DIENSTHOOFD CONTENT EN CONVERSATIE (M/V)

Transcriptie

1 Toerisme Vlaanderen werft aan met een werfreserve van 2 jaar in contractueel dienstverband: DIENSTHOOFD CONTENT EN CONVERSATIE (M/V) Afdeling: Entiteit: Niveau: Graad: Standplaats: Bestemmingspromotie Toerisme Vlaanderen A111 Adjunct van de directeur Grasmarkt 61, 1000 Brussel FUNCTIEBESCHRIJVING Vakantie! Iedereen houdt ervan. Wij ook, zo veel zelfs dat we er elke dag aan werken. Bij Toerisme Vlaanderen zijn we druk in de weer om van Vlaanderen een toeristische topbestemming te maken. Om zoveel mogelijk internationale toeristen aan te trekken die Vlaanderen en haar troeven komen ontdekken. Voor ons verdient iedereen vakantie, ook mensen met financiële of fysieke beperkingen. We zoeken een collega die ons hier met volle goesting wil bij helpen. Maakt niet uit of je man, vrouw, transgender bent, welk kleur je hebt of dat je een aanpassing aan je arbeidsplaats nodig hebt. We zoeken nog iemand die ons hier met volle goesting wil bij helpen. We zoeken nog iemand die ons hier met volle goesting wil bij helpen. Een bruggenbouwer die de waarden van onze organisatie omzet op de werkvloer. Iemand die zijn/haar team motiveert, informeert en inspireert zodat zij in optimale omstandigheden kunnen werken aan het bekend maken van Vlaanderen bij potentiële internationale toeristen en voluit met hen de conversatie aangaan. Iemand die zich erg flexibel kan opstellen naar taken en werkuren. Iemand die het budgetbeheer van de dienst nauwgezet opvolgt en overheidsopdrachten begeleidt. Jouw medewerkers zien bloeien is jouw passie. Je steekt zelf graag de handen uit de mouwen en springt bij, wanneer en waar nodig. Ben jij zo iemand? Dan is de functie van Diensthoofd content en conversatie iets voor jou! Uitgebreide functiebeschrijving in bijlage onderaan dit document DEELNEMINGSVOORWAARDEN JE DIPLOMA Je hebt een masterdiploma JE WERKERVARING Minstens 2 jaar ervaring als leidinggevende 1

2 ONS AANBOD Je krijgt een contract onbepaalde duur Bij deze aanwerving wordt een werfreserve aangelegd van 2 jaar. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Je wordt aangeworven in de graad van Adjunct van de directeur (rang A111) met de bijbehorende salarisschaal, in een contract van onbepaalde duur. Je aanvangssalaris is minimaal 3220,82euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Om exact te weten welk maandloon dit met zich meebrengt, kan je de loonsimulator raadplegen op de volgende site: : Het is mogelijk om maximum 20 jaar functierelevante beroepservaring in de privésector te valoriseren. Je eerste 12 maanden vormen een inwerkperiode. Deze procedure geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat het ons dan vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Wanneer je in dienst genomen wordt, passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. HOE SOLLICITEREN? Wil jij ons team versterken? Stuur ons dan je kandidatuur online door ( Vergeet daarnaast zeker je motivatiebrief niet toe te voegen aan je kandidatuur! We gaan na of je profiel overeenkomt met de vereiste criteria. Heb je het juiste diploma, genoeg ervaring en de gevraagde competenties? Je wordt zo snel mogelijk op de hoogte gebracht van het resultaat. Solliciteren kan tot en met zondag 15 maart 2015 MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Elke Dens, afdelingshoofd Bestemmingspromotie Tel. : 02/ elke.dens@toerismevlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden kan je contact opnemen met Team P&O Tel. : 02/ selectie@dar.vlaanderen.be 2

3 SELECTIEPROCEDURE Screening van cv s: week van 16 maart 2015 De selectie gebeurt op basis van de deelnemingsvoorwaarden. Bij de cv-screening zal er een rangschikking opgemaakt worden op basis van volgende elementen: motivatie, werkervaring, pc-kennis, vaktechnische kennis en talenkennis, De 20 hoogst scorende geschikte kandidaten gaan door naar de volgende ronde Selectietesten: week van 23 maart of 30 maart 2015 Selectietesten in de vorm van een case waarbij gepeild worden naar de functiespecifieke kennis. De 6 hoogst scorende geschikte kandidaten gaan door naar de volgende ronde Selectiegesprek: week van 6 april of 13 april 2015 Er wordt gepeild naar de volgende aspecten: technische competenties, gedragscompetenties, inpasbaarheid binnen de organisatie, motivatie en werkervaring. De geslaagden gaan door naar de volgende ronde. Assessment center: week 27 april 2015 In deze fase van de selectie worden je persoonsgebonden competenties beoordeeld door middel van een assessment center. Het assessment center kan bestaan uit een redeneertest, een fact finding oefening, rollenspel, een competentiegericht interview,.. Volgende persoonsgebonden competenties worden in kaart gebracht: Voortdurend verbeteren Klantgerichtheid Samenwerken Betrouwbaarheid Initiatief Richting geven Organiseren 360 inlevingsvermogen Ontwikkelen van medewerkers Deze fase is adviserend. Eindbeoordeling: week 11 mei 2015 De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijke indiensttreding. De wervende entiteit maakt hiervoor een gemotiveerde keuze uit de lijst van geslaagde kandidaten. Hierbij wordt rekening gehouden met de resultaten uit de volledige selectieprocedure. De geschikte kandidaten worden gerangschikt op basis van het behaalde resultaat. Deze rangschikking wordt bij de aanwerving in acht genomen. Werfreserve: Er wordt een werfreserve aangelegd van twee jaar met mogelijkheid tot verlenging. Bij weigering van opname van de functie door de eerste in de rangschikking, wordt de functie aangeboden aan de eerstvolgende kandidaat in de rangschikking. 3

4 Functiebeschrijving: Diensthoofd content en conversatie (M/V) Entiteit: Toerisme Vlaanderen Graad: A111 4

5 Standplaats: Brussel Laatste wijziging functiebeschrijving op datum 27/01/2015 van door Toerisme Vlaanderen DEEL 1: IDENTIFICATIE VAN DE FUNCTIE 1.1. ORGANISATIE - Entiteit: Toerisme Vlaanderen - Afdeling: Bestemmingspromotie 1.2. FUNCTIECONTEXT Entiteit: Toerisme Vlaanderen wil tegen 2020 samen met de toeristische actoren het toerisme in en naar Vlaanderen-Brussel op een duurzame manier ontwikkelen tot een economische groeimotor. Op die manier willen we meer rendement, tewerkstelling en welzijn realiseren. Deze missie bevat de vier pijlers waarop de werking van Toerisme Vlaanderen rust: Met gerichte investeringen en ondersteuning het toeristisch aanbod in Vlaanderen aantrekkelijker maken. Bestemming Vlaanderen actief promoten om meer bezoekers aan te trekken. De volwaardige participatie aan toerisme voor iedere Vlaming mogelijk maken. De verdere professionalisering van de sector stimuleren om voor de bezoekers een kwaliteitsvol aanbod te verzekeren Afdeling: Bestemmingspromotie De afdeling bestemmingspromotie is verantwoordelijk voor de toeristische promotie van Vlaanderen in het buitenland. Het buitenlands netwerk met een vijftigtal medewerkers staat in voor alle activiteiten met de lokale reissector, pers en klanten. Zij worden ondersteund door een vijftiental mensen uit de diensten focus en futuremarkten. Met de dienst content- en conversatiemanagement creëren en verspreiden we toeristische informatie over onze bestemming, luisteren we naar de conversatie die klanten over onze bestemming voeren en stimuleren we dat zij positieve ervaringen delen en zo onze bestemming aanbevelen. Een twintigtal medewerkers in de dienst business development zorgen ervoor dat zowel onze klanten als onze partners meer mogelijkheden krijgen om elkaar te vinden en deals te sluiten ter ondersteuning van het vrijetijds- en zakentoerisme in en naar Vlaanderen Dienst: content en conversatie De content die we wensen te verspreiden over onze bestemming brengen we in kaart, verzamelen, vertalen en verrijken we zodanig dat ze relevant voor onze doelgroepen. We converseren met intermediairen en potentiële toeristen via de juiste kanalen. We volgen op wat er over de bestemming Vlaanderen gezegd wordt, versterken positieve berichten en proberen negatieve berichtgeving te ontzenuwen. We stimuleren het delen van ervaringen over onze bestemming. Conversatie is ook de klant observeren (luisteren) en hem laten participeren aan het (beter) maken van onze bestemming FUNCTIEFAMILIE 5

6 Lager kader 6

7 DEEL 2: DOEL VAN DE FUNCTIE EN RESULTAATSGEBIEDEN 2.1. DOEL VAN DE FUNCTIE Leiden van een geheel van activiteiten en medewerkers van de dienst content en conversatie teneinde de dienstverlening te verzekeren en continue te verbeteren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de organisatie RESULTAATSGEBIEDEN Opmaak van operationele doelstellingen Vertalen van organisatiedoelstellingen naar concrete operationele doelstellingen. Je zorgt voor SMARTdoelstellingen en definieert KPI s in nauwe samenwerking met de managing editor. Jij houdt alles bij in een jaarlijks activiteiten overzicht (jaarondernemingsplan). - Opstellen van het JOP (jaarondernemingsplan) van de dienst, opvolgen van de uitvoering en rapportering over de resultaten - Opstellen budgetplan Planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst en hierover rapporteren teneinde een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. De managing editor plant, organiseert en coördineert alle kernprocessen van content marketing. Het diensthoofd volgt alle werkzaamheden op grote lijnen teneinde adequaat te kunnen rapporteren en anticiperen. Het diensthoofd plant en organiseert structureel overleg in de dienst, en tussen de diensten. - Garanderen van de dagelijkse werking van de dienst - Behandelen en oplossen van allerhande organisatorische problemen - Organiseren van werkoverleg - Zorgen voor welzijn en veiligheid op het werk Leiding geven aan medewerkers Je bent leidinggevende en eerste evaluator van alle medewerkers in de dienst (ongeveer 10 personen). Belangrijk: inhoudelijke aansturing gebeurt door de managing editor met wie je heel nauw samenwerkt. De managing editor geeft een insteek bij de planning- en evaluatiegesprekken die jij voert met alle medewerkers. - Als eerste evaluator doe jij de jaarlijkse planning en evaluatiegesprekken, rekening houdend met de input van het afdelingshoofd over inhoudelijke zaken. - Je zorgt voor voldoende coachingmogelijkheden. 7

8 Kwaliteitsborging Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. - Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen en kwaliteitsnormen - Waken over de toepassing van de vastgelegde werkprocedures - Zorgen voor permanentie op de dienst - Bewaken van klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen - Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties Bijdrage aan beleid Als leidinggevende ben je geen inhoudelijk expert, maar doe je beroep en zorg je dat diegenen met de juiste inzichten kunnen vrijgemaakt worden om bijdrage te leveren aan het beleid. - Bijdragen aan de planning op middellange termijn van de hogere entiteit door ervoor te zorgen dat mensen uit de dienst tijd krijgen om deel te nemen aan projecten ter ondersteuning van het beleid Beheer van middelen Efficiënt beheren van de middelen teneinde er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. Jij bent verantwoordelijke voor de begroting en het budgetbeheer van alle activiteiten in je dienst. - Opmaken van een budgettaire inschatting en kosten-baten analyse bij bv. aankoop van nieuw materiaal, opstart van nieuwe projecten, - Beheren van de beschikbare budgetten Communicatie en contacten Verzorgen van de interne communicatie en contacten met o.a. leveranciers teneinde via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Het diensthoofd is iemand die graag en goed communiceert en het belang ervan inziet voor een goede samenwerking. Het diensthoofd legt ook eerste contacten met externen en verwijst hen door naar de juiste personen. - Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen de dienst - Instaan voor een optimale vertegenwoordiging van de dienst in verschillende fora op de verschillende beleidsniveaus - Onderhouden van contacten met en geven van informatie aan derden - Vervullen van een interne brugfunctie tussen het afdelingshoofd en de medewerkers - Plannen, coördineren en opvolgen van interne communicatie - Coördineren van de samenwerking met interne diensten - Zorgen voor uniformiteit via contacten met verschillende buitendiensten - Stafmeetings - Intakegesprekken met potentiële contentafnemers 8

9 DEEL 3: COMPETENTIES 3.1. GEDRAGSCOMPETENTIES Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken Klantgerichtheid - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te vinden op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is III. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen - Geeft opbouwende kritiek en feedback - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden 9

10 Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen III. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden Initiatief - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit. - Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit - Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake) - Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen II. Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel) Richting geven - Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht - Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren - Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken - Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd - Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband II. Geeft richting op het niveau van processen en structuren. - Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden - Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling - Bevordert de inzetbaarheid van de medewerkers (zodanig dat zij beter in staat zijn om de gezamenlijke en hun individuele doelen te behalen) - Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan - Heeft oog voor processen die remmend of faciliterend kunnen inspelen op aspecten zoals diversiteit, genderneutraliteit - Stuurt, indien nodig, processen en structuren bij om de efficiëntie van de werking of de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen - Voorziet in de organisatorische randvoorwaarden voor het ontwikkelen van medewerkers 10

11 Organiseren De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning II. Coördineert acties, tijd en middelen. - Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk - Organiseert zich op zodanige wijze dat hij een overzicht kan bewaren - Houdt bij het opmaken van een planning op realistische wijze rekening met de beschikbare middelen - Zet schaarse middelen (mensen, instrumenten ) zo in dat ze optimaal benut worden - Is resultaatgericht in zijn actieplannen en doelstellingen (bv. werkt met duidelijke doelen en timing) - Voorziet voor een omvangrijkere opdracht in een actieplan met benodigde budgetten, middelen, mensen en informatie Organisatiebetrokkenheid Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen II. Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie. - Overweegt in de eigen acties en voorstellen de voor- en nadelen voor de organisatie - Zet zich in om de doelstellingen van de organisatie te realiseren, ook al zou hij zelf andere doelen voorrang kunnen geven - Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen, waarden, cultuur ) - Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen - Schat bij eigen acties en beslissingen de ruimere gevolgen daarvan voor de organisatie in Inlevingsvermogen Het vermogen om uitgesproken en onuitgesproken informatie op te pikken en adequaat daarop te reageren ten aanzien van medewerkers, collega s, klanten, hiërarchie I. Ziet en begrijpt evidente gevoeligheden - Leeft zich in de denk- en gevoelswereld van de andere in - Houdt rekening met de omstandigheden waarin de andere zich bevindt - Betrekt sociaalmenselijke aspecten bij zijn analyse van de situatie - Leidt uit het gedrag van de andere specifieke behoeften af - Benadert de andere met oog voor een culturele context, geslachtsgebonden eigenheden, mogelijke beperkingen en kan daar vlot mee omgaan Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen) Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen I. Coacht om taken te kunnen volbrengen en resultaten te behalen - Moedigt de medewerkers aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job - Geeft duidelijke en constructieve feedback aan medewerkers over hun functioneren 11

12 - Legt aan nieuwe medewerkers uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom - Begeleidt (nieuwe) medewerkers tijdens leren op de werkvloer - Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de medewerkers 3.2. VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Diploma: Masterdiploma Ervaring: minstens 2 jaar ervaring als leidinggevende Functiespecifieke kennis: - Kennis toerisme - Kennis marketing - Kennis Microsoft office - Goede kennis Engels 12