functiebeschrijving en selectiereglement ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Departement Buitenlandse Zaken zoekt een Technisch analist strategische goederen Statutair Niveau: A Rang: A1 Graad: adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid telt 11 beleidsdomeinen. Internationaal Vlaanderen is er één van. Het Departement Buitenlandse Zaken maakt daar deel van uit. Het geeft mee vorm aan het internationaal beleid van de Vlaamse Regering en behartigt de internationale belangen van Vlaanderen. Het Departement bestaat uit vier sub-entiteiten: o o o o De diensten van de Secretaris-Generaal De afdeling Coördinatie De afdeling Diplomatiek Netwerk De afdeling Mondiale Uitdagingen De afdeling Mondiale Uitdagingen coördineert de relaties met multilaterale instellingen en het beleid ontwikkelingssamenwerking van de Vlaamse overheid. De afdeling staat ook in voor een deel van de Vlaamse klimaatfinanciering en verzorgt de controle op en het beleid inzake de internationale handel in strategische goederen. De dienst Controle Strategische Goederen maakt deel uit van de afdeling Mondiale Uitdagingen en draagt bij tot de controle op de internationale handel in strategische goederen door middel van - het afleveren van vergunningen en technische adviezen voor de in-, uit en doorvoer van strategische goederen, - het verlenen van advies aan bedrijven over exportcontroleverplichtingen en -modaliteiten - de controle op de naleving van de verplichtingen inzake in-, uit- en doorvoer - de uitvoering van internationale afspraken inzake de handel in strategische goederen - de rapportering aan de Vlaamse Regering over de vergunningspraktijk

2 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Analyseren en verwerken van vragen, aanvragen en problematieken over de technische eigenschappen, de classificatie en het risico op misbruik van strategische goederen teneinde een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren en teneinde een wettelijke en geoorloofde handel mogelijk te maken. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Vervollediging dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van technische Informatie allerhande teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te formuleren m.b.t. de classificatie en risico op Voorbeelden van activiteiten Aanvraagdossiers verwerken in de databank Beheren van elektronische en papieren archivering voor dossieropvolging Controleren van ingevoerde gegevens en noodzakelijke ondersteunende documenten Verzamelen van informatie en gegevens via klantencontact (telefonisch,via , face-to-face overleg of bedrijfsbezoek) en eigen onderzoek Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen Opvolgen van de binnenkomende vragen met betrekking tot het vervolledigen van het dossier Opvragen en opvolgen van documentcertificering via partneroverheden Contacten met ambassades en FITvertegenwoordigers voor het controleren van dossiergegevens Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering Controleren of geen specifieke sanctieregimes werden overtreden Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties pagina 2 van 11

3 misbruik van goederen. Context : Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren m.b.t. de aard en de technologie van de te controleren strategische goederen teneinde de juridische en geopolitieke beleidsmedewerkers toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met bedrijven, strategische partners, Belgische officiële instanties, kabinetten, e.d. teneinde een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie rond het thema te realiseren. Alle relevante elementen uit het dossier toetsen, analyseren en interpreteren aan de hand officiële en andere informatiebronnen Argumenten pro en contra verzamelen Dossiergegevens toetsen aan relevante Europese en internationale vergelijkbare dossiers en de beschikbaar zijnde externe databanken Coördinerende rol in het kader van complexere dossiers (coördinatie samenwerking met partneroverheden) Integreren van de verschillende dossierelementen en deelanalyses in één concluderend advies Uitwerken van een voorstel van beslissing Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen Voorstel van beslissing bezorgen aan de bevoegde instantie Waar nodig de beslissing toelichten en verder onderbouwen ten aanzien van de bevoegde minister Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch, elektronisch en schriftelijk beantwoorden De beslissing aan de betrokkene toelichten Klanten adviseren over de te volgen procedure en over (niet- )vergunningsplichtige items Informatie uitwisselen over het dossier aan betrokken institutionele actoren waar nodig en passend Parlementaire vragen beantwoorden Actief de relaties met partneroverheden en andere belanghebbenden onderhouden Actief andere overheidsactoren informeren over het beleid inzake controle op handel in strategische goederen pagina 3 van 11

4 Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. de aard en de technologie van de te controleren strategische goederen teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en niveau van de dienst CSG te optimaliseren. Dossieropvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. Actief overleggen met andere overheidsactoren over en samen met deze partners gericht werk maken van een correct naleving van het beleid inzake handel in strategische goederen Organiseren van informatie- en netwerksessies zowel voor klanten (bedrijven en particulieren) als voor partneroverheden Interactie met de Vlaamse economische vertegenwoordigers in het buitenland in het kader van dossieronderzoek Onderhouden van de website Opmaak, bestelling en distributie van folders en flyers Rapporteringen aan het Vlaams parlement voorbereiden en opmaken De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie Aanleggen en bijhouden van relevante documentatie Vakkennis ontwikkelen en actualiseren Trends en evoluties volgen Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures Deelnemen aan relevante vormingsinitiatieven, projecten, externe seminaries en informatiesessies Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden Klachten en beroepen rond het dossier behandelen Classificatie van goederen in de databank Verzorgen van technische analyse van de betrokken items in de databank A posteriori controle van exportoverzichten en van afgeschreven vergunningen pagina 4 van 11

5 Expertise delen Vanuit expertise deelnemen aan de vergaderingen van de vijf internationale exportcontroleregimes en Europese raadswerkgroepen om het exportcontrolegegeven verder vorm te geven en teneinde ervoor te zorgen dat de Belgische belangen gevrijwaard blijven. Optimaliseren Vanuit expertise en rekening houdend met trends een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van wetgeving, richtlijnen, procedures en normen teneinde ervoor te zorgen dat het beleid voldoende input heeft vanuit de realiteit Bedrijven en particulieren bijstaan en informeren bij vragen achteraf Aanbrengen van administratieve aanpassingen aan vergunningen waar nodig en passend Contacten met douane en andere overheden bij vragen over controle van transacties en de bijhorende vergunningen Actieve participatie in raadswerkgroep COARM en de contactgroep 91/477, en, waar nodig, andere raadswerkgroepen Woordvoerderschap Dual use Working Party (DUWP) Inhoudelijke voorbereiding, overleg en coördinatie met andere gewesten en partneroverheden in functie van deelname aan Europese Raadswerkgroepen Integratie van de Europese en internationale beleidsvorming in de werking van en de dossierbehandeling in de eigen dienst Standpunten voorbereiden ten aanzien van bepaalde beleidskeuzes De minister informeren over bepaalde internationale en Europese trends, beleidsopties en analyses Verzamelen en actief opvolgen van CWC kennisgevingen in Vlaanderen, en deelnemen en ondersteuning bieden aan de daarop volgende CWC inspecties Beleidsvoorstellen formuleren over vergunningsplicht van goederen en technologieën Regelgevende documenten opmaken en aanpassen over de aard van de te controleren goederen en technologieën Opvolgen Europese en internationale regelgeving over de aard van de te controleren goederen en technologieën Implementatie Europese Richtlijnen wat technisch luik betreft Deelname aan Europese vergaderingen over implementatie Richtlijnen pagina 5 van 11

6 Bijdrage leveren aan het opmaken van de jaarlijkse beleidsnota s en beleidsbrief Opmaken maand- en jaarverslagen Deelname aan internationale, Europese en nationale projecten, seminaries en informatiesessies Voorbereiding, deelname en opvolging van informele en formele vergaderingen en werkgroepen, zoals de CANVEK 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen het Departement Buitenlandse Zaken. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen het Departement Buitenlandse Zaken in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het Departement Buitenlandse Zaken en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). 2) Je hebt een master in de industriële wetenschappen. 3) Je hebt 3 jaar functierelevante beroepservaring 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 6 van 11

7 Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma volledig gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Tamara Mertens, ). 3.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt een grote interesse in de materie van exportcontrole, in het bijzonder in controle op handel in militair materieel en goederen voor tweeërlei gebruik Een goede kennis van chemische, nucleaire en biologische producten is een troef. Je beschikt over een brede niet-gespecialiseerde ervaring of interesse in technologische aangelegenheden uit diverse domeinen, bijvoorbeeld onderzoeksprojecten, prototypes, uitwisseling van technologische projecten of octrooien. Een gedegen technische kennis van deze goederen opgebouwd, hetzij vanuit je studies, hetzij door professionele ervaring is een pluspunt Je hebt kennis van de Vlaamse exportmarkt. Je kent de betreffende wetgeving. Je kent de organisatie van de Vlaamse overheid en het buitenlands beleid van Vlaanderen. Je hebt belangstelling voor het internationaal ondernemen van Vlaanderen. Je hebt een goede talenkennis: Nederlands, Engels, Frans. Je hebt een uitstekende kennis van computertoepassingen (office) en kan vlot werken met internetzoekrobots. Je kan gegevens correct en nauwkeurig inbrengen in bestaande databases. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Zelfontwikkeling: Je functioneren blijft verbeteren door te leren en mee te groeien met veranderingen (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) pagina 7 van 11

8 Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van overplaatsing moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. 2. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 3. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD Je wordt overgeplaatst in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal A111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 8 van 11

9 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 3.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 2 juli FASE 3: VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Motivatie Technische competenties Functiespecifieke vragen Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie minstens 50 % behaalt op het geheel van alle criteria én wie behoort tot de 3 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Als een van de 3 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats begin juli 2018 (datum onder voorbehoud). 5.3 EINDSELECTIE: PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN JURYGESPREK Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Persoonsgebonden competenties bijv, als ze nog niet eerder werden bevraagd) Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie pagina 9 van 11

10 Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats begin juli 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Indien er slechts 1 kandidaat is na de voorselectie kan de selectie gebeuren op basis van het dossier en wordt er geen eindselectie georganiseerd. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 5.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 29 juni Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 29 juni 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Je vindt het sollicitatieformulier bij deze vacature op pagina 10 van 11

11 7 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Michael Peeters Diensthoofd Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Tamara Mertens selectieverantwoordelijke Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 8 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen begin juli Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kunt hiervoor een mail sturen naar tamara.mertens@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 11 van 11