Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad (uiterlijk 5 april 2011) Collegevoorstel Openbaar

Transcriptie

1 Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Twitterrichtlijnen Programma / Programmanummer Facilitaire diensten / 1043 BW-nummer Portefeuillehouder Th. de Graaf Samenvatting Doordat er geen richtlijnen zijn dreigt gemeentelijke informatie via Twitter onafgestemd en ongebreideld gecommuniceerd te worden en lopen ambtenaren het risico individueel daarop aangesproken te worden. Niet alleen Twitter maar ook andere social media zijn sterk in opkomst en in ontwikkeling. Social media bieden ook kansen voor de gemeente om de burgerparticipatie en het imago te verbeteren. Het is nodig om de gemeentelijke communicatie via Twitter en andere social media in goede banen te leiden. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. BS50, Marion v.d. Vorst, 2390 Datum ambtelijk voorstel 22 maart 2011 Registratienummer Ter besluitvorming door het college 1. vaststellen van de Twitterrichtlijnen (bijlage) zowel voor het participatieve gebruik door de gemeente als voor ambtenaren zelf; 2. opdracht geven voor het opstellen van een social media strategie, inclusief interne media als Yammer; 3. mandaat verlenen aan portefeuillehouder De Graaf voor het updaten van de Twitterrichtlijnen; 4. vaststellen van de brief aan de gemeenteraad van Nijmegen over dit collegebesluit. Leidinggevende M.v.d. Vorst, BS50 Programmamanager Peter Kluver Paraaf akkoord Datum Programmadirecteur R. van Wuijtswinkel Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad (uiterlijk 5 april 2011) Besluit B&W d.d. 5 april 2011 nummer: 3.2 Conform advies Aanhouden Anders, nl. Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Gemeentesecretaris Portefeuillehouder Collegevoorstel Twitterrichtlijnen.doc

2 Collegevoorstel 1 Probleemstelling Op de collegevergadering van 10 januari 2011 besprak het college van B&W de participatie van de gemeente aan Twitter. Deze interactieve communicatie met belanghebbenden, met name burgers en raadsleden, neemt sterk toe. Doordat er geen richtlijnen zijn dreigt gemeentelijke informatie via Twitter onafgestemd en ongebreideld gecommuniceerd te worden en lopen ambtenaren het risico individueel daarop aangesproken te worden. Niet alleen Twitter maar ook andere social media zijn sterk in opkomst in de maatschappelijke communicatie; hier spelen dezelfde risico s. Door de dynamische ontwikkeling van de social media moeten vastgestelde richtlijnen geregeld aangepast worden. Naast risico s bieden social media een goede kans om de participatie met burgers en het gemeentelijke imago te verbeteren. Inwoners communiceren steeds meer via social media. De kloof tussen gemeente en inwoners wordt kleiner, als de gemeente deze media ook inzet in haar communicatie, met name daar waar interactiviteit gewenst is. Daardoor kan de gemeente ook sneller onvrede en tevredenheid onder de bevolking over de gemeente en het bestuur signaleren en erop reageren. Het concept Twitterrichtlijnen is eerder als een rondvraagstuk in ons college besproken. Met dit collegevoorstel worden de Twitterrichtlijnen definitief vastgesteld. Een drietal kleine mutaties zijn verwerkt, te weten een opmerking over de rol van Twitter in de rampencommunicatie van de veiligheidsregio, een instructie over het contact van ambtenaren met raadsleden en het intern informeren van medewerkers over deze richtlijnen. 2 Juridische aspecten Het voorstel refereert voornamelijk aan de gedragscode voor ambtenaren van de gemeente Nijmegen van mei Doelstelling Dit voorstel beoogt goed afgestemde gemeentelijke communicatie via Twitter als ook de individuele communicatie van ambtenaren via Twitter. 4 Argumenten Om de gemeentelijke communicatie via Twitter en andere social media in goede banen te leiden is het nodig dat er: 1. Twitterrichtlijnen opgesteld worden, zowel voor het participatieve gebruik door de gemeente als voor ambtenaren zelf; 2. opdracht gegeven wordt voor het opstellen van een social media strategie, inclusief interne media als Yammer; 3. mandaat verleend wordt aan de portefeuillehouder voor het geregeld updaten van de Twitterrichtlijnen. 5 Klimaat Dit voorstel heeft geen relatie met klimaat en energiebesparing. 6 Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties.

3 Collegevoorstel Vervolgvel 2 7 Communicatie Bij de ontwikkeling van dit besluit zijn ambtenaren actief betrokken via het Intraweb en Yammer, zodat zij zich gekend voelen in het definitieve voorstel en de kans op acceptatie en naleving groter zal zijn. De richtlijnen worden na vaststelling op het Intraweb geplaatst. Het college informeert de Raad actief over dit besluit, omdat het voorstel ook de communicatie tussen raadsleden en ambtenaren behandelt. De medewerkers worden op de hoogte gebracht van de Twitterrichtlijnen door: - publicatie op het Intraweb en op Yammer, met mogelijkheid voor dialoog - de richtlijnen in de introductiecursus voor nieuwe medewerkers op te nemen De nazorg van dit voorstel voert de afdeling Communicatie uit door gedurende een half jaar tweewekelijks berichten (cases, tips, herhaalde richtlijnen) op de nieuwspagina van het Intraweb te plaatsen met hyperlinks naar de Twitterrichtlijnen. Ook kunnen medewerkers via de NijmegenSchool een interne basiscursus Twitter en social media volgen. 8 Uitvoering en evaluatie De afdeling Communicatie voert de communicatie van de Twitterrichtlijnen en het opstellen van een social media strategie uit. 9 Risico Voor zover bekend zijn er geen risico s verbonden aan dit besluit. Bijlage: 1 Twitterrichtlijnen

4 Directie Stadsbedrijven Servicebedrijf Communicatie Aan de gemeenteraad van Nijmegen Korte Nieuwstraat PP Nijmegen Telefoon Telefax (024) gemeente@nijmegen.nl Postadres Postbus HG Nijmegen Datum 5 april 2011 Ons kenmerk BS50/ Contactpersoon Marion v.d. Vorst Onderwerp informatie Twitterrichtlijnen Datum uw brief Doorkiesnummer (024) Geachte leden van de raad, Hierbij informeren wij U over het door ons genomen besluit over Twitterrichtlijnen. Doordat er geen richtlijnen zijn dreigt gemeentelijke informatie via Twitter onafgestemd en ongebreideld gecommuniceerd te worden en lopen ambtenaren het risico individueel daarop aangesproken te worden. Niet alleen Twitter maar ook andere social media zijn sterk in opkomst en in ontwikkeling. Social media bieden ook kansen voor de gemeente om de burgerparticipatie en het imago te verbeteren. Het is nodig om de gemeentelijke communicatie via Twitter en andere social media in goede banen te leiden; wij hebben daarom besloten om Twitterrichtlijnen (zie bijlage) vast te stellen en om opdracht te geven voor het opstellen van een social media strategie. Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, mr. Th.C. de Graaf drs. B. van der Ploeg Aantal Bijlagen: 1 Twitterrichtlijnen altijd als eerste aan de beurt B&W brief Twitterrichtlijnen aan de gemeenteraad.doc

5 BIJLAGE 1 RICHTLIJNEN GEBRUIK TWITTER Hieronder volgt de beschrijving van de soorten Twitteraccounts ( kanalen ) bij de gemeente Nijmegen en de Twitterrichtlijnen daarvoor, evenals een bijbehorend communicatievoorstel. We onderscheiden twee soorten Twitteraccounts: 1) Formele gemeentelijke Twitteraccounts 2) Twitteraccounts op persoonlijke titel Formele gemeentelijke Twitteraccounts Sinds de gemeenteverkiezingen van 2010 heeft de gemeente Nijmegen een corporate Twitteraccount: twitter.com/nijmegen, met name bedoeld voor persberichten, rampencommunicatie en verkiezingsuitslagen. Inmiddels volgen ruim 1300 personen dit account en lijkt dit corporate kanaal bestaansrecht te hebben. Binnenkort verschijnt een evaluatie ervan. Inmiddels heeft de gemeente een beperkte ervaring op het terrein van gebruik van Twitter. Een paar voorbeelden: Tijdens de Vierdaagse van 2010 was er een gemeentelijk Vierdaagse Twitteraccount; het is de bedoeling die ook voor de volgende Vierdaagsen in te zetten voor de actuele berichtgeving over wegversperringen, podia, openbare toiletten, etc. Verder is de wijkbeheerder van Nijmegen-West met begeleiding van Communicatie in september 2010 een pilot gestart met het Twitteraccount twitter.com/wijkbeheernw. In november 2010 heeft de bereikbaarheidscoördinator van de gemeente als pilot een gemeentelijk account geopend voor de actuele bereikbaarheid van Nijmegen: twitter.com/naarnijmegen. Daar wordt op dit moment een nader voorstel en een eerste evaluatie voor opgesteld. Als er gemeentelijke informatie via Twitter gecommuniceerd moet worden, moet dit via een gemeentelijk Twitteraccount (bestaand of nieuw) gebeuren in plaats van met een persoonlijk twitteraccount. Dit is helderder in de gemeentelijke communicatie; het maakt meteen duidelijk wie de afzender is; de ontvanger kan de gemeente er formeel op aanspreken en niet een individuele ambtenaar.

6 Richtlijnen gemeentelijke Twitteraccounts - gebruik een gemeentelijk Twitteraccount (een bestaande of een nieuwe) als er gemeentelijke informatie via Twitter gecommuniceerd moet worden - goedkeuring van het afdelingshoofd van de betreffende beleidsafdeling is vereist, gekoppeld met advies van de afdeling Communicatie (immers de lijn is verantwoordelijk voor communicatie). Daarbij zal kernachtig doel, doelgroep, onderwerp, beheer*, promotie etc. moeten worden bepaald. - de tweets (twitterberichtjes) zijn professioneel en klantgericht; - het account heeft een gemeentelijke uitstraling en vormgeving; - tweets verschijnen met zekere regelmaat om interessant te blijven voor de volgers; - raadpleeg bij twijfel afwijkende/opvallende tweets eerst met bureau Persvoorlichting - voer Twittercare uit (monitoren wat anderen over het onderwerp twitteren; indien nodig daarop reageren, binnen 24 uur); * Capaciteitsbeslag: bij vijf tweets en één Twittercare-case per week zal een beleidsafdeling ca 15 minuten per week aan Twitter besteden Twitteraccounts op persoonlijke titel Ambtenaren kunnen, net zoals raads- en collegeleden hun eigen persoonlijk Twitteraccount voeren. Daarin kunnen zij berichten over privézaken, of over hun werk, of over beide. In principe biedt de gedragscode voor ambtenaren hen de leidraad hoe over het werk te communiceren, dus ook op Twitter. De code schrijft bijvoorbeeld voor, dat een ambtenaar correct moet omgaan met informatie die politek gevoelig of vertrouwelijk is en dat bij twijfel met de leidinggevende overlegd moet worden. Was voorheen het bureau Persvoorlichting de bron voor de nieuwsmedia, tegenwoordig haalt de pers ook veel gemeentelijk nieuws uit de sociale media, met name van Twitter. Dat betekent, dat een ambtenaar die over zijn werk gaat twitteren, zich nadrukkelijk bewust moet zijn van de politieke en maatschappelijke context, zijn verantwoordelijkheden als ambtenaar, de scheiding tussen privé en werk en het ontbreken van organisatorische controle vooraf. Vanwege de onbekendheid met dit nieuwe medium is het aan te raden om ambtenaren van richtlijnen voor sociale media en toelichtingen daarop te voorzien. Na een verkenning sluiten ons inziens de overzichtelijke richtlijnen voor online communicatie van het ministerie van Algemene Zaken goed aan op de Nijmeegse gedragscode en organisatiecultuur en zijn daarom al in aangepaste vorm op Binnenwerk geplaatst. Ambtenaren en politieke opvattingen Een ambtenaar moet geen uitlating doen, die zijn eigen functioneren of dat van de gemeente kan schaden. Ambtenaren dragen bijvoorbeeld bij aan de uitvoering van de door de raad vastgestelde doelen. Als een ambtenaar daarbij openlijk communiceert, dat hij het niet eens is met dit democratisch vastgestelde beleid, stelt hij zijn belang boven het gemeentelijke belang en tast dit zijn geloofwaardigheid bij het uitvoeren van zijn taak aan. Bovendien beschadigt hij zo het imago van de ambtelijke organisatie en het vertrouwen in de gemeente

7 Contact tussen ambtenaren en raadsleden Een apart aandachtspunt betreft het communiceren via Twitter van ambtenaren met raadsleden. Wat betreft informatieuitwisseling tussen raadsleden en ambtenaren zegt de ambtenarencode dat een ambtenaar de positie van de bestuursorganen raad, college en burgemeester moet respecteren en moet zorgen voor een transparante werkrelatie met bestuurders en raadsleden en alle fracties als gelijkwaardig behandelt. Twitter is in die zin transparanter dan een tweegesprek. Als een ambtenaar via Twitter relatief veel met één raadslid communiceert kan toch een schijn van ongelijkwaardigheid ontstaan, wat voorkomen moet worden. Bovendien zijn er duidelijke richtlijnen voor het contact tussen raadsleden en ambtenaren. De gedragscode voor raadsleden schrijft voor, dat raadsleden open en transparant in hun werkrelatie met ambtenaren moeten zijn. Ook schrijft de code voor, dat de ambtelijke organisatie buiten het politieke werk gehouden moet worden. Hieruit valt voor een ambtenaar de richtlijn af te leiden dat hij zich niet in moet laten in het politieke werk. Richtlijnen persoonlijke Twitteraccounts - volg de gedragscode voor ambtenaren als je twittert over je werk - volg de richtlijnen voor sociale media op Binnenwerk - twitter niets dat je eigen functioneren of dat van de gemeente kan schaden - houd je buiten het politieke werk van raadsleden - raadpleeg bij twijfel eerst een collega - 3 -