Beheerdershandleiding Signalen. Versie: Januari In business for people.

Transcriptie

1 Beheerdershandleiding Signalen Versie: Januari 2017 In business for people.

2 Unit4 VerzuimSignaal Telefoon Postbus 313 Fax AH Hengelo Internet Copyright 2017 Unit4 VerzuimSignaal B.V., Hengelo, The Netherlands. Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder enige waarschuwing vooraf worden gewijzigd en houdt geen enkele verplichting in voor Unit4. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd worden, in een geautomatiseerd gegevensbestand opgeslagen worden, of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, hetzij elektronisch, hetzij mechanisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Alle wijzigingen voorbehouden. Unit4 VerzuimSignaal, versie

3 Inhoudsopgave 1. Signalen instellen Signaalteksten wijzigen Signalen instellen Verzonden signalen Type signalen Algemene signalen Dagen na 1e werkdag van medewerker Einde dienstverband medewerker Nieuwe medewerker Einde contract klant Einde dienstverband zieke medewerker Agendasignalen Aantal agenda-afspraken per periode Aangemaakte beschikbaarheid Aangemaakte reservering Herstelddatum voor gemaakte afspraak Documentsignalen Aangemaakte UWV-documenten Aangemaakte eigen documenten Aangemaakte eigen sjabloon documenten Aangemaakte notities Aangemaakte uitkeringsspecificatie Taaksignalen Aantal openstaande leestaken per periode Aantal openstaande taken per periode Aantal taken nu uitvoeren Aantal taken openstaand Aantal taken te laat Melding bij annuleren bibliotheektaak Melding bij annuleren taak Melding bij uit te voeren bibliotheektaak Melding bij uit te voeren taak Melding bij uitgevoerde bibliotheektaak Melding bij uitgevoerde taak Nieuwe toegevoegde taak Verzuimsignalen... 9 Unit4 VerzuimSignaal, versie

4 Aantal keren ziek met een bepaalde verzuimreden Aantal keren ziek met risicoprofiel Aantal keren ziek op een bepaalde dag per periode Aantal keren ziek per periode Aantal dossiers openstaand Aantal dossiers openstaand per periode Aantal dagen ongewijzigde interventiestatus Verzuimfrequentie per periode Verzuimpercentage per periode Melding bij nieuwe hersteldmelding Melding bij verwijderen ziek / hersteldmelding Melding bij wijzigen ziek / hersteldmelding Melding aantal opgegeven dagen van tevoren bij nieuwe keuring Melding bij Interventie zonder startdatum Melding bij meldingsdatum > opgegeven dagen na 1 e AO dag Melding bij nieuw opgevoerde beschikking Melding bij nieuwe gedeeltelijke hersteldmelding Melding bij nieuw opgevoerde vraagstelling bedrijfsarts Nieuwe ziekmelding Interventiestatus gewijzigd in Overschrijding Overschrijding aantal dagen AT-basis Overschrijding vermoedelijke herstelddatum Termijn afspraak status reservering overschreden Verzuimduur = of > dan eigen risicioperiode bij ziekteverzuimverzekering Ziekmelden met betrekking tot ongeval met aansprakelijkheid (regresrecht) Ziekmelding gerelateerd aan Ziekmelding met betrekking tot een arbeidsgehandicapte Ziekmelding met een salaris hoger dan opgegeven Loonwijziging bij lopend verzuim Zwangerschapssignalen Ingang zwangerschapsverlof Ingangs zwangerschapsverlof bij lopend ziektegeval Einde zwangerschapsverlof Melding bij afwijkende ingangsdatum verlof Unit4 VerzuimSignaal, versie

5 1. SIGNALEN INSTELLEN Signalen kunnen worden gebruikt om gebruikers van VerzuimSignaal op de hoogte te stellen van gebeurtenissen die hun aandacht vergen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een waarschuwing naar P&O als een frequent verzuimer wordt ziekgemeld of een waarschuwing als een medewerker zich vaker dan een bepaald aantal keer ziekmeldt op bijvoorbeeld maandag en vrijdag, etc. Het systeem heeft hiervoor standaard teksten beschikbaar die u kunt gebruiken, maar u kunt ook uw eigen organisatiespecifieke teksten inrichten bijvoorbeeld als u extra informatie wilt delen met de gebruiker. Standaard geldt voor ieder signaal dat de betreffende gebruiker de signalen uitsluitend krijgt voor de medewerkers die binnen de ingestelde autorisatie vallen van de gebruiker SIGNAALTEKSTEN WIJZIGEN Als applicatiebeheerder heeft u de mogelijkheid om de tekst welke wordt verstuurd bij een signaal, aan te passen. Geef de organisatiespecifieke tekst een heldere naam, zodat u deze gemakkelijk kan terugvinden Selecteer voor welk signaal u een tekst wilt instellen en verander vervolgens desgewenst het onderwerp (dit is het onderwerp zoals deze in de te versturen mail verschijnt) Vul hier de organisatiespecifieke tekst in die u voor het gekozen signaal wilt gebruiken Unit4 VerzuimSignaal, versie

6 1.2. SIGNALEN INSTELLEN Ga naar de applicatie instellingen klik op Signalen en klik vervolgens op de groene plus stellen. om een nieuw signaal in te Selecteer het signaal dat u wilt instellen Selecteer voor welke bedrijf u het signaal wilt instellen Geef aan of het signaal actief is en ook in het weekeinde verstuurd moet worden Selecteer welke tekst u het ingestelde signaal wilt laten versturen, de standaard tekst of de tekst die u eventueel zelf conform hoofdstuk 1.1 heeft aangemaakt Nadat u het in te stellen signaal heeft gekozen dient u in deze sectie de verdere specificaties in te stellen om er voor te zorgen dat het signaal op het juiste moment wordt verstuurd. Deze instellingen variëren, afhankelijk van het gekozen signaal Let op: Nadat u de bovengenoemde parameters heeft ingesteld dient u deze eerst op te slaan. Nadat u deze heeft opgeslagen kunt u aangeven welke rollen en eventueel welke extra ontvangers het ingestelde signaal dienen te ontvangen per mail 1.3. VERZONDEN SIGNALEN Bij de verzonden signalen krijgt u een overzicht van alle verzonden signalen en kunt u desgewenst met het filter gericht op bepaalde verzonden signalen zoeken. Unit4 VerzuimSignaal, versie

7 2. TYPE SIGNALEN 2.1. ALGEMENE SIGNALEN Dagen na 1e werkdag van medewerker Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal zodra een nieuwe medewerker een aantal dagen in dienst is Einde dienstverband medewerker Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer het dienstverband van een medewerker eindigt Nieuwe medewerker Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer er een nieuwe medewerker is opgevoerd in het systeem Einde contract klant Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer het contract van een klant afloopt Einde dienstverband zieke medewerker Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer het dienstverband van een medewerker afloopt en dit dienstverband een lopend ziektedossier heeft AGENDASIGNALEN Aantal agenda-afspraken per periode Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer binnen een gestelde periode het aantal gemaakte agenda-afspraken is overschreden Aangemaakte beschikbaarheid Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal zodra er een nieuwe beschikbaarheid is aangemaakt in zijn/haar agenda Aangemaakte reservering Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal zodra er een nieuwe reservering is aangemaakt in de agenda. Unit4 VerzuimSignaal, versie

8 Herstelddatum voor gemaakte afspraak Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer een medewerker hersteldgemeld is voor het moment dat deze medewerker een afspraak heeft staan in de planningsagenda DOCUMENTSIGNALEN Aangemaakte UWV-documenten Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal zodra er een UWV-document is aangemaakt in het dossier van een medewerker Aangemaakte eigen documenten Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal zodra er een eigen document is aangemaakt of geupload voor een medewerker Aangemaakte eigen sjabloon documenten Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal zodra er een eigen sjabloon document is aangemaakt voor een medewerker Aangemaakte notities Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal zodra er een notitie is geplaatst in het dossier van een medewerker Aangemaakte uitkeringsspecificatie Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal zodra er een uitkeringsspecificatie is aangemaakt in het dossier van een werkgever TAAKSIGNALEN Aantal openstaande leestaken per periode Door het instellen van dit signaal ontvangt de gebruiker periodiek een signaal met openstaande leestaken van de opgegeven periode Aantal openstaande taken per periode Door het instellen van dit signaal ontvangt de gebruiker periodiek een signaal met openstaande taken van de opgegeven periode Aantal taken nu uitvoeren Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer hij/zij een taak (of meerdere taken) moet uitvoeren (taakstatus nu uitvoeren ). Unit4 VerzuimSignaal, versie

9 Aantal taken openstaand Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer hij/zij een taak (of meerdere taken) open heeft staan (taakstatus gepland ) Aantal taken te laat Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer hij/zij een taak (of meerdere taken) op de taakstatus te laat heeft staan Melding bij annuleren bibliotheektaak Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer een specifieke bibliotheektaak is geannuleerd door een gebruiker Melding bij annuleren taak Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer een specifieke protocoltaak is geannuleerd door een gebruiker Melding bij uit te voeren bibliotheektaak Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer hij/zij een specifieke bibliotheektaak moet uitvoeren (taakstatus Nu uitvoeren ) Melding bij uit te voeren taak Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer hij/zij een specifieke taak moet uitvoeren (taakstatus nu uitvoeren ) Melding bij uitgevoerde bibliotheektaak Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer een gebruiker een specifieke bibliotheektaak heeft uitgevoerd (taakstatus Afgerond ) Melding bij uitgevoerde taak Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer een gebruiker een specifieke taak heeft uitgevoerd (taakstatus Afgerond ) Nieuwe toegevoegde taak Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer er een nieuwe taak is toegevoegd aan het dossier van een medewerker. Unit4 VerzuimSignaal, versie

10 2.5. VERZUIMSIGNALEN Aantal keren ziek met een bepaalde verzuimreden Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer een medewerker een aantal keren in een periode ziek is met een bepaalde verzuimreden Aantal keren ziek met risicoprofiel Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer een medewerker met een bepaald risicoprofiel een aantal keren in een periode ziek is Aantal keren ziek op een bepaalde dag per periode Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer een medewerker een aantal keren in een periode ziek is op een specifieke dag Aantal keren ziek per periode Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer een medewerker meer dan een van tevoren ingegeven aantal keren ziek is in een periode Aantal dossiers openstaand Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer het van tevoren ingestelde aantal openstaande dossiers met betrekking tot de medewerkers is overschreden Aantal dossiers openstaand per periode Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal over het aantal dossiers dat openstaat in de aangegeven periode Aantal dagen ongewijzigde interventiestatus Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer de geselecteerde interventiestatus met betrekking tot een medewerker een van tevoren bepaald aantal dagen ongewijzigd is Verzuimfrequentie per periode Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer een medewerker of bedrijf het van tevoren ingestelde aantal keren ziek per periode heeft overschreden Verzuimpercentage per periode Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer een medewerker of bedrijf het van tevoren ingestelde verzuimpercentage per periode heeft overschreden. Unit4 VerzuimSignaal, versie

11 Melding bij nieuwe hersteldmelding Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer er een nieuwe hersteldmelding is gedaan voor een medewerker Melding bij verwijderen ziek / hersteldmelding Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer een ziek- of hersteldmelding van een medewerker is verwijderd Melding bij wijzigen ziek / hersteldmelding Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer een ziek- of hersteldmelding van een medewerker is gewijzigd Melding aantal opgegeven dagen van tevoren bij nieuwe keuring Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal voordat de keuring van een medewerker plaatsvindt Melding bij Interventie zonder startdatum Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer een interventie zonder startdatum is toegevoegd aan het dossier van een medewerker Melding bij meldingsdatum > opgegeven dagen na 1 e AO dag Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer de meldingsdatum voor een bepaalde verzuimmelding groter is dan het aantal opgegeven dagen na 1e AO-dag Melding bij nieuw opgevoerde beschikking Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer er een beschikking is opgevoerd door een gebruiker Melding bij nieuwe gedeeltelijke hersteldmelding Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer er een gedeeltelijke hersteldmelding gedaan is door een gebruiker Melding bij nieuw opgevoerde vraagstelling bedrijfsarts Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer er een nieuwe vraagstelling aan een bedrijfsarts is gedaan door een gebruiker in het dossier van een medewerker Nieuwe ziekmelding Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer er een nieuwe ziekmelding is gedaan voor een medewerker. Unit4 VerzuimSignaal, versie

12 Interventiestatus gewijzigd in Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer de interventiestatus met betrekking tot een medewerker gewijzigd is in een van tevoren bepaalde status Overschrijding Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer de verzuimduur van een verzuimmelding van een medewerker is overschreden Overschrijding aantal dagen AT-basis Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer het aantal dagen AT-basis is overschreden bij een medewerker (waarvoor deze gebruiker is geautoriseerd) Overschrijding vermoedelijke herstelddatum Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer de vermoedelijke hersteldatum van een verzuimmelding van een medewerker is overschreden Termijn afspraak status reservering overschreden Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal zodra de ingestelde termijn voor een reservering in de agenda is overschreden Verzuimduur = of > dan eigen risicioperiode bij ziekteverzuimverzekering Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer de verwachte verzuimduur van de medewerker groter is dan of gelijk is aan de opgegeven eigen risico periode van de verzuimverzekering Ziekmelden met betrekking tot ongeval met aansprakelijkheid (regresrecht) Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer de ziekmelding van een medewerker gerelateerd is aan een ongeval met een aansprakelijke Ziekmelding gerelateerd aan Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer de ziekmelding van een medewerker gerelateerd is aan een ongeval, privé- en/ of werkomstandigheden of de oorzaak onbekend is Ziekmelding met betrekking tot een arbeidsgehandicapte Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer er een ziekmelding wordt gedaan die gerelateerd is aan een medewerker die arbeidsgehandicapt is. Unit4 VerzuimSignaal, versie

13 Ziekmelding met een salaris hoger dan opgegeven Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer er een ziekmelding wordt gedaan van een medewerker met een salaris hoger dan opgegeven Loonwijziging bij lopend verzuim Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer het loon van een medewerker wijzigt gedurende lopend verzuim ZWANGERSCHAPSSIGNALEN Ingang zwangerschapsverlof Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer het zwangerschapsverlof van een medewerker ingaat Ingangs zwangerschapsverlof bij lopend ziektegeval Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer het zwangerschapsverlof van een medewerker ingaat en deze medewerker een lopend ziektedossier heeft Einde zwangerschapsverlof Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer het zwangerschapsverlof van een medewerker afloopt Melding bij afwijkende ingangsdatum verlof Door het instellen van dit signaal krijgt de gebruiker een signaal wanneer de ingangsdatum van het zwangerschapsverlof afwijkt van de eerder opgegeven gewenste ingangsdatum van het zwangerschapsverlof. Unit4 VerzuimSignaal, versie