Begroting Schoolvereniging Agatha Snellen. Utrecht DEFINITIEF

Transcriptie

1 Begroting 2016 Schoolvereniging Agatha Snellen Utrecht DEFINITIEF Utrecht, 16 november 2015

2 1 Inleiding Het bestuur en de directie van de Agatha Snellenschool vinden het belangrijk om open te communiceren met ouders, leerlingen, leerkrachten en andere belanghebbenden. Met deze begroting geeft het bestuur inzicht aan de leden van de Schoolvereniging Agatha Snellen over de verwachte inkomsten en uitgaven van de school over Deze begroting wordt voorgelegd aan de ALV in de najaarsvergadering van 2015 ter goedkeuring. Doel document Op basis van dit document kunnen de Medezeggenschapsraad (MR) en de Algemene Leden Vergadering (ALV): Zich een beeld vormen van de lange termijn financiële vooruitzichten en mogelijkheden; Advies geven over prioriteiten; De begroting 2016 al dan niet goedkeuren. De MR heeft vooraf inzicht gekregen in de concept begroting en haar akkoord gegeven op het stuk. De definitieve begroting wordt op 18 november 2015 gedeeld met de leden van de vereniging, als voorbereiding op de ALV van 25 november Afgezien van de begroting 2016 heeft de meerjarenraming geen formele status: Individuele verbeteringen die in deze raming zijn opgenomen zullen elk een eigen goedkeuringstraject doorlopen; De cijfers vanaf 2017 zijn 'slechts' een raming naar beste inzicht van vandaag; deze zullen jaarlijks geactualiseerd worden en met de ALV worden besproken. Uitgangspunten en werkwijze Als start voor de begroting is de forecast van 2015 genomen. Deze bevat de realisatiecijfers tot en met september Voor de periode van oktober december 2015 wordt een inschatting gemaakt van de te verwachten bedragen. Aan deze basis zijn vervolgens de voorziene ontwikkelingen en de financiële effecten van het schoolplan voor de komende jaren toegevoegd: De beschikbare beschikkingen van de overheid voor het schooljaar 2015/16 (op basis van de leerlingentelling van 1 oktober Voor de beschikkingen die nog niet zijn gepubliceerd, wordt een verwachting opgenomen; De aangevraagde subsidies bij de gemeente; De verwachte ontwikkeling van het leerlingenaantal en de formatie in de komende jaren. Vervolgens zijn de beoogde veranderingen ingepland binnen de financiële ruimte die wordt voorzien. Hierbij dienen de volgende randvoorwaarden als uitgangspunt: Op de langere termijn streeft de school gemiddeld een neutraal (nul) resultaat na; Begroting Schoolvereniging Agatha Snellen 2016 Pagina 2 van 12

3 Het eigen vermogen (dat eind 2014 ca bedroeg) moet positief blijven; De liquiditeitspositie moet veilig positief blijven en in ieder geval > Tussenschoolse Opvang Aangezien de school verantwoordelijk is voor de TSO, ook qua financiën, lopen de kosten en de uitgaven hiervoor over de financiële boekhouding van de school. Er wordt geen aparte begroting voorgelegd aan de ALV, maar de hoofdpunten worden hieronder weergegeven: De TSO dient zoveel mogelijk kostenneutraal te worden uitgevoerd (dus inkomsten en uitgaven moeten ongeveer gelijk zijn); Aangezien Partou jaarlijks de kosten van hun medewerkers verhoogt (o.b.v. CAO, etc.) volgen de kosten die ouders moeten betalen, in principe ook deze stijging. Voor het jaar stijgen de kosten niet, omdat het aantal leerlingen dat gebruik maakt van de Tussenschoolse Opvang hoger is begroot dan voorgaande jaren werd begroot. Deze toename in begroot gebruik is gebaseerd op ervaringscijfers van de afgelopen jaren; o Voor 2015/2016 zijn de volgende tarieven van toepassing: Abonnement: 3,20 per overblijfmoment; Strippenkaart: 4,00 per kind. Het contract met Partou is in de zomer van 2015 verlengd met één jaar. De contractperiode loopt nu gelijk met het schooljaar: van 1 augustus juli Per jaar wordt het tarief vastgesteld en gecommuniceerd in de voorjaars ALV. Toelichting bestuur Deze begroting is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid opgesteld en de financiële verwachtingen van bestuur en directie zijn hierin verwerkt. Al met al is het bestuur van mening dat voor 2016 een begroting wordt voorgelegd, die een goed beeld geeft van de te verwachten financiële ontwikkeling van de Agatha Snellenschool in het komende jaar. Het bestuur van de schoolvereniging Agatha Snellen, Utrecht, 16 november 2015 Begroting Schoolvereniging Agatha Snellen 2016 Pagina 3 van 12

4 2 Basis voor de begroting Bij het opstellen van de begroting voor 2016 en de raming van zijn de volgende uitgangpunten gebruikt: Het leerlingaantal van 1 oktober 2015: 220 kinderen; Er vinden geen grote onvoorziene tegenvallers plaats; Op basis van het Meerjaren Onderhouds Plan is de dotatie voor onderhoud structureel verhoogd naar ,- (Deze was in ,-). Dit is noodzakelijk omdat groot onderhoud niet langer door de Gemeente wordt vergoed maar voor rekening van het schoolbestuur is; Het pand de Wijde Doelen 10, waarvoor nu een onderzoek loopt naar de mogelijkheden om dit in gebruik te nemen, heeft geen invloed op de begroting van 2016; De formatie wijzigt niet in omvang gedurende het jaar. Begroting Schoolvereniging Agatha Snellen 2016 Pagina 4 van 12

5 3 Begroting Winst & Verlies Rekening De begroting voor 2016 realiseert een resultaat van ,-. In de volgende paragrafen wordt op de details van de genoemde posten in de Winst- en Verliesrekening ingegaan. Realisatie 2014 Forecast 2015 Begroting 2016 Baten (Rijks) bijdragen OC en W Overige overheidsbijdragen Overige baten Totaal baten Lasten Personele lasten Afschrijvingen Huisvestingslasten Administratie en beheerslasten Leermiddelen en klein inventaris Overige instellingslasten Totaal lasten Operationeel resultaat Financieel resultaat Totaal resultaat Resultaat als % van totale inkomsten 2,9% 0,4% 1,2% Tabel 1: Winst & Verlies Rekening Begroting Details Winst & Verliesrekening Baten De baten stijgen in 2016 met 1,1% ten opzichte van de forecast Rijksbijdragen Van het Rijk wordt ruim 1 miljoen euro ontvangen. Voor zover beschikbaar is gebruik gemaakt van de beschikkingen van de overheid voor het jaar Die zijn deels gepubliceerd. De overige beschikkingen worden uiterlijk 30 november 2015 gepubliceerd. Voor het jaar is er vanuit gegaan dat al deze posten met 1% stijgen. Begroting Schoolvereniging Agatha Snellen 2016 Pagina 5 van 12

6 De beschikkingen hebben betrekking op een schooljaar, terwijl de begroting betrekking heeft op een kalenderjaar. Vanuit de beschikkingen voor 2 opeenvolgende jaren worden de inkomsten voor een specifiek jaar berekend. Overige Overheidsbijdragen Deze post is de laatste jaren flink aan het stijgen, omdat er nieuwe subsidies door de gemeente zijn toegekend voor cultuureducatie en onze conciërge. Actief optreden van de directie op het verkrijgen van subsidies, zorgt ervoor dat we veel mooie dingen voor onze kinderen kunnen organiseren. Overige baten Deze post daalt licht ten opzichte van de voorgaande jaren, omdat de verwachting is dat het Zuilenstraatfonds haar bijdrage aan de school zal verminderen. Het Zuilenstraatfonds gaat het pand aan de Wijde Doelen 10 aankopen, waardoor haar liquiditeitspositie afneemt en rekening wordt gehouden met een stijging van de operationele kosten van het fonds. In hoeverre dit bewaarheid gaat worden, wordt in de komende maanden uitgezocht, als de eigendomsconstructie van het pand vorm wordt gegeven. Realisatie Forecast Begroting MvO - personele vergoeding MvO - aanvullende bekostiging MvO - materiele subsidie MvO - aanvullende bekostiging buitenonderhoud MvO - vergoeding inzake arrangement MvO - Rijksbijdrage SVW lichte ondersteuning MvO - Rijksbijdrage SVW zware ondersteuning MvO - vergoeding prestatiebox P.O MvO - vergoeding Onderwijsonderst. Personeel MvO - vergoeding pers.- en arbeidsmarktbeleid Gemeente inzake Leerlingbegeleiding PO Gemeente inzake kosten concierge Gemeente inzake activiteitenbudget Cultuur Zorgmiddelen samenwerkingsverbanden Contributies Verhuur onroerende goederen Huurvergoeding Partou Overige opbrengsten Stichting Zuilenstraat Totaal baten Tabel 2: Winst & Verlies Rekening Begroting Baten De post Zorgmiddelen samenwerkingsverbanden is opgegaan in de post Gemeente inzake Leerlingbegeleiding en de rijksbijdragen voor lichte en zware ondersteuning. Dit is het gevolg van de herstructurering van het Samenwerkingsverband weer samen naar school (SWV-wsns, een samenwerking van alle Utrechtse scholen voor ondersteuning van leerlingen). Begroting Schoolvereniging Agatha Snellen 2016 Pagina 6 van 12

7 3.2.2 Lasten Personeelslasten De loonkosten stijgen in 2016 door de salarisverhoging die is vastgelegd in de onderwijs CAO. De formatie blijft gelijk ten opzicht van Er is een post Onvoorzien van ,-, opgenomen om eventueel langdurig verlof (bijvoorbeeld voor zwangerschap) van het personeel of calamiteiten op te vangen. Realisatie Forecast Begroting Totaal loonk osten Uitkeringen vervangingsfonds USZO ziektewetuitkeringen / UWV ZW Uitkeringen Doorbelasting Centraal Museum Netto loonk osten Diensten derden Vrijwilligersvergoedingen Premie vervangingsfonds (bonus/malus) Studie/Scholing Bedrijfsgezondheidsdienst Diverse personeelskosten voor rekening bestuur Totaal personeelslasten Tabel 3: Winst & Verlies Rekening Begroting Personeelslasten Als een teamlid door ziekte vervangen moet worden, worden de kosten van de vervanging vergoed door het vervangingsfonds. Een dergelijke afwezigheid heeft daardoor geen invloed op de netto loonkosten. De doorbelasting Centraal Museum heeft betrekking op de loonkosten die de school in rekening brengt aan het Centraal Museum voor de ontwikkeling van ons gezamenlijk cultuurprogramma. Daar participeren onze docenten actief in en in sommige gevallen zijn er afspraken gemaakt voor vergoeding van die uren door het Centraal Museum. Afschrijvingen In de afgelopen jaren zijn de leermiddelen en het gebouw in een uitstekende staat gebracht door daar ieder jaar in te investeren. Voor 2016 worden slechts beperkte investeringen voorzien, waardoor ook de afschrijvingen niet opvallend zullen wijzigen. Door de goede liquide positie van de school is er ruimte om te investeren. Daarom is er voor gekozen om de digiborden eerder dan gepland te vervangen. De helderheid van de huidige schermen is hard achteruit gegaan. Hiermee is een investering van ,- gemoeid. De nieuwe LCD schermen worden in de zomer van 2016 geplaatst. Daarnaast wordt er in 2016 geïnvesteerd in materialen voor een rijke leeromgeving bij wereldoriëntatie en bij cultuureducatie, voor een totaalbedrag van 7.500,-. Door het aflopen van afschrijvingstermijnen in 2016 van eerdere investeringen, hebben deze nieuwe investeringen zeer beperkt invloed op de totale afschrijvingen. Begroting Schoolvereniging Agatha Snellen 2016 Pagina 7 van 12

8 Realisatie Forecast Begroting Afschrijving gebouw Afschrijving inventaris Afschrijving boeken en methodes Afschrijving immateriele vaste activa Totaal Afschrijvingen Tabel 4: Winst & Verlies Rekening Begroting 2016 Afschrijvingen Huisvestingslasten Voor 2016 wil de school een goedkoper energiecontract afsluiten. In de begroting is hier nog geen rekening mee gehouden, omdat op dit moment nog geen zicht bestaat op de mogelijkheden van kostenverlaging. In het tevredenheidsonderzoek springt de hygiëne er negatief uit. Daarom is besloten om het aantal schoonmaakuren uit te breiden. Met het schoonmaakbedrijf wordt op dit moment gekeken naar de mogelijkheid om tijdens de lunch de toiletten een keer extra schoon te maken. Hiervoor is extra budget vrijgemaakt. De Dotatie voorziening onderhoud gebouw is structureel verhoogd met ,- per jaar, omdat het groot onderhoud de verantwoordelijkheid is geworden van de school. Samen met de Monumentenwacht en een aannemer is gewerkt aan een nieuw Meerjaren Onderhoudsplan. Op basis van dit plan lijkt deze dotatie voldoende om in de komende 10 jaar het onderhoud van het volledige pand zelfstandig te financieren. Realisatie Forecast Begroting Huur bedrijfsruimte Onderhoud gebouw Onderhoud terrein Gas/water/licht Alarm/beveiliging Kosten schoonmaakartikelen Schoonmaakkosten Publiekrechtelijke heffingen Dotatie voorziening onderhoud Totaal huisvestingskosten Tabel 5: Winst & Verlies Rekening Begroting 2016 Huisvestingslasten Administratie- en beheerslasten In 2015 is de school overgestapt op een aantal nieuwe applicaties, zoals ParnasSys. Dit heeft in dit jaar gezorgd voor overlappende licentiekosten. Vanaf 2016 zijn die niet meer van toepassing, waardoor de post ICT verbruiksmaterialen daalt. Begroting Schoolvereniging Agatha Snellen 2016 Pagina 8 van 12

9 Met ons administratiekantoor Vizyr zijn we in onderhandeling over een nieuw contract voor De verwachting is dat de totale kosten van Vizyr gaan dalen. De kosten over 2015 geven een verkeerd beeld, omdat we een creditnota over 2014 hebben ontvangen, wegens te veel betaalde kosten voor managementondersteuning. Die betrekken we niet van Vizyr, maar van de controller van het VBS (Vereniging Bijzondere Scholen). Realisatie Forecast Begroting Telefoonkosten Reproduktiekosten Abonnementen/Contributies Porti en vracht Administratiekantoor Accountantskosten Kosten ICT verbruiksmaterialen Diverse kantoorkosten Diverse bestuurskosten Bank en girokosten Totaal administratie- en beheerslasten Tabel 6: Winst & Verlies Rekening Begroting 2016 Administratie en beheerslasten Instellingslasten In de zomer van 2016 gaat Jannet Damman met pensioen. De werving van haar vervanger wordt gedaan door de school zelf, waardoor geen wervingskosten worden voorzien. De schoolreisjes en het schoolkamp waren dit jaar niet geheel kostendekkend. Voor komend jaar wordt daar scherper op gestuurd. Het bestuur heeft het voornemen om in de voorjaars ALV voor te stellen dat vanaf de zomer van 2016 de schoolreisjes en een deel van het schoolkamp gefinancierd gaan worden uit de schoolcontributie. In de voorjaars ALV wordt de schoolcontributie vastgesteld. Groot voordeel is dat door deze maatregel een enorme administratieve last voor het innen van de bijdragen voor de schoolreisjes wordt weggenomen. Begroting Schoolvereniging Agatha Snellen 2016 Pagina 9 van 12

10 Totaal Overige instellingslasten Tabel 7: Winst & Verlies Rekening Begroting 2016 Instellingslasten Leermiddelen en klein inventaris Voor deze post worden geen grote afwijkingen van 2015 voorzien. In het huidige jaar zijn we overgestapt op verschillende nieuwe leermethoden, die extra kosten met zich meebrachten voor het aanschaffen van onderwijsmateriaal. In 2016 is de verwachting dat die totale post iets lager uitvalt. Totaal Leermiddelen en klein inventaris Tabel 8: Winst & Verlies Rekening Begroting 2016 Leermiddelen en klein inventaris Financieel resultaat De verwachting is dat er 1000,- aan rente wordt ontvangen in De huidige rentestand blijft dalen, dus ondanks onze toenemende liquide positie zorgt dit niet voor significante additionele opbrengsten. Door het ontbreken van schulden, zijn er geen rentekosten opgenomen in de begroting. 3.3 Balans Realisatie Forecast Begroting Wervingskosten Medezeggenschap Schoolreisjes Culturele vorming/excursies Kosten bijzondere dagen Besteding gelden Zuilenstraat Diverse onderwijskosten Schoolgids Representatiekosten Kantinekosten Verzekeringen algemeen Contributie VBS Overige bijdragen Diverse kosten Realisatie Forecast Begroting Leermiddelen Leermiddelen gehandicapte II. (rugzakje) Leermiddelen zorgbreedte Handenarbeid Aanschaf klein inventaris Op basis van de Winst- & Verliesrekening en de investeringen is de begrote balans voor 2016 opgesteld. Begroting Schoolvereniging Agatha Snellen 2016 Pagina 10 van 12

11 De posten Kortlopende schulden en Vorderingen worden niet begroot. Deze worden jaarlijks aangepast op basis van de jaarrekening en geacht min of meer gelijk te blijven voor de komende jaren. Het toenemende Eigen vermogen, door het jaar op jaar realiseren van positieve jaarrekeningen en de toenemende liquide middelen nodigen uit tot extra investeringen. Gezien de onzekere toekomst als onderhoudsverantwoordelijke voor het gebouw en het ontbreken van andere buffers binnen de schoolfinanciën, is ervoor gekozen om nog even niets te doen met die situatie, anders dan de genoemde investeringen onder de kop Afschrijvingen. Meerjaren Kasstroom en Balans Realisatie 2014 Forecast 2015 Begroting 2016 Eigen vermogen einde jaar Voorzieningen einde jaar Kortlopende schulden einde jaar Totaal Passiva Einde jaar Vaste activa einde jaar Vorderingen einde jaar Liquide middelen einde jaar Totaal Activa Einde jaar Tabel 10: Balans Begroting 2016 Begroting Schoolvereniging Agatha Snellen 2016 Pagina 11 van 12

12 4 Meerjarenraming Het uitgangspunt voor de financiën van de Agatha Snellenschool is dat zij volgend zijn aan de plannen voor kwalitatief goed onderwijs en een prettige leeromgeving. Het bestuur streeft naar een financieel gezonde bedrijfsvoering, die op de lange termijn deze uitgangspunten mogelijk maakt. Om dat in stand te kunnen houden, wordt in de raming gekeken wat de langere termijn ontwikkeling is van de winst- en verliesrekening. Gehanteerde uitgangspunten voor de meerjarenraming ( ): - De lonen stijgen jaarlijks met 1,25%; - De bijdragen van de overheid stijgen jaarlijks met 1,25%; - De overige posten stijgen met de inflatie. Een percentage van 2% wordt gebruikt als gemiddeld inflatiepercentage; - Voor de realisatie van het schoolplan zijn de benodigde investeringen geraamd; - Het verloop van het leerlingaantal volgt een voorspelbaar patroon, gebaseerd op ervaringen uit het verleden. Het leerlingaantal gaat weer stijgen op het moment dat de huidige groepen 5 en 6 van school gaan. Die zijn relatief klein en de groepen in de jaren daarvoor (de huidige groepen 3 en 4) een stuk groter, waardoor het totaal aantal leerlingen op school toe zal nemen vanaf 2018; - In de personeelskosten is een risico-opslag opgenomen van per jaar om onvoorziene uitgaven op te vangen, bijvoorbeeld imperatief verlof, verhuiskosten, etc; Op basis van de nu bekende informatie ziet de toekomst van de Agatha Snellenschool er rooskleurig uit. Zie onderstaande raming van de ontwikkeling van het resultaat. Tabel 10: Meerjarenraming resultaatontwikkeling Begroting Schoolvereniging Agatha Snellen 2016 Pagina 12 van 12