RAADSCOMMUNICATIEBELEID

Transcriptie

1 RAADSCOMMUNICATIEBELEID Midden in de samenleving 10 OKTOBER 2014 GEMEENTE BEVERWIJK

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Communicatieambitie Doelgroepen Middelen Strategie Communicatiekalender Bijlage: 1. Advies gebruik Twitter 1

3 1. Inleiding De gemeenteraad van Beverwijk heeft in 2013 besloten om de communicatie over de gemeenteraad te beleggen bij de griffie. In dit kader heeft de gemeenteraad een raadscommunicatieadviseur aangesteld die een initiatiefvoorstel raadscommunicatie heeft geformuleerd. De gemeenteraad heeft dit initiatiefvoorstel op 26 maart 2013 vastgesteld. In het voorstel zijn zowel de doelstellingen van raadscommunicatie als de activiteiten die daaronder vallen vastgelegd. Het raadscommunicatiebeleid is hiervan een nadere uitwerking. Het raadscommunicatiebeleidsplan zal worden voorgelegd aan de gemeenteraad ter vaststelling. De werkgroep Burgerparticipatie en Communicatie zal het beleidsplan jaarlijks evalueren en waar nodig bijsturen. Raadscommunicatie Communicatie bestaat bij de gemeente Beverwijk uit twee verschillende onderdelen. Het ene onderdeel, de eenheid communicatie, is verantwoordelijk voor de advisering en ondersteuning van de gemeentelijke organisatie. Het andere onderdeel is de raadscommunicatieadviseur. Deze is verantwoordelijk voor de communicatie voor de gemeenteraad. Dit plan richt zich alleen op raadscommunicatie. Er ligt een duidelijke grens tussen raadscommunicatie en het communiceren van inhoudelijke fractiestandpunten. Raadscommunicatie is politiek neutraal en staat daarmee los van partijpolitieke belangen. De profilering van de politieke partijen, communicatie over politieke standpunten en de achtergronden daarvan zijn een verantwoordelijkheid van de fracties zelf. Raadscommunicatie neemt daarnaast een eigenstandige plaats in. Raadscommunicatie is communicatie door en vanuit de gemeenteraad als geheel. Het draagt bij aan de profilering van de gemeenteraad, aan de zichtbaarheid van het raadswerk en heeft een ondersteunende functie in het contact met de inwoners van Beverwijk. Dit plan is een formulering van de kaders en mogelijkheden daartoe. Midden in de samenleving De gemeenteraad van Beverwijk wil midden in de samenleving staan: een raad zijn die luistert naar inwoners, die eenvoudig benaderbaar is en waarvan duidelijk is wat hij doet voor de gemeenschap. De raad maakt daarbij gebruik van alle mogelijke hulpmiddelen. Communicatie is een belangrijk middel om mensen nader tot elkaar te brengen. Dat is ook de ambitie achter het communicatiebeleidsplan dat voor u ligt: toenadering tot stand brengen tussen raadsleden en inwoners van Beverwijk. en door midden in de samenleving te staan kan de gemeenteraad immers weloverwogen besluiten nemen en beleid voeren dat draagvlak heeft bij de inwoners van Beverwijk. Identiteit en imago Wie zijn we, wie willen we zijn en wat wordt er van ons als gemeenteraad verwacht? Het antwoord op deze vragen geeft antwoord op de identiteit en het imago van de raad. De term identiteit verwijst in dit verband naar de feitelijke omstandigheden binnen de gemeenteraad. Daarbij valt te denken aan cultuur en gedrag van de raadsleden. Het beeld dat de buitenwereld van de 2

4 gemeenteraad heeft, noemen we het imago. Het spreekt voor zich dat identiteit en imago nauw met elkaar verweven zijn. De identiteit die de meeste gemeenteraden zich wensen is die van een raad met kundige gemeentebestuurders met een volksvertegenwoordigende taak. Een raad die daadwerkelijk opkomt voor de belangen van inwoners, ondernemers en instellingen. Dat geldt ook voor de gemeenteraad van Beverwijk. Daarmee is de vraag wie we willen zijn beantwoord. Of we hetgeen we willen ook waarmaken en of de buitenwereld ook dit beeld heeft van de gemeenteraad is uiteraard ook een kwestie van belang. Een nulmeting kan hier inzicht bieden. Om effectief te kunnen sturen op waar we uit willen komen is het immers nodig te weten waar we nu staan. De opkomst bij gemeenteraadsverkiezingen kan hier ook als indicator gelden. Met een opkomstpercentage van 43,1 % bij de laatste gemeenteraadsverkiezingen had Beverwijk de op één na laagste opkomst van Nederland. Hier zijn ongetwijfeld meerdere redenen voor aan te voeren. Dat er op het gebied van imago en het streven om midden in de samenleving te staan echter nog een hoop te winnen valt moge duidelijk zijn. 2. Communicatieambitie Raadscommunicatie draagt bij aan de vorming van draagvlak voor besluiten van de gemeenteraad door doelgroepen te informeren over en te betrekken bij de besluitvorming. Communicatiedoelen: Op basis van deze ambitie zijn de volgende communicatiedoelen geformuleerd: Informeren De gemeenteraad van Beverwijk informeert zijn inwoners actief over politieke besluitvorming en doet dat zowel voor als na deze besluitvorming. Profileren De gemeenteraad van Beverwijk is zichtbaar, herkenbaar en benaderbaar voor zijn inwoners. Interactie De gemeenteraad van Beverwijk is altijd proactief op zoek naar ideeën, meningen en problemen van inwoners, en betrekt hen in een vroeg stadium bij de besluitvorming, om zo tot weloverwogen besluiten te komen. 3. Doelgroepen De doelgroepen van de gemeenteraad zijn: Primair (extern) Inwoners* van Beverwijk en Wijk aan Zee Ondernemers en ondernemersverenigingen 3

5 Instellingen Wijkgroepen Regionale partners Primair (intern) College van B&W Medewerkers ambtelijke organisatie Secundair (extern) Lokale en regionale media * De doelgroep inwoners bestaat uit een groot aantal subdoelgroepen. Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld jongeren, ouderen, ondernemers en scholieren. Wanneer raadsbesluiten invloed hebben op zo n subdoelgroep kan de raadscommunicatieadviseur kiezen voor een doelgroepgerichte benadering in de communicatie. 4. Middelen De gemeenteraad kan verschillende communicatiemiddelen inzetten om zijn communicatiedoelen te bereiken. Voor de volgende middelen is gekozen: Onderzoek Burgerpanel Een onderzoek naar het imago van de gemeenteraad maakt inzichtelijk hoe de verschillende doelgroepen over de gemeente denken. Het is uitvoerbaar met behulp van een vragenlijst die voorgelegd wordt aan een groep mensen die een dwarsdoorsnede vormt uit de gemeenschap. Zo n onderzoek is gericht op kennis, houding en gedrag van burgers. In hoeverre weten de doelgroepen waaruit het raadswerk bestaat (kennis), hoe staan zij tegenover de gemeenteraad (houding) en op welke manier willen burgers participeren in de gemeenschap en informatie ontvangen over de gemeenteraad (gedrag)? De uitkomst van een dergelijk onderzoek is een objectief vertrekpunt voor de gemeenteraad bij het behalen van zijn (communicatie)doelen. Informeren Gemeentepagina Binnenste buiten De ambtelijke organisatie deelt relevant nieuws met inwoners onder andere via de gemeente. Dit doet zij via een tweewekelijkse pagina in weekblad De Kennemer. Ook de gemeenteraad kan deze pagina inzetten om de inwoners te bereiken. Zo is die bijvoorbeeld te gebruiken voor Gast van de Raad-oproepen en voor aankondigingen van het raadscafé. Persbericht Persberichten zijn een effectief middel om inwoners te informeren over politieke besluitvorming. Het gebruik ervan maakt het werk van de gemeenteraad zichtbaar in de media. De publicatie van informatie uit persberichten is uiteraard voorbehouden aan de redactie van de nieuwsmedia: zij bepalen of ze de inhoud van het persbericht geheel, gedeeltelijk of helemaal niet overnemen. Om de 4

6 raad en het werk van de raad hoe dan ook zichtbaar te maken, wordt een eigen persbericht altijd op de gemeentelijke website geplaatst. Of de inzet van een persbericht media-aandacht genereert, is onder meer afhankelijk van de actualiteit van de inhoud ervan. Hoe ouder het nieuws, hoe kleiner de kans dat de media erover publiceren. Om een snel verloop en daarmee de kans op publicatie van de inhoud te vergroten, zal de raadscommunicatieadviseur na afloop van elke vergadering een persbericht voorleggen aan de voorzitter van de vergadering en aan de griffier. De voorzitter accordeert de inhoud van het persbericht namens de gemeenteraad. Zo kan het persbericht direct na de raadsvergadering worden verzonden. Twitter Twitter biedt de mogelijkheid om - krachtig en snel - beknopte informatie te delen met heel veel mensen. Een Twitter-netwerk is op te bouwen door andere twitteraars te gaan volgen en zelf volgers te verzamelen. Van mensen en organisaties die je volgt ontvang je alle tweets (gepubliceerde berichten). Mensen en organisaties die jou volgen ontvangen al jouw tweets. In Nederland hebben 5 miljoen mensen een Twitteraccount. Van deze vijf miljoen twitteren 2,2 miljoen actief. Vanwege het potentieel omvangrijke bereik van dit instrument is het wel belangrijk om zorgvuldige afwegingen te maken bij de keuze voor wat er gedeeld wordt via Twitter. Binnen de gemeenteraad heeft de raad een eigen Twitteraccount. Dit bestaat dus naast de accounts van de individuele raadsleden. Het Twitteraccount van de gemeenteraad wordt uitsluitend gebruikt voor politiek neutrale berichtgeving en is ook alleen bedoeld om onze doelgroepen te informeren over het raadswerk. De interactie met volgers beperkt zich tot objectieve informatie over het feitelijke proces. Elk individuele raadslid is vrij in zijn/haar communicatie via Twitter. Wel is het voor iedereen van belang te beseffen dat de gemeenteraad uit volksvertegenwoordigers bestaat. Die vervullen een voorbeeldfunctie, ook op Twitter. Met het oog daarop heeft dit plan een bijlage getiteld Advies gebruik Twitter. LinkedIn LinkedIn is een sociale netwerksite die gebruikt wordt door werkenden. Zij kunnen via deze website online netwerken en hun zakelijke netwerk opbouwen dan wel uitbreiden door zich te verbinden met andere gebruikers. Ook biedt LinkedIn de mogelijkheid om in zogeheten communities te discussiëren over vakinhoudelijke zaken. Raadsleden kunnen LinkedIn benutten om inzage te geven in hun professionele achtergrond. Via een link vanaf de gemeentelijke website kunnen inwoners die daar belangstelling voor hebben, nagaan over welke kennis, ervaring en expertise een raadslid beschikt. Facebook Facebook is veruit de populairste sociale netwerksite. Mensen zijn op Facebook niet zozeer op zoek naar nieuws, maar veel meer naar sociale content. Deze netwerksite is dus wat luchtiger dan het eerder genoemde LinkedIn. De Facebookpagina van de gemeenteraad richt zich dan ook meer op de personen uit de raad - de raadsleden - en leent zich uitstekend om hun raadswerk onder de aandacht te brengen en aan de raad gerelateerde zaken te melden. Voorbeelden van dit laatste zijn Gast van de Raad, de raadscarrousel, het raadscafé en werkbezoeken. Daarnaast is Facebook een middel om inwoners te informeren over de besluitvorming van de gemeenteraad. De pagina moet, om doelgroepen daadwerkelijk te bereiken, wel voldoende bezoekers trekken. Het verhogen van het aantal likes (positieve waarderingen) voor de pagina heeft daarom hoge 5

7 prioriteit. Hier kan ieder individueel raadslid een bijdrage aan leveren door inwoners op Facebook te vragen om de raadspagina te liken. Dit leidt doorgaans tot een stijging van het aantal bezoekers en daarmee tot een groter bereik van de pagina, want wanneer een inwoner de pagina geliked heeft ontvangt hij automatisch de berichten die op de pagina worden geplaatst in zijn timeline. Profileren Website Een gemeentelijke website draagt idealiter haar steentje bij aan communicatieambities en -doelen. Als gemeenteraad willen we toegankelijk zijn voor onze doelgroepen, ook online. De gemeentelijke website is het aangewezen kanaal hiervoor. Inwoners moeten er voor hen relevante informatie - vergaderdata, vergaderstukken, informatie over raadsleden en inspraakmogelijkheden - eenvoudig en snel kunnen vinden. Met het oog hierop is het ook van belang om alle mogelijkheden die een website biedt volledig en goed te benutten. Zo is de vindbaarheid via Google te optimaliseren en valt te denken aan een twitterstream met tweets van raadsleden, een maandelijkse column van een raadslid en aan het streamen van filmpjes over de raadsleden en hun raadswerk. De huidige gemeentelijke website is niet ingericht op deze mogelijkheden. Een eigen en meer geavanceerde website voor de gemeenteraad kan hier uitkomst bieden. De website van onze buurgemeente Velsen is een goed voorbeeld. Film Film is een krachtig middel om een boodschap over te brengen. Met een film over de gemeenteraad kunnen we onze doelgroepen op een aansprekende, laagdrempelige manier informeren over het raadswerk. Een film is in te zetten in combinatie met andere communicatiemiddelen uit dit plan, zoals de website, Facebook, het raadscafé, Gast van de Raad en scholenbezoeken. De totstandkoming van de film valt onder verantwoordelijkheid van de werkgroep Burgerparticipatie en Communicatie. Omdat de film na elke raadsperiode geactualiseerd moet worden, is het raadzaam dat de werkgroep, voorafgaand aan het maken van een film, een zorgvuldige kosten-batenanalyse maakt. Interactie De raadscarrousel De raadscarrousel is onderdeel van de raadscyclus en vindt één keer in de vijf weken plaats. Tijdens een raadscarrousel vinden er meerdere informatiesessies gelijktijdig plaats. De raadsleden kunnen per sessie wisselen en zich op die manier op één avond over verschillende onderwerpen laten informeren. De raadscarrousel biedt inwoners, bedrijven en instellingen de mogelijkheid om vanaf de start over beleidsvorming mee te praten. De aantrekkelijkheid van een onderwerp is sterk bepalend voor de belangstelling vanuit onze doelgroepen. Hier ligt een belangrijke taak voor de agendacommissie. Die kan, uitgaand van de langetermijnagenda, onderwerpen clusteren die ofwel voor inwoners, ofwel voor bedrijven, ofwel voor instellingen interessant zijn. Daarmee wordt de raadscarrousel aantrekkelijker voor die verschillende doelgroepen. Verder loont het wellicht te onderzoeken of onderwerpen per wijk te clusteren zijn. Als dat het geval is kan de gemeenteraad ervoor kiezen een carrousel in de wijk te organiseren. Dit zal naar verwachting drempelverlagend werken, tot een 6

8 grotere opkomst van inwoners leiden en groeiende betrokkenheid in de hand werken. Met een carrousel in de wijk staat de gemeenteraad daadwerkelijk midden in de samenleving. Ook de werkvorm is van invloed op de aantrekkelijkheid van de carrousel. De geschiktheid van een werkvorm kan per onderwerp variëren. Een zorgvuldige keuze voor de ene of juist de andere werkvorm draagt ertoe bij dat meer inwoners, bedrijven en instellingen aan de raadscarrousel deelnemen en dat raadsleden effectief geïnformeerd worden. Het lijkt raadzaam dat de behandelend ambtenaar en de raadscommunicatieadviseur per onderwerp een werkvorm voorstellen aan de agendacommissie. Zo worden de informatievraag vanuit de raad en het informatieaanbod vanuit de ambtelijke organisatie onderling afgestemd. Het raadscafé De gemeenteraad organiseert een aantal keren per jaar een raadscafé met als doel om in contact te komen met inwoners van Beverwijk. Het raadscafé is een politiek café en biedt inwoners een podium om hun mening te geven over wat er volgens hen beter kan of anders moet in de gemeente. Vooraf krijgen inwoners de gelegenheid om hun gespreksonderwerpen in te brengen en/of vragen te stellen. Tijdens het raadscafé komen die aan de orde in een debat tussen inwoners en raadsleden. Behalve voor het debat kan de gemeenteraad het raadscafé gebruiken om inwoners te informeren over het raadswerk en de werking van de gemeenteraad. De samenleving draagt onderwerpen aan voor de raadscafés. In tegenstelling tot de gang van zaken bij reguliere raadscarrousels is het mogelijk om cafés vrij in te plannen. De cafés vinden per keer in een andere wijk plaats. Locatie, thema en sprekers staan steeds vermeld op de communicatiekalender. Gast van de Raad Gast van de Raad geeft inwoners de kans een kijkje achter de schermen te nemen en kennis te maken met de gemeenteraad en het raadswerk. Naar aanleiding van een oproep kunnen inwoners zich inschrijven om een commissie, raadsvergadering of raadscarrousel bij te wonen. Op volgorde van aanmelding krijgen inwoners een uitnodiging voor een vergadering. Omdat de gemeenteraad op de betreffende bijeenkomst zelf gastheer is, hebben drie raadsleden van verschillende partijen de taak de gasten gedurende de bijeenkomst te begeleiden. Dat betekent dat zij de gasten verwelkomen, aan de hand van een presentatie een uitleg geven over de gemeenteraad en het raadswerk, en dat zij een rondleiding verzorgen. Ook beantwoorden zij na afloop van de vergadering alle vragen die de gast heeft. Bij dit alles krijgen de raadsleden ondersteuning van de raadscommunicatieadviseur. Om de beleving compleet te maken krijgt de gast een zitplaats aangeboden achter een speciaal ingerichte raadstafel, op de eerste rij van de publieke tribune. Na afloop van de vergadering vindt de raadsborrel plaats. Tijdens deze borrel kan de gast kennismaken met de overige raadsleden en vragen stellen aan de raadsleden. Twitterspreekuur Het instellen van een maandelijks Twitterspreekuur maakt het mogelijk om vragen te stellen aan gemeenteraadsleden over raadsthema s. Het is een laagdrempelige en eenvoudige manier voor inwoners om in contact te komen met de gemeenteraad. Inwoners kunnen op een vooraf aangekondigd tijdstip gedurende één uur vragen stellen aan een specifiek gemeenteraadslid. Elk raadslid komt een keer aan de beurt. De vragen zijn te stellen De beantwoording van de vragen verloopt De naam van het dienstdoende raadslid staat in elke antwoord-tweet duidelijk vermeld. Het raadslid kan bij de beantwoording van vragen ook het partij- of persoonlijke Twitteraccount inzetten. 7

9 Scholenbezoek Jongeren zijn een belangrijke doelgroep voor de gemeenteraad. Een aantal van hen is kiesgerechtigd, zelfstandig inwoner van onze gemeente. Enkelen van hen zijn wellicht zelfs potentieel raadslid. Om al die redenen is het belangrijk om deze doelgroep in een vroegtijdig stadium te betrekken bij de Beverwijkse politiek. Dit doet de gemeenteraad onder meer door gastlessen te geven op scholen. In deze lessen vertellen raadsleden over de gemeenteraad en het raadswerk. Door kennis over te dragen brengen zij politiek en inwoners van Beverwijk dichterbij elkaar. Werkbezoek Een werkbezoek is een geschikte manier om in contact te komen met een bedrijf, een instelling of een andere overheidsorganisatie. Een werkbezoek kan bijdragen aan het versterken van de onderlinge banden en helpt om de gemeenteraad gedegen te informeren over bepaalde thema s. Werkbezoeken zijn het best te plannen aan de hand van de langetermijnagenda van de gemeenteraad. Wijkgroepen Wijkgroepen zijn groepen van betrokkenen inwoners die hun wijk vertegenwoordigen. Zij staan midden in de samenleving en zijn om die reden belangrijk om mee in contact te treden. Door de wijkgroepen steeds actief bij het raadswerk te betrekken kan de gemeenteraad doelgericht met deze inwoners communiceren. 5. Strategie Hierboven is het speelveld van communicatie, bepaald door middelen, doelgroepen en doelen, geschetst en toegelicht. De vraag is nu: hoe gaan we als gemeenteraad de geformuleerde communicatiedoelen halen? reerst is er een communicatiestrategie nodig die gebaseerd is op de langetermijnplanning van de gemeenteraad. Het is raadzaam deze communicatiestrategie uit te voeren volgens een crossmediale aanpak. Daarbij worden meerdere communicatiemiddelen gelijktijdig ingezet waardoor zij elkaar versterken. Het bereik ervan neemt toe en doelgroepen worden beter bereikt. Ook het betrekken van wijkgroepen bij de communicatie is van belang. Zij zullen als informatie-doorgeefluik gaan fungeren en daarmee het effect van communicatie-inspanningen vergroten. Daarnaast gaan we meer doelgroepgericht communiceren. Door de juiste doelgroep te betrekken bij een onderwerp in de gemeenteraad ontstaat een betere afstemming van onze communicatie op de interesse van inwoners en zal sterker worden voorzien in hun informatiebehoefte. De praktische uitwerking van de strategie wordt opgenomen in de communicatiekalender. Daarin staat vastgelegd op welk moment welk middel ingezet dient te worden om een bijdrage te leveren aan de gestelde communicatiedoelen en -ambities. De communicatiekalender wordt jaarlijks opgesteld door de raadscommunicatieadviseur en vastgesteld door de werkgroep Burgerparticipatie en Communicatie. 8

10 6. Communicatiekalender 2015 Datum Activiteit middel Doelgroep afstemming Januari 5 Aankondiging Raadscarrousel Persuitnodiging Secundair extern 6 Reserve Bijeenkomst 8 Raadscarrousel 9 Aankondiging Raadscommissie Persuitnodiging Secundair extern 15 Raadscommissie Vergadering 16 Aankondiging Raadscommissie Persuitnodiging Secundair extern 22 Raadscommissie Vergadering 23 Oproep Gast van de Raad Twitter, Facebook en binnenste buiten, 27 Raadscafé Bijeenkomst 29 Aankondiging Persuitnodiging n Secundair extern Werkgroep en griffier Werkgroep en griffier 9

11 Datum Activiteit middel Doelgroep afstemming Februari Opname Raadsfilm Film werkgroep 5 Bijeenkomst Gast van de Raad bijeenkomst werkgroep Aankondiging Persuitnodiging Secundair extern Raadscarrousel & Reserve Raad 6 Aankondiging Persbericht/Twitter & Twitterspreekuur 10 Reserve Bijeenkomst werkgroep Twitterspreekuur Twitter werkgroep Aankondiging Persuitnodiging Secundair extern Raadscafé 12 Raadscarrousel 13 Aankondiging Persuitnodiging Secundair extern Raadscommissie 19 Raadscommissie Vergadering 26 Aankondiging Raadscommissie Persuitnodiging Secundair extern 10

12 Datum Activiteit middel Doelgroep afstemming Maart Opname Raadsfilm Film werkgroep 5 Raadscommissie Vergadering 6 Oproep Gast van de Raad Twitter, Facebook en binnenste buiten, 10 Raadscafé Bijeenkomst 12 Aankondiging Persuitnodiging 19 Bijeenkomst n Secundair extern Werkgroep en griffier Werkgroep en griffier Gast van de Raad bijeenkomst werkgroep 20 Aankondiging Persbericht/Twitter & Twitterspreekuur werkgroep Aankondiging Persuitnodiging Secundair extern Raadscarrousel & Reserve Raad 24 Reserve Bijeenkomst Twitterspreekuur Twitter werkgroep 26 Raadscarrousel 27 Aankondiging Raadscommissies april Persuitnodiging Secundair extern 11

13 Datum Activiteit middel Doelgroep afstemming April 2 Raadscommissie Vergadering 3 Goede vrijdag 9 Raadscommissie Vergadering Oproep Gast van de Raad 16 Aankondiging Twitter, Facebook en binnenste buiten, Persuitnodiging 23 Bijeenkomst Secundair extern Gast van de Raad bijeenkomst werkgroep 24 Aankondiging Persbericht/Twitter & Twitterspreekuur werkgroep Aankondiging Persuitnodiging Secundair extern Reserve Raad & Raadscarrousel 28 Reserve Bijeenkomst Twitterspreekuur Twitter werkgroep 30 Raadscarrousel 12

14 Datum Activiteit middel Doelgroep afstemming Mei 8 Aankondiging Persuitnodiging Secundair extern Raadscommissies mei Oproep Gast van de Raad Twitter, Facebook en binnenste buiten, 12 Raadscommissie Vergadering 21 Raadscommissie Vergadering Aankondiging Persuitnodiging 28 Bijeenkomst Secundair extern Gast van de Raad bijeenkomst werkgroep Aankondiging Persuitnodiging Secundair extern Raadscarrousel & Reserve Raad 13

15 Datum Activiteit middel Doelgroep afstemming Juni 2 Aankondiging Twitterspreekuur Persbericht/Twitter & werkgroep Aankondiging Persuitnodiging Secundair extern Raadscommissies juni 4 Raadscarrousel 9 Reserve Bijeenkomst Twitterspreekuur Twitter werkgroep Oproep Gast van de Raad Twitter, Facebook en binnenste buiten, 11 Raadscommissie Vergadering 16 Raadscommissie Vergadering 18 Raadscommissie (FIN) 19 Aankondiging Vergadering Persuitnodiging 25 Bijeenkomst Secundair extern Gast van de Raad bijeenkomst werkgroep 26 Aankondiging Persbericht/Twitter & Twitterspreekuur werkgroep Aankondiging Persuitnodiging Secundair extern Reserve Raad & (FIN) 30 Reserve Bijeenkomst 14

16 Datum Activiteit middel Doelgroep afstemming Juli Zomerreces 6-7 t/m (FIN) Bijeenkomst 3 Twitterspreekuur Twitter werkgroep Augustus 20 Aankondiging Raadscafé 28 Aankondiging Raadscarrousel Persuitnodiging Persuitnodiging Secundair extern Secundair extern 15

17 Datum Activiteit middel Doelgroep afstemming September 3 Raadscarrousel 4 Aankondiging Persuitnodiging Secundair extern Raadscommissies september 10 Raadscommissie Vergadering 17 Raadscommissie Vergadering 18 Oproep Gast van de Raad Twitter, Facebook en binnenste buiten, 22 Aankondiging Persbericht/Twitter & Twitterspreekuur werkgroep 23 Raadscafé Bijeenkomst n Werkgroep en griffier Werkgroep en griffier 29 Twitterspreekuur Twitter Werkgroep 16

18 Datum Activiteit middel Doelgroep afstemming Oktober 1 Vergadering Facebook en Twitter Secundair intern Gast van de raad bijeenkomst Twee raadsleden 2 Aankondiging Persuitnodiging Secundair extern carrousel Secundair intern 6 Vergadering (reserve) Secundaire intern 8 Carrousel: Bijeenkomst 9 Aankondiging Raadscommissies oktober Secundair intern Persuitnodiging Secundair extern 13 Twitterspreekuur Twitter Werkgroep 15 Raadscommissie Vergadering 20 Oproep Gast van de Raad Twitter, facebook en binnenste buiten, 27 Raadscommissie Fin Vergadering 29 Raadscommissie Vergadering 30 Aankondiging en oktober Aankondiging Persuitnodiging Secundair extern 17

19 Datum Activiteit middel Doelgroep afstemming November 5 Vergadering alle Fin 6 Aankondiging Raadscafé Persuitnodiging Secundair extern 9 Vergadering alle Fin 10 Fin Vergadering Facebook en Twitter 12 Vergadering Secundair intern Persbericht Inwoners Bedrijven & instellingen Gast van de Raad bijeenkomst werkgroep Persuitnodiging Secundair extern 13 Aankondiging Reserve &Carrousel 17 vergadering (reserve) 19 Carrousel Bijeenkomst alle alle Voorzitter raad - 20 Aankondiging Raadscommissie Persuitnodiging 26 Raadscommissie Vergadering Secundair extern Secundair extern Vz vergadering 27 Aankondiging Raadscommissies december Vz vergadering Persuitnodiging Secundair extern 18

20 Datum Activiteit middel Doelgroep afstemming DEC 3 Raadscommissie Vergadering Raadscommissie 4 Aankondiging Persuitnodiging Secundair extern Vz vergadering Oproep Gast van de Raad Twitter, Facebook en binnenste buiten, Aankondiging Persbericht/Twitter & Twitterspreekuur werkgroep 8 Raadscafé - en en Secundair interne werkgroep 17 Vergadering Inwoners Persbericht Bedrijven & instellingen Gast van de Raad Voorzitter raad 19

21 Bijlage 1: Advies gebruik Twitter 1. Bereik je doelgroep Het aantal volgers vanuit jouw doelgroep is bepalend voor de effectiviteit van je tweets. Het is daarom van belang om het aantal volgers te verhogen door gericht mensen binnen jouw doelgroepen te gaan volgen. In dit geval inwoners, bedrijven, instellingen en regionale partners. 2. Zorg voor interessante content Plaats content die voor onze doelgroepen interessant en uniek is. Als je nieuws als eerste plaatst op Twitter dan zijn mensen eerder geneigd om je Twitteraccount te volgen. Je kunt je tweet interessanter maken door een foto toe te voegen. 3. Frequentie Om zichtbaar te zijn op Twitter moet je regelmatig twitteren. De stroom van berichten is groot en daarom is jouw tweet vaak korte tijd zichtbaar voor andere. Dit komt omdat het meest actuele bericht altijd bovenaan staat in het nieuwsoverzicht en andere berichten naar onderen verdwijnen. Uit onderzoek is gebleken dat maximaal 5 tweets per dag het meest efficiënt is. Ook is gebleken dat de kwaliteit van je tweets boven de kwantiteit van je tweets gaat. Als je niets hebt te melden, tweet dan ook niet. 4. Ga de dialoog aan Twitter leent zich uitstekend om laagdrempelig contact te onderhouden met je doelgroepen. Stel vragen, vraag je doelgroep om hun mening en ga het gesprek aan. 5. Onderhoud je account Verwacht niet dat je Twitteraccount in een maand tijd een succes wordt. Mensen moeten je vinden, dat kost tijd. Het is een langdurige investering. Je moet gebruikers overtuigen en blijven overtuigen van het nut om je te volgen. Besteed er tijd en energie aan, wil of kun je dat niet, dan kun je er beter niet aan beginnen. Reageer snel en accuraat op tweets van onze doelgroepen. Je moet meteen (in elk geval binnen een paar uur) op een tweet kunnen reageren. Twitter is snel, real-time en actueel: twee dagen later reageren is veel te laat en een gemiste kans! 6. Discussiëren op twitter Net als in de raadzaal kun je als raadslid ook op Twitter met andere raadsleden discussiëren. Wees je ervan bewust dat iedereen deze discussie kan volgen. Discusieer met respect voor een ander en wees je ervan bewust dat discussies op Twitter invloed hebben op het imago van de gemeenteraad als geheel. 7. Twitter correct Een open deur, maar toch noodzakelijk om te noemen. Twitter altijd correct: in foutloos Nederlands, zonder verwarrende afkortingen en vergeet vooral niet alle links die je plaatst te checken. 20

22 8. Twitter vanuit je partij Voor je doelgroep is het eenvoudiger om één partijaccount te volgen dan twee tot zes individuele raadsleden. Maak daarom als partij een account aan en bundel je krachten. Door tweets van individuele raadsleden te retweeten vergroot je bovendien je zichtbaarheid en bereik op Twitter. 9. Twitteren tijdens de raadsvergadering Het twitteren tijdens een raadsvergadering kan als ongeïnteresseerd overkomen op je mede raadsleden en door onze doelgroepen. Zeker wanneer je tweets niet over inhoudelijke zaken gaan. Voorkom ook dat je met andere raadsleden tijdens de raadsvergadering gaat discussiëren over de inhoud. Het debat voer je in de raadzaal, zodat alle raadsleden dit kunnen volgen en erop kunnen reageren. Wees dus zorgvuldig in hetgeen je twittert tijdens een raadsvergadering. Als er bijvoorbeeld besluiten worden genomen die interessant zijn voor onze doelgroepen dan heeft een feitelijke tweet absoluut meerwaarde. Als het echter gaat over zaken die niets met de vergadering te maken hebben dan kun je de tweet beter achterwege laten. 21