1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Agentschap Informatie Vlaanderen zoekt een expert interne en externe communicatie contractueel Niveau: A Rang: A2 Graad: adviseur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: req82 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Het Agentschap Informatie Vlaanderen is op zoek naar een Expert interne en externe communicatie. Informatie Vlaanderen ondersteunt de digitale transformatie van de overheden in Vlaanderen. Het agentschap ordent, standaardiseert en verbindt data en content en stelt deze ter beschikking van partners, in de eerste plaats binnen de Vlaamse overheid maar ook daarbuiten aan publieke en private klanten. Daarnaast staat het agentschap ook in voor de overkoepelende kanalen van de Vlaamse overheid: De Vlaamse Infolijn (1700), Vlaanderen.be en Mijn Burgerprofiel. Het agentschap heeft ca. 200 interne medewerkers en werkt op projectbasis met ca. 150 digitale experts. De Expert interne en externe communicatie werkt samen met de andere functies binnen het team Marketing en Communicatie en de andere teams in de afdeling Ondersteunende diensten, en vooral Human Resources, aan heldere interne informatielijnen vanuit het management en de diverse projecten, en geeft impulsen voor een vlotte doorstroming van feedback vanop de werkvloer. De kandidaat motiveert het bestaande communicatieteam om proactief de realisaties van het agentschap zelfbewust te communiceren en bij te dragen tot de tevredenheid van medewerkers en interesse van klanten. De kandidaat is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de externe communicatie van het agentschap bij klanten, partners, pers en allerhande stakeholders. 2 FUNCTIECONTEXT Vlaanderen evolueert naar een digitale informatiemaatschappij. Burgers en ondernemers verwachten dat de overheid integraal deel uitmaakt van deze evolutie en deze mee vorm geeft. Niet langer de

2 organisatie van de overheid, maar de klant staat centraal. Een overkoepelend informatiebeleid is een onontbeerlijk element om de overheden in Vlaanderen toe te laten op gepaste en efficiënte wijze met deze verwachtingen om te gaan. Daarom heeft de Vlaamse Regering de bestaande competenties inzake communicatie, integratie, beheer en ontsluiting van informatie gebundeld in het Agentschap Informatie Vlaanderen. Het agentschap speelt een cruciale rol in de verdere administratieve vereenvoudiging en digitalisering van de Vlaamse en lokale overheden. Het Agentschap Informatie Vlaanderen heeft als missie een coherent overheidsbreed informatiebeleid uit te bouwen en de transitie van de Vlaamse overheid naar een informatiegedreven overheid te ondersteunen en mee te realiseren. Meer informatie over het Agentschap Informatie Vlaanderen vind je hier: Binnen het Agentschap Informatie Vlaanderen werd begin 2018 een doorgedreven programmawerking geïnstalleerd, met meerdere grote ICT programma s die als autonome eenheden een end-to-end verantwoordelijkheid hebben voor de producten die ze opleveren. De afdeling Ondersteunende diensten ondersteunt deze werking door het opnemen van een dubbele transversale rol binnen de organisatie: enerzijds is de afdeling kader-scheppend betreffende de ondersteunende thema s die zij beheert en dit op een co-creatieve manier met de programma s en anderzijds heeft de afdeling een duidelijke ondersteunende rol waarbij ze de programma s ont-zorgt. Onder de afdeling Ondersteunende diensten vallen volgende teams: HR, Portfoliobureau, Financiën & Facility en Marketing en Communicatie. Het team Marketing en Communicatie, waarbinnen de functie van Expert interne en externe communicatie zich situeert, heeft zowel een interne als externe rol. Intern (d.w.z. binnen de Vlaamse overheid) creëert het team buy-in en wekt de belangstelling zowel binnen de eigen entiteit als bij alle Vlaamse overheidsinstellingen voor de noodzaak van en voordelen verbonden met een digitale en klantgerichte overheid, met als doel hen te overtuigen om hieraan actief deel te nemen en samen te werken. Extern vergroot het team de zichtbaarheid van Informatie Vlaanderen bij externe stakeholders en creëert het nieuwswaarde m.b.t. de digitalisering van de Vlaamse overheid en de centrale end benefit: een overheid die haar klanten beter bedient. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Inhoudelijk leiden van het geheel van activiteiten rond zowel interne als externe communicatie en input geven naar het beleid met als doel een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren. Dit alles met het oog op bij te dragen tot de realisatie van de doelstelling van de afdeling ondersteunende diensten van het agentschap Informatie Vlaanderen. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: pagina 2 van 11

3 Behoefteanalyse Capteert behoeften van de betrokken stakeholders voor interne en externe communicatie en houdt rekening met afhankelijkheden met andere vakgebieden. Is verantwoordelijk voor alle aspecten van interne en externe communicatie en alle afhankelijkheden tussen interne en externe communicatie en de business. Dienstverlening uitbouwen/optimaliseren Is verantwoordelijk voor interne en externe communicatie en alle afhankelijkheden naar andere vakgebieden en de business. Is structureel verantwoordelijk voor het conceptueel uitdenken en uitrollen van processen en werkinstrumenten die passen binnen de uitgestippelde interne en externe communicatiestrategie en afgestemd zijn met andere vakgebieden. Is verantwoordelijke voor de uitbouw van een duurzame dienstverlening van interne en externe communicatie en specifiek voor de afstemming en integratie met andere vakgebieden. Is verantwoordelijk voor de algemene kwaliteit van de opgeleverde diensten i.v.m. interne en externe communicatie EN voor de kwaliteit van de dienstverlening van de andere vakgebieden waar er interacties zijn. Denkt vernieuwend om de aanpak van nieuwe uitdagingen en opportuniteiten te verwezenlijken. Anticipeert op mogelijke toekomstige obstakels of weerstanden. Verantwoordt op eindresultaten, na volbrengen van de opdracht. Neemt initiatief om de werking binnen het vakgebied interne en externe communicatie te optimaliseren, in afstemming met de andere vakgebieden en waarbij rekening wordt gehouden met behoeften van zowel de interne als de externe betrokken partijen. Impact op budget Staat in voor de opmaak en verdediging van de budgetten in de business case, het beheer en de opvolging van het toegewezen budget, met als doel het budget optimaal aan te wenden voor een kwaliteitsvolle dienstverlening. Werkinstrumenten Bedenkt en bouwt structureel tools en werkinstrumenten die efficiënt en effectief zijn ter ondersteuning van de werking van interne en externe communicatie. Is verantwoordelijk voor een blijvende goede en efficiënte werking van de tools. Waakt erover of de tools optimaal worden ingezet en of ze de behoeften voldoende blijven invullen, stuurt bij waar nodig. Adviesverlening Adviseert proactief, gegrond en onderbouwd vanuit expertise van het hele vakgebied interne en externe communicatie, bv. aan het management over de communicatieaanpak van bepaalde beslissingen. Kwaliteitsborging pagina 3 van 11

4 Is verantwoordelijk voor het opzetten van kwaliteitsbewaking (SLA's), het evalueren van de kwaliteit, de tijdigheid en de algemene tevredenheid van de dienstverlening over interne en externe communicatie. Zet systemen op voor feedback vanuit de organisatie, beluistert en analyseert de gegevens en formuleert voorstellen ter optimalisatie van de interne communicatie t.a.v. het management. Communicatie en contacten Is een intern aanspreekpunt voor alle aspecten van interne en externe communicatie. Neemt voor interne en externe communicatie actief deel aan initiatieven opgezet vanuit het VOniveau en draagt deze initiatieven verder uit binnen de eigen organisatie. Bouwt vertrouwensrelaties uit met het management, interne medewerkers en externe stakeholders. Bouwt actief een netwerk uit. Kennis met betrekking tot het vakgebied Is een autoriteit voor interne en externe communicatie binnen Informatie Vlaanderen. Neemt een actieve positie in bij Vlaamse overheid-initiatieven en -projecten. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden. Projectdeelname Leidt projecten waarbij afstemming met het directiecomité vaak vereist is. Beleidsvoorbereiding Is verantwoordelijk voor het bepalen en uitrollen van een interne en externe communicatiestrategie, zowel op korte als op lange termijn. De strategie past binnen de krijtlijnen van de strategie van Informatie Vlaanderen. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden; 1) Je hebt minstens een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: 2) Je hebt minimaal 6 jaar beroepservaring inzake het volgende domein (voor de berekening van die ervaring worden deeltijdse prestaties als voltijds beschouwd): Inhoudelijke ervaring inzake interne en externe communicatie. pagina 4 van 11

5 Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald of je hebt geen diploma behaald dat overeenstemt met het niveau van de functie (bijvoorbeeld omdat je in aanmerking komt op basis van een toegangsbewijs moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Tamara Mertens, tamara.mertens@vlaanderen.be, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Grondige kennis van klassieke en digitale communicatiekanalen -en technieken. Goede kennis van de nationale media, het politieke landschap en de internationale digitale trends. Ervaring met eventorganisatie. Ervaring met het leiden van projecten. Ervaring met het adviseren van management. Ervaring met het introduceren van nieuwe of optimaliseren van bestaande processen, beleid en instrumenten Ervaring in de private sector, bij voorkeur in een fusiecontext, strekt tot aanbeveling. Ervaring met IT, technologie en B2B strekt tot aanbeveling. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 3) pagina 5 van 11

6 Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 3) Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 2) Resultaatgericht: Je onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen te behalen of te overstijgen (niveau 2) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 3) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 3) Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets wordt vergoed door de werkgever. pagina 6 van 11

7 Je kan je gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering die door de werkgever voorzien wordt. Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordeling tarief aansluiten. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van adviseur (rang A2, salarisschaal A211). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. MODULE 1: eerste screening CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 16 september Voorselectie op basis van standaardvragenlijst Door middel van een standaardvragenlijst beoordeelt een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit je kandidatuur op volgende criteria: Eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen Eerste toetsing van je technische competenties Relevantie van je ervaring pagina 7 van 11

8 Deze voorselectie is eliminerend. Alleen wie minstens 50% behaalt op het geheel van alle criteria én wie behoort tot de 4 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende module. Als een van de 4 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.) MODULE 2: screening persoonsgebonden competenties Door middel van een assessment center worden volgende competenties bevraagd: Verantwoordelijkheid nemen Samenwerken Klantgerichtheid Analyseren Oordeelsvorming Visie Initiatief Resultaatsgerichtheid Eén of meerdere consultants van een extern selectiekantoor nemen deze screening af. Deze module is adviserend. Deze module vindt plaats in de tweede helft van september 2019 (datum onder voorbehoud) MODULE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING Op basis van een jurygesprek met case beoordelen afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze module is eliminerend en vindt plaats in Brussel begin oktober 2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld (bij de resultaten van module 2 en 3) word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse pagina 8 van 11

9 overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Solliciteer ten laatste op 13 september 2019 via het online formulier op. Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden. Behaalde je je diploma na 2002 in een Vlaamse onderwijsinstelling, dan kijkt de selectieverantwoordelijke je diploma in de LED-databank na. Behaalde je voor 2002 je diploma of solliciteer je op basis van een toegangsbewijs, voeg dan bij je sollicitatie een kopie. Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via werkenvoor@vlaanderen.be of telefonisch op T Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het ingevuld sollicitatieformulier uiterlijk op de uiterste sollicitatiedatum naar ons stuurt (de datum van de verzending van de mail of de datum van de poststempel geldt als bewijs). pagina 9 van 11

10 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Wendy De Letter Afdelingshoofd Ondersteunende diensten tel Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Tamara Mertens selectieverantwoordelijke tel Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind oktober Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar tamara.mertens@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van expert interne en externe communicatie bij het Agentschap Informatie Vlaanderen die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als expert interne en externe communicatie. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. pagina 10 van 11

11 De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan ook gebruikt worden om vacatures als expert interne en externe communicatie op andere standplaatsen in te vullen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van expert interne en externe communicatie bij AIV. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11