Verslag van de raad van bestuur van de erkende Gemeentelijke Cultuurraad Beveren op woensdag 3 september uur - polyzaal 1 Ter Vesten, Beveren

Transcriptie

1 Aanwezig: Kris Deckers, voorzitter Hilde Reyniers, cultuurbeleidscoördinator, secretaris Johan Smet, schepen van Cultuur Verslag van de raad van bestuur van de erkende Gemeentelijke Cultuurraad Beveren op woensdag 3 september uur - polyzaal 1 Ter Vesten, Beveren Leden: Hendrik Deckers, Cecile D Hollander, Bart Hendrickx, Bert Jacobs, Anita Morjaen, Diane Scheerders, André Tas, Luc Van Broeck, Mieke Van Hove, Eric Van Oevelen, Rita Verhoeven, Gerda Vlegels Verontschuldigd: Roland Van Kemseke, Rita Verhoeven, Marleen Wymeersch 1. Welkom en inleiding door Kris Deckers De voorzitter verwelkomt de leden van de RVB en leidt de vergadering in. De voorzitter benadrukt dat er deze avond wat extra tijd en aandacht zal worden voorzien voor het financieel verslag en het budget, ter voorbereiding van de algemene vergadering. 2. Goedkeuring en opvolging verslag 24/06/2014 De voorzitter overloopt het verslag van vorige vergadering. Een aantal punten komt nog terug in de loop van de vergadering. De voorzitter bedankt de secretaris voor het uitgebreide verslag. Het verslag wordt goedgekeurd. 3. Stand van zaken werkgroepen Evaluatie Parkconcerten 2014 laatste concert op 14/09 De Parkconcerten die tot hier toe hebben plaatsgevonden waren telkens succesvol. Slechts 1 concert werd afgelast, omwille van persoonlijke omstandigheden bij de dirigent (03/08). Er volgt nog 1 concert op 14/09/2014) op Fort Liefkenshoek, door Feestorkest Klank & Deugd. Melsele (Mieke): Hof ter Saksen, veel volk, enthousiast publiek. Een beetje versterking voor de dirigent zou naar de toekomst toe wel interessant kunnen zijn. Nu was dit niet altijd even goed verstaanbaar. Kallo (Eric): Fort Liefkenshoek, iets minder goed weer, maar het concert heeft toch plaatsgevonden. Haasdonk (Bart): Hof ter Saksen, buien vooraf, maar op het moment zelf prima weer. Optreden in 2 delen: eerst Young Music Band en daarna de Fanfare zelf. Zeker veel volk. Vraag of er geen financiële tegemoetkoming voor de jeugd kan worden voorzien. Dit is bij de inplanning van de concerten niet begroot. Eventueel kan dit bij de budgetbespreking worden bekeken. De concerten zouden in de toekomst ook kunnen worden verdeeld over 2 data en 2 locaties. Verrebroek (Hendrik): Terras CultuurCafé, vooraf slecht weer, maar op het moment zelf prima. Kieldrecht (Kris): Fort Liefkenshoek, prima concert, opstelling misschien niet ideaal, ook hier zou versterking en extra programmaflyer welkom zijn. De gidsenvereniging vraagt om rekening te houden met de andere activiteiten bij de voorbereiding voor volgend jaar. Elk 2 de en 4 de weekend (m.u.v. september) zijn er gidsbeurten op het Fort.

2 verslag RVB Evaluatie 11 juliviering 2014: Kadril Archaï Het optreden was zeker een voltreffer. Er was veel ambiance in de zaal en in het CultuurCafé. Het was een mooi concert. Een paar dagen vooraf verscheen nog een krantenartikel over de voorstelling van de nieuwe cd in Ter Vesten. Helaas was het cultuurcentrum, noch de cultuurraad daar vooraf van op de hoogte. Vaststelling in de zaal: toch een 15-tal lege plaatsen. Vraag of er geen beperking moet opgelegd worden van het aantal kaarten dat vooraf per vereniging kan worden vastgelegd (bv. 10 per aanvragende persoon / vereniging). Nu zijn er op het laatste moment nog mensen die bij hun lokale vereniging afzeggen. Om 20u kan het personeel van de ticketbalie geen mensen op de wachtlijst meer bellen om alsnog de vrijgekomen plaatsjes in te nemen. Dat is erg jammer. Cecile neemt dit mee naar de werkgroep 11 juliviering. Opmerking over de regeling met het CultuurCafé. Er was een systeem van 2 soorten bonnetjes in een goedkoop en duurder mandje. Dit moet worden herbekeken. Uiteindelijk brengt de GCR een grote groep mensen mee naar binnen, die allemaal blijven en vaak ook nog iets extra consumeren. Op de AV werd er besproken dat de bonnetjes tot een max. prijs gingen, de rest moest worden opgelegd. Dat is misschien een beter principe, maar dat duurt wel langer. De schepen neemt dit mee naar de bespreking van de concessie. Open Monumentendag 2014 Texamsite Ter gelegenheid van Open Monumentendag 2014 wordt een tentoonstelling georganiseerd op de voormalige Texam-site. Hiervoor werden, in samenwerking met de Beverse filmclub, mensen geïnterviewd. De opening vindt plaats op vrijdag 12 september. De leden van de RVB hebben niet allemaal een uitnodiging gehad (Bert, Cecile, Hendrik). Hilde kijkt dit intern na. Gerda roept de leden van de RVB op om een handje te komen helpen bij de opstelling van de tentoonstelling. Programma OMD: Open Monumentendag 2014 Erfgoed, vroeger nu en in de toekomst Elke tweede zondag van september wordt Vlaanderen een schouwtoneel waar iedereen met een hart voor erfgoed zich kan vergapen aan de bouwkundige, landschappelijke en archeologische monumenten in onze regio. Dit jaar kijken we niet alleen naar het verre verleden maar stellen ons ook vragen naar de toekomst van ons onroerend patrimonium. Hoe kunnen we een gepaste herbestemming vinden voor oude gebouwen waardoor deze herinneringsplaatsen een tweede leven aangeboden krijgen? Deze editie hebben wij speciale aandacht voor een monument in bedreiging. Op het voormalige bedrijvencomplex van TEXAM plannen wij in het weekend van Open Monumentendag (13 en 14 september 2014) een heus kunsten- en erfgoedevenement, genaamd Schiet Spoele. Zeker de moeite waard aangezien deze omvangrijke industriële site binnenkort verdwijnt en plaats maakt voor de gedeelde brandweerpost van Kieldrecht en Nieuw-Namen. Ook onze vaste erfgoedwaarden Cortewalle en fort Liefkenshoek zijn tijdens Open Monumentendag (14 september 2014) weerom van de partij. Straatnaamgeving Geen werden geen bijeenkomsten van de werkgroep Straatnaamgeving ingepland. Stand van zaken verwerking jaarverslagen en bespreking ontbrekende dossiers Er werden nogal wat verslagen ingediend op het secretariaat via de mail. Deze indieners werden vriendelijk verzocht om toch een papieren versie te bezorgen, aangezien de mailbox van het secretariaat niet berekend is op de digitale inzendingen van documenten + bijlagen van meer dan 200 verenigingen. De papieren bundels zijn opgehaald door Hendrik en verdeeld onder hemzelf, Bert en Bart. Vervolgens werd de berekening van de punten uitgevoerd en opnieuw gebundeld. De datum van 1 juli was een belangrijke datum. Een heel deel documenten was tijdig binnen. Een deel was iets later. Bart en Hendrik hebben elk een drietal dagen tijd uitgetrokken om deze dossier te bestuderen. Bart geeft weer dat er een 18-tal verenigingen niet of laattijdig hebben ingediend.

3 verslag RVB Wat ontbreekt? MELSELE Amedee Verbruggenkring Ouders voor kleuters Melsele KALLO Gezinsbond Jeugdvrienden DOEL Landelijke Gilde opgedoekt HAASDONK De Roodstuit Koor Pro Musica Oudervereniging Vrije Basisschool KIELDRECHT De Vogelvrienden opgedoekt of dit jaar geen activiteiten? BEVEREN Bierclub De Beverse Mout KWB Beveren Oudercomité Centrumschool Vriendenkring CB VERREBROEK EN VRASENE compleet Wat kwam laattijdig en/of onvolledig binnen: Landelijke Gilde Melsele over het hoofd gezien KVLV Melsele over het hoofd gezien Landelijke Senioren Melsele contactpersoon (stemgerechtigde) bleef in gebreke Yevgueni Melsele een deel vergeten insturen Kookclub Liaison Melsele nieuw niet eerder tijd om in te vullen OC GBS Kallo over het hoofd gezien Kalison Haasdonk over het hoofd gezien Bridgeclub was g d Te volgen stappen: Eenmalig wordt de overgangsperiode ingeroepen als excuus voor de laattijdige dossiers. Op de AV wordt aangekondigd dat er een individueel gesprek mogelijk is, af te spreken via mail met Hilde, periode (datum) in het voorjaar nog vast te leggen. Verenigingen die 2 jaar na elkaar geen bestuurssamenstelling indienen, worden volgens de statuten geschrapt. Zij krijgen geen uitnodigingen meer voor de AV en worden niet meer opgenomen als lid van de GCR. Hoe zit het met de stand van zaken van digitalisering naar volgend jaar toe? We zullen rekening moeten houden met een eenmalige kostprijs voor aanmaak van het pakket, gekoppeld aan een jaarlijks bedrag voor het onderhoud aan het programma en/of de site (eventueel te voorzien uit de reserve van de GCR). We kunnen de lijsten met de samenstelling bestuur alvast laten digitaliseren door stagiairs. We moeten nadenken op welke manier we dit doen: Word, Excel, ander pakket? Dit is voorlopig nog niet besproken. Idee: de info terugbezorgen aan de vereniging, zodat zij enkel nog hoeft te controleren, te wijzigen en/of verder aan te vullen. Hendrik bezorgt info aan Hilde. 4. Administratieve berichten Stand van zaken volmachtformulieren Er ontbreken nog enkele formulieren. Volgende verenigingen zouden zo snel mogelijk moeten nakijken of hun volmachtformulier al werd binnengebracht op het secretariaat van de GCR. Zonder dit formulier kan de financiële dienst immers niet overgaan tot betaling van de toelage voor BEVEREN Jeugdkoor Alabaré Bierclub De Beverse Mout Bridgeclub Oudercomité St-Maarten Bovenschool Sint-Janskunstvrienden HAASDONK De Roodstuit Koperensemble Kalison VERREBROEK De Verrekopers

4 Opvolging De PCR contacteert deze verenigingen en vraagt om de ontbrekende info per kerende aan Hilde te bezorgen. Hilde geeft de info vervolgens door aan de financiële dienst. 5. Financieel verslag Luc Van Broeck stelt het financieel verslag voor en merkt op dat een aantal afrekeningen nog niet binnen zijn voor het afgelopen werkjaar. De communicatie met sommige verenigingen is niet altijd eenvoudig. Ook als het over geld gaat. Luc projecteert het financieel verslag en overloopt alle posten. De voorzitter controleert de cijfers in de gedrukte bankafschriften, die ter vergadering voorliggen. De RVB heeft beslist moeite gedaan om de uitgaven te beperken. Vooral op vlak van drukwerk, bureelen secretariaatskosten en de vertegenwoordigingen. Er is ook het feit dat de receptie van het Festival uitzonderlijk door de gemeente werd gedragen (ontvangst gouverneur Briers). De penningmeester projecteert vervolgens een vergelijkingstabel om aan te tonen dat er in de loop van de besparingsberekening wellicht fouten zijn gemaakt door de gemeentelijke diensten. Het financieel verslag wordt unaniem goedgekeurd. Met uitdrukkelijke dank van de RVB en van de voorzitter voor het nauwgezette werk van de penningmeester. De penningmeester stelt het voorstel tot begroting 2015 voor. Luc en Kris overlopen de begrotingsvoorstellen en vergelijken met het budget Stand van zaken wandelbrochures Voor de zomer werd dit agendapunt kort aangekaart, met de vraag om dit aan te pakken. Concreet wordt voorgesteld om de digitale versie voor te kunnen stellen bij aanvang van het nieuwe toeristische seizoen. Dit kan dan gepaard gaan met een persconferentie en een overdracht van de wandelroutes naar Toerisme Beveren. Stavaza: Melsele herwerkt. Voorstel tijdspad: RVB oktober 2014 nazicht huidige brochure RVB november 2014 inplannen wandelen van de routes en nemen van aangepaste foto s RVB januari 2015 uitschrijven nieuwe routes en tekstcorrecties Aanleveren info aan GIS-cel Beveren (nieuwe plannetjes) Aanleveren info aan GD Beveren (opmaak digitale brochures) RVB feb/maart 2015 nalezen brochures RVB april 2015 lancering wandelbrochures 2.0 De RVB gaat akkoord met dit voorstel. 7. Voorbereiding AV 23/09/2014 De voorzitter overloopt de agenda en verduidelijkt waar nodig; 8. Agendapunten uit het culturele veld a. Overleg Beverse adviesraden De voorzitter overloopt de aanwezigen op de G7. Elk jaar zal deze vergadering worden georganiseerd, rond een bepaald thema. Dit jaar was het thema kinderarmoede. b. Culturele uitwisseling De culturele uitwisseling zoals die momenteel in Beveren wordt gesubsidieerd, is eerder een reis dan een echte uitwisseling, m.u.v. de contacten die de KPSK heeft met de Duitse Hohe Fläming. Subsidies voorzien waarvoor geen return is, is niet zo interessant. Een echte werking met zustersteden (type verbroedering) is niet echt uit de tijd. De schepen stelt voor om hier toch een denkoefening rond te doen.

5 verslag RVB Zwijndrecht met Duitsland Sint-Niklaas met zustersteden Hulst met? Iedereen probeert feedback te geven: huiswerk tegen de vergadering van oktober! 9. Briefwisseling / mededelingen Info vanuit cultuurbeleid WO I: voorstelling blog Deadline projectvoorstellen Diverse flyers en info Info vanuit de vzw GCC Geen punten. De schepen licht toe dat de raad van bestuur van de vzw is geïnstalleerd. Alle reglementen en begrotingen zijn goedgekeurd. Info vanuit het beheersorgaan van de Bib WO I: Aperitiefgesprek Tine Ruysschaert op 21/09. Programma Buitenbeentjes. De schepen vermeldt dat het Beheersorgaan van de Bib heeft een bijzondere taak gekregen heeft. De taakstelling van de Bib moet herdacht worden omdat anders een aantal zaken niet meer gerealiseerd zouden kunnen worden. Bij ongewijzigd beleid zou de werking van de bib kunnen inboeten aan kwaliteit. Hierover is een nota opgemaakt. De schepen licht dit verder toe. De Bibcommissie zal hier een aantal keren over samenkomen. Dit is zeker ook belangrijk voor de PCR om verder op te volgen. De schepen zal dit zeker nog verder toelichten in verdere stadia. Briefwisseling Geen verslagen ontvangen 10. Varia / rondvraag en planning data volgende vergaderingen Rent A Musician Tijdens een eerdere vergadering kwam het concept Rent A Musician aanbod. Via deze weg ontvingen we een voorstel van Frascati Symphonic om een optreden te verzorgen in Ter Vesten. De voorgestelde data zijn echter niet vrij. We nemen dit later opnieuw op. Ontmoetingsdag Oost-Vlaamse kerkbesturen 2014 De Oost-Vlaamse kerkbesturen organiseren een ontmoetingsdag rond religieus erfgoed in beweging op 10/10/2014. Meer info: erkbesturen/7692.cfm De Rode Antraciet Vzw De Rode Antraciet, die onder meer de culturele werking binnen de gevangenis van Beveren organiseert, vraagt of zij zich mogen voorstelling op een RVB of een AV. De RVB besluit om deze vzw uit te nodigen op de AV van september 2014, als toehoorder. PCR-Haasdonk Verzending verslagen gaat enkel naar stemgerechtigden. Mail naar stemgerechtigden en plaatsvervangers die een mailadres hebben doorgegeven. Project Hof ter Welle De schepen licht toe dat het voorziene budget voor het project Hof ter Welle niet toereikend is gebleken t.a.v. de inschrijvingen. De datum van 5/12 wordt niet gehaald, maar het project zit wel in de planning, dus het wordt zeker verder opgenomen en het gaat in elk geval door. De bouwaanvraag moet opnieuw worden ingediend. De start wordt dus verplaatst naar Als het dossier gegund is, kan er opnieuw onderhandeld worden over bepaalde onderdelen. Het project gaat in elk geval door.

6 verslag RVB Data volgende vergaderingen RVB Do 16/10 20u RVB GCR Ter Vesten (Cecile en Diane verontschuldigd) Wo 19/11 20u RVB GCR OC De Verre Di 16/12 20u RVB GCR Ter Vesten Nieuwjaarsvergadering op locatie: PCR-Melsele organiseert. Wo 07/01/2015 in OC Boerenpoort Melsele, om 19 uur. De volgende vergadering van de RAAD VAN BESTUUR werd vastgelegd op donderdag 16 oktober 2014 om 20 uur in de mediazaal van Ter Vesten. Contactadres secretariaat cultuurraad Secretariaat Gemeentelijke Cultuurraad Beveren p/a Gravenplein Beveren secretariaat.cultuurraad@beveren.be Secretaris: Hilde Reyniers