Plan van aanpak Project overdracht Middag

Transcriptie

1 Plan van aanpak Project overdracht Middag Inhoud: Inleiding 1. Doelstelling en uitgangspunten 2. Projectstructuur 3. Inhoudelijke opgaven 4. Planning versie 1.3

2 Inleiding Met de vaststelling van de herindelingsontwerpen- en adviezen herindeling Westerkwartier en Het Hogeland hebben de betrokken gemeenten ingestemd met de toevoeging van het gebied Middag- Humsterland met daarin de kernen Ezinge, Feerwerd en Garnwerd aan de nieuw te vormen gemeente Westerkwartier per 1 januari Op die datum ontstaat ook de nieuw te vormen gemeente Het Hogeland. Vanwege de overgang van dit gebied participeert de gemeente Winsum formeel in twee herindelingsprocessen: dat van Het Hogeland en dat van Westerkwartier. In zowel de gemeenten die Het Hogeland gaan vormen als de gemeenten die straks verder gaan als Westerkwartier zijn de inhoudelijke voorbereidingen voor de nieuw te vormen gemeenten in volle gang. Er vindt visievorming plaats, regelgeving, beleid en praktische zaken worden geïnventariseerd en harmonisatievoorstellen worden voorbereid. Het gebied Ezinge, Feerwerd, Garnwerd (hierna: Middag) moet hierin worden meegenomen. Dit speelt met name in de beleidsontwikkeling in Westerkwartier. Hiervoor zijn gegevens nodig vanuit (met name) de gemeente Winsum. Naast een inventarisatieopgave is er sprake van bijzondere afspraken die tussen beide gebieden tot stand moeten komen. Daar waar tussen de gemeenten in het Hogeland en de gemeenten in het Westerkwartier sprake is van een samenvoeging, gaat het voor wat betreft het gebied Middag over een overdracht. Dat brengt een ontvlechtings- en invlechtingsopgave met zich. Deze overdracht vraagt om een gestructureerde aanpak. Met het oog daarop is dit plan van aanpak opgesteld dat moet uitmonden in een project Middag. In dit plan van aanpak wordt in hoofdstuk 1 ingegaan op de doelstelling en de uitgangspunten van dit project. Hoofdstuk 2 geeft inzicht in de lichte projectstructuur die voor dit project wordt opgesteld. Er wordt vervolgens in hoofdstuk 3 een overzicht gegeven van de belangrijkste opgaven die binnen dit project aan de orde moeten komen. In hoofdstuk 4 wordt een globale planning opgenomen voor de startfase van dit project. 2

3 1. Doelstelling en uitgangspunten Doelstelling De doelstelling van het project Middag is het komen tot een bestuursopdracht waarmee ambtelijk en bestuurlijk de overdracht van het gebied Middag van Winsum aan de nieuw te vormen gemeente Westerkwartier per 1 januari 2019 wordt voorbereid. Uitgangspunten Om dit doel te bereiken wordt een aantal uitgangspunten gehanteerd dat leidend is bij de overdracht van Middag: Winsum of Het Hogeland De gemeente Winsum neemt in de overdracht van het gebied een bijzondere positie in. Zij is latende gemeente en daarnaast formeel partner in het herindelingsproces Westerkwartier. Formeel is er dus sprake van drie partijen: de toekomstige gemeente Het Hogeland, de toekomstige gemeente Westerkwartier en de latende gemeente Winsum. Als insteek voor dit project werken we vanuit de gedachte dat Winsum, als fusiepartner van de gemeente Het Hogeland, geen zelfstandige positie inneemt. Het Hogeland en Westerkwartier maken afspraken met elkaar. Dat Winsum daarin een prominente rol vervult is - alleen al in praktische zin - evident, maar bij overdrachtsafspraken zijn de Hogelandgemeenten en de Westerkwartiergemeenten in de lead. Praktische insteek Van belang is dat het overgangstraject zorgvuldig verloopt. We willen tegelijk ook praktisch zijn. We werken niet met ingewikkelde (en kostbare) projectorganisaties en benutten zoveel mogelijk onze bestaande project- en werkgroepen voor de fusie. We kiezen voor een lichte structuur en benutten de harmonieuze wijze waarop afspraken over het gebied tot nu toe zijn gemaakt. We kiezen daarmee dus niet voor externe begeleiding bij het traject, tenzij dat op deelonderwerpen noodzakelijk blijkt te zijn. Bestuursovereenkomst In een nader op te stellen bestuursovereenkomst worden afspraken gemaakt over de gevolgen van de overgang voor de beide nieuw te vormen gemeenten. Dit betreft dan voornamelijk, maar niet uitsluitend gevolgen van financiële aard, bijvoorbeeld met betrekking tot het personeelsbestand en de uitkering uit het Gemeentefonds. Personeel De personele consequenties van de overgang houden we graag zo eenvoudig mogelijk. De medewerkers van Winsum gaan in beginsel over naar de nieuw te vormen gemeente Het Hogeland 1. Hetzelfde geldt voor de afspraken met gemeenschappelijke regelingen (hierna: GR-en). De Winsumse GR-en worden breed betrokken in de toekomstplannen voor de nieuwe gemeente Het Hogeland. Verantwoordelijkheden in de overgangsfase De gemeente Winsum blijft tot aan de fusiedatum verantwoordelijk (en daarmee ook aanspreekpunt) voor de inwoners van Middag. Na 1 januari 2019 ligt die verantwoordelijkheid bij Westerkwartier. Als dat dienstig is voor de praktijk (bijvoorbeeld bij afspraken over Wmovoorzieningen e.d.) vinden inwonercontacten gezamenlijk plaats (Winsum en toekomstig 1 Op grond van artikel 59, eerste lid, wet Arhi, dient in deze situatie de herindelingsregeling de (nieuwe) gemeente aan te wijzen die hen voorlopig in dienst neemt. 3

4 Westerkwartier). We brengen collega s van Het Hogeland en Westerkwartier met elkaar in contact om praktische zaken te regelen. De projectgroep houdt zich bezig met de (grotere) onderwerpen Voorbereiding Westerkwartier De Westerkwartiergemeenten zijn gevieren verantwoordelijk voor het opstellen van nieuw beleid voor de te vormen gemeente. Hierin speelt de gemeente Winsum (of Het Hogeland) in principe geen rol. Wel worden goede afspraken gemaakt over eventuele overgangsrechten voor inwoners van het betrokken gebied. Financiën Het project wordt zoveel mogelijk middels inzet van eigen medewerkers mogelijk gemaakt. Mocht het project leiden tot extra inzet van medewerkers, dan wordt dit opgelost binnen het beschikbare frictiebudget. Er wordt in beginsel vastgehouden aan een 50/50-verdeling tussen Het Hogeland en Westerkwartier. Indien specifiek voor deze grenscorrectie extra middelen beschikbaar komen vanuit het Rijk, dan wordt dat voor dit project ingezet. Betrokkenheid Raad Winsum De hieronder genoemde stuurgroep betrekt, via de bestuurlijke linking pin uit Winsum, de gemeenteraad van Winsum, in de rol van latende gemeente, bij de verdere uitwerking van het traject. Communicatie Gezien het feit dat hier belangen van de inwoners van Middag aan de orde zijn is een apart communicatietraject, specifiek gericht op hen, gewenst. 2. Projectstructuur Binnen de herindelingstrajecten van Westerkwartier en Het Hogeland worden veel activiteiten rondom de herindeling ondergebracht in een projectenorganisatie. Het ligt daarom voor de hand om ook de vraagstukken die samenhangen met de overdracht van Middag in een projectstructuur neer te leggen. Deze structuur is zowel verbonden aan de projectstructuur van Westerkwartier als de programmastructuur van Het Hogeland. Tegelijk geeft de beperkte omvang van dit project reden om een lichte projectstructuur toe te passen. Omdat dit project naar inhoud, proces en procedure een eigenstandige plek ten opzichte van de beide herindelingstrajecten heeft, staat de projectgroep onder opdrachtgeverschap van een aparte stuurgroep, de Stuurgroep Middag. 4

5 Bestuurlijke opdrachtgevers: de Stuurgroep Vanuit beide gebieden worden twee bestuurlijke opdrachtgevers ingezet op het overgangstraject. Zij dragen bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het traject en rapporteren hierover aan de verschillende stuurgroepen en de betrokken gemeentebesturen. Rinus Michels (lid stuurgroep Het Hogeland en burgemeester Winsum) Mariëtte de Visser (lid stuurgroep Het Hogeland en wethouder De Marne) Henk Kosmeijer (voorzitter stuurgroep Westerkwartier en burgemeester Marum) Sjabbo Smedes (lid stuurgroep Westerkwartier en wethouder Grootegast) Ambtelijke opdrachtgevers De ambtelijke opdrachtgevers zijn linking pin naar de programmagroep (Het Hogeland) en het secretarissenoverleg (Westerkwartier). Frank Wiertz (gemeentesecretaris Winsum en lid programmagroep Het Hogeland) Eric Paré (gemeentesecretaris Grootegast en voorzitter secretarissenoverleg Westerkwartier) Projectleiding De projectleiding is in handen van de project/programmasecretarissen van beide gebieden. Zij zitten de projectgroep voor en leggen verantwoording af in de driehoek bestuurlijke opdrachtgevers ambtelijke opdrachtgevers - projectleiding. Martijn Dijkema (Het Hogeland) Wessel Landman (Westerkwartier) Projectgroep De projectgroep wordt gevormd door leden van de ambtelijke project- en werkgroepen in Het Hogeland en Westerkwartier. Daarin zijn alleen de ambtelijke groepen vertegenwoordigd die een nadrukkelijke rol hebben in het overgangstraject. Zij zijn linking pin naar de andere ambtelijke werkgroepen en de eigen organisaties. Per onderwerp worden twee personen per gebied afgevaardigd. Omdat veel informatie vanuit Winsum komt, geldt voor Het Hogeland dat er per onderwerp in ieder geval één persoon uit de gemeente Winsum wordt afgevaardigd. We hebben bij de verzameling van onderwerpen zoveel mogelijk rekening gehouden met alle facetten van de gebiedsoverdracht. Echter, er moeten ook veel praktische zaken worden geregeld, op detailniveau. Daarom worden aan de projectgroep tevens twee personen per gebied toegevoegd die, bekeken vanuit de inwoner, in kaart brengen welke zaken allemaal op 1 januari 2019 geregeld moeten worden. Daarbij kan gedacht worden aan: zijn alle uitkerings- en pgb-houders in beeld en krijgt men deze voorzieningen op 1 januari 2019? Wordt het afval opgehaald? Worden de Wozwaardes tijdig getaxeerd? Deze personen in de projectgroepen als het ware de ogen en oren van de inwoners uit het gebied. De projectgroep bestaat uit de volgende personen: Onderwerp Het Hogeland Westerkwartier Juridisch en samenwerkingen Financiën Gegevensoverdracht Sylvia van Roon (projectgroep JZ/OOV) nnb (werkgroep inkoop) Harry Schaaphok (projectgroep Middelen) nnb (projectgroep Middelen) Siete Rutgers (projectgroep I&A) nnb (projectgroep I&A) Jos Robot (werkgroep ABJZ) Angelique Arends (subwerkgroep inkoop) Clemens v.d. Klaauw (werkgroep financiën) Gerda Hoogeveen (werkgroep financiën) Frits Moorlag (werkgroep ICT) Albert Buruma (werkgroep ICT) 5

6 Praktische zaken Aletta Stienstra Toon Hartjes (geen werkgroep) nnb (projectgroep Facilitair) Janneke Meijer (werkgroep SMZ) Communicatie Simone Klein (proj. groep Communicatie) Jur Engels (werkgroep Communicatie) De projectgroepleden zorgen voor de verbinding met de bestaande projectstructuren van Het Hogeland en Westerkwartier. Zij dragen er zorg voor dat projectgroepen informatie aanleveren en betrekken hen bij de uitkomsten van het project. Als er directe vragen zijn vanuit de reguliere projectorganisatie van het Westerkwartier (bijv. ter inventarisatie) dan kunnen deze rechtstreeks worden gesteld aan door Winsum beschikbaar gestelde contactpersonen. Het gaat dan vooral om praktische vragen die niet in bovengenoemde projectstructuur hoeven te worden gebracht. Praktische werkwijze We kiezen voor praktisch werken. De verschillende projectgroeponderdelen kunnen over het algemeen zelfstandig aan de slag. De projectleiding bewaakt voortgang en tijdpad. We komen periodiek als complete projectgroep bij elkaar en verder op onderwerpniveau. Bestuursopdracht Voorafgaand aan de start van het project maakt de projectgroep zelf een bestuursopdracht, waarin per onderwerp wordt uitgewerkt wat er moet gebeuren, wie dat doet en welk tijdpad we daarbij hanteren. Ieder projectgroeponderdeel schrijft dit op basis van eigen expertise en ervaring en de projectleiding brengt dit bij elkaar. Ook wordt een kostenraming gegeven. De bestuursopdracht wordt vastgesteld in de Stuurgroep Middag. Het project gaat zo snel mogelijk van start. Op basis van ingewonnen advies over ervaringen bij andere grenscorrecties is de verwachting gerechtvaardigd dat er voldoende tijd is om het project tijdig af te ronden. 6

7 3. Inhoudelijke opgaven De overdracht van het gebied Middag kent opgaven op diverse niveaus. Er moeten veel praktische zaken geregeld worden: hoe zorgen we ervoor dat vanaf 1 januari 2019 het afval in het gebied wordt opgehaald? Hoe zorgen we dat uitkeringsgerechtigden vanaf dat moment van de gemeente Westerkwartier een bijstandsuitkering krijgen? Ook op een hoger abstractieniveau kent het traject opgaven, zoals de consequenties voor algemene uitkering uit het gemeentefonds. Hieronder wordt een eerste opsomming gegeven van de belangrijkste onderwerpen die betrokken worden bij het overgangsproces. De lijst is niet-limitatief en kan gedurende het proces worden aangevuld. Juridisch - Toepasselijke verordeningen en beleidsregels inventarisatie - Contractuele verplichtingen* (overdracht contracten, huur, pacht e.d.) - Subsidierelaties - Verzekeringen - Bestemmingsplannen - lopende zaken op moment overdracht (ingediend bij Winsum, maar nog geen besluit genomen op 1-1, bv bezwaarschriften, aanvragen omgevingsvergunningen, subsidies, jeugdwet enz) - zaken die zich tot 1-1-overdracht voordoen: handhavingszaken, verzoeken om van regels af te wijken; hoe gaat Winsum hiermee om; overleg met Westerkwartier op zaaksbasis? - gegevensoverdracht OO&V-casuïstiek, meldingen openbare ruimte - overdracht eigendommen - GR-en en andere verbonden partijen - Samenwerking Onderwijs Financiën - Onderscheid tussen deelbare en niet-deelbare onderdelen - Verdeelsleutel voor niet-deelbare onderdelen - WOZ/Belastingen - Uitkering Gemeentefonds - ABR - Afschrijvingen en investeringen o Incl. methoden en systemen - Kapitaalgoederen en boekwaarden (w.o. ook sportaccommodaties, kunstwerken, groen, riolen, (water)wegen, begraafplaatsen en lichtmasten) - Grondexploitatie Gegevensoverdracht (pakketten) - Belastingen - Financieel - Basisregistraties - Archief - Uitkeringsadministratie - Wmo - Jeugd 7

8 - Infrastructuur Samenwerkingen * hiermee wordt gedoeld op contractuele verplichtingen in de breedste zin van het woord. Contracten met afvalinzameling valt hier bijvoorbeeld ook onder. 8

9 4. Planning De planning kan voor het overgrote deel (pas) worden gevuld als de bestuursopdracht is afgerond. Tot die tijd wordt de volgende globale planning gehanteerd: Onderdeel Weekplanning Bespreking projectplan met ambtelijke opdrachtgevers Week 27 Bespreking projectplan met bestuurlijke opdrachtgevers Week 38 Samenstelling projectgroep rond z.s.m. Vaststelling projectplan in de stuurgroepen HH en WK Week 40/41 Afronden bestuursopdracht (ambtelijk) Week 43 Vaststelling bestuursopdracht in Stuurgroep Middag Week 44/45 9