Statuten Cultuurraad Waregem

Transcriptie

1 Statuten Cultuurraad Waregem ERKENNING Art. 1: De benaming van het gemeentelijk adviesorgaan voor cultuur is: CULTUURRAAD De cultuurraad wordt erkend als gemeentelijk adviesorgaan voor cultuurbeleid in uitvoering van het decreet van 13/07/2001, volgens de nadere voorwaarden bepaald in dit gemeenteraadsbesluit. DOELSTELLINGEN Art. 2: De cultuurraad heeft als doel het bevorderen van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid in het belang van alle inwoners van de gemeente. De Gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen betrekken de bovengenoemde cultuurraad bij de voorbereiding en de uitvoering van het gemeentelijk cultuurbeleid. De cultuurraad wordt in het kader van de beleidsvoorbereiding en evaluatie om advies gevraagd over alle aangelegenheden, bedoeld in artikel 4, 1 tot en met 10 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming van de instellingen, met uitzondering van 7 (jeugdbeleid) en 9 (sport). De cultuurraad wordt tevens om advies gevraagd bij de opmaak en de uitvoering van het gemeentelijk cultuurbeleidsplan. Daarnaast kan de cultuurraad over alle hierboven genoemde aangelegenheden en over alle andere beleidsdossiers, waarvan hij vindt dat er culturele belangen in het geding zijn, op eigen initiatief advies uitbrengen aan de gemeenteraad of het College van Burgemeester en Schepenen. AFSPRAKEN INFORMATIE-UITWISSELING EN OVERLEG Art. 3: Om de adviesfunctie van de cultuurraad mogelijk te maken bezorgt het college van burgemeester en schepenen aan de cultuurraad de agenda van de gemeenteraad. Art. 4: Wanneer het gemeentebestuur de cultuurraad om advies vraagt, voegt het bij de adviesvraag de nodige informatie. Tevens hebben de leden van de cultuurraad het recht om inzage te nemen in alle documenten die betrekking hebben op het dossier, tenzij er wettelijke bezwaren zijn. Dit inzagerecht kan uitgeoefend worden via de gemeentelijke ambtenaar die toegewezen wordt aan de adviesraad of via de gemeentesecretaris. Wanneer de cultuurraad op eigen initiatief een advies wenst uit te brengen, kan hij steeds informatie opvragen aan het College van Burgemeester en Schepenen, dat deze informatie ter beschikking stelt tenzij er wettelijke bezwaren zijn. De schriftelijke verzoeken om informatie vanwege de cultuurraad worden binnen de tien dagen beantwoord door de gevraagde informatie ter beschikking te stellen, ofwel door de wettelijke bezwaren tegen de informatieverstrekking mee te delen. ADVIES VRAGEN Art. 5: Het gemeentebestuur stelt de vragen om advies steeds schriftelijk, met : a) een duidelijke omschrijving van de concrete vraag;

2 b) opgave van de wettelijke en financiële randvoorwaarden waarmee de adviesgever moet rekening houden; c) opgave van de uiterste datum van inlevering van het advies bij het gemeentebestuur. Het gemeentebestuur geeft de cultuurraad minimaal een termijn van zes weken te rekenen vanaf de datum van aankomst van de adviesvraag bij de adviesraad. Slechts om uitzonderlijke redenen en omwille van hoogdringendheid, kan het gemeentebestuur deze termijn gemotiveerd inkorten. In onderlinge afspraak tussen cultuurraad en gemeentebestuur kan de termijn ook verlengd worden. De maanden juli en augustus worden bij het berekenen van de termijn buiten beschouwing gelaten. ADVIES UITBRENGEN Art. 6: De cultuurraad bezorgt de adviezen die hij uitbrengt steeds schriftelijk aan het gemeentebestuur en maakt in de adviezen melding van : a) de wijze waarop het advies tot stand kwam met een duidelijke opgave van welke betrokkenen op welke manier geconsulteerd werden; b) de argumentatie die geleid heeft tot de standpuntbepaling in het advies; c) een duidelijke weergave van het standpunt van de cultuurraad, met vermelding van afwijkende meningen of van minderheidsstandpunten. De tekst van de adviezen maakt steeds deel uit van het desbetreffende dossier dat wordt voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen, de gemeenteraad of de hogere overheid. Indien de cultuurraad geen advies uitbrengt binnen de afgesproken termijn mag het advies als gunstig worden beschouwd. BEANTWOORDEN VAN ADVIEZEN Art. 7: Het gemeentebestuur bezorgt binnen een termijn van zes weken te rekenen vanaf de datum dat het advies bij het gemeentebestuur toekwam, een schriftelijk gemotiveerd antwoord op het advies aan de cultuurraad. Indien de verdere behandeling van het dossier langere tijd vraagt, bezorgt het gemeentebestuur binnen de zes weken een antwoord met melding van de procedure die het dossier nog verder moet volgen en de opgave van de datum waarop een definitief antwoord aan de cultuurraad bezorgd wordt. De maanden juli en augustus worden bij het berekenen van de termijn buiten beschouwing gelaten. ONDERSTEUNING Art. 8: Het gemeentebestuur ondersteunt de cultuurraad door : a) op de gemeentelijke begroting jaarlijks een budget voor de financiering van de werking op te nemen. De controle op de aanwending van het budget gebeurt door een jaarlijks bij het gemeentebestuur in te dienen rekening. b) het ter beschikking stellen van een medewerker voor administratieve en logistieke ondersteuning. c) ter dekking van de risico's "burgerlijke aansprakelijkheid", "rechtsbijstand" en "lichamelijke ongevallen" de nodige verzekeringspolissen af te sluiten voor de bestuursleden. LIDMAATSCHAP Art. 9: De cultuurraad wordt telkens binnen de zes maanden na de installatievergadering van de gemeenteraad opnieuw samengesteld. De verenigingen die reeds lid zijn van de cultuurraad op het ogenblik van de zesjaarlijkse nieuwe samenstelling, worden geacht lid te blijven, op voorwaarde dat ze blijven voldoen aan de erkenningsvoorwaarden bepaald in het huishoudelijk reglement. De cultuurraad wordt samengesteld uit stemgerechtigde leden en waarnemers. Een vereniging/organisatie wordt pas stemgerechtigd lid na erkenning door de erkenningscommissie. De procedure voor erkenning wordt bepaald in het huishoudelijk reglement. Stemgerechtigde leden zijn : a) één afgevaardigde van elke culturele vereniging en organisatie, zowel private als publieke, die werkt met vrijwilligers en een werking ontplooit op het grondgebied van de gemeente. Op de samenkomsten van de cultuurraad kan de effectieve afgevaardigde zich laten vervangen door een plaatsvervanger.

3 b) één afgevaardigde van elke culturele organisatie en instelling, zowel private als publieke, die werkt met professionele beroepskrachten en een werking ontplooit op het grondgebied van de gemeente. Op de samenkomsten van de cultuurraad kan de effectieve afgevaardigde zich laten vervangen door een plaatsvervanger. c) deskundigen inzake cultuur, woonachtig in de gemeente. Waarnemers zijn: a) de schepen bevoegd voor cultuur; b) de cultuurbeleidscoördinator; c) de medewerker aangeduid door de gemeente ter ondersteuning van de cultuurraad. Externe deskundigen kunnen gehoord worden in het kader van de adviesverlening over een specifiek item. Art. 10: De procedure van samenstelling wordt in het huishoudelijk reglement bepaald. STRUCTUUR Art. 11: De cultuurraad omvat een algemene vergadering en een bestuur. SAMENSTELLING VAN DE ALGEMENE VERGADERING Art. 12: De algemene vergadering bestaat uit alle stemgerechtigde leden en de waarnemers. Ten hoogste twee derde van de stemgerechtigde leden is van hetzelfde geslacht. WERKING VAN DE ALGEMENE VERGADERING Art. 13: De algemene vergadering komt tenminste tweemaal per jaar samen. De samenkomsten van de algemene vergadering worden voorgezeten door de voorzitter, bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter, en als ook deze niet aanwezig is, door het aanwezige bestuurslid met de hoogste leeftijd. In naam van het bestuur worden de oproepingsbrieven ondertekend door de voorzitter (of bij ontstentenis door de ondervoorzitter) en door de secretaris (of bij ontstentenis door een ander bestuurslid). De uitnodiging met de agenda wordt samen met de bijhorende documenten tenminste acht dagen voor de bijeenkomst verstuurd naar de stemgerechtigde leden en naar de waarnemers. De agenda wordt samengesteld door het bestuur. Op de agenda moet elk voorstel worden ingeschreven dat minstens één maand voor de samenkomst schriftelijk door een lid werd ingediend bij de voorzitter. Over onderwerpen die niet op de agenda voorkomen, kan niet geldig beraadslaagd worden, tenzij met het akkoord van twee derden van de aanwezige stemgerechtigde leden. Als een bepaald punt niet (volledig) kan afgehandeld worden, wordt het automatisch verzonden naar de agenda van de volgende bijeenkomst en dan bij prioriteit behandeld. De algemene vergadering bepaalt de voorlopige datum voor de volgende bijeenkomst. Het bestuur kan buitengewone algemene vergaderingen beleggen telkens als het dit nodig acht. Het bestuur moet daartoe overgaan wanneer één tiende van de stemgerechtigde leden daarom schriftelijk verzoekt bij de voorzitter, met een opgave van de te bespreken agenda. De gevraagde samenkomst moet plaats vinden binnen de maand na het indienen van het verzoek. Buitengewone vergaderingen op verzoek van de leden, kunnen niet worden gehouden tijdens de maanden juli en augustus. Art. 14: De algemene vergadering stelt de statuten en het huishoudelijk reglement van de cultuurraad vast. Het ontwerp van statuten wordt voor advies aan het college van burgemeester en schepenen voorgelegd en ter goedkeuring aan de gemeenteraad. Het huishoudelijk reglement organiseert de werking van de algemene vergadering, van het bestuur, van de werkgroepen en van de erkenningscommissie. De statuten en het huishoudelijk reglement worden vastgesteld of gewijzigd bij gewone meerderheid van stemmen op een aanwezigheid van tenminste twee derde van de stemgerechtigde leden. Als er op de vergadering onvoldoende stemgerechtigde leden aanwezig zijn, wordt binnen de veertien dagen een nieuwe buitengewone vergadering bijeengeroepen, waarop geldig wordt gestemd ongeacht het aantal aanwezigen.

4 Art. 15: De adviezen die het bestuur aan het gemeentebestuur verstrekt worden ter kennis gebracht aan de algemene vergadering. De algemene vergadering wordt betrokken bij het proces van opmaak en uitvoering van het gemeentelijk cultuurbeleidsplan. Voorts beslist de algemene vergadering over alle belangrijke aangelegenheden, die de goede werking van de cultuurraad mogelijk maken. Zij spreekt zich uit over de rekeningen van de raad van het afgelopen boekjaar en aanvaardt het jaarlijks werkingsverslag. Verder behoren tot de bevoegdheid van de algemene vergadering de aanstelling van de stemgerechtigde leden van het bestuur en het aanvaarden van de ontslagname van een bestuurslid. Onverminderd het bepaalde in Art.14 tweede lid, worden alle beslissingen met een gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden genomen. Art. 16: Met inachtneming van de cultuurpactwet en de decreten en besluiten die het voorzien, duidt de algemene vergadering de vertegenwoordigers van de cultuurraad in de beheersorganen van culturele infrastructuur aan. De algemene vergadering kiest deze kandidaten uit haar stemgerechtigde leden. De wijze van aanduiding van deze mandaten wordt bepaald in het huishoudelijk reglement. Aan het mandaat van een lid in een van de beheersorganen komt een einde door: 1 ontslag uit de vereniging of organisatie waarvoor het lid is afgevaardigd in de cultuurraad. 2 aanvaarden van een politiek mandaat 3 als deskundige niet meer woonachtig te zijn op het grondgebied van de gemeente 4 als culturele vereniging, organisatie of instelling geen werking meer te ontplooien op het grondgebied van de gemeente Deze vertegenwoordigingsopdrachten worden herzien bij elke nieuwe samenstelling van de cultuurraad. Voor éénmalige aangelegenheden, zoals vergaderingen of plechtigheden, duidt het bestuur vertegenwoordigers aan. Art. 17: Van elke samenkomst van de algemene vergadering wordt een verslag opgesteld. De besluiten en gemotiveerde adviezen van de algemene vergadering worden binnen de vastgestelde termijn en volgens de voorgeschreven procedure overgemaakt aan de desbetreffende instanties. Op vraag van een stemgerechtigd lid, kan een minderheidsnota aan de adviezen worden toegevoegd. Minderheidsnota's maken een onafscheidelijk deel uit van de adviezen. Elke inwoner van de gemeente kan inzage nemen in de verslagen en de documenten van de cultuurraad via de ambtenaar door de gemeente aangeduid ter ondersteuning van de cultuurraad. Art. 18: De algemene vergadering kan in haar midden werkgroepen per werksoort, per beleidsthema of per territoriale geleding oprichten, voor het onderzoek van bepaalde aspecten van het cultuurbeleid. De waarnemers kunnen op de samenkomsten van deze werkgroepen uitgenodigd worden. Externe deskundigen kunnen gehoord worden in het kader van de adviesverlening over een specifiek item. De werkgroepen vergaderen afzonderlijk om te beraadslagen over problemen eigen aan de hen toegewezen opdracht. Alle voorstellen en ontworpen adviezen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering of aan het bestuur. Voor dringende aangelegenheden worden zij aan het bestuur ter goedkeuring voorgelegd, mits bekrachtiging op de eerstvolgende samenkomst van de algemene vergadering. SAMENSTELLING VAN HET BESTUUR Art. 19: De samenstelling van het bestuur wordt in het huishoudelijk reglement bepaald. WERKING VAN HET BESTUUR Art. 20: Het bestuur vergadert tenminste om de 2 maanden, de maanden juli en augustus niet meegerekend. De samenkomsten van het bestuur zijn niet openbaar.

5 Het bestuur voert het dagelijks beheer van de cultuurraad. Het bestuur bereidt de samenkomsten van de algemene vergadering voor, stelt de agenda ervan samen en bepaalt de datum van de buitengewone vergaderingen. Het voert de beslissingen van de algemene vergadering uit. Het bestuur neemt kennis van de binnengekomen briefwisseling en zorgt ervoor dat daaraan het nodige gevolg wordt gegeven. Het bepaalt de houding van de cultuurraad ten overstaan van dringende en actuele problemen en het stelt de adviezen aan het gemeentebestuur op. Deze worden ter kennisgeving aan de eerstvolgende algemene vergadering meegedeeld. Het bestuur stelt het jaarprogramma en jaarverslag op. Het college van burgemeester en schepenen houdt toezicht op de rekeningen en kan een ambtenaar belasten met de controle op de financiële verrichtingen. Het bestuur is bevoegd over alle aangelegenheden die niet aan de algemene vergadering zijn toevertrouwd. Art. 21: De verkozen secretaris is verantwoordelijk voor het administratief werk van de cultuurraad, in afspraak met de gemeentelijke ambtenaar die door het college van burgemeester en schepenen ter beschikking wordt gesteld van de cultuurraad. De penningmeester zorgt voor de bewaring van de gelden van de cultuurraad op een post- of bankrekening. Hij doet de financiële verrichtingen die in opdracht van het bestuur dienen te gebeuren. Hij houdt tevens een regelmatig ingevuld kasboek. Art. 22: De voorzitter maakt de agenda van de bestuursvergadering op. De uitnodiging met de agenda ondertekend door de voorzitter wordt samen met de bijhorende documenten tenminste acht dagen voor de bijeenkomst verstuurd naar de leden van het bestuur. Het bestuur beraadslaagt over de agendapunten en beslist in consensus. Als er over een te verstrekken advies geen consensus wordt bereikt vermeldt de beslissing de stemverhouding en kan op vraag van een stemgerechtigd lid een minderheidsnota aan het advies toegevoegd worden. Het beknopt verslag van de samenkomsten van het bestuur wordt aan alle bestuursleden bezorgd met de agenda van de volgende vergadering. Art. 23 Buitengewone samenkomsten van het bestuur moeten belegd worden, wanneer één vijfde van de stemgerechtigde bestuursleden daarom schriftelijk verzoekt bij de voorzitter, met opgave van de te bespreken agenda. De gevraagde samenkomst moet plaats vinden binnen de veertien dagen na het indienen van het verzoek. Art. 24 Als er gestemd wordt over personen of functies, of op verzoek van minstens één derde van de aanwezige stemgerechtigde leden, gebeurt de stemming geheim en schriftelijk. In de andere gevallen is de stemming publiek. Bij publieke stemming, is de stem van de voorzitter van de vergadering beslissend ingeval van staking van stemmen. Bij gewone stemming over een aan te nemen of te verwerpen punt, wordt het punt verworpen bij staking van stemmen. Wanneer er bij geheime stemming over personen, staking van stemmen is, heeft een nieuwe stemronde plaats tussen de kandidaten met het gelijk aantal stemmen. Wanneer ook deze stemronde geen beslissend resultaat oplevert, is de jongste kandidaat gekozen. SLOTBEPALING Art. 25: Het gemeenteraadsbesluit treedt in werking vanaf 1 januari De statuten van de cultuurraad van Waregem van 21 januari 1977 worden opgeheven.

6 Dit gemeenteraadsbesluit, alsook het gemeenteraadsbesluit ter bekrachtiging van het huishoudelijk reglement van de cultuurraad, worden onmiddellijk ter kennisgeving meegedeeld aan de diensten van het Provinciebestuur en van de Vlaamse Regering.