Verslag aan de Provincieraad

Transcriptie

1 Verslag aan de Provincieraad registratienr betreft verslaggever ALLE SCHOLEN Raamcontract voor ICT-materiaal - algemene offertevraag met Europese bekendmaking - ontwerp van besluit en van bijzonder bestek. de heer Ivan Verleyen Mevrouwen en mijne Heren, Tussen 1 september 2000 en 1 september 2003 werden 118 dossiers verwerkt voor de aankoop van ICT-materiaal voor het provinciaal onderwijs. In totaal werden onder andere 910 pc's, 24 servers, 193 printers, 54 scanners en 32 notebooks gekocht. Dit is een zeer groot volume. Ter vergelijking: de dienst Informatica voorziet 'slechts' een aankoop tussen minimaal 300 en maximaal 600 pc's voor de provinciale administratie over een periode van 3 jaar. Niet alleen tonen de voorbije drie jaren een serieuze financiële investering (> , wat ongeveer een derde (!) is van de totale uitgaven aan aankopen), maar ze bewijzen ook een belangrijke tijdsinvestering voor de medewerkers van de dienst materiële uitrusting van de provinciale scholen en van de diverse scholen zelf. Gemiddeld worden 3 ICT-dossiers per 4 weken behandeld, wat een niet onnaardig werkvolume inhoudt. De noodzakelijke vraag De vraag moet worden gesteld of er een methode of middel bestaat dat de efficiëntie en de effectiviteit van de ICT-aankopen nog hoger maakt. Het antwoord is een overduidelijk 'JA'. POOV kan de techniek van raamcontracten toepassen. Onder een raamcontract voor ICT-materiaal wordt verstaan: samen met een bepaalde firma gedurende een zekere periode een kader creëren waarbinnen ICTbestellingen efficiënt en effectief kunnen worden uitgevoerd met een minimum aan administratieve en financiële overhead. De voorliggende nota zet de voordelen en de gevaren op een rij.

2 p. 2/5 De voordelen prijs: door een bundeling van de aankopen ontstaan grote volumes waarop prijskortingen worden toegepast snelheid: omdat in het aankoopproces het luik 'bestek' en alle afgeleiden daarvan verdwijnen, wordt de procedure gevoelig korter en worden aanvragen sneller ingevuld uniformisatie: een langere periode bij dezelfde firma bestellen leidt tot de aanwezigheid van producten uit hetzelfde gamma onderhoud: producten van hetzelfde merk uit hetzelfde gamma vereenvoudigen het onderhoud en de noodzakelijke kennis daartoe opleiding: de onderhoudstechnici moeten vertrouwd zijn met slechts bepaalde producten en hebben minder opleiding nodig gebruikers: de gebruikers hebben op elke pc hetzelfde gevoel voor de werking unieke leverancier: er is slechts één contactadres. Bovendien leert de leverancier de specificiteiten van het provinciale onderwijs door en door kennen waardoor zijn dienstverlening verbetert De gevaren gebonden aan één firma: als de firma in kwestie slecht materiaal levert en heel moeilijk in beweging kan worden gebracht, is een exclusief contract voor langere tijd geen goede zaak dienstverlening: als de firma na verloop van tijd haar prijzen voor bijstand verhoogt, kan het prijsvoordeel te niet worden gedaan prijsverhoging: als de firma een kleinere firma is waarvoor het gros van haar omzet uit dit contract volgt, kan het de prijzen kunstmatig opvoeren waardoor de prijskortingen de facto verdwijnen tijdsfactor: de prijzen en de techniek via een raamcontract moeten variëren in de tijd. Een actuele prijslijst is een noodzaak, maar hoe maak je die objectiveerbaar in de tijd beperkte keuze: ICT-materiaal verschilt van elkaar volgens het doel waarvoor het gebruik wordt. Hoe kan verscheidenheid worden gereflecteerd in een raamcontract De bemerkingen De informatici A voor POOV hebben de hand kunnen leggen op bestekken voor raamcontracten van de instellingen Kind & Gezin, Universiteit Gent, Hogeschool Gent en dienst Informatica. Deze instellingen hebben goede ervaringen met raamcontracten en zijn reeds aan hun tweede contract bezig. Het contract van Kind & Gezin werd opengesteld ten voordele van alle VOI's en het gemeenschapsonderwijs, die er graag en veel gebruik van maken.

3 p. 3/5 De instellingen vangen de gevaren op door: geen exclusiviteit te gunnen het contract als jaarlijks op te vatten dat stilzwijgend tot tweemaal kan worden verlengd de dienstverlening na verkoop onderdeel van het contract te maken een prijslijst te vragen van end user prijzen waarop een vaste korting wordt gegund. De end user prijzen zijn objectief doordat het de verkoopprijzen zijn die iedereen krijgt aangerekend. Ze zijn dus gemakkelijk controleerbaar een geregelde (meestal maandelijkse) prijslijst te eisen van de recentste modellen de prijslijst te laten opbouwen rond een basismodel met uitbreidbare opties en de koper het geheel zelf te laten samenstellen De Provincie is een regionaal bestuur dat inherent de regionale werking promoot. De voorwaarden in een raamcontract staan een mogelijke gunning aan een regionale firma niet in de weg. Met ander woorden, zowel de grotere ICT-bedrijven als de kleinere speciaalzaken kunnen meedingen naar het raamcontract. POOV heeft reeds goede ervaringen met raamcontracten zoals de werkkledij/persoonlijke beschermingsmiddelen of de kopieermachines. Spin-offs Er zijn drie heel belangrijke spin-offs die volgen uit het overstappen naar de moderne aankooptechniek van raamcontracten. Ze zijn misschien zelfs belangrijker dan de voordelen. De eerste spin-off betreft de tijdsinvestering van de medewerkers van de dienst materiële uitrusting van de provinciale scholen, met in het bijzonder de informatici A, en de leden van PIBO. Met de komst van de informatici A heeft de dienst materiële uitrusting voor de ICT-aankopen veel werk op zich genomen en gekregen dat voordien door de scholen werd gedaan, zoals bijvoorbeeld het opstellen van bestekken, het aanschrijven van firma's, het evalueren van offertes, het maken van een gemotiveerd aankoopvoorstel, het opvolgen van overeengekomen termijnen, enzovoort. Dit is op zich een goede zaak omdat de overbelaste medewerkers van de scholen zich terug ten volle kunnen wijden aan hun kerntaken, en omdat de centrale ondersteunende rol van de dienst materiële uitrusting zich verder ontplooit en groeit. Doordat deze rol in de nabijheid van de beleidsvoerders wordt vervuld, kan bovendien het beleid nog beter worden afgestemd op de noden van het terrein. Er is ook een keerzijde aan deze goede zaak. Nemen we bijvoorbeeld de informatici A. Tijdens de voorbije maanden hebben ze vastgesteld dat zij meer dan 80% van hun tijd besteden aan de papiermolen voor ICT-aankopen. Alle andere zaken moeten wijken. En hierbij behoren niet de minste:

4 p. 4/5 PICTOO beleidsvoorbereidingen, -uitvoering en bewaking infrastructuuruitbouw in sommige scholen pensioenproblematiek wachtlijstenproblematiek broodnodige opleidingen voor alle ICT-medewerkers in de scholen bewustmaking van de juridische aspecten rond ICT pro-actieve i.p.v. reactieve werking hechte banden smeden met de scholen door ter plaatse, samen met de scholen en met PIBO, de ICT-uitdagingen te bespreken en op te lossen structuren voor knowledgesharing en info-uitwisseling netwerkintegratie opvolgen marktevoluties dossieropvolgingspakket voor de 7 e directie enzovoort Het is duidelijk dat om de verantwoordelijkheden en de bevoegdheden van het niveau A uit te kunnen oefenen, de informatici A hun tijd anders moeten verdelen. Het tijdsvoordeel dat een raamcontract oplevert, is voor de informatici A noodzakelijk. Een analoge redenering geldt eveneens voor de andere medewerkers, inclusief de PIBO. De tweede spin-off handelt over de relatie tussen de inrichtende macht en de scholen. Naar aanleiding van de invoering van het CAF (Common Assesment Framework) heeft de dienst materiële uitrusting een overzicht gemaakt van het tijdsverloop van de aankoopdossiers. Werken met een raamcontract zou maken dat de gedeeltes 'machtiging tot het voeren van een onderhandelingsprocedure' - de eerste fase en het inwachten van offertes wegvallen uit de aankoopprocedure. Dit belooft een tweederde inkorting van de doorlooptijd van de procedure voor ICT-dossiers met een waarde boven de De relatie tussen de inrichtende macht en de school wordt in dat geval noodzakelijkerwijs intensiever. Het vertrouwen tussen beide neemt toe. Het kader dat een raamcontract creëert doet de aandacht verschuiven van techniek en prijs naar inhoud en opportuniteit. De leden van PIBO en de dienst materiële uitrusting krijgen meer mogelijkheden om hun aandacht toe te spitsen op het beoordelen van de opportuniteit en op afwegen van alternatieve oplossingen. En dit binnen een verhoogde vertrouwensrelatie en in samenwerking met de scholen. De derde spin-off betreft de profilering van het provinciaal onderwijs.

5 p. 5/5 Raamcontracten behoren tot de nieuwste beheermiddelen voor het openbaar ambt. Omdat ICT-aankopen een groot onderdeel zijn gaan uitmaken van alle aankopen en de maatschappelijke evolutie is van die aard dat dit alleen maar zal toenemen houden ze ook een stroomlijning in van de business processen. Het is een verdere modernisatie van het provinciaal onderwijs die de rol en het belang van de inrichtende macht bevestigt en bekrachtigt. Een school alleen kan dit niet doorvoeren, zelfs als de noodzakelijke expertise aanwezig is. De inrichtende macht bundelt, stuurt en controleert de beschikbare middelen en maakt gebruik van de voordelen van schaalvergroting. De onderwijsmaterie is bovendien zo specifiek, met eigen noden en behoeftes, dat alleen een gespecialiseerde, uniek toegewijde en moderne inrichtende macht de voordelen kan consolideren. Concreet Het uitschrijven van een algemene offertevraag gebeurt conform de artikels 13, 14 en 17 2,1 a) van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Overeenkomstig Titel II, hoofdstuk I van het Koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare besturen, moet de opdracht zowel in het Belgisch Bulletin der Aanbestedingen als in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen verschijnen. Uw vergadering wordt uitgenodigd het hierbijgevoegde ontwerp van besluit en van bijzonder bestek goed te keuren. Gent, Namens de Bestendige Deputatie : de Provinciegriffier, Albert De Smet de Gouverneur-Voorzitter, Herman Balthazar