CONSULENT FACILITY & ICT (M/V)

Transcriptie

1 Toerisme Vlaanderen werft aan met een werfreserve van 2 jaar in contractueel dienstverband:: CONSULENT FACILITY & ICT (M/V) Team: Entiteit: Niveau: Graad: Standplaats: Operating Office Toerisme Vlaanderen A111 Adjunct van de directeur Grasmarkt 61, 1000 Brussel FUNCTIEBESCHRIJVING Vakantie! Iedereen houdt ervan. Wij ook, zo veel zelfs dat we er elke dag aan werken. Bij Toerisme Vlaanderen zijn we druk in de weer om van Vlaanderen een toeristische topbestemming te maken. Om zoveel mogelijk internationale toeristen aan te trekken die Vlaanderen en haar troeven komen ontdekken. Voor ons verdient iedereen vakantie, ook mensen met financiële of fysieke beperkingen. We zoeken nog iemand die ons hier met volle goesting wil bij helpen. Maakt niet uit of je man, vrouw, transgender bent, welke kleur je hebt of dat je een aanpassing aan je arbeidsplaats nodig hebt. Iemand die er mee voor zorgt dat iedereen bij Toerisme Vlaanderen overal kan werken: op kantoor, thuis, op café, door ICT-tools te voorzien en verder uit te bouwen, mee de herinrichting van ons kantoor vorm geeft, Iemand weet waar de collega s behoefte aan hebben en er samen met de externe dienstverleners voor zorgt dat ze over alles beschikken wat ze nodig hebben om zo goed mogelijk aan toerisme te kunnen werken. Ben jij zo iemand? Dan is de functie van consulent logistiek en ICT iets voor jou! In bijlage onderaan dit document vind je de uitgebreide functiebeschrijving. DEELNEMINGSVOORWAARDEN JE DIPLOMA Je hebt een masterdiploma JE WERKERVARING Affiniteit met logistiek en ICT is een pluspunt 1

2 ONS AANBOD Je krijgt een contract onbepaalde duur Bij deze aanwerving wordt een werfreserve aangelegd van 2 jaar. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Je wordt aangeworven in de graad van Adjunct van de directeur (rang A111) met de bijbehorende salarisschaal, in een contract onbepaalde duur. Je aanvangssalaris is minimaal 3019,77euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Om exact te weten welk maandloon dit met zich meebrengt, kan je de loonsimulator raadplegen op de volgende site: : Het is mogelijk om maximum 20 jaar functierelevante beroepservaring in de privésector te valoriseren. Je eerste 12 maanden vormen een inwerkperiode. Deze procedure geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat het ons dan vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Wanneer je in dienst genomen wordt, passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. HOE SOLLICITEREN? Wil jij ons team versterken? Stuur ons dan je kandidatuur online door ( Vergeet daarnaast zeker je motivatiebrief niet toe te voegen aan je kandidatuur! We gaan na of je profiel overeenkomt met de vereiste criteria. Heb je het juiste diploma, genoeg ervaring en de gevraagde competenties? Je wordt zo snel mogelijk op de hoogte gebracht van het resultaat. Solliciteren kan tot en met zondag 29 maart

3 MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Maarten Stieperaere Tel. : 02/ maarten.stieperaere@toerismevlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden kan je contact opnemen met Sara Poffé, projectassistent Jobpunt Vlaanderen Tel. : 016/ sara.poffe@jobpunt.be SELECTIEPROCEDURE Screening van cv s: week van 30 maart 2015 De selectie gebeurt op basis van de deelnemingsvoorwaarden. Bij de cv-screening zal er een rangschikking opgemaakt worden op basis van volgende elementen: motivatie, werkervaring, functiespecifieke kennis, pc-kennis en talenkennis, De 20 hoogst scorende geschikte kandidaten gaan door naar de volgende ronde Selectietesten: week van 6 april 2015 Selectietesten in de vorm van een case waarbij gepeild worden naar de functiespecifieke kennis. De 6 hoogst scorende geschikte kandidaten gaan door naar de volgende ronde Selectiegesprek: week van 27 april 2015 Er wordt gepeild naar de volgende aspecten: technische competenties, gedragscompetenties, inpasbaarheid binnen de organisatie, motivatie en werkervaring. De geslaagden worden gerangschikt op basis van het behaalde resultaat. Deze rangschikking wordt bij de aanwerving in acht genomen. Werfreserve: Er wordt een werfreserve aangelegd van twee jaar met mogelijkheid tot verlenging. Bij weigering van opname van de functie door de eerste in de rangschikking, wordt de functie aangeboden aan de eerstvolgende kandidaat in de rangschikking. 3

4 Functiebeschrijving: Consulent Facility en ICT (M/V) 4

5 Entiteit: Toerisme Vlaanderen Graad: A111 Standplaats: Brussel Laatste wijziging functiebeschrijving op datum van 27/01/2015 door Toerisme Vlaanderen DEEL 1: IDENTIFICATIE VAN DE FUNCTIE 1.1. ORGANISATIE - Entiteit: Toerisme Vlaanderen - Team: Operating Office 1.2. FUNCTIECONTEXT Entiteit: Toerisme Vlaanderen Toerisme Vlaanderen wil tegen 2020 samen met de toeristische actoren het toerisme in en naar Vlaanderen-Brussel op een duurzame manier ontwikkelen tot een economische groeimotor. Op die manier willen we meer rendement, tewerkstelling en welzijn realiseren. Deze missie bevat de vier pijlers waarop de werking van Toerisme Vlaanderen rust: Met gerichte investeringen en ondersteuning het toeristisch aanbod in Vlaanderen aantrekkelijker maken. Bestemming Vlaanderen actief promoten om meer bezoekers aan te trekken. De volwaardige participatie aan toerisme voor iedere Vlaming mogelijk maken. De verdere professionalisering van de sector stimuleren om voor de bezoekers een kwaliteitsvol aanbod te verzekeren Team: Operating Office Alle collega's van Toerisme Vlaanderen, zowel in het binnenland als in het buitenland, moeten zich voluit kunnen focussen op toerisme. Ze kunnen werken in een aangename en dynamische werkcultuur en -omgeving, weten welke resultaten van hen worden verwacht en beschikken over de middelen die ze nodig hebben om optimaal te kunnen functioneren. De operating office zorgt voor een dienstverlening op maat van de collega's door zelf diensten te verlenen en de liaisonrol te vervullen naar externe dienstverleners FUNCTIEFAMILIE Organisatie ondersteunende functie 5

6 DEEL 2: DOEL VAN DE FUNCTIE EN RESULTAATSGEBIEDEN 2.1. DOEL VAN DE FUNCTIE Interne klanten (personeelsleden, leidinggevenden, ) bijstaan door specifieke dienstverlening te ontwikkelen, uit te bouwen en/of binnen te halen via externe dienstverleners op het vlak van Facility en ICT om ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden RESULTAATSGEBIEDEN Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften om een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden van de organisatie en interne klanten (personeelsleden, leidinggevenden, ). - Verzamelen van klantenbehoeften (oa behoeften ikv optionele dienstverlening) - Analyseren van ad hoc vragen Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoeftenanalyse de dienstverlening definiëren, toepassen en bijsturen om de klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. - Opstellen van het facilityplan voor de organisatie, in nauw overleg met de interne klanten en de externe dienstverleners (MOD DAR-iV, Facilitair bedrijf,.) - Uitbouwen van werkinstrumenten en opzetten van projecten om het facilityplan uit te voeren - (Mee) uitwerken van (onderbouwde) business cases die voor elk werkinstrument of project duiden wat de meerwaarde ervan is, welke alternatieven er zijn en wat (financieel) de beste keuze is, in co-creatie met de (interne) klanten - Akkoord verkrijgen voor deze business cases - Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort (overheidsopdrachten, budgetreservaties, ) - Verkennen van nieuwe technieken en uittesten ervan - Uittekenen van het logistieke beleid, in overleg met en ondersteund door de MOD DAR-iV en het facilitair bedrijf 6

7 Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant om door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. - Uitbouwen van netwerk van externe dienstverleners, bijvoorbeeld via raamcontracten of meerjarencontracten - Uitbouwen van gedegen business intelligence op het vlak van ICT en Facility - Innovatieve ideeën ontwikkelen - Opvolgen van de regelgeving van de Vlaamse Overheid - Uitwerken van procedures en richtlijnen - Dienstdoen als hoofdgebruiker van bedrijfseigen ondersteunende informatiesystemen zoals, intranet, office 365, telefooncentrale - Verantwoordelijk voor het toegangsbeheer van de netwerkschijven - Stockbeheer: verdelen en beheren van alle hardware, jaarlijkse inventarisatie opmaken, beslissingen over afgeschreven materiaal, beheer van uitleenlaptops Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren om hen deskundige oplossingen te kunnen bieden voor vraagstukken of problemen. - Adviseren van COO (Chief operating office) - Antwoorden op vragen van collega s - Pro-actief knelpunten signaleren en oplossingen voorstellen - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Rol opnemen in kader van bedrijfscontinuïteitsplan Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening om een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. - Dienstdoen als liaison met de externe dienstverleners zoals de MOD DAR-iV, EBN (Expertisecentrum buitenlands netwerk) - Toezien op een correcte uitvoering van de dienstverlening en regelgeving op vlak van logistiek en ICT - Evalueren van de geleverde diensten door externe dienstverleners en leveranciers - Uitvoeren van kwaliteitscontrole op aangeleverde rapportering - Rapporteren aan COO (chief operating office) en OO(Operating office)-vergadering - Instaan voor het nodige materiaal bij in- en uitdiensttreding personeel 7

8 Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening om de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. - Dienstdoen als aanspreekpunt voor logistiek en ICT voor zowel de interne personeelsleden als de externe organisaties in huis (TA, GR, ETC, VBM) - Als liaison optreden bij problemen met de leverancier (voorbeeld bij problemen met printer,.) - Coördinatie met de beheerder buitenlandkantoren voor het aligneren van de interne regelgeving op buitenlandkantoorniveau - Geven van demo s over technieken, tools, inzichten, - Posten van nieuwsberichten over ICT en logistiek op het intranet - Leggen van (interne) contacten en hen feedback vragen om noden te kunnen inschatten en het effect van de genomen maatregelen te kunnen beoordelen. - Voorbereiden van de personeelsvergadering mbt het luik logistiek en ICT Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen om bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Opstellen van een digitaal archief - Samen met interne klanten en externe dienstverleners de facilitaire inrichting van het gebouw bijsturen opdat het optimaal zou voldoen aan de mogelijkheden van het Nieuwe Werken en van Plaats- en Tijdsonafhankelijk werken Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring over het vakgebied om de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Opvolgen van evoluties op het vlak van logistiek en ICT - Opbouwen, onderhouden en/of deelnemen aan netwerken - Deelnemen aan vormingsactiviteiten 8

9 Optimalisatie van de dienstverlening Organiseert overleg over de dienstverlening / werkprocessen teneinde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is - Vergaderingen beleggen en opvolgen - Uitvoeren van risicoanalyses met (interne) klanten - Meten en/of inschatten van effectiviteit en efficiëntie van het facilty/ict-beleid met (interne) klanten - Bijsturen van logistiek/ict-beleid, middelen, technieken, om de effectiviteit en efficiëntie verder te verbeteren en de risico s beter te beheersen, in overleg met (interne) klanten en dienstverleners Kennisdelen Begeleidt collega s vakinhoudelijk Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden - Delen van inzichten op het vlak van inrichting, huisvesting, communicatiemiddelen, en aftoetsen ervan met collega s en interne dienstverleners Beschikbare middelen Staat in voor het beheer en de opvolging van het budget, toegewezen aan het functioneel domein, teneinde het budget optimaal aan te wenden voor een kwaliteitsvolle dienstverlening - Budgetbeheer van het apparaatsbudget - Beslissing nemen over het al of niet aankopen van materiaal - Hardware en software beheer: aankopen van hardware en software 9

10 DEEL 3: COMPETENTIES 3.1. GEDRAGSCOMPETENTIES Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen III. Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant 10

11 Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is II. Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie II. Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie 11

12 Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is - Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese - Betoont een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen II. Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel) - Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht - Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren - Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken - Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd - Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden Organisatiesensitiviteit Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie I. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit - Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit - Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen entiteit te hebben ingeschat - Is op de hoogte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de eigen entiteit en houdt daar op voorhand rekening mee - Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit bij overleg en besluitvorming - Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op andere entiteiten binnen de eigen entiteit 12

13 Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt II. Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen - Richt zich tot zijn gesprekspartner - Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is - Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen - Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet - Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten ) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen Visie (conceptueel denken) De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken van op een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen I. Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context - Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in - Kan disciplineoverschrijdend denken (bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten, gebruikt informatie uit andere domeinen) - Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden - Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, neemt de tijd om vooruit te denken en geeft de grote lijnen aan 13

14 3.2. VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Diploma: Masterdiploma Ervaring: Affiniteit met logistiek en ICT is een pluspunt Functiespecifieke kennis: - Kennis van generieke tools van de Vlaamse overheid is een pluspunt - Microsoft Office 14