Verslag aan de Provincieraad

Transcriptie

1 Dienst Informatica Verslag aan de Provincieraad betreft INFORMATICA Aanschaf licenties Microsoft-serversoftware. Onderhandelingsprocedure Mevrouwen en mijne Heren, Het provinciaal informaticanetwerk maakt uitgebreid gebruik van Microsoft software. Behalve het besturingssysteem van de werkposten (Windows NT Workstation) en de bureautica-software (Microsoft Office) is ook de programmatuur op server-niveau grotendeels afkomstig van Microsoft. Wegens de uitbreiding van het aantal computergebruikers in het provinciaal informaticanetwerk en de wijziging in de licentiepolitiek van Microsoft is het noodzakelijk om de licenties waarover het bestuur beschikt te herbekijken en aan te vullen. De Microsoft-licentiepolitiek Omwille van het wijdverbreide gebruik van de Microsoft-programma's zit Microsoft nagenoeg in een monopoliepositie en dat houdt in dat zij naar eigen goeddunken de licentievoorwaarden kunnen wijzigen. Dat is nu weer het geval. Voorheen was het zo dat wanneer men eenmaal een nieuwe licentie voor een softwareprogramma aankocht, men de oorspronkelijke licentie steeds kon upgraden naar de nieuwere versies. De kostprijs van een upgrade bedroeg gewoonlijk ongeveer de helft van die van een nieuwe licentie. Het voordeel van dit systeem was dat de gebruiker zelf kon bepalen welke upgrades te nemen en het hem vrij stond om desgevallend bepaalde versies over te slaan (het bestuur zelf heeft zo Windows 95 als besturingssysteem links laten liggen om van Windows for Workgroups 3.11 meteen naar de NT Workstation-versie over te stappen). Microsoft heeft deze politiek nu veranderd: upgrades van licenties zijn vanaf 1 augustus 2002 niet meer mogelijk. Sindsdien kan men enkel nog nieuwe licenties kopen, al dan niet met een Software Assurance (SA). Deze SA, in essentie een soort onderhoudscontract, verleent de gebruiker bovenop de oorspronkelijke licentie een volwaardige licentie voor alle nieuwe versies die in de loop van de twee jaar (voor sommige producten drie jaar) volgend op de aankoop uitkomen. De kostprijs van de SA bedraagt ongeveer 25% van de kostprijs van een nieuwe licentie per jaar. Aan het einde van de looptijd van de SA kan men een nieuwe Software Assurance aankopen, zodat men voortdurend gerechtigd is

2 p. 2 om elke nieuwe versie van de software te gebruiken. De looptijd van de SA moet telkens op een vorige aansluiten, zoniet moet men net als bij de aankoop van een licentie zonder SA een volledig nieuwe licentie aanschaffen. Voor het bestuur komt het er dus op aan om, product per product, te bekijken of het wenselijk (en financieel haalbaar) is om steeds over de nieuwste versie van de software te beschikken en in welke mate de looptijd van de Software Assurance-contracten overeenstemt met de gemiddelde ontwikkelingstijd van een nieuwe versie (het is immers zinloos een SA van twee jaar aan te gaan als Microsoft er gemiddeld drie jaar over doet om een nieuwe versie van het product uit te brengen). Momenteel wordt per productgroep besturingssystemen voor servers en werkposten en bureautica-software - onderzocht welke stappen ondernomen moeten worden om het bestuur te conformeren met deze nieuwe licentiepolitiek van Microsoft. Alternatieven voor Microsoft-producten? Als eerste wordt de server-software aangepakt. Zoals hoger vermeld heeft Microsoft zo goed als het monopolie op deze softwaremarkt. Er bestaan nochtans alternatieven, zoals bvb. Linux als besturingssysteem voor servers en werkposten. Hoewel deze software vaak ook aanzienlijk goedkoper is dan de Microsoft-producten, is een overstap allesbehalve evident en blijft Microsoft op dit moment de enige zinvolle optie. Van de gebruikers zou een omschakeling naar andere programmatuur een grote aanpassing vergen. De pc-gebruikers in het provinciaal informaticanetwerk zijn immers vertrouwd met de Microsoft-programmatuur. Door de aanpassingen en wijzigingen in de upgrade naar een nieuwere versie zal het ongetwijfeld noodzakelijk zijn in bijkomende opleiding voor de gebruikers te voorzien. Dit staat echter niet in verhouding met de opleidingsbehoefte die de overstap naar een nieuw software-pakket zou genereren: in dat geval zou elke cursus bijna vanaf nul moeten (her)beginnen, terwijl bij een upgrade nog steeds kan voortgebouwd worden op de kennis die de gebruikers reeds verworven hebben. Bovendien zou gebruik van andere software de uitwisseling van bestanden met externe correspondenten kunnen bemoeilijken. Ook voor het systeembeheer van het provinciaal informaticanetwerk is een overstap niet aangewezen. In de loop van de jaren werd de nodige knowhow opgebouwd met betrekking tot Microsoft-software. In geval van omschakeling naar andere programmatuur zou deze kennis verloren gaan en verdwijnt ook het voordeel van de huidige integratie van de Windows-omgeving met de Office-applicaties (aangezien andere softwareleveranciers zich toespitsen op ofwel operating systems, ofwel applicaties). De medewerkers van de dienst Informatica zouden dan ook een zeer uitgebreid pakket van opleidingen moeten volgen en opnieuw een leerproces

3 p. 3 doorlopen om deze overstap succesvol te implementeren. Dit is, mede gezien de werkdruk in de dienst Informatica, praktisch niet haalbaar. Nieuwe licenties voor het bestuur De nieuwe licentiepolitiek van Microsoft is ook een aanleiding om de situatie met betrekking tot de Microsoft-producten in heel het bestuur te herbekijken in het licht van de gewijzigde omstandigheden en de plannen voor de (nabije) toekomst. Het aantal werkposten in P-net, het provinciaal informaticanetwerk, is de afgelopen jaren exponentieel toegenomen. Zo werden in Microsoft Office-licenties aangekocht om alle gebruikers van het netwerk van bureautica-software te voorzien. In 1998 werd dat aantal opgetrokken tot 600. Vandaag in 2002, nu alle buitendiensten geautomatiseerd werden en nagenoeg alle provinciale personeelsleden een pc ter beschikking hebben, is P-net uitgegroeid tot een netwerk met om en bij de 1300 werkposten. Het is dan ook noodzakelijk het aantal licenties voor de gebruikte software aan te passen en op te voeren naar 1300 gebruikers. Bovendien dringt zich voor sommige toepassingen een upgrade naar een nieuwere versie van de software op. Dit doet zich vooral voor op serverniveau: voor een aantal geplande inter-, intra- en extranettoepassingen zijn bijvoorbeeld de nieuwste versies van SQL Server (databanktoepassing voor grote volumes data) en Exchange (mailserver-programmatuur) noodzakelijk. De moeilijkheid zit hem in het feit dat deze upgrades slechts mogelijk zijn indien ook het server-besturingssysteem geüpgraded wordt (van Windows NT 4.0 naar Windows 2000). Eens de omschakeling naar Windows 2000 voor de servers een feit is, kan ook werk gemaakt worden van de upgrades van het besturingssysteem van de werkposten en van de bureautica-software. Omwille van de financiële, organisatorische en technische implicaties van de upgrade van de Microsoft-software en de bijbehorende aanschaf van licenties conform de nieuwe licentiepolitiek, is het noodzakelijk dit project gefaseerd aan te vatten. Deze fases worden opgevat volgens de productindeling die ook Microsoft hanteert: applicaties, servers en besturingssystemen (voor werkposten). Zoals hoger vermeld, dringt een upgrade van de server-software zich eerst op. Windows 2000 Het nieuwe server-besturingssysteem is in de eerste plaats nodig om de upgrade naar SQL Server 2000 en Exchange 2000 mogelijk te maken (zie verder). Windows 2000 biedt echter ook een aantal verbeterde en uitgebreide opties ten opzichte van NT 4.0. Een daarvan is de integratie van (een deel van) het SMS-pakket. SMS (Server Management System) bestond voorheen als afzonderlijk programma, de samensmelting met Windows 2000 belooft een vlottere en meer efficiënte beheersmodule voor de servers en werkposten. De personeelsleden van de dienst Informatica zullen eerstdaags de nodige opleidingen over Windows 2000 volgen, zodat zij de uitgebreide mogelijkheden

4 p. 4 van dit pakket leren kennen en de migratie van de P-net-servers kunnen implementeren. Per server dient een server-licentie aangekocht te worden. Voor een aantal van de laatst aangekochte toestellen beschikt het bestuur reeds over een Windows 2000-licenties, voor de resterende 27 servers is dus een nieuwe licentie nodig. Bovendien dient voor alle werkposten die gebruik maken van een of meerdere Windows 2000-servers een Win 2000 'Client Access License' (CAL) aangekocht worden. SQL Server 2000 De upgrade van SQL Server, de databanktoepassing voor grote volumes data, is op dit moment een stuk belangrijker. Vooral voor inter-, intra- en extranettoepassingen dient de 2000-versie in gebruik genomen worden, want voor sommige projecten zijn de SQL 2000-functionaliteiten onontbeerlijk. Voor SQL Server is er de keuze tussen server-licenties met bijbehorende CALs en processorlicenties. Exchange Server 2000 De nieuwe versie van de mailserver-software biedt o.a. de mogelijkheid om een web-based toepassing te maken, zodat personeelsleden op verplaatsing of extranet-gebruikers (zoals de provincieraadsleden) van om het even waar hun kunnen raadplegen en beantwoorden. Ook hier dienen naast de serverlicentie de nodige client access licenties aangekocht te worden. Raming Op basis van de (indicatieve) prijslijsten van Microsoft kan de kostprijs voor de aankoop van alle server-gerelateerde licenties die het bestuur nodig heeft, geraamd worden tussen en EUR. De grootte van deze marge is te verklaren vanuit verschillende factoren: Microsoft biedt voor licentie-aankopen van deze grootorde verschillende types van volumelicentieprogramma's aan, afhankelijk van de aard en de omvang van het bedrijf in kwestie en de prijszetting varieert in functie hiervan. De keuze voor de aankoop van enkel de licenties of van de licenties met Software Assurance heeft een enorme financiële impact (aankoop met SA is meer dan de helft duurder maar kan op langere termijn goedkoper uitvallen). Rekening houdend met de beschikbare kredieten zal deze keuze uiteindelijk gemaakt worden op financiële gronden. Ten slotte zal de kostprijs beïnvloed worden door het aantal serverlicenties dat uiteindelijk aangekocht wordt (op hoeveel servers wordt bvb. SQL Server geïnstalleerd?). Procedure De aangewezen procedure om deze opdracht te gunnen is de onderhandelingsprocedure. Deze procedure stelt het bestuur in staat om aan de hand van een prijsofferte met de aangeschreven firma's in bespreking te treden en een beroep te doen op hun expertise in verband met het type

5 p. 5 volumelicentieprogramma dat het meest geschikt is voor deze aankoop, of de opportuniteit om voor bepaalde licenties een Software Assurance te nemen en voor andere niet. In het kader van deze onderhandelingen kunnen ook in een sfeer van vertrouwelijkheid - de eventuele plannen voor upgrades van andere Microsoft-producten (besturingssysteem van de werkposten en bureauticasoftware) in de bespreking betrokken worden, zonder dat het bestuur zich daarbij moet verbinden voor verdere aankopen. Een dergelijke vorm van 'meedenken' met de noden en wensen van het bestuur is niet mogelijk met een procedure van openbare aanbesteding of offerteaanvraag. De vermelde vertrouwelijkheid is een bijkomend argument om voor de onderhandelingsprocedure te opteren. De manier waarop het provinciaal informaticanetwerk georganiseerd is en welke software momenteel gebruikt wordt of in de toekomst zal geïnstalleerd worden, dient als 'interne keuken' beschouwd te worden. Enerzijds is het niet aangewezen en met het oog op de beveiliging van het netwerk tegen hacking via het internet zelfs resoluut af te raden deze informatie via een openbare procedure publiek te maken. Anderzijds kan het bestuur door middel van een onderhandelingsprocedure de handen vrij houden om zonder druk van Microsoft of eventuele concurrerende softwarebedrijven te bepalen bij welke programmatuur P-net het best gebaat is en hoe de licentieproblematiek best opgelost wordt. Wat de keuze van de aan te schrijven firma's aangaat, zijn de mogelijkheden sowieso beperkt. Microsoft werkt immers met een specifiek systeem van 'resellers', ingedeeld volgens volume van de aankopen en naar gelang de (nationale) markt waarop zij opereren. Voor België betekent dat dat er slechts een handvol firma's in aanmerking komt. Door deze firma's via een onderhandelingsprocedure aan te schrijven, kan het bestuur de concurrentie laten spelen en de beste prijs bedingen, zonder evenwel informatie publiek te maken die eventueel tegen haar gebruikt kan worden. Kredieten Rekening houdend met het feit dat het bedrag van deze aankoop mee bepaald zal worden door de nog effectief beschikbare kredieten, is hiervoor budget voorzien op artikel van de provinciebegroting voor De kostprijs zal eveneens verdeeld worden over de verschillende diensten en instanties die gebruik maken van het provinciaal informaticanetwerk, a rato van het aantal werkposten dat gebruikt wordt. De exacte verdeelsleutel hiervoor dient nog besproken te worden, maar als voorlopige indicatie kan vastgesteld worden dat van de 1300 werkposten in P-net volgende pc's gebruikt worden voor of eigendom zijn van niet-provinciale instanties: 100 pc's Vlaamse Gemeenschap; 40 pc's federale overheid; 40 pc's GOM Oost-Vlaanderen; 15 pc's Erov vzw; 20 pc's Toerisme vzw; en nog een aantal pc's voor de kleinere paraprovinciale vzw's.

6 p. 6 Conclusie Gaat u akkoord met het opstarten van een onderhandelingsprocedure met het oog op de aanschaf van de nodige licenties voor Microsoft serversoftware? Zo ja, gelieve bijgevoegd ontwerp van besluit te ondertekenen. Gent, Namens de Bestendige Deputatie : de Provinciegriffier, Albert De Smet de Gouverneur-Voorzitter, Herman Balthazar