BELEIDSPLAN RAADSCOMMUNICATIE GEMEENTERAAD BEVERWIJK

Transcriptie

1 BELEIDSPLAN RAADSCOMMUNICATIE GEMEENTERAAD BEVERWIJK NOVEMBER 2016 GEMEENTE BEVERWIJK Documentnummer INT-XXXXXX

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Communicatieambitie van de raad Voor wie doen we het? Hoe communiceren we? Werkwijze en aansturing

3 1. Inleiding De gemeenteraad van Beverwijk heeft in 2013 besloten om de communicatie over de gemeenteraad te beleggen bij de griffie. In dit kader heeft de gemeenteraad een raadscommunicatieadviseur aangesteld die een initiatiefvoorstel raadscommunicatie heeft geformuleerd. De gemeenteraad heeft dit initiatiefvoorstel op 26 maart 2013 vastgesteld. In het voorstel zijn zowel de doelstellingen van raadscommunicatie als de activiteiten die daaronder vallen vastgelegd. Anno 2016 zijn er wijzigingen in de formatie geweest op de griffie. Zo is door uitbreiding formatie beschikbaar gekomen om meer structurele uitvoering te geven aan raadscommunicatie. Dit document is geschreven om aan te sluiten bij de huidige tijd, en vooruit te kijken. Het is een doorontwikkeling van hetgeen we hebben en wat mogelijkheden zijn. Daarover gaat dit document. Wat doen we, wat kunnen we gaan doen en vooral: hoe gaan we het doen? 2. Communicatieambitie van de raad Raadscommunicatie draagt in eerste instantie bij aan de vorming van draagvlak voor besluiten van de gemeenteraad door doelgroepen te informeren over en te betrekken bij de besluitvorming. Ook kan op een laagdrempelige manier worden ingezet op (lokale) actualiteiten en nieuwtjes uit de raad. Wat zijn onze communicatiedoelen en wat willen we bereiken? Beverwijk heeft een aantal communicatiedoelen vastgesteld. Voorgesteld wordt om aan deze doelen vast te houden. We noemen ze gemakshalve: Informeren De gemeenteraad van Beverwijk informeert zijn inwoners actief over politieke besluitvorming en doet dat zowel voor als na deze besluitvorming. Profileren De gemeenteraad van Beverwijk is zichtbaar, herkenbaar en benaderbaar voor zijn inwoners. Interactie De gemeenteraad van Beverwijk is altijd proactief op zoek naar ideeën, meningen en problemen van inwoners, en betrekt hen in een vroeg stadium bij de besluitvorming, om zo tot weloverwogen besluiten te komen. 3. Voor wie doen we het? Er zijn diverse doelgroepen vastgesteld waarop we ons richten in de communicatie. Voorgesteld wordt om aan deze lijn vast te houden. De doelgroepen zijn als volgt: Primair (extern) Inwoners* van Beverwijk en Wijk aan Zee 2

4 Ondernemers en ondernemersverenigingen Instellingen Wijkgroepen Regionale partners Primair (intern) College van B&W Medewerkers ambtelijke organisatie Secundair (extern) Lokale en regionale media * De doelgroep inwoners bestaat uit een groot aantal subdoelgroepen. Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld jongeren, ouderen, ondernemers en scholieren. Wanneer raadsbesluiten invloed hebben op zo n subdoelgroep kan worden gekozen voor een doelgroepgerichte benadering in de communicatie. 4. Hoe communiceren we? De gemeenteraad kan verschillende communicatiemiddelen inzetten om zijn communicatiedoelen te bereiken. Ook communicatiemiddelen kunnen onderhevig zijn aan de tijd. Wat vandaag werkt, werkt mogelijk over een tijdje al niet meer of sluit onvoldoende aan bij de wens en doelen. Het is daarom belangrijk steeds te kijken naar de effectiviteit en inzet via diverse kanalen en waar nieuwe mogelijkheden liggen. De griffie maakt hier een onderscheid in bestaande middelen, en mogelijk inzetbare nieuwe middelen. Als eerst zullen we ingaan op de huidige middelen. Deze middelen past de griffie toe in de dagelijkse praktijk. Zie deze inzet als een minimum dat geboden wordt. Daarna zullen we ingaan op mogelijke extra s. Dit zijn initiatieven die kunnen worden toegevoegd maar waarover eerst het gesprek moet plaatsvinden alsook een behoeftebepaling. De initiatieven worden vervolgens kort geschetst. Huidige middelen Gemeentepagina Binnenste buiten De ambtelijke organisatie deelt relevant nieuws met inwoners onder andere via de gemeente. Dit doet zij via een tweewekelijkse pagina in weekblad De Kennemer. Ook de gemeenteraad kan deze pagina inzetten om de inwoners te bereiken. Zo kondigen we de raadsvergaderingen aan en maken bekend welke besluiten uw raad heeft genomen. Voor oudere inwoners en inwoners die nog veel van het traditionele instrument krant gebruik maken is dit een goede manier van informatievoorziening. Persbericht/Nieuwsberichten Persberichten zijn een effectief middel om inwoners te informeren over politieke besluitvorming. Het gebruik ervan maakt het werk van de gemeenteraad zichtbaar in de media. De publicatie van informatie uit persberichten is uiteraard voorbehouden aan de redactie van de nieuwsmedia: zij bepalen of ze de inhoud van het persbericht geheel, gedeeltelijk of helemaal niet overnemen. Hierop heeft de griffie geen invloed. Om de raad en het werk van de raad hoe dan ook zichtbaar te maken, wordt een eigen persbericht altijd op de gemeentelijke website geplaatst. 3

5 Of de inzet van een persbericht media-aandacht genereert, is onder meer afhankelijk van de actualiteit van de inhoud ervan. Hoe ouder het nieuws, hoe kleiner de kans dat de media erover publiceren. Twitter Twitter biedt de mogelijkheid om - krachtig en snel - beknopte informatie te delen met heel veel mensen. Vanwege het potentieel omvangrijke bereik van dit instrument is het wel belangrijk om zorgvuldige afwegingen te maken bij de keuze voor wat er gedeeld wordt via Twitter. Binnen de gemeenteraad heeft de raad een eigen Twitteraccount. Dit bestaat dus naast de accounts van de individuele raadsleden. Het Twitteraccount van de gemeenteraad wordt uitsluitend gebruikt voor politiek neutrale berichtgeving en is ook alleen bedoeld om onze doelgroepen te informeren over het raadswerk. De interactie met volgers beperkt zich tot objectieve informatie over het feitelijke proces. Daarnaast wordt Twitter ingezet om informatie te delen over agenda s van de raad, schriftelijke vragen van en antwoorden voor de raad. Facebook Facebook is veruit de populairste sociale netwerksite. Mensen zijn op Facebook niet zozeer op zoek naar nieuws, maar veel meer naar sociale content. De Facebookpagina van de gemeenteraad richt zich dan ook meer op de personen uit de raad - de raadsleden - en leent zich uitstekend om hun raadswerk onder de aandacht te brengen en aan de raad gerelateerde zaken te melden. Daarnaast is Facebook een middel om inwoners te informeren over de besluitvorming van de gemeenteraad. De pagina moet, om doelgroepen daadwerkelijk te bereiken, wel voldoende bezoekers trekken. Het verhogen van het aantal likes (positieve waarderingen) voor de pagina heeft daarom hoge prioriteit. Hier kan ieder individueel raadslid een bijdrage aan leveren door inwoners op Facebook te vragen om de raadspagina te liken. Dit leidt doorgaans tot een stijging van het aantal bezoekers en daarmee tot een groter bereik van de pagina, want wanneer een inwoner de pagina geliked heeft ontvangt hij automatisch de berichten die op de pagina worden geplaatst in zijn timeline. Dat is de zachte kant. Facebook leent zich ook uitstekend om informatie te delen over de agenda van de raad. Ook wordt Facebook ingezet bij schriftelijk gestelde vragen. Website Een gemeentelijke website draagt idealiter haar steentje bij aan communicatieambities en -doelen. Als gemeenteraad willen we toegankelijk zijn voor onze doelgroepen, ook online. De gemeentelijke website is het aangewezen kanaal hiervoor. Inwoners moeten er voor hen relevante informatie - vergaderdata, vergaderstukken, informatie over raadsleden en inspraakmogelijkheden - eenvoudig en snel kunnen vinden. Met het oog hierop is het ook van belang om alle mogelijkheden die een website biedt volledig en goed te benutten. De huidige gemeentelijke website is niet ingericht op deze mogelijkheden. Een eigen en meer geavanceerde website voor de gemeenteraad kan hier uitkomst bieden. De website van onze buurgemeente Velsen is een goed voorbeeld. Zie ook de website van de gemeente Almere. In dit plan volgt later meer over de mogelijkheden voor de website. Begrotingskrant In het kader van de begroting 2017 is op basis van uw input een begrotingskrant opgesteld. Deze is in november 2016 verschenen in de Kennemer. Gezien het jaarlijks herhalende patroon wordt 4

6 voorgesteld deze pagina s te behouden om standpunten van fracties zo goed mogelijk in de etalage te zetten. Aanvullende initiatieven Film en filmpitches Film is een krachtig middel om een boodschap over te brengen. Met een film over de gemeenteraad kunnen we onze doelgroepen op een aansprekende, laagdrempelige manier informeren over het raadswerk. Een film is in te zetten in combinatie met andere communicatiemiddelen uit dit plan, zoals de website en Facebook. De totstandkoming van de film valt onder verantwoordelijkheid van de werkgroep Burgerparticipatie en Communicatie. Omdat de film na elke raadsperiode geactualiseerd moet worden, is het raadzaam dat de werkgroep, voorafgaand aan het maken van een film, een zorgvuldige kosten-batenanalyse maakt. Werkbezoeken van de raad Een werkbezoek is een geschikte manier om in contact te komen met een bedrijf, een instelling of een andere overheidsorganisatie. Een werkbezoek kan bijdragen aan het versterken van de onderlinge banden en helpt om de gemeenteraad gedegen te informeren over bepaalde thema s. Werkbezoeken zijn het best te plannen aan de hand van de (lange termijn) agenda van de gemeenteraad. Een andere opties is om werkbezoeken te concentreren rond bepaalde thema s. Hiertoe kan een voorstel worden gedaan of vanuit de raad met initiatieven worden gekomen. Middels korte verslagjes van raadsleden of foto-impressies krijgen de inwoners van Beverwijk een goed beeld van wat raadsleden voor hun stad betekenen en doen. Nieuwe media als Instagram en Snapchat Instagram is een gratis mobiele app om digitale foto's of video's uit te wisselen middels mobiele apparaten. De foto's en video's kunnen digitaal gefilterd worden en uitgewisseld op sociaalnetwerksites, zoals die van Instagram zelf. Instagram is met name een goed medium om een bepaalde sfeer op te roepen en vooral de presentatie van de raad wat meer body te geven. Alledaagse plaatjes van Beverwijk, of al hetgeen er gebeurt rondom raadsvergaderingen kan worden gefotografeerd en online gezet worden. Denk met name aan de sfeerimpressies rond speciale gelegenheden zoals verkiezingen en benoemingen. Bovendien is dit een medium dat door veel jonge gebruikers dagelijks bekeken en gebruikt. Dit biedt kansen om met name een jongere doelgroep in Beverwijk aan te spreken. IJmondiale samenwerking Beverwijk, Heemskerk en Velsen werken momenteel op veel vlakken samen. Gegeven de laatste ontwikkelingen ligt het voor de hand dat dit IJmondiale samenwerking geïntensiveerd wordt. Hieruit volgen diverse acties die worden opgepakt en uitgevoerd. Een tien punten plan is opgesteld om een en ander te structureren. Stelling van de week (krant) Het laatste woord/raadslid aan het woord/kleur bekennen. Een ander laagdrempelige methode om inwoners kennis te laten maken met de politiek is de stelling van de week. Hierbij wordt de krant ingezet als medium. Traditioneel is het bereik van de krant groot. De bedoeling van het gebruik van de Stelling van de week is om aan de hand van een actueel 5

7 thema, of een agendapunt, twee verschillende visies van raadsleden en of steunfractieleden te presenteren. Het is dan aan de lezer om te beoordelen wat hij hiervan vindt. Op die manier is het mogelijk het debat op veel kleinschaliger en persoonlijk niveau, tussen mensen, te laten ontstaan. Verkiezingen Er komen verkiezingen aan. Eerst landelijk, en daarna voor de gemeenten. Raadscommunicatie wordt niet ingezet om de standpunten van losse fracties te vertegenwoordigen. Het gaat om de raad als geheel. In tijden van verkiezingen vraagt dat een andere benadering. Het voorstel is, indien positief bevonden, daar later uitgebreider op in te gaan en te komen tot een strategie die passend is. De input vanuit de raad is daarbij leidend. 5. Werkwijze en aansturing Uw raad heeft de burgemeester gevraagd een gesprek met de voorzitter van de werkgroep aan te gaan teneinde te bereiken dat de werkgroep resultaatgerichter zou gaan werken. Een gesprek tussen de burgemeester, mevrouw Hekman en de heer Meiland heeft ertoe geleid dat de werkgroep de conclusie heeft getrokken om op te houden te bestaan. Sindsdien zijn de communicatie-activiteiten rond de raad op een lager pitje terecht gekomen. Raadscafés zijn niet meer georganiseerd, gast van de raad is gestopt bij gebrek aan belangstelling en er is geen structureel contact meer met scholen. Wel worden er nog regelmatig persberichten van de raad uit gemaakt en is er een begrotingskrant verschenen en een enquête over het profiel van de burgmeester met de bijbehorende communicatie. Twitter en Facebook worden momenteel, zoals hierboven uiteengezet, ook intensief ingezet. Wij verzoeken u een besluit te nemen over de verdere aansturing van de communicatie. Dit kan via een nieuw in te stellen werkgroep van raadsleden of via het presidium. Bij de griffie ligt de voorkeur om de communicatie-activiteiten door het presidium te laten aansturen. Voordeel is dat alle fracties in het presidium zijn vertegenwoordigd en dat het aantal werkgroepen, commissies c.s. kan worden beperkt. Als u toch kiest voor een werkgroep, wordt u gevraagd over de personele invulling daarvan na te denken. 6