Notulen Regionaal Gebruikersoverleg

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Notulen Regionaal Gebruikersoverleg"

Nelly van Dongen
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Notulen Regionaal Gebruikersoverleg Regio: Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht Locatie: De Merwelanden te Dordrecht Datum: donderdag 3 november 2016 HRM en Salaris Aanwezig Klantnaam Deelnemer Telefoonnummer Aafje Lisette van Weenen en Ashley Raghoenathsingh Lvweenen@aafje.nl Araghoenathsingh@aafje.nl Careyn Ivo Jacobs i.jacobs@careyn.nl Centrum voor Jeugd en Gezin Anita de Ruiter en a.de.ruiter@cjgrijnmond.nl Lizzy Lodiers De Merwelanden Arnold de Bruijn a.de.bruijn@demerwelanden.nl Florence Patricia Oosterlaken Martin van der Knaap Patricia.oosterlaken@florence.nl Martin.van.der.knaap@florence.nl Software Luuk Bruekers (voorzitter en notulist) en Marinka van Selm Luuk.bruekers@visma.com Marinka.van.selm@visma.com Agenda Opening Vaststellen agenda Vaststellen notulen vorig overleg Demo nieuwe call systeem helpdesk App Nieuwe CAO VVT Gebruik van Sjablonen Het gebruik van de ketenregeling Inregeling zwangerschapsverlof voor een meerling Mededelingen vanuit Support Rondvraag Afsluiting Opening Gastorganisatie is De Merwelanden. Iedereen wordt welkom geheten. Vaststellen agenda Vaststellen notulen vorig overleg De notulen worden zonder opmerkingen vastgesteld. Demo nieuwe call systeem helpdesk Marinka geeft een eerste indruk van het call systeem. Streven is om nog dit jaar live te gaan met het nieuwe systeem. Notulen Gebruikersoverleg Regio Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht 3 november

De kennisbank items worden aangemaakt door support. Het is dus niet meer een vergaarbak van calls die doorgezet zijn naar ontwikkeling.

2 Een call gaat voortaan case heten. Het nieuwe systeem biedt je de mogelijkheid om cases van anderen (binnen jouw organisatie) te volgen. Op het moment dat je bij het onderwerp de omschrijving van je vraag gaat intypen, verschijnen aan de rechterkant kennisbankitems op basis van de woorden die jij gebruikt. De kennisbank items worden aangemaakt door support. Het is dus niet meer een vergaarbak van calls die doorgezet zijn naar ontwikkeling. Kennisbankitems zijn nuttige items, die Support met de klanten deelt. Dit kan bijvoorbeeld een foutmelding of een veelvoorkomende vraag zijn. Via de knop new comment is het mogelijk om een bijlage, als bijvoorbeeld een printscreen, toe Notulen Gebruikersoverleg Regio Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht 3 november

te voegen of een reactie te plaatsen. App Het nieuwe systeem wordt gevuld met alle aangemaakt calls vanaf 1 januari 2015 + alle openstaande calls.

De app is bedoeld om op een eenvoudige manier veel voorkomende mutaties waar een medewerker mee te maken heeft mogelijk te maken.

3 te voegen of een reactie te plaatsen. App Het nieuwe systeem wordt gevuld met alle aangemaakt calls vanaf 1 januari alle openstaande calls. De meeste aanwezigen gebruiken de mobiele app en zijn daar zeer tevreden over. De app is bedoeld om op een eenvoudige manier veel voorkomende mutaties waar een medewerker mee te maken heeft mogelijk te maken. Bijvoorbeeld een loonstrook opvragen, een declaratie indienen of een telefoonnummer wijzigen. Vanuit de gebruikersgroep komt de wordt aangegeven dat het handig zou zijn als je het aantal uren ziek kan ingeven in plaats van het percentage ziek. Medewerker hebben namelijk moeite met de omrekening. C Ook is een wens uitbreiding van het elektronisch dossier in de app. Dus naast het loonstrookje ook de andere documenten in het elektronisch dossier van de medewerker. De vraag is echter of het hiermee niet te ingewikkeld wordt. Een andere verbetering is dat in het systeem en in de app staan twee verschillende namen staan voor hetzelfde en het is eenduidiger als deze gelijk zijn. Ongeval en Calamiteiten is een andere naamgeving. C Notulen Gebruikersoverleg Regio Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht 3 november

Bij Careyn willen ze weten of het mogelijk is om het eerste aantal km een x bedrag te vergoeden en het volgende aantal km een y bedrag? Bij Florence wordt dit al gebruikt.

Een van de afspraken is dat verlof over ORT over de afgelopen 5 jaar vergoed moet gaan worden. Ook zal er vier keer per jaar een overzicht van overwerk uren aan de medewerker moeten worden gegeven.

4 Bij Careyn willen ze weten of het mogelijk is om het eerste aantal km een x bedrag te vergoeden en het volgende aantal km een y bedrag? Bij Florence wordt dit al gebruikt. Martin zal contact opnemen met Ivo hoe dit in te stellen. Nieuwe CAO VVT Dit jaar komt een nieuwe cao VVT. Een van de afspraken is dat verlof over ORT over de afgelopen 5 jaar vergoed moet gaan worden. Ook zal er vier keer per jaar een overzicht van overwerk uren aan de medewerker moeten worden gegeven. is op de hoogte van de nieuwe cao en zal zodra deze wordt goedgekeurd haar klanten adviseren over de aanpassingen in het systeem. Sjablonen Het gebruik van sjablonen is erg handig, echter het updaten er van door systeemaanpassingen vergt veel werk. Er zijn klanten die tegen de 200 sjablonen in het systeem hebben zitten. Als dit handiger zou kunnen dan zou dat mooi meegenomen zijn. Het gebruik van de Ketenregeling (opvolging van contracten) Marinka geeft een demo van de nieuwe ketenregeling. Er wordt voorgesteld om de woorden Toepassen en Annuleren onder elkaar te zetten in het scherm zodat dit duidelijker is. C Notulen Gebruikersoverleg Regio Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht 3 november

Zwangerschapsverlof Een zwangere medewerker die door een ziekenhuisopname langer verlof heeft: C20160811-97892 Zwangerschapsverlof einddatum wijzigen: wanneer de oorspronkelijke einddatum van het

5 Zwangerschapsverlof Een zwangere medewerker die door een ziekenhuisopname langer verlof heeft: C Zwangerschapsverlof einddatum wijzigen: wanneer de oorspronkelijke einddatum van het verlof in de toekomst ligt, kan je deze ook wijzigen naar een latere datum in de toekomst. Wanneer de oorspronkelijke einddatum inmiddels in het verleden ligt kan je deze niet aanpassen. Dan krijg je de melding 'De datum t/m mag niet in de toekomst vallen. Geef een andere datum in.' Dit is niet correct. Het kan zijn dat een zwangerschapsverlof verlengt wordt na bijv. een ziekenhuisopname. Wanneer deze einddatum 2 keer wijzigt (waardoor de oorspronkelijke einddatum in het verleden ligt) dan kan je dit de 2e keer niet meer aanpassen. Dit is dus een probleem wanneer: 1. Je pas na de oorspronkelijke einddatum is verstreken de nieuwe einddatum toevoegt. 2. Er sprake is van 2 verlengingen. De tweede verlenging is altijd na de oorspronkelijke einddatum waardoor je dit nooit in kan geven. Dit komt niet vaak voor maar is natuurlijk vervelend als je er tegenaan loopt. zal de call beoordelen. Een ander issue is dat wanneer de bevallingsdatum voor het verzuim is én er een arbeidsongeschiktheid tgv zwangerschapsmelding is, je een melding krijgt wanneer je wilt beter melden op dat verzuim. Wanneer je de bevallingsdatum in dit verzuim verwijdert (dus niet in de zwangerschapsmelding, maar in de ziekmelding) lukt het wel. Dit zal echter worden opgelost in versie Aafje: Zij hebben een probleem met het zwangerschapsverlof dat je ingeeft op een bepaalde datum. Als je vervolgens op een andere datum vervalt, kun je niet meer terugzien wat de oorspronkelijke vervaldatum is. Marinka geeft aan dat dit wel goed gaat in het systeem en laat dit live zien. Mededelingen vanuit Support Het keuzemenu van de support telefoon is gewijzigd. Optie HRM is bijvoorbeeld veranderd van keuze 1 2, naar direct keuze 2. Software Integratie en installaties is direct keuze 3 geworden. Er zijn twee nieuwe medewerkers begonnen op de helpdesk, te weten: Paul Roep helpdesk HRM In Utrecht heb ik de studie Human Rescource Management gedaan aan de Hogeschool. Deze studie heb ik netjes in vier jaar tijd afgerond. Productspecialist HRM bij is mijn eerste fulltime baan. Notulen Gebruikersoverleg Regio Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht 3 november

Agnes de Koeijer helpdesk Payroll Bij een paar bedrijven ben ik salarisadministrateur geweest. Door het outsourcen van de salarisadministratie naar euh..., een concurrent van, verdween mijn baan.

6 Agnes de Koeijer helpdesk Payroll Bij een paar bedrijven ben ik salarisadministrateur geweest. Door het outsourcen van de salarisadministratie naar euh..., een concurrent van, verdween mijn baan. Daarom ben ik op zoek gegaan naar iets anders en bij terechtgekomen. Je kunt me nu vinden bij Payroll Support in Amersfoort. Rondvraag: Florence o Ingangsdatum soort contract (wijzigingsverzoek): in het web is mutatie van bepaalde naar onbepaalde tijd met ingangsdatum niet mogelijk. In de cliënt is dit wel mogelijk. C o Als iemand van bepaalde naar onbepaalde tijd gaat er een datum (periode) aan koppelen (zoals ook in de cliënt). C o Florence: Afsluiten van het banknummer, zodat daar een einddatum op komt. Je moet hem inactief kunnen zetten, zodat de medewerker deze niet meer ziet. Bij een spaarloonregeling wil je namelijk het rekeningnummer behouden, maar niet laten zien. C CJG Rijnmond o In het e-dossier kun je makkelijk zoeken. Zoeken gaat alleen niet bij medewerkers die uit dienst zijn. C o Aafje o In het e-dossier kun je in één keer je mappen leegmaken. Zij hebben ook een map concepten. Echter, die map gaat vollopen. Wens: kun je in één keer de conceptmap leegmaken? C Kun je mappen aanmaken in het elektronisch dossier die de medewerker niet kan zien? Ja, dat is mogelijk. Marinka laat dit live zien. Afsluiting Ieder wordt bedankt voor zijn/haar aanwezigheid. Datum en locatie voor het volgende overleg volgen. Notulen Gebruikersoverleg Regio Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht 3 november

Vergelijkbare documenten

Welkom Iedereen wordt welkom geheten en er wordt kort een voorstelrondje gemaakt.

Welkom Iedereen wordt welkom geheten en er wordt kort een voorstelrondje gemaakt. Notulen Regionaal Gebruikersoverleg Regio: Midden Locatie: RST Zorgverleners te Barneveld Datum: dinsdag 25 oktober 2016 van 10.00 12.00 uur HRM Aanwezig Klantnaam Deelnemer Telefoonnummer E-mail Attent