Logboek bij Herindelingsadvies Noordwijk en Noordwijkerhout

Transcriptie

1

2 Bijlage 1 Logboek activiteiten herindeling gemeenten Noordwijk en Noordwijkerhout Wanneer Wat 10 november Brief colleges Noordwijk en Noordwijkerhout aan de beide 2015 gemeenteraden inzake het niet deelnemen aan de ambtelijke fusie Hillegom, Lisse en Teylingen en de collegiale samenwerking Noordwijk en Noordwijkerhout en een samenwerkingsproject 1 maart Brief college Noordwijkerhout aan college van Noordwijk met het voorstel om van gedachten te wisselen over het toekomstbeeld voor beide gemeenten. 16 juni in Noordwijk en op 30 juni in Noordwijkerhout Vanaf 18 juli tot 22 augustus Van 18 juli tot 22 augustus Raadsvergaderingen in Noordwijk en Noordwijkerhout waarin in beide gemeenteraden besloten is om een extern bureau een verkenningsstudie naar intensievere samenwerking tussen Noordwijk en Noordwijkerhout te laten uitvoeren. Een gezamenlijke raadsadviesgroep te formeren bestaande uit een lid per fractie vanuit de gemeente Noordwijk en Noordwijkerhout en de beide griffiers met als opdracht om samen met de regiegroep de onderzoeksvragen voor de verkenningsstudie op te stellen. De regiegroep en de raadsadviesgroep de opdracht te geven de raad in augustus een voorstel voor te leggen over de onderzoeksvragen en het programma van eisen waaraan het bureau dat de verkenningsstudie gaat uitvoeren moet voldoen. De regiegroep in samenspraak met de raadsadviesgroep de opdracht te geven een bureau te selecteren, de verkenningsstudie te laten uitvoeren en de raad een terugkoppeling te geven over het bureau dat is geselecteerd en de wijze waarop de verkenningsstudie zal gaan plaatsvinden. Start 5 weken campagne Samen met de buren om inwoners te betrekken op de voorbereidingen op de verkenningsstudie naar intensievere samenwerking tussen de gemeenten Noordwijk en Noordwijkerhout. De campagne werd gevoerd via de internet, facebook en twitterpagina s van de beide gemeenten en via persberichten. Via de mail konden inwoners, ondernemers en verenigingen hun reactie en bijdragen meegeven voor de onderzoeksvragen voor de verkenningsstudie naar intensievere samenwerking Noordwijk- Noordwijkerhout via samenwerking@noordwijkerhout.nl. en samenwerking@noordwijk.nl 24 augustus Bewonersbijeenkomst in Congrescentrum NH Leeuwenhorst voor inwoners, ondernemers en verenigingen van Noordwijk en Noordwijkerhout gezamenlijk over de verkenningsstudie naar intensievere samenwerking Noordwijk en Noordwijkerhout. De avond was bedoeld om burgers in de gelegenheid te stellen om mee te denken over de onderzoeksvragen en om hen informatie te geven over het proces tot nu toe. 25 augustus Publicaties op de internet, facebook en twitterpagina s van Noordwijk en Noordwijkerhout met een terugblik op de bewonersbijeenkomst en informatie over het vervolgtraject. 8 september Publicatie van het boekje Samen met de buren waarin alle onderzoeksvragen van inwoners en de raadsfracties in Noordwijk en Noordwijkerhout zijn gebundeld ten behoeve van de onderzoeksopdracht. Het boekje met alle vragen is als geheel in de leidraad opgenomen als opdracht voor de verkenningsstudie.

3

4 Wanneer Wat 8 september Openbare vergadering van raadsadviesgroep en collegeadviesgroep intensievere samenwerking Noordwijk Noordwijkerhout inzake het raadsvoorstel 15 september Raadsvergaderingen in Noordwijk en Noordwijkerhout waarin er en 29 besloten is om de opdrachtbeschrijving vast te stellen voor de september verkenningsstudie naar intensievere samenwerking tussen Noordwijk en Noordwijkerhout. 8 november Berichten op de internet, facebook en twitterpagina s van de gemeenten Noordwijk en Noordwijkerhout dat Twynstra Gudde de opdracht heeft gekregen om het onderzoek naar intensievere samenwerking uit te voeren. Half november starten zij met het onderzoek. Zij ronden het onderzoek in maart 2017 af. 29 november 29 november 29 november Berichten op de internet, facebook en twitterpagina s van Noordwijk en Noordwijkerhout over de start en globale inhoud van de verkenningsstudie waarbij o.a. de dialoogsessies worden aangekondigd. Officiële start van de verkenningsstudie van Twijnstra en Gudde met een Gesprek college Noordwijk Officiële start van de verkenningsstudie van Twynstra en Gudde met een Gesprek college Noordwijkerhout (verkenningsstudie Twynstra Gudde) Gesprek leidinggevenden ambtelijke organisatie Noordwijk Gesprek leidinggevenden ambtelijke organisatie Noordwijk 30 november 30 november 1 december Gesprek gedeputeerde Provincie Zuid-Holland (verkenningsstudie Twynstra Gudde) 6 december Gesprek gemeentesecretaris Katwijk (verkenningsstudie Twynstra Gudde) 6 december Gesprek fractievoorzitters Noordwijk (verkenningsstudie Twynstra Gudde) 7 december Gesprek fractievoorzitters Noordwijkerhout (verkenningsstudie Twynstra Gudde) 7 december Gesprek gemeentesecretarissen Hillegom, Lisse en Teylingen 8 december Gesprek gemeentesecretaris Leiden (verkenningsstudie Twynstra Gudde) Vanaf 3 januari tot 22 januari 2017 Oproepen voor de dialoogsessies op de internet, facebook en twitterpagina s van de gemeenten Noordwijk en Noordwijkerhout 23 januari 2017 Dialoogsessie bedrijven en maatschappelijk middenveld Noordwijk en Noordwijkerhout 24 januari 2017 Dialoogsessie inwoners en verenigingen Noordwijk en Noordwijkerhout 31 januari 2017 Korte terugkoppeling van de dialoogsessies op de internet, facebook en twitterpagina s van de beide gemeenten. 2 en 7 februari Aankondigingen van de openbare presentatie resultaten 2017 verkenningsstudie fase 1 Noordwijk Noordwijkerhout 14 februari 2017 Openbare presentatie tussenproduct verkenningsstudie Twynstra Gudde aan de gemeenteraden Noordwijk en Noordwijkerhout en belangstellenden in congrescentrum Leeuwenhorst. 21 februari 2017 Publicatie interview met fractievoorzitters Noordwijkerhout op website, facebookpagina en twitterpagina gemeente Noordwijkerhout 2 maart 2017 Dialoogsessie gezamenlijke leidinggevenden ambtelijke organisaties Noordwijk en Noordwijkerhout

5 Wanneer Wat 7 maart 2017 Dialoogsessie gezamenlijke colleges Noordwijk en Noordwijkerhout 7 maart 2017 Dialoogsessie gezamenlijke raden Noordwijk en Noordwijkerhout 14 maart 2017 Overleg financieel adviseurs Noordwijk en Noordwijkerhout 3 april 2017 Presentatie en bijeenkomst raadsadviesgroep en collegeadviesgroep 4 april 2017 Publicatie eindrapport op de internet, facebookpagina s en twitterpagina s van de gemeente Noordwijk en Noordwijkerhout 7 april bericht aan alle deelnemers (inwoners, verenigingen, bedrijven en maatschappelijk middenveld) van de dialoogsessies over de uitkomsten van het verkenningsonderzoek en de vervolgprocedure in de gemeenteraden van Noordwijk en Noordwijkerhout. Medio april 6 juli Diverse communicatieacties in samenspraak. Vanaf begin mei op basis 2017 van communicatieplan (zie A (acties Noordwijk) en B (acties Noordwijkerhout)) 18 april 2017 Presentatie eindrapport Twynstra Gudde voor de gemeenteraden van Noordwijk en Noordwijkerhout en alle belangstellenden in de raadzaal van Noordwijk 18 april 2017 Commissievergadering in Noordwijkerhout over de uitkomsten van het onderzoek en het herindelingsontwerp. Hierbij is er mogelijkheid tot inspreken 20 april 2017 Raadsvergaderingen in Noordwijk en Noordwijkerhout over het herindelingsontwerp gemeenten Noordwijk & Noordwijkerhout 23 april juni 2017 Terinzagelegging herindelingsontwerp; via de mail, per post of telefonisch konden bewoners en belangstellenden een zienswijze indienen 21 april 2017 Informeren provincie Zuid Holland en waterschap Rijnland, conform artikel 5 respectievelijk artikel 20 wet arhi 21 april 2017 Informeren gemeenten Teylingen, Hillegom, Lisse, Zandvoort en Katwijk en de provincie Noord Holland 2 mei 2017 Opstellen communicatieplan tot 6 juli mei 2017 Brief aan raad van Noordwijk over hoe de motie van 20 april zal worden afgehandeld. Vaststellen Arhi protocol door colleges Noordwijk en Noordwijkerhout Vanaf 9 mei Bijeenkomst colleges Noordwijk en Noordwijkerhout wekelijks 17 mei aanbestedingsprocedure inhuur procesbeleider 17 mei 2017 Aanbestedingsprocedure inhuur projectondersteuner 12 juni mei 2017 Gezamenlijke raadsbijeenkomst 6 juni 2017 Gezamenlijke raadsbijeenkomst 30 juni 2017 Gezamenlijke raadsbijeenkomst 30 mei 2017 Memo Onderzoek bestuurskracht 1 juni 2017 Uitkomst Financiële scan ontvangen 1 juni 2017 Beantwoording motie raad Noordwijk 8 en 10 juni 2017 Fusierondrit in Noordwijk 10 juni 2017 Fusierondrit in Noordwijkerhout Juni 2017 Digitaal burgerpanel Noordwijkerhout Juni 2017 Facebookstreaming Noordwijkerhout

6 A. Communicatieacties in Noordwijk Grote (één pagina fullcolour) advertentie in drie Noordwijkse huis aan huis bladen: De Noordwijker, Witte Weekblad en Noordwijk Nieuwsblad Is fusie de beste optie? - Agendasetting door gemeente. Bekendmaking van wat voor ligt en wat op 20 april in de raadsvergadering besproken wordt. (18-04, 19-04) Freepublicity/media aandacht in 4 lokale huis-aan-huisbladen Witte Weekblad, De Noordwijker, Noordwijks Nieuwsblad en Weekend Krant (vanaf medio april) Veel media aandacht, met name in De Noordwijker. Leuk is de rubriek Spraakmakend (30 mei). Leids Dagblad Vanaf 20 april regelmatig aandacht voor beoogde fusie. Reeks start met Puur in beginsel voor fusie (20-04) Bo Omroep van de Bollenstreek Vanaf medio april veel aandacht voor herindeling. Webberichten. Live-uitzendingen van de raadsvergaderingen. Verschillende discussiemomenten, zie website Gemeentepublicatie extra Full color 1/1-pagina bekendmaking van de ter inzagelegging herindelingsontwerp en de mogelijkheid om een zienswijze in te dienen (25-04) Raadscolumns In de Noordwijker komen raadsleden aan het woord. De fusie wordt hierin besproken. Website Speciale webpagina - thematisch Fusie? Blijf op de hoogte (vanaf 28 mei) met vraag en antwoord-overzicht en met mogelijkheid om vragen per mail te stellen Webberichten icm tweets - ontsluiten van onderzoeken, rapporten en andere informatie Presentatie verkenningsstudie intensievere samenwerking Noordwijkerhout/Noordwijk ( ) Eerste stap naar bestuurlijke fusie gezet. Herindelingsontwerp vastgesteld ( ) Zienswijzen fusievoorstel ( ) Onderzoek naar als Noordwijk zelfstandig blijft ( ) Fusie? Raden Noordwijk en Noordwijkerhout praten elkaar bij ( )

7 Fusie? Gemeenteraden praten elkaar bij ( ) Facebook berichtgeving en dialoog - ontsluiten van onderzoeken, rapporten en andere informatie Aankondigingsbericht raadsvergadering van 20 april waarin het herindelingsadvies wordt besproken (11 april) Twee reacties. Meldingsbericht over uitkomst raadsvergadering van 20 april + aankondiging van de tervisielegging, met oproep om zienswijze in te dienen (26 april) Geen reacties. Aankondigingsbericht presentatie financiële scan op 6 juni. Uitnodigen om presentatie bij te wonen. (30 mei) Drie reacties (die niet ter zake doen) Bericht over verloop radenbijeenkomst van 6 juni. Plus link naar financiële scan. (7 juni) Vier felle reacties. Melding en bekendmaking van Fusietuktuk, en de plekken waar deze staat op 8 juni (8 juni) Felle dialoog tussen enkele opponenten beoogde fusie. Melding en bekendmaking van Fusietuktuk, en de plekken waar deze staat op 10 juni (9 juni) Felle reacties van enkele opponenten beoogde fusie. Twitter - verspreiden van berichten, ontsluiten informatie, verwijzen en dialogiseren Vanaf 12-04, soms felle discussies, maar altijd met dezelfde reageerders, Fusietuktuk Reed op twee dagen rond in Noordwijk, 8 juni en 10 juni. Ongeveer 250 reacties. Activistische burger (die de discussie voert) Als blogger, reageerder, tweetsverstuurder en publiciteitszoeker levert Raymond Salman een waardevolle bijdrage aan het op de agenda zetten, en het zichtbaar maken van de politieke zaken m.b.t. het beoogde-fusiediscussie Openbrief aan de gemeenteraad Actie om Noordwijkers tot actie te bewegen op eigen facebookpagina Freepublicity in De Noordwijker van 7 juni Besloten discussiegroep op Facebook Je bent pas een echte Noordwijker als Ook hier is vanaf de agendasetting medio april veel discussie gevoerd over de beoogde fusie. Zeer negatief over gemeente

8 B. Communicatieacties Noordwijkerhout Inzet digitaal burgerpanel. Uit naam van de gemeenteraad is een vragenlijst onder het digitaal burgerpanel uitgezet met vragen over de mogelijke fusie. De resultaten van deze vragenlijst worden in de besluitvorming van de politieke partijen meegenomen in hun besluitvorming over wel of geen fusie op 6 juli a.s. De enquête is via de gemeentepagina, de website en Facebook onder de aandacht van de inwoners gebracht. Inwoners kunnen zich ook nog opgeven voor burgerpanel zodat zij de vragenlijst ook kunnen invullen Er zijn op dit moment 344 vragenlijsten ingevuld. Het digitaal burgerpanel heeft 698 leden. Vragenhalfuur via Facebook Op donderdag 8 juni gaat de burgemeester van uur live op Facebooken de Webcast om vragen van inwoners te beantwoorden. Inwoners hebben ook de mogelijkheid gekregen om van te voren hun vragen in te sturen via Facebook en fusie@noordwijkerhout.nl. Hier zijn al redelijk wat vragen voor binnengekomen We hebben dit vragenhalfuur via de gemeentepagina, de website, de lokale en regionale pers, Twitter en Facebook onder de aandacht gebracht. Fusierondrit Het college en de gemeenteraad gaat op zaterdag 10 juni een fusierondrit met de fiets maken. Zij gaan dan naar verschillende locaties in De Zilk en Noordwijkerhout om met de inwoners in gesprek te gaan over de mogelijke fusie De fusierondrit is via de gemeentepagina, de website, de regionale en lokale pers, Twitter en Facebook onder de aandacht gebracht. Pagina in de krant met de standpunten van de politieke partijen Op de gemeentepagina van woensdag 7 juni hebben de politieke partijen hun standpunt gegeven over de mogelijke fusie Oproep vanuit de raad om via het digitaal burgerpanel input te geven. Vraag en antwoord Op de website is een vraag en antwoordpagina ingericht om de inwoners zo goed mogelijk te informeren over de mogelijke fusie Als de inwoners hun vraag er niet bij staat kunnen deze worden doorgegeven via fusie@noordwijkerhout.nl

9 Gemeentepagina Noordwijkerhouts Weekblad Wekelijks: het artikel Fusie? Blijf op de hoogte met daarin aankondiging van het vragenhalfuur met de burgemeester, de fusierondrit, burgerpanel en verder informatie. Website Alle berichten van de gemeentepagina worden ook op de website gepubliceerd. Telkens wordt verwezen naar de Vraag en Antwoord op de website. Sociale media Op Facebook wordt het vragenhalfuur met de burgemeester gepromoot via een betaalde advertentie. Een aantal mensen heeft al vragen ingestuurd. De openbare prestatie van de financiële scan op dinsdag 6 juni is via Facebook en Twitter gecommuniceerd. De vragenlijst via het burgerpanel wordt via Facebook en Twitter onder de aandacht gebracht. Vanaf dinsdag promoten we betaald en onbetaald de fusierondrit via Facebook en Twitter.