Aan de besluitenlijst van het presidium is een actiepuntenlijst toegevoegd.

Transcriptie

1 Vergadering Presidium Plaats: Kamer 105, Stadhuis Beverwijk Tijd: 19:30 Voorzitter: M.E. Smit Uitnodiging voor de openbare vergadering van het Presidium van de gemeente Beverwijk op maandag 13mei2019. De vergadering vindt plaats in kamer 105van het Stadhuis van Beverwijk, Stationsplein 48, aanvang uur. 1 Opening en mededelingen. 2 Vaststellen agenda. 3 Vaststelling besluitenlijst vorige vergadering (11 maart 2019). Aan de besluitenlijst van het presidium is een actiepuntenlijst toegevoegd. 4 Bespreken model Beeldvorming-Oordeelsvorming-Besluitvorming Vervolg op Benen op Tafel-overleg (BOT): Het model Beeldvorming-Oordeelsvorming-Besluitvorming wordt nader bekeken. De griffie heeft daarvoor een notitie ter oriëntatie geschreven waarbij volgens afspraak ook de commissiestructuur is betrokken. Daarbij is/wordt rekening gehouden met wat de TRIP-commissie doet. Voorstel/Vraag: (In hoeverre) kunt u zich vinden in de conclusie dat: 1. Een gemeenteraad meer of minder kan werken volgens het BOB-model. Met dit model kan de raad de kwaliteit van de besluitvorming vergroten, zoveel mogelijk standpunten meenemen en meer draagvlak krijgen voor de besluiten; 2. De Beverwijkse raad de komende tijd gaat bepalen hoeveel meer of minder volgens het BOB-model gaat worden gewerkt; 3. Het BOB-model daarbij moet helpen om effectief door het proces heen te gaan van probleem of uitdaging, naar besluit of oplossing; 4. Onder effectief wordt ook verstaan: Hoe kan de raad (in zijn vergadermodel) bevorderen dat de inwoners van de gemeente Beverwijk zo goed mogelijk kunnen meedenken en meedoen over en aan beleidsvraagstukken in hun 1 / 7

2 leefomgeving en de inhoud daarvan meebepalen?; 5. De keuze kan worden gemaakt om (A. óf B.): 1. hiervoor af te wachten (en de Commissie TRIP deze memo en beraadslagingen hierover mee te geven); 2. óf alvast (via het presidium, agendacommissie of een raadswerkgroep) te beginnen met de vier bovenstaande punten. 5 Teambuilding gemeenteraad: investeren in de samenwerking. Ieder raadslid, elke fractie hanteert een eigen stijl. Wanneer ontstaat er energie en wanneer frustratie? Nu een jaar na de start van de nieuwe raadsperiode is het een goed moment om te investeren in het team van de gemeenteraad. Hoe kan dat? Dat kunnen we doen door in kaart te brengen waar echt behoefte aan is. Externe begeleiders/trainers kunnen in nauwe samenspraak een passend programma maken. Of het accent nu ligt op onderlinge verhoudingen of op de relatie met de omgeving. Voorstel: bespreken waar behoefte aan is. 6 Begrotingskrant bij de Voorjaarsnota: keuzemogelijkheden In het presidium overleg is aangegeven dat er behoefte is aan het nog beter profileren van de opvattingen van fracties aangaande de begroting en jaarrekening. Er is behoefte aan een bericht voor de begrotingskrant bij de Voorjaarsnota. Wel wordt gevraagd of kan worden gekeken of er keuzemogelijkheden in layout zijn (zoals kleur, verhouding tekst/illustraties). Tot op heden is dat steeds gegoten in een vast format van 500 woorden welke in een speciale uitgave in de Kennemer wordt geplaatst. Om de exposure en het bereik van uw boodschap te vergroten kan worden besloten om van 500 naar 1000 woorden te gaan. U kunt daarbij gebruik maken van maximaal drie afbeeldingen en of grafieken die in uw bijdrage worden gevoegd. De verhouding tekst/illustraties is zowel in de optie 500 als in de optie 1000 woorden - binnen een bandbreedte - te variëren. Het watermerk logo van uw partij blijft herkenbaar voor de lezer op de achtergrond. De uitbreiding heeft een meerprijs gezien de nabewerkingen en het grotere aantal pagina s. Wij schatten dat dit rond de maximaal EUR 3000,- 2 / 7

3 extra is. Voorstel: besluiten of u kiest voor de 500 woorden of de 1000 woorden optie. 7 Notitie Raadscommunicatie Op vrijdag 8 maart 2019 hebben de fractievoorzitters in een Benen op Tafel-overleg (BOT) gehad. Daar is afgesproken dat raadscommunicatie op een agenda van het presidium komt, ter bespreking. De in januari 2019 vastgestelde Notitie Raadscommunicatie is bijgevoegd. Daarin staat op bladzijde 3: 'Tot slot is het belangrijk om aan te geven dat het raadscommunicatieplan niet een vaststaande document is, maar steeds kan veranderen naar gelang de behoefte. Soms werken initiatieven minder goed dan gehoopt terwijl er ook sprake kan zijn van onverwachte successen of bijeffecten. Daar blijft ruimte voor aanwezig om dat steeds in samenwerking met de griffie door te ontwikkelen'. 8 TamTam en in bredere zin informatie aan de Raad. Onderwerpen zijn toegevoegd op verzoek van de heer Hazeveld. 9 Rechtspositiebesluit en Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers: onderwerpen die lokaal geregeld (kunnen) worden. Hoewel in het nieuwe Rechtspositiebesluit en de rechtspositieregeling al veel is vastgelegd blijven er nog een aantal onderwerpen over die lokaal geregeld kunnen worden in een Verordening rechtspositie Raads- en commissieleden. Voorstel: Aangeven welke onderwerpen op welke wijze lokaal geregeld worden. Vervolgens zal de griffie aan de hand van de gegeven input een raadsvoorstel uitwerken. 10 Toezeggingen: Bepalen wat een toezegging is. 3 / 7

4 In deze memo wordt u geïnformeerd over de bestuurlijke toezegging en gevraagd om daarover afspraken te maken, welke als handvat dienen voor het opstellen van de lijsten van toezeggingen. De memo is opgesteld n.a.v. van de toezegging van de raadsvoorzitter in de raadsvergadering van 28 maart Voorgesteld besluit: De leden van het seniorenconvent bepalen dat het bij een toezegging: 1. gaat om iets dat niet (niet nu, niet op deze wijze, niet met deze uitkomst, etc) gedaan zou worden ALS de toezegging niet zou zijn gedaan. 2. gaat om iets dat als toezegging is benoemd, 1. idealiter in de betreffende vergadering direct bij de daadwerkelijke toezegging, 2. of anders bij de conclusie door de voorzitter bij het afsluiting bij het betreffende agendapunt en 3. in restgevallen door de griffie via opname op de besluitenlijst. 3. belangrijk is dat de toezegging zo SMART als mogelijk wordt geformuleerd. 11 Technische vragen: bepalen of die aan Reglement van Orde worden toegevoegd. Agendaverzoek van de heer Berghuis: Motivatie: Wanneer we het (meer) debat aan de huidige orde toe willen voegen dan gaan vergaderingen lang duren. Het lijkt mij zinnig wanneer we daarom ruimte creëeren om dat debat te voeren. We kunnen bijvoorbeeld afspreken Technische vragen vooraf te stellen en niet maar dan ook echt niet tijdens de raadscommissie of raad. Ik zou willen voorstellen om in het eerstvolgende presidium te bespreken of Technische vragen aan ons reglement van orde zijn toe te voegen. Voorstel: Wanneer ons dit wat lijkt kunnen we de Griffier vragen een raadsvoorstel daartoe voor te bereiden. 12 Financiering deelname VNG-congres door raadsleden. Tijdens het seniorenconvent van 7 april 2015 is besloten dat één vertegenwoordiger per raadsfractie op kosten van het college het jaarlijkse VNG-congres mag bijwonen. In het periodieke overleg tussen de griffier en de financieel adviseur kwam onlangs naar voren dat dit een wat oneigenlijke constructie is. Immers de kosten voor de raadsleden moeten functioneel op het budget van de raad worden geboekt en niet op 4 / 7

5 dat van het college. Voorgesteld wordt dan ook de kosten van het VNG-congres van de raadsleden vanaf 2019 te boeken op eigen budget van de gemeenteraad. Overigens is in het zelfde seniorenconvent bepaald dat, indien er meer personen uit één fractie naar het congres willen, dit uit het fractiebudget dient te worden betaald (voor zover dat toereikend is uiteraard). Voorstel: Te besluiten om op dit punt geen wijziging door te voeren. 13 MRA: wie gaat naar verdiepingsbijeenkomst met volksvertegenwoordigers op vrijdag 17 mei Op verzoek van de Regiegroep van de Metropoolregio Amsterdam is een externe commissie van drie deskundigen gevraagd de samenwerking binnen de Metropoolregio te evalueren. De hoofdvraag van deze evaluatie is: In hoeverre heeft het in 2017 ondertekende Convenant Versterking samenwerking Metropoolregio Amsterdam, en de werkwijze die daaruit voortvloeit, bijgedragen aan verwezenlijking van de ambities die in het Convenant zijn verwoord? En wat kan er worden gedaan om de regionale bestuurlijke samenwerking in de MRA-regio te versterken, inclusief de betrokkenheid van gemeenteraden en Provinciale Staten? In de separate mail zijn de raadsleden gevraagd om een mail met daarin een link naar een korte vragenlijst door te sturen. De uitkomsten van deze vragenlijst wil de evaluatiecommissie van de MRA graag met een aantal raads- en Statenleden verder bespreken. Op vrijdag 17 mei a.s. organiseren zij als evaluatiecommissie een zogenoemde verdiepingsbijeenkomst met volksvertegenwoordigers. Graag nodigen zij u ook uit vanuit elke raad/ Staten 1 à 2 leden uit voor deze bijeenkomst. Deze bijeenkomst vindt plaats op het MRA Bureau in Amsterdam, en start op vrijdag 17 mei 2019 om uur (tot max uur). Voorstel: Afstemmen wie daar namens raad Beverwijk heen gaan. 14 Voortgang BOT-overleg 8 maart 2019; Word op de laptops in de leeskamer In het BOT-overleg van de fractievoorzitters is de vraag naar voren gekomen of het mogelijk is Word op de laptops in de leeskamer te installeren, zodat de raadsleden vlak voor een raadsvergadering nog een motie kunnen uitwerken. 5 / 7

6 Dat is uitgezocht en daarover zijn de leden van het presidium bericht op 18 maart jl.: Het is niet gewenst om Word lokaal op de laptops te installeren, onder andere i.v.m. informatiebeveiliging en privacy en ook omdat bestanden na afsluiten direct gewist worden! Er is echter een veel betere oplossing. Raads- steunfractieleden kunnen gebruik maken van Google Docs. De raadsleden die een Chromebook hebben kunnen daarvoor hun eigen account gebruiken. Anderen kunnen (gratis) zo n account aanmaken. Er is ook een andere niet-gratis oplossing (Office 365), maar die vereist toch installatie op de laptops zelf en dat is wat we - in het kader van informatiebeveiliging en privacy - juist niet meer wilden. Door in de cloud te werken kan een raadslid op de leeskamerlaptops een document bewerken en eventueel uitprinten. Het uitprinten kan via de printer in de leeskamer. Hiermee is beveiliging, privacy en beschikbaarheid het best geborgd. Mocht men vragen hebben over het aanmaken van een account of problemen hebben met het gebruik, dan kan men contact opnemen met de griffie. Dan zullen wij proberen te helpen, al dan niet met ondersteuning van ICT. De heer Hazeveld heeft verzocht om bespreking in het presidium. 15 Overzicht aangenomen moties (stand mei 2019). Voorstel is om alle in de notitie als afgedaan gerapporteerde punten als groen te beschouwen en te schrappen op de lijsten. Ter bespreking. 16 Overzicht gedane toezeggingen (stand mei 2019). Ter aanvulling treft u hierbij aan een Notitie voortgang openstaande moties en toezeggingen. U wordt verzocht deze notitie te betrekken bij de bespreking van de agendapunten 6 en 7 van de presidiumvergadering van 6 mei. Voorstel is om alle in de notitie als afgedaan gerapporteerde punten als groen te beschouwen en te schrappen op de lijsten. 6 / 7

7 Ter bespreking. 17 Rondvraag. 18 Sluiting. Beverwijk, 9 mei 2019 De burgemeester van Beverwijk, drs. M.E. Smit. N.B.: De stukken zijn te raadplegen via de website van de gemeente Beverwijk: Burgers die niet over een Internetaansluiting beschikken, kunnen de stukken telefonisch opvragen bij de raadsgriffie, onder nummer of mondeling opvragen bij het publieksbureau van het Stadhuis van Beverwijk, Stationsplein 48. Het publieksbureau is geopend op dinsdag van tot uur, op donderdag van tot uur en op overige werkdagen van tot uur. De stukken worden dan per post nagezonden. 7 / 7