MEMO. Gemeentelijke website ZAAKNUMMER: AST/2016/ : Commissie Algemene Zaken en Control

Transcriptie

1 MEMO ZAAKNUMMER: AST/2016/ AAN : Commissie Algemene Zaken en Control VAN : Burgemeester H.G. Vos, NAMENS DEZE : I. (Isabelle) Ruyters, taakveld webcoördinatie DATUM : 19 augustus 2016 ONDERWERP : Stand van zaken website tweede kwartaal 2016 Samenvatting In deze memo worden de ontwikkelingen en de stand van zaken van de website en de raadswebsite van het tweede kwartaal van 2016 toegelicht. Ik heb in deze memo geen vergelijking gemaakt met de eerder verstrekte memo (d.d. 3 december 2015). Dit omdat de vorige memo betrekking had op de oude website. De tweede reden is dat deze memo door een andere ambtenaar is opgesteld. Dan kan er sprake zijn van een andere interpretatie van de cijfers. De volgende memo zal ook weer door mij opgesteld worden, daarin verwerk ik dan wel een vergelijking tussen de verschillende kwartalen van Gemeentelijke website Vernieuwde site In april is de nieuwe website online gegaan. Zoals ook de vorige site is dit toptakenwebsite. Bij een toptakenwebsite ligt de focus op de meest gevraagde onderwerpen. Het uitgangspunt is om de bezoekers zo snel mogelijk naar de juiste informatie te leiden en waar mogelijk online de dienst of het product aan te vragen. Bezoekersaantallen week Aantal bezoeken Unieke bezoekers % unieke bez. 04/04-10/ ,11% 11/04-17/ ,27% 18/04-24/ ,06% Bijzonderhede 25/04-01/ ,14% meivakantie 02/05-08/ ,85% meivakantie 09/05-15/ ,26% 16/05-22/ ,15% 23/05-29/ ,72% 30/05-05/ ,37% wateroverlast 06/06-12/ ,76% 13/06-19/ ,44% 20/06-26/ ,35% hagelschade 27/06-03/ ,02% n Het is duidelijk zichtbaar dat tijdens de weken waarin de burgers last hebben ondervonden van water en hagel, de site ook meer bezocht werd. In deze weken is er in

2 de communicatie extra verwezen naar de website. Enerzijds om de inwoners en ondernemers van informatie te voorzien, anderzijds voor het maken van een digitale Melding Openbare Ruimte (MOR). Devices De website wordt niet alleen vanuit een vaste pc of laptop bezocht. Ook de mobiele telefoon (smartphone) en tablet worden hiervoor vaak gebruikt. De verdeling was het afgelopen kwartaal nagenoeg gelijk. Smartphone/table t Laptop/deskto Aantal unieke bezoekers Gem. aantal unieke bezoekers p/wk % van totaal 47,49% 52,50% Bezoekers van de website kunnen de site bezoeken doordat ze direct naar gaan. Er kan ook een zoekopdracht in bijvoorbeeld Google aan vooraf zijn gegaan of er is geklikt op een link in een bericht dat op de Facebookpagina staat. p % van totaal bezoekers Direct asten.nl 29,50% Google 61,28% Facebook 1,97% Overige 7,25% Meest bezochte pagina s 1. Homepage Tweede kwartaal Openingstijden en contact 3. Zoeken 4. Afspraak maken 5. Afvalinzameling 6. Direct regelen 7. Bouwen omgevingsvergunning 8. Raad en college 9. De Schop 10. Nieuwsberichten nav water en hagel Afspraken en meldingen In het tweede kwartaal zijn er in totaal 1444 afspraken gemaakt, waarvan 849 (58,8%) via de website. Het is een kleine stijging ten opzichte van het eerste kwartaal: totaal afspraken 1274, via internet 721 (56,6%). De stijging is vooral te zien bij de producten identiteitskaart, paspoort en rijbewijs. Afspraken die het hoogste scoren bij een afspraak via internet zijn geboorte aangifte 100%, identiteitskaart 60,9 %, paspoort 70,4% en VOG 61,7%. 2/5

3 In het tweede kwartaal zijn er 1096 MOR meldingen via de website binnengekomen. In het eerste kwartaal waren dit er 572. Hierbij moet wel de kanttekening gemaakt worden dat in het tweede kwartaal een deel van de stijging toe te wijzen is aan de stormmeldingen van 2-3 juni en 24 juni. Tijdens deze dagen is er zowel online als vanuit het KCC actief naar de website verwezen en dat is effectief is gebleken. Formulieren We zijn volop bezig met het uitbreiden van het aantal online formulieren. Bij de start van de nieuwe website stonden er 12 formulieren op de website. Dit aantal is toegenomen naar 30 formulieren. Bij 14 formulieren identificeert de klant zich met DigiD. Nu staan er nog 35 formulieren als PDF op de website. Er wordt momenteel aan 15 formulieren gewerkt om deze om te zetten naar een digitaal formulier. In september/oktober 2016 zijn de formulieren die nu op de site als PDF staan, allemaal omgezet naar een digitaal formulier. Op de al ontwikkelde formulieren is bij sommige nog een verbeterslag gemaakt in gebruiksvriendelijkheid. Alle formulieren worden momenteel bijgewerkt volgens een afgesproken standaard. Dat betekent dat de inleiding overal gelijk getrokken wordt, er zijn invulinstructies geformuleerd waardoor eventuele onduidelijkheden uitgelegd worden en ook de invulvelden krijgen overal dezelfde benamingen. Raad & College Op de website is een tab Raad & College beschikbaar. Hier zijn allerlei onderwerpen voor burgers terug te vinden die te maken hebben met het bestuur van Asten. In mei en juni van dit jaar heeft het webteam in samenwerking met de griffie hier een verbeterslag in gemaakt op het gebied van overzichtelijkheid en er is een aantal onderwerpen toegevoegd. Dit waren meestal directe links naar pagina s op de raadswebsite. Hiermee zijn deze pagina s voor burgers nog meer toegankelijk geworden. Tot slot De ervaring van de afgelopen maanden heeft geleerd dat inspelen op de actualiteit meer bezoekers op de site oplevert. Ook het actief communiceren van tijdelijke functionaliteiten levert extra bezoekers en transacties op. Actualiteiten die een zichtbare rol in de statistieken spelen zijn de enquête over de markt, wateroverlast, hagelstorm, WOZ inventarisatie en de kermis. Voor deze onderwerpen is de website nadrukkelijk ingezet als communicatie instrument en uit de cijfers blijkt dat dit werkt. Belangrijk aandachtspunt is dat de metadata (zoekwoorden) voor actuele onderwerpen uitgebreid worden aangevuld in Typo3 (beheertool website). Zo kunnen we de vindbaarheid verbeteren als inwoners op andere kernwoorden zoeken. Om beter op de website te kunnen sturen, zijn betere statistieken noodzakelijk. Hiervoor zijn gebruiksvriendelijkere tools beschikbaar dan Google Analytics. Hiervoor worden op dit moment de mogelijkheden bekeken. Daarnaast is het noodzakelijk om de mogelijkheden van de website duidelijker te communiceren en een communicatieplan te ontwikkelen om meer bekendheid te geven aan digitale dienstverlening. 3/5

4 Raadswebsite Ontwikkelingen Voor de raadwebsite staan vooral de gebruiksvriendelijkheid en uitbreiding van functionaliteiten hoog op de agenda. Het gebruik van de zoekmachine levert vaak veel resultaten op, waardoor het toch nog moeilijk blijkt om de gezochte informatie te vinden. Hiervoor wordt een handleiding geschreven die in het najaar beschikbaar komt. De raad heeft op 2 februari jl. de eisen en wensen voor de organisatie van de digitale raadsinformatievoorziening vastgesteld. De uitvoering en de inrichting van de diverse informatiestromen is opgepakt door de griffier en een ambtelijke projectgroep, er is enige vertraging opgetreden vanwege enkele vacatures. Naar verwachting kan met verbetering van de bestaande raadswebsite aan de behoefte van de raad worden voldaan. Inmiddels is de wijze van notulering aangepast, worden getekende besluiten toegevoegd aan de raadsstukken, zijn beheerafspraken over de algemene website en de raadswebsite gemaakt, en worden raadsprocessen verbeterd en doorgevoerd in het zaaksysteem en op de website. Voor de opmaak van de website zijn in een testomgeving verbeteringen doorgevoerd, deze zullen in de tweede helft van 2016 aan de werkgroep RIS worden voorgelegd waarna het project kan worden afgerond en verbeteringen zichtbaar zullen zijn. Halfjaarlijks ontvangt u informatie over de voortdurende doorontwikkeling van de raadswebsite en de digitale informatievoorziening. Bezoekersaantallen De statistieken van de raadswebsite zijn pas vanaf 30 mei voor mij beschikbaar. Om toch een beeld te geven van enkele kengetallen uit de statistieken, houd ik een langere periode dan tot het eind van het tweede kwartaal aan (30 mei-31 juli). week Aantal bezoeken Unieke bezoekers % unieke bez. 30/05-05/ ,27% 06/06-12/ ,41% 13/06-19/ ,63% 20/06-26/06 Deze week geen statistieken beschikbaar 27/06-03/ ,00% 04/07-10/ ,09% 11/07-17/ ,12% 18/07-24/ ,53% 25/07-31/ ,00% Devices Smartphone/table t Laptop/deskto p Aantal bezoekers % van totaal 43,84% 56,16% Bron % van totaal bezoekers Direct raad.asten.nl 37,46% Google 23,51% Via asten.nl 31,85% Overige 7,18% 4/5

5 Meest bezochte pagina s* 1. Homepage 30 mei 31 juli Vergaderdata Griffie 4. Wie zijn de raadsleden 5. Besluitenlijst raad 6. Over de commissies 7. Over de raad 8. Nieuws *In deze telling zijn de agenda s van de vergaderingen niet meegenomen. Deze worden het meest geraadpleegd. 5/5