Time-out en gedeelde besluitvorming bij mensen met borstkanker

Transcriptie

1 Starterspakket voor de 2 e tranche deelnemers aan het project Time-out en gedeelde besluitvorming van mensen met borstkanker Februari 2018

2 Colofon Project Mensen met borstkanker moeten belangrijke beslissingen nemen op het gebied van diagnostiek, behandeling en nazorg. Vaak ontbreekt het in deze situatie aan tijd om een goede beslissing te nemen in de keuze tussen verschillende opties. Zorgverleners en patiënten komen vaak niet op de juiste wijze tot gedeelde besluitvorming. Om deze reden is dit project opgezet. Door het implementeren van een combinatie van een time-out én een proces van gedeelde besluitvorming in de borstkankerzorg wordt de mogelijkheid gecreëerd om in gezamenlijkheid met de patiënt en zijn omgeving een - voor de patiënt best passende beslissing te nemen. Het implementatieprogramma is in de basis voor alle ziekenhuizen identiek en daarnaast wordt het afgestemd op de eigen specifieke situatie, wensen en mogelijkheden. Door een proces- en evaluatieonderzoek worden de resultaten van het implementatieprogramma en de geleerde lessen voor deelnemende ziekenhuizen goed zichtbaar en overdraagbaar naar anderen. Doel Het doel van dit project is het invoeren en evalueren van een op maat implementatieprogramma in en met ziekenhuizen om te komen tot meer toepassing van gedeelde besluitvorming voor mensen met een nieuwe diagnose borstkanker. Het op maat implementatieprogramma omvat de invoering van time-out, vier essentiële stappen van gedeelde besluitvorming en door ziekenhuizen zelf gekozen interventies. Het effect van het invoeren van een time-out en gedeelde besluitvorming is dat er meer op maat passende beslissingen worden genomen, dat patiënten beter geïnformeerd zijn, dat de betrokkenheid van de patiënt in het proces en de besluitvorming toeneemt en dat patiënten achteraf minder spijt hebben van de keuzes die zijn gemaakt. Zij zullen daardoor beter de behandeling doorstaan en omgaan met bijwerkingen (late) gevolgen ervan. Deze resultaten zijn in onderzoek-setting diverse malen aangetoond. Door een project op te zetten met 5 ziekenhuizen, is ook samenwerking, afstemming en doorverwijzing onderdeel van het veranderproces. In de uitvoering en evaluatie worden ook deze onderdelen bekeken. Deelnemende ziekenhuizen 2 e tranche - Noordwest Ziekenhuisgroep (Alkmaar/Den Helder), - Spaarne Ziekenhuis (Haarlem), - Maxima Medisch Centrum (Veld-/EIndhoven), - Reinier de Graaf (Delft), - Flevoziekenhuis (Almere). Projectteam - Haske van Veenendaal, projectleider - Ella Visserman, NFK - Maaike Schuurman, Dominique Sprengers, Borstkankervereniging Nederland (BVN) - Jannie Oskam, ervaringsdeskundige, spreker en auteur over Samen beslissen in de zorg - Esther van Weele, projectadviseur Betrokken experts - Patiëntenvereniging NFK & de Borstkanker Vereniging Nederland - Prof. dr. Carina Hilders, Voorzitter Werkgroep Verspilling in de zorg, Medisch directeur Reinier de Graaf, Hoogleraar Medische Leiderschap ESHPM - Dr. Dirk Ubbink, onderzoeker AMC - Prof. dr. Anne Stiggelbout, Hoogleraar Medische besliskunde, de rol van patiëntpreferenties, LUMC - Drs. Arianne van Lavieren & Mirthe van de Belt, Zilveren Kruis Innovatie - Drs. Gerard Wiggers, Beleidscoördinator curatieve zorg, Ministerie van VWS 2

3 INHOUDSOPGAVE 1. Time-out en gedeelde besluitvorming Wat bedoelen we met Time-out? Wat verstaan we onder Gedeelde besluitvorming? 4 2. Het project Het doel De doelgroep 5 3. Deelnemende ziekenhuizen Het team Werkbijeenkomsten Ondersteuning van projectteam 6 4. Het implementatieprogramma Fase 1: Voorbereiden, in kaart brengen en evalueren Het zorgproces Factoren voor implementatie Metingen Toolbox Fase 2: Implementeren, evalueren en verbeteren Actie! Aan de slag en experimenteren 9 5 Fase 3: Slotevaluatie en borgen 10 6 Alle fasen in beeld 10 7 Bijlagen Bijlage: Literatuur Bijlage: Het onderzoek Bijlage: Logboek Bijlage: Checklist Belemmerende en bevorderende factoren Bijlage: Tabel belemmerende en bevorderende factoren 1 e tranche Bijlage: Observatie-instrument: OPTION Bijlage: Meting van betrokkenheid patiënt: SDMQ9 24 3

4 1. Time-out en gedeelde besluitvorming Mensen met borstkanker dienen belangrijke beslissingen te nemen op het gebied van diagnostiek, behandeling en nazorg. Dit in een periode die emotioneel belastend is en waarbij behandelingen een fors beroep doen op de fysieke en mentale conditie van patiënt en naasten. In deze situatie bestaat het risico dat patiënten diagnostiek, behandeling of zorg krijgen die ze eigenlijk niet willen als ze hierover beter waren geïnformeerd. Vaak ontbreekt er tijd om de verschillende opties te overwegen. Zorgverleners en patiënten komen er vaak niet aan toe om op de juiste wijze tot een beslissing te komen (Stiggelbout, 2015). Gedeelde besluitvorming is essentieel voor maatwerk in de zorg (Veenendaal, 2015). De inzet van keuze instrumenten heeft een positief effect op het nemen van een passende beslissing (Stacey, 2017). Voor de borstkankerzorg zijn veel tools, zoals keuzehulpen, ter ondersteuning van gedeelde besluitvorming ontwikkeld. Borstkankervereniging Nederland (BVN) brengt dit in kaart op Een zorgpad waarin het proces van gedeelde besluitvorming over meerdere contactmomenten is verdeeld, blijkt effectiever dan wanneer het in één contactmoment plaatsvindt (Joosten, 2008). Het is nodig dat patiënten vooraf - en zo nodig tijdens - en na afloop van de gesprekken, informatie over opties inclusief voor- en nadelen krijgen (Elwyn, 2012), zodat er tijd is om alle informatie en emoties naast elkaar te reguleren. Uit onderzoek is nog weinig bekend over het effect van de interactie tussen patiënten en zorgverleners op het proces van gedeelde besluitvorming (Shaw, 2015). Ook is weinig bekend over de wijze waarop patiënten de tijd en rust vinden om te komen tot een goed proces van wikken en wegen en het ontdekken van voorkeuren en waarden (Fagerlin, 2014; Faber, 2013). 1.1 Wat bedoelen we met Time-out? Time-out is het expliciet scheiden van het (1) gesprek over diagnose en/of de uitslag van diagnostiek en (2) het bespreken van behandelopties en (3) het maken van de definitieve keuze. Het doel van time-out is dat er bedenktijd ontstaat om emotie te kunnen hanteren en te kunnen wikken en wegen over de best passende behandeling voor het individu door stil te staan bij wat voor het individu belangrijk is (reflectie). Dit kan voor kortere tijd zijn, of op meerdere dagen. In de tussentijd kunnen wel of geen interventies worden aangeboden (een keuzehulp, extra gesprek, B-bewust, de 3-goede vragen, e.d.). Bij beslissingen rondom de operatieve behandeling bleek dat ongeveer 70% van de patiënten 2 dagen tot een week bedenktijd zou willen hebben. Zie ook de B-force uitvraag van augustus Time-out kan ook toegepast worden bij vervolgbehandeling en bij bijstelling van de behandeling door tegenvallende resultaten van de behandeling of veranderende ziekteprogressie. Het idee van time-out is dat wanneer er nieuws is dat mensen (emotioneel) raakt en er is vervolgens een beslissing nodig op basis van meerdere opties met eigen voor- en nadelen, de gelegenheid aan de patiënt (en met belangrijke anderen) wordt geboden om zich even terug te trekken en zich te beraden. Tijd voor reflectie dus. 1.2 Wat verstaan we onder Gedeelde besluitvorming? Gedeelde besluitvorming omvat de toepassing van vier stappen van gedeelde besluitvorming in gesprekken waarbij een preferentiegevoelige beslissing aan de orde is (Stiggelbout, 2015): 1) De zorgverlener informeert de cliënt dat er een beslissing genomen moet worden en dat de mening van de cliënt daarin belangrijk is; 2) De zorgverlener en patiënt bespreken tweezijdig de opties en de voor-en nadelen ervan (incl. niets doen); 3) De zorgverlener en de cliënt bespreken de voorkeuren van de cliënt en de zorgverlener; ondersteunt de cliënt in het wikken en wegen t.o.v. van wat iemand belangrijk vindt in zijn of haar leven; 4) De zorgverlener en de cliënt bespreken welke rol de cliënt in de beslissing wil spelen, nemen een besluit of stellen het uit en regelen eventuele follow-up; 4

5 2. Het project 2.1 Het doel Het doel van dit implementatieproject is het realiseren van een betere toepassing van gedeelde besluitvorming voor mensen met een nieuwe diagnose borstkanker in de deelnemende ziekenhuizen. Het implementatieprogramma omvat de invoering van time out, de 4 essentiële stappen van gedeelde besluitvorming (Stiggelbout, 2015) en de door ziekenhuizen zelf gekozen interventies (bijvoorbeeld het gebruik van keuzehulpen, training van zorgmedewerkers, implementatietools, etc.). Ter inspiratie kan het 10-stappenplan voor implementatie van samen beslissen worden ingezien (Van Veenendaal, Boss). Elk ziekenhuis stelt in dit project haar eigen ambitie op en scherpt de doelstelling van het project voor de eigen situatie aan. In de tweede tranche is het voorstel dat we met de deelnemende ziekenhuizen de focus leggen op de preferentiegevoelige beslissingen op het gebied van de systemische behandeling (met name chemobehandeling en hormonale behandeling). In dit kader deed BVN een B-force uitvraag Antihormonale therapie of niet: wat zijn / waren voor jou de belangrijkste vragen? Het resultaat is hier te lezen. Het aanscherpen van de ambitie en doelstelling per ziekenhuis gebeurt onder meer na een analyse van het huidige zorgproces in het ziekenhuis. Door deze uitgangssituatie te spiegelen aan de ideale situatie, kunnen ziekenhuizen gerichte acties inzetten voor het optimaliseren van het proces van gedeelde besluitvorming. Ziekenhuizen krijgen hierbij ondersteuning vanuit het projectteam en daarnaast leren de ziekenhuizen ook van elkaar. 2.2 De doelgroep De doelgroep van dit project betreft patiënten waarbij de (nieuwe) diagnose borstkanker is gesteld en die voor curatieve behandeling in aanmerking komen en de tweedelijns zorgprofessionals van deze patiënten. Zorgverleners die betrokken zijn bij deze behandeling behoren tevens tot de doelgroep van dit project. Inclusiecriteria patiënten: - Diagnose borstkanker - Komen in aanmerking voor systemische behandeling Inclusiecriteria zorgverleners: - Betrokken bij het bespreken van preferentiegevoelige beslissingen waar de implementatie zich op richt - Nemen deel aan het op maat implementatieprogramma Exclusiecriteria patiënten: - Wilsonbekwame patiënten - Ernstig zieke patiënten Exclusiecriteria zorgverleners: - Niet bereid tot toepassing van time-out of gedeelde besluitvorming 5

6 3. Deelnemende ziekenhuizen 3.1 Het team Deelnemende ziekenhuizen worden gevraagd een team samen te stellen die verantwoordelijk is voor het opstellen en uitvoeren van het implementatieprogramma in het ziekenhuis. Het advies is om dit team in ieder geval samen te stellen met: een oncoloog/internist, verpleegkundig specialist en/of oncologieverpleegkundige, patient advocate (in overleg met de BVN), een kwaliteitsmedewerker of beleidsmedewerker ter ondersteuning, eventueel een (plastisch of oncologisch) chirurg, psycholoog en/of radioloog. 3.2 Werkbijeenkomsten De teams uit deelnemende ziekenhuizen ontmoeten elkaar in 2 werkbijeenkomsten. De contactpersonen hebben één extra bijeenkomst. Op deze werkbijeenkomsten komen onder meer de volgende onderdelen aan bod: Het uitwisselen van kennis en ervaringen bij het implementeren van time-out en gedeelde besluitvorming. Het betekenis geven aan de begrippen Time-out en gedeelde besluitvorming en het doorgronden van de werkzame principes ervan; Het werken aan een concreet plan van aanpak en het plannen en uitvoeren van acties die kansrijk zijn; Het opstellen en benutten van concrete instrumenten voor het ondersteunen van Time-out en gedeelde besluitvorming (keuze-instrumenten); Het reflecteren op de implementatie van gedeelde besluitvorming in het eigen ziekenhuis (door middel van eigen evaluaties en metingen door het projectteam) en het definiëren van verbeteracties. De twee werkbijeenkomsten voor de deelnemende ziekenhuizen in tranche 2 van het project zijn gepland op de hieronder weergegeven data. Het is van belang dat zoveel mogelijk zorgverleners van het projectteam naar de werkbijeenkomsten komen. Naast de twee werkbijeenkomsten wordt er een bijenkomst gepland voor de contactpersonen van elk zorgteam. 21 juni 2018, vanaf uur 1 e werkbijeenkomst 30 oktober 2018 vanaf uur tussentijdse bijeenkomst contactpersonen 11 december 2018, vanaf uur 2 e werkbijeenkomst 3.3 Ondersteuning van projectteam Het projectteam is verantwoordelijk voor de organisatie van bijeenkomsten, trainingen, terugkoppelen van informatie uit de metingen (audio-opnames consulten t.b.v. onderzoek), communicatie, verzamelen en aanbieden van tools, geven van advies op maat. Haske van Veenendaal, heeft vanuit zijn functie als projectleider contact met alle deelnemende ziekenhuizen. Daarnaast wordt aan elk ziekenhuis vanuit het projectteam een vaste procesbegeleider toegewezen, evenals (in overleg met BVN) een patient advocate. De belangrijkste taak van het projectteam is om de ziekenhuis teams te inspireren en te ondersteunen met kennis en praktische instrumenten om time-out en gedeelde besluitvorming in te voeren bij mensen met borstkanker. Daarnaast is er uitwisseling tussen ziekenhuizen die waardevol en inspirerend is gebleken in de eerste tranche van het project. Het projectteam en de deelnemende teams kunnen uiteraard ook gebruik maken van (andere) experts. 6

7 4. Het implementatieprogramma 4.1 Fase 1: Voorbereiden, in kaart brengen en evalueren In de eerste fase van het project stelt elk ziekenhuis een kort plan op waarin de eigen ambitie met en doelstellingen voor deelname aan het project concreet worden gemaakt. Het projectteam biedt een methodiek en format aan om het huidige zorgproces bij nieuwe diagnose borstkanker in relatie tot timeout en gedeelde besluitvorming goed in beeld te brengen. In het ziekenhuis wordt een nulmeting verricht onder 15 patiënten die het ziekenhuis informatie oplevert over de sterke punten en mogelijkheden voor verbetering. Door na te gaan op welke wijze de bouwstenen van time-out en gedeelde besluitvorming al zijn ingebed in het zorgproces in vergelijking met de ideale situatie (4 stappen gedeelde besluitvorming Stiggelbout), ontstaat een beeld van wat er veranderd kan worden en de in te zetten acties die succesvol kunnen zijn om te komen tot meer gedeelde besluitvorming Het zorgproces In de eerste werkbijeenkomst wordt ingegaan op het (huidige) zorgpad voor mensen met borstkanker en hoe je dit kunt aanpassen. Het idee is dat de essentiële elementen van time-out en gedeelde besluitvorming worden gespiegeld aan het huidige zorgpad en dat elk ziekenhuis bepaalt hoe deze elementen nog beter kunnen worden ingebouwd. Feitelijk gaat het dan om een herontwerp van het proces. Een herontwerp vraagt meestal diverse aanpassingen, bijv. op het gebied van logistiek, samenwerking, vaardigheden en kennis. Op basis van de voorgesprekken, het IKNL-zorgpad mammacarcinoom, is onderstaand voorbeeld van het zorgproces opgesteld: 7

8 4.1.2 Factoren voor implementatie Het meer gaan toepassen van de principes van Time-out en gedeelde besluitvorming vergt aanpassingen in het zorgproces. Bij het vernieuwen van de zorg, zijn er factoren die de toepassing bevorderend of belemmerend. Deels kom je deze belemmerende en bevorderende factoren pas in de loop van tijd tegen. Maar voor een deel kun je er ook vooraf al rekening mee proberen te houden. Aan de hand van een checklist met vragen, gebaseerd op het model van Fleuren - kan het ziekenhuis inzicht krijgen in deze factoren. Deze checklist en een overzicht van belemmerende en bevorderende factoren uit tranche 1 van het project is opgenomen in de bijlagen. Hier kan in de te plannen acties rekening mee gehouden worden Metingen In het implementatieprogramma worden metingen gedaan (audio-opnames van consulten met patiënten). Deze zijn in de eerste plaats bedoeld als feedback en spiegelinformatie voor het ziekenhuis. Hoe geef je op dit moment invulling aan gedeelde besluitvorming? Hoe ervaren patiënten op dit moment het aspect van (bedenk)tijd in het proces? Wat zijn de ervaringen van zorgverleners? De digitale audio-opnames van de consulten worden door onderzoekers uit het projectteam geanalyseerd. Ook wordt er een korte vragenlijst aan 15 patiënten en de deelnemende zorgverleners voorgelegd. In aanvulling hierop, wordt aan de ziekenhuizen gevraagd om een logboek bij te houden welke acties worden ingezet en wat daarin (minder) goed werkt (zie bijlagen voor format logboek) Toolbox Door het projectteam wordt informatie, instrumenten en inspiratie verzameld en ontwikkeld om het ziekenhuisteam te ondersteunen bij de implementatie van Time-out en gedeelde besluitvorming. Dit is beschikbaar via en wordt gedurende tranche 2 aangevuld. Elk ziekenhuis kan aangeven waar behoefte aan is en het projectteam gaat vervolgens aan de slag (binnen de tijd en beschikbare middelen). Voorbeelden van ondersteuning die via de toolbox (kunnen) worden aangeboden: keuzehulpen, option grids, training van zorgmedewerkers, B-bewust, Fase 1: Voorbereiden, in kaart brengen en nulmeting (maart juni 18) zakkaartje/spiekbriefjes, de 3 vragen, implementatietools, focusgroepen. - Kennismakingsgesprek: Regelen van formeel akkoord van de raad van bestuur voor deelname aan project en maken van geluidsopnames bij patiënten. Informatie over doelstellingen en activiteiten van het project. Vanuit het ziekenhuis wordt een contactpersoon voor het project aangewezen, wordt een projectteam samengesteld en een startgesprek gepland met de aangewezen implementatiebegeleider van het projectteam. - Peiling onder mensen met borstkanker door projectteam: Er zijn reeds vragen uitgezet via B-force. Mogelijk dat nog een vraag naar voren komt die zinvol is om aan patiënten voor te leggen. - Start nulmeting: In ieder ziekenhuis worden digitale audio-opnames gemaakt van consulten met 15 patiënten. Deze gesprekken worden vervolgens op gedeelde besluitvorming geëvalueerd met het meetinstrument Option5. Daarnaast wordt een korte vragenlijst voorgelegd aan patiënten. - Eerste werkbijeenkomst 21 juni 2018: Met patiënt advocates en zorgverleners wordt in co-creatie op een werkbijeenkomst bepaald wat de beste momenten (voorkeursgevoelige situaties) zijn, de vier-stappen het beste kunnen worden toegepast. Idem voor de time-out. 8

9 4.2 Fase 2: Implementeren, evalueren en verbeteren Op basis van de eerste fase wordt het definitieve plan van aanpak door het ziekenhuis vastgesteld. In de volgende fase worden de activiteiten in de zorgpraktijk geïmplementeerd. Het projectteam biedt in deze fase ondersteuning aan Actie! Aan de slag en experimenteren Elke verandering verloopt als een PDCA : je neemt je iets voor (Plan), je voert het uit (Do), je bekijkt het resultaat (Check) en je kijkt wat je anders moet doen (Act). Dit natuurlijke proces kun je voor jezelf doen, in je team en voor je ziekenhuis (randvoorwaarden), etc. PDCA is bedoeld als een kort cyclische methodiek voor verandering. Dus geen uitgebreide plannen en analyses, maar juist veel nieuwe dingen uitproberen waarvan je denkt dat ze bijdragen aan je ambitie/doelstelling. Als het niet werkt, pas je het gewoon weer aan. Belangrijk daarbij is wel dat je als team ruimte maakt om (kort) met elkaar te reflecteren en te bepalen waarop bijgesteld wordt. Op deze wijze werkt PDCA snel en heeft het de meeste toegevoegde waarde in het hier & nu tussen elke zorgverlener en cliënt. Het model wordt daarnaast ook ingezet op een lang cyclische manier, bijvoorbeeld via het aanpassen van randvoorwaarden, het ontwikkelen van instrumenten, of het maken van/inpassen in jaarplannen. Fase 2: Implementatie (juli november 2018) - Terugkoppeling nulmeting: Ziekenhuizen ontvangen een rapportage met daarin de terugkoppeling van de gegevens uit de nulmeting. Dit is een deels kwantitatieve terugkoppeling en deels kwalitatief op basis van de Option5 en de SDMQ9. - Training en advies: Ziekenhuizen krijgen in deze fase specifieke ondersteuning van het projectteam. Ook wordt er een training aangeboden, en worden zorgverleners op maat geschoold zodat zij patiënten kunnen ondersteunen in het proces van gedeelde besluitvorming, volgens het principe van train-de-trainer. - Digitale leeromgeving: Parallel aan de nulmetingen wordt een digitale omgeving voor gedeelde besluitvorming ingericht voor de ziekenhuizen, om de implementatie van gedeelde besluitvorming te versnellen. In deze omgeving kunnen geleerde lessen, tools, keuzehulpen, etc. worden gedeeld. - Werkbijeenkomst voor contactpersonen op 30 oktober. Deze werkbijeenkomst is bedoeld om met de contactpersonen te kijken hoe de implementatie loopt en waarop nog bijgestuurd kan worden in de laatste maanden. Ieder ziekenhuis weet welke interventie toegepast wordt en gaat aan de slag met de uitvoering van de geplande activiteiten. - Ziekenhuizen houden een logboek bij: In het logboek worden de deelname van teamleden aan activiteiten bijgehouden, waaronder de interventies die ziekenhuizen zelf invoeren. Het gaat dan bijvoorbeeld om het gebruik van keuzehulpen, keuzekaarten, casuïstiekbesprekingen, teamoverleg, focusgroepen, spiekbriefjes, B-bewust, implementatietools, etc. - Procesevaluatie: Interview met de contactpersoon van elk deelnemend ziekenhuis over bevorderende en belemmerende factoren die de implementatie van het time-out consult en gedeelde besluitvorming versnellen dan wel vertragen. De antwoorden worden teruggekoppeld aan de ziekenhuizen. 9

10 4.3 Fase 3: Slotevaluatie en borgen In deze fase worden geleerde lessen in beeld gebracht en gaan ziekenhuizen over tot het borgen van de resultaten. De tweede meting vindt plaats om opnieuw feedback te geven aan de ziekenhuizen en om te kijken welke effecten de implementatie heeft opgeleverd. Fase 3: Afronding (december 2018 februari 2019) - Nameting: Er worden opnieuw consulten van 15 patiënten per ziekenhuis opgenomen. Hiervan wordt een rapportage gemaakt en er vindt wederom terugkoppeling plaats. - Landelijke slotbijeenkomst: Samen met de deelnemende ziekenhuizen uit de eerste tranche worden de resultaten gedeeld en aanbevelingen voor de toekomst opgesteld. Deze bijeenkomst is vooralsnog onder voorbehoud in april 2019 gepland, zodat de resultaten beschikbaar zijn. - Afsluiting van het project: Afronden van verslagen, opleveren van resultaten en verantwoording aan de subsidiegevers. 4.4 Planning: Alle fasen in beeld ib = implementatiebegeleider (procesbegeleiding en vast aanspreekpunt ziekenhuis) pa = patient advocate BVN Actie Planning Wat wordt van z huis verwacht? Wat kan z huis verwachten van het projectteam? Fase 1a WERVING EN OPSTARTEN Kennismaking en accorderen deelname project Opstart zodra formulieren door z huis zijn getekend Fase 1b Jan- feb 2018 Maart Teamleden betrekken bij opstart en kennismaking projectleider - Formulieren ondertekenen (RvB) en intentieverklaring - Bepalen vaste contactpersoon - Team overzicht van namen en gegevens van teamleden - Plannen startgesprek met ib en pa en evt plannen teamsessie VOORBEREIDING > HUIDIGE SITUATIE IN KAART BRENGEN Startgesprek maart 2018 Startgesprek contactpersoon met ib (planning doornemen, instructie nulmeting, etc.) Nulmeting Ambitie, verwachtingen & factoren die van maart-april 2018 maart Organiseren nulmeting - Zsm starten met audio opnames - 15 patiënten opgenomen per 30 april - Teamsessie (& evt. ib en pa): - Wat vinden wij als team dat Samen beslissen is? - Informatie over project - Kennismakingsgesprek projectleider - Formulieren voor toestemming RvB - Formulier intentieverklaring - Toewijzing vaste ib en pa - Starterspakket (+ planning) met: - Presentatie project stappenplan implementatie - Checklist factoren implementatie - Format herontwerp zorgproces - Instructie audio-opnames nulmeting - Usb sticks waarop gesprekken opgenomen kunnen worden. - Brief akkoord opnames patiënten - Begeleiding nulmeting waar nodig. - Meedenken en adviseren door projectleider, ib en pa waar nodig. - Zie starterspakket 10

11 invloed zijn op implementatie Time-out & gedeelde besluitvorming in huidig zorgproces en consulten; eerste opzet plan van aanpak Deadline inleveren 15 opgenomen gesprekken nulmeting Fase 1c Terugkoppeling nulmeting In kaart brengen gewenste situatie en hoe daar te komen Presenteren ambitie Fase 2 Uitvoering plan van aanpak feb-maart 2018 eind april Ambitie: wat willen we bereiken met dit project? - Wat is daarvoor nodig? Belemmerende en bevorderende factoren? - Hoe is zorgproces ingericht? - Optie: sessie met veranderkundig specialist (herontwerp proces) Uitwerking teamsessie: - Zorgproces in kaart brengen - Spiegelen zorgproces aan elementen van GB en time out. Wat is goed, wat kan beter? - Verwerk resultaat startsessie(s) in een presentatie max. 10 minuten voor 1 e werkbijeenkomst - 15 opgenomen patiënten zijn uiterlijk 30 april ingeleverd. - Plannen terugkoppeling nulmeting met team, ib en pa + verslag - Optioneel: in-company sessie herontwerp zorgproces AMBITIE > BEPALEN WAARHEEN mei juni 2018 Mei- juni 2018 Juni Terugkoppeling nulmeting met, ib, pa en team: evaluatieverslag nulmeting doornemen + formuleren veranderwensen zorgproces. - Herontwerp zorgproces met team, evt. met hulp van veranderkundige. - Bepalen hoe veranderingen in de praktijk te brengen - Selecteren van gewenste interventies - Vaststellen, bijstellen PvA - Deelname 1 e werkbijeenkomst op 21 juni UITVOERING > VAN A NAAR B juli-nov Teamleden evalueren met elkaar (bijv. onderdeel reguliere overleg) en stellen werkwijze / PvA bij. - Evt instrumenten invoeren (keuzehulp, consultkaart, 3 vragen, etc.) - Overzicht belemmerende en bevorderende factoren fase 1 - Meedenken en adviseren door projectleider, ib en pa waar nodig - Optie: sessie met ib om zorgproces in beeld m.b.v. 3-borden methodiek - Online leeromgeving met o.a. verwijzingen naar online tools - Begeleiding ib en pa waar nodig. Zij halen ook opnames op. - Evaluatieverslag nulmeting - Sessie op maat op basis van evaluatieverslag nulmeting - Informatie over keuzeondersteunende tools en implementatie daarvan. - Ondersteuning ib bij aanscherpen PvA en advies over gewenste tools/interventies. - Werkbijeenkomst, ruimte voor teams om ideeën uit te wisselen. - Ondersteuning van ib en pa waar nodig. 11

12 Leren van elkaar: voortgang + wat helpt implementatie 9 oktober Contactpersoon uit elk team neemt deel aan een werkbijeenkomst. - Organisatie tussentijdse bijeenkomst. Training sept-nov 18 - Inplannen teamtraining op locatie - Uitvoering training. Reflectie en inspiratie 11 dec 2018 Nameting dec jan Deelname 2 e werkbijeenkomst op 11 december. - Presentatie voortgang: kansen en belemmeringen. - Organiseren nameting - Starten met audio opnames voor de nameting: 15 patiënten opgenomen voor 31 januari Organiseren werkbijeenkomst - Indien nodig begeleiding nameting. Procesevaluatie nov Deelnemen aan interviews (2 per team) en invullen vragenlijst. - Vragenlijst/interviews factoren implementatie. Terugkoppeling nameting dec Plannen terugkoppeling nameting - Verslag en conclusies Fase 3 Inleveren gesprekken nameting Evalueren implementatie en borgen Afronding Officiële afsluiting project EVALUATIE > TOETSEN OF VERANDERING HEEFT PLAATSGEVONDEN jan opgenomen patiënten zijn - Begeleiding ib en pa waar nodig. Zij uiterlijk 31 januari ingeleverd halen usb stick op feb 2019 feb-maart 2019 april-mei In-company sessie terugkoppeling nameting + opzet plan borging - PvA borging maken en presentatie daarvan in 3 e nieuwsbrief > delen met andere teams - Gesprek contactpersoon team met ib en pa en uitreiking certificaat - Aanwezigheid slotsymposium met alle teams uit tranche 1 en 2 van het project en genodigden - Evaluatieverslag nameting - Sessie nameting - certificaat van deelname - terugkoppeling procesevaluatie - Organisatie slotsymposium (onder voorbehoud). 12

13 5. Bijlagen 7.1 Bijlage: Literatuur 1. Elwyn, G., Scholl, I., Tietbohl, C., Mann, M., Edwards, A. G. K., Clay, K., et al. The implementation of patient decision support interventions into routine clinical practice: a systematic review. 2012b Faber, M., M. Harmsen, S, van der Burg en T. van der Weijden. Gezamenlijke besluitvorming & Zelfmanagement. Een literatuuronderzoek naar de effectiviteit en naar voorwaarden voor succes. Scientific Institute for Quality of Healthcare (IQ healthcare). Januari Fagerlin A, Pignone M, Abhyankar P, Col N, Feldman-Stewart D et al. Clarifying values: an updated review. BMC Med Inform Decis Mak.2013;13 Suppl 2:S8. 4. Fleuren MA, Paulussen TG, Van Dommelen P, Van Buuren S. Towards a measurement instrument for determinants of innovations. Int J Qual Health Care Oct;26(5): Joosten EA, DeFuentes-Merillas L, de Weert GH, Sensky T, van der Staak CP, de Jong CA. Systematic review of the effects of shared decision-making on patient satisfaction, treatment adherence and health status. Psychother Psychosom. 2008;77(4): Shay LA, Lafata JE. Where is the evidence? A systematic review of shared decision making and patient outcomes. Med Decis Making Jan;35(1): Stacey D, Légaré F, Lewis K, Barry MJ, Bennett CL, Eden KB, et al. Decision aids for people facing health treatment or screening decisions. Cochrane Database Syst Rev Apr 12;4:CD doi: / CD pub5. pmid: Stiggelbout AM, Pieterse AH, De Haes JC. Shared decision making: Concepts, evidence, and practice. Patient Educ Couns Oct;98(10): Veenendaal H. van, Rietmeijer CBT, Voogdt-Pruis HR, Raats CJ. Samen beslissen is beter. Huisarts Wet 2014;57(10):

14 7.2 Bijlage: Het onderzoek Parallel aan dit implementatieproject loopt een longitudinaal observationeel onderzoek met één voor- en nameting. Gekeken wordt of het invoeren van het implementatieprogramma (time-out, het proces van gedeelde besluitvorming én de interventies) leidt tot een verschuiving in de gemaakte keuzes van patiënten en tot meer ervaren bedenktijd in besluitvorming. De belemmerende en bevorderende factoren voor implementatie worden geëvalueerd op 4 niveaus: de interventie zelf, de gebruiker (patiënt en zorgverlener), het proces en de randvoorwaarden. Omdat meerdere ziekenhuizen in een regio deelnemen, is ook samenwerking, afstemming en doorverwijzing onderdeel van de evaluatie. De hypothese van dit onderzoek is dat door het invoeren van een bewuste time-out de mogelijkheid wordt gecreëerd om in gezamenlijkheid met de patiënt en zijn omgeving te komen tot behandelafspraken bij preferentiegevoelige beslissingen, zoals wanneer meerdere behandelopties mogelijk zijn, bij end-of-life care en multimorbiditeit. Om de bijzondere kennis over de implementatie van GB in de praktijk te evalueren, te verzamelen en voor andere regio s en zorgprocessen beschikbaar te stellen, wordt een op maat implementatieprogramma opgezet. Door middel van een proces- en evaluatieonderzoek worden de geleerde lessen goed zichtbaar en overdraagbaar. De onderzoeksvragen zijn: Leidt de invoering van extra bedenktijd (time-out) en implementatie-ondersteuning op het gebied van gedeelde besluitvorming tot meer toepassing van gedeelde besluitvorming door zorgprofessionals, een hogere betrokkenheid van patiënten in de besluitvorming en wijzigingen in gemaakte keuzes door patiënten? Wat zijn belemmerende en bevorderende factoren bij de invoering van extra bedenktijd (time-out) en implementatie-ondersteuning op het gebied van gedeelde besluitvorming bij mensen met borstkanker? Onderzoeksomvang Bij de berekening van de onderzoeksomvang is uitgegaan van een gemiddelde OPTION-5 score van 39, een verwachte verbetering naar 49, met een SD van 13. Met een intra-cluster correlatie rho=0,01 en een effectgrootte 0,77, Met een alpha van 0,05 en power van 80%, zijn in totaal 120 consulten nodig voor de interventie, 60 voor en 60 na de interventie. Bij deelname door 4 ziekenhuizen, worden er per ziekenhuis/cluster 15 metingen voor en 15 metingen (audiotapes) uitgevoerd. Metingen en uitkomsten De primaire uitkomstmaat is in hoeverre de zorgverleners in staat zijn een proces van gedeelde besluitvorming met hun patiënt te realiseren. Daarnaast zijn belangrijke uitkomsten: Ervaren betrokkenheid van patiënten in de besluitvorming, ervaren bedenktijd door patiënten in besluitvorming en belemmerende en bevorderende factoren voor implementatie en de gemaakte keuzes door patiënten. Uitkomst - Toepassing van vaardigheden op het gebied gedeelde besluitvorming van de zorgverlener in het consult met patiënten - Mate van betrokkenheid van patiënten en ervaren bedenktijd in het proces van gedeelde besluitvorming - Belemmerende & bevorderende factoren van implementatie, ervaren veranderingen in het proces Meting - Option5: Op 3 momenten (T0, T1) worden consulten opgenomen op audio en geanalyseerd door onderzoekers - SDMq9+: Korte vragenlijst (9 vragen SDMq9, 1-2 vragen over ervaren bedenktijd) direct aan het einde van het consult en achter te laten in ziekenhuis - Interviews en vragenlijst met professionals, logboek per ziekenhuis, 14

15 van zorg aan mensen met borstkanker en in de samenwerking & verwijzing met andere ziekenhuizen - Veranderingen in de gemaakte keuzes van patiënten, veranderingen in verwijzingen en samenwerking met andere ziekenhuizen, kosten vragenlijst aan professionals. Op basis van gevalideerde midi-vragenlijst - Analyse data Zilveren Kruis, bijv. met gebruik historische data 15

16 7.3 Bijlage: Logboek Activiteit/ Maand Periode Wie namen deel Opmerkingen Informatie gezocht -keuzehulpen -literatuur (SDM) -Patiënten informatie (wat vinden ze belangrijk) -netwerkz (kijken hoe anderen ermee omgaan Teambijeenkomst (voor uitwisselen ervaringen) - overleggen (formeel) - informele gesprekken, nl.. - refereeravonden -. Training/bijscholing - Training project - symposia - werkconferentie geweest -. Randvoorwaarden, aanpassingen in: - financiën - tijd - planning (meer gesprekken, verandering personeel) - privacy beleid -. Proces, aanpassingen in: - zorgpaden - protocollen - richtlijnen -. Informatie verstrekken aan patiënt (b.v. poster) - informatiebrochures -. Overig

17 7.4 Bijlage: Checklist Belemmerende en bevorderende factoren Vragen 1. Wat is de grootste succesfactor voor de implementatie van timeout gedeelde besluitvorming? 2. Wat is de grootste hindernis voor de implementatie van time out en gedeelde besluitvorming? 3. Het is helder welke activiteiten ik in welke volgorde moet uitvoeren om time-out en gedeelde besluitvorming in te voeren 4. Het idee van time-out en gedeelde besluitvorming zijn gebaseerd op feitelijk juiste kennis 5. Voor het invoeren van Time-out en gedeelde besluitvorming hebben we alle informatie en materialen die nodig zijn 6. Time-out en gedeelde besluitvorming zijn te ingewikkeld voor mij om toe te kunnen passen 7. Time-out en gedeelde besluitvorming sluiten goed aan bij hoe ik gewend ben om te werken 8. Ik vind de effecten van time-out en gedeelde besluitvorming duidelijk zichtbaar 9. Ik vind time-out en gedeelde besluitvorming geschikt voor mijn patiënten 10. Het toepassen van time-out en gedeelde besluitvorming verbetert het gesprek en de relatie met mijn patiënt 11. Ik vind het belangrijk om de patiënt meer te betrekken in de keuze bij borstkanker 12. Ik verwacht dat het toepassen van time-out en gedeelde besluitvorming leidt tot meer betrokkenheid van de patiënt bij keuzes rondom borstkanker 13. Ik vind het de taak van zorgverleners om mensen zodanig voor te lichten dat ze een individuele keuze kunnen maken bij borstkanker 14. Patiënten time-out en gedeelde besluitvorming prettig vinden Toelichting, vragen die hieruit voortkomen of acties die zinvol kunnen zijn Ik kan op voldoende hulp rekenen van mijn directe leidinggevende(n) bij het toepassen van Time-out en gedeelde besluitvorming 16. Ik kan op voldoende hulp van mijn collega s rekenen bij het toepassen van time-out en gedeelde besluitvorming 17. Mijn collega s zullen time-out en gedeelde besluitvorming daadwerkelijk gaan toepassen 18. Collega s of anderen die ik belangrijk vind verwachten dat ik timeout en gedeelde besluitvorming ga toepassen 17

18 19. Als ik zou willen, kan ik de time-out en gedeelde besluitvorming bij iedere patiënt toepassen 20. Ik beschik over voldoende kennis om time-out en gedeelde besluitvorming te kunnen toepassen 21. Ik beschik over voldoende vaardigheden om time-out en gedeelde besluitvorming te kunnen toepassen 22. In ons ziekenhuis zijn duidelijke afspraken gemaakt over time-out en gedeelde besluitvorming (in werkoverleg, werkplannen etc.)? 23. Met verwijzers zijn duidelijke afspraken gemaakt over time-out en gedeelde besluitvorming (in werkoverleg, werkplannen etc.)? 24. Er is voldoende personeel in onze organisatie om time-out en gedeelde besluitvorming zoals bedoeld te kunnen toepassen 25. Er zijn voldoende financiële middelen om time-out en gedeelde besluitvorming zoals bedoeld te kunnen toepassen 26. Ik heb voldoende tijd om time-out en gedeelde besluitvorming zoals bedoeld te integreren in mijn dagelijks werk 27. In mijn organisatie is iemand aangewezen voor het coördineren van de invoering van de keuzehulp en materialen 28. Behalve de invoering van time-out en gedeelde besluitvorming zijn er veel andere veranderingen waarmee ik momenteel of binnenkort te maken krijg (reorganisatie, fusie, bezuinigingen, personeelsverloop, andere innovaties)? 29. Er vindt regelmatig terugkoppeling plaats over de voortgang van de activiteiten 30. De zaken die we gaan doen, sluiten goed aan bij bestaande wetten en regels 31. Time-out en gedeelde besluitvorming zijn prima toe te passen tijdens het consult 32. Het multidisciplinaire overleg heeft een negatief effect op de gedeelde besluitvorming binnen ons ziekenhuis. 18

19 7.5 Bijlage: Tabel belemmerende en bevorderende factoren 1 e tranche Innovatie Belemmerende factor 1 Onvoldoende begrip voor de theorie Wetenschappelijke aard van onderwerp 2 Twijfel of theorie juist is voor hele doelgroep Aanbieden van optie Niks doen 4 Niet kunnen vertalen van theorie naar praktijk Grote hoeveelheid aan behandelopties Verdelen van 4 stappen van GB over meerdere gesprekken Onderschatten van complexiteit van toepassing van TO en GB 5 Toepassing van TO en GB heeft negatieve invloed op logistieke planning Variatie in werkwijze tussen zorgverleners binnen het team Uitleg Bij onvoldoende begrip van de theorie lukt de toepassing van TO en GB minder goed. Kwalitatief onderzoek is lastiger te bevatten als zorgverlener voornamelijk kwantitatief onderzoek gewend is. Is TO en GB wel de juiste methode om toe te passen bij alle patiënten. Het aanbieden van de optie Niks doen gaat tegen het gevoel van de zorgverlener in. Onvoldoende ondersteuning van theorie voor praktische toepassing van TO en GB. De grote hoeveelheid behandelopties maakt de consulten lastiger. Niet kunnen verdelen van de gespreksonderwerpen over meerdere consulten. Het toepassen van TO en GB is complexer dan zorgverlener van tevoren verwacht had: tijdinvestering, consultvoering, logistieke problemen. Om TO en GB goed te kunnen toepassen moet de logistiek worden aangepast, past niet zomaar binnen huidige werkwijze. Als niet alle zorgverleners in een team TO en GB toepassen kan het gaan botsen. 6 Gebrek aan harde, meetbare effecten Effecten van toepassing van TO en GB zijn niet gelijk zichtbaar. 7 Niet relevant voor bepaalde stadia van ziekte bij doelgroep Niet relevant voor patiënten met één behandeloptie Twijfel van zorgverlener of het wel voor iedere patiënt geschikt is Gebruiker 8 Patiënt overladen met grote hoeveelheid informatie Kritische patiënten kosten meer tijd Keuzestress en onzekerheid bij patiënten 9 Gebrek aan verwachtingen van toepassing van TO en GB Veronderstelling dat patiënt niet aan GB willen doen Bij patiënten met bijvoorbeeld een voorstadium van borstkanker is GB niet toe te passen. Als er maar één behandeloptie is dan kan GB niet worden toegepast. Is elke patiënt wel geschikt voor deelname aan TO en GB. Doordat er meer opties besproken moeten worden heeft zorgverlener het gevoel de patiënt te overladen met informatie. Patiënten die zelf veel onderzoek gaan doen, stellen meer vragen en kosten meer tijd. Als patiënten geen keuze willen of durven te maken, maakt dit toepassing van GB lastiger. Gewoon beginnen aan project en zien waar het heen leidt, zonder plan o.i.d. Zorgverlener denkt te kunnen inschatten welke patiënten wel of niet geschikt zijn voor GB. Toepassing van TO en GB kost meer tijd dan zorgverlener had verwacht, kost dus meer tijd dan voor was uitgetrokken. Onderschatten van de tijd die toepassing van TO en GB kost 10 Bespreken van optie Niks doen past niet altijd binnen Zorgverlener heeft moeite met het bespreken van die optie Niks doen bij alle takenpakket van de zorgverlener patiënten TO en GB zijn lastig toe te passen als er al zoveel Er is niet voldoende tijd binnen het takenpakket van de zorgverlener (met andere taken zijn voor de zorgverlener name chirurgen) om TO en GB goed toe te kunnen passen. 11 Patiënten die advies verwachten van zorgverlener Zorgverleners vinden het lastig om GB toe te passen bij patiënten die advies willen. 12 Bepaalde subgroepen patiënten zijn minder geschikt Taal- en cultuurbarrière, geen ziekte-inzicht, emotionele/onzekere/angstige voor deelname aan GB patiënten, ingewikkelde casussen, ouderen, patiënten met bepaalde sterke Niet alle patiënten willen deelnemen aan GB verwachting. Verwachting van patiënten en realiteit komen niet Sommige patiënten willen advies van zorgverlener horen. overeen Als patiënten uit hun omgeving of internet bepaalde verwachtingen hebben 13 Niet alle teamleden nemen deel aan het project Onvoldoende besprekingen met het team 14 Niet alle collega s passen TO en GB toe in hun werkwijze Variatie in toepassing van TO en GB binnen het team 15 Richtlijnen zijn soms strijdig met toepassing van TO en GB Registratie van aantal patiënten dat binnen 5 weken geopereerd wordt Verschillende belangen van meerdere betrokken actoren ontwikkeld die mogelijk niet van toepassing zijn op hun situatie. Niet deelnemende teamleden zorgen voor minder draagvlak binnen het team voor TO en GB. Niet genoeg overleg binnen het team zorgt ervoor dat motivatie voor toepassing van TO en GB vermindert. Het is lastig om TO en GB toe te passen als niet iedereen in het team TO en GB toepast. Elke zorgverlener heeft een eigen werkwijze en eigen visie op TO en GB, dit kan leiden tot variaties in toepassing van GB tussen zorgverleners binnen hetzelfde team. Richtlijnen zijn niet altijd op te volgen als GB wordt toegepast. Toepassing van TO en GB kost iets meer tijd, waardoor minder patiënten binnen 5 weken geopereerd worden en dit is terug te zien in de cijfers van het ziekenhuis. Zorgverzekeraars, patiëntenorganisaties en medici hebben allemaal een eigen visie over TO en GB, wat soms tegenstrijdig kan zijn. 19

20 16 Zorgverlener die niet de eigen voorkeur voor een bepaalde behandeling kan loslaten Consulten over behandeling borstkanker zijn al lastig genoeg Toepassing van TO en GB bij nieuwe patiënten 17 Niet goed kunnen omgaan met patiënten die medische informatie niet begrijpen Ontbreken van vaardigheid om bewust te zijn van sturend gedrag Variatie tussen patiënten en consulten niet goed kunnen aanpakken Veronderstellen dat een patiënt die een afwijkende keuze maakt de informatie niet goed heeft begrepen 18 Niet goed bespreken van theorie van TO en GB in het team Organisatie Resultaat hiervan is sturend gedrag tijdens het consult. Toepassing van TO en GB maakt consulten er niet makkelijker op voor de zorgverlener. Als zorgverlener de patiënt niet kent is toepassing van TO en GB lastiger. Het toepassen van GB is lastig als patiënten medische informatie niet begrijpen. Deze kunnen dan ook geen goed gefundeerde keuze maken. Zorgverlener moet zich bewust zijn wanneer hij/zij sturend aan het spreken is. Elke patiënt en elk consult zijn anders, dus moet toepassing van GB hierop worden aangepast en dit is lastig. Door blijven uitleggen van opties als patiënt een andere behandeling wil kiezen dan de voorkeursbehandeling van de zorgverlener. Team is niet op de hoogte van voortgang of problemen die er spelen tijdens het project. 20 Niet vervangen van personeel dat het team verlaat Als collega s het team verlaten en deze niet worden vervangen. 21 Onvoldoende personeel om alle consulten te kunnen voeren 22 Extra consulten door toepassing van TO kosten meer geld Inzetten van keuzehulpen kost meer geld 23 Toepassing van TO en GB kost de zorgverlener meer tijd Planning is niet aangepast op meer consulten Latere keuzemoment voor behandeling beïnvloedt OK planning Niet kunnen inplannen van teamoverleg voor tijdgebrek 24 Niet kunnen inplannen van trainingen voor zorgverleners Gebrek aan schriftelijke informatie voor patiënten over GB 25 Niet tijdig plannen van startdag activiteiten Kartrekker met te weinig uur om werkzaamheden goed uit te kunnen voeren Resultaat hiervan is overvolle poli. Meer consulten betekent meer tijd van zorgverleners en dus meer geld. Doordat er een TO gedaan wordt krijgen patiënten meerdere consulten en kost het de zorgverlener meer tijd dan voorheen. De logistiek is niet voldoende flexibel om soepel meerdere consulten te doen. Doordat er op een later moment een keuze wordt gemaakt, wordt de operatie ook later gepland waardoor 5 weken norm niet gehaald kan worden. Drukke planning van alle zorgverleners belemmert het plannen van gezamenlijk overleg. Drukke planning van zorgverleners belemmert. Patiënten kunnen niet nalezen wat GB precies inhoudt. Onduidelijkheid over start van activiteiten belemmert metingen voor project. Als de kartrekker van het project niet genoeg tijd heeft om efficiënt het verloop van het project te coördineren. 27 Het deelnemen aan meerdere studies en projecten TO en GB raakt een beetje op de achtergrond door de drukte. 28 Onduidelijkheid over goed inzetten van patiëntenperspectief Geen concrete voorbeelden van toepassing van TO en GB in de praktijk Ontbreken van tijdoverzicht van verloop gehele project Randvoorwaarden 29 Tijdsdruk door normen van BVN, SONCOS etc Negatieve resultaten in ziekenhuisregistratie door toepassing van TO en GB De rol van de patiënt advocate was onderbelicht waardoor er niet optimaal gebruik van gemaakt kon worden. Voorbeelden van toepassing van TO en GB in de praktijk ondersteunen juist te toepassing. Doordat er geen overzicht was van het project was het lastig om alles te plannen. Normen kunnen niet meer worden gehaald omdat TO en GB zorgverlener meer tijd kosten. Doordat de normen niet altijd meer worden gehaald en dat is zichtbaar in de resultaten van het ziekenhuis. 20

21 Innovatie Bevorderende factor Uitleg 1 Heldere informatie over TO en GB Visualisatie van de vier stappen van GB Presentatievorm en frequentie van informatie Directe feedback op de vier stappen van GB De aangeboden informatie over TO en GB moet helder zijn. Grafische, overzichtelijke weergave van de vier stappen van GB is ondersteunend voor begrip. Informatie kan het beste op verschillende manier worden gepresenteerd en regelmatig worden herhaald. Feedback direct koppelen aan de stappen van GB is heel leerzaam. 2 Vertrouwen in theorie achter TO en GB Wetenschappelijke onderbouwing Het geloven in de theorie achter TO en GB is erg belangrijk. GB is een erkend concept in de wetenschap. 3 Voldoende informatie over TO en GB Informatieaanbod over TO en GB moet voldoende zijn voor toepassing. 4 Concrete voorbeelden van TO en GB Voorbeelden in de vorm van bijvoorbeeld zinnen, filmpjes en concrete vragen helpen zorgverlener bij implementatie van TO en GB. 5 Goede aansluiting bij huidige werkwijze TO en GB is goed toepasbaar binnen de huidige werkwijze maar vergroot bewustzijn van zorgverlener over communicatie met patiënt tijdens consult 6 Zichtbare effecten van TO en GB bij patiënten Effecten van toepassing van TO en GB zijn volgens zorgverleners voorzichtig merkbaar. 7 Doelgroep is heel geschikt voor toepassen TO en GB Borstkankerpatiënten zijn erg actief en staat open voor nieuwe informatie. Gebruiker 8 Persoonlijke voordelen voor zorgverlener door toepassing van TO en GB 9 Positieve verwachtingen van effecten van TO en GB van de zorgverleners 10 Toepassing van TO en GB past goed bij taken en verantwoordelijkheid van alle zorgverleners 11 Effecten van TO en GB vergroten tevredenheid patiënt volgens zorgverleners Nieuwe dingen leren is leuk, consulten met patiënten veranderen en worden leuker, beter structureren van consulten dankzij GB, beschikbaarheid diagnostiek verbetert, patiënten kiezen bewuster, werving voor wetenschappelijke studies is makkelijker, meer tijd beschikbaar voor consult en keuze, patiënt is gesprekspartner, TO en GB verbindt team. Dat patiënten: bewuster worden van alle opties, minder spijt hebben van hun keuze, meer regie ervaren, meer betrokken worden bij het proces, reflecteren en hun keuze bewust baseren op juiste feiten en persoonlijke voorkeur. TO en GB zou door elke zorgverlener moeten worden toegepast, verantwoordelijkheid voor gehele behandeling blijft bij de zorgverlener, afstappen van standaardbehandeling, betere afspraken over welke zorgverlener wat vertelt, plezier halen uit het samen beslissen met de patiënt. Door toepassing van TO en GB zijn patiënten meer tevreden, mede door het opnemen van gesprekken, en denken zij beter en langer na over de opties, worden patiënten meer betrokken bij het proces en zijn zorgverleners flexibeler en uitgebreider in het aanbieden van opties. 12 Groot deel patiënten neemt deel aan TO en GB De meerderheid van de patiënten staat open voor medewerking aan TO en GB: borstkankerpatiënten zijn mondig en willen graag meebeslissen, vooral hoog opgeleiden. 13 Sociale steun van collega s binnen team is essentieel 14 Implementatie van TO en GB moet samen gebeuren 15 Steun van externe actoren buiten eigen ziekenhuis 16 Geloof in eigen effectiviteit bij toepassing van TO en GB 17 Het bezitten van bepaalde kennis en vaardigheden Voor de toepassing van TO en GB moet er binnen het team: voldoende draagvlak zijn, een goed klimaat heersen. Het leidt niet tot botsingen en MDO advies kan worden aangepast om beter aan te sluiten bij GB. TO en GB wordt door het hele team samen toegepast, daarnaast wordt er ook samengewerkt met teams van andere ziekenhuizen. Toepassing van TO en GB wordt gesteund door overheid, patiëntenorganisaties en medici. Het past tevens bij recente maatschappelijke ontwikkelingen. Door het hebben van ervaring in goede gespreksvoering, het al voeren van meerdere gesprekken vóór de implementatie van GB en het krijgen van visuele ondersteuning lukt het toepassen van TO en GB makkelijker. Zorgverleners die GB goed willen toepassen moeten, naast de al benodigde kennis over het vak, kennis hebben over GB en de persoonlijke situatie van de patiënt. Daarnaast moeten ze aan vaardigheden hebben, in aanvulling op basis gesprekstechnieken: kunnen uitleggen van ziektebeeld op elk niveau, goed doorvragen, reflecteren op consult, persoonlijke voorkeur patiënt integreren met medische kennis, non-verbale signalen herkennen, teach-back en benoemen van GB. 18 Juist verwerken van de aangeboden informatie Het is belangrijk dat de nieuwe kennis en informatie gerelateerd wordt aan reeds aanwezige kennis in het team. Organisatie 19 Aanwezigheid van steun van management Management van het ziekenhuis moet formeel toepassing van TO en GB steunen binnen ziekenhuis 20 Enthousiasmeren van nieuwe collega s Het werven van nieuwe teamleden die enthousiast zijn en open staan voor TO en GB. 21 Voldoende medewerkers met verschillende expertises 22 Project past binnen financiële situatie van ziekenhuis Bevorderend voor poliplanning bijvoorbeeld. Geen financiële belemmeringen voor toepassing van TO en GB. 21