1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Agentschap Overheidspersoneel zoekt een expert dienstverlener Talent contract van onbepaalde duur Niveau: B Rang: B1 Graad: Deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 139 VOORBEHOUDEN BETREKKING voor personen met een arbeidshandicap die recht hebben op een langdurige loonkostsubsidie /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Het Agentschap Overheidspersoneel is op zoek naar een expert dienstverlener talent. Als expert dienstverlener talent bouw je een klantgerichte dienstverlening uit. Je staat mee in voor het inhoudelijk en functioneel-technisch beheer van het personeelssysteem Vlimpers van de Vlaamse overheid. Je verzorgt de tweedelijnshelpdesk voor de dossierbehandelaars van het Dienstencenctrum Personeelsadministratie en het Dienstencentrum Talent. Ben je klantgericht en heb je interesse in de zachte HR? Lees dan zeker verder! 2 FUNCTIECONTEXT 2.1 HET AGENTSCHAP OVERHEIDSPERSONEEL Je gaat aan de slag binnen het Agentschap Overheidspersoneel (AgO). AgO ondersteunt de entiteiten van de Vlaamse overheid op het vlak van personeel en organisatieontwikkeling. Ze bouwt een HR-beleid uit voor de ganse Vlaamse overheid, volgt dit op en evalueert het. Ze zorgt voor de verdere ontwikkeling van HR-professionals en sterk leiderschap binnen de Vlaamse overheid.

2 AgO biedt een gemeenschappelijke HR-dienstverlening aan met betrekking tot personeelsadministratie, rekrutering en selectie, sociale dienstverlening, personeelsregelgeving en opleidingen. Daarnaast zorgt zij voor tools om de HR-dienstverlening efficiënter in te richten (beheer van HR-data en HR-applicaties zoals Vlimpers). AgO ondersteunt de HR-functie in de entiteit door: - een klankbord te bieden (ook bij andere HR-professionals uit de Vlaamse overheid) - samen te werken in projecten - gedeelde HR-instrumenten te ontsluiten. Wij werken ondertussen voor meer dan 60 Vlaamse overheidsorganisaties, goed voor bijna personeelsdossiers. 2.2 DE AFDELING HR TECHNOLOGIE EN DATA De afdeling HR Technologie en Data staat in voor de ontwikkeling, het onderhoud en het functioneel beheer van de HR gerelateerde technologie binnen de Vlaamse overheid. Binnen ons applicatielandschap neemt het personeelssysteem Vlimpers de belangrijkste plaats in (Oracle/Peoplesoft HCM 9.2 in combinatie met Acerta L4 loonmotor). Voor de ondersteuning van onze talentprocessen implementeren we Cornerstone On Demand en voor de planningsprocessen ORTEC Workforce Scheduling. Daarnaast beheren we ook diverse ondersteunende HR tools en interfaces naar interne en externe toepassingen en/of bronnen. De afdeling staat in voor een totaalpakket aan sociaal secretariaatstaken zoals de volledige loonadministratie inclusief de fiscale en sociale verplichtingen als werkgever. Daarnaast ondersteunt de afdeling de goede werking van de personeelsadministratie en een correct toegangsbeheer tot al onze toepassingen. We streven naar een data gedreven bedrijfsvoering door het aanbieden van kwaliteitsvolle HR rapportering. Dit gebeurt door middel van een uitgebreid datawarehouse en rapporteringsplatform (IBM Datastage en IBM Cognos). De afdeling herbergt tot slot tal van projecten die de volgende generatie van geïntegreerde HR technologie en verdere digitalisering van HR processen binnen de Vlaamse overheid voorbereidt. Het verzekeren van de informatieveiligheid en een toekomstgerichte architectuur vormen de rode draad doorheen onze werking. Je komt terecht in het team dienstverlening. De collega s binnen het team staan in voor sociaal secretariaatstaken. Ze betalen de lonen uit van Vlaamse ambtenaren en zorgen voor de fiscale en sociale aangfites. Het team fungeert ook als tweedelijnshelpdesk voor ed personeelsdienst. Tevens verzorgen ze het gebruikers-en toegangsbeheer binnen het personeelssysteem Vlimpers en randsystemen. Je werkt samen met 15 collega s in het team dienstverlening, waarvan 2 zich ook toespitsen op talent. Het team werkt nauw samen met de collega s van de andere teams binnen de afdeling HR-technologie en data (team applicaties en HR data) aan klantgerichte systemen en een klantgerichte dienstverlening. pagina 2 van 10

3 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als expert dienstverlener bouw je een klantgerichte dienstverlening uit. Je staat mee in voor het inhoudelijk en functioneel-technisch beheer van het personeelssysteem van de Vlaamse overheid. Je verzorgt de tweedelijnshelpdesk voor de dossierbehandelaars van het Dienstencentrum Personeelsadministratie of het Dienstencentrum Talent: Je lost problemen op voor de dossierbehandelaars, HR specialisten en eindgebruikers en zoekt mee naar structurele oplossingen Je voorziet in opleidingen en handleidingen Je zorgt mee voor een heldere communicatie naar de gebruikers Je werkt nauw samen met de andere experts en collega s binnen HRTD aan een klantgericht systeem en een klantgerichte dienstverlening, in lijn met de strategische, tactische en operationele doelstellingen. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Voorbereiding Resultaat De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Uitvoering Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Voorbeelden van activiteiten Je neemt voldoende initiatief om kennis op te doen over de domeinen die aan jou zijn toegewezen: via zelfstudie, door met ervaren collega s mee te lopen, door actief vragen te stellen, Je stelt een eigen werkplan op om je werk zo efficiënt mogelijk uit te voeren Je zorgt voor een goede voorbereiding bij het organiseren van opleidingen, testsessies, Voor grotere wijzigingen word je betrokken bij de analyse om de aard van de vraag volledig te begrijpen, alternatieven als oplossing aan te reiken en de mogelijke impact van wijzigingen te onderzoeken. Je behandelt cases en vragen met impact op het inhoudelijk en functioneel-technisch beheer van een deelmodule en volgt ze op Je organiseert opleidingen en testsessies Je staat in voor een heldere communicatie naar de gebruikers pagina 3 van 10

4 Je zorgt voor duidelijk uitgeschreven procedures zodat je collega s het kunnen overnemen bij je afwezigheid Je neemt het inhoudelijk beheer nauwgezet op, rekening houdend met de gemaakte afspraken, rollen en verantwoordelijkheden Je werkt mee aan projecten of bent eigenaar van een werkpakket binnen een project Je organiseert werkgroepen of klankbordgroepen om het gebruikersstandpunt te kennen voor een nieuwe of aanpassing van een bestaande functionaliteit in het systeem Verslag uitbrengen Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde de chef in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen Beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en werktuigen) en/of gegevens teneinde altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Periodiek rapporteren aan de teamcoördinator over je activiteiten, knelpunten, Opmaken van een activiteitenverslag Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever Verslag uitbrengen over de activiteiten van opdrachtnemers bij de uitvoering van werken Controleren van gegevens in het personeelssysteem zodat steeds accurate gegevens doorstromen naar andere toepassingen Verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem Documenteren van uitgewerkte oplossingen Contacten leggen en onderhouden met leveranciers Je werkt nauw samen met je collega s van het team, de afdeling, het agentschap. Je deelt kennis die je hebt opgebouwd met je collega s op gepast niveau. Opleidingsbehoeften monitoren en voorstellen doen voor opleidingspakket of portfolio CRM (schakel): registreren en opvolgen van binnengekomen probleemmeldingen Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen en stuurgroepen, eventueel zorgen voor verslagen Je stelt nauwkeurige instructies en handleidingen op voor je collega s en klanten pagina 4 van 10

5 Kennis met betrekking tot het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren Je informeert je klant duidelijk over de oorzaak van mogelijke problemen, de inschatting nodig om het probleem op te lossen, eventuele work-arounds, Zelf geven van en/of vakinhoudelijk ondersteunen van opleidingen, toelichting geven over procedures en invoerinstructies Assistentie verlenen bij het gebruik van het (personeels)systeem of randtoepassingen. Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen Informatie-uitwisseling met vakgenoten Kennen en opvolgen van de ontwikkelingen binnen het vakgebied Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied Bezoeken van beurzen 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je komt voor onbepaalde duur in aanmerking voor toegang tot een beschutte werkplaats of voor een Vlaamse ondersteuningspremie op basis van een beslissing van de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding ( Of je hebt een bijstandsveld W2 of W3, toegekend door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap 2) Je bent contractueel tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als die van de vacante functie binnen het Agentschap Overheidspersoneel. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Emilie Van Wesemael, emilie.vanwesemael@vlaanderen.be, ). pagina 5 van 10

6 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt een algemeen inzicht in de structuur en de werking van de Vlaamse overheid Je hebt een grondige functionele kennis van 1 of meer domeinen van het personeelssysteem van de Vlaamse overheid. Je ziet verbanden tussen de verschillende modules, je hebt een zicht op de impact van wijzigingen op geïntegreerde modules/functionaliteiten en eventueel op (interne en externe) interfaces Je kan sterk oplossingsgericht werken Je kan werken met de meest courante applicaties binnen Microsoft Office Je hebt een heldere manier van communiceren Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Bij overplaatsing dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: pagina 6 van 10

7 1. Je bent geslaagd in de selectieprocedure. 2. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Deeltijds werken is bespreekbaar. Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van deskundige. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 9 maanden vormen een inwerkperiode. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 MODULE 1: EERSTE SCREENING CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 28 oktober (onder voorbehoud) Voorselectie op basis van standaardvragenlijst Deze voorselectie vindt enkel plaats indien er meer dan 1 kandidaat voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden. pagina 7 van 10

8 Door middel van een standaardvragenlijst beoordelen een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit je kandidatuur op volgende criteria: Eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen Eerste toetsing van jouw inzicht in de functie De beoordeling gebeurt in de week van 28 oktober Deze voorselectie is eliminerend. Alleen wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 3 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende module. Bij gelijkheid van scores kunnen dat er meer zijn. Als een van de 3 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.). 6.2 MODULE 2: SCREENING PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Door middel van een interview met voorafgaand een persoonlijkheidsvragenlijst worden volgende competenties bevraagd: Verantwoordelijkheid nemen Samenwerken Analyseren Klantgerichtheid Plannen & organiseren Zorgvuldigheid Een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit nemen deze screening af. Deze module vindt plaats samen met module 3 in Brussel op 20 november 2019 (datum onder voorbehoud). 6.3 MODULE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING Op basis van een jurygesprek beoordelen afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties pagina 8 van 10

9 Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze module is eliminerend en vindt samen met module 3 plaats in Brussel op 20 november 2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld (bij de resultaten van module 2 en 3) word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Solliciteer ten laatste op 24 oktober 2019 via het online formulier op. Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden. Behaalde je je diploma na 2002 in een Vlaamse onderwijsinstelling, dan kijkt de selectieverantwoordelijke je diploma in de LED-databank na. Behaalde je voor 2002 je diploma of solliciteer je op basis van een toegangsbewijs, voeg dan bij je sollicitatie een kopie. Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via werkenvoor@vlaanderen.be of telefonisch op T Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar pagina 9 van 10

10 of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het online sollicitatieformulier ten laatste op de uiterste sollicitatiedatum hebt ingevuld samen met een kopie van je attest van de VDAB of het VAPH. Voor papieren sollicitaties geldt de datum van de poststempel als bewijs. 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Nele Eggermont Coördinator Team dienstverlening nele.eggermont@vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Emilie Van Wesemael selectiedeskundige emilie.vanwesemael@vlaanderen.be tel Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen begin januari Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar emilie.vanwesemael@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer (139). pagina 10 van 10