Communicatieplan. Samen werken aan de Strategische Agenda voor de gemeente Nederweert

Transcriptie

1 Communicatieplan Samen werken aan de Strategische Agenda voor de gemeente Nederweert

2 Auteur: Marcel Tinnemans Datum: 23 februari

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Kader communicatieplan De doelgroepen De doelstelling De middelen Organisatie en planning Organisatie Planning Financiën

4 1. Inleiding Het herijken van een Strategische Visie, het opstellen van een Strategische Agenda. Niets mooiers dan samen werken aan de toekomst van onze gemeente. Goede communicatie, met en naar onze plaatsgenoten is een wezenlijk onderdeel om te komen tot een breed gedragen agenda. Dit communicatieplan beschrijft op hoofdlijnen hoe we tot de Strategische agenda komen. Een belangrijk uitgangspunt in de aanpak is dat we ons inspannen om andere plaatsgenoten te bereiken dan de geijkte vertegenwoordigers van het maatschappelijke middenveld. Natuurlijk krijgt iedereen de gelegenheid om mee te denken en mee te praten. Nederweert is tenslotte: samen groots, samen doen! 4

5 2. Kader communicatieplan 2.1. De doelgroepen De doelgroepen zijn op te delen in interne doelgroepen en externe doelgroepen. Om goed te weten hoe we de doelgroepen bereiken is een doelgroepenonderzoek noodzakelijk. Alle gegevens rondom leeftijd, geslacht, woonplaats en gezinssamenstelling in de gemeente Nederweert brengen we hiervoor in kaart. Belangrijke bronnen hierbij vormen het CBS en eerdere gemeentelijke onderzoeken. Aan de hand hiervan kunnen de juiste communicatiekanalen worden afgestemd. Naast de eigen middelen worden social media, lokale dagbladen en nieuwssites onderzocht op hun bruikbaarheid als kanaal voor de betreffende doelgroep. Interne doelgroepen Ambtelijke organisatie en raad Externe doelgroepen Plaatsgenoten en maatschappelijke middenveld 2.2. De doelstelling Het belangrijkste doel is dat zoveel mogelijk plaatsgenoten zich betrokken voelen bij de toekomst van Nederweert en dat ze een bijdrage willen leveren aan het opstellen van de Strategische Agenda. Dit communicatieplan heeft verschillende doelstellingen. Het doel voor de interne doelgroepen is het creëren van ambtelijk draagvlak en krijgen van input voor de Strategisch Agenda. Het tweede doel is het geven van bekendheid aan de online en offline campagne en plaatsgenoten uit te dagen mee te denken over de toekomst van Nederweert. Tenslotte, dat alle doelgroepen, afhankelijk van hun rol, weten dat op vrijdag 30 juni de Feestdag van Nederweert plaatsvindt als ultieme afsluiting van het ophaalproces en dat ze tijdens deze dag nog een bijdrage kunnen leveren aan de toekomst van Nederweert De middelen Er wordt gebruik gemaakt van diverse communicatiemiddelen: Website Een eigen webpagina als verlengde van om inwoners te betrekken bij een groot aantal stellingen. Op (bijvoorbeeld) nederweert.nl/uwmeningtelt richten we een pagina in met een korte introductie en een prikkelende stellingenlijst. Aan het einde van de vragenlijst kunnen mensen hun adres achterlaten. Deze adressen gebruiken we om te communiceren over de resultaten en mensen te informeren over het vervolg van het proces en de eindbijeenkomst. 5

6 Online campagnes Als de landingspagina ingericht is, start een online campagne om bezoekers te trekken. Facebook is daarin een belangrijk medium. We maken verschillende berichten die elk een andere doelgroep aanspreken. Mensen zijn altijd druk en hebben niet altijd tijd en zin hebben om een vragenlijst in te vullen. Door de boodschap vaker en via meerdere pagina s te laten zien, verkleinen we de kans dat mensen geen tijd hebben. Hetzelfde geldt voor Instagram, alleen is dit gericht op een jongere doelgroep. Het is beter om een boodschap visueel te maken. Video is hierbij effectiever dan een foto. Er werken een aantal uitdagende vlogs uit. Een idee kan zijn om BN ers (bekende Nederweertenaren) te vragen als reporter de straat op te gaan. Burgemeester Evers zal door middel van een Facebook livestream op een afgesproken tijdstip vragen van inwoners beantwoorden. Offline campagnes De online campagnes richt zich vooral op de jonge en middelbare leeftijd. De offline campagnes zijn bedoeld voor de middelbare leeftijd en senioren. Huis-aan-huisbladen vormen hierbij een belangrijk medium. Het is van belang om goede en heldere artikelen te schrijven en dat het artikel op een goede plaats staat. Voorkeur gaat uiteraard uit naar voorpagina s. Naast een artikel kan een advertentie geplaatst worden om de stellingenlijst extra onder de aandacht te brengen. Ook in het gemeentehuis schenken we extra aandacht aan de enquête. Door een roll-up banner te ontwerpen en een tablet neer te zetten, kunnen bewoners terwijl ze wachten de stellingenlijst invullen. Ook kunnen flyers gemaakt worden die aan alle bezoekers mensen worden meegegeven. Dit zorgt voor betrokkenheid en waardering. De Dag van Nederweert Naast de geijkte middelen organiseren we een bijeenkomst waar inwoners zelf kunnen aangeven wat er speelt en wat de verbeterpunten zijn. Ze krijgen daarbij ook de ruimte om te vertellen wat er niet goed is. We sluiten daarvoor aan bij de Midzomermarkt. Omdat die dag al veel publiek op de been is. Doel van De Dag van Nederweert is om meer begrip voor elkaar te creëren. Er is ruimte om wensen kenbaar te maken en er komt een knooterhook waar plaatsgenoten hun ongenoegen kwijt kunnen. Bij de organisatie betrekken we alle interne doelgroepen. Online campagne Voor de Dag van Nederweert maken we een evenement aan op Facebook. We nodigen voor dit evenement het hele netwerk van de gemeente uit en betrekken alle doelgroepen. Dit zorgt voor een groot bereik. Dit wordt vergroot door het evenement te delen. Het bereiken van mensen is één ding. Ze moeten ook enthousiast worden. Bekende Nederweertenaren kunnen hierbij een grote rol spelen. Door leuke vlogs te maken en nieuws te melden rondom het evenement zorg je ervoor dat mensen er ook echt zin in krijgen. Offline campagnes Niet alleen op internet promoten we het evenement, ook offline moeten mensen niet meer om De Dag heen kunnen. Daarvoor zetten we huis-aan-huis bladen in. Daarnaast kunnen posters en flyers gedrukt worden. Die kunnen opgehangen en neergelegd worden bij lokale horeca en winkels. 6

7 Speeddate Om betrokkenheid te creëren organiseren we een speeddate. Bewoners kunnen zich daar voor opgeven om een aantal minuten te praten met onder andere het college en raadsleden. Social Wall Een social wall is een overzicht van alle posts op social media die voorzien zijn van een bepaalde hashtag. Dit kan op de De Dag van Nederweert getoond worden op een grote beamer. Door een social wall betrek je het publiek en draai je de rollen een keer om. Nu zijn de inwoners namelijk aan het woord. Daarnaast vinden mensen het over het algemeen ook erg leuk om te zien of te doen. 3. Organisatie en planning 3.1. Organisatie Voor het project Strategische Agenda is een werkgroep gevormd. Deze bestaat op dit moment uit de volgende leden: Burgemeester Henk Evers bestuurlijk opdrachtgever Hans van den Waardenberg ambtelijk projectleider Esther Schrier griffier Marcel Tinnemans communicatieadviseur Voor het produceren van teksten en offline producten wordt Cluster Communicatie ingezet. Voor de organisatie van het feest, het uitwerken van de online campagne aan de hand van de doelgroepenanalyse gaan we de samenwerking aan met het Nederweerter bureau Get Noticed. Voor de organisatie van de Dag van Nederweert wordt een aparte werkgroep opgericht. 7

8 3.2. Planning Wanneer Wk 11 Wk Wk 21 Wk Wk Wk 26 Vrij 30 juni Wk 27 Wk 37 Dinsdag 12 september Wk 37 Wk Wk 39 Dinsdag 26 september Wk 40 Activiteit Raadsvergadering voor het formele go-or no go moment Start consultatieronde, uitwerken doelgroep onderzoek naar middelen bouwen webpagina op website, produceren vlogs enz Kick-off publiekscampagne Stellingen lanceren en input ophalen Aankondiging Dag van Nederweert Dag van Nederweert Terugblik op Dag van Nederweert en vervolgproces schetsen Vooraankondiging themaraad Themaraad Verwerken gegevens Raadsvergadering Publiceren vastgestelde agenda 4. Financiën Voor de totstandkoming van de strategische agenda heeft de gemeenteraad eerder een budget van ,- beschikbaar gesteld. Wij verwachten dat dit budget voldoende is voor de uitvoering van het communicatieplan. Mochten de uitgaven hoger zijn, dan zullen wij dit via de Berap melden. 8