1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Agentschap Overheidspersoneel zoekt een Manager Proces-en Risicobeheer Contractueel Niveau: A Rang: A1 Graad: Adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 85 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben je analytisch ingesteld? Werk je steeds nauwkeurig en gestructureerd? Zijn risicoanalyse en risicomanagement jou niet vreemd? Dan ben jij de ideale match voor deze functie! Op basis van de reeds opgedane ervaringen wil het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) verder werk maken van een systematische en goed gedocumenteerde aanpak om risico s op alle niveaus van de organisatie te identificeren en te analyseren. Zo kunnen alle risicoanalyses een coherent geheel vormen. Jouw rol als manager proces- en risicobeheer omvat het coördineren van dit proces, het aanreiken van methodieken rond risicobeheersing en hoe je daar als proces/ risico eigenaar mee omgaat, het organiseren van workshops rond risicomanagement voor collega s en proceseigenaars en heel wat andere boeiende taken. Je denkt actief mee na over het in kaart brengen van risico s, voert risicoanalyses uit en werkt mee aan beheersmaatregelen, dit alles op een uniforme manier over afdelingen heen. 2 FUNCTIECONTEXT Je gaat aan de slag binnen het Agentschap Overheidspersoneel (AgO). AgO ondersteunt de entiteiten van de Vlaamse overheid op het vlak van personeel en organisatieontwikkeling. Ze bouwt een HR-beleid uit voor de ganse Vlaamse overheid, volgt dit op en evalueert het. Ze zorgt voor de verdere ontwikkeling van HR-professionals en sterk leiderschap binnen de Vlaamse overheid. AgO biedt een gemeenschappelijke HR-dienstverlening aan met betrekking tot personeelsadministratie, rekrutering en selectie, sociale dienstverlening, personeelsregelgeving en opleidingen. Daarnaast zorgt zij voor tools om de HR-dienstverlening efficiënter in te richten (beheer van HR-data en HR-applicaties zoals Vlimpers). AgO ondersteunt de HR-functie in de entiteit door:

2 een klankbord te bieden (ook bij andere HR-professionals uit de Vlaamse overheid) samen te werken in projecten gedeelde HR-instrumenten te ontsluiten. Wij werken ondertussen voor meer dan 60 Vlaamse overheidsorganisaties, goed voor bijna personeelsdossiers. Als risicobeheerder kom je terecht in het team Doelstellingen- Proces-, Risicomanagement en Monitoring dat deel uitmaakt van de Overkoepelende en Ondersteunende Diensten. Deze diensten ondersteunen het Agentschap Overheidspersoneel in het coördineren en het opvolgen van doelstellingen-, proces- en risicomanagement en monitoring in het kader van organisatiebeheersing; het coördineren en uitvoeren van ondersteunende dienstverlening voor AgO op vlak van HR, financiën, informatiebeheer en ICT, communicatie, facility en overheidsopdrachten; het coördineren en uitvoeren van projecten rond beleid en dienstverlening; het coördineren van klantenrelatiemanagement en verandermanagement. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van risicobeheer met als doel ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. Als manager proces-en risicobeheer bij het Agentschap Overheidspersoneel zorg je mee voor een systematische en goed gedocumenteerde aanpak om risico s op alle niveaus van de organisatie te identificeren, te analyseren en te beheersen. Zo wil het agentschap werken aan de verdere uitbouw van haar organisatiebeheerssysteem, zoals uitgedragen door Audit Vlaanderen voor alle entiteiten van de Vlaamse overheid. Je zorgt voor de verdere uitwerking van een methodiek waarbij de risicoanalyses en het risicobeheer een coherent geheel vormen. Je bent hierbij niet verantwoordelijk voor de inhoud, maar degene die het risicomanagementproces bewaakt en faciliteert. Je zorgt voor de ondersteuning van de afdelingen en de medewerkers ( risico-eigenaars ) bij de uitvoering van risicoanalyses, om vanuit deze risico-analyses de benodigde beheersmaatregelen vast te stellen en actieplannen op te stellen. Verder bewaak je mee de implementatie van de beschreven verbeteracties en zet je een organisatiebreed monitoringsysteem op. Voor deze functie zal je nauw samenwerken met onder andere proceseigenaars. Het is belangrijk dat je een proactieve en overtuigende rol kan opnemen in de samenwerkingen en dat je je klantgericht opstelt. Je zal ook workshops moeten leiden en faciliteren rond een plan van aanpak. pagina 2 van 12

3 De manager proces- en risicobeheer is diegene die het proces risicobeheer bewaakt en faciliteert. De manager proces- en risicobeheer is niet verantwoordelijk voor de inhoud van de uitgetekende risico s en processen. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Behoefteanalyse Resultaat (Proactief) analyseren van de behoeften van de organisatie en klanten met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen en/of implementeren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het vakgebied proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen met als doel de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant met als doel door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Voorbeelden van activiteiten - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie - Uitvoeren van (probleem)analysen - Evalueren van het huidige beheer van risico s binnen AgO - Analyse van de tijdskritieke processen in functie van BCM - Zorgen voor een systematische en goed gedocumenteerde aanpak om risico s op alle niveaus van de organisatie te identificeren, te analyseren en te beheersen - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening en aanpak - Actieplan uitrol risicobeheer opstellen en bijhorende werkmethode definiëren - Businesscontinuïteitsplannen opstellen - Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort - Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van de nieuwe aanpak, instrumenten, systemen, toepassingen, - Zorgen voor een organisatie brede uitwerking van een methodiek waarbij de risicoanalyses en het risicobeheer een coherent geheel vormen - Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Uitwerken van bijhorende procedures en richtlijnen - Ontwikkelen van opleidingen voor de proceseigenaars, risico-eigenaars,.. Adviesverlening - Ondersteunen van de afdelingen en de medewerkers ( risico-eigenaars ) bij de uitvoering van risicoanalyses, om vanuit deze pagina 3 van 12

4 Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het vakgebied met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Kennis met betrekking tot het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren risico-analyses de benodigde beheersmaatregelen ook vast te stellen en actieplannen op te stellen - Organiseren van workshops om de risico s en beheersmaatregelen in kaart te brengen - Fungeren als aanspreekpunt risicobeheer en BCM voor de hele entiteit AgO - Management adviseren over aanpak risicobeheer op AgO en over de evolutie in de maturiteit betreffende risicobeheer die de organisatie doormaakt - Inspelen op specifieke vragen van het management - Bewaken van de implementatie van het risicobeheer op AgO en de beschreven verbeteracties - Opzetten van een organisatie breed monitoringsysteem voor de risico s, deze opvolgen en adviseren in bijsturing - Bewaken van correcte en uniforme toepassing van risicobeheer op AgO - Opvolgen organisatie audit in samenwerking met Audit Vlaanderen. - Verwerken en opvolgen aanbevelingen Audit Vlaanderen. - Input leveren voor management rapportering - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen - Processen zoals risicobeheer, BCM,.. afstemmen met andere processen binnen de organisatie - De dienstverlening proactief kenbaar maken - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies - Fungeren als aanspreekpunt binnen de entiteit voor risicobeheer en BCM - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen mbt organisatiebeheersing, risicomanagement, informatieveiligheid, BCM, - Contacten onderhouden met Audit Vlaanderen - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Bijhouden van vakliteratuur pagina 4 van 12

5 Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen met als doel bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Deelnemen aan cross functionele projectgroepen - Leiden van workshops om risico s in kaart te brengen Context: m.b.t. het eigen functionele domein. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1) Je hebt een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald of je hebt geen diploma behaald dat overeenstemt met het niveau van de functie (bijvoorbeeld omdat je in aanmerking komt op basis van een toegangsbewijs) moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2) Je hebt bij voorkeur ervaring in risico- en procesbeheer. Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. pagina 5 van 12

6 Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Emilie Van Wesemael, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt een goede kennis van de structuur en de werking van de Vlaamse overheid Je hebt een goede kennis van de organisatiebeheersing binnen de Vlaamse overheid Je hebt een goede kennis van risico-en procesbeheer Je hebt een notie van het thema business continuity management Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: pagina 6 van 12

7 Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets wordt vergoed door de werkgever. Je kan je gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering die door de werkgever voorzien wordt. Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordeling tarief aansluiten. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal A111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 3204,70 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 12 maanden vormen een inwerkperiode. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 7 van 12

8 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. MODULE 1: EERSTE SCREENING CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 8 oktober 2019 (datum onder voorbehoud) Voorselectie op basis van standaardvragenlijst Door middel van een standaardvragenlijst beoordelen een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit je kandidatuur op volgende criteria: Een eerste toetsing van je motivatie Een eerste toetsing van je inzicht in de functie Een eerste inzicht in je technische competenties Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie minstens 60 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 6 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dat er meer zijn. Als een van de 6 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De beoordeling gebeurt in de week van 8 oktober 2019 (datum onder voorbehoud) MODULE 2: SCREENING PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES pagina 8 van 12

9 Door middel van een interview met voorafgaand een persoonlijkheidsvragenlijst en een redeneerproef worden volgende competenties bevraagd: Verantwoordelijkheid nemen Samenwerken Analyseren Oordeelsvorming Visie Initiatief Klantgerichtheid Eén of meerdere selectieverantwoordelijke(n) en een afgevaardigde van de wervende entiteit nemen deze screening af. Deze module vindt plaats in Brussel op 17 oktober 2019 (datum onder voorbehoud) MODULE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING Op basis van een jurygesprek met case beoordelen afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze module is eliminerend en vindt samen met module 2 plaats in Brussel op 17 oktober 2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld (bij de resultaten van module 2 en 3) word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, maar niet als eerste gekozen, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. pagina 9 van 12

10 6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Solliciteer ten laatste op 7 oktober 2019 via het online formulier op. Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden. Behaalde je je diploma na 2002 in een Vlaamse onderwijsinstelling, dan kijkt de selectieverantwoordelijke je diploma in de LED-databank na. Behaalde je voor 2002 je diploma of solliciteer je op basis van een toegangsbewijs, voeg dan bij je sollicitatie een kopie. Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via werkenvoor@vlaanderen.be of telefonisch op T Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het ingevuld sollicitatieformulier, zo nodig samen met een kopie van je diploma, uiterlijk op de uiterste sollicitatiedatum naar ons stuurt (de datum van de verzending van de mail of de datum van de poststempel geldt als bewijs). 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Marijke Cardon HR-business partner marijke.cardon@vlaanderen.be tel pagina 10 van 12

11 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Emilie Van Wesemael selectiedeskundige tel Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind oktober Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar emilie.vanwesemael@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer (85). 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van manager proces-en risicobeheer bij het Agentschap Overheidspersoneel, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als manager proces-en risicobeheer. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd door andere diensten van de Vlaamse overheid voor het invullen van de functie van manager proces- en risicobeheer met een salarisschaal gekoppeld aan de graad van adjunct van de directeur. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van manager proces-en risicobeheer bij het Agentschap pagina 11 van 12

12 Overheidspersoneel. Wie zo contractueel in dienst komt, blijft evenwel wel zijn plaats in de reserve behouden. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst treedt, niet langer tot de reserve behoort. pagina 12 van 12