Verslag van de raad van bestuur van de erkende Gemeentelijke Cultuurraad Beveren op maandag 9 september uur - polyzaal 1, CC Ter Vesten

Transcriptie

1 Aanwezig: Johan De Ridder, voorzitter Hilde Reyniers, cultuurbeleidscoördinator, secretaris Luc Van Broeck, penningmeester Bruno Stevenheydens, schepen van Cultuur Verslag van de raad van bestuur van de erkende Gemeentelijke Cultuurraad Beveren op maandag 9 september uur - polyzaal 1, CC Ter Vesten Leden: Hendrik Deckers, Kris Deckers (ondervoorzitter), Cecile D Hollander, Bert Jacobs, Bart Hendrickx, Anita Morjaen, Diane Scheerders, Mieke Van Hove, Roland Van Kemseke, Eric Van Oevelen, Rita Verhoeven Verontschuldigd: Leden: André Tas, Marleen Wymeersch Met groot genoegen leidt de voorzitter de eerste vergadering van het nieuwe werkjaar in. Hij verwelkomt de aanwezigen op deze toch wel bijzondere dag. De vakantie zit erop; het nieuwe culturele werkjaar kan van start gaan 1. Goedkeuring verslag van 4 juli 2013 De voorzitter overloopt het verslag. De punten van het vorige verslag die niet verder geagendeerd worden op deze vergadering, worden hieronder verder toegelicht. Punt 2. Advies extra toelage Kunstlabaarg Tijdens de vergadering werd het reglement uit 1981 aangehaald. Aangezien dit document bij de meeste leden van de RVB niet meer bekend was, werd afgesproken om het door te sturen naar de leden van de RVB. Het document wordt gescand en door Hilde alsnog nagestuurd via de mail. De schepen licht toe dat momenteel alle gemeentelijke reglementen bekeken worden. Het is daarnaast ook de bedoeling dat de nieuwe gemeentelijke website de ruimte biedt aan alle documenten, reglementen en afsprakennota s die belangrijk zijn voor het verenigingsleven. De RVB keurt het verslag goed. 2. Antwoord college i.v.m. adviezen straatnaamgeving Alexander Farnèselaan Reeds in 2008 werd beslist om de schrijfwijze van de straatnaam niet aan te passen aangezien dit teveel administratie met zich meebrengt. Het college bevestigde dit standpunt in zitting van De andere door de GCR aangebrachte adviezen werden aangenomen. Pastoor Sabot werd gekozen boven Antoon Sabot. 3. Fusie tussen schaakclub 64 (Beveren) Malpertuus (Kieldrecht) en schaakclub Melsele De voorzitter ontving een schrijven van bovengenoemde schaakclubs. Zij lieten weten dat ze fusioneren met ingang van 1 september 2013 en gezamenlijk zullen verder werken onder de naam Schaakclub 64. Voorzitter: Peter Verbruggen, secretaris: Stefaan Paesschesoone. Er wordt vanaf nu een gezamenlijk activiteitenverslag ingevuld op naam van Schaakclub 64.

2 verslag RVB jdr 2. De RVB neemt kennis van de fusie en verleent positief advies m.b.t. het schrappen van de verenigingen Schaakclub Malpertuus en Schaakclub Melsele met ingang van 1 september Schaakclub 64 Beveren kan gewoon verder als lid van de PCR-Beveren blijven bestaan. 4. Evaluatie 11-juliviering 2013 Op zaterdag 6 juli trad Jan De Wilde op in Ter Vesten in het kader van de 11-juliviering. De zaal was uitverkocht. De zitplaatsen waren nagenoeg allemaal ingevuld. Enkele vrijgekomen plaatsen werden dezelfde avond nog ingevuld door mensen die zich spontaan kwamen aanmelden in de hoop op een kaartje. De voorstelling zelf werd erg gesmaakt en ook het drankje achteraf werd geapprecieerd. De werkgroep 11-juliviering zal in de loop van het najaar bijeenkomen om het programma voor 2014 vast te leggen. Cecile D Hollander zal vanuit de werkgroep verslag uitbrengen naar de RVB. 5. Verslag Parkconcerten 2013 De zomerse Parkconcerten door de muziekmaatschappijen waren weerom erg geslaagd. Het enige concert dat werd afgelast, was dat van Big Band Waesiana op 23 juni 2013, omwille van de slechte weersomstandigheden. Het laatste concert van de reeks wordt gespeeld door de Harmonie van Beveren op zondag 16 september. De evaluatie van de parkconcerten wordt ook jaarlijks door Hilde meegenomen naar het overleg met de muziekmaatschappijen. Naar de volgende editie toe, wordt de locatie Liefkenshoek wordt opnieuw aangeboden. 6. Goedkeuring jaarverslag werking De voorzitter overloopt het jaarverslag en geeft toelichting bij de diverse onderdelen. De voorzitter voegt toe dat er op vlak van deelinfrastructuren, naast de vergaderingen, ook nog tweemaal per jaar een stand van zaken wordt doorgestuurd per mail aan de stuurgroepleden. De RVB van de GCR keurt het jaarverslag goed, mits aanpassing van de tikfout in de naam van Celine Van Geertsom. 7. Goedkeuring financieel verslag werkjaar De penningmeester overloopt het financieel verslag van het werkjaar De voorzitter geeft toelichtingen waar nodig. Vlaggenbeheer (dozen) De GCR ontving vlaggen van diverse verenigingen die in het verleden gestopt zijn of die hun vereniging recent ontbonden hebben. Deze werden in depot gegeven aan de Heemkring. De GCR heeft voor deze vlaggen dozen aangekocht, zodat dit erfgoed optimaal bewaard kan worden. Verenigingen die ter gelegenheid van een jubileum een vlag willen tentoonstellen, kunnen deze dan ontlenen bij de Heemkring. Bloemenmarkt Kieldrecht De kosten voor de organisatie van de Bloemenmarkt in Kieldrecht liepen hoger op dan begroot. Dit is te wijten aan het grotere aandeel van de verenigingen (o.a. 2 muziekmaatschappijen) en het grote aantal enthousiaste medewerkers die instonden voor de lokale organisatie. Het financieel verslag wordt goedgekeurd door de RVB, met dank aan de penningmeester. 8. Overzicht behaalde punten (activiteitenverslag) per deelgemeente De voorzitter bezorgt het puntenoverzicht ter vergadering en overloopt het document. Verenigingen die twee jaar na elkaar geen verslag indienden, worden geschrapt op basis van het huishoudelijk reglement. Zij krijgen hiervan bericht na de AV, waarop de schrapping wordt bekrachtigd. De jaarverslagen werden vlot binnengebracht.

3 verslag RVB jdr 3. Alle samenstellingen van de besturen zijn nagekeken en in orde. De wijzigingen m.b.t. besturen worden nog opgenomen in een laatste rode boekje. Dit boekje wordt op de AV uitgedeeld. Er zijn 21 verenigingen die hun samenstelling bestuur nog niet hebben bezorgd aan de voorzitter. Datum voor inlevering was 1 september Deze verenigingen ontvangen binnenkort een herinnering om zich alsnog in orde te stellen. Vanaf nu moeten alle documenten op het secretariaat van de cultuurraad worden bezorgd alsook alle communicatie: Hilde Reyniers, secretaris cultuurraad, p/a Gravenplein 2, 9120 Beveren of secretariaat.cultuurraad@beveren.be. De voorzitter wijst erop dat verenigingen die wijzigingen hebben naar het volgende werkingsjaar toe, er rekening mee moeten houden dat het gegevensblad bij het jaarverslag correct moet ingevuld worden. Deze informatie is namelijk de informatie waarmee we verdergaan in het volgende werkingsjaar. De voorzitter bezorgt ter vergadering ook nog een recent document met stemgerechtigden en plaatsvervangers, met aanpassingen op basis van de ingediende jaarverslagen. 9. Briefwisseling Kunst-Montmartre De voorzitter ontving een dankkaart vanwege het bestuur van Montmartre IV. Deze zomerse kunstzondagen brachten weer veel kleur en veel volk naar Hof ter Saksen. Aanvraag Walrus De voorzitter ontving een vraag m.b.t. aansluiting van een nieuwe, jonge muziekvereniging, Walrus, bij de cultuurraad. De voorzitter bezorgde inmiddels de nodige documenten. Ruimte voor verenigingen De krant meldt dat er goed nieuws is voor verenigingen die nog een repetitie- of verenigingslokaal zoeken. Het is de bedoeling om de beschikbare ruimte onder de tribune van Waasland Beveren optimaal te benutten. Ook andere dan sportverenigingen kunnen hiervan gebruik maken. Vraag m.b.t. Vlieg in Beveren De voorzitter ontving de vraag van een lid van oudercomité Lindenlaan waarom de gemeente niet deelneemt aan het project Uit met Vlieg van CultuurNet Vlaanderen vzw, met name De schatten van Vlieg. Deze vraag werd opgenomen met het cultuurcentrum. Blijkt dat de gemeente niet meer inzet op De schatten van Vlieg (de Bib deed dit vroeger wel) aangezien deze koppeling vooral gemaakt wordt met de museale werking van gemeenten of steden. De gemeente neemt wel het volledige culturele jongerenaanbod op met aanduiding van het VLIEGlogo. En alle activiteiten die in aanmerking komen voor Vlieg worden ingevoerd en zijn raadpleegbaar op de website van Uit met Vlieg: Zo loopt deze zomer in park Hof ter Saksen nog de openluchttentoonstelling Beeldig Hof ter Saksen 12 met een DOE-pakket voor families met kinderen. Financiële verslagen PCR De voorzitter ontving het financiële verslag voor Haasdonk. Vanaf nu worden deze documenten bezorgd aan het secretariaat voor verdere opvolging en agendering op de RVB. 10. Ontslag voorzitter Johan De Ridder De voorzitter legt, zoals eerder aangekondigd, na 36 jaar werking in de GCR (waarvan 20 jaar als voorzitter) zijn werk neer. Hij drukt de hoop uit dat iedereen dit werk van harte verderzet en hij bedankt de bestuursleden en de beide secretarissen (Cecile D Hollander en Hilde Reyniers) voor hun inzet. De RVB neemt kennis van het ontslag van dhr. Johan De Ridder en aanvaardt dat dhr. Johan De Ridder zijn taak als voorzitter van de GCR met ingang van vandaag neerlegt.

4 verslag RVB jdr Verkiezing nieuwe voorzitter Bij de verkiezingen in 2013 stelde dhr. Kris Deckers, voorzitter PCR-Kieldrecht, zich kandidaat als ondervoorzitter van de GCR. De RVB aanvaardde deze kandidatuur in zitting van 7 februari Bij ontslag van de voorzitter, wordt de ondervoorzitter aangesteld als voorzitter, zonder dat hiervoor opnieuw verkiezingen moeten worden georganiseerd. Dhr. Kris Deckers gaat ermee akkoord om de functie van voorzitter van de GCR op te nemen. De RVB aanvaardt dhr. Kris Deckers als voorzitter van de GCR met ingang van vandaag. De nieuwe voorzitter neemt het woord en geeft aan dat hij de fakkel van de oud-voorzitter graag overneemt. Hij verwoordt dat hij alle activiteiten, waarin de GCR betrokken is, graag wil verderzetten maar dat het onmogelijk is dit op dezelfde manier (tijdsinvestering en alom aanwezigheid) te doen als zijn voorganger. De nieuwe voorzitter richt een woord van dank en enorme waardering naar dhr. De Ridder. De nieuwe voorzitter is blij om met deze sterke ploeg te kunnen starten. Hij uit de hoop om samen met het bestuur een aantal accenten te kunnen leggen, o.a. over de rol van de cultuurraad en de verenigingen met betrekking tot jeugdeducatie. Er zal zeker ook aandacht uitgaan naar reflectie over onze werking, over wat we voor elkaar kunnen betekenen en hoe we van elkaar kunnen leren. Ook zal er zoals reeds aangekondigd - tijd gemaakt worden om de culturele reglementen onder de loep te nemen, en zullen de mogelijkheden onderzocht m.b.t. het verder digitaliseren van het verwerken van de jaarverslagen van de verenigingen. Financiële opvolging Dhr. Luc Van Broeck, penningmeester van de GCR, benadrukt dat er gezien de nieuwe situatie in het bestuur ook een aantal financiële afspraken moeten gemaakt worden. De RVB belast Luc Van Broeck als penningmeester van de GCR met de taak om de nodige stappen te zetten om de volgende aanpassingen te laten doorvoeren m.b.t. de rekening en de bankverrichtingen van de GCR: Het volmacht van dhr. Johan De Ridder, Gentseweg 351, 9120 Haasdonk, wordt overgedragen aan de nieuwe voorzitter, dhr. Kris Deckers, Nieuw Arenberg 2, 9130 Kieldrecht. Het volmacht van voormalig bestuurslid dhr. Dirk Van Duyse, Piet Stautstraat 73, 9120 Beveren, wordt overgedragen aan mevr. Hilde Reyniers, Aerschotstraat 108, 9100 Sint-Niklaas (p/a Gravenplein 2, 9120 Beveren). Dhr. Luc Van Broeck, penningmeester, Binnendijk 14, 9130 Verrebroek, behoudt zijn volmacht. 12. Opstellen begroting 2014 Op basis van het financieel verslag van 2013 werd een begroting opgesteld voor 2014, door de oude en de nieuwe voorzitter. De voorzitter doet voorstellen voor de begroting van 2014 en geeft hierbij toelichtingen waar nodig. Het voorstel dat op tafel ligt, is opgesteld in de lijn van de voorgaande jaren. Werking GCR-Beveren De vraag wordt gesteld of de verdeling van de werking van de PCR niet een beetje scheefgegroeid is. Er is een aanzienlijke discrepantie tussen de deelgemeenten (met minder leden) en PCR-Beveren (met heel veel leden). Er wordt besloten dat het voorstel behouden wordt, maar dat er in een volgende vergadering gekeken worden hoe dit eventueel kan worden rechtgetrokken. De GCR kan bv. vanuit eigen budget ook een stuk bijdragen bij bepaalde activiteiten van de PCR. De RVB verklaart zich ermee akkoord om de voorgestelde begroting ter bekrachtiging voor te leggen aan de AV.

5 verslag RVB jdr Voorbereiding algemene vergadering van 23/09/2013 De voorzitter doet een agendavoorstel: Dankwoord aan dhr. Johan De Ridder Verslag van de AV van juni 2013 Voorstelling nieuw bestuur Jaarverslag Begroting 2014 Jaaractieplan van de GCR Gebruik UIT-databank Samenwerking tussen verenigingen en cultuureducatie Projecten cultuur Woordje van de schepen Slot en drankje in het CultuurCafé 14. Rondvraag Kallo Naar aanleiding van de bestuurswissel dient nog een aantal praktische zaken geregeld te worden in Kallo. De sleuteloverdracht moet officieel als punt geagendeerd worden voor het verslag van de vzw van het cultuurcentrum. Dhr. André Van Puyvelde dient nog officieel ontheven te worden van zijn taak als rekeninghouder van de PCR-Kallo. Verrebroek De RVB van de PCR-Verrebroek drukt haar bezorgdheid uit m.b.t. infrastructuur. De infrastructuur wordt op basis van een overeenkomst met het gemeentebestuur ook ter beschikking gesteld voor verhuur voor privé-activiteiten aangezien er geen feestzaal is in de deelgemeente. Dit brengt de nodige beslommeringen (o.a. nachtlawaai, achterlaten van rommel, beschadigingen aan de infrastructuur, ) met zich mee, vooral als het gaat over privé-aanvragen. Indien er ook vanuit Kieldrecht mensen komen aankloppen in de toekomst zal dit de druk op de vrijwilligers nog verhogen. Hoe pakken we dat aan? De schepen licht toe dat deze discussie lopende is. Voor Kieldrecht wordt er gewerkt aan een oplossing op langere termijn m.b.t. de aangekondigde sluiting van Het Centrum. PCR-Kallo De GBS Kallo vraagt een vergaderzaaltje in de culturele infrastructuur ter beschikking te stellen voor de school, gedurende de dag. De PCR uit hierover haar bezorgdheid. Zal de zaal nog voldoende beschikbaar zijn voor het verenigingsleven? Dit punt wordt meengenomen naar de vergadering deelinfrastructuren van de vzw. PCR-Melsele De PCR-Melsele deelt mee dat er nog wijzigingen binnenkwamen na 1 september, m.b.t. namen van stemgerechtigden en plaatsvervangers. De voorzitter geeft aan dat de lijsten en etiketten voor de verzending van de uitnodiging van de AV reeds geprint zijn. De voorzitter benadrukt dat indien adresveranderingen niet tijdig binnen zijn, de eerstvolgende briefwisseling nog naar de eerder aangeduide persoon gaat. De vereniging moet dit dan intern maar doorgeven. Alle wijzigingen worden vanaf nu doorgestuurd naar de secretaris! Onthaalmoment nieuwe inwoners Het gemeentebestuur organiseert op zondag 29 september 2013 een onthaalmoment voor nieuwe inwoners. De cultuurraad zal een standje bemannen met documentatie. Zo kunnen nieuwe inwoners meteen inzage krijgen in het rijke culturele verenigingsleven. De nieuwe inwoners worden om 9 uur ontvangen in het gemeentehuis. Tussen 10 en uur kunnen ze een rondleiding naar keuze meemaken. Van u is er een slotmoment in CC Ter Vesten en kunnen de aanwezigen de informatiebeurs van de verenigingen bezoeken.

6 verslag RVB jdr 6. Vanuit de cultuurraad zullen dhr. Kris Deckers, dhr. Hendrik Deckers en dhr. Bert Jacobs aanwezig zijn. De secretaris begeleidt een van de groepen met nieuwe inwoners en is tot 12uur in Ter Vesten. OCMW wedstrijd kunstintegratie nieuwbouw Briels De OCMW-raad keurde op 16 mei 2013 een reglement goed m.b.t. het inrichten van een wedstrijdreglement voor een geïntegreerd kunstwerk voor WZC Briels. Het reglement is raadpleegbaar op de website van de gemeente / het OCMW via de onderstaande link: Uiterste inzenddatum is 30 september 2013, op adres van het OCWM, Oude Zandstraat 92 in Beveren. Vormingsaanbod vrijwilligers De Vrijwilligerscademie Oost-Vlaanderen voorziet ook dit najaar weer tal van interessante vormingsmomenten voor bestuurders van verenigingen. Een selectie van interessante vormingen in de regio vindt u als bijlage bij dit verslag. Het volledige aanbod kunt u terugvinden op de website van de provincie: De volgende vergadering van de RAAD VAN BESTUUR werd vastgelegd op dinsdag 22 oktober 2013 om 20 uur in polyzaal 1 van Ter Vesten. VANAF HEDEN: Contactadres secretariaat cultuurraad Secretariaat Gemeentelijke Cultuurraad Beveren p/a Gravenplein Beveren secretariaat.cultuurraad@beveren.be Secretaris: Hilde Reyniers