Notulen Regionaal Gebruikersoverleg

Transcriptie

1 Notulen Regionaal Gebruikersoverleg Regio: Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht Locatie: Amie Ouderenzorg, locatie Huis in de Duinen te Zandvoort Datum: dinsdag 8 maart 2016 van uur Salaris Aanwezig Klantnaam Deelnemer Telefoonnummer Amie Ouderenzorg Carola Bultink, José Jongkoen c.bultink@amie.nl j.jongkoen@amie.nl Axion Continu Martin Strik mstrik@axioncontinu.nl Centrum voor Jeugd en Gezin Juliët de Kroon-de Groot en Harry de Vrijer j.de.kroon@cjgrijnmond.nl h.de.vrijer@cjgrijnmond.nl Esdégé-Reigersdaal Alice Pronk alice.pronk@esdege-reigersdaal.nl Florence Erik Dekker Erik.dekker@florence.nl Infozorg voor SHDH Tom Gerrits tom@infozorg.nl Marente Albert Spaanderman Albert.spaanderman@marente.nl Stichting SHDH José Pijnaker en Marijke Pikkert Jose.pijnaker@shdh.nl Marijke.pikkert@shdh.nl Viva! Zorggroep Mariam Ahmed en Esther de Reus m.ahmed2@vivazorggroep.nl e.dereus@vivazorggroep.nl Warande Bianca de Jong b.jong@warandeweb.nl Marielle Kuijpers Marielle.kuijpers@visma.com Agenda Opening Vaststellen agenda Vaststellen notulen vorig overleg Zuid-Holland en Utrecht Vaststellen notulen vorig overleg Noord-Holland Payroll Servicepacks en fixes E-services applicatie Uitval bij betalingen Performance Bijzonder tarief bij loonheffing Fout/verschil bij loonheffing Mutatieverslag Peildatum ORT over Verlof ORT bij in- en uitleen Fiscale uitruil Korting 2 e ziektejaar Gedeeltelijk ziek Premiekorting Rondvraag Afsluiting Notulen Gebruikersoverleg Regio Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht Salaris 8 maart

2 Opening Gastorganisatie is Amie Ouderenzorg. Iedereen wordt welkom geheten en er wordt kort een voorstelrondje gemaakt. Vaststellen agenda Vaststellen notulen vorig overleg Zuid-Holland en Utrecht Punt 1 Als iemand halverwege de maand in dienst komt dan wordt er berekend de dagen die er nog halverwege zijn plus de dagen dat gewerkt zijn die uit Nedap komen. Bij Internos gaat het wel goed want die doen achteraf verlonen. Bij De Merwelanden gaat het niet goed, want daar gaat het systeem ze optellen. Waar zit de instelling? Florence heeft er ook last van. Daar doen ze ook achteraf de dubbele dagen er uit halen. Ergens in Talent en Salaris moet je die keuze maken. Maar waar is dat? Actie voor terugkoppeling door Monique te Brake van Waar zit de instelling? Bij onderhoud werknemer. Viva! maakt call aan/stuurt info. Punt 2 Florence is ERD (eigen risico drager), hoe verwerken collega gebruikers de reservering voor de nieuwe ziektewet? Stel 5% moet gereserveerd worden van een miljoen verloningen, zodat dit automatisch gejournaliseerd wordt. De WIA is een regeling die er in zet. Maar nu wil Florence een regeling er in zetten. Een lumpsum over het totale bedrag. Albert: Je kunt grootboekrekeningen doorkoppelen. Dus zoveel procent van die grootboekrekening wordt naar een andere grootboekrekening geboekt. Dus niet via de componenten regelen, maar via de journalisering. Actie voor terugkoppeling door Monique te Brake van Hiervoor zijn meerdere opties: 1). een regeling Een extra regeling aanmaken welke dit doet. Deze is nl. 100% via de componenten aan te sturen. In de regeling het percentage vastleggen en dan bij alle componenten waar deze over berekend Notulen Gebruikersoverleg Regio Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht Salaris 8 maart

3 moet worden in tabblad 'grondslagen' vinkje aan bij de extra regeling. Componenten van deze extra regeling dan inrichten voor journalisering en ze opslag komt mee. Aansturing 'op poppetjesniveau' (dus specificatie welke werknemers wel of niet meegenomen moeten worden) kan vrij eenvoudig aangezien de extra regelingen onderdeel zijn van dienstverband/salaris/salariscodes. Ze kunnen echter niet op contractniveau. 2). aanpassing inrichting journalisering Hier meerdere opties: A). verwijsnummers De journalisering wordt vormgegeven door bij een salariscomponent een verwijsnummer vast te leggen. Dit verwijsnummerr is gekoppeld aan minimaal 1 grootboek. En hier zit 'm dus de mogelijkheid. In de verwijsnummers is het mogelijk extra grootboeken te koppelen en zelfs hierbij een percentage op te geven. Hierdoor wordt dus automatisch een x% wat geboekt wordt door geboekt naar andere grootboeken. B). doorbelasting tarief Zoals de naam al aangeeft kan via deze functionaliteit een doorbelasting via een (uur)tarief worden vormgegeven. Na inrichting komen deze zaken automatisch mee in de journalisering als extra regels. Grote meerwaarde van deze variant is dat deze per contract kan en zelfs per type uurtarief (stel dat bepaalde werkzaamheden NIET mee moeten...) ingeregeld kan worden. Wat is het verschil tussen groene en witte tabel? Het verschil tussen de witte en groene tabel (ofwel de kleur van de tabel) heeft vooral te maken met, of het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking (normaal loon), of loon uit vroegere dienstbetrekking betreft (zoals pensioenuitkeringen). Bij loon uit tegenwoordige dienstbetrekking wordt de witte tabel gehanteerd, bij loon uit vroegere dienstbetrekking de groene tabel. Het grootste verschil tussen de witte en de groene tabel is de arbeidskorting. Deze korting op de te betalen loonheffing is alleen bedoeld voor actieve werknemers, dus werknemers die loon uit tegenwoordige dienstbetrekking genieten. Vandaar dat de arbeidskorting alleen verwerkt is in de witte tabel. Nieuw personeelsnummer Er is onduidelijkheid over wanneer er een nieuw werknemersnummer aangemaakt moet worden en/of wanneer een nieuw dienstverband dan wel contract: Nieuw dienstverband: - Indien een werknemer in twee verschillende loonjaren uit- en weer in dienst treedt. Nieuw personeelsnummer: - Indien een werknemer binnen één loonjaar uit- en weer in dienst treedt. - Indien er binnen één loonjaar verschillende kleuren loonbelastingtabellen van toepassing - Indien er wijzigingen zijn op fiscaal gebied of sociale verzekering. Een voorbeeld is van stage overeenkomst naar regulier dienstverband. (witte/groene tabel) Notulen Gebruikersoverleg Regio Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht Salaris 8 maart

4 Nieuw contract: - medewerker heeft 2 of meer verschillende salarissen - medewerker heeft 2 of meer verschillende functies - voor de PGGM: als de medewerker van vaste uren naar oproepkracht gaat - eventueel wanneer voor een nieuw contract andere regelingen van toepassing zijn zoals bv. vakantiegeld, extra reservering die bij het ene contract wel van toepassing zijn en bij het andere contract niet - omdat de fiscus wil zien dat het een andere beloning is, moet er een ander ikv-opvolgnummer gebruikt worden. Dit betekent dat er een nieuwe medewerker is. - kopie knop zeer gewenst! Punt 6 Albert Spaanderman van Marente: Nieuwe release extra componenten voor het ziekengeld. Heeft iemand daar informatie mee. Garantiesalarissen staan niet genoteerd op de salarisstrook, alleen het FEG salaris. Productmanager Wens: De wens is dat het garantiesalaris op de loonstrook wordt getoond, maar dat dat ook geldt voor uurloon of wat daar bij hoort. Op de salarisstrook wordt alleen het schaal salaris getoond en niet het daadwerkelijke salaris wanneer er sprake is van een garantie salaris. Wens: Een keuzemogelijkheid om aan te geven welk soort salaris getoond dient te worden op de salarisstrook. Reden van de wens: Voor de werknemer duidelijker wat zijn daadwerkelijke salaris is waar hij recht op heeft en niet het lagere schaalsalaris. (C De Wever) Naast vermelding van salaris in de kop van de salaristrook ook graag een vermelding indien er een garantie regeling van toepassing is.nu is het vermelde salaris op basis van de schaal (zonder garantietoeslag) en het vermelde uurloon op basis van de schaal inclusief garantietoeslag. (C Axion) Deze wens heeft hoge prioriteit! Punt 9 IZZ koppeling Marente maakt gebruik van de koppeling. Esdege Gaan er nu mee werken. Let op: Verzekerde nummers moeten 1 zijn. IZZ mag je dat wel of niet inhouden van minimumloon? Nee, inning op de premie is op grond van Wet Aanpak Schijnconstructies niet toegestaan. Vaststellen notulen vorig overleg Noord Holland Muteren tijdens salarisrun De salarisadministratie moet bij ons in de cliënt (TenS) een aantal mutaties doorvoeren (in dit geval fiscale ruimte berekenen). Helaas wil dit niet in alle gevallen lukken, omdat er workflow mutaties onderweg zijn. Wij vinden het juist dat het systeem blokkeert als de mutatie van de salarisadministratie in dezelfde sectie zit ( bijvoorbeeld de positie gegevens). Notulen Gebruikersoverleg Regio Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht Salaris 8 maart

5 Wat wij niet juist vinden dat de mutatie blokkeert terwijl de lopende workflow niets met de mutatie van de salarisadm te maken heeft. De salarisadm kan hierdoor niet de voor hen relevante mutaties vastleggen. a. Bij sommige klanten is er afgesproken dat er 10 dagen niet gemuteerd mag worden. b. Anderen zoeken de mutatie op en bellen Manager om te vragen of die wil accorderen Beide gevallen is eigenlijk niet werkbaar. Marielle zet dit verzoek met hoge prioriteit op de lijst. (C Axion) HOGE PRIO! Esdege: Toeslag meeruren wordt doorgegeven als verloonde uren loonaangifte. Het is 1 uur waar een toeslag op zit. Zowel de meeruren als de toeslag meeruren gaan mee als verloonde uren naar de belastingdienst. En dit is dubbelop. Er worden dus teveel uren doorgegeven aan de belastingdienst (2x). Workaround is dat toeslaguren er uit worden gehaald en als negatief worden geboekt. De vraag is of de andere klanten zich hier bewust van zijn dat dit niet goed gaat? Anderen zijn zich hier niet van bewust. Alice vraagt om een aanpassing in T&S naar een ander soort uur. Monique vraagt de overige klanten om door te geven of zij dit ook hebben en door te geven via een call en daarin aan te geven dat dit uit het gebruikersoverleg komt en mail het callnummer door aan Monique via monique.te.brake@visma.com. Verschil is dat de andere bedrijven component 181, 182 en 183 hebben ingericht bij overige regelingen. Alice kijkt dit na. Je hebt een uur gewerkt als oproepkracht. Hoe zit het met het vakantierecht? Als je een maand vakantie hebt krijg je een maand salaris + vakantietoeslag. Actiz zegt geen vakantietoeslag over meeruren. Rendement zegt van wel. Esdege: Reisuurloon wordt iedere maand bij periodieken teruggezet (garantiesalaris). Esdege heeft PBL. Maar de overige klanten niet. Monique: call checken, is hier een CR uitgekomen voor een nieuw soort uurloon die zelf in te richten valt door de klant. Bij schrijven van de notulen is dit gecontroleerd. Er is inderdaad een CR aanwezig. Deze is echter afgewezen vanwege beperkte impact fout en beschikbare recourses om dit op te lossen. nog een keer aankaarten door Marielle (Call C Esdégé) Viva! De problemen rondom ORT zijn nog steeds niet opgelost. Viva! importeert de dagen ziek en de dagen gewerkt vanuit een ander systeem. Met deze gegevens rekent T&S wel, maar de rekentabellen daarop niet zijn afgestemd. Er loopt een escalatie rondom deze call. Wet WAS heeft in onderzoek hoe dit het beste inzichtelijk gemaakt kan worden. Het is een lastig vraagstuk. Denk bijvoorbeeld aan de sociale werkplaatsen waar vaak de huur van woonruimte rechtstreek vanaf de werkgever wordt overgemaakt. De komende release is er nog geen wijziging mbt de ondersteuning van wet WAS opgenomen in de software. Payroll Hoe ver zijn jullie hiermee? Per 1 januari 2017 eerste zorgklanten live. Mocht je hier vragen over hebben, bel dan je accountmanager. Notulen Gebruikersoverleg Regio Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht Salaris 8 maart

6 Servicepacks en fixes Er worden weer te veel servicepacks en fixes uitgeleverd. Het is een tijd goed gegaan, maar de eindejaarsrelease was helaas weer van slecht kwaliteit. O.a. m.b.t. de werkbonus volgde fix op fix op fix. De e-services applicatie Hoe ver zijn jullie hiermee? De keuze is gevallen op SalesForce. Eind dit jaar zal de software in gebruik worden genomen. Uitval bij betalingen - Betaaldiskette klaarzetten, maar niet betaald. Wel in de proefbetaling, maar niet in werkelijke betaling. Lijkt erop dat het komt door mutaties op moment van verloning. Onderzocht, maar niet kunnen vinden. Iedere keer moet er een scriptje gedraaid worden om de verschillen eruit te halen. Soms wel 1200 man die uitvalt. Per maand zijn het er gemiddeld 7. Er is geen touw aan vast te knopen waarom er uitval is. - Andere klanten berekenen altijd opnieuw. Probeer dit en laat Marielle s.v.p. weten of dit wat oplost. Tijdens het volgende overleg zal 1 klant hun hele salarisproces toelichten. Performance Aanmaken en Berekenen duurt bij Florence iets meer dan een uur. Bij Viva! duurde dit 8 uur aan het einde van het jaar. Bij SHDH duurt het ook ongeveer een uur. De bedrijven zijn van vergelijkbare grootte. Bijzonder tarief bij verloning Per 1 januari is de voordeelregel vervallen. Bij de initiële inrichting bij SHDH is veel op voordeelregel gezet. Eigen componenten staan op bijzonder tarief. ORT is geen bijzonder tarief, bijzonder tarief is een bijzondere beloning. ORT moet daarom op Tabel staan. Fout/verschil bij loonheffing Bij de loonaangifte heb ik verschillen tussen de jaarstaat en de loonaangifte. Na vergelijking blijken de verschillen te zitten in herrekeningen over De bedragen van op de loonaangifte zijn gelijk aan de jaarstaat Salaris. Maar zowel loon LH als Loon SV en de inhoudingen LH en PH over op de jaarstaat Salaris zijn ongelijk aan de bedragen op de loonaangifte Mutatieverslag Esdégé is niet blij met het mutatieverslag in het web. In de cliënt was het verslag veel fijner. Verslag Notulen Gebruikersoverleg Regio Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht Salaris 8 maart

7 in web is niet altijd juist. Naam van muteerder klopt vaak niet. Marielle probeert een demonstratie van het mutatieverslag te regelen voor het volgende overleg. Peildatum In de pagina Persoonsgegevens - Contract worden de contractgegevens getoond op de ingegeven peildatum. Als je de peildatum aanpast dan worden de gegevens getoond zoals deze gelden op die datum. Dit geldt echter niet voor kostenplaats (con tabel). Afdeling en functie veranderen echter wel mee, de informatie die de kostenplaats dus toont in combinatie met afdeling en functie klopt dan niet. ORT over Verlof Document werkwijze als bijlage. Omdat Esdégé als enige de verlofmodule van T&S gebruikt, is het voor het een omslachtige werkwijze. Zij moeten verlof uit T&S eerst exporteren, om het vervolgens weer te importeren. Anderen klanten importeren het uit hun planning/roosterpakket. ORT bij in- en uitleen Viva! heeft m.i.v. 1 januari de ORT componenten meegenomen in de in en uitleen module. Voorheen deden zij dat niet en hadden zij de ORT meegenomen in de opslag factor. Maar nu zien zij dat hij niet goed rekent. Het zou zo moeten zijn dat het uurloon * het ORT% * het totale aantal uren op dit component het totaal bedrag zou moeten zijn dat wordt doorbelast. Maar dat gebeurt niet. Het systeem rekent als volgt: uurloon * uren = totaal bedrag. heeft aangegeven dat het systeem altijd met uurloon rekent en niet met het uurloon van ORT, reisuren etc. Deze module is niet voor deze gegevens gebouwd. (Viva! C ) Fiscale uitruil Aanvinken op werknemers niveau aangeven of iemand meedoet. Ook medewerkers uit dienst mogen meedoen. Hij rekent niet naar rato. Korting 2 e ziektejaar Hoe doe je dat met de pensioengrondslag? Component 137 toevoegen. Grondslag wordt automatisch aangepast. Ook voor de werknemer wordt het berekend. Naar pensioenfonds gaat ie helemaal goed. Maar op de loonstrook staat 100%. Vinkje: verlaagde pensioenpremie. Pensioenregeling OP premie: verlaagde pensioenpremie. Edwin neemt contact op met José Pijnacker. Gedeeltelijk ziek. Wat doet ie dan met ziekengeld ORT? Document ORT berekening in de bijlage. Tip: Je moet de dagen aanpassen en ORT op 0 zetten als je gegevens uit 2 systemen krijgt. Premiekorting Belastingdienst zou begin 2017 de premiekortingen zelf gaan uitkeren. Is niet door gegaan. Je moet het wel in T&S registreren, zodat je achteraf kan controleren of de belastingdienst haar werk heeft Notulen Gebruikersoverleg Regio Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht Salaris 8 maart

8 gedaan. Rondvraag: Er is geen rondvraag. Afsluiting Ieder wordt bedankt voor zijn/haar aanwezigheid. Data voor het volgende overleg volgt. Gastorganisatie vanuit Regio Zuid-Holland en Utrecht is de Merwelanden te Dordrecht. Notulen Gebruikersoverleg Regio Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht Salaris 8 maart