Wijzigingen UNIT4 Business Suite

Transcriptie

1 Wijzigingen UNIT4 Business Suite Oktober 2011

2 UNIT4 Accountancy B.V. De Schutterij 27 Postbus AT Veenendaal Telefoon algemeen: Telefoon Servicedesk: Fax: Copyright 2011 UNIT4 Accountancy B.V., Veenendaal, Nederland Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van UNIT4 Accountancy B.V. De informatie in deze uitgave kan zonder enige voorafgaande waarschuwing worden gewijzigd. Tenzij anders vermeld, zijn alle in deze uitgave vermelde bedrijven, personen, gegevens en adressen fictief. Hoewel bij de uitgave van dit document de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaardt UNIT4 Accountancy B.V. deswege geen aansprakelijkheid. Alle in deze uitgave genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.

3 INHOUDSOPGAVE 1. Samenvatting 1 2. Algemeen Nieuwe velden Kaartmodus en gridmodus 2 3. Fiscaal Nieuwe velden Voorlopige aangifte IB en VpB 2012 beschikbaar F-biljet 2011 invullen en afdrukken Wijzigingen box 3 (IB) Goedkeuren voorlopige aangifte VpB niet meer nodig Afdruk controlematrix aangepast Belastingkaart als onderdeel van het fiscaal rapport Hulpvensters als balansspecificaties afdrukken in fiscaal rapport 9 4. Declaratie Journaalposten exporteren Instellingen Structuur van een verkoopboek-exportbestand Infokaarten Infokaarten Mailing wizard Contactpersonen bij cliënten mailen vanuit de Mailing Wizard Verlofregistratie Toon het verlofoverzicht van alle gebruikers in één overzicht 27

4 1. SAMENVATTING In dit hoofdstuk leest u de belangrijkste wijzigingen in versie Deze wijzigingen worden in de hierop volgende hoofdstukken uitgebreider beschreven. Algemeen U kunt vanaf deze versie gridinformatie in een kaartmodus of in een gridmodus tonen (zie "Algemeen" op pagina 2). Fiscaal Met deze versie is de voorlopige aangifte voor inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting voor het belastingjaar 2012 beschikbaar (zie "Voorlopige aangifte IB en VpB 2012 beschikbaar" op pagina 5). Het is vanaf deze versie ook mogelijk het F-biljet 2011 in te vullen en af te drukken. Omdat de elektronische poort bij de Belastingdienst nog niet open is, is het nog niet mogelijk dit bericht elektronisch in te dienen en moet het dus op papier worden aangeleverd bij de Belastingdienst (zie "F-biljet 2011 invullen en afdrukken" op pagina 5). Vanaf 2010 is de verdeling van de grondslag sparen en beleggen (box 3) gewijzigd. Daarnaast is vanaf 2011 de heffingskorting in relatie met maatschappelijke beleggingen niet meer persoonsgebonden; deze is nu afhankelijk van de wijze van verdeling. Door deze veranderingen zijn de aangiftevensters die u ziet via de knoppen onder "Voordeel uit sparen en beleggen" stuk voor stuk gewijzigd (zie " Wijzigingen box 3 (IB)" op pagina 6). Zoals u weet is in 2011 de schattingsverplichting vervallen en is de voorlopige aangifte hiervoor in de plaats gekomen. Hierdoor is het niet meer nodig een voorlopige aangifte VpB eerst goed te keuren voordat deze verwerkt wordt. In het venster "Voorlopige aangifte VpB" zijn de knoppen "Goedkeuren" en "Vrijgeven" daardoor geschrapt (zie "Goedkeuren voorlopige aangifte VpB niet meer nodig" op pagina 6). Op de afdruk van een controlematrix werd bij de onderdelen winst-enverliesrekening en balansrekening het vorige fiscaal jaar niet vermeld. Dit is met deze versie aangepast (zie "Afdruk controlematrix aangepast" op pagina 7). Vanaf deze versie is de belastingkaart als onderdeel van het fiscaal rapport (IB en VpB) opgenomen (zie "Belastingkaart als onderdeel van het fiscaal rapport" op pagina 7). Het is nu mogelijk om in een controlematrix hulpvensters van de balans in de vorm van specificaties af te drukken. De specificaties worden als bijlage in het fiscaal rapport gepresenteerd en apart in de inhoudsopgave opgenomen (zie "Hulpvensters als balansspecificaties afdrukken in fiscaal rapport" op pagina 9). Declaratie U kunt nu journaalposten (bijvoorbeeld facturen) vanuit UNIT4 Business Suite via een standaard exportbestand (csv) naar uw financiële pakket exporteren (zie "Declaratie" op pagina 12). Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 1 van 28

5 Infokaarten Vanaf deze versie kunt u in UNIT4 Business Suite infokaarten gebruiken. Een handig hulpmiddel waarmee u in één oogopslag door u geselecteerde informatie over een cliënt of de aan de medewerker gerelateerde gegevens ziet. U kunt infokaarten zelf samenstellen via zogenoemde infovensters. Hiermee bepaalt u welke informatie (bijvoorbeeld urenmutaties, projecten, facturen etc.) in een infokaart wordt getoond (zie "Infokaarten" op pagina 15). Maling Wizard Het is nu mogelijk om vanuit de Mailing Wizard contactpersonen bij cliënten een mailing te sturen (zie "Mailing wizard" op pagina 16). Verlofregistratie U kunt nu de verlof- en overuren van gebruikers in één venster tonen (zie "Verlofregistratie" op pagina 27). 2. ALGEMEEN 2.1. Nieuwe velden Deze versie heeft een aantal nieuwe velden voor grids en vensters. U kunt ze via de ontwerper (menukeuze "Configuratie Ontwerper") toevoegen. In de map "Cliënt": Adres in Google maps Postadres in Google maps Bezoekadres in Google maps Openstaand saldo (Accounting) De veldoptie Openstaand saldo (Accounting) is in de ontwerper beschikbaar als u werkt met UNIT4 Accounting. Hiermee wordt het openstaand saldo uit UNIT4 Accounting opgehaald. U wordt geadviseerd deze functie alleen in een infovenster voor een infokaart te gebruiken (zie "Infokaarten- en infovensters" in de handleiding UNIT4 Infokaarten). Als u deze functie in een standaardgrid gebruikt, zal het lange tijd duren voordat deze helemaal geladen is, omdat dan wordt gezocht naar openstaande saldo's van alle cliënten in de grid Kaartmodus en gridmodus U kunt vanaf deze versie gridinformatie in een kaartmodus of in een gridmodus laten tonen. In gridmodus ziet de lay-out van een grid eruit zoals u bent gewend. Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 2 van 28

6 De optie om van grid naar kaartmodus te wisselen vindt u in de gridontwerper. Vink het veld Toon kaartmodus aan en de lay-out van de grid (in dit voorbeeld OHW Fiscaal) ziet er als volgt uit: Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 3 van 28

7 Deze optie geldt voor alle grids in UNIT4 Business Suite. 3. FISCAAL 3.1. Nieuwe velden Het volgende nieuwe veld is toegevoegd: Beconregeling van toepassing Dit veld is toegevoegd aan de vensters "IB-cliënt jaargegevens details (zoeken)" en "VpB-cliënt jaargegevens details (zoeken)". Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 4 van 28

8 Als voor de belastingplichtige in het kader van de beconregeling uitstel wordt aangevraagd, moet u dit veld aanzetten. Als dit veld niet wordt aangezet, wordt de belastingplichtige niet meegeteld in de realisatieoverzichten Voorlopige aangifte IB en VpB 2012 beschikbaar Vanaf deze versie is de voorlopige aangifte voor inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting voor het belastingjaar 2012 beschikbaar. De structuur en werking van deze aangifte is gelijk gebleven aan die van Wel zijn in het aangiftebericht een aantal inhoudelijke wijzigingen doorgevoerd. U kunt vanaf 1 november 2011 de VA-IB-2012 berichten elektronisch naar de Belastingdienst verzenden. U kunt vanaf 1 januari 2012 de VA-VpB-2012 berichten elektronisch naar de Belastingdienst verzenden F-biljet 2011 invullen en afdrukken Het is vanaf deze versie ook mogelijk het F-biljet 2011 in te vullen en af te drukken. Omdat de elektronische poort bij de Belastingdienst nog niet open is, is het nog niet Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 5 van 28

9 mogelijk dit bericht elektronisch in te dienen en moet het dus op papier worden aangeleverd bij de Belastingdienst Wijzigingen box 3 (IB) Vanaf 2010 is de verdeling van de grondslag sparen en beleggen (box 3) gewijzigd. De vrijstellingen worden in de nieuwe situatie in de grondslag verrekend waarna er verdeeld wordt. In de vorige versies van UNIT4 Business Suite was de keuze om de vrijstelling over te dragen nog optioneel, vanaf deze versie is dit niet meer het geval. De nieuwe methode kan daarom invloed hebben op het berekende belastingbedrag. Daarnaast is vanaf 2011 de heffingskorting in relatie met maatschappelijke beleggingen niet meer persoonsgebonden; deze is nu afhankelijk van de wijze van verdeling. Door deze veranderingen zijn de aangiftevensters die u ziet via de knoppen onder "Voordeel uit sparen en beleggen" stuk voor stuk gewijzigd. Vanaf 2011 geldt dat de kolomwaarde op 31 december in de betreffende aangiftevensters niet meer wordt getoond. Ook de regel met de gemiddelde waarde is in deze vensters geschrapt. Dit natuurlijk conform de wet IB Goedkeuren voorlopige aangifte VpB niet meer nodig Zoals u weet is in 2011 de schattingsverplichting vervallen en is de voorlopige aangifte hiervoor in de plaats gekomen. Hierdoor is het niet meer nodig een voorlopige aangifte VpB eerst goed te keuren voordat deze verwerkt wordt. In het venster "Voorlopige aangifte VpB" zijn de knoppen "Goedkeuren" en "Vrijgeven" daardoor geschrapt. Dit Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 6 van 28

10 geldt voor VA's VpB vanaf In VA's van eerdere jaren zijn deze knoppen nog wel in de menubalk en via de menukeuze "Overige" aanwezig Afdruk controlematrix aangepast Op de afdruk van een controlematrix werd bij de onderdelen winst-en-verliesrekening en balansrekening het vorige fiscaal jaar niet vermeld. Dit is met deze versie aangepast, waardoor de afdruk er nu zo uitziet: 3.7. Belastingkaart als onderdeel van het fiscaal rapport Vanaf deze versie is de belastingkaart als onderdeel van het fiscaal rapport (IB en VpB) opgenomen. Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 7 van 28

11 Als u dit niet wilt, kunt u het veld Voortschrijdende belastingkaart in het venster "Afdrukopties" ( via de knop in het venster "Afdrukken aangifte") uitzetten. Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 8 van 28

12 De belastingkaart is dan geen onderdeel meer van het rapport Hulpvensters als balansspecificaties afdrukken in fiscaal rapport Het is nu mogelijk om in een controlematrix hulpvensters van de balans in de vorm van specificaties af te drukken. De specificaties worden als bijlage in het fiscaal rapport gepresenteerd en apart in de inhoudsopgave opgenomen. Voorwaarde is dat deze hulpvensters zijn ingevuld en meer informatie bevatten dan in de balans aanwezig is. Via het aan- of uitzetten van afdrukopties kunt u vervolgens bepalen of de specificaties worden afgedrukt. De rijen van de balans in de controlematrix VpB bestaan uit maximaal tien kolommen, inclusief de omschrijving. De velden Kosten aanschaf/voortbrenging, Restwaarde, Fiscale bodemwaarde, Opgeofferd bedrag, Kostprijs en Systeem van waardering zijn los of via afzonderlijke specificaties (het veld Systeem van waardering uitgezonderd) in te vullen. Als deze velden gegevens bevatten, dan is de specificatie actief. De velden Commercieel, Verschil, Fiscaal, Vorig boekjaar (commercieel), Vorig boekjaar (verschil), Vorig boekjaar (fiscaal) maken deel uit van dezelfde specificatie (hulpvenster). Als het hulpvenster gevuld (gespecificeerd) is of als de gegevens van vorig jaar aanwezig zijn, dan is de specificatie ook actief. Als de specificatie actief is, dan kan deze worden afgedrukt als in de afdrukopties Afdrukken balans en resultatenrekening en Afdrukken specificaties van balans en resultatenrekening aanstaan. Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 9 van 28

13 Als aan bovenvermelde voorwaarden is voldaan, worden hulpvensters als balansspecificatie afgedrukt in het fiscale rapport. Hieronder enkele voorbeelden van deze specificaties. Voorbeeld van een specificatie in een rapport, met gespecificeerde additionele informatie en een niet-gespecificeerd hulpvenster: Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 10 van 28

14 Voorbeeld van de specificatie in een rapport als de additionele informatie noch het hulpvenster gespecificeerd is: Voorbeeld van de specificatie in een rapport als zowel de additionele informatie als het hulpvenster gespecificeerd is: Voorbeeld van de specificatie in een rapport van het ondernemingsvermogen: Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 11 van 28

15 4. DECLARATIE 4.1. Journaalposten exporteren U kunt nu journaalposten (bijvoorbeeld facturen) vanuit UNIT4 Business Suite via een standaard exportbestand (csv) naar uw financiële pakket exporteren. De instellingen hiervoor slaat u op in het venster "Systeemonderhoud" Instellingen Open het venster "Systeemonderhoud" via de menukeuze "Onderhoud Systeemonderhoud", klik op de knop en daarna op het tabblad Doorboeken naar financiële administratie. U ziet het volgende venster: Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 12 van 28

16 Dit venster heeft de volgende velden: Doorboeken naar financiële administratie Verkoopboek naar In het veld Verkoopboek naar selecteert u het financiële pakket waarnaar de mutaties geëxporteerd moeten worden. Aan de keuzelijst in dit veld is Algemeen (CSV) toegevoegd. Als u een standaard export wilt doen, moet u deze optie kiezen. Bestandsnaam In dit veld vult u de schijflocatie in waar het exportbestand opgeslagen wordt, bijvoorbeeld C:\Export\bestandsnaam.csv. Dagboek verkopen Hier vult u het nummer van het verkoopboek in waarnaar de mutaties geëxporteerd worden. Transactienummer Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 13 van 28

17 Dit veld toont het nummer van het laatst aangemaakte journaalpostnummer in UNIT4 Declaratie ten behoeve van het exporteren. Dit veld kunt u niet wijzigen. Boekjaar Hier vult u het boekjaar in waarop de te exporteren mutaties betrekking hebben. U kunt het boekjaar ook automatisch laten vullen via de jaarwissel. Financiële consequenties (alleen als u over de licentie "Financiële consequenties" beschikt) Gebruik financiële consequenties Als u dit veld selecteert, dan worden de financiële consequenties van onder meer het definitief maken van declaraties en herrekenen van mutaties geëxporteerd naar het dagboek dat u opgegeven hebt bij het veld Dagboek financiële consequenties. Dagboek financiële consequenties Dit veld is alleen actief als u het veld Gebruik financiële consequenties geselecteerd hebt. U vult hier het dagboeknummer in, waarnaar de financiële consequenties van onder meer het definitief maken van declaraties en herwaarderen geëxporteerd moeten worden. U kunt aan de database van UNIT4 Business Suite per vestiging een financiële administratie koppelen. Hierdoor is het mogelijk de facturen en financiële consequenties door te boeken naar dagboeken per vestiging. Dit is van belang als een vestiging haar eigen financiële administratie voert. Op deze wijze is het bijvoorbeeld mogelijk om per vestiging de openstaande posten te bewaken. Bewaar de instellingen via. Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 14 van 28

18 Structuur van een verkoopboek-exportbestand De structuur van een standaardexport van het verkoopboek (van belang voor systeembeheerders) ziet er als volgt uit: Naam Datatype Opmerkingen Date String Datum van de factuur InvoiceNo Integer Factuurnummer AccountNo String Grootboeknummer Description String Factuuromschrijving Amount Float Bedrag Amount* Float Bedrag vreemde valuta* Daybook String Dagboek Period Integer Periodenummer MemoNo String Tegenrekening CostSection String Kostenplaats InvoiceCredit String Type factuur 01 = credit\correct 02 = factuur InvoiceDetailType String Invoice type D = Dagboek M = Memoriaal BankNumber String Bankrekeningnummer ProjectNumber String Projectnummer InvoiceType String Soort factuur = Factuur 0 = Factuur 5 = Voorschot 4 = Verrekende voorschot 6 = Kredietbeperking 3 = Korting 2 = Btw PaymentFeature String Betalingskenmerk * Momenteel niet in gebruik 5. INFOKAARTEN 5.1. Infokaarten Vanaf deze versie kunt u in UNIT4 Business Suite infokaarten gebruiken. Een handig hulpmiddel waarmee u in één oogopslag door u geselecteerde informatie over een cliënt of de aan de medewerker gerelateerde gegevens ziet. U kunt infokaarten zelf samenstellen via zogenoemde infovensters. Hiermee bepaalt u welke informatie (bijvoorbeeld urenmutaties, projecten, facturen etc.) in een infokaart wordt getoond. Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 15 van 28

19 Voorbeeld van een gebruikers-infokaart Voor een uitgebreide beschrijving van Infokaarten verwijzen wij u naar de handleiding die voor dit onderdeel is gemaakt en met deze versie wordt meegeleverd (zie handleiding "Werken met UNIT4 Infokaarten"). 6. MAILING WIZARD 6.1. Contactpersonen bij cliënten mailen vanuit de Mailing Wizard Het is nu mogelijk om vanuit de Mailing Wizard contactpersonen bij cliënten een mailing te sturen. De optie om cliënten via de wizard te mailen bestond al (zie handleiding "Werken met de Mailing Wizard"), alleen worden deze s in dat geval naar een 'algemeen' e- Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 16 van 28

20 mailadres gestuurd dat in de cliëntkaart vermeld wordt in het veld adres, via de knop,tabblad Communicatie. De voorwaarde om mailings naar contactpersonen bij cliënten te sturen is dat in de cliëntkaart via de knop en het tablad Contactpersonen één of meerdere contactpersonen zijn geregistreerd, met de bijbehorende adressen. Als er geen e- mailadres is ingevuld, kunt u dit onderdeel niet gebruiken. Open de Mailing Wizard via de menukeuze "Relatiebeheer Mailing Wizard". Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 17 van 28

21 Kies voor Nieuwe selectie en klik op. Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 18 van 28

22 Selecteer in dit venster het keuzerondje Contactpersonen en klik op. Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 19 van 28

23 In dit venster wordt de selectie gemaakt voor een mailing. Klik op bij Cliënt of Standaardcontactpersoon om een keuzelijst te openen. De velden in deze keuzelijsten worden gebruikt om de mailselectie samen te stellen. Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 20 van 28

24 In het volgende voorbeeld wordt een mailing verstuurd naar contactpersonen van cliënten die in Veenendaal zijn gevestigd. Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 21 van 28

25 Voeg via de veldnaam Plaats toe aan het filter en koppel daar het criterium 'Veenendaal' aan (zie handleiding "Werken met de Mailing Wizard"). Klik op. Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 22 van 28

26 Dit venster toont de geselecteerde records. Klik op om verder te gaan. Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 23 van 28

27 In dit venster kunt u voor deze actie (contactpersonen mailen) alleen de optie Nieuw bericht kiezen. De andere opties staan 'uit'. Klik op. Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 24 van 28

28 Vul in het veld Omschrijving een naam in voor het logrecord dat wordt aangemaakt. Klik op. Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 25 van 28

29 In dit venster moeten de velden Soort en Onderwerp verplicht worden ingevuld. Voor de overige velden kunt u dit naar eigen inzicht doen. Via het tabblad Berichttekst kunt u een tekst invoeren die met de mail wordt meegestuurd. Als u de velden hebt ingevuld, wordt de knop actief. Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 26 van 28

30 De berichten worden verstuurd, de mailing is daarmee voltooid. Klik op om de Mailing Wizard af te sluiten. 7. VERLOFREGISTRATIE 7.1. Toon het verlofoverzicht van alle gebruikers in één overzicht Het is mogelijk om de verlof- en overuren van gebruikers in één venster te tonen. Open via de nieuwe menukeuze "Personele gegevens Verlofregistratie Verlof- en overurenoverzicht" het venster "Verlof en overurenoverzicht": Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 27 van 28

31 Het venster "Verlof- en overurenoverzicht" toont per manager de verlof- en overuren van de gebruikers die aan de betreffende managers gekoppeld zijn. Via de knop kunt u een overzicht per manager tonen door een naam (van een manager) te selecteren. Met de knop jaar kiezen. kunt u een overzicht van een ander Wijzigingen UNIT4 Business Suite Pagina 28 van 28