1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Landbouw en Visserij zoekt een straffe auditor contractueel Niveau: A Rang: A1 Graad: adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Wil je bijdragen aan een effectieve, efficiënte, integere en kwaliteitsvolle overheid? Als auditor zorg je er mee voor dat de publieke middelen welbesteed zijn. Elke audit is voor jou een kans om met je collega s en het management een constructieve dialoog aan te gaan en te inspireren om de juiste keuzes te maken. Ben je een geboren analist met kritische geest die heldere syntheses maakt? Heb je affiniteit met het Europees landbouwbeleid? Houd je ervan om regelmatig met andere collega s samen te werken? Lees dan zeker deze vacature bij het Departement Landbouw en Visserij. 2 FUNCTIECONTEXT Het Departement Landbouw en Visserij: is het aanspreekpunt bij uitstek van de bevoegde minister bij het uitwerken van een proactief, geïntegreerd en duurzaam landbouw-, tuinbouw - en visserijbeleid in Vlaanderen, vanuit een mondiaal en Europees perspectief en binnen de krachtlijnen van het algemeen beleid van de Vlaamse Regering schept de voorwaarden voor een innovatieve, competitieve, ecologische en sociale landbouw, tuinbouw en visserij in een verstedelijkt Vlaanderen, die maatschappelijk gedragen wordt

2 werkt het agrarisch plattelandsbeleid uit als essentieel onderdeel van het algemeen plattelandsbeleid stuurt de samenwerking met de entiteiten van het beleidsdomein Landbouw en Visserij aan treedt in overleg met de betrokken sectoren en overige Vlaamse beleidsdomeinen, en stemt af met andere overheden bewaakt de effectiviteit van het beleid door evaluatie van de beleidsuitvoering en zorgt voor de continue optimalisering van de beleidsvoorbereiding, -uitvoering, -opvolging en -evaluatie zorgt voor de managementondersteunende en technische dienstverlening aan het beleidsdomein, ontwikkelt mee het beleid en verzorgt de voorbereiding, soms de uitvoering, alsook de evaluatie van het beleid. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Controleren van de naleving van reglementeringen, normen, e.d. of interne audit uitvoeren met als doel hierover te rapporteren zodat de gepaste acties kunnen ondernomen worden of zelf de gepaste acties te ondernemen. Controles en audits kunnen zowel ter plaatse als op afstand uitgevoerd worden Je werkterrein bestrijkt de Europese landbouwfondsen, Europees Landbouwgarantiefonds (ELGF) en Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO). De steunverleningsprocessen in het Departement Landbouw en Visserij zijn quasi volledig digitaal en in sterke mate geautomatiseerd. Samen met je collega-auditoren sta je in voor het voeren van een reeks auditonderzoeken op de diverse steunmaatregelen. Je licht telkens zelfstandig een afgebakende maatregel door en gaat hierbij na of de interne diensten de maatregel uitvoeren conform de Europese en nationale reglementering en volgens de eigen richtlijnen. Het gaat hier om operationele audit (procesaudit) en je past technieken toe voor proces- en risicoanalyse, proceduretesten, detailtesten op een steekproef van dossiers en data-analyse. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Planning en voorbereiding Plannen en voorbereiden van de controle/audit met als doel er voor te zorgen dat de controle/audit efficiënt kan verlopen. Voorbeelden van activiteiten - Zich informeren over de te controleren processen om het auditonderwerp in de juiste context te kunnen plaatsen - Inwinnen, verzamelen, verifiëren en verwerken van ontbrekende gegevens om het dossier volledig te maken pagina 2 van 11

3 Uitvoering (Ter plaatse) uitvoeren van controles/audits en analyses met als doel de naleving van de geldende (*) normen (reglementeringen, wetgeving, jaarrekeningen, kwaliteitsstandaarden, ) na te gaan (*) opgelegde normen en procedures (vastgelegd door wet of door de controlerende entiteit) Rapportering Samenvatten en vastleggen van de bevindingen met als doel de bevoegde instanties volgens de geldende richtlijnen te informeren en te adviseren om hen in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen OF zelf de gepaste maatregelen te nemen indien men daar de bevoegdheid voor heeft. Opvolging Nagaan of gepast gevolg gegeven werd aan de vaststellingen in het verslag met als doel bij te dragen tot de naleving van reglementeringen, normen, - Studie van documenten, instructies, reglementeringen, veranderde wetgeving, voorgaande of gelijkaardige audits, - Opmaken van eigen planning (auditplan) vanuit inzicht in regelgeving, richtlijnen en systemen - Nakijken of aan de normen is voldaan op basis van documenten en/of op basis van reële, materiële vaststellingen - Ontwerpen van auditcontroles in functie van de risico s, om de effectiviteit en efficiëntie van het beheers- en controlesysteem van de gecontroleerde maatregel. - Opsporen van afwijkingen en onregelmatigheden, deze onderzoeken en interpreteren - Nagaan of de bepalingen van een contract worden nageleefd - Nagaan of wettelijke toegekende opdrachten worden uitgevoerd - Controle ter plaatse bijwonen - Nagaan van efficiëntie en effectiviteit van processen - Objectief en gestructureerd weergeven van de uitgevoerde controles in een verslag. - Verzamelen van bijkomende informatie nuttig voor de rapportering - Uitbrengen van gemotiveerde aanbevelingen - Resultaten van de uitgevoerde controles, de tekortkomingen en de aanbevelingen opnemen in een rapport, met aandacht voor zakelijke en rationele argumentatie - Voor de eigen auditonderwerpen nagaan of geformuleerde auditvaststellingen en aanbevelingen werden opgenomen - Uitvoeren van bijkomend auditwerk om te verifiëren of de gerapporteerde corrigerende pagina 3 van 11

4 Administratief beheer Zorgen voor het administratief beheer van het eigen dossier volgens de afspraken binnen de entiteit met als doel alle relevante gegevens i.v.m. de controle/audit samen te hebben en informatie hierover snel te kunnen vinden. Communicatie en contacten Communiceren en informeren over de geldende normen, procedures, methodologie, aanpak met als doel er voor te zorgen dat alle actoren correct geïnformeerd zijn en gestimuleerd worden de normen na te leven. Overleg Samenwerken en overleggen met diverse collega s met als doel een uniforme aanpak van het controle-of auditproces te garanderen. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de maatregelen effectief genomen en afdoende zijn - Alle documenten van het dossier samenbrengen en klasseren - (Laten) beheren en actualiseren van het klassement van alle dossiers - Aanmaken van documenten om een dossier technisch af te handelen - Ontwerpen van formulieren voor doorlichting - Aanleggen, invullen en updaten van databanken, met de belangrijkste gegevens van controle of audit - Statistieken opmaken - Contacten onderhouden met belanghebbenden, administraties, het werkveld, openbare besturen e.a. met het oog op informatie-uitwisseling - Algemene communicatie geven aan de betrokkenen over de auditmethodologie - Sensibiliseren van de belanghebbenden m.b.t. de naleving van de normen - Contacten onderhouden met de te controleren entiteit - Overleggen binnen de dienst over een eenvormige auditafhandeling - Afspraken over vorm en inhoud van de verslaggeving maken - Streven naar uniformiteit van de aanpak - Deelname aan regelmatige interne werkvergaderingen - Tijdig doorgeven van relevante informatie aan collega s - Intern bespreken van problemen en opportuniteiten (van de te controleren entiteit) om een mogelijke oplossing te vinden - Meewerken aan de uitbouw van kennismanagement om kennis en informatie te verdelen en beschikbaar te maken - Delen van bevindingen en leerpunten met de collega s na elk auditonderzoek pagina 4 van 11

5 kwaliteit van de uit te voeren opdrachten op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Advies Adviseren of doorverwijzen van de entiteit waar een controle of audit werd uitgevoerd met als doel de vastgestelde tekortkomingen te verhelpen. - Lezen van vakliteratuur en deelnemen aan cursussen - Activiteiten bijwonen om voeling met de sector te houden - Zich op de hoogte houden en ontwikkelen van expertise op het vlak van wetgeving, op technisch vlak en in de praktijk - Studiewerk verrichten om de recente evoluties op het werkveld en de werkmethoden te kennen - Identificeren van problemen en opportuniteiten met de klant, knelpunten bespreken en oplossingen aanreiken - Beantwoorden van specifieke vragen van de klant om inlichtingen - Gevolg geven aan verzoek om bijstand 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde: Je hebt een masterdiploma bij voorkeur in een economische richting of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Je kunt ook deelnemen aan de selectie als je binnenkort afstudeert en op 6 juli kan aantonen dat je het gevraagde diploma behaalt. Je kunt de functie alleen opnemen als je op het moment van de indiensttreding je diploma effectief behaald hebt. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( pagina 5 van 11

6 Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Tamara Mertens, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Basiskennis van interne auditstandaarden of bereid zich hierin in te werken. Kennis van audittechnieken en toepassing ervan in overheidscontext of bereid zich hierin in te werken. Kennis van IT-applicaties voor dossierbehandeling of bereid zich hierin in te werken. Basiskennis Engels (lezen en begrijpen) Basiskennis van algemene regelgeving m.b.t. de overheid zoals wetgeving overheidsopdrachten of bereid deze kennis op te doen. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Assertiviteit: Je komt voor je mening of belang op met respect voor anderen, zelfs als de omgeving druk uitoefent om dat niet te doen (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1 ) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op pagina 6 van 11

7 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets wordt vergoed door de werkgever. Je kan je gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering die door de werkgever voorzien wordt. Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordeling tarief aansluiten. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van adjunct van de directeur (rang A1, salarisschaal A111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen pagina 7 van 11

8 Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 20 mei 2019 (datum onder voorbehoud) 6.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing van je motivatie Eerste toetsing van je technische competenties Functiespecifieke vragen Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie minstens 50 % behaalt op het geheel van alle criteria én wie behoort tot de 9 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Als een van de 9 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in de week van 20 mei 2019 (datum onder voorbehoud). pagina 8 van 11

9 6.3 EINDSELECTIE: (JURYGESPREK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 5 of 6 juni 2019 (data onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 17 mei pagina 9 van 11

10 Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier: bij voorkeur via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Behaalde je na 2002 je diploma in een Vlaamse onderwijsstelling en zit je diploma in de LED-databank? Dan moet je ons geen kopie van je diploma bezorgen. Zit je diploma niet in de LED-databank, bezorg ons dan een kopie van je diploma bij je sollicitatie. Hoe kan je de LED-databank raadplegen? Log met je elektronische identiteitskaart (eid) of token in op Klik vervolgens op ga naar LED onder de rubriek LED voor sollicitanten. Ben je student, bezorg ons dan in de plaats van een kopie van het diploma een attest dat vermeldt dat je student bent en je ten laatste op 6 juli 2019 het gevraagde diploma kan behalen. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van je diploma bezorgt (tenzij het in de LED-databank zit) je je kandidatuur uiterlijk op 17 mei 2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Sollicitatieformulieren moeten in het Nederlands ingevuld worden. Sollicitatieformulieren die niet in het Nederlands worden ingediend, zijn ongeldig en worden niet beoordeeld. Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Lieve Vleurick diensthoofd Interne Audit, afdeling Digitalisering en Organisatie lieve.vleurick@lv.vlaanderen.be tel Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Tamara Mertens selectieverantwoordelijke pagina 10 van 11

11 tel Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind juni. Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar tamara.mertens@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van auditor bij het Departement Landbouw en Visserij, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als auditor. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan ook gebruikt worden om vacatures als auditor op andere standplaatsen in te vullen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van auditor bij het Departement Landbouw en Visserij. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Als je als student deelnam aan de selectie, moet je ten laatste op 6 juli 2019 het bewijs van het vereiste diploma of getuigschrift bezorgen aan werkenvoor@vlaanderen.be. Anders verlies je je plaats in de werfreserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11