notaspecificaties afdrukken Nulfacturen Herstelafdruk factuur Facturen als pdf-bestand afdrukken en versturen Credit- en correctienota Een credit- of correctienota maken Exporteren naar verkoopboek Doorboeken naar financiële administratie Doorboeken naar meerdere financiële administraties Toevoegen van een financiële administratie Koppelen van de financiële administraties aan de vestigingen Financiële consequenties Exporteren van financiële consequenties Acceptgiro's afdrukken Incasso Incassobestand aanmaken Prijsafspraken Prijsafspraak toevoegen Prijsafspraak kopiëren Prijsafspraak koppelen aan cliënt 135

5 22. Overzichten Structuurvenster Algemene gegevens Mutatieoverzicht Bij- en afboeken Onderhanden werk Budgetbewaking Productiviteit Declaratiemodellen Een declaratiemodel toevoegen De opbouw bepalen van de activiteitenstructuur Het declaratiemodel koppelen aan de cliënt Archiveren Mutaties archiveren Mutaties dearchiveren Gearchiveerde mutaties verwijderen Overzicht Herstelprogramma's Herstel factuurtotalen Factuurstatus "Bezig met afdrukken" herstellen Voorschotstatus "Bezig met wijzigen" herstellen Voorschotstatus "Bezig met afdrukken" herstellen Voorschotstatus "Bezig met afdrukken pro forma" herstellen Controle - herstel onderhanden werk Herstel actuele datum (update actuele datum) Factuurbedragen t.b.v. de grid vullen Index 159

6 1. DECLARATIEPROCES Het invoeren van uren is de eerste stap die uitgevoerd moet worden om uiteindelijk te komen tot het verzenden van facturen en het doorboeken van de mutaties naar de financiële administratie. De onderstaande afbeelding geeft dit declaratieproces weer. Handleiding UNIT4 Declaratie Pagina 1 van 160

7 De uren van een medewerker worden door de medewerker zelf of door iemand anders ingevoerd (1). Ook is het mogelijk om uren te importeren die vastgelegd zijn in een ander Handleiding UNIT4 Declaratie Pagina 2 van 160

8 pakket dan UNIT4 Declaratie. Het importeren is echter alleen mogelijk als de gegevens worden aangeleverd in een door UNIT4 Accountancy bepaalde opmaak. Zolang de weekstaatmutaties nog niet definitief gemaakt zijn, kunnen deze nog gewijzigd worden (2). Vervolgens moeten de weekstaatmutaties definitief gemaakt worden, waarbij u kunt aangeven dat medewerkers hun mutaties eerst accorderen (3). Nadat de weekstaatmutaties definitief gemaakt zijn, kunnen deze door de kantoorleider, kantoordeclarant of hoofddeclarant declarabel gemaakt worden. Daarbij is het mogelijk om de mutaties declarabel te maken per medewerker of per cliënt (4). Voor de declarabel gemaakte mutaties kunnen vervolgens de declaratie-adviezen gemaakt worden (5). De declaratie-adviezen worden door de verantwoordelijke medewerker beoordeeld en kunnen nog worden aangepast (6). Ook is het in deze fase mogelijk proforma-facturen af te drukken. Verder kunnen in deze fase de voorschotten, die eerder zijn ingevoerd en gefactureerd (A tot en met C), verrekend worden (D). Vervolgens worden de declaratie-adviezen overgezet waardoor de declaraties definitief worden (7). De definitieve declaraties kunnen daarna afgedrukt en verzonden worden (8 en 9). Ten slotte kunnen de mutaties naar de financiële administratie geëxporteerd worden (10). Handleiding UNIT4 Declaratie Pagina 3 van 160

9 2. SYSTEEMONDERHOUD Voordat u met UNIT4 Declaratie kunt werken, moet een aantal systeeminstellingen opgegeven worden. Dit zal in de regel door een van onze consultants uitgevoerd worden. Mocht het later nodig zijn de systeeminstellingen te wijzigen, dan kunt u dit doen via de knop en dan Onderhoud, Systeemonderhoud Urenbeheer Urenbeheer - Algemeen OLA instellingen Als u werkt met optisch leesbare acceptgiro s (OLA), dan selecteert u het veld Geactiveerd en vult u in het veld Standaard-ten-gunste-van-rekening het betreffende (Post)bankrekeningnummer in. Tariefwijziging Handleiding UNIT4 Declaratie Pagina 4 van 160

10 Via de knop kunt u voor meerdere medewerkers en/of tariefgroepen in één keer het tarief wijzigen. U kunt de tarieven ook wijzigen via de jaarwissel (zie "Wijzig tarieven"). Voortgangsbewaking weekstaat instellingen Als een medewerker de uren voor een week heeft ingevoerd, dan kan hij zijn ingevoerde uren accorderen, waarmee hij aangeeft dat het ingevoerde aantal uren juist is. Dit ingevoerde aantal kan afwijken van de normuren die een medewerker per week heeft, bijvoorbeeld omdat de medewerker overuren, die in een eerdere week gemaakt zijn, als tijd-voor-tijd opneemt. De hoofd- of kantoordeclarant weet dan door het accorderen dat deze medewerker geen uren voor deze week meer hoeft in te voeren. Als u gebruik wilt maken van de mogelijkheid dat medewerkers hun uren kunnen accorderen, dan selecteert u de optie Accorderen weekstaten. Als dit veld geselecteerd is, dan verschijnt in het weekstatenvenster (zie "Weekstaatmutatievenster" op pagina 35) de knop. Alleen productieve activiteiten op cliënten vastleggen Het is mogelijk dat tijdens het invoeren van urenmutaties een extra controle plaatsvindt die ervoor zorgt dat een medewerker niet meer een niet-productieve activiteit voor een cliënt kan invoeren. Om deze extra controle te activeren, selecteert u de optie Alleen productieve activiteiten op cliënten vastleggen. Als deze controle geactiveerd is, dan is het niet meer mogelijk om tijdens het invoeren van uren voor een cliënt nietproductieve activiteiten te selecteren of in te voeren. Als u het veld Alleen productieve activiteiten op cliënten vastleggen selecteert en er zijn al niet-productieve uren geboekt op cliënten, dan krijgt u tijdens het definitief maken van de uren de foutmelding "Actie afgebroken! De combinatie van activiteit/client is ongeldig". Om de uren alsnog definitief te kunnen maken, hebt u twee mogelijkheden: u wijzigt de betreffende urenmutaties, of u zet de selectie van het bovengenoemde veld uit totdat de uren definitief gemaakt zijn. Uren die ingevoerd worden nadat het veld Alleen productieve activiteiten op cliënten vastleggen geselecteerd is, kunnen niet meer bovengenoemde foutmelding genereren. Bij het vastleggen van uren is standaard het huidige fiscale jaar ingevuld. U kunt ervoor kiezen dit fiscale jaar bij het vastleggen van uren niet automatisch te laten vullen. Daarvoor kunt u het veld Fiscaal jaar niet automatisch vullen aanzetten. Gebruikers moeten het fiscale jaar bij het vastleggen van de uren nu handmatig invullen. U moet over beheerdersrechten beschikken om deze actie uit te voeren Urenbeheer - Declaraties Handleiding UNIT4 Declaratie Pagina 5 van 160

11 Declaraties Unieke nummering systeemwijd U kunt aan de database van UNIT4 Business Suite per vestiging een financiële administratie koppelen. Hierdoor is het mogelijk de facturen en financiële consequenties door te boeken naar dagboeken per vestiging. Dit is van belang als een vestiging haar eigen financiële administratie voert. Op deze wijze is het bijvoorbeeld mogelijk om per vestiging de openstaande posten te bewaken. Wilt u per vestiging een doorlopende budget-, declaratie- en factuurnummering hebben, dan moet u het veld Unieke nummering systeemwijd niet selecteren. Is dit veld wel geselecteerd, dan kan het voorkomen dat bijvoorbeeld de facturen van een bepaalde vestiging niet doorlopend genummerd zijn. Budgetnummer / Declaratienummer / Factuurnummer Hier geeft u aan vanaf welk budget-, declaratie- en factuurnummer de automatische nummering in UNIT4 Declaratie moet starten. Aantal afdrukken In dit veld geeft u het aantal afdrukken per factuur op. Handleiding UNIT4 Declaratie Pagina 6 van 160

12 Declaratiegroepering In dit veld geeft u de standaardvolgorde van de mutaties op de factuur aan. Binnen de declaratie is dit nog te wijzigen. Als u klikt op, dan verschijnt het volgende venster waarin u drie groeperingniveau s kunt aangeven: Op niveau 1 kunt u groeperen op jaar, project of cliënt, of u kunt aangeven dat de mutaties niet gegroepeerd moeten worden. De groepeermogelijkheden die u vervolgens op niveau 2 en niveau 3 hebt, zijn afhankelijk van de keuze die u op het hogere niveau hebt gemaakt. Declaratiewijzigingsbasis In UNIT4 Declaratie kunt u over-, bij- en afboeken op basis van uren of op basis van bedrag. U geeft in dit veld aan op welke basis standaard voor alle cliënten en projecten moet worden over-, bij- en afgeboekt. Door het selecteren van de optie: bedrag kunt u bedragen over-, bij- en afboeken. Deze optie is standaard; uren kunt u uren over-, bij- en afboeken. Handleiding UNIT4 Declaratie Pagina 7 van 160

13 Als u hiervan op cliëntniveau wilt afwijken, dan geeft u dit bij de cliënt op via Relatiebeheer, groep Algemeen en dan Cliënten" ("Cliënten Cliënten") bij het onderdeel "Uren" in het tabblad Algemeen. Wilt u op projectniveau hiervan afwijken, dan wijzigt u dit via Relatiebeheer, Projecten" in het tabblad Uren. Update actuele datum De actuele datum is de datum waarop gedeclareerde activiteiten uit het onderhanden werk worden verwijderd. Door het selecteren van dit veld wordt de actuele datum automatisch bijgewerkt bij het afdrukken van een declaratie. Hierdoor wordt ook het onderhanden werk pas bijgewerkt op het moment dat u de declaratie afdrukt. Selecteert u dit veld niet, dan wordt de actuele datum van de factuur genomen; deze geeft u op tijdens het genereren van declaratie-adviezen (Declaraties, groep Declaratie, Genereren declaratie-adviezen). Altijd declareren per project Dit veld selecteert u als per project een factuur gemaakt moet worden. Dit houdt in dat een cliënt meerdere facturen krijgt als er bij de betreffende cliënt voor meerdere projecten is gewerkt. Nulfacturen afdrukken In UNIT4 Declaratie kunt u te maken krijgen met facturen die een eindsaldo hebben van 0,- (de zogenoemde nulfacturen). Door het selecteren van dit veld geeft u aan dat nulfacturen afgedrukt moeten worden. In UNIT4 Declaratie zijn er drie situaties mogelijk waardoor nulfacturen kunnen ontstaan. Om deze toe te lichten nemen wij als voorbeeld een declaratie-advies met 5 mutaties en een te declareren bedrag van 1000,-. De 5 mutaties zijn verdeeld over 2 activiteitgroepen: 2 mutaties voor de activiteitgroep "Administratieve diensten" voor in totaal 250,- en 3 mutaties voor de activiteitgroep "Advisering" voor in totaal 750,-. Situatie 1 Het gehele bedrag van 1000 wordt afgeboekt. Als u het veld Nulfacturen afdrukken niet selecteert, dan wordt deze factuur niet afgedrukt. Daarnaast worden de mutaties niet doorgeboekt naar het verkoopboek. Situatie 2 Er wordt op de activiteitgroep "Administratieve diensten" 250 bijgeboekt en op de activiteitgroep "Advisering" 1250 afgeboekt. Als u het veld Nulfacturen afdrukken niet selecteert, dan wordt deze factuur niet afgedrukt. Verder worden de mutaties wel doorgeboekt naar het verkoopboek. Situatie 3 Er wordt een voorschot van 1000 verrekend. In deze situatie wordt altijd een nulfactuur afgedrukt, ook als u het veld Nulfacturen afdrukken niet selecteert. Tevens worden de mutaties doorgeboekt naar het verkoopboek. Notaspecificatie afdrukken bij factuur Als u deze optie selecteert, dan wordt bij het afdrukken van een factuur automatisch de bijbehorende specificatie afgedrukt. Handleiding UNIT4 Declaratie Pagina 8 van 160

14 Gearchiveerd t/m datum In UNIT4 Declaratie kunt u via Uren, groep Onderhoud, Archiveren en dan Archiveren mutaties mutaties archiveren. Het voordeel hiervan is dat de performance verbeterd wordt omdat het aantal mutaties waarmee gewerkt wordt, beperkt kan blijven. Als u een zoekopdracht uitvoert, dan hoeft niet meer gekeken te worden in alle gegevens van bijvoorbeeld de afgelopen vijf jaar, maar alleen in de gegevens van de laatste drie jaar. De datum tot en met wanneer de gegevens gearchiveerd zijn, wordt in het veld Gearchiveerd t/m datum aangegeven. Tekstverwerker factuurlay-outs Versie tekstverwerker U kunt de versie van de door u gewenste tekstverwerker voor factuurlay-outs in UNIT4 Business Suite vastleggen. Als u deze optie gebruikt, worden facturen in de stijl van de gekozen tekstverwerker afgedrukt. In het veld Versie tekstverwerker hebt u het de keuze uit: MS Office 2007 of nieuwer MS Office 2003 of ouder WordPerfect Factuurafhandeling U kiest hier uit de volgende opties om facturen af te handelen: Word-document: de factuur wordt als Word-document verwerkt zodat u deze bijvoorbeeld per post kunt versturen. Tot versie was dit de enige optie om een factuur af te drukken. /PDF: de factuur wordt als Word-document verwerkt waarna deze naar pdf wordt omgezet. De factuur wordt naar het adres van de contactpersoon gezonden die bij het veld Verzenden aan in de cliëntkaart is geregistreerd (zie volgende afbeelding). /PDF + UBL: de factuur wordt als Word-document verwerkt waarna deze wordt omgezet naar pdf. De factuur wordt naar het adres van de contactpersoon gezonden die bij het veld Verzenden aan in de cliëntkaart is geregistreerd, inclusief het UBL-bestand (zie volgende afbeelding). Het UBLbestand kan worden gebruikt om de factuurgegevens in andere applicaties in te lezen. Client portal/pdf: de factuur wordt als Word-document verwerkt waarna deze wordt omgezet naar pdf. De factuur wordt ter kennisgeving naar de client portal gestuurd van de cliënt. Client portal/pdf + UBL: de factuur wordt als Word-document verwerkt waarna deze wordt omgezet naar pdf. De factuur en het UBL-bestand worden naar de client portal gestuurd van de cliënt. Het UBL-bestand kan worden gebruikt om de factuurgegevens in andere applicaties in te lezen. Sluit als u een versie hebt geselecteerd het venster af met de knop. Als u deze optie wilt gebruiken, moet u in de meeste gevallen ook de templates voor de factuurlay-outs aanpassen. U kunt anders geen facturen meer afdrukken. Wij raden u daarom aan deze optie alleen te gebruiken na advies van onze servicedesk of van een Handleiding UNIT4 Declaratie Pagina 9 van 160

15 UNIT4-consultant. Als uw huidige lay-out voldoet, kunt u het beste met de bestaande instellingen blijven werken. opslaan als concept U kunt dit veld alleen aanvinken als u bij Factuurafhandeling kiest voor de opties E- mail/pdf of /PDF +UBL. De met factuur wordt dan als concept in Outlook bewaard Urenbeheer - Standaardcliëntgegevens Als u een cliënt toevoegt, dan moet u altijd bij de cliënt de velden Btw-groep, Kantoorleider, Kantoordeclarant en Periode-indeling invullen. U kunt ervoor zorgen dat deze velden automatisch gevuld worden. Daarvoor vult u in dit venster de betreffende velden in. Dit is met name zinvol als bij alle cliënten dezelfde waarde ingevuld kan worden (bijvoorbeeld als er maar één kantoorleider is). Handleiding UNIT4 Declaratie Pagina 10 van 160

16 Urenbeheer - Kopieermasker U kunt voor alle gebruikers een zogenoemd kopieermasker vastleggen. Een kopieermasker maakt het mogelijk om tijdens het "snel invoeren" van uren via de knop een aantal gegevens te kopiëren naar de volgende regel. In dit venster geeft u per veld aan of de ingevoerde waarde standaard voor alle gebruikers meegenomen moet worden naar de volgende regel. Per gebruiker kunt u hiervan afwijken. Daarvoor gaat u via Personele gegevens, groep Algemeen, Gebruikers ("Gebruikers Gebruikers") naar het onderdeel "Instellingen" en selecteert daar het tabblad Kopieermasker Financiële administratie Financiële administratie - Doorboeken naar financiële administratie Handleiding UNIT4 Declaratie Pagina 11 van 160

17 Doorboeken naar financiële administratie Verkoopboek naar In het veld Verkoopboek naar kunt u het financiële pakket waarnaar de mutaties geëxporteerd moeten worden, selecteren. Aan de keuzelijst in dit veld is "Algemeen (CSV)" toegevoegd. Als u een standaard export wilt doen, moet u deze module kiezen. Bestandsnaam In dit veld vult u de schijflocatie in waar het exportbestand opgeslagen wordt, bijvoorbeeld C:\Export\bestandsnaam.csv. Dagboek verkopen Hier vult u het nummer van het verkoopboek in waarnaar de mutaties geëxporteerd worden. Memoriaal U kunt hier het nummer van het memoriaalboek invullen. Dit veld verschijnt alleen als u in het veld Verkoopboek naar de optie 'UNIT4 Multivers/Accounting' hebt geselecteerd. Handleiding UNIT4 Declaratie Pagina 12 van 160

18 Transactienummer Dit veld toont het nummer van het laatstaangemaakte journaalpostnummer in UNIT4 Declaratie ten behoeve van het exporteren. Als u bij Verkoopboek naar "Algemeen (CSV)" of "Algemeen (tekstbestand )" hebt geselecteerd, kunt u dit veld niet wijzigen. Boekjaar Hier vult u het boekjaar in waarop de te exporteren mutaties betrekking hebben. U kunt het boekjaar ook automatisch laten vullen via de jaarwissel (zie "Jaar verkoopboek"). UNIT4 Multivers/Accounting administratienummer Dit veld is alleen aanwezig als u in het veld Verkoopboek naar de optie 'UNIT4 Multivers/Accounting BC' geselecteerd hebt. U vult hier het nummer in van de administratie in UNIT4 Multivers of UNIT4 Accounting waarnaar de mutaties geëxporteerd worden (het administratienummer moet voorafgegaan worden door de letters MVL). Met de knop test u de verbinding met de administratie. Controle export UNIT4 Multivers/Accounting In dit veld geeft u aan of en hoe de gegevens die geëxporteerd worden, moeten worden gecontroleerd. U hebt hierbij de volgende opties: Geen controle Er vindt geen controle plaats. Als tijdens het doorboeken blijkt dat niet alle gegevens gevuld zijn (bijvoorbeeld het debiteurennummer of het periodenummer), dan wordt het exporteren afgebroken. Hierdoor is het mogelijk dat slechts een deel van de transacties geëxporteerd zijn. Controleer vooraf alle transacties Voordat de transacties worden geëxporteerd, wordt gecontroleerd of alle gegevens gevuld zijn (bijvoorbeeld het debiteurennummer of het periodenummer). Als blijkt dat er fouten zijn in de te exporteren transacties, dan worden deze op een overzicht getoond en wordt geen enkele transactie geëxporteerd. U kunt de fouten in UNIT4 Accounting of UNIT4 Multivers corrigeren waarna u het exporteren opnieuw kunt uitvoeren. Controleer per transactie Per transactie wordt gecontroleerd of alle gegevens gevuld zijn. Is dit het geval, dan wordt de transactie geëxporteerd. Zijn bij de transactie niet alle gegevens gevuld (bijvoorbeeld het debiteurennummer of het periodenummer), dan wordt de betreffende transactie niet geëxporteerd. Op het eind verschijnt er een overzicht met de gevonden fouten. U kunt de fouten in UNIT4 Accounting of UNIT4 Multivers corrigeren waarna u het exporteren opnieuw kunt uitvoeren. Financiële consequenties Gebruik financiële consequenties Als u dit veld selecteert, dan worden de financiële consequenties van onder meer het definitief maken van declaraties en herrekenen van mutaties geëxporteerd naar het dagboek dat u opgegeven hebt bij het veld Dagboek financiële consequenties. Dagboek financiële consequenties Handleiding UNIT4 Declaratie Pagina 13 van 160

19 Dit veld is alleen actief als u het veld Gebruik financiële consequenties geselecteerd hebt. U vult hier het dagboeknummer in waarnaar de financiële consequenties van onder meer het definitief maken van declaraties en herwaarderen geëxporteerd moeten worden. U kunt aan de database van UNIT4 Business Suite per vestiging een financiële administratie koppelen. Hierdoor is het mogelijk de facturen en financiële consequenties door te boeken naar dagboeken per vestiging. Dit is van belang als een vestiging haar eigen financiële administratie voert. Op deze wijze is het bijvoorbeeld mogelijk om per vestiging de openstaande posten te bewaken (zie "Doorboeken naar meerdere financiële administraties" op pagina 122) Structuur van een verkoopboek-exportbestand De structuur van een standaardexport van het verkoopboek (van belang voor systeembeheerders) ziet er als volgt uit: Naam Datatype Opmerkingen Date String Datum van de factuur InvoiceNo Integer Factuurnummer AccountNo String Grootboeknummer Description String Factuuromschrijving Amount Float Bedrag Amount* Float Bedrag vreemde valuta* Daybook String Dagboek Period Integer Periodenummer MemoNo String Tegenrekening CostSection String Kostenplaats InvoiceCredit String Type factuur 01 = credit\correct 02 = factuur InvoiceDetailType String Invoice type D = Dagboek M = Memoriaal BankNumber String Bankrekeningnummer ProjectNumber String Projectnummer InvoiceType String Soort factuur = Factuur 0 = Factuur 5 = Voorschot 4 = Verrekende voorschot 6 = Kredietbeperking 3 = Korting 2 = Btw PaymentFeature String Betalingskenmerk * Momenteel niet in gebruik Handleiding UNIT4 Declaratie Pagina 14 van 160

20 Financiële administratie - Financiële perioden In dit tabblad vult u de financiële perioden in die noodzakelijk zijn voor het genereren van declaratie-adviezen. Met de toetsencombinatie CTRL+INSERT of de optie "Toevoegen meerdere perioden" van het snelmenu kunt u in één keer voor het hele jaar alle perioden aanmaken. Stel dat u alle perioden voor 2010 wilt toevoegen, dan vult u als Begindatum in, als Periodenummer geeft u 1 op en bij Jaar vult u 2010 in. Vervolgens geeft u aan of u per vier weken, per maand of per kwartaal factureert. Klik ten slotte op de knop om de perioden toe te voegen. Hebt u al een periode van een jaar toegevoegd (bijvoorbeeld januari 2010) en hebben er in deze periode al mutaties plaatsgevonden, dan kunt u die periode niet meer verwijderen. Om toch in één keer de resterende perioden te kunnen aanmaken, vult u in het veld Begindatum in en in het veld Periodenummer de periode waarmee moet worden begonnen (als u de maanden februari tot en met december wilt aanmaken, dan is dit periode 2). Handleiding UNIT4 Declaratie Pagina 15 van 160

21 Voegt u de perioden toe via de jaarwissel, klik dan op te voegen. om de perioden toe Financiële administratie - Grootboekrekeningen Hier vult u de grootboekrekeningnummers in die gebruikt moeten worden bij het exporteren van de mutaties.dit houdt in dat er voor alle activiteitgroepen één grootboekrekening gebruikt wordt. U kunt echter ook voor elke activiteitengroep (zie "Activiteitgroepen" op pagina 21) een grootboekrekening opgeven (Uren, groep Algemeen, Activiteiten en dan Activiteitgroepen). Via de knop, de F2-toets of de optie "Wijzigen" in het snelmenu kunt u het grootboekrekeningnummer bij de betreffende omschrijving invullen. Handleiding UNIT4 Declaratie Pagina 16 van 160

22 3. ROLLEN Welke handelingen een medewerker mag uitvoeren in UNIT4 Declaratie wordt onder meer bepaald door de rol die de betreffende medewerker in UNIT4 Declaratie vervult. Hierbij onderscheiden wij de volgende rollen: kantoordeclarant. Dit is degene die binnen de organisatie mag declareren; hoofddeclarant. Dit is degene die binnen de organisatie de taken van een of meer kantoordeclaranten mag overnemen; kantoorleider. Dit is degene die binnen de organisatie verantwoordelijk is voor een aantal cliënten. Zo is het bijvoorbeeld niet toegestaan dat een gewone medewerker declareert. Alleen kantoorleiders, hoofddeclaranten en kantoordeclaranten mogen dit doen. Bij de cliënt geeft u via Relatiebeheer, groep Algemeen, Cliënten ("Cliënten Cliënten") bij het onderdeel "Uren" in het tabblad Algemeen in de velden Kantoorleider en Kantoordeclarant op aan welke kantoorleider en kantoordeclarant de cliënt gekoppeld is. Alleen de kantoorleider en kantoordeclarant die u bij de cliënt invult, mogen declareren. Tevens mag de hoofddeclarant, waaraan de kantoordeclarant gekoppeld is, declareren Hoofddeclarant Via de hoofddeclarant bepaalt u welke gebruiker de taken van een of meer kantoordeclaranten mag uitvoeren. Dit biedt het voordeel dat op een eenvoudige wijze de werkzaamheden van een kantoordeclarant overgenomen kunnen worden door een andere gebruiker. Als bijvoorbeeld de kantoordeclarant gedurende een langere periode afwezig is en u wilt de uren definitief maken van de medewerkers die gekoppeld zijn aan deze kantoordeclarant, dan hoeft u niet bij de gebruikers de kantoordeclarant te wijzigen. U hoeft er alleen voor te zorgen dat deze kantoordeclarant gekoppeld is aan de juiste hoofddeclarant. Deze kan op zijn beurt dan de uren definitief maken. Via Uren, groep Algemeen, Declaranten en dan Hoofddeclaranten komt u in het venster waar de aanwezige hoofddeclaranten getoond worden. Door het gebruik van de knop, de INSERT-toets of de optie "Toevoegen" komt u in het volgende venster: Handleiding UNIT4 Declaratie Pagina 17 van 160

23 Omschrijving Hier vult u de omschrijving van de hoofddeclarant in. Gebruiker In dit veld selecteert u de gebruiker die de rol van hoofddeclarant vervult. Als u vervolgens op de knop klikt, dan verschijnt het tabblad Kantoordeclaranten. In dit tabblad selecteert u de kantoordeclaranten die aan deze hoofddeclarant gekoppeld moeten worden Kantoordeclarant Via Uren, groep Algemeen, Declaranten en dan Kantoordeclaranten komt u in het venster waar de aanwezige kantoordeclaranten getoond worden. Door het gebruik van de knop, de INSERT-toets of de optie "Toevoegen" in het snelmenu kunt u kantoordeclaranten toevoegen. Handleiding UNIT4 Declaratie Pagina 18 van 160

24 Omschrijving Hier vult u de omschrijving van de kantoordeclarant in. Gebruiker In dit veld selecteert u de gebruiker die de rol van kantoordeclarant vervult. Persoonsnummer Dit veld is alleen relevant als u werkt met UNIT4 Accounting en gebruikmaakt van de UNIT4 Business Connector. Alle cliënten in UNIT4 Declaratie die vallen onder deze kantoordeclarant krijgen dit persoonsnummer. De omschrijving die u hier invult, vindt u in UNIT4 Accounting terug bij de debiteuren in het tabblad Basis II in het veld Vertegenwoordiger. Als u vervolgens op de knop klikt, dan verschijnt het tabblad Hoofddeclaranten. In dit tabblad selecteert u de hoofddeclarant waaraan deze kantoordeclarant gekoppeld moeten worden Kantoorleider Via Uren, groep Algemeen, Declaranten en dan Kantoordleiders komt u in het venster waar de aanwezige kantoorleiders getoond worden. Door het gebruik van de knop, de INSERT-toets of de optie "Toevoegen" in het snelmenu kunt u kantoorleiders toevoegen. Handleiding UNIT4 Declaratie Pagina 19 van 160

25 Omschrijving Hier vult u de omschrijving van de kantoorleider in. Vestiging U selecteert hier de vestiging waarvan deze kantoorleider deel uitmaakt. Via Organisatie, groep Organisatie, Vestigingen zijn deze vestigingen toegevoegd. Ook kunt u hier via de knop vestigingen toevoegen., de INSERT-toets of de optie "Toevoegen" in het snelmenu Gebruiker In dit veld selecteert u de gebruiker die de rol van kantoorleider vervult. Handleiding UNIT4 Declaratie Pagina 20 van 160