Departement Financiën en Begroting zoekt een auditor Europese Structuurfondsen

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Departement Financiën en Begroting zoekt een auditor Europese Structuurfondsen"

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Financiën en Begroting zoekt een auditor Europese Structuurfondsen Contractueel Niveau: A Rang: A1 Graad: adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: DFB/2018/ADF/AUD/A1 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Binnen de Vlaamse Overheid werden twee Inspecteurs van Financiën aangewezen als de Auditautoriteit die belast is met het verifiëren van de goede werking van het beheers- en controlesysteem dat door Vlaanderen is opgezet in het kader van de Europese Structuurfondsen (EFRO, ESF en AMIF) en van de Europese samenwerkingsprogramma s Interreg. In 2008 werd een auditcel opgericht, bestaande uit ondertussen 5 auditors, die de Auditautoriteit bijstaat in deze opdracht. De auditcel is ingebed in de afdeling Algemene Diensten en Financiën van het departement Financiën en Begroting. De goede werking van het interne controlesysteem dient niet alleen geverifieerd te worden aan de hand van systeemaudits, maar vereist ook het uitvoeren van audits en controles ter plaatse. Al deze audits en controles worden uitgevoerd volgens een vooraf door de Auditautoriteit uitgetekende en door de Europese Commissie goedgekeurde strategie. 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als auditor Europese Structuurfondsen ben je (mee) verantwoordelijk voor het (ter plaatse bij derden) controleren van de naleving van reglementeringen, normen, e.d. en voor het uitvoeren van audits, teneinde hierover te rapporteren zodat de gepaste acties kunnen ondernomen worden of zelf de gepaste acties te ondernemen.

2 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Planning en voorbereiding Resultaat Plannen en voorbereiden van de audit teneinde er voor te zorgen dat de systeemaudits en de audits op concrete acties (projectaudits) efficiënt kunnen verlopen. Uitvoering Ter plaatse uitvoeren van systeemaudits bij de Beheersautoriteiten en audits op concrete acties bij de begunstigden van de Europese subsidies, teneinde de naleving van de geldende (*) normen (reglementeringen, wetgeving, jaarrekeningen, kwaliteitsstandaarden, ) na te gaan. (*) opgelegde normen en procedures, vastgelegd door wet of door de auditerende entiteit Rapportering Samenvatten en vastleggen van de bevindingen teneinde de bevoegde instanties volgens de geldende richtlijnen te informeren en te adviseren om hen in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen of zelf de gepaste maatregelen te nemen indien men daar de bevoegdheid voor heeft. Opvolging Nagaan of gepast gevolg gegeven werd aan de vaststellingen in het verslag teneinde bij te dragen tot de naleving van reglementeringen, normen, Voorbeelden van activiteiten - Zich informeren over de te auditeren entiteit om het dossier in de juiste context te kunnen plaatsen - Inwinnen, verzamelen, verifiëren en verwerken van ontbrekende gegevens om het dossier volledig te maken - Studie van documenten, instructies, reglementeringen, veranderde wetgeving, voorgaande of gelijkaardige audits, - Opmaken van eigen planning in overleg met en onder gezag van de Vlaamse Auditautoriteit voor Europese Structuurfondsen - - Nakijken of aan de normen is voldaan op basis van documenten én op basis van reële, materiële vaststellingen - Opsporen van afwijkingen en onregelmatigheden, deze onderzoeken en interpreteren - Nagaan of de bepalingen van een contract worden nageleefd - Nagaan of wettelijk toegekende opdrachten worden uitgevoerd - Nagaan van efficiëntie en effectiviteit van processen - Objectief en gestructureerd weergeven van gedane vaststellingen, gemotiveerde aanbevelingen en/of correctieve maatregelen - Verzamelen van bijkomende informatie nuttig voor de rapportering - De betrokken entiteit/organisatie op de hoogte brengen over de gedane vaststellingen, gemotiveerde aanbevelingen en/of correctieve maatregelen - Het eventueel gegeven wederwoord in het auditverslag te verwerken - Nagaan of geformuleerde aandachtspunten werden opgenomen - Bijkomende gegevens onderzoeken - Eventueel bijkomende onderzoeken uitvoeren op basis van nieuw aangeleverde bewijslast en/of gegevens pagina 2 van 9

3 - Sensibiliseren van de belanghebbenden m.b.t. de naleving van de normen Administratief beheer Zorgen voor het administratief beheer van het eigen dossier volgens de afspraken binnen de entiteit teneinde alle relevante gegevens i.v.m. de audit gebundeld te hebben en informatie hierover snel te kunnen vinden. Communicatie en contacten Communiceren en informeren over de geldende normen, procedures, methodologie, aanpak teneinde er voor te zorgen dat alle actoren correct geïnformeerd zijn en gestimuleerd worden de normen na te leven. Overleg Samenwerken en overleggen met diverse collega s teneinde een uniforme aanpak van het auditproces te garanderen Kennis m.b.t het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. - Alle documenten van het dossier samenbrengen en klasseren - Beheren en actualiseren van het klassement van dossiers - Aanmaken van documenten om een dossier technisch af te handelen - Aanleggen, invullen en actualiseren van databanken, met de belangrijkste gegevens van de audits - Contacten onderhouden met belanghebbenden, administraties, het werkveld, openbare besturen e.a. met het oog op informatie-uitwisseling - Contacten onderhouden met de te auditeren entiteit - Voorlichtingsvergaderingen organiseren en algemene communicaties geven over de materie aan betrokkenen - Sensibiliseren van de belanghebbenden m.b.t. de naleving van de normen - Overleggen over een eenvormige dossierafhandeling - Afspraken over vorm en inhoud van de verslaggeving maken - Streven naar uniformiteit van de aanpak - Deelname aan regelmatige interne werkvergaderingen - Tijdig doorgeven van relevante informatie aan collega s - Intern bespreken van problemen en opportuniteiten (van de te auditeren entiteit) om een zo goed mogelijke oplossing te vinden - - Meewerken aan de uitbouw van kennismanagement om kennis en informatie te verdelen en beschikbaar te maken - Lezen van vakliteratuur en deelnemen aan opleidingen (intern en extern) - Activiteiten bijwonen om voeling met de sector te houden - Zich op de hoogte houden en ontwikkelen van expertise op het vlak van wetgeving, op technisch vlak en in de praktijk - Studiewerk verrichten om de recentste evoluties op het werkveld en de werkmethoden te kennen pagina 3 van 9

4 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): Je hebt een master- of licentiaatsdiploma, bij voorkeur in de Rechten, (Toegepaste) Economische Wetenschappen of Handelswetenschappen. Je kan ook deelnemen aan de selectie indien je binnenkort afstudeert en binnen de 5 maanden na de uiterste sollicitatiedatum het gevraagde diploma behaalt. Je kan de functie alleen opnemen als je op het moment van de indiensttreding je diploma effectief behaald hebt. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare kennis van of ervaring in audit of Europese regelgeving. (deze kennis kan verworven zijn tijdens je opleiding; ervaring kan opgedaan zijn in eerder werkverband). Je kan deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en/of vereiste relevante kennis of werkervaring. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Diana Vanhoebroek, ). 3.2 COMPETENTIES Technische competenties Europese wetgeving en richtlijnen Interne (Vlaamse) voorschriften Europese Programma s Overheidsopdrachtenregelgeving pagina 4 van 9

5 Staatssteunregelgeving Federale en Vlaamse regelgeving Accountancy Audittechnieken /- methodieken Interne procedures Bij je kandidaatstelling kan je aantonen dat je een basiskennis hebt van of een interesse hebt in bovenvermelde technische kennis/methodes. Vertrouwdheid met Europese regelgeving en de toepassing van de methodologie voor het uitvoeren van systeemaudits en controles zijn een pluspunt; zo niet ben je in staat om je deze regelgeving en methodologie op zeer korte termijn eigen te maken. Het bezitten van CIA, CGAP, Masterclass Interne Audit of vergelijkbare opleidingen in audit zijn bijkomende troeven Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit je mening hebt daarbij zicht op consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Assertiviteit: Je komt uit voor je mening en/of belang met respect voor anderen, zelfs als de omgeving druk uitoefent om dat niet te doen (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: pagina 5 van 9

6 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent geslaagd voor de onderhavige selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je krijgt mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met je privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Na een inwerkperiode heb je ook de mogelijkheid om een aantal dagen van thuis uit te werken. Tijdens de schoolvakanties is er een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag (5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro betaal je zelf via een maandelijkse inhouding op je nettoloon). Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van adjunct van de directeur (rang A1, salarisschaal A111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 12 maanden vormen een inwerkperiode. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 6 van 9

7 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 3.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 9 april VOORSELECTIE (o.b.v. computergestuurde oefeningen) Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: abstract redeneervermogen numeriek analytisch inzicht verbaal analysevermogen kennis van boekhouding Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de Vlaamse Auditautoriteit/auditcel en de selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie minstens 50 % behaalt op de kennistest + wie minstens laaggemiddeld scoort inzake analyse- en redeneervermogen én wie behoort tot de vijf hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dat er meer zijn. Als een van de vijf hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in Brussel in de week van 16 april 2018 (onder voorbehoud). 5.3 EINDSELECTIE: (o.b.v. selectiegesprek, motivatie- en persoonlijkheidsvragenlijst) Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de Vlaamse Auditautoriteit/auditcel, Audit Vlaanderen (onder voorbehoud) en de selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: je visie op en inzicht in de functie pagina 7 van 9

8 je motivatie en verwachtingen je technische competenties je klantgerichtheid, assertiviteit en plannings- en organisatievermogen je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel in de week van 23 april 2018 (onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor de concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 5.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 8 april Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt, je een kopie van het vereiste diploma toevoegt, je je kandidatuur uiterlijk op 08/04/2018 naar ons stuurt (de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op pagina 8 van 9

9 7 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kan je contact opnemen met: William Noppe Hoofd auditcel Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure, deelnemings- of arbeidsvoorwaarden wil, kan je contact opnemen met: Diana Vanhoebroek selectieverantwoordelijke FEEDBACK Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan daarvoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. pagina 9 van 9