2 OHSAS op hoofdlijnen

Transcriptie

1 2 OHSAS op hoofdlijnen De OHSAS is een norm voor arbomanagement. Met behulp van deze norm kunnen bedrijven en instellingen de zorg voor arbeidsomstandigheden structureel verankeren in de organisatie. De norm is daarbij een leidraad. De norm geeft aan wat er in ieder geval geregeld moet worden. Hoe dat gebeurt, is aan de organisatie zelf. Daarmee biedt de norm de mogelijkheid om in te spelen op de specifieke eigenschappen van de organisatie. Maatwerk is dus het uitgangspunt. Daarmee is de OHSAS geschikt voor zowel grotere als kleinere bedrijven. Organisaties die dat willen, of dat nodig hebben, kunnen zich tegen deze norm laten certificeren. De structuur en opzet van de OHSAS is gelijk aan die van de ISO 9001 (kwaliteitszorg) en de ISO (milieuzorg). Daarmee wordt een integratie van deze zorgsystemen op bedrijfsniveau vergemakkelijkt. De versie van de norm die op dit moment actueel is, is de OHSAS 18001:2007. Schematisch ziet de norm er als volgt uit: Figuur 2.1 Schema OHSAS Continue verbetering Systeem Prestaties Beoordeling directie Werking systeem Bijstelling doel- en taakstellingen Beleid Ambitie continu verbeteren Commitment naleving wet- en regelgeving Controle en corrigerende maatregelen Monitoring en meningen Correctie mechanismen Registraties Interne audits Planning Inventarisatie Prioriteitstelling Doel- en taakstellingen Programma Implementatie en uitvoering Taken en verantwoordelijkheden Opleiding en vakbekwaamheid In- en externe communicatie Procedures en werkinstructies Omgaan met noodsituaties 13

2 ohsas In het model is duidelijk te zien dat er een verbetercirkel is ingebouwd. Een verbetercirkel die moet leiden tot steeds verdere verbetering van het arbomanagementsysteem en de prestaties die het bedrijf of de instelling levert op het gebied van de arbeidsomstandigheden. In de OHSAS staan de volgende normelementen: Normelementen OHSAS Algemene eisen 4.2 Arbobeleid 4.3 Planning Gevarenidentificatie, risicobeoordeling en vaststelling van beheersmaatregelen Wettelijke en andere eisen Doelstellingen en programma s 4.4 Implementatie en uitvoering Middelen, taakverdeling, verantwoordelijkheid, toerekenbaarheid en bevoegdheid Bekwaamheid, training en bewustzijn Communicatie, participatie en overleg Documentatie Beheersing van documentatie Beheersing van de werkzaamheden Voorbereid zijn en reageren op noodsituaties 4.5 Controle Prestatiemeting en monitoring Beoordeling van de naleving Onderzoek van incidenten, afwijkingen, corrigerende en preventieve maatregelen Beheersing van registraties Interne audit 4.6 Directiebeoordeling Hierna gaan we op hoofdlijnen in op elk afzonderlijk normelement. 2.1 Algemene eisen (normelement 4.1) De organisatie moet een managementsysteem opzetten dat voldoet aan de eisen zoals die in de norm OSHAS zijn vastgelegd. Het eindresultaat moet een 14

3 ohsas op hoofdlijnen effectief werkend systeem zijn dat een bijdrage levert aan het continu verbeteren van de arbeidsomstandigheden. De wijze van implementatie, de gedetailleerdheid van procedures en dergelijke is afhankelijk van de aard, de omvang en de complexiteit van de organisatie. Er zal met andere woorden maatwerk geleverd moeten worden. 2.2 Arbobeleid (normelement 4.2) Het formuleren van een arbobeleid voor de organisatie is de eerste stap die gezet moet worden. In het arbobeleid wordt de richting aangegeven die moet worden bewandeld om te komen tot een steeds verdere verbetering van de arbeidsomstandigheden. Dit beleid moet afgestemd zijn op de aard en de omvang van de risico s in het bedrijf en rekening houden met wettelijke vereisten, bedrijfsinterne normen en omgevingsfactoren. Dit vereist een grondige analyse van de arboproblematiek en de eisen die vanuit wet- en regelgeving, bedrijfsnormen en de omgeving gesteld worden. Concreet betekent dit dat er voorafgaand aan het formuleren van het beleid rekening moet worden gehouden met: de gevaren op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn die voortvloeien uit: de middelen waarmee gewerkt wordt; de stoffen waarmee gewerkt wordt; de organisatie; de mens. de relevante wet- en regelgeving; de relevante bedrijfsinterne normen; de relevante omgevingsfactoren. De eerste drie onderdelen maken, als het goed is, deel uit van de wettelijk verplichte risico-inventarisatie en -evaluatie waarover iedere organisatie moet beschikken. Is dat nog niet het geval, dan zal deze voorafgaand aan het formuleren van het beleid uitgevoerd moeten worden. Op basis van de inventarisatie en evaluatie van de gevaren en de analyse van de in- en externe omgeving kan het beleid worden vastgesteld. Gewoonlijk wordt dit beleid vastgelegd voor een langere periode (drie tot vijf jaar). Daarbij wordt voor die periode aangegeven welke concrete doelen de organisatie wil bereiken. Een doel kan bijvoorbeeld zijn het oplossen van alle knelpunten met een prioriteit 1 voor 1 januari Belangrijk is dat de doelen meetbaar zijn. Een doel dat geformuleerd is als het verbeteren van de arbeidsomstandigheden is dat bijvoorbeeld niet. Verbeteren zul je altijd wel doen, maar de vraag is welke concrete verbetering je wilt realiseren. 15

4 ohsas Daarnaast moet het beleid realistisch zijn. Men moet er met een redelijke mate van zekerheid van overtuigd zijn dat de gestelde doelen ook binnen de daarvoor gestelde termijn gerealiseerd kunnen worden. Hiertoe is het belangrijk dat er in globale zin zicht is op de financiële en personele middelen die nodig zijn voor het realiseren van de doelstellingen. Het beleid wordt schriftelijk vastgelegd. Alleen dan is het kenbaar, volgbaar en toetsbaar en kan het periodiek bijgesteld worden. 2.3 Planning (normelement 4.3) In het arbobeleid zijn de doelstellingen voor de komende jaren vastgelegd. Door middel van een systeem van arboplanning worden deze beleidsvoornemens concreter uitgewerkt. In de volgende subparagrafen worden de eisen beschreven die vanuit de OSHAS aan dit planningsproces worden gesteld. Om te komen tot een plan wordt in de norm een aantal fasen onderscheiden: het inventariseren van de gevaren; het evalueren van de gevaren (de grootte van het risico vaststellen); het bepalen of er reeds beheersmaatregelen getroffen zijn om de risico s te reduceren, het bepalen van de effectiviteit van deze maatregelen en het benoemen van de verbeteringen die nog doorgevoerd moeten worden om de risico s verder te reduceren; het op basis van de voorgaande stappen formuleren van de te bereiken doelstellingen; het vastleggen van de doelstellingen in een concreet plan van aanpak. Ter ondersteuning van deze activiteiten moeten er ook procedures worden opgesteld die de relevante ontwikkelingen op het gebied van de wet- en regelgeving, de wetenschap en techniek en de professionele dienstverlening bijhouden en die ervoor zorgen dat een ieder die van bepaalde informatie op de hoogte moet zijn daarvan ook kennis draagt GEVARENIDENTIFICATIE, RISICOBEOORDELING EN VASTSTELLING VAN BEHEERSMAATREGELEN (NORMELEMENT 4.3.1) De eerste stap in het planningsproces is het zichtbaar maken van de gevaren en de risico s die zich in de organisatie voordoen en de maatregelen die getroffen kunnen worden om deze risico s te beheersen. Dit gebeurt onder andere door het uitvoeren van de wettelijk verplichte risico-inventarisatie en -evaluatie. Daarnaast kan aan andere bronnen informatie worden ontleend, zoals de analyses van het ziekteverzuim, de ongevallen, de bijna-ongevallen en gegevens vanuit spreekuren en periodieke arbeidsgezondheidskundige onderzoeken. 16

5 ohsas op hoofdlijnen WETTELIJKE EN ANDERE EISEN (NORMELEMENT 4.3.2) Dit normelement geeft voorschriften die ondersteunend zijn voor het planningsproces. Algemeen uitgangspunt van de OSHAS is dat er voldaan moet worden aan de wettelijke voorschriften, evenals aan eventuele bedrijfsvoorschriften (bijvoorbeeld voorschriften die op concernniveau uitgevaardigd worden. Bij het formuleren van doelstellingen (de volgende stap in het planningsproces) moet met deze eisen rekening gehouden worden DOELSTELLINGEN EN PROGRAMMA S (NORMELEMENT 4.3.3) Nadat de gevaren en risico s in kaart zijn gebracht en er bekend is welke beheersmaatregelen nog getroffen moeten worden, kan de volgende stap in het planningsproces gezet worden: het vaststellen van de doelen. De laatste stap in het planningsproces is het nader uitwerken van de verschillende doelstellingen in concrete, toetsbare plannen. Voor iedere doelstelling wordt aangegeven op welke wijze die doelstelling ingevuld en bereikt zal worden. Hiermee ontstaat een plan (programma) voor één of meerdere jaren. 2.4 Implementatie en uitvoering (normelement 4.4) Nadat het beleid is vastgesteld en verder uitgewerkt in concrete plannen, dienen de maatregelen geïmplementeerd en uitgevoerd te worden. Daartoe dienen in het managementsysteem een aantal voorzieningen aanwezig te zijn. In de eerste plaats moet de organisatie zodanig gestructureerd zijn dat zij in staat is deze plannen te implementeren en uit te voeren. Het is dan ook van belang duidelijke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden toe te bedelen. Een tweede belangrijk element is het voorlichten en trainen van medewerkers. Zij moeten op de hoogte gebracht worden van de veranderingen en de consequenties daarvan voor hun werk en arbeidsomstandigheden. Maar daarmee zijn we er nog niet. Er zal ook veel gecommuniceerd moeten worden, zowel over de plannen en de wijze van uitvoering, als over zaken waar men tijdens de implementatie en de uitvoering tegenaan loopt. Het structureren van de communicatie binnen de organisatie is dan ook een volgend aandachtspunt bij het opzetten van het arbomanagementsysteem. Al het bovenstaande kunnen we uit de losse pols regelen. Wil het echter voor een ieder op elk moment kenbaar zijn en wil het managementsysteem uiteindelijk toetsbaar zijn, dan zullen veel zaken in het managementsysteem vastgelegd moeten worden in schriftelijke documenten. Het opzetten van een goed systeem van documentatie en documentbeheersing is dan ook van wezenlijk belang. 17

6 ohsas Binnen de organisatie komen activiteiten voor die inherent gevaarlijk of ongezond zijn, of die een bijdrage kunnen leveren aan onveilige of ongezonde situaties. Deze activiteiten dienen door middel van goede en heldere procedures beheerst te worden opdat de onveilige of ongezonde situatie voorkomen wordt. Door het opzetten van een arbomanagementsysteem probeert een organisatie zoveel mogelijk ongewilde situaties (zoals ongevallen en ziekteverzuim) te voorkomen. Welke maatregelen ook getroffen worden, het kan nooit worden uitgesloten dat zich toch calamiteiten (in kleinere of grotere omvang) voordoen. De organisatie moet daar dan ook op voorbereid zijn. Het opzetten van een bedrijfshulpverleningsorganisatie is dan ook het sluitstuk van alle maatregelen die in relatie staan tot het implementeren en het uitvoeren van de plannen. In de volgende paragrafen worden de verschillende elementen van implementatie en uitvoering nader onder de loep genomen MIDDELEN, TAAKVERDELING, VERANTWOORDELIJKHEID, TOEREKENBAARHEID EN BEVOEGDHEID (NORMELEMENT 4.4.1) De structuur van de organisatie ten aanzien van de zorg voor de arbeidsomstandigheden, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden dienen binnen de organisatie duidelijk vastgelegd te worden. Dit gebeurt schriftelijk en zo concreet mogelijk. Daarnaast moet de directie voortdurend in woord en gedrag uiting geven aan het belang dat zij hechten aan goede arbeidsomstandigheden en het werken overeenkomstig de vastgestelde procedures. Binnen de directie is iemand aangewezen als eindverantwoordelijke voor het opzetten, in stand houden en goed functioneren van het managementsysteem. Van medewerkers wordt verwacht dat zij op de werkvloer hun verantwoordelijkheid nemen en werken volgens de voorschriften. Daar dient de organisatie op toe te zien BEKWAAMHEID, TRAINING EN BEWUSTZIJN (NORMELEMENT 4.4.2) De doelstelling van dit normelement is ervoor te zorgen dat mensen voldoende toegerust zijn om de aan hen opgedragen taken veilig en gezond uit te kunnen voeren en zich daarvan bij voortduring bewust zijn. Voorlichting en onderricht, instructies en periodieke aandacht, bijvoorbeeld in overlegsituaties, zijn daarbij de sleutelwoorden COMMUNICATIE, PARTICIPATIE EN OVERLEG (NORMELEMENT 4.4.3) Het doel van dit normelement is het zoveel mogelijk betrekken van alle medewerkers bij de zorg voor de arbeidsomstandigheden en het creëren van een draagvlak voor de te nemen en de genomen maatregelen door middel van raadpleging en overleg. In de norm wordt specifiek vastgelegd dat medewerkers 18

7 ohsas op hoofdlijnen betrokken moeten worden in het traject van de risico-inventarisatie en -evaluatie, het ontwikkelen van het beleid en de plannen DOCUMENTATIE (NORMELEMENT 4.4.4) De doelstelling van dit normelement is ervoor te zorgen dat het managementsysteem zodanig beschreven is dat het door een ieder begrepen kan worden en dat het systeem op een effectieve en efficiënte manier kan functioneren BEHEERSING VAN DOCUMENTATIE (NORMELEMENT 4.4.5) Alle documenten en databestanden die belangrijke informatie bevatten met betrekking tot het arbomanagementsysteem dienen als zodanig geïdentificeerd te zijn en beheerd te worden BEHEERSING VAN DE WERKZAAMHEDEN (NORMELEMENT 4.4.6) De doelstelling van dit normelement is te borgen dat handelingen die van invloed zijn op de arbeidsomstandigheden worden onderkend en dat maatregelen worden getroffen om deze risico s zoveel mogelijk te beheersen. Bij dit normelement gaat het erom dat de organisatie al die situaties in kaart brengt die van invloed zijn c.q. kunnen zijn op de arbeidsomstandigheden. Voor al deze situaties dient de organisatie te beschikken over procedures en werkwijzen die ervoor moeten zorgen dat er geen sprake is van negatieve invloed op de arbeidsomstandigheden. Een aantal situaties waaraan in ieder geval aandacht besteed moet worden, is: inkoop van goederen en diensten en het gebruikmaken van externe middelen; het aangaan van contracten met betrekking tot de levering van diensten en producten; het ontwikkelen van nieuwe producten, diensten en werkwijzen; het uitvoeren van risicovolle werkzaamheden; het markeren van gevaarlijke plekken en machines; het werken met gevaarlijke stoffen; onderhoud en keuring van de gebouwen en hulpmiddelen VOORBEREID ZIJN EN REAGEREN OP NOODSITUATIES (NORMELEMENT 4.4.7) Er kan veel geregeld worden binnen een organisatie. De gevaren kunnen optimaal worden beheerst. Toch zijn ongevallen en incidenten niet te vermijden. Het doel van dit normelement is zicht te krijgen op mogelijk calamiteiten, plannen te maken en voorzieningen te treffen teneinde bij een calamiteit effectief en efficiënt te kunnen optreden. Het eindresultaat is een goed calamiteitenplan en een goed functionerende bedrijfshulpverleningsorganisatie. 19

8 ohsas Controle (normelement 4.5) De plannen zijn uitgevoerd. Nu is het belangrijk dat het bereikte niveau van arbeidsomstandighedenzorg wordt vastgehouden. Hierover gaat onderdeel 4.5 van de OSHAS De verschillende activiteiten die in dit kader uitgevoerd worden, worden hierna behandeld PRESTATIEMETING EN MONITORING (NORMELEMENT 4.5.1) Het doel van dit normelement is het zichtbaar maken van de prestaties die de organisatie levert op het gebied van de zorg voor de arbeidsomstandigheden. De prestaties kunnen op verschillende manieren en met verschillende technieken gemeten worden. Een aantal voorbeelden: de resultaten van de risico-inventarisatie en -evaluatie en de effectiviteit van de beheersmaatregelen; periodieke inspecties; het beoordelen van plannen voor een nieuwe werkruimte, nieuwe machines, nieuwe grondstoffen, nieuwe werkwijzen en dergelijke; specifieke inspecties en controles van machines en hulpmiddelen; het meten van concentraties aan gevaarlijke stoffen, de hoogte van de geluidsniveaus en dergelijke; de beschikbaarheid en de wijze van inzet van personeel met specifieke kwalificaties; het houden van toezicht op het gedrag van werknemers; Het analyseren van gegevens; het uitvoeren van een benchmark ten opzichte van andere organisaties. Iedere organisatie zal een keuze moeten maken ten aanzien van de instrumenten die ze gaat inzetten en de frequentie waarmee dat gebeurt. Een en ander is afhankelijk van de risico s die binnen de organisatie aanwezig zijn. Tevens dient te worden nagegaan of en zo ja welke statistische technieken toegepast worden bij het analyseren van de gegevens BEOORDELING VAN DE NALEVING (NORMELEMENT 4.5.2) Er moeten in de organisatie procedures worden vastgesteld om te kunnen beoordelen of aan de geldende wettelijke eisen wordt voldaan. Van deze periodieke beoordelingen dienen registraties bijgehouden te worden ONDERZOEK VAN INCIDENTEN, AFWIJKINGEN, CORRIGERENDE EN PREVENTIEVE MAATREGELEN (NORMELEMENT 4.5.3) Het doel van dit normelement is een duidelijke structuur te scheppen voor het rapporteren en het onderzoeken van ongevallen, incidenten en afwijkingen, 20

9 ohsas op hoofdlijnen op een zodanige wijze dat de basisoorzaken zichtbaar worden en aangepakt kunnen worden BEHEERSING VAN REGISTRATIES (NORMELEMENT 4.5.4) Er dienen registraties te zijn waaruit de werking van het managementsysteem blijkt. Deze registraties moeten benoemd zijn en op een goede manier bewaard blijven. Registraties worden om verschillende redenen bijgehouden. In de eerste plaats gebeurt dat om voor een ieder in de organisatie een aantal zaken inzichtelijk te maken. In de tweede plaats om gegevens vast te leggen die op een later tijdstip kunnen worden geanalyseerd. De laatste en voor eventuele certificatie (maar ook voor de uitvoering van de interne audit) erg belangrijke reden is het kunnen aantonen dat wordt voldaan aan de gespecificeerde eisen en doeltreffende werking van het arbomanagementsysteem. Bij het beschrijven van het onderdeel registraties kan een aantal onderwerpen worden onderscheiden: Het benoemen van de registraties die als arboregistratie worden aangemerkt, het vastleggen van de verantwoordelijkheden ten aanzien van het verzamelen van de gegevens voor de registraties, de indexering, het archiveren, het opslaan, het bijhouden en het vernietigen van de registraties en het aangeven wie toegang hebben tot de registraties. Dit gebeurt door het aanleggen van een register van registraties. Het aangeven op welke wijze de registraties van een uniek en daarmee traceerbaar nummer worden voorzien. Het aangeven van de wijze waarop de fysieke opslag van de registraties zal plaatsvinden. Het aangeven van de wijze waarop de ontvangst en distributie van registraties plaatsvinden, alvorens ze worden opgeborgen in de verschillende systemen. Het aangeven van de wijze waarop de registraties na opslag mogen worden gebruikt INTERNE AUDIT (NORMELEMENT 4.5.5) Audits vormen het sluitstuk van de bewakingscyclus in het managementsysteem. Door middel van de audit wordt nagegaan of en in hoeverre de verschillende systeemelementen functioneren. Daarmee wordt een totaal oordeel gegeven over het functioneren van het arbomanagementsysteem. Het is de ultieme toets waarbij nagegaan wordt of aan de eisen van de norm, in dit geval de OSHAS , wordt voldaan. 2.6 Directiebeoordeling (normelement 4.6) De wereld is in beweging. Iedere dag veranderen er dingen. Dit geldt ook voor arbeidsomstandigheden en de zorg voor arbeidsomstandigheden. Daarom moet 21

10 ohsas periodiek nagegaan worden of het systeem dat men vorm heeft gegeven nog voldoet aan de eisen die daaraan, mogelijk vanuit nieuwe perspectieven, gesteld worden. Het management moet zich deze vraag dan ook jaarlijks stellen. Op basis van verschillende vormen van informatie zal het management van de organisatie zich over deze vraag moeten buigen. De beoordeling heeft tot doel inzicht te verkrijgen in de werking van het zorgsysteem. In organisatiekundige termen kun je het managementsysteem voor dit doel in eerste instantie zien als een zogenaamde black box. Figuur 2.2 Managementsysteem als black box Mensen Geen ongevallen Zorgsysteem Middelen Geen verzuim In het systeem worden mensen tewerkgesteld en worden allerlei hulpmiddelen binnengebracht. Het doel van een goed functionerend managementsysteem is onder andere het aantal ongevallen en het verzuim te minimaliseren. Dit is dan ook een aantal parameters dat iets kan zeggen over de werking van het managementsysteem. Maar er zijn er natuurlijk meer. We noemen hier een aantal belangrijke: de ongevallen die hebben plaatsgevonden; de bijna-ongevallen die hebben plaatsgevonden; het verzuim dat is geregistreerd; de beroepsziekten c.q. vermoede beroepsziekten die zijn gemeld; de meldingen van onveilige en ongezonde situaties; het verloop binnen de organisatie;de klachten die zijn binnengekomen; de onderbrekingen van het werk die plaatsvonden omdat medewerkers het te gevaarlijk of te ongezond vonden; de tekortkomingen die tijdens inspecties worden onderkend en het aantal keren dat deze tekortkomingen zijn teruggekomen; de resultaten van in- en externe audits; de resultaten van werkbelevingsonderzoeken; de resultaten van de uitgevoerde risico-inventarisatie en -evaluatie; de wijze waarop het voorgenomen beleid is uitgevoerd. Dit is een aantal belangrijke aspecten, dat zeker een rol moet spelen bij de beoordeling door de directie. Het is daarom belangrijk dat voor het verzamelen en analyseren van de deze gegevens goede registratiesystemen worden opgezet. 22