Eindrapport marktdialoog prestatiemeten en nadere selectie

Transcriptie

1 Eindrapport marktdialoog prestatiemeten en nadere selectie Advies over het beleid van prestatiemeten en nadere selectie bij Rijkswaterstaat na een gezamenlijk doorlopen dialoog. opgesteld door een werkgroep van: MKB-INFRA Bouwend Nederland Vereniging van Waterbouwers Rijkswaterstaat 31 oktober 2018, definitief

2 Inhoudsopgave 1 Managementsamenvatting Aanleiding Probleem Opdracht en doelstelling Kaders en uitgangspunten Samenvatting aanbevelingen van de werkgroep Vervolgproces Verloop van de dialoog Aanpak en proces dialoog Startpunt: uitkomsten marktconsultatie 18 mei Besluit naar aanleiding van de brede consultatie Vertrekpunt werkgroep: variant E en 5 onderzoeksvragen Weergave van de ronde tafelsessies in de bijlagen Conclusies van de werkgroep Data-analyse Kansrijke verbeteringen Markt selectiever en gerichter laten inschrijven - kerninformatie op orde Vroege trechtering Prestatiemeten overeind houden in de present performance Bijlage 1: Onderzoeksvraag 1 De Data-analyse nader uitgewerkt Bijlage 2: Onderzoeksvraag 2 De Kerninformatie nader uitgewerkt Bijlage 3: Onderzoeksvraag 3 Max of NoMax nader uitgewerkt Bijlage 4: Onderzoeksvraag 4 Vroege trechtering nader uitgewerkt Bijlage 5: Onderzoeksvraag 5 De Present Performance nader uitgewerkt Pagina 2 van 27

3 1 Managementsamenvatting Dit is het concluderend rapport van een marktdialoog over prestatiemeten en de nadere selectie bij Rijkswaterstaat. Het is opgesteld door de werkgroep, samengesteld uit afvaardigingen van MKB-INFRA, Bouwend Nederland, Vereniging van Waterbouwers en Rijkswaterstaat. 1.1 Aanleiding Er kwam uit de markt een aantal signalen rondom het selectiebeleid van Rijkswaterstaat. Deze signalen richtten zich op de manier waarop Rijkswaterstaat de Europese nietopenbare procedure toepaste. Het betrof de volgende elementen: - de toepassing van prestatiemetingen (PrM) bij het ranken van bedrijven die aan de geschiktheidseisen voldoen, - het toepassen van bij-loten, naast het ranken, om tot maximaal 5 inschrijvers te komen, het zogenaamde 3 ranken en 2 bij-loten. Rijkswaterstaat past prestatiemeten toe om goede prestaties in de samenwerking te belonen en past bij-loten toe om toetredingsbarrières voor nieuwe toetreders en marktverschraling op langere termijn te voorkomen. Met name over het toepassen van prestatiemeten in de nadere selectie zijn in het najaar 2016 en in het voorjaar 2018 juridische procedures gestart. Over het toepassen van bijloten zijn al vaker signalen gegeven. Voor de brancheverenigingen Bouwend Nederland, Vereniging van Waterbouwers en MKB-INFRA waren bovengenoemde signalen aanleiding om bij Rijkswaterstaat aan te kloppen en in lijn met de Marktvisie is toen besloten tot een dialoog om na te gaan of er verbeteringen zijn aan te brengen in de manier waarop Rijkswaterstaat de Europese niet-openbare procedure toepast. 1.2 Probleem Beide elementen werden door marktpartijen als probleem ervaren: - Het prestatiemeten als instrument kan weliswaar op veel sympathie vanuit de markt rekenen, maar voor met name partijen die relatief weinig contracten bij Rijkswaterstaat in uitvoering hebben gehad, kwam door de wijze van berekenen van de Uitvoeringsperformance, en de manier waarop er in aanbestedingen mee om werd gegaan, namelijk het toekennen van de zogenaamde neutrale 7 als er geen Uitvoeringperformance aanwezig is, naar voren dat die bedrijven vaak moeilijk in de top 3 van de ranking door konden dringen. Het MKB kreeg daarmee voor hun gevoel te weinig kans op projecten. - Het toepassen van loten respectievelijk bij-loten wordt door marktpartijen als negatief ervaren en zou in de optiek van de markt niet leiden tot de meest geschikte aanbieders voor het werk. De markt geeft aan dat men zich als gevolg van het bijloten genoodzaakt ziet om zich voor alle aanbestedingen aan te melden. Men geeft aan dat men door het toepassen van bij-loten door de aanbesteder, niet kan inschatten of men in toekomstige aanbestedingen toegang krijgt tot de aanbestedingsprocedure. Dit lokt een averechts gedrag uit waarbij men inschrijft voor het lot, en waarbij de geschiktheid van de aanbieder voor de opgave van ondergeschikt belang is geworden. Het risico dat geschikte partijen op de gewenste projecten worden uitgeloot is voor zowel opdrachtgever als inschrijver een ongewenst neveneffect van deze methode. Pagina 3 van 27

4 1.3 Opdracht en doelstelling De werkgroep is namens de sector op zoek naar verbeteringen in het RWS-selectiebeleid en de toepassing hierbinnen van prestatiemeten. De werkgroep heeft als opdracht gekozen om de marktdialoog te voeren met als doel om met verbetervoorstellen te komen die op consensus dan wel op een breed draagvlak in de achterban van de initiatiefnemers kunnen rekenen. Hierbij is uitdrukkelijk gesteld dat Rijkswaterstaat op grond van haar aanbestedingsbevoegdheid nog een keuze maakt of en in hoeverre de voorstellen van de werkgroep zullen worden overgenomen. Met de deelname van een RWS-vertegenwoordiging in de werkgroep, houdt Rijkswaterstaat dus evengoed de beleidsvrijheid in het formuleren en vaststellen van het RWS-selectiebeleid. De werkgroep acht zichzelf succesvol als het verbeteringen kan aandragen die op basis van consensus tot stand zijn gekomen dan wel kunnen rekenen op een breed draagvlak in hun achterban. Gezien het feit dat de sector breed en divers is, zal dit niet op alle punten gerealiseerd worden. In die gevallen zal de werkgroep bij géén consensus en er géén gezamenlijke oplossing voor handen lijkt, het onderliggende dilemma scherp neerzetten, zodat de besluitvormers binnen Rijkswaterstaat deze mee kunnen nemen in hun afweging. 1.4 Kaders en uitgangspunten De verbetervoorstellen van de werkgroep vallen binnen het volgende kader: - zij dragen bij aan een duurzaam concurrerende markt, voor alle marktpartijen en bieden ruimte voor nieuwe toetreders; - zij dragen bij aan een efficiënt aanbestedingsproces, met oog voor transactiekosten, maatschappelijke kosten, proportionaliteit en menselijke maat ; - zij passen in de vigerende juridisch context van de aanbestedingswet en overige wet en regelgeving; - zij zijn erop gericht dat goede prestaties leiden tot een vorm van beloning; - zij gaan in principe uit van één robuuste systematiek van prestatiemeten, die generiek toepasbaar is op alle type werken, contracten en vormen van aanbestedingen. 1.5 Samenvatting aanbevelingen van de werkgroep 1. We adviseren Rijkswaterstaat om te zorgen dat er goede kerninformatie beschikbaar is voor de markt om selectief te kunnen zijn in het inschrijven. Dit betreft niet alleen de kerninformatie over het specifieke project, maar ook over de projectenportfolio de inkoopplanning, met als doel om de bedrijven in staat te stellen vroegtijdige keuzes te maken. 2. Als we uitgaan van selectiever aanmelden voor aanbestedingen, is er ook de mogelijkheid om NoMax toe te passen. Gegeven de uitkomsten van 18 mei is dit het uitgangspunt voor de werkgroep. Echter, vanuit oogpunt van maatschappelijke transactiekosten en de menselijke maat van zorgvuldige beoordeling adviseert de werkgroep ook om - waar proportioneel en nodig - een vroege trechtering toe te passen daar waar er meer dan 7 gegadigden zijn. 3. Deze trechtering zal moeten worden gedaan op basis van een project-specifiek trechter-product, uitgaande van de gunningscriteria. Het idee is dat er op basis van kwaliteit wordt gestreden voor een plek aan tafel in de inschrijvingsfase. 4. Juridisch lijkt een trechterfase niet haalbaar binnen de Europese niet-openbare procedure. Als alternatief kan gebruik gemaakt worden van de Europese procedure van de concurrentiegerichte dialoog. Ontwikkel daarom een light variant van de Pagina 4 van 27

5 concurrentiegerichte dialoog om met beperkte transactiekosten - waar proportioneel verantwoord en nodig - gebruik te kunnen maken van een vroege trechtering. Dilemma: In de gesprekken is naar voren gekomen dat niet iedere marktpartij deze gedachte omarmt. Echter afgezet tegen het huidige systeem van ranken en bij-loten ervaart een meerderheid dit als een verbetering. 5. Haal prestatiemeten uit de aanbestedingsfase en geef dit een blijvende rol in de contracten in de fase na gunning, de zogenaamde present performance. Beloon goed gedrag aan de hand van de behaalde scores daar waar dit gewenst is. Mits dit aanbestedingsrechtelijk correct is meegenomen in de aanbesteding, bijvoorbeeld als optie. Een goede samenwerking mag in elk project als intrinsieke motivator aanwezig verondersteld worden. Prestatiemeten maakt de samenwerking echter expliciet en daarmee bespreekbaar. 1.6 Vervolgproces Deze eindrapportage van de werkgroep wordt hierbij aan de initiatiefnemers de directeuren inkoop GPO en PPO van Rijkswaterstaat en de directies van de brancheverenigingen aangeboden. Binnen Rijkswaterstaat zal het advies vervolgens worden neergelegd bij het onderdeel Inkoop Centrum GWW. Zij zal deze eindrapportage van de werkgroep in ontvangst nemen en verwerken tot een voorstel aan de CPO en DG van Rijkswaterstaat. Echter voordat dit voorgenomen besluit zal worden vastgesteld, zal dit ter validatie aan de markt worden voorgelegd. Dit zal eind november 2018 plaatsvinden in een bijeenkomst waarin Rijkswaterstaat het voorgenomen besluit zal presenteren en zal motiveren welke onderdelen van het advies wel en welke onderdelen niet zijn overgenomen in het voorgenomen besluit. Pagina 5 van 27

6 2 Verloop van de dialoog 2.1 Aanpak en proces dialoog Om een verbetering in het selectiebeleid te bereiken is een intensieve dialoog met de markt gevoerd. De brancheverenigingen hebben eerst een aantal ideeën ingebracht en in gezamenlijkheid is vervolgens een proces opgestart om met de hele markt het gesprek aan te gaan. Een breed opgezette bijeenkomst op 18 mei 2018 is daarbij een belangrijke mijlpaal in de dialoog geweest. Ondersteund door een interactieve app buzzmaster - is zeer uitvoerig ingegaan op een aantal belangrijke keuzes rondom prestatiemeten en de nadere selectie in de Europese niet-openbare procedure. Een uitgebreid verslag is op TenderNed te vinden. Na 18 mei is de werkgroep met de resultaten van de marktconsultatie aan de slag gegaan door de resultaten van die bijeenkomst te interpreteren, verder uit te werken en op onderdelen te verdiepen. Zo zijn er drie ronde tafelsessies georganiseerd, rond de volgende centrale thema s: prestatiemeten in een context van present performance (13 juli + 26 september), vroege trechtering (31 augustus + 26 september) en kerninformatie (26 september). 2.2 Startpunt: uitkomsten marktconsultatie 18 mei Na 18 mei zijn door de werkgroep de volgende conclusies getrokken, zie ook het verslag op TenderNed: 1. Een meerderheid wil geen bijloten in de selectie. 2. Een meerderheid is negatief over het gebruik van prestatiemeten bij het ranken voor een nadere selectie voor een EU-niet openbare procedure. 3. Een meerderheid wil een procedure zonder maximaal aantal inschrijvers, ook in het interbellum1 (de No-Max variant). 4. Als oplossing daarbij voor hoge transactiekosten worden het meest genoemd: o Goede informatievoorziening kerninfo - voorafgaand aan de tender om de bewuste keuze voor tenders en projecten door opdrachtnemers te faciliteren. Naast de basisinformatie zoals geschiktheidseisen, scope/locaties, technische disciplines, financiële omvang, planning aanbesteding, planning uitvoering, spelen hierbij eveneens een rol: de context van het project & doelen/verwachtingen opdrachtgever, gunningscriteria & samenstelling beoordelingsteam waarbij gedoeld wordt op de achtergrond van de beoordelaars, ontwerpvrijheden en inzicht in pijplijn van projecten en tenders; o Snelle trechtering (na selectie) op basis van een beknopt plan/visie en/of dialoog; o Er leek een bereidheid te zijn om af te zien van tendervergoedingen, in beginsel voor de projecten tot 30 mln., mits er voldoende snel wordt getrechterd. Opmerking: Juridisch gezien zijn hier wel kanttekeningen bij. 5. Over het geven van een rol aan prestatiemeten in de EMVI/BPKV-criteria bestaat verdeeldheid. Een grote meerderheid is van mening dat de samenwerking niet beter zal worden door te gaan werken met een vooraf beloofde score in de contracten. 6. Een meerderheid heeft als duidelijke voorkeur scenario E. Deze selectievariant houdt in: vooraf kerninformatie verstrekken, prestatiemeting in de uitvoering en buiten de 1 Onder het interbellum wordt de tussenfase bedoeld die ontstaat omdat, met de lopende marktdialoog, de beoogde verbeteringen niet per direct beschikbaar zijn maar in de tussentijd RWS wel zal blijven aanbesteden om haar maatschappelijke productieopgave te realiseren. Ook over deze fase is gesproken op 18 mei en daarbij is de term interbellum hiervoor geïntroduceerd. Pagina 6 van 27

7 aanbesteding houden - modelleren van prestatiemeten in de present performance, Max of NoMax, in combinatie met snelle trechtering. 7. Iedereen blijft gecommitteerd aan prestatiemeten, zelfs als Rijkswaterstaat het niet meer toepast in de nadere selectie. 8. Een meerderheid is tevreden over het systeem en de rapportages van prestatiemeten, waarbij het belangrijk wordt gevonden om te investeren in de kwaliteit en kwantiteit van de metingen. Hierbij wordt naast het verminderen van de subjectiviteit ook het vergroten van het aantal metingen/scores en de relevantie van de scores voor het betreffende project het meest genoemd. Eventueel aanpassen naar de door Rijkswaterstaat gestelde variant voor het berekenen van een Uitvoeringsperformance kan op draagvlak rekenen. 2.3 Besluit naar aanleiding van de brede consultatie Op basis van de bijeenkomst van 18 mei is door Rijkswaterstaat een tijdelijk besluit genomen. Via TenderNed is dit besluit gepubliceerd en houdt het volgende in: het tijdelijk opschorten van het gebruik van prestatiemeten in de nadere selectie van de Europese niet-openbare procedure, totdat de gestarte dialoog over nadere selectie is afgerond en tot een verbeterd voorstel heeft geleid. 2.4 Vertrekpunt werkgroep: variant E en 5 onderzoeksvragen De werkgroep neemt Variant E uit de consultatie van 18 mei als vertrekpunt voor het vervolgonderzoek, omdat deze variant de voorkeur had bij de aanwezige deelnemers. Variant E omvat een 5-tal onderzoeksvragen. E: Prestatiemeten niet in aanbesteding Europese nietopenbare procedure maar tijdens uitvoering Kern-info project Start Enop Fase nadere selectie Max of Nomax? Inschr. fase Inschr. & Beoord Gunning Realisatie Uitsluitingsgrond verplicht Uitsluitingsgrond facultatief Geschktheidseisen Wel of geen maximum?? Hoe te selecteren? Inlichtingen Prijs Kwaliteit Bonus-/malus obv PrM Variant E PrM in realisatie (present performa nce) Onderzoeksvraag 1 de data-analyse. Deze onderzoeksvraag gaat in op de vraag in hoeveel situaties waarbij Rijkswaterstaat de Europese niet-openbare procedure toepast, er sprake is van méér dan 5 potentiele aanbieders. Hiervoor zijn de resultaten van de afgelopen 2 jaar bekeken. Onderzoeksvraag 2 de kerninformatie. Deze onderzoeksvraag richt zich op welke informatie marktpartijen nodig hebben om een goede afweging te kunnen maken wel of niet deel te nemen aan een aanbestedingsprocedure. 7 Pagina 7 van 27

8 Onderzoeksvraag 3 Max of NoMax. Deze onderzoeksvraag richt zich op de vraag of en welke mogelijkheden als alternatief voor bij-loten, er voor handen zijn om het aantal geschikte gegadigden zodanig te doseren dat enerzijds tenderkosten proportioneel blijven en anderzijds de kwaliteit van de beoordeling gewaarborgd blijft. Onderzoeksvraag 4 de vroege trechtering. Deze onderzoeksvraag richt zich op de vraag welke alternatieven de werkgroep ziet om alle geschikte kandidaten een podium - een plek aan tafel - te bieden waarbij transactiekosten en kwaliteit van de beoordeling, de zogenaamde menselijke maat geborgd blijven. Onderzoeksvraag 5 prestatiemeten in een context van present performance. Deze onderzoeksvraag richt zich op welke alternatieven de werkgroep ziet om prestatiemeten toe te passen in een context van present performance. Waarbij goede samenwerking in de realisatie van een opdracht ook leidt tot een positieve prikkel, beloning voor de betreffende partijen. 2.5 Weergave van de ronde tafelsessies in de bijlagen In de bijlagen zijn de weergaven van de ronde tafelsessies gegeven, gegroepeerd naar de 5 onderzoeksvragen. Deze zijn in meer of mindere mate uitgewerkt en geven veelal het verloop van de discussies weer of een aantal uitgewerkte gedachten. Ze zijn niet allemaal integraal getoetst of overgenomen in de volgende conclusies en de daarop gebaseerde aanbevelingen, maar hebben wel de hoofdrichting van het advies van de werkgroep mede bepaald. Pagina 8 van 27

9 3 Conclusies van de werkgroep 3.1 Data-analyse Op basis van een terugblik over 2016 en 2017 blijkt dat Rijkswaterstaat op 102 aanbestedingen, 46 keer de Europese niet-openbare procedure heeft toegepast (zie bijlage 1). Bij 16 daarvan is sprake van een prestatiecontract, waarbij beleidsmatig op dit moment geen maximum aan het aantal inschrijvers is gesteld. Dat betekent dat de methode van ranking en bij-loten in hooguit 30 aanbestedingen is gebruikt. Een korte terugblik leert dat niet in alle gevallen er ook daadwerkelijk meer dan 5 gegadigden waren, waardoor ranken en bij-loten in minder dan 30 aanbestedingen over een periode van 2 jaar is toegepast. 3.2 Kansrijke verbeteringen Markt selectiever en gerichter laten inschrijven - kerninformatie op orde De basisgedachte achter de voorstellen van de werkgroep is toepassen van NoMax, waarbij elke gegadigde die aan de geschiktheidseisen voldoet toegang krijgt tot de aanbestedingsprocedure, met waar proportioneel en nodig een vroege trechtering op inhoudelijke gronden, waarbij geen gebruik gemaakt zal worden van loten. Om dit proces te faciliteren kan Rijkswaterstaat de informatievoorziening verbeteren over de projectenportfolio (de inkoopplanning) en de specifieke onderliggende projecten die binnen afzienbare tijd op de markt komen, om zodoende de markt in staat te stellen een betere afweging te kunnen maken op welke aanbesteding men in gaat schrijven. De verwachting hiervan is dat de markt zich selectiever aanmeldt en Rijkswaterstaat vanzelf bewustere inschrijvers krijgt. Uiteindelijk doel van goede en vroegtijdige informatieverstrekking op beide onderdelen is bedrijven in staat te stellen rationeler afwegingen te maken om uiteindelijk het besluit te kunnen nemen met een tender mee te doen en daarmee selectiever te gaan inschrijven. Dit stimuleert dat bedrijven zich alleen aanmelden voor die projecten die het bedrijf - ook in tijd gezien - passen. Dat zal de kwaliteit van de inschrijvingen ten goede komen en zal naar verwachting een positieve invloed hebben op de tenderkosten die immers beperkt blijven tot het opstellen als ook beoordelen van minder en wellicht ook beter op de opgave gerichte - passende - inschrijvingen. De verbeterde informatievoorziening aan de voorkant van de procedure zal naar verwachting bijdragen aan een beter aanbestedingsproces. Dit zullen we als sector moeten monitoren, evalueren en eventueel moeten bijsturen. Verbetersuggesties zijn gedaan op het punt van de totale projectenportfolio en op projectniveau. Inkoopplanning - projectenportfolio Het betreft daarmee de fase voordat een contract gepubliceerd wordt en een bedrijf of combinatie van bedrijven de rationele afwegingen kunnen maken om uiteindelijk het besluit te kunnen nemen om met de tender mee te doen. Deze inkoopplanning wordt door de markt zeer gewaardeerd. Wel zijn er wensen met betrekking tot de verdere optimalisatie. Hierbij zijn concreet genoemd: - De planning zit nu op 1 jaar vooruitkijken; er is behoefte aan langer vooruitkijken, waarbij uitbreiding naar 2 en zelfs 3 jaar is genoemd. Dit wordt relevant geacht voor interne bedrijfsvoering ook in relatie tot andere aanbesteders. Overleg over zaken als combinatievorming vinden ook minimaal 1 jaar van tevoren plaats; Pagina 9 van 27

10 - Betrouwbaarheid van de inkoopplanning is daarbij nadrukkelijk punt van aandacht; de planning moet betrouwbaar zijn, zeker naarmate de aanbestedingsdatum dichterbij komt; minimaal 1 jaar voorafgaande aan de tender wordt een vooraankondiging wenselijk geacht; - Een breed gedragen suggestie is de planning uit te breiden met factsheets per project die middels een ( )signaleringssysteem actueel gehouden worden; belangrijk onderdeel van de factsheet zou de achtergrond het beoogde doel van de bouwgave, de scope - moeten zijn; - Met betrekking tot de inkoopplanning zijn concrete voorstellen tot uitbreiding gedaan met uitvoeringsplanning en disciplines. Bijvoorbeeld wegenbouw is te algemeen, een uitsplitsing naar onderliggende activiteiten is gewenst, ook met het oog op evt. combinatievorming. Projectinformatie De door de werkgroep eerder geïnventariseerde aspecten die nodig zijn om vroegtijdig aan de markt te verstrekken zijn: - omvang project eventueel aangevuld met taakstellend budget of plafondbedrag, en globale hoeveelheden; - aanbestedingsprocedure en contractvorm; - technische disciplines; - geschiktheidseisen, eventuele verdere trechtering; - BPKV-criteria op hoofdlijnen; - planning van de aanbesteding en uitvoering met vermelding van onzekerheden die deze planning kunnen beïnvloeden zoals vergunningsperikelen of andere factoren die ertoe kunnen leiden dat de opdracht misschien moet worden ingetrokken, of uitgesteld. Uit de ronde tafelsessies zijn de volgende aanvullende punten naar voren gekomen: - uitbreiding onderdeel BPKV met wegingsfactoren; - inzage in de risico s/risicoverdeling; - inzage in mate van ontwerpvrijheden; - inzage in de ruimte voor innovatie; - contractinformatie die relevant is voor verantwoorde prijsvorming en bijbehorende planning, denk aan bodemgesteldheid, omgevingsfactoren, vergunningen e.d. In een beperkt - en naar alle waarschijnlijkheid steeds kleiner wordend - aantal aanbestedingsprocedures zullen zich meer dan 5 geschikte gegadigden aanmelden, die voldoen aan de minimumeisen. Vanuit Rijkswaterstaat zijn er 2 belangrijke overwegingen om in deze gevallen een rem te zetten op het aantal inschrijvers dat gevraagd wordt een volledige aanbieding uit te werken respectievelijk te ontwerpen en in te dienen: 1. Beperken van te hoge maatschappelijke transactiekosten. Voorbeeld: stel dat een tender voor een inschrijver ca. 2% van de aanneemsom bedraagt - maar bij kleine werken met relatief veel ontwerpvrijheid kan dit percentage gemakkelijk oplopen - dan worden de transactiekosten bij 10 inschrijvers al 20% van de aanneemsom (10x2%). Uit het oogpunt van de maatschappelijke verantwoordelijkheid van Rijkswaterstaat is dit te veel. 2. Waarborgen van de kwaliteit van de beoordelingen door Rijkswaterstaat. De span-ofcontrol van de beoordelaars van Rijkswaterstaat - om objectief te kunnen beoordelen is niet eindeloos op te rekken. Een aanbieding lezen, doorleven en beoordelen kost naast tijd ook veel intellectuele capaciteit. Om het zorgvuldig te kunnen doen moet steeds consequent geredeneerd worden. Daarvoor is het nodig om scherp te lezen, te Pagina 10 van 27

11 onthouden en terug te kunnen leiden vanuit goede argumenten waarom iets goed is of minder goed. Bij veel inschrijvers wordt dit steeds moeilijker en kost het steeds meer inspanning het goed te doen. De ervaring bij RWS leert dat meer dan 7 inschrijvingen te moeten beoordelen echt onwenselijk is. Vanuit de markt zal naar verwachting de acceptatie om in een procedure af te vallen voordat er daadwerkelijk is ingeschreven groter zijn, als er op basis van kwaliteit om een plek aan tafel wordt gestreden. Als werkgroep is hiernaar gezocht en is aan de variant E een nieuw element toegevoegd, namelijk vroege trechtering. Vanuit juridisch oogpunt zal dan waarschijnlijk de Europese niet-openbare procedure moeten worden geruild voor de concurrentiegerichte dialoog. Dit is in variant E uitgewerkt. Dilemma: In de gesprekken is naar voren gekomen dat niet iedere marktpartij deze gedachte omarmt. Echter afgezet tegen het huidige systeem van ranken en bij-loten ervaart een meerderheid dit als een verbetering. Variant E Kern-info project? Start procedure Nomax Fase nadere selectie? Max (5?) Vroege trechtering Inschr. fase Inschr. & Beoord Gunning Realisatie Uitsluitingsgrond verplicht Uitsluitingsgrond facultatief Geschktheidseisen Iedereen mits geschikt krijgt toegang tot de procedure Van nomax naar max obv beoordelingsstap Objectiefsubjectief, draagvlak en juridischkader Inlichtingen Prijs Kwaliteit Bonus/malus obv Prestatiemetingen Prestatiemeten niet in aanbesteding maar tijdens uitvoering, NoMax en Vroege trechtering PrM in realisatie (present performa nce) Vroege trechtering De basisgedachte achter vroege trechtering gaat uit van het inbouwen van een extra stap in de inschrijvingsfase. Doel hiervan is te komen tot een beperking van het aantal inschrijvers. Afhankelijk van de complexiteit en tenderinspanning kan hierbij gedacht worden aan 7 voor eenvoudige werken, 5 voor reguliere werken en 3 voor complexe werken. De vorm en inhoud van deze vroege trechtering wordt in de aanbestedingsdocumenten opgenomen, uitgaande van de gunningscriteria - iedereen weet dus vooraf waar hij aan begint - maar wordt alleen geeffectueerd wanneer er blijkt dat er teveel gegadigden zijn. Hierbij wordt als uitgangspunt meegegeven dat er geen trechteringsproces wordt opgezet om slechts één gegadigde af te laten vallen; in die gevallen stelt de werkgroep voor om een extra gegadigde aan het aantal inschrijvers toe te voegen. Het idee is dat er op basis van kwaliteit wordt gestreden voor een van de plekken aan tafel bij de inschrijving. De trechtering gaat uit van de gunningscriteria en kan bijvoorbeeld geschieden op basis van één uitgewerkt projectrisico of een visiedocument Pagina 11 van 27

12 van 2 á 4 A4 specifiek gericht op het project en dan met name de doelstellingen en BPKV-criteria. Met daaropvolgend een individueel, toelichtend gesprek, in bijlage 4 worden hier suggesties voor gedaan. De vroege trechtering kan pas plaatsvinden als er enig beeld is van het project. Dit met name om specifiek op de EMVI/BPKV-criteria in te kunnen gaan. Juridisch gezien dient een trechtering aan te sluiten bij de EMVI/BPKV-citeria. Waarschijnlijk is met het geven van voldoende tijd tegemoet gekomen aan deze wens; gedacht wordt aan 4 weken na versturing uitnodiging tot trechtering/inschrijvingsfase/dialoog. Juridisch lijkt een trechterfase niet haalbaar binnen de Europese niet-openbare procedure, maar er kan gebruik gemaakt worden van de Europese procedure van de concurrentiegerichte dialoog. Omdat dit ook een verhoging van de tenderkosten kan meebrengen, dient te worden onderzocht hoe dit lean kan worden ingericht. We introduceren de term concurrentiegerichte dialoog light voor deze gevallen. Daarmee introduceren we dan een procedure die eruit zou kunnen zien zoals in bijlage 4 beschreven Prestatiemeten overeind houden in de present performance Op basis van 1) tevredenheid over doel en veel aspecten van het instrument en 2) vanwege de bewezen reductie van faalkosten in projecten waar samenwerking goed loopt, wil iedereen dat prestatiemeten in de uitvoering van projecten een belangrijke rol blijft spelen. Omdat de markt er echter geen rol voor ziet in aanbestedingen is gekeken naar een plek in de zogenaamde present performance, dus na gunning van de opdracht. Een contractuele prikkel op goede prestatiemetingen wordt geadviseerd, al is daarover geen eensgezindheid. Hierbij dient te worden aangetekend dat een extra beloningsprikkel op samenwerking in principe niet noodzakelijk zou moeten zijn. Goede samenwerking wil immers iedereen, is vaak al in de eigen motivatie in projecten opgenomen en bespaart veel ellende en faalkosten in projecten, waardoor het eigenlijk onnodig is hieraan extra prikkels toe te voegen. Anderzijds kan het heel krachtig werken om juist wel een extra beloningsprikkel op samenwerking te zetten. Hierbij kan dan gedacht worden aan scope-uitbreidingen of verlengingsopties in contracten, waarbij prestatiemetingen een rol spelen. Aanbestedingsrechtelijk is het dan wel zaak deze al tijdens de aanbesteding te hebben benoemd als opties in het contract. In bijlage 5 staat een uitgebreide weergave van datgene wat de werkgroep in de tafelsessies heeft op gehaald rondom dit onderwerp. Pagina 12 van 27

13 Bijlage 1: Onderzoeksvraag 1 De Data-analyse nader uitgewerkt Deze onderzoeksvraag gaat in op de vraag in hoeveel situaties waarbij RWS ENOP heeft toepast er sprake is geweest van méér dan 5 potentiele aanbieders. Hiervoor zijn de resultaten van de afgelopen 2 jaar bekeken. RWS heeft de afgelopen 2 jaar 102 aanbestedingen voor GWW-werken via TenderNed gepubliceerd. Dit is exclusief de aanbestedingen voor gladheidsbestrijding, incidentmanagement en ingenieursdiensten. RWS past op dit moment geen ENOP toe bij DBFM-tenders en grote D&C-werken, hier wordt normaal gesproken de Concurrentie Gerichte Dialoog (CGD) voor gebruikt. Daarnaast past RWS bij monodisciplinaire contracten met beperkte transactiekosten de Openbare Procedure toe, deze zijn verder buiten beschouwing gelaten. RWS past ENOP en nadere selectie toe op de D&C en E&C contracten, dit betrof in de afgelopen 2 jaar een 25-tal aanbestedingen. In 2013 heeft RWS op verzoek van de markt ervoor gekozen om bij de aanbesteding van Prestatiecontracten alle geschikte gegadigden toegang tot de aanbestedingsprocedure te geven. Hier past RWS ENOP in combinatie met NoMax toe. RWS heeft de afgelopen 2 jaar een 16-tal aanbestedingen op deze wijze uitgevraagd. Bij uitvragen voor prestatiecontracten kan RWS gemiddeld genomen rekenen 9-10 inschrijvers. Met het oog op het uitgangpunt efficiënt aanbestedingsproces zou ook bij de aanbesteding van prestatiecontracten het aantal gegadigden teruggebracht kunnen worden naar 5-7 geschikte gegadigden. Quick scan aanbestedingen RWS (GWW, excl. gladheid, IR-diensten en Incidentmanagement) totaal aantal aangekondigde aanbestedingen % niet openbaar 46 45% openbaar 43 42% concurrentiegerichte dialoog en overig 13 13% totaal aantal aangekondigde aanbestedingen % D&C en E&C 59 58% prestatiecontracten 20 20% DBFM/DBM en overig 23 23% niet openbare procedure % D&C en E&C 25 54% prestatiecontracten 16 35% overig 5 11% 13 Dit zijn cijfers uit het verleden, hoe zich deze in de toekomst zullen ontwikkelen is onduidelijk. Pagina 13 van 27

14 Bijlage 2: Onderzoeksvraag 2 De Kerninformatie nader uitgewerkt Op 26 september bij een viertal tafels het volgende opgehaald. De verslaglegging geeft een goed afgewogen beeld. Aan de tafels waren het groot- en kleinbedrijf goed vertegenwoordigd. Vertrekpunt is de inkoopplanning Werken: welke (aanvullende) informatie hebben bedrijven nodig om gesteld te staan voor een goede voorbereiding t.b.v. de aanbesteding. Het betreft daarmee de fase voordat een contract gepubliceerd wordt en een bedrijf of combinatie van bedrijven de rationele afwegingen kunnen maken om uiteindelijk het besluit te kunnen nemen om met de tender mee te doen. Inkoopplanning - De inkoopplanning wordt gewaardeerd, zeker in vergelijk met andere aanbestedende diensten. - Het is goed te zien dat deze planning nauwkeuriger wordt, al blijven verrassingen nog steeds ontstaan met aanbestedingen die niet of (veel) later op de planning stonden. - Verrassingen leveren soms problemen op om te anticiperen op de tender, zowel in tendercapaciteit als het beschikbaar maken van uitvoeringscapaciteit in relatie tot het portfolio - Alleen deze planning levert te weinig en te globale informatie over het project en de scope van de opdracht om echt een goede voorbereiding te treffen, daar zijn wensen en verbetermogelijkheden. - De MIRT-projectenlijst geeft ook projectinformatie, zij het dat het nog erg algemeen is. Gezien wordt dat er verschillen optreden tussen MIRT-projectenboek en de uiteindelijke scope van het project. Ook zijn de nu aangegeven projectbenamingen niet alles zeggend, zeker niet als het onderhoudscontracten zijn. - De planning wordt nu 3x per jaar verspreid, is er niets te bedenken dat die planning soort van real time via internet beschikbaar is? Met de huidige technieken zou je de koppeling tussen het RWS-systeem en de planning toch moeten kunnen leggen? Dan kunnen de verrassingen ook sneller in beeld gebracht worden en daarmee verdwijnen. Opnemen Q&A- mogelijkheid? - De bandbreedte van (on)zekerheid is nu wel erg groot. Voorbeeld is als een project een onzekerheid heeft van ± 6 maanden, dat is dus ergens in een periode van 1 jaar en daar valt niet op te plannen. - De planning is nu 1 jaar vooruit kijken, is een aanvulling met een doorkijk naar 3 jaar ook mogelijk? Voor de interne bedrijfsvoering en de afwegingen i.r.t. andere aanbesteders kijken veel bedrijven 3 of zelf ook 7 jaar vooruit. Dat daar meer onzekerheid in zit is duidelijk, maar in 1 overzicht de projectenstroom in beeld hebben helpt wel. Een vooraankondiging is minimaal 1 jaar van te voren gewenst; dan vindt ook afstemming over combinatievorming al plaats. - Totale matrix uitbreiden met 2 specifieke onderdelen te weten uitvoeringsplanning en disciplines (de kreet wegenbouw is bijv. te algemeen; uitsplitsen naar onderliggende activiteiten, o.a. belangrijk voor combinatievorming). Betrouwbaarheid - De informatie die RWS gaat verstrekken moet wel een heldere betrouwbaarheid hebben, d.w.z. als je van een gegeven niet weet hoe betrouwbaar het is, geef dat dan wel aan. Transparantie is hierin een groot goed. Pagina 14 van 27

15 - Als de planning wordt verstrekt, is dan gekoppeld aan de kolom mate van betrouwbaarheid aan te geven wat maakt dat het benoemde project in die categorie valt met een legenda van deze criteria. - Als bij een project de gegevens in de planning veranderen t.o.v. de vorige versie van de inkoopplanning, is dan in het vervolg de reden van mutaties transparant aan te geven. Voorbeeld als de mate van onzekerheid groter is geworden, waardoor is dat dan (vb. bezwaren TB, PAS, grote scopewijzigingen) - Als RWS de betrouwbaarheid van verstrekte informatie kan vergroten, is de markt beter in staat de afwegingen tijdig en passend te maken. Hoe verder RWS afzit van de werkelijke publicatie hoe lager de betrouwbaarheid van de gegevens, dat is op zich logisch en wordt geaccepteerd. Tip is om de betrouwbaarheid volgens dezelfde categorisering aan te geven als nu in de inkoopplanning wordt gehanteerd. Projectinformatie Uitgangssituatie voor de discussie zijn de eerder geïnventariseerde aspecten(in elk geval gewenst): - omvang project (eventueel taakstellend budget of plafondbedrag), globale hoeveelheden; - aanbestedingsprocedure en contractvorm; - technische disciplines; - geschiktheidseisen, eventuele verdere trechtering; - BPKV-criteria op hoofdlijnen (incl. wegingsfactoren); - planning aanbesteding en uitvoering (daaronder valt ook: kan de opdracht echt worden verstrekt of spelen er nog vergunningsperikelen of andere factoren die ertoe kunnen leiden dat de opdracht misschien moet worden ingetrokken, of uitgesteld). Uit de discussie volgt: - Het inzicht in het project moet echt beter en het voorstel welke nadere informatie daarin nodig is wordt herkend. Feitelijk is de wens dat alle informatie die RWS in de aanbestedingsstukken heeft opgenomen in de periode van 6-12 maanden voor publicatie worden gedeeld, zij het in een algemenere beschrijving. - Vooral inzicht in de (geografische waar zit wat) scope en die onderdelen die daarmee in realisatie gaan komen is nu een gemis. Vooral die onderdelen van het project waar specials nodig zijn zoals IA, tunnels, beweegbare onderdelen, etc. zijn gewenst. Gevolg door het ontbreken hiervan is verkeerde combinatievorming of regelen onderaanneming. Dat vraagt dan meer na publicatie om eventueel nog in te schrijven. - Ook de achtergrond van het project is nuttige informatie, meer de context meegeven hoe tot de afbakening van de scope gekomen is. - Wees zuinig met marktconsultaties: alle need-to-have informatie kan dan in een projectfactsheet (A4/A3) opgenomen worden. Het zou dan mooi zijn als er een digitale koppeling gemaakt wordt tussen de inkoopplanning en deze factsheets om ze direct te kunnen openen. Mogelijk dat er direct doorgelinkt kan worden naar de projectwebsite (indien voorhanden)? Opnemen Q&A-mogelijkheid? - De factsheets kunnen dan in de tijd gezien van algemeen steeds specifieker worden tot aan de publicatie. Het periodiek bijhouden (actueel, betrouwbaar en compleet) is dan wel nodig in dezelfde aanpak als RWS dat voor de inkoopplanning zelf hanteert. - De afweging van contractvorm is ook gewenst, op zich dat wat nu in de inkoopplanning staat is goed alleen de afweging van de gekozen contractvorm kan nuttig zijn. Op zich is dit geen must. Voor benodigde contractinfo is nog specifiek Pagina 15 van 27

16 gewezen op die info die noodzakelijk is voor verantwoorde prijsvorming (omgevingsfactoren, bodemgesteldheid, w.o. K&L, vergunningen). - De planning van de opdracht is in aanvulling op de inkoopplanning ook nodig, dat is dan zowel start marktbenadering als ook start werkzaamheden en einddatum contract. - Wat zijn de risico s en hoe ziet de risicoverdeling er uit? - Wat zijn de ontwerpvrijheden? - Wat is de ruimte voor innovatie? Diverse - Een belangstellingsregistratie voor aanbesteding of een instrument waar een bedrijf vooraf zich moet vastleggen om aan de tender deel te nemen is ongewenst en deelnemers geven aan hier geen toegevoegde waarde in te zien. Alternatief voorstel is een periodieke nieuwsbrief. - Als RWS bovenstaande aanbevelingen georganiseerd krijgt, waardoor er vroegtijdig helderheid komt in het project (factsheet), dan kan de markt selectiever inschrijven en worden de rationele besluiten om aan een aanbesteding mee te doen (of niet) wel gemaakt. Vastleggen is dan niet nodig en werkt belemmerend. - Zorg er bijvoorbeeld wel voor dat naast de factsheet RWS ook informatiebijeenkomsten of consultatiebijeenkomsten organiseert, ruim voor de daadwerkelijke publicatie van de aanbestedingsstukken. Dan neemt RWS de markt mee en is het op basis van interactie makkelijker om focus aan te brengen. - Dit alles gaat helpen om betere aanbestedingen in te gaan, waarbij ook de markt een verplichting heeft om RWS te bevragen en niet enkel reactief blijft. Maak het in die zin mogelijk dat op projectniveau er contacten tussen marktpartijen en het project zijn om informatie uit te wisselen. Dat vanzelfsprekend met behoud van gelijkheid. - Dataroom mag eerder open, wacht niet tot 100% compleet is (idee voor een dataroom voor / na aanbesteding). Pagina 16 van 27

17 Bijlage 3: Onderzoeksvraag 3 Max of NoMax nader uitgewerkt Deze onderzoeksvraag richt zich op de vraag of er een alternatief voor (bij)-loten voorhanden is, om het aantal geschikte gegadigden zodanig te doseren dat enerzijds tenderkosten proportioneel blijven en anderzijds de kwaliteit van de beoordeling gewaarborgd blijft. De markt kiest in meerderheid om alle kandidaten, mits geschikt(!), tot de procedure toe te laten. Dit betekent NoMax toepassen. Uit de Data-analyse blijkt dat er in het verleden slechts in een beperkt aantal situaties bij E&C en D&C werken meer dan 5 gegadigden waren. Dus mocht het ons lukken om op de overige onderzoeksvragen met goede verbetervoorstellen te komen dan mag verwacht worden dat het aantal situaties met meer dan 5 geschikte gegadigden eerder zal afnemen dan zal toenemen. Daar komt bij dat de regelgeving voor de Concurrentie Gerichte Dialoog de afgelopen periode is versoepeld en dat kansen biedt om deze vorm, wellicht in een CGD-light-variant, verder te ontwikkelen en vaker toe te passen. In de marktconsultatie van 18 mei heeft het merendeel van de aanwezigen aangegeven dat 5 deelnemers in een aanbesteding optimaal is. Eventueel uitgebreid naar 7 deelnemers bij standaard opgaven met geringe tenderinspanning. Naast de directe tenderkosten speelt ook het aspect van een zorgvuldige beoordeling. Uit ervaring blijkt dat een beoordeling van meer dan 7 aanbiedingen ten koste gaat van de kwaliteit van de beoordeling van de aanbiedingen. Elke extra aanbieding laat de beoordelingsinspanning exponentieel toenemen. Hierdoor wordt de beoordeling, ook met ervaren medewerkers, een zeer omvangrijke opgave die de menselijke maat ontstijgt. Dit is in niemands belang. Daarom is er ook een wens om vanuit de dit perspectief het aantal aanbieders- /aanbiedingen te beperken tot 5 en eventueel 7. Pagina 17 van 27

18 Bijlage 4: Onderzoeksvraag 4 Vroege trechtering nader uitgewerkt Onze gedachten: - Er is goede kerninformatie over een project en portfolio/projectenplanning, waardoor bedrijven zich echt hebben kunnen verdiepen in de match met hun expertise en het project en daarmee ook kritisch gekeken kunnen hebben naar de daadwerkelijke interesse in het project. - Voor deze procedure gaan we uit van het principe van NoMax, d.w.z. dat we in principe er vanuit gaan dat iedereen die geschikt is (voldoet aan de geschiktheidseisen) door gaat naar de inschrijvingsfase/dialoogfase. - Wel wordt in het selectiedocument opgenomen dat als er 7 of meer gegadigden zijn er door middel van een vroege trechteringsfase, wordt getrechterd tot maximaal 5 gegadigden. Dat we dat niet doen voor het aantal van 6 gegadigden is om doelmatig te kunnen blijven: een heel proces opzetten om 1 gegadigde af te laten vallen is minder efficiënt dan 1 extra beoordelen. Ons idee is dat een vroege trechtering wel loont als er twee of meer gegadigden af dienen te vallen. - De extra stap van vroege trechtering kan pas plaatsvinden als er een voldoende beeld is van het project, daartoe is een algemene inlichtingenronde waarschijnlijk logisch en doelmatig, waardoor het idee nu is: eerst een algemene inlichtingenronde en daarna een tussenstap door de vroege trechtering. Tijdens de consultatie op 26 september blijkt dat dit moment voor een aantal bedrijven te vroeg is. Na de individuele inlichtingen leek hen een beter voorstel. Dit met name om nog wat specifieker op de EMVI/BPKV-criteria in te kunnen gaan. Dit verhoogt echter de maatschappelijke tenderkosten (immers dan met alle gegadigden individuele inlichtingen houden). Waarschijnlijk is met het geven van voldoende tijd ook tegemoetgekomen aan deze wens. - Omdat een vroege trechtering toch vraagt om wat voorbereiding is hiervoor extra-tijd toegevoegd aan de procedure. Dat betekent dus: als er meer gegadigden zijn en er daardoor getrechterd dient te worden, de procedure met een extra stap ook een langere doorlooptijd krijgt. Onze gedachte is dit maximaal 10 werkdagen te laten zijn. In de consultatie kwam duidelijk naar voren dat dit als te kort wordt ervaren. Praktijk is dat de algemene inlichtingen nog te vroeg komen om het project goed te doorgronden. Periode van 4 weken na start (=uitnodiging tot trechtering/inschrijving/dialoog) wordt als beter ervaren. - Om de vroege trechtering te kunnen vormgeven dient te worden uitgegaan van de gunningscriteria. Ook is een helder beoordelingskader nodig. Dit dient minimaal te zien op begrip van het project door gegadigde en match met de doelen en kwaliteitscriteria uit de EMVI/BPKV. Na consultatie komt naar voren dat hierin, uitgaande van de BPKV-criteria, drie elementen mee kunnen worden genomen. Namelijk: o A) een projectspecifiek visiedocument dat ziet op de in de BPKV te leveren meerwaarde, o B) een prestatieonderbouwing die ziet op de match van de oplossing en aanpak van het bedrijf met de BPKV-doelen van de aanbesteder o C) men een toelichtend gesprek. Een toelichting op de drie genoemde BPKV-elementen: A: Het visiedocument van max 4 A4 bevat bij voorkeur de volgende hoofdstukken: - visie op de in de BPKV te leveren meerwaarde - visie op de BPKV-doelen van de Opdrachtgever Pagina 18 van 27

19 - invulling van de BPKV-criteria (of liever: hét dominant criterium voor deze trechterfase) - een schets van de BPKV-aanpak van de gegadigde - beheersmaatregelen voor een in de BPKV voorkomend risico - innovatieve ideeën voor het project waarmee gescoord gaat worden op de BPKV B: Prestatieonderbouwing: Bij het project DOEN en bij BVP-aanbestedingen wordt gebruik gemaakt van een prestatieonderbouwing. Dit zou in meer projecten toegepast kunnen worden en is als element voor vroege trechtering bruikbaar. C: Toelichtend gesprek: - Een toelichtend gesprek voor een plaats in de inschrijvingsfase (een plek aan tafel) dient te worden gevoerd. Dit kan ook wellicht ook als dialoog-onderdeel worden gezien. Door veel bedrijven word individueel contact met de aanbesteder over het idee van het bedrijf als wenselijk gezien. In het kader van een vroege trechtering zou voorafgaand een trechterproduct moeten worden ingeleverd. Bijvoorbeeld het BPKVvisiedocument (A) met een BPKV-prestatieonderbouwing (B). Deze zullen eerder gevraagd en beoordeeld worden en het gesprek is toelichtend of aanvullend. - In het individuele gesprek komen in ieder geval de volgende zaken aan bod: o Men is door de geschiktheidseisen gekomen, maar wat maakt de BPKV-aanpak nou tot de meest geschikte? o Heeft gegadigde het project goed begrepen? Sluit men aan bij de doelen en gezochte meerwaarde? Ziet men de risico s en consequenties goed en beseft men waar op gelet moet worden in de uitvoering/het project? o Wat is de BPKV-visie op het project, de voorgestelde BPKV-aanpak, de wijze van samenwerking om de BPKV-doelen te behalen, de voorgestelde BPKVinnovaties en de match met de BPKV-doelen / het kansen/risicodossier. Welke ideeën heeft de gegadigde voor de BPKV-oplossingsrichtingen en welke afwegingen gebruikt hij hierbij. Algemene aandachtspunten: - Na dit individueel gesprek wordt door de Aanbesteder getrechterd van alle gegadigden naar de 5 toe te laten. Let op: zoekt de aanbesteder hier al richting de in zijn ogen gewenste oplossing, of wil de aanbesteder juist sturen op verscheidenheid van inschrijvers om zo tijdens de beoordeling van de inschrijvingen nog echt wat te kiezen te hebben? Hoe dan? De kaders geven richting aan om te zien naar de beste oplossingen in het licht van de BPKV. Met een heldere en transparante procedure en beoordelingskader dient hier een antwoord op te komen. Dat is van zwaarder belang dan de spreiding van de typen gegadigden. N.B.: door zwaar te vragen om innovatie is er eigenlijk al een sturing op spreiding. - De vraag is of er na de afwijzing ook nog de mogelijkheid van beroep hiertegen moet zijn en zo ja, hoe dan, bij wie en wat is de ultieme consequentie van een onterechte afwijzing? Een beroep tegen een afwijzing moet per definitie een korte doorlooptijd hebben (maximaal 5 werkdagen). In de consultatie is aangegeven dat een beroep altijd mogelijk moet zijn. Tegelijkertijd is het inrichten van een heldere en transparante procedure en deskundige beoordeling een grote factor voor de acceptatie van de uitslag. - Het gesprek en de documenten moeten over de inhoud (BPKV) gaan en geen mooischrijverij worden. Nader onderzoek naar ervaringen in procedures over hoe dit Pagina 19 van 27

20 het beste gerealiseerd kan worden is gewenst (o.m. beperken aantal pagina s dat ingeleverd kan worden) - Objectiviteit en een geobjectiveerd proces zijn belangrijk in deze beoordeling, maar enige mate van subjectiviteit kan niet worden uitgesloten. Daarom is deskundigheid van de Opdrachtgever en een goede uitleg en communicatie van groot belang voor de acceptatie van de uitkomst. (Vergelijkbaar met een EMVI/BPKV-beoordeling, een team van deskundigen en procesbewaking dient hier dus voor gesteld te staan). - Let op de toepasbaarheid in een aanbesteding met meerdere percelen: trechter je dan naar 5 in totaal (ongewenst vanuit oogpunt van concurrentie) of naar 5 per perceel (en is dat wel wenselijk voor transactiekosten)? De vraag is dan of je bij een aanbesteding met percelen niet beter het No-Max met een percelenregeling kunt toepassen? - De vraag is nog of degenen die in het toelichtend gesprek komen ook de uitvoering moeten doen. Duidelijkheid hierover is van belang. Het belang hiervan is voor het trechteren wellicht minder groot dan voor de definitieve gunning. Gezien de impact voor inschrijvers van het moeten reserveren van capaciteit voor onzekere tenders is de vraag of de aanbesteder hier zwaar aan vast moet houden. - Leerervaringen bij de CGD, project DOEN en bouwteamaanbestedingen zijn op te halen en toe te passen. - Let op de toepasbaarheid van deze procedure. Daarin kan wellicht onderscheid gemaakt worden. Bijvoorbeeld bij grote projecten/complexe projecten teruggaan naar 3 i.p.v. 5 inschrijvers. - Commitment van gegadigden mag issue zijn (ook in gesprek, en er mag naar de trackrecord op dit gebied gevraagd worden). - Is er voor elk project wel een BPKV-visie relevant/onderscheidend? Hoe ga je in routine projecten trechteren? Assessments als oplossing in de trechterfase in dit geval? In onderstaand plaatje is geprobeerd een proces hiervoor te tekenen. Het is conceptueel, maar een schematisering helpt voor het gesprek hierover. Pagina 20 van 27

21 Toets aan de kaders: Bovenstaande gedachten zijn door de werkgroep getoetst aan de kaders. Dit is een eerste inschatting, waarbij er nog wel wat vraagpunten zijn te beantwoorden, maar tegelijkertijd kan op hoofdlijnen wel het volgende worden gesteld: De gegeven kaders: 1. Duurzaam concurrerende markt 2. Efficiënt aanbestedingsproces (RWS én markt) met oog voor transactiekosten en proportionaliteit 3. Juridisch kader 4. Belonen van goede prestaties 5. Eén systematiek, generiek toepasbaar en robuust Ad 1: Duurzaam concurrerende markt: In onze ogen kan de markt zich hiermee per project specifiek onderscheiden en is dat niet afhankelijk van de grootte en slechts gedeeltelijk van de ervaring van een bedrijf. Immers de visie en prestatieonderbouwing dienen gericht te zijn op het specifieke project en de EMVI/BPKV-criteria. Specifiek punt: nieuwe toetreders: - De inschatting is dat toetreders o.b.v. een visie en toelichting meer kansen hebben da op basis van ranken m.b.v. ervaring. Pagina 21 van 27