Hoe effectief is uw werkvergunningsysteem?

Transcriptie

1 Een bewezen methodiek om veilig werken in een organisatie te verankeren Hoe effectief is uw werkvergunningsysteem? Heeft u een werkvergunningsysteem geïmplementeerd? Of denkt u erover dit in de toekomst te doen? Dit artikel helpt u beoordelen in hoeverre uw werkvergunningsysteem op een effectieve wijze is of kan worden geïmplementeerd. Door Luuk Schoo, adviseur/hvk bij KWA Bedrijfsadviseurs B.V. De werkvergunning, ook wel veilig werkvergunning genoemd, is een veelgebruikt instrument in de industrie om risicovolle werkzaamheden voor te bereiden, te faciliteren en op een verantwoorde wijze uit te kunnen voeren. Het betreft een veel bewezen methodiek om veilig werken in een organisatie te verankeren. Van belang is dat een werkvergunningproces specifiek afgestemd wordt op het eigen type organisatie, de bedrijfsprocessen en omstandigheden. Wordt dit niet gedaan, dan kan een werkvergunning een vals gevoel van veiligheid geven. Er ontstaat een mismatch tussen de beoogde veiligheid die een werkvergunning zou móeten bieden en de feitelijke mate van bescherming die wórdt geboden. In de loop der tijd zijn er diverse standaardisaties in methodieken voor werkvergunningen ontstaan, die in verschillende branches worden toegepast. Dergelijke standaarden sluiten echter niet altijd naadloos aan op de wijze van organiseren en het type bedrijfsprocessen bij een specifieke onderneming. Een petrochemisch bedrijf is immers qua organisatie en productieproces niet zomaar te vergelijken met een bedrijf dat bijvoorbeeld voedingsmiddelen of technische producten vervaardigt. Binnen één bedrijf zelfs kunnen er per afdeling verschillen in toepasbaarheid bestaan, waardoor de effectieve implementatie van een werkvergunning op basis van een standaard al sterk kan wisselen. Enkele voorbeelden die kunnen leiden tot een ineffectieve implementatie van een standaard: - Het (standaard) werkvergunningproces is onvoldoende afgestemd op de organisatiesamenstelling. - Taken en verantwoordelijkheden van rolhouders zijn onvoldoende op de organisatie afgestemd. - Belanghebbenden ontvangen onvoldoende voorlichting en opleiding over hoe effectief invulling te geven aan het werkvergunningproces binnen de organisatie. - Er zijn ontoereikende middelen zoals tijd, ondersteunende procedures en kennisdragers en toezicht beschikbaar om op een effectieve wijze uitvoering te geven aan het werkvergunningproces. Dit kan zich uiten in onvoldoende inzicht in extra risico s, onjuist of onvolledig ingevulde documenten, onnodige vertraging in processtappen, ontoereikend geïnstrueerde personen of een onvoldoende veiliggestelde werkplek. Is een werkvergunning verplicht? Voor winningsindustrieën in dagbouw, ondergronds of met behulp van borin- gen, geldt vanuit art. 2.42a lid 1 van het Arbeidsomstandighedenbesluit, de volgende verplichting: Wanneer de veiligheid en de gezondheid van de werknemers dat vereisen, wordt een systeem van werkvergunningen toegepast voor de uitvoering van gevaarlijke werkzaamheden en voor de uitvoering van gewoonlijk ongevaarlijke werkzaamheden die in combinatie met andere werkzaamheden ernstige risico s met zich mee kunnen brengen. Lid 2 van dit artikel stelt daarbij een minimaal kader aan het proces van de werkvergunning: De werkvergunning wordt door een verantwoordelijke persoon gegeven voor de aanvang van de werkzaamheden en daarbij wordt aangegeven aan welke voorschriften moet worden voldaan en welke voorzorgsmaatregelen moeten worden genomen voor, tijdens en na de werkzaamheden. Een werkvergunning is dus niet direct verplicht voor bedrijven buiten deze sector. Maar het voeren van een beleid op zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden (Art. 3 Arbeidsomstandighedenwet) vergt ook een inspanningsverplichting van de werkgever, om te voorkomen dat de veiligheid en gezondheid nadelige invloed ondervinden van de arbeid. Indien de organisatie van arbeid dit vereist, kan hiervoor een veiligheidsbeheer- 44

2 instrument, zoals een werkvergunningsysteem, nodig zijn. Je ziet de werkvergunningmethodiek dan ook als geprefereerd instrument voor het beheersen van risicovolle werkzaamheden terug in verschillende arbocatalogi van uiteenlopende brancheorganisaties, zoals afvalverwerking, windenergie, de agrarische sector, zuivel en waterschappen. In welke situaties is een werkvergunning gewenst? De werkvergunning wordt toegepast voor het realiseren van een veilige werkplek bij het uitvoeren van risicovolle, niet-operationele werkzaamheden in een al dan niet risicovolle omgeving. Daarbij zijn veelal een aantal situaties te onderscheiden: - beoordeling of taakgebonden risico s niet conflicteren met de proces- en omgevingsrisico s; - coördineren van gelijktijdige werkzaamheden; - veiligstellen van processen, installaties, machines van druk, gevaarlijke stoffen, laag- en hoogspanning, bewegende delen, et cetera; en - activiteiten op afgelegen werkplekken monitoren en beheersen. Voordelen van de werkvergunning Wanneer het werkvergunningproces door competente mensen wordt ingevuld, op een centrale plaats wordt gecoördineerd en is afgestemd op de organisatie en omgeving waarop dit van toepassing is, heeft men een krachtig instrument in handen om veilig werken binnen de onderneming te borgen. Extra voordelen van een werkvergunning zijn verder dat dit proces aantoonbaar een bijdrage kan leveren aan specifieke werkgeversverplichtingen uit de Arbeidsomstandighedenwet, zoals: - het inventariseren, evalueren en beheren van arbeidgerelateerde risico s; - het geven van taakgerichte voorlichting. - het organiseren van toezicht; - de organisatie van deskundige bijstand voorzien op het gebied van bedrijfshulpverlening; - het voorkomen van gevaar van derden; en - het samenwerken van werkgevers. Meerdere valkuilen Een effectieve implementatie van een werkvergunningsysteem vraagt echter ook heldere randvoorwaarden en discipline van alle belanghebbenden, zoals het uitvoerend personeel, operators, uitvoerders en management. Maar ook om specialisten, zoals de veiligheidskundige en de installatieverantwoordelijke. Zonder die randvoorwaarden en discipline is de implementatie van een werkvergunningsysteem geen garantie voor succes. Zo zijn er een aantal valkuilen die een effectieve implementatie van een werkverwww.kwaliteit-in-bedrijf.nl maart-april

3 Wat is een werkvergunningsysteem? Een effectief geïmplementeerd werkvergunningsysteem borgt dat zowel omgevings-, taak-, als procesgerelateerde risico s worden geïdentificeerd. Afspraken over de beheersing hiervan worden overeengekomen en vastgelegd met de belanghebbenden. Het betreft een instrument dat wordt toegepast bij onder andere (voedsel)productiebedrijven, (petro)chemische industrie, olie- en gasindustrie, afvalverwerking, (civiel technische) bouwprojecten, de exploitatie van windprojecten en bij nuts- en energiebedrijven. Werkvergunningsystemen kunnen verschillen in opzet, standaard en werkwijze, maar in de basis zijn er vrijwel altijd een aantal vaste (combinatie van) rollen en processtappen te onderscheiden. Een omschrijving van deze rollen en processtappen is opgenomen in het schema. Vaste rollen aanvrager Processtappen De aanvrager bereidt de werkzaamheden en werkvergunning voor. Hij beschrijft de werkzaamheden en dient hier- Werkaanvraag voorbereiden en indienen bij, afhankelijk van de procedure, ook taak- en omgevingsgebonden risico s te identificeren en aan te geven. gunningsysteem in de weg kunnen staan. Die niet alleen onnodige inspanning van uw organisatie vragen, maar die ook kunnen leiden tot extra risico s voor betrokkenen, incidenten en ongevallen. Voorbeelden van deze valkuilen zijn: - onvoldoende afstemming van het werkvergunningproces op de omgeving en de bedrijfsprocessen; - niet vastleggen van de randvoorwaarden voor het toepassen van een werkvergunning; - het ontbreken van centrale coördinatie en inzicht; - onvoldoende gevoel van eigenaarschap; - onvoldoende kennis, capaciteit en middelen om effectief uitvoering te geven aan het werkvergunningproces; en - afwijkingen die niet centraal geregistreerd en opgevolgd worden. Beoordelaar De beoordelaar beoordeelt of de aanvrager op een juiste wijze de vergunningaanvraag heeft voorbereid. Hij beoordeelt hierbij o.a. of de werkzaamheden goed zijn beschreven, de risico s juist zijn geïdentificeerd, de beheersmaatregelen toereikend zijn en of de activiteit in het bedrijfsproces past. Beoordelen van werkaanvraag Goedkeuren werkaanvraag Hoe effectief is uw werkvergunningsysteem? In de volgende paragrafen staan een aantal vragen waarmee u de effectiviteit van het werkvergunningsysteem binnen uw organisatie kunt toetsen. Verstrekker De verstrekker beoordeelt of de aangevraagde werkzaamheden op het voorgenomen moment kunnen worden uitgevoerd en stelt hierbij zeker dat alle maatregelen voor een veilige uitvoering mogelijk zijn en zijn getroffen. Hij geeft uiteindelijk toestemming voor uitvoering van de werkzaamheden en verstrekt de vergunning aan de houder. Van belang is dat de verstrekker ook volledig inzicht en overzicht heeft van de werkomgeving en dat deze het proces kan beïnvloeden en veiligstellen. Een verstrekker kan worden ondersteund door een (specialistisch) persoon die helpt bij het beoordelen van de vergunning, die de werkplek vrijgeeft en/of een operationeel manager die inzicht heeft in alle werkzaamheden/processen/overige activiteiten die mogelijk van invloed zijn op de beoogde werkvergunningactiviteit. Houder De houder is verantwoordelijk voor het veilig uitvoeren van de werkzaamheden, conform de voorwaarden zoals overeengekomen in de werkvergunning. Inplannen activiteit Werkomgeving voorbereiden Werkomgeving vrijgeven Startwerkoverleg houden Activiteit uitvoeren Activiteit afronden Werkvergunning afsluiten 1. Heeft mijn organisatie goed in kaart wat de uitgangspunten zijn waarvoor een werkvergunningsysteem wordt gebruikt? Ga na wat de oorspronkelijke aanleiding en beweegredenen voor implementatie van een werkvergunningsysteem zijn geweest. Stel uzelf de vraag: Waarvoor is het werkvergunningsysteem bedoeld? Enkele voorbeelden van uitgangspunten zijn: - planningstool voor (niet-operationele) werkzaamheden; - beheersen van taak-, omgevings- en/of procesgerelateerde risico s bij werkzaamheden; - inzicht in alle activiteiten op site(s); - identificatie en beheersing van gelijktijdige werkzaamheden; - controle van competenties en bevoegdheden voor specifieke taakuitvoering; - formeel vastleggen van afspraken; - vrijgave en overdracht van werkplek vastleggen; en - aanwezigheidsregistratie van personen ten 46

4 tijde van calamiteiten; - informatievoorziening voor de afstemming inzet van BHV-organisatie; en - informatievoorziening bij incidentenonderzoek. 2. Past de gehanteerde methodiek bij mijn type organisatie? Het kan zijn dat er een combinatie van de bovengenoemde uitgangspunten beoogd is, of dat specifiek op enkele hiervan wordt ingezet. Wanneer de uitgangspunten bekend zijn, kan beoordeeld worden welke methodiek het best bij deze uitgangspunten past. Er zijn namelijk verschillende instrumenten op de markt die het proces voor implementatie van een werkvergunningsysteem kunnen faciliteren. En die ook verschillende functionaliteit kunnen bieden, afhankelijk van het type organisatie en het bedrijfsproces. We bespreken twee typen systemen, met een beschrijving van enkele voor- en nadelen: Een versie op papier De papieren versie van de werkvergunning is een traditionele methodiek: de verschillende rolhouders kunnen aansluitend aan elkaar op hetzelfde formulier hun input leveren, overeenkomen en vastleggen. Door bijvoorbeeld met een centrale coördinator en doordrukvellen te werken, kunnen de vastgelegde afspraken aan verschillende belanghebbenden worden verstrekt, is het formulier op een centrale plek inzichtelijk en worden deze op een vaste plek gearchiveerd. Toepasbaarheid: Een papieren werkvergunningsysteem is bruikbaar wanneer werkzaamheden op een afgebakende site plaatsvinden: op een centrale plek worden zowel bedrijfsprocessen als activiteiten gecoördineerd en beheerst en ook alle rolhouders zijn toegankelijk voor de gewenste input in het proces. Voordelen: Persoonlijke overdracht in processtappen en direct contact tussen belanghebbenden. Dit bevordert de informatieoverdracht en instructie. Nadelen: Afhankelijk van de doelstelling van het werkvergunningsysteem, beperkt inzicht in: - activiteiten in uitvoering. Dit is voorbehouden aan degene die een kopie van de werkvergunning bezit en beheert; en - geplande en reeds uitgevoerde activiteiten, gezien de werkvergunning, afhankelijk van de fase in het proces, kunnen bij verschillende rolhouders op het bureau liggen, of in een archief zijn ondergebracht. Een digitale versie Tegenwoordig zijn er diverse ontwikkelaars en aanbieders die digitale systemen voor werkvergunningen faciliteren. Door verschillende rolhouders toegang te geven tot (invul) formulieren en een centrale database met behulp van specifieke software, webbrowsers en/of mobiele apps, kunnen activiteiten worden aangevraagd, beoordeeld en vrijgegeven. Daarbij zijn werkvergunningen centraal inzichtelijk en gearchiveerd, onafhankelijk van de locatie waar men zich bevindt. Toepasbaarheid: Een digitaal werkvergunningsysteem is zowel bruikbaar op afgebakende sites, als op sites die verspreid zijn over verschillende locaties of afstand, maar waarbij wel coördinatie van activiteiten, het vastleggen van afspraken en de vrijgave en overdracht van werkgebied vereist is. Voordelen: De procesflows van digitale systemen zijn aan te passen aan bedrijfsspecifieke omstandigheden en de wijze van organisatie. Er kunnen geen processtappen omzeild of overgeslagen worden. Daarbij kunnen belanghebbenden met toegang tot het systeem onder andere: - op afstand de beoordeling uitvoeren, input leveren, voorwaarden stellen en/of het proces beïnvloeden; - een werkplek vrijgeven of blokkeren; - inzicht verkrijgen in de actuele status van een aanvraag en van actieve werkvergunningen; - op afstand gearchiveerde werkvergunningen oproepen; en - het werkvergunningproces versnellen, doordat veranderingen real-time worden doorgevoerd en gecommuniceerd. Nadelen: Wanneer het proces op afstand wordt aangestuurd, kan de directe communicatie tussen belanghebbenden beperkt zijn. Dit kan tot onduidelijkheden bij de taakuitvoering leiden. Bij kritische processen en/of hoogrisico-activiteiten, kan dit tot additionele risico s ten aanzien van inzicht in risico s en de juiste toepassing van beheersmaatregelen leiden. 3. Liggen de randvoorwaarden voor het werkvergunningproces voldoende vast? Wanneer de uitgangspunten en de best passende methodiek bekend zijn, dient te worden bepaald of de randvoorwaarden voor het werkvergunningsysteem voldoende vastliggen. Ga in de werkvergunningprocedure na of de volgende zaken zijn bepaald: Organisatie: - Welke personen/functies zijn specifieke rolhouders in het proces en wat zijn hun verantwoordelijkheden hierin? - Wat zijn de functiecriteria en trainingsvereisten per rolhouder? - Zijn voorgaande randvoorwaarden vastgelegd in definities? Proces: - Zijn de processtappen vastgelegd en sluiten ze aan bij de bedrijfsprocessen in uw organisatie? - Welke werkzaamheden worden beheerst middels een ander proces dan de werkvergunning? - Hoe wordt het overzicht ten aanzien van aangevraagde, lopende en afgesloten werkvergunning ingericht en is het inzichtelijk voor belanghebbenden? Procedureel: - Op welke wijze wordt intern en extern gecommuniceerd en hoe wordt dit vastgelegd? - Voor welke activiteiten, locaties en/of maart-april

5 installaties zijn werkvergunningen noodzakelijk? - Voor welk type activiteiten is extra informatie, zoals een taak-risico analyse en/of werkbeschrijving vereist? - Op welke wijze wordt een installatie/ locatie vrijgegeven of veiliggesteld? - Wat is de geldigheidsduur van een werkvergunning? - Welke taal wordt gehanteerd voor werkvergunningen? - Wat moet er gedaan worden bij noodgevallen of onvoorziene situaties? - Wat is de bewaartermijn van een werkvergunning? 4. Is de organisatie toebedeeld met de juiste middelen voor een effectieve uitvoering? Wanneer de randvoorwaarden inzichtelijk zijn, is het van belang dat wordt bepaald of de organisatie over de juiste middelen beschikt om op effectieve wijze uitvoering te geven aan het werkvergunningproces. Kortom, bestaat er binnen de organisatie ook voldoende commitment? Aanbevolen wordt om per rolhouder te bepalen of: - er voldoende kennis en competenties zijn om de rol op een functionele wijze in te vullen. Denk hierbij aan voorlichting en een trainingsprogramma; - er naast de reguliere werkzaamheden voldoende tijd beschikbaar is om op een juiste wijze uitvoering te geven aan het proces; - de juiste middelen aanwezig zijn om aan de randvoorwaarden van het werkvergunningproces te voldoen. Denk bijvoorbeeld aan een overzichtsbord, middelen voor het veiligstellen van installaties en werkplek en communicatiemiddelen. Wanneer er tekortkomingen in benodigde middelen worden geconstateerd, wordt aanbevolen dit terug te koppelen aan het management, om dit alsnog op een gestructureerde wijze beschikbaar te maken. Tevens wordt aanbevolen om inspanningsverplichtingen van derden ten aanzien van het werkvergunningproces, op te nemen in de inkoopvoorwaarden van de organisatie. 5. Hoe leert de organisatie van afwijkingen? Om het werkvergunningproces continu te kunnen verbeteren is het van belang dat afwijkingen worden geconstateerd, gemeld en geëvalueerd en dat verbeteringen in het proces worden opgenomen. Ga na of uw organisatie middelen beschikbaar heeft om afwijkingen te constateren en dit als input gebruikt om het proces te verbeteren. Voorbeelden zijn: - een centrale plek waar een rolhouder afwijkingen van het proces kan melden. Bijvoorbeeld bij de veiligheidskundige of operationeel manager; - uitvoeren van audits, die zijn op te delen in: audits op het systeem: wordt de methodiek op een juiste wijze gehanteerd?; en controles op werkzaamheden: inspectie op een correcte opvolging van de afspraken op de werkvergunning. Leg hierbij vast: - wanneer welk type audit/inspectie wordt uitgevoerd; - wat het toetsingskader voor audits en inspecties is; - wat de wijze van verslaglegging en rapportage is; - op welke wijze bevindingen worden opgevolgd; en - hoe het streven naar continue verbetering geborgd wordt. Ook in de praktijk Werkt u met een werkvergunning of wilt u hiermee gaan werken? Dan wilt u dat dit instrument ook in de praktijk de beoogde veiligheid biedt. Te vaak constateer ik dat de wil er wel is, maar dat de knowhow ontbreekt om dit effectief op te zetten. Door de stappen in dit artikel te doorlopen, bepaalt u de mate van effectieve implementatie voor uw eigen organisatie. Identificeert u afwijkingen tussen de gewenste situatie en de feitelijke situatie? Ga hiermee aan de slag, betrek belanghebbende afdelingen en/of overige belanghebbenden erbij en bepaal welke middelen nodig zijn om de gewenste situatie te bereiken. Tegenwoordig zijn er diverse ontwikkelaars en aanbieders die digitale systemen voor werkvergunningen faciliteren. Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen over het werkvergunningproces bij uw organisatie? Mail mij dan via ls@kwa.nl Q 48