Organiek reglement voor de stedelijke cultuurraad Beringen ( )

Transcriptie

1 Organiek reglement voor de stedelijke cultuurraad Beringen ( ) 1. DOELSTELLING 1.1. Het Decreet van 6 juli 2012 betreffende het Lokaal Cultuurbeleid, bepaalt dat de organisatie van advies en inspraak voor het cultuurbeleid een bevoegdheid is van het Gemeentebestuur. Hiertoe nodigt het College van Burgemeester en Schepenen bij de aanvang van elke legislatuur alle culturele actoren uit om deel te nemen aan de inspraak Het Stadsbestuur Beringen opteert hierbij voor de oprichting van sectorale deelraden, met adviserende bevoegdheid over hun sectorale materie voor de hele stad en een Koepel voor het Berings Cultuurbeleid met een adviserende bevoegdheid over de grote lijnen van het stedelijk cultuurbeleid. (art.54, 2 ) 1.3. De Koepel voor het Berings Cultuurbeleid en de sectorale deelraden hebben tot doel het adviseren van de Gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen inzake het stedelijk cultuurbeleid m.b.t. de culturele aangelegenheden, volgens art. 4 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 op de hervorming van de instellingen: - de bescherming en de luister van de taal; - de aanmoediging van de vorming van navorsers; - de schone kunsten; - het cultureel patrimonium, de musea en de andere wetenschappelijk-culturele instellingen met uitzondering van de monumenten en landschappen; - de bibliotheken, discotheken en soortgelijke diensten; - de radio-omroep en de televisie, het uitzenden van mededelingen van de federale Regering uitgezonderd; - de hulp aan de geschreven pers; - de permanente opvoeding en de culturele animatie; - de vrijetijdsbesteding en het toerisme; 1.4. De sectorale deelraden enerzijds en de Koepel voor het Berings Cultuurbeleid anderzijds kunnen op eigen initiatief advies uitbrengen. (art.56) Wanneer een sectorale deelraad op eigen initiatief advies uitbrengt, dient zij hiervan de koepel op de hoogte te stellen. 2. ORGANISATIE en SAMENSTELLING 2.1. Het Stadsbestuur opteert voor de oprichting van 4 sectorale deelraden met adviserende bevoegdheid over hun materie. De afgevaardigden van de sectorale deelraden vormen samen de Koepel voor het Berings Cultuurbeleid met adviserende bevoegdheid over de grote lijnen van het stedelijk cultuurbeleid Volgende actoren worden uitgenodigd om deel te nemen aan inspraak en overleg (art. 53): 1 alle culturele organisaties en instellingen, zowel private als publieke, die het Nederlandstalige culturele leven bevorderen, die werken met vrijwilligers of met professionele beroepskrachten en die een werking ontplooien op het grondgebied Beringen 2 deskundigen op vlak van cultuur die het Nederlandstalige culturele leven bevorderen en die in de stad Beringen wonen 2.3. Het College van Burgemeester en Schepenen bepaalt, na advies van de stedelijke cultuurdienst, onder welke van de 4 sectorale deelraden de actoren worden ondergebracht. Hierbij is de doelstelling van de vereniging of organisatie de doorslaggevende factor Deskundigen dienen te beantwoorden aan volgend profiel: - actief werkzaam zijn in de culturele sector, hetzij vrijwillig, hetzij professioneel - een ruime kijk op cultuur hebben - bereid zijn om zich te engageren in één of meerdere sectorale deelraden 1

2 2.5. Voor specifieke projecten of materies kan het College van Burgemeester en Schepenen na advies van de Koepel en de stedelijke cultuurdienst de ruimere bevolking betrekken door het samenstellen van ad-hoc werkgroepen Het College van Burgemeester en Schepenen richt de adviesaanvragen steeds tot de Koepel. De Koepel bepaalt op haar beurt welke sectorale deelraad/raden het best geplaatst is/zijn om advies uit te brengen. Omgekeerd brengt elke sectorale deelraad advies uit aan het College van Burgemeester en Schepenen via de Koepel. De Koepel voor het Berings Cultuurbeleid werkt coördinerend en niet bevoogdend Het Berings Cultuurforum bestaat uit alle leden van de verschillende sectorale deelraden en komt bijeen voor feestvieringen en algemene informatiemomenten. Het Berings Cultuurforum heeft geen enkele adviserende of juridische bevoegdheid De cultuurbeleidscoördinator of een andere medewerker van de stedelijke cultuurdienst kunnen ambtshalve alle vergaderingen van de Koepel, de sectorale deelraden en het Berings Cultuurforum bijwonen. De schepen bevoegd voor cultuur wordt uitgenodigd op de bijeenkomsten van de Koepel voor het Berings Cultuurbeleid. DR1 Recreatie & Cultureel Erfgoed DR2 Artistiek SECTORALE DEELRADEN DR3 Mens & Samenleving DR4 Gemeenschapsvorming KOEPEL BERINGS CULTUURBELEID samengesteld met vertegenwoordigers uit de sectorale deelraden BERINGS CULTUURFORUM Alle leden uit de sectorale deelraden COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN 2.9. De stedelijke cultuurdienst fungeert als administratief centrum voor de verdere administratieve afhandeling en verzending en plaats van het centraal archief Aanvragen tot lidmaatschap van de stedelijke cultuurraad worden gericht aan de stedelijke cultuurdienst. 3. ORGANEN 3.1. Sectorale deelraden Bevoegdheden De sectorale deelraden kiezen onder hun leden een voorzitter, een ondervoorzitter en een secretaris. Deze verkozen leden fungeren als een dagelijks bestuur en verzekeren de continuïteit van de werking Hun taak bestaat erin om regelmatig de vergadering bijeen te roepen, de agenda te bepalen en het verslag op te stellen. 2

3 De sectorale deelraad formuleert de adviezen (op eigen initiatief of op vraag vanuit de Koepel) die betrekking hebben op hun sector en richt deze binnen de maand na ontvangst voor verder gevolg aan de Koepel De sectorale deelraad neemt initiatieven om de werking van hun sector te stimuleren en om deze dichter bij de bevolking te brengen De sectorale deelraden organiseren binnen hun geledingen verkiezingen om de vertegenwoordigers in het beheersorgaan van de Stedelijke Bibliotheek Beringen en de algemene vergadering en raad van bestuur van de EVA vzw CC Beringen aan te duiden. De voordrachten worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Koepel Samenstelling Bij de samenstelling van het bestuur dient te worden gestreefd naar: 1 een evenwicht tussen mannen en vrouwen 2 een vertegenwoordiging van jongeren en ouderen Mandaten De duur van de bestuursmandaten bedraagt 6 jaar en loopt tot de sectorale deelraden opnieuw samengesteld worden door de nieuwe gemeenteraad. (art. 58) De verkiezing van de voorzitter, ondervoorzitter en secretaris gebeuren via (geheime) stemming De voorzitter, ondervoorzitter en secretaris zetelen namens hun sectorale deelraad in de Koepel De bestuursleden staan zelf in voor de goede werking van hun sectorale deelraad Aan het mandaat van een lid / bestuurslid van de sectorale deelraad komt een einde door: 1 ontslag uit de vereniging of organisatie waarvoor het lid is afgevaardigd 2 ontslag uit de sectorale deelraad 3 aanvaarden van een politiek mandaat 4 als deskundige niet meer woonachtig zijn op het grondgebied van Beringen 5 als culturele vereniging, organisatie of instelling geen werking meer ontplooien op het grondgebied van Beringen 6 als culturele vereniging, organisatie, instelling of deskundige gedurende 1 kalenderjaar niet minstens de helft van de vergaderingen heeft bijgewoond. Een culturele vereniging, organisatie, instelling of deskundige die op deze manier uitgesloten wordt, kan slechts na het verstrijken van 1 volledig kalenderjaar opnieuw een aanvraag tot lidmaatschap indienen Bij ontslag van een bestuurslid voorziet de sectorale deelraad binnen de 3 maanden in vervanging van dit bestuurslid via verkiezingen Werking De sectorale deelraden komen minstens 2 maal per werkjaar samen. Deze twee vergaderingen worden in samenspraak met de Koepel voor het Berings Cultuurbeleid georganiseerd. Daarnaast kunnen de sectorale deelraden nog bijkomende deelraadvergaderingen en/of werkgroepen organiseren De vergaderingen gebeuren in gesloten zitting. Derden kunnen uitgenodigd worden om hieraan deel te nemen De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen en mits de helft van de leden van de sectorale deelraad aanwezig is Koepel voor Berings Cultuurbeleid Bevoegdheden De Koepel voor het Berings Cultuurbeleid fungeert als contactpunt tussen het College van Burgemeester en Schepenen en het cultureel werkveld. 3

4 De taak van het bestuur bestaat erin om minstens tweemaandelijks de vergadering bijeen te roepen en de agenda te bepalen De Koepel bepaalt welke sectorale deelraad (deelraden) de adviesaanvragen moet(en) behartigen en bezorgt deze binnen de 15 dagen na postdatum aan de betrokken deelraad (deelraden). De andere sectorale deelraden worden op de hoogte gebracht van de adviesaanvraag. Voor algemene materies geeft de Koepel, eventueel na raadpleging binnen de sectorale raden, zelf advies. De Koepel maakt de adviezen en hun motiveringen over aan het College van Burgemeester en Schepenen binnen de 2 maanden na ontvangst van de adviesaanvraag. Om uitzonderlijke redenen en omwille van hoogdringendheid kan het stadsbestuur deze termijn gemotiveerd inkorten De Koepel voor het Berings Cultuurbeleid neemt initiatieven om de werking van de culturele sector of een segment ervan te stimuleren of om deze dichter bij de bevolking te brengen. Hierbij is de oprichting van aparte werkgroepen of samenwerking tussen verschillende sectorale deelraden mogelijk De Koepel maakt een lijst met voordrachten voor vertegenwoordigers voor de beheersorganen van de Stedelijke Bibliotheek Beringen en de algemene vergadering en raad van bestuur van de EVA vzw CC Beringen over aan het Stadsbestuur Samenstelling De Koepel kiest onder zijn leden een voorzitter en ondervoorzitter. De verkozen voorzitter en ondervoorzitter van de Koepel nemen ontslag als gemandateerde van de sectorale deelraad waartoe ze behoren. Mits motivatie kan hierop een uitzondering worden gemaakt door het College van Burgemeester en Schepenen. De betrokken sectorale deelraad/deelraden voorziet/voorzien in hun vervanging bij ontslag Bij de samenstelling van het bestuur dient te worden gestreefd naar: 1 een evenwicht tussen mannen en vrouwen 2 een vertegenwoordiging van jongeren en ouderen De verkiezingen voor voorzitter en ondervoorzitter gebeuren bij geheime stemming. Personeelsleden van de instellingen die betaald of betoelaagd worden komen hiervoor niet in aanmerking Het secretariaat van de Koepel wordt waargenomen door een medewerker van de stedelijke cultuurdienst Mandaten De duur van de bestuursmandaten bedraagt 6 jaar en loopt tot de Koepel voor het Berings Cultuurbeleid opnieuw samengesteld wordt door de nieuwe gemeenteraad. (art.64) De bestuursleden staan zelf in voor de goede werking van de Koepel Aan het mandaat van een bestuurslid van de koepel komt een einde door: 1 ontslag uit de vereniging of organisatie waarvoor het lid is afgevaardigd 2 ontslag uit de sectorale deelraad of koepel 3 aanvaarden van een politiek mandaat 4 als deskundige niet meer woonachtig zijn op het grondgebied van Beringen 5 als culturele vereniging, organisatie of instelling geen werking meer ontplooien op het grondgebied van Beringen 6 overlijden De Koepel voorziet binnen de 3 maanden in vervanging van dit bestuurslid via verkiezingen Werking 4

5 De vergaderingen gebeuren in gesloten zitting. Derden kunnen uitgenodigd worden om hieraan deel te nemen De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen en mits de helft van de leden van de Koepel aanwezig is Berings Cultuurforum Bevoegdheden Om de communicatie en samenhang met het hele werkveld te behouden, roept de Koepel voor het Berings Cultuurbeleid het Berings Cultuurforum minstens 1 maal per jaar samen en bepaalt de agenda Het Berings Cultuurforum heeft geen adviserende of juridische bevoegdheid maar biedt de mogelijkheid om feestzittingen of informatiemomenten voor het gehele culturele werkveld te organiseren Samenstelling Alle leden uit de sectorale deelraden maken deel uit van dit Berings Cultuurforum Mandaten De voorzitter en ondervoorzitter van de Koepel voor het Berings Cultuurbeleid zijn tevens voorzitter en ondervoorzitter van het Berings Cultuurforum Werking De vergaderingen gebeuren in gesloten zitting. Derden kunnen uitgenodigd worden om hieraan deel te nemen Het secretariaat van het Berings Cultuurforum wordt waargenomen door een medewerker van de stedelijke cultuurdienst. 4. VERTEGENWOORDIGING STEDELIJKE BIBIOTHEEK BERINGEN EN DE CULTUURCENTRA BERINGEN 4.1. De aanduiding van de mandaten van de gebruikers in de beheersorganen van de Stedelijke Bibliotheek Beringen en de algemene vergadering en raad van bestuur van de EVA vzw CC Beringen is een taak van het Gemeentebestuur Hiertoe worden binnen de sectorale raden verkiezingen georganiseerd. De kandidaturen worden door de Koepel voorgedragen aan het College van Burgemeester en Schepenen Het aantal in te vullen mandaten wordt evenredig verdeeld tussen de verschillende culturele actoren en wordt bij elke nieuwe samenstelling gestaafd aan de concrete toestand binnen het cultureel werkveld. Met culturele actoren worden zowel de effectieve leden in de sectorale deelraden als de gebruikers bedoeld Elke sectorale deelraad en de gebruikers krijgen minstens 1 stem. De overige mandaten worden via het systeem D Hondt toegekend aan leden komende uit de sectorale deelraden De duur van de mandaten bedraagt 6 jaar en loopt tot de volgende nieuwe samenstelling Aan het mandaat van een lid van de beheersorganen van de Stedelijke Bibliotheek Beringen en de algemene vergadering en raad van bestuur van de EVA vzw CC Beringen komt een einde door: 1 ontslag uit de vereniging of organisatie waarvoor het lid is afgevaardigd 2 ontslag uit de sectorale deelraad 3 ontslag uit het beheersorgaan van de Stedelijke Bibliotheek Beringen of de algemene vergadering en raad van bestuur van de EVA vzw CC Beringen 4 aanvaarden van een politiek mandaat 5 als deskundige niet meer woonachtig zijn op het grondgebied van Beringen 6 als culturele vereniging, organisatie of instelling geen werking meer ontplooien op het grondgebied van Beringen 7 overlijden 5

6 5. HUISHOUDELIJK REGLEMENT 5.1. Indien een huishoudelijk reglement wordt opgesteld dient dit ter bekrachtiging voorgelegd te worden aan de gemeenteraad. Dit huishoudelijk reglement mag niet strijdig zijn met onderhavig reglement en de terzake geldende wettelijke bepalingen. 6. ONDERSTEUNING 6.1. Het gemeentebestuur zal de Koepel voor het Berings Cultuurbeleid en de sectorale deelraden ondersteunen door: 1 op de gemeentelijke begroting jaarlijks een budget voor de financiering van de werking van de Koepel en de sectorale deelraden op te nemen. De Koepel is verantwoordelijk voor het beheer van het budget. De controle op de aanwending van het budget zal gebeuren door het college van burgemeester en schepenen. De toelage kan aangewend worden voor activiteiten eigen aan de Koepel of de sectorale deelraden. Volgende activiteiten kunnen gefinancierd worden door de toelage: - activiteiten georganiseerd door de Koepel of een sectorale deelraad die toegankelijk zijn (gratis of mits betaling) voor alle leden of inwoners van de stad - het bijwonen van vormingsactiviteiten voor zover ze toegankelijk zijn voor alle leden van de Koepel of van een deelraad - de kosten van uitzonderlijke publicaties te verspreiden over de ganse stad Volgende activiteiten kunnen niet gefinancierd worden door deze toelage: - activiteiten georganiseerd door één vereniging 2 administratieve en logistieke ondersteuning door de gemeentelijke diensten te voorzien, alsook door een medewerker van de stedelijke cultuurdienst ter beschikking te stellen voor het bijwonen van de vergaderingen van de Koepel en het waarnemen van de secretariaatswerkzaamheden. De administratiekosten zijn ten laste van de stad. 7. WIJZIGING VAN HET REGLEMENT Aan dit reglement kunnen maar wijzigingen door de gemeenteraad aangebracht worden, na voorafgaande besprekingen met de Koepel voor het Berings Cultuurbeleid, die tevens moet gevraagd worden om een schriftelijk advies uit te brengen. 6