SENIOR MEETING MANAGER (M/V)

Transcriptie

1 Toerisme Vlaanderen werft aan met een werfreserve met rangschikking van 2 jaar in statutair dienstverband: SENIOR MEETING MANAGER (M/V) Afdeling: Entiteit: Niveau: Graad: Standplaats: Marketing Toerisme Vlaanderen A111 Adjunct van de directeur Grasmarkt 61, 1000 Brussel FUNCTIEBESCHRIJVING Zie bijlage onderaan dit document DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je werkt als statutair ambtenaar in de graad van adjunct van de directeur bij Toerisme Vlaanderen. Of je werkt als contractueel personeelslid in de graad van adjunct van de directeur bij Toerisme Vlaanderen en je bent geslaagd voor de generieke proeven niveau A. Of je werkt als contractueel personeelslid in de graad van adjunct van de directeur bij Toerisme Vlaanderen en je behoort tot een statutaire wervingsreserve (opgesteld door Selor) van niveau A. De geslaagde contractuele personeelsleden die momenteel in een vervangingscontract werken en die minder dan twee jaar ononderbroken in dienst zijn, kunnen niet deelnemen aan deze selectie. Je diploma: Je hebt een masterdiploma in Toerisme Je ervaring: Je hebt 6 jaar ervaring in de meeting industrie ONS AANBOD Bij deze aanwerving wordt een werfreserve aangelegd van 2 jaar. Je komt terecht in een dynamische en creatieve marketingorganisatie. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, mogelijkheden voor telewerk en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag.

2 Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A111) met de bijbehorende salarisschaal. Je aanvangssalaris is minimaal euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Om te weten welk maandloon dit met zich meebrengt, kan je de loonsimulator raadplegen op de volgende site: : Het is mogelijk om maximum 20 jaar functierelevante beroepservaring in de privésector te valoriseren. Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode. De proeftijd is niet van toepassing als je als Vlaams ambtenaar (statutair) al in de graad van de vacature werkt. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat het ons dan vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Wanneer je in dienst genomen wordt, passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. HOE SOLLICITEREN? Wil jij ons team versterken? Stuur ons dan je kandidatuur online door. Vergeet daarnaast zeker je motivatiebrief niet toe te voegen aan je kandidatuur! We gaan na of je profiel overeenkomt met de vereiste criteria. Heb je het juiste diploma, genoeg ervaring en de gevraagde competenties? Je wordt zo snel mogelijk op de hoogte gebracht van het resultaat. Solliciteren kan tot en met zondag 22 juni MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Elke Dens, Afdelingshoofd Marketing Grasmarkt 61, 1000 Brussel Tel. : 02/ elke.dens@toerismevlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden kan je contact opnemen met Team P&O, MOD DAR-iV Tel. : 02/ selectie@dar.vlaanderen.be SELECTIEPROCEDURE Cv-screening: week 23 juni 2014 Selectiegesprek: week 23 juni 2014

3 Functiebeschrijving: Senior Meeting Manager (M/V) Entiteit: Toerisme Vlaanderen Graad: A111 Standplaats: Brussel Laatste wijziging functiebeschrijving op datum van 27/11/2012 door MOD DARiV

4 DEEL 1: IDENTIFICATIE VAN DE FUNCTIE 1.1. ORGANISATIE - Entiteit: Toerisme Vlaanderen - Afdeling: Marketing 1.2. FUNCTIECONTEXT Entiteit: Toerisme Vlaanderen wil zich als een strategie- en kennisgedreven organisatie inzetten om de duurzame ontwikkeling van toerisme en de toeristische sector in Vlaanderen en Brussel te bevorderen met het oog op meer economisch rendement, tewerkstelling en sociaal welzijn. Op basis van deze missie heeft Toerisme Vlaanderen een visie ontwikkeld over zijn opdracht in verband met het toerisme en de toeristische sector. Het agentschap ziet voor zichzelf drie grote rollen weggelegd: 1. Een toeristisch kennis- en innovatiecentrum 2. Een gestroomlijnde, kennis- en marketing gedreven marketingorganisatie 3. Een klantgerichte dienstverlener Toerisme Vlaanderen heeft zich georganiseerd in vier afdelingen. 1. Kennis en Kwaliteit: verzamelt, verwerkt en verspreidt kennis ten behoeve van de toeristische sector. 2. Marketing: staat in voor de strategische uitwerking van de Internationale marketingstrategie van Toerisme Vlaanderen. 3. Internationale markten: zorgt voor de promotie van Vlaanderen als toeristische bestemming in het buitenland Afdeling marketing: De afdeling marketing is verantwoordelijk voor de uitwerking van de internationale marketingstrategie. In de afdeling wordt de positionering van Vlaanderen als toeristische bestemming gestuurd en bewaakt. Daarvoor bestaat er een brandmanager en een dienst productmanagement die de verschillende troeven van de bestemmingen (productlijnen) opwaardeert en aantrekkelijker maakt voor de (buitenlandse) toerist. De dienst content- en conversatie zorgt ervoor dat over deze troeven de juiste informatie verspreid wordt en dat er op onze buitenlandse markten over gesproken wordt. De afdeling marketing is eveneens verantwoordelijk voor de externe corporate communicatie van Toerisme Vlaanderen. Toerisme Vlaanderen levert grote inspanningen voor de promotie van Vlaanderen als toeristische bestemming. Vlaanderen wordt volop gepromoot bij buitenlandse toeristen, bij de meetingindustrie en bij toeristen met beperkingen. In verschillende landen in Europa en de rest van de wereld zijn vertegenwoordigers van Toerisme Vlaanderen actief. Zij promoten Vlaanderen en Brussel bij de buitenlandse pers, de reisindustrie en de consument. De vertegenwoordigers organiseren ook de aanwezigheid van Toerisme Vlaanderen en de Vlaamse reisindustrie op vakbeurzen en workshops in het buitenland. Zo is het professionele team van Meet in Flanders (voorheen het Flanders-Brussels Convention Bureau) een belangrijke schakel voor wie een meeting of incentive in Vlaanderen en Brussel wil organiseren. Het team beschikt over een grondige productkennis en geeft objectief advies en gratis begeleiding. Het team van Meet in Flanders en onze afgevaardigden in het buitenland voeren een intensief verkoopprogramma in Europa en de Verenigde Staten samen met hun partners die de belangrijkste regio's vertegenwoordigen. Je ontmoet onze vertegenwoordigers op belangrijke MICE-beurzen, zoals Imex in Frankfurt en EIBTM in Barcelona.

5 Wat geografische markten voor het Meeting en Incentive toerisme betreft, zijn er drie markten waarin een groei wordt vooropgesteld tegen 2015: - UK - USA - Duitsland Het team MeetInFlanders is verantwoordelijk voor de promotie van Vlaanderen en Brussel als meeting en incentivebestemming. Deze dienst probeert met gerichte internationale salesacties het aantal meetings, incentives, congressen en beurzen in Vlaanderen en Brussel te verhogen. Meeting planners kunnen hierbij gratis een beroep doen op het professionele advies van MeetInFlanders voor de organisatie van hun vergaderingen, congressen en incentives in Vlaanderen en Brussel 1.3. FUNCTIEFAMILIE Gespecialiseerd ondersteunend

6 Profielbeschrijving Functietitel Senior meeting manager Functiedoel Diverse vakinhoudelijke taken inherent aan de eigen specialisatie voorbereiden en uitvoeren teneinde aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren binnen de vereiste tijdspanne Context: volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften. De specialisatie is verworven via schoolse opleiding of door een gelijkwaardige training-on-the-job Resultaatgebieden Budgethouder - Opvolgen van budget - Valideren van bestellingen Voorbereiding De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen - Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen - Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht - Contacteren van klanten en andere betrokkenen - Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken, opzetten van structuren - Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten - Uitvoeren van een behoeftenanalyse Uitvoering Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit - Verzamelen, invoeren en verwerken van specifieke data - Uitvoeren van activiteiten ter plaatse, zoals beurzen, workshops, presentaties, sales calls, - Uitvoeren van analyses en metingen - Opmaken van plannen en ontwerpen - Ontwerpen en afleveren van communicatie en salestools ter ondersteuning van de werking - (Eind)Redactie van teksten, vertaalwerk, etc.

7 Verslag uitbrengen Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde de chef in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen - Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen - Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren - Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever over het verloop van de metingen, analyses, ontwerpen, etc. - Verslag uitbrengen over de activiteiten intern en extern, o.a. stakeholders. Beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal en/of gegevens teneinde altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens - Verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem, archivering volgens de voorschriften - Klantengegevens beheren in CRM - Contacten leggen en onderhouden met leveranciers Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft i.h. gebruik en de mogelijkheden ervan Context: vanuit de specialisatie en binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden - Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan klanten - Organiseren van en/of technisch of vakinhoudelijk ondersteunen van cursussen - Assistentie verlenen bij het gebruik van gespecialiseerde systemen - Verspreiden van documentatie naar interne en/of externe klanten - Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, etc. - Uitleg geven rond procedures, regelgeving, dienstnota s, etc. Kennis m.b.t. het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren - Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen - Informatie-uitwisseling met vakgenoten - Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied - Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied - Bezoeken van beurzen Vaktechnische competenties - Kennis de meetingindustrie in globo en specifiek de sector in Vlaanderen en Brussel - Kennis over toerisme - Kennis over marketing

8 Gedragscompetenties Oordeelsvorming n2 Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan: - Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties - Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen - Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing - Neemt bij problemen of situaties een duidelijk standpunt in - Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie Probleemanalyse n2 Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. Legt verbanden en ziet oorzaken: - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Visie n1 De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen. Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context: - Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in - Kan disciplineoverschrijdend denken (bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten, gebruikt informatie uit andere domeinen) - Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden - Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, denkt vooruit en geeft de grote lijnen aan Initiatief n3 Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. Neemt initiatieven die aantonen dat hij anticipeert op gebeurtenissen (proactief): - Speelt spontaan in op kansen die zich aandienen - Anticipeert middels actie op diverse situaties - Neemt initiatief om te vernieuwen - Introduceert verbeteringen in werkaanpak en procedures Voortdurend verbeteren n3 Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit: - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen

9 Klantgerichtheid n2 Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen: - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken n3 Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen: - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen - Geeft opbouwende kritiek en feedback - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden Betrouwbaarheid n2 Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, etc.) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk: - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Netwerken n1 Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of entiteit en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen Maakt actief gebruik van de bestaande contacten voor de eigen opdracht - Neemt regelmatig opnieuw contact op met anderen om zijn bestaande netwerk te onderhouden - Werkt regelmatig samen met collega s uit andere entiteiten voor specifieke problemen - Beschikt over enkele vaste contactpunten binnen de organisatie op wie hij regelmatig een beroep doet - Werkt actief mee aan vragen die vanuit andere afdelingen komen (deelt informatie, geeft advies ) - Neemt zelf contact op om informatie, steun of samenwerking te verkrijgen - Maakt gebruik van contacten die ontstaan zijn bij beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen