O P R O E P I N G voor de op 26 februari 2013 te uur in de raadzaal van het stadhuis te houden vergadering van de Raad der gemeente Hengelo

Transcriptie

1 Aan de leden van de gemeenteraad van Hengelo O P R O E P I N G voor de op 26 februari 2013 te uur in de raadzaal van het stadhuis te houden vergadering van de Raad der gemeente Hengelo AGENDA: Port.H. Tijd: A Algemeen 30 min. 1 Opening 2 Vaststellen agenda 3 Vragenhalfuur (zie art. 40 Reglement van orde voor de Gemeenteraad) 4 Verslag vergadering 29 januari Lijst ingekomen stukken en mededelingen Hamerstukken 5 min. B1 Wijziging CAR-UWO 12G Lievers C1 Beeldkwaliteitplan Kamers deel 1 (plangebied Dalmeden) 12G Bron D1 Begroting 2013 Stg. OSG Hengelo 13G Lievers D2 Benoeming bestuurslid Primato 12G Lievers D3 Aanvraag Meerjarige Aanvullende Uitkering (MAU) G Ten Heuw B Voorstellen door tussenkomst van de commissie Bestuur 45 min. B2 Tussentijdse evaluatie raadswerk Griffie B3 Papierloze verstrekking vergaderstukken Griffie C Voorstellen door tussenkomst van de commissie Fysiek 20 min. C2 Vaststellen bestemmingsplan P&R garage Gieskesstraat 12G Bron D Voorstellen door tussenkomst van de commissie Sociaal D4 Winkeltijdenverordening Hengelo G Ten Heuw 45 min. E Voorstellen zonder tussenkomst van de commissies E1 2 e Wijziging Beleidsbegroting G Mulder E2 Instellen tijdelijke Raad van Toezicht OSG 13G Lievers 45 min. Wordt nagezonden! Hengelo, 11 februari 2013 De voorzitter van de raad, De heer S.W.J.G. Schelberg De stukken liggen voor de raadsleden ter inzage in het stadhuis van 12 februari 2012 De eerstvolgende raadsvergadering is gepland op 26 maart 2013 aanvang uur.

2

3 LIJST INGEKOMEN STUKKEN EN MEDEDELINGEN Raadsvergadering d.d. 26 februari 2013 Agendanummer: A5 OMSCHRIJVING VOORSTEL 1 H. Capelle. Geeft visie i.v.m. het plan om een nieuw Kunstcentrum in Hengelo op te richten aan de Molenstraat 16 (501608) 2 Gemeente Westland. Toezending motie gemeenteraad Westland m.b.t. Schijnconstructies Arbeidsmigranten met het verzoek deze motie te ondersteunen (501695) 3 De Friese Meren. Deelt mede dat de gemeenteraden van Gaasterlân-Sleat, Lemsterland en Skarsterlân (De Friese Meren) de motie huishoudelijke verzorging hebben aangenomen (501598) 4 R.H. de Haan. Zendt notitie werkgelegenheid een grabbelton met voorstellen over werkgelegenheid zowel voor het vliegveld als voor Twente als voor samenwerking met Oosterburen (501435) 5 E. Janssen. Vraagt aandacht voor gevaarlijke situatie aan de H. Hartstralaan richting ZGT na sneeuwval en verzoekt om een veilig en snelle toegankelijkheid van ziekenhuis te waarborgen (501893) 6 Droste Vastgoedontwikkeling B.V. Pro forma zienswijze ontwerp bestemmingsplan Veldwijk Noord Middengebied (502052) 7 Stichting Natuur- en Milieuraad Hengelo e.o. Zienswijze ontwerp bestemmingsplan Veldwijk Noord Middengebied (502124) 8 J.J.F. ter Horst. Zienswijze ontwerp bestemmingsplan Veldwijk Noord Middengebied (502398) 9 JPR Advocaten. Zienswijze ontwerp bestemmingsplan Veldwijk Noord Middengebied namens de hr. en mevr. Bruggink, wonende te Hengelo (O) (502292) 10 Raadsgriffie gemeente Geertruidenberg. Motie gemeenteraad Geertruidenberg over onderhandelingsakkoord tussen kabinet en vertegenwoordigers van provincies, waterschappen en gemeenten (502336) 11 Bureautje Voorwaarts. Zendt afschrift van een aan de Hengelose Beeldende kunstenaars over het exposeren in de Waterstaatskerk (502658) 12 Stichting Islamitisch Onderwijs Zaanstad. Aanvraag vestiging school in het plan van scholen (502494) 13 Mevr. H. Franken. Geeft visie op een nieuw op te zetten kunstcentrum in Hengelo (502497) 14 F.H.N. Leushuis. Alternatief voor de bouw van een nieuw stadhuis/stadskantoor op Westermaat (502978) 15 Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Monitor Agressie en Geweld Openbaar Bestuur 2012 (502550) 16 VNG. Ledenraadpleging financieel onderhandelaarsakkoord (502424) In handen van het college ter afdoening; de commissie sociaal informeren Voor kennisgeving aannemen Voor kennisgeving aannemen Voor kennisgeving aannemen In handen van het college ter afdoening In handen van het college ter voorbereiding; de commissie fysiek horen via reactienota In handen van het college ter voorbereiding; de commissie fysiek horen via reactienota In handen van het college ter voorbereiding; de commissie fysiek horen via reactienota In handen van het college ter voorbereiding; de commissie fysiek horen via reactienota Voor kennisgeving aannemen Voor kennisgeving aannemen In handen van het college ter afdoening; de commissie sociaal informeren In handen van het college ter afdoening; de commissie sociaal informeren In handen van het college ter afdoening; de commissie fysiek informeren Voor kennisgeving aannemen Voor kennisgeving aannemen, inclusief reactie van het college

4 De bijbehorende stukken liggen voor u op de gebruikelijke wijze ter inzage. Hengelo, 11 februari 2013 namens het raadspresidium, de voorzitter, 2 de heer J.W.M. Harink

5 SAMENVATTING RAADSVOORSTEL CASENUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G / ONDERWERP F. Ophuis PF Lie Wijziging CAR-UWO ivm nieuw contract zorgverzekering t.b.v. gemeenteambtenaren. B1 AGENDANUMMER BELEIDSPROGRAMMA/FACETAGENDA 01 Werk verbindt REDEN VAN AANBIEDING Externe wet- en regelgeving Wijziging tweetal artikelen in de Hengelose Arbeidsvoorwaardenregeling (HAR). SAMENVATTING VAN HET RAADSVOORSTEL EN HET VERVOLGTRAJECT In verband met de keuze uit een tweede zorgaanbieder (Zilveren Kruis Achmea) dienen de artikelen 7:24 en 7:24a van de HAR te worden gewijzigd. De wijziging gaat in per 1 januari PLAATSGEVONDEN COMMUNICATIE, DE RESULTATEN DAARVAN EN HET COMMUNICATIEPLAN VOOR HET VERVOLGTRAJECT In het Landelijk Overleg Gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden is een collectieve overeenkomst overeengekomen met een tweede zorgaanbieder, t.w. Zilveren Kruis Achmea. VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: per 1 januari 2013 ten behoeve van het personeel van de griffie vast te stellen de wijziging van de artikelen 7:24 resp. 7:24a van de Hengelose Arbeidsvoorwaardenregeling. OPSOMMING VAN BIJLAGEN LOGA-brief d.d. 4 september 2012, kenmerk: ECCVA/ ; Lbr: 12/080

6 RAADSVOORSTEL REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G F. Ophuis PF Lie ONDERWERP Wijziging CAR-UWO ivm nieuw contract zorgverzekering AANLEIDING EN DOEL Naast de reeds bestaande IZA-zorgverzekering is in het LOGA overeengekomen een collectief contract te sluiten met een tweede zorgverzekeraar, zijnde het Zilveren Kruis Achmea. In verband hiermee dient een tweetal artikelen in de HAR te worden gewijzigd. De wijziging gaat in per 1 januari OVERWEGINGEN Wijziging van de artikelen 7:24 en 7:24a HAR is voorwaarde om ambtenaren van de griffie die overgaan naar de zorgverzekering van Zilveren Kruis Achmea in aanmerking te laten komen voor de tegemoetkoming in de ziektekosten als geregeld in genoemde artikelen. FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN n.v.t. COMMUNICATIE EN INSPRAAK Communicatie als gebruikelijk VERVOLGTRAJECT EN -PRODUCTEN n.v.t. VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: per 1 januari 2013 ten behoeve van het personeel van de griffie vast te stellen de wijziging van artikel 7:24 resp. 7:24a van de Hengelose Arbeidsvoorwaardenregeling. BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HENGELO, De secretaris De burgemeester

7 RAADSBESLUIT REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G F. Ophuis PF Lie ONDERWERP Wijziging van de artikelen 7:24 en 7:24a HAR ivm nieuw contract zorgverzekering ten behoeve van gemeenteambtenaren. DE RAAD VAN DE GEMEENTE HENGELO, GELEZEN HET VOORSTEL VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, BESLUIT: per 1 januari 2013 ten behoeve van het personeel van de griffie vast te stellen de wijziging van artikel 7:24 resp. 7:24a van de Hengelose Arbeidsvoorwaardenregeling. DE GEMEENTERAAD VAN HENGELO, DATUM De griffier De voorzitter

8

9 SAMENVATTING RAADSVOORSTEL EN -BESLUIT REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORTEFEUILLEHOUDER G.J Eeftink Gri -- ONDERWERP Tussentijdse evaluatie raadswerk AGENDANUMMER B2 BELEIDSPROGRAMMA/BELEIDSLIJN Niet van toepassing REDEN VAN AANBIEDING De uit raadsleden bestaande werkgroep Evaluatie raadswerk heeft halverwege deze periode gewerkt aan een tussenevaluatie van het raadswerk. Het is een tussenevaluatie. Dat betekent dat de evaluatie niet gericht is op alle aspecten van het raadswerk (bijvoorbeeld niet op de aspecten waarvan in 2010 (her)bevestigd is dat het daarmee goed gaat). Daarom is er focus gemaakt en is de evaluatie toegespitst op (aspecten m.b.t.) de vergaderstructuur en -vorm en (daaraan verwant) de debatcultuur inclusief de wijze van debatteren en vergaderdiscipline. Bij deze wordt de eindrapportage ter bespreking aan de raad aangeboden. Een aantal aanbevelingen uit de eindrapportage leidt tot aanpassing van de toelichting en van artikelen in de Verordening op de raadscommissie 2010 en vragen om raadsvaststelling. Daarnaast wordt de raad gevraagd om in te stemmen met diverse andere aanbevelingen uit de eindrapportage. SAMENVATTING VAN HET RAADSVOORSTEL EN HET VERVOLGTRAJECT In hoofdstuk 9 van de Eindrapportage zijn op diverse onderwerpen aanbevelingen gedaan. Het betreft de onderwerpen: Vergaderstructuur; Verdeling onderwerpen over de commissies: Debatcultuur en de wijze van vergaderen: Hamerraad: Van binnen naar buiten: meer vergaderen op locatie: Kwaliteit van raadsstukken/ verbetering format raadsvoorstellen Beleidsagenda Strategische agenda; Het instrument Bestuurlijke Opdracht Trefpunt Hengelo IBR, Informele bijeenkomst Hart van Zuid Gebruik instrumenten raad Kansen van digitalisering Wij adviseren de raad om de aanbevelingen rond deze onderwerpen over te nemen zoals nader in het raadsvoorstel omschreven. PLAATSGEVONDEN COMMUNICATIE, DE RESULTATEN DAARVAN EN HET COMMUNICATIEPLAN VOOR HET VERVOLGTRAJECT De werkgroep heeft in januari 2012 een eerste inventarisatie van mogelijke te evalueren onderwerpen gemaakt. Dat was de input voor een ronde van de leden van de werkgroep langs alle raadsfracties, het college van B&W en het MT. Van de diverse gesprekken zijn gespreksverslagen maakt; zie de bijlage bij de eindrapportage. Vervolgens heeft de werkgroep in maart 2012 uit de opbrengst van die rondes en overeenkomstig de aangegeven wensen van raad, college en MT de te evalueren onderwerpen gedestilleerd. Deze onderwerpen zijn nader uitgewerkt, ondermeer met behulp van een debatscan die een extern bureau in 1

10 opdracht van de werkgroep heeft uitgevoerd. De werkgroep heeft de conclusies en de aanbevelingen uit de concept eindrapportage op 13 december 2012 aan u gepresenteerd. De werkgroep is in gesprek gegaan over de conclusies en aanbevelingen die in de eindrapportage zijn opgenomen. N.a.v. die reacties is het eindrapport aangepast op het punt van de conclusies rond het IBR, het rapport is definitief gemaakt en het wordt bij deze aan de raad ter besluitvorming aangeboden. VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld te besluiten overeenkomstig bijgevoegd ontwerp besluit. OPSOMMING VAN BIJLAGEN - Tussentijdse evaluatie raadswerk gemeenteraad Hengelo 2012, dd. januari

11 RAADSVOORSTEL REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORTEFEUILLEHOUDER GJ Eeftink Gri -- ONDERWERP Tussentijdse evaluatie raadswerk AANLEIDING EN DOEL De uit raadsleden bestaande werkgroep Evaluatie raadswerk heeft halverwege deze periode gewerkt aan een tussenevaluatie van het raadswerk. Het is een tussenevaluatie. Dat betekent dat de evaluatie niet gericht is op alle aspecten van het raadswerk (bijvoorbeeld niet op de aspecten waarvan in 2010 (her)bevestigd is dat het daarmee goed gaat). Daarom is er focus gemaakt en is de evaluatie toegespitst op (aspecten m.b.t.) de vergaderstructuur en vorm en (daaraan verwant) de debatcultuur inclusief de wijze van debatteren en vergaderdiscipline. OVERWEGINGEN In hoofdstuk 9 van de eindrapportage zijn op diverse onderwerpen aanbevelingen gedaan. Het betreft de onderwerpen: Vergaderstructuur; Verdeling onderwerpen over de commissies: Debatcultuur en de wijze van vergaderen: Hamerraad: Van binnen naar buiten: meer vergaderen op locatie: Kwaliteit van raadsstukken/ verbetering format raadsvoorstellen Beleidsagenda Strategische agenda; Het instrument Bestuurlijke Opdracht Trefpunt Hengelo IBR, Informele bijeenkomst Hart van Zuid Gebruik instrumenten raad Kansen van digitalisering Hieronder worden de aanbevelingen toegelicht. 1. Aanbeveling 1: algemene conclusie over de vergaderstructuur. De werkgroep merkt op dat er na ruim twee jaar in deze periode kanttekeningen te maken zijn bij de structuur, maar deze zijn niet zodanig dat ze ingrijpende aanpassingen op dit moment rechtvaardigen. Volstaan wordt met voorstellen tot minder ingrijpende aanpassingen. Daarnaast is een mogelijke/ gewenste fundamentele ingreep onlosmakelijk verbonden met een verdergaande digitalisering en die krijgt niet eerder dan vanaf eind 2013/ begin 2014 haar beslag. Daarom adviseert de werkgroep om begin 2013, parallel aan de ontwikkelingen rond de digitalisering, met een nieuw te formeren werkgroep vanuit de raad, de discussie te starten over eventuele fundamentele wijzigingen in de opzet, gericht op invoering bij de start van de nieuwe raadsperiode (medio 2014). Wij zien aanleiding voor kleinere aanpassingen nu in de opzet, ter vergroting van de efficiency en effectiviteit van de vergaderingen: benutten kansen digitalisering; beperking aantal termijnen, eventueel gecombineerd met spreektijd; aanpassingen in indeling commissies; meer focus in en op het debat in commissie en vooral resterend debat en besluitvorming in raad. 3

12 2. Aanbeveling 2: over de aanpassing van de indeling in commissies In de opmerkingen over de verdeling van de onderwerpen over de commissies is de optie van verschuiving van EZ van de commissie Sociaal naar de commissie Bestuur vaak genoemd. Het is een taak van het presidium om concrete onderwerpen toe te delen aan een commissie. Als leidraad gebruikt het presidium daarbij artikel 2 van de Verordening op de raadscommissies Inmiddels is de begrotingsopzet gewijzigd waardoor ook artikel 2 op onderdelen aanpassing behoeft. Daarbij zal er altijd een grijs gebied blijven en daarom vindt er ook telkens een afweging plaats door het presidium. Ook is het zo dat ieder raadslid lid is van elke raadscommissie en kan men binnen de eigen fractie afspreken dat hij/zij namens die fractie het woord voert bij de commissiebehandeling, in welke commissie dan ook. Dit geldt ook voor de leden van het college die voor elke raadscommissie een doorlopende uitnodiging hebben om aanwezig te zijn en het woord te voeren. Voor beter houvast voor de toedeling van onderwerpen uit dat grijze gebied adviseert de werkgroep om de t.b.v. de behandeling van jaarrekening/jaarverslag afgesproken toedeling van hoofdfuncties aan commissies als leidraad te hanteren. Commissie Programma/agenda Hoofdfunctie Sociaal Fysiek Bestuur 1. Werk verbindt 2. Zorg voor de mens 3. Een nieuwe vorm van ontmoeting & betrokkenheid 4. Naar een aantrekkelijke binnenstad 5. Toekomstbestendige stad met focus op Zuid Facetagenda Duurzaamheid Facetagenda Participatie 1. Werk verbindt 4. onderwijs 5. cultuur en recreatie 6. sociale zaken en maatschappelijke dienstverlening 2. verkeer, vervoer en waterstaat 7. (volksgezondheid en) milieu 8. ruimtelijke ordening en volkshuisvesting 0. algemeen bestuur 1. openbare orde en veiligheid 3. economische zaken 9. financiering en algemene dekkingsmiddelen Uit het schema blijkt dat EZ (hoofdfunctie 3, economische zaken) overgeheveld is naar de raadscommissie bestuur. Het gaat om economische zaken met een regionale component (NT of Regio Twente verband). Te denken valt aan onderwerpen rond het XL Businesspark, Crematorium, Regio Twente, Gemeentelijk Belastingkantoor Twente, Shared Services Centre en Citymarketing. Economische zaken met de sociale component blijven geagendeerd voor de raadscommissie Sociaal. Wij stellen voor om artikel 2, lid 2,3 en 4 van de Verordening op de raadscommissies 2010 aan te passen aan de nieuwe verdeling, op de wijze zoals hierna in het raadsbesluit is verwoord. 3. Aanbeveling 3: afspraken over en uitgangspunten rond de wijze van vergaderen Wij vergaderen volgens de BOB-beginselen: Beeldvorming Oordeelsvorming Besluitvorming. Het accent van het debat ligt in ons model in de raadscommissies. Daaraan voorafgaand moeten de technische vragen zijn gesteld, met het oog op een goede beeldvorming. Tijdens het raadscommissie debat is er kort gelegenheid voor de resterende vragen en gaat het vooral om het debat met elkaar dat is gericht op oordeelsvorming door de fracties. Besluitvorming vindt plaats in de raad. De commissievoorzitter heeft een belangrijke rol bij de afsluiting van ieder agendapunt. De werkgroep stelt voor dat de commissievoorzitter voortaan bij het afsluiten van het agendapunt vaststelt welke discussiepunten overblijven voor de raadsbehandeling. Deze afsluiting die ook in de besluitenlijst wordt opgenomen, geeft de raadsvoorzitter een handvat om de raadsvergadering efficiënt te leiden. In de raad tenslotte vindt het debat plaats over die nog openstaande punten en vervolgens vindt de besluitvorming plaats, uiteraard met uitwisseling van fractiestandpunten, moties en amendementen en de interrupties daarop en met de inbreng van de betreffende portefeuillehouder. Belangrijke voordelen van deze afspraken: geen herhalingen in de raad van de discussie die reeds in de raadscommissie heeft plaatsgevonden. Dat het gewisselde in de raadscommissie-vergaderingen zeer belangrijk is wordt nu ook ondersteund door de invoering van het audioverslag van iedere commissievergadering. Daarmee wordt ten volle recht gedaan aan het belang van de discussies die in de vergaderingen van de raadscommissies plaatsvinden. 4

13 Schematisch samengevat: COMMISSIEBEHANDELING Kort restant Vooral debat met elkaar en op vraag en basis daarvan oordeelsvorming antwoord t.b.v. beeldvorming (voor zover niet vooraf in contact ambtenaar) RAADSBEHANDELING Resterend Vooral besluitvorming: kenbaar stukje maken fractiestandpunten; debat over indienen moties + amendementen de nog openstaan de punten Er zijn ook onderwerpen die alleen ter bespreking in een raadscommissie worden geagendeerd (en dus niet leiden tot besluitvorming in de raadsvergadering). De commissievoorzitter kan dan voorstellen dat een dergelijk onderwerp in één termijn wordt behandeld. De werkgroep stelt voor om deze aanbevelingen en afspraken toe te voegen aan de Toelichting die behoort bij de Verordening op de raadscommissie 2010, op de wijze zoals hierna in het raadsbesluit is omschreven. 4. Aanbeveling 4: over de debatcultuur Over de debatcultuur wordt opgemerkt dat de eigen waarnemingen van de raad in grote lijnen overeenkomen met de waarnemingen van de debatscan. a. Diverse waarnemingen (zowel over structuur als over onze wijze van vergaderen) kunnen alleen veranderen als de politieke actoren zelf bereid zijn om zich deze aanbevelingen ter harte te nemen. Voorbeelden: niet elkaar herhalen, geen technische vragen stellen, wethouders die teveel uitweiden. Ook een debatcursus kan daaraan bijdragen zoals al eerder is aanbevolen, en de commissievoorzitters kunnen de raadsleden op hun gedrag aanspreken. b. Er zijn ook waarnemingen en aanbevelingen die via een structuurmaatregel kunnen worden aangepakt. Bijvoorbeeld: streven naar 3 termijnen, waarbij de conclusies bij een agendapunt in de raadscommissievergadering goed worden getrokken, zodat het debat in de raad op het juiste punt weer wordt opgepakt (zie hiervoor aanbeveling 3); hardere afspraken maken over de inzet en het handhaven van spreektijd. c. Tenslotte zijn er waarnemingen en aanbevelingen die de commissievoorzitters kunnen toepassen. Voorbeelden: sturen op het contrast in het debat, discussie terugbrengen naar de doelstelling van het agendapunt, bij vragen de portefeuillehouder direct laten antwoorden. De werkgroep stelt voor om de aanbevelingen en afspraken onder punt b en c ook toe te voegen aan de Toelichting die behoort bij de Verordening op de raadscommissie 2010, op de wijze zoals hierna in het raadsbesluit is omschreven. 5. Aanbeveling 5 over de hamerraad. Het advies is om de hamerraad nu niet in te voeren maar bij de in 2013 te starten discussie over de meer fundamentele structuurwijzigingen, een hamerraad als voorkeursoptie mee te nemen. 6. Aanbeveling 6 Van binnen naar buiten: meer vergaderen op locatie. We streven ernaar om meer buitenshuis te vergaderen en het advies is om de hoge vergaderfrequentie tussen raad en college mee te nemen bij de structurele discussie over aanpassing van de vergaderorde die we in 2013 gaan starten. 7. Aanbeveling 7 over de kwaliteit van de raadsstukken/ verbetering format raadsvoorstellen. In de loop van 2013 wordt het format aangepast. Het advies is om in te stemmen met de verbeterde invulpunten van het format wat leidt tot de volgende verbeteringen: Geen dubbelingen meer in het raadsvoorstel Een duidelijke inleiding waarin de gevraagde beslispunten van de raad staan en waarom Wat er aan besluitvorming vooraf is gegaan, en welke eerdere besluitvorming er is geweest Wat er nog aan verdere besluitvorming aankomt Prominente aandacht voor het maatschappelijk draagvlak De gemaakte afwegingen expliciet opnemen in het voorstel De beslispunten - waar mogelijk - duidelijker uitsplitsen in het besluit, zodat een en ander amendeerbaar is 5

14 8. Aanbeveling 8 over de beleidsagenda: Werken met een beleidsagenda (een soort basisagenda ), die regelmatig geactualiseerd wordt. Bevat alle periodiek terugkerende voorstellen plus andere voorstellen van enige importantie. Het advies is om deze Agenda periodiek in samenspraak raad- college tegen het licht houden om opeenhoping te voorkomen en een goede spreiding te realiseren, c.q. meer rust in de raadsagenda en de relatie tussen raad en college te bewerkstelligen. 9. Aanbeveling 9 over de strategische agenda: Kiezen voor een pakweg vijf onderwerpen voor plaatsing op de strategische raadsagenda. Deze onderwerpen worden onder verantwoordelijkheid van raad(spresidium) door de griffie i.o.m. college/ambtelijke organisatie verder uitgelijnd met bestuurlijke mijlpalen, planning van behandeling deelonderwerpen, informerende, oriënterende en kaderstellende momenten raad, cruciale bespreeken beslispunten etc. 10. Aanbeveling 10 over de bestuurlijke Opdracht: T.a.v. een goede start van majeure onderwerpen/ belangrijke nieuwe beleidsvoornemens pleit de werkgroep voor het inzetten van het instrument Bestuurlijke Opdracht. Dit geldt voor die nieuwe beleidsvoornemens waarbij de inschatting van het college vooraf is dat politiek gevoelige afwegingen moeten worden gemaakt en/of waarbij weerstand vanuit de samenleving aan de orde kan zijn. Wij stellen voor dat dergelijke Bestuurlijke Opdrachten ter bespreking in een raadscommissie worden geagendeerd. Op die wijze kan de raad vroegtijdig invloed uitoefenen op de bestuurlijke kaders en randvoorwaarden waarbinnen de uitwerking kan plaatsvinden, en verkrijgt het college mandaat om het beleid volgens de bestuurlijke opdracht uit te werken. 11. Aanbeveling 11 over het Trefpunt Hengelo: De werkgroep adviseert om de ambities rond het Trefpunt door te zetten. De oproep wordt gedaan aan raadsleden om zelf met meer ideeën voor het Trefpunt te komen. Het Trefpunt moet in een vroeg stadium worden ingezet, en het onderwerp moet nog niet in de vorm van een raadsvoorstel geagendeerd staan. Er past enige terughoudendheid in de wijze waarop fracties mensen uitnodigen. Leden van de programmacommissie Trefpunt doen hun werk op Trefpunten neutraal en waardevrij. 12. Aanbeveling 12 over het IBR, Informele bijeenkomst Hart van Zuid: De griffier mag een verzoek terugsturen als het verzoek te summier of onduidelijk is (gebeurt nu af en toe). De afspraken over het IBR worden nadrukkelijker gecommuniceerd met het ambtelijk apparaat: de afspraken rond IBR en Trefpunt worden beter zichtbaar op intranet. N.a.v. de discussie in de informatieve bijeenkomst van 13 december 2012 adviseert de werkgroep om het IBR en de informele bijeenkomst Hart van Zuid passief openbaar te houden. De eindrapportage is dienovereenkomstig aangepast. 13. Aanbeveling 13 over het gebruik van het instrument schriftelijke vragen van de raad: De werkgroep roept op om als raadslid van geval tot geval goed af te wegen of het instrument schriftelijke vragen wel moet worden ingezet, of dat andere middelen beter en sneller kunnen werken. 14. Aanbeveling 14 over de kansen van de digitalisering: Rond de digitalisering loopt een afzonderlijke traject dat begeleid wordt door de werkgroep automatisering. Geadviseerd wordt om kennis te nemen van de kansen van de digitalisering en concrete voorstellen hierover te zijner tijd te bespreken. FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN Nvt COMMUNICATIE EN INSPRAAK De werkgroep heeft in januari 2012 een eerste inventarisatie van mogelijke te evalueren onderwerpen gemaakt. Dat was de input voor een ronde van de leden van de werkgroep langs alle raadsfracties, het college van B&W en het MT. Van de diverse gesprekken zijn gespreksverslagen maakt, zie de bijlage bij de Eindrapportage. Vervolgens heeft de werkgroep in maart 2012 uit de opbrengst van die rondes en overeenkomstig de aangegeven wensen van raad, college en MT de te evalueren onderwerpen gedestilleerd. Deze onderwerpen zijn nader uitgewerkt, ondermeer door met behulp van een debatscan die een extern 6

15 bureau in opdracht van de werkgroep heeft uitgevoerd. De werkgroep heeft de conclusies en de aanbevelingen uit de concept eindrapportage op 13 december 2012 aan u gepresenteerd. De werkgroep is in gesprek gegaan over de conclusies en aanbevelingen die in de eindrapportage zijn opgenomen. N.a.v. die reacties is het eindrapport aangepast op het punt van de conclusies rond het IBR, het rapport is definitief gemaakt en het wordt het bij deze aan de raad ter bespreking aangeboden. VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: 1. In te stemmen met de aanbevelingen 1, 2,3,4,5,6,7,8,9,10, 11, 12,13 en 14 zoals verwoord in het raadsvoorstel; 2. Artikel 2, lid 2,3 en 4 van de Verordening op de raadscommissie 2010 te vervangen door nieuwe leden die luiden als volgt: lid 2: de raadscommissie fysiek adviseert en overlegt over onderwerpen uit de volgende programma s/ agenda : 4. Naar een aantrekkelijke binnenstad 5. Toekomstbestendige stad met focus op Zuid Facetagenda Duurzaamheid Met de bijbehorende hoofdfunctie: 2. verkeer, vervoer en waterstaat 7. (volksgezondheid en) milieu 8. ruimtelijke ordening en volkshuisvesting lid 3: de raadscommissie sociaal adviseert en overlegt over onderwerpen uit de volgende programma s: 1. Werk verbindt 2. Zorg voor de mens 3. Een nieuwe vorm van ontmoeting & betrokkenheid Met de bijbehorende hoofdfuncties: 4. Onderwijs 5. cultuur en recreatie 6. sociale zaken en maatschappelijke dienstverlening Lid 3: de raadscommissie bestuur adviseert en overlegt over onderwerpen uit de volgende programma s / agenda: 1. Werk verbindt Facetagenda Participatie Met de bijbehorende hoofdfuncties: 0. algemeen bestuur 1. openbare orde en veiligheid 3. economische zaken 9. financiering en algemene dekkingsmiddelen 3. Artikel 19 van de Verordening op de raadscommissie 2010 over Spreektijd te vervangen door een nieuw artikel dat luidt als volgt: Artikel 19, lid 1: Het presidium kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden De tekst van het huidige artikel op te nemen in een nieuw lid 2 dat luidt als volgt: Artikel 19, lid 2: Een lid kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden 4. Achter de bestaande Inleidende tekst van de Toelichting van de Verordening op de raadscommissie 2010, en voor de artikelsgewijze toelichting de volgende tekst toe te voegen: In 2012 heeft de raad in een tussenevaluatie nadere afwegingen gemaakt over onze wijze van vergaderen en over de bestaande debatcultuur. Dit leidt tot de volgende constateringen. Wij vergaderen volgens de BOB-beginselen: Beeldvorming Oordeelsvorming-Besluitvorming. Het accent van het debat ligt in ons model in de raadscommissies. Daaraan voorafgaand moeten de technische vragen zijn gesteld, met het oog op een goede beeldvorming. Tijdens het raadscommissie debat is er kort gelegenheid voor de resterende vragen en gaat het vooral om het debat met elkaar dat is gericht op oordeelsvorming door de fracties. Besluitvorming vindt plaats in de raad. De commissievoorzitter heeft een belangrijke rol bij de afsluiting van ieder agendapunt. De commissievoorzitter stelt bij het afsluiten van het agendapunt vast welke discussiepunten overblijven voor de raadsbehandeling. Deze afsluiting die ook in de besluitenlijst wordt 7

16 opgenomen, geeft de raadsvoorzitter een handvat om de raadsvergadering efficiënt te leiden. In de raad tenslotte vindt het debat plaats over de nog openstaande punten plaats en vervolgens vindt ook de besluitvorming plaats, uiteraard met uitwisseling van fractiestandpunten, moties en amendementen en de interrupties daarop en met de inbreng van de betreffende portefeuillehouder. We streven naar 3 termijnen van behandeling. Schematisch samengevat: COMMISSIEBEHANDELING Kort restant Vooral debat met elkaar en op vraag en basis daarvan oordeelsvorming antwoord t.b.v. beeldvorming (voor zover niet vooraf in contact ambtenaar) RAADSBEHANDELING Resterend Vooral besluitvorming: kenbaar stukje maken fractiestandpunten; debat over indienen moties + amendementen de nog openstaan de punten Er zijn ook onderwerpen die alleen ter bespreking in een raadscommissie worden geagendeerd (en dus niet leiden tot besluitvorming in de raadsvergadering). De commissievoorzitter kan dan bepalen dat een dergelijk onderwerp in één termijn wordt behandeld. Belangrijke voordelen van deze afspraken: geen herhalingen in de raad van de discussie die reeds in de raadscommissie heeft plaatsgevonden. Dat het gewisselde in de raadscommissie-vergaderingen zeer belangrijk is wordt ondersteund door de invoering van het audioverslag van iedere commissievergadering. Daarmee wordt ten volle recht gedaan aan het belang van de discussies die in de vergaderingen van de raadscommissies plaatsvinden. Schematisch samengevat: COMMISSIEBEHANDELING Kort restant Vooral debat met elkaar en op vraag en basis daarvan oordeelsvorming antwoord t.b.v. beeldvorming (voor zover niet vooraf in contact ambtenaar) RAADSBEHANDELING Resterend Vooral besluitvorming: kenbaar stukje maken fractiestandpunten; debat over indienen moties + amendementen de nog openstaan de punten Er zijn ook onderwerpen die alleen ter bespreking in een raadscommissie worden geagendeerd (en dus niet leiden tot besluitvorming in de raadsvergadering). De commissievoorzitter kan dan voorstellen dat een dergelijk onderwerp in één termijn wordt behandeld. Verdere waarnemingen en waarnemingen en aanbevelingen die de commissievoorzitters kunnen toepassen zijn bijvoorbeeld het sturen op het contrast in het debat, discussie terugbrengen naar de doelstelling van het agendapunt, bij vragen de wethouder direct laten antwoorden. DE RAAD VAN DE GEMEENTE HENGELO, 26 FEBRUARI 2013 De griffier, De vice- voorzitter, Gerrit-Jan Eeftink Johan Harink 8

17 TUSSENTIJDSE EVALUATIE RAADSWERK GEMEENTERAAD HENGELO 2012 WERKGROEP EVALUATIE RAADSWERK JANUARI 2013

18 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding 2 Gekozen insteek 3 Hoofdlijnen van de opbrengst rondes evaluatie raadswerk 4 Vergaderstructuur / vergadercultuur 4a. Vergaderstructuur 4b. Debatcultuur en de wijze van vergaderen 4c. Eruit gelicht: de Hamerraad 4d. Eruit gelicht: Verdeling onderwerpen over de commissies 5 Van binnen naar buiten: meer vergaderen op locatie 6 De kwaliteit van de raadsstukken 7 Beleidsagenda en strategische agenda raad 8 Overige verbeterpunten 8a. Trefpunt Hengelo 8b. IBR en informele bijeenkomst Hart van Zuid 8c.Gebruik instrumenten raad 8d. De kansen van de digitalisering 9 De aanbevelingen op een rij BIJLAGEN: Bijlage 1: Opbrengstrondje raadsfracties, college, MT en griffie, de gespreksverslagen Bijlage 2: Format nieuwe raadsvoorstellen Bijlage 3: aanzet beleidsagenda Bijlage 4: IBR afspraken Bijlage 5: Afspraken rond schriftelijke vragen raad aan college tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

19 Eindrapportage tussentijdse evaluatie Inleiding Eind januari 2012 is de raadswerkgroep evaluatie raadswerk van start gegaan. Aanleiding daarvoor was de afspraak in de commissie bestuur op 25 mei 2010 dat halverwege deze periode een (tussen)evaluatie van het raadswerk zal plaatsvinden. Afronding van de werkzaamheden met een rapportage aan de raad is voorzien voor december Gekozen insteek Tijdens de eerste bijeenkomst op 25 januari heeft de werkgroep de volgende insteek gekozen: Het lijkt niet doelmatig nu net als twee jaar geleden de evaluatie te richten op alle aspecten van het raadswerk (en zeker niet de aspecten waarvan in 2010 herbevestigd is dat het daarmee goed gaat); Daarom is ervoor gekozen focus te maken en de evaluatie toe te spitsen op (aspecten m.b.t.) de vergaderstructuur en vorm en (daaraan verwant) de debatcultuur inclusief de wijze van debatteren en vergaderdiscipline. 3. Hoofdlijnen van de opbrengst rondes evaluatie raadswerk (februari- maart 2012) De werkgroep heeft in de maand januari een eerste inventarisatie van mogelijke te evalueren onderwerpen gemaakt. Dat was de input voor een ronde van de leden van de werkgroep langs alle raadsfracties, het college van B&W en het MT. Van de diverse gesprekken zijn gespreksverslagen maakt; zie bijlage. Tijdens de tweede bijeenkomst op 12 maart 2012 heeft de werkgroep uit de opbrengst van die rondes en overeenkomstig de aangegeven wensen van raad, college en MT de volgende lijnen gedestilleerd: Hoofdlijnen: 1. Er is op dit moment geen (breed gevoelde) reden voor ingrijpende aanpassingen in de commissie- en raadsstructuur tijdens de rit. Voor zover het een optie mocht zijn fundamentele wijzigingen in de opzet te overwegen, dan tijdig daarmee beginnen gericht op invoering bij de start van de nieuwe periode (2014). 2. Wel wordt nu aanleiding gezien voor kleinere aanpassingen in de opzet, ter vergroting van de efficiency en voorkomen dubbelingen in de vergaderingen: benutten kansen digitalisering, mogelijk een hamerraad, beperking aantal termijnen, spreektijd, andere indeling commissies, meer debat in commissie en vooral besluitvorming in raad. Deze punten zouden nog tijdens deze periode en zo snel mogelijk ingevoerd moeten worden. 3. Ook wordt breed de noodzaak gezien om de vergaderdiscipline aan te halen en de debatcultuur te verbeteren (en zo nodig ook te formaliseren bv. in het Reglement van Orde). Specifieke aandacht voor rol voorzitters, zelfdiscipline fracties, feedback, training. 4. Enkele kleinere evaluatiepunten: verduidelijken rol en positie Trefpunt, IBR, informele bijeenkomst HvZ; ondermeer de aspecten: waar wordt wat geagendeerd en wel/niet openbaarheid meer vergaderen op locatie kwaliteit voorstellen raad eerder inzicht geven in en betrekken bij een beperkt aantal grotere dossiers (bv door een strategische jaaragenda op te stellen) tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

20 Eindrapportage tussentijdse evaluatie Er is geen aanleiding in deze (tussen)evaluatie in te gaan op: Rekenkamercommissie werkgroep accountancy rol en positie presidium rol en positie politiek beraad werkgroep automatisering werkgeverscommissie griffie introductieprogramma raad Met deze hoofdlijnen is de werkgroep aan de slag gegaan en de werkgroep komt tot onderstaande conclusies en aanbevelingen. De werkgroep heeft de conclusies en de aanbevelingen uit de concept Eindrapportage op 13 december 2012 aan u gepresenteerd. De werkgroep is in gesprek gegaan over de conclusies en aanbevelingen die in de eindrapportage zijn opgenomen. N.a.v. die reacties is het eindrapport aangepast op het punt van de conclusies rond het IBR, zie hoofdstuk 8. Het rapport is definitief gemaakt en het wordt met een bijbehorend raadsvoorstel aan de raad ter besluitvorming aangeboden tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

21 Eindrapportage tussentijdse evaluatie Vergaderstructuur / vergadercultuur 4a. Vergaderstructuur Zoals hiervoor al aangegeven leidt de input van de raad, college en MT tot de conclusie dat er op dit moment geen ingrijpende aanpassingen in de commissie- en raadstructuur tijdens de rit worden verwacht. Na ruim twee jaar in deze periode zijn wel kanttekeningen te maken bij de structuur, maar deze zijn niet zodanig dat ze ingrijpende aanpassingen op dit moment rechtvaardigen. Volstaan wordt met voorstellen tot minder ingrijpende aanpassingen. Daarnaast is naar onze overtuiging een mogelijke/ gewenste fundamentele ingreep onlosmakelijk verbonden met een vergaande digitalisering en die krijgt niet eerder dan vanaf eind 2013/ begin 2014 haar beslag. Daarom adviseert de werkgroep om begin 2013, hand in hand met de digitalisering, de discussie te starten over eventuele fundamentele wijzigingen in de opzet, gericht op invoering bij de start van de nieuwe raadsperiode (medio 2014). Wel zien wij aanleiding voor kleinere aanpassingen nu in de opzet, ter vergroting van de efficiency en effectiviteit van de vergaderingen: benutten kansen digitalisering; beperking aantal termijnen, eventueel gecombineerd met spreektijd; aanpassingen in indeling commissies; meer focus in en op het debat in commissie en vooral resterend debat en besluitvorming in raad. Deze punten zouden nog tijdens deze periode ingevoerd kunnen worden. De meeste punten die hiervoor worden genoemd hebben ook overigens te maken met de wijze van debatteren en maken onderdeel uit van de vergadercultuur (zie hierna). KARAKTER COMMISSIE- EN RAADSBEHANDELING De BOB beginselen zijn en blijven het uitgangspunt. Beeldvorming voor en tijdens de raadscommissievergaderingen Oordeelsvorming tijdens en na de commissievergadering Besluitvorming in de raad tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

22 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 Vergaderfasen (BOB-model) BEELD- VORMING OORDEELS- VORMING BESLUIT- VORMING Het accent van het debat ligt in ons model in de raadscommissies. Daaraan voorafgaand moeten de technische vragen zijn gesteld, met het oog op een goede beeldvorming. Tijdens het raadscommissie debat is er kort gelegenheid voor de resterende vragen en gaat het vooral om het debat met elkaar dat is gericht op oordeelsvorming door de fracties. De voorzitter heeft een belangrijke rol bij de afsluiting van ieder agendapunt. De werkgroep stelt voor dat de commissievoorzitter voortaan bij het afsluiten van het agendapunt vaststelt welke discussiepunten overblijven voor de raadsbehandeling. Deze afsluiting die ook in de besluitenlijst wordt opgenomen, geeft de raadsvoorzitter een handvat om de raadsvergadering efficiënt te leiden. In de raad tenslotte vindt het debat plaats over die nog openstaande punten plaats en vervolgens vindt ook de besluitvorming plaats, uiteraard met uitwisseling van fractiestandpunten, moties en amendementen en de interrupties daarop en met de inbreng van de betreffende portefeuillehouder. Belangrijke voordelen van deze afspraken: geen herhalingen in de raad van de discussie die reeds in de raadscommissie heeft plaatsgevonden. Dat het gewisselde in de raadscommissievergaderingen zeer belangrijk is wordt nu ook ondersteund door de invoering van het audioverslag van iedere commissievergadering. Daarmee wordt ten volle recht gedaan aan het belang van de discussie die in de raadscommissie vergadering plaatsvindt tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

23 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 Schematisch samengevat: COMMISSIEBEHANDELING Kort restant Vooral debat met elkaar en op vraag en basis daarvan oordeelsvorming antwoord t.b.v. beeldvorming (voor zover niet vooraf in contact ambtenaar) RAADSBEHANDELING Resterend Vooral besluitvorming: kenbaar stukje maken fractiestandpunten; debat over indienen moties + amendementen de nog openstaan de punten Er zijn ook onderwerpen die alleen ter bespreking in een raadscommissie worden geagendeerd (en dus niet leiden tot besluitvorming in de raadsvergadering). De commissievoorzitter kan dan bepalen dat een dergelijk onderwerp in één termijn wordt behandeld. Voor bovengenoemde en de hierna voorgestelde afspraken geldt overigens of ze zijn vastgelegd in het Reglement van Orde of niet dat de fracties zich echt moeten willen houden aan de gemaakte afspraken. 4b. Debatcultuur en wijze van vergaderen Breed wordt de noodzaak gevoeld om de vergaderdiscipline aan te halen en de debatcultuur te verbeteren en zo nodig ook te formaliseren bv. in het Reglement van Orde. Daarbij moet er specifiek aandacht zijn voor de rol van de voorzitters, zelfdiscipline fracties, feedback en training. Dit onderwerp heeft vele facetten en heeft te maken met zowel de structuur als de cultuur. Diverse opmerkingen zijn gemaakt (raadsleden). Vergaderingen duren te lang. In de raad wordt nu de discussie van de raadscommissie herhaald. De omgang met elkaar is verhard. De debatcultuur is niet best. We debatteren niet echt met elkaar in de raad, we hebben twee termijnen en we debatteren met elkaar via interrupties, kan dat niet anders? Het is ook te veel een vraag- en antwoordspel tussen raads- en collegeleden en de leden van het college zijn te lang aan het woord. Invulling voorzittersrol. Waarnemingen vanuit de debatscan Diverse maatregelen worden hierna voorgesteld die ieder op hun eigen wijze bij kunnen dragen tot een verbetering van de debatcultuur. Ook bij eerdere evaluaties zijn al veel verbeterafspraken gemaakt en verbetermaatregelen geopperd, maar zij zijn niet tot uitvoering gekomen of hebben niet tot verbeteringen geleid. De werkgroep heeft ingestemd met het uitvoeren van een debatscan (scan bestaande vergadercultuur met een rapportage die niet herleidbaar is naar personen) door een externe deskundige. Op basis van de rapportage vanuit die debatscan doet de werkgroep nu nadere aanbevelingen aan de raad over bijvoorbeeld nut en noodzaak van een debattraining van de raad(sleden) dan wel over aanpassingen van de regels. Het bureau debat.nl, dat is aangesloten bij het Actieprogramma Lokaal Bestuur heeft in de maand juni deze scan uitgevoerd, door de raadscommissievergaderingen en de raadsvergadering te observeren tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

24 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 Uit de samenvattende debatscan van de raadsvergadering en de raadscommissievergaderingen zijn de meest in het oog springende waarnemingen: Algemeen 1. de vergaderingen van raad (en raadscommissies) in Hengelo duren bijzonder lang; 2. vergaderingen mogen lang duren als het gewisselde in de vergadering ook relevant is, en dat is het niet altijd; 3. (Veel) tijd gaat verloren doordat raadsleden en wethouders zich de kritiek persoonlijk aantrekken, en soms zijn de aanvallen ook op de persoon en niet op de inhoud. Beter niet elkaar aanvallen maar elkaars punten; 4. Onderscheid tussen hoofd- en bijzaken: raadsleden zouden meer op de hoofdlijnen en de doelstelling van het voorstel moeten debatteren; 5. Interrupties zijn bijna altijd reactief (gericht op zwakten in het onderbroken betoog) in plaats van proactief (waarmee ze eigen argumenten inbrengen); 6. spreektijden worden niet nageleefd; 7. positief is de gedegen kennis van de raadsleden. Structuur en kern 8. Wethouders zijn lang en uitvoerig aan het woord in reactie op de eerste termijn, en de bijdrage is niet altijd relevant voor wat er gevraagd is; 9. Tijdens de eerste termijn herhalen diverse fracties elkaar punten, waardoor kostbare tijd verloren gaat; 10. De wethouder geeft niet op alle vragen een antwoord, soms is onduidelijk op welke vraag de wethouder reageert, en sommige punten worden zelfs volledig genegeerd. Een alternatief kan zijn dat de wethouder meteen reageert op iedere vraag; 11. De voorzitter kan meer sturen op de doelstelling van het agendapunt. Waartoe staat dit punt op de agenda: de discussies en interrupties zouden rond die doelstellingen moeten plaatsvonden. Bij afwijking daarvan kan de voorzitter gelegitimeerd ingrijpen. Debat 12. De wethouder krijgt wel veel vragen en opmerkingen, maar de raadsleden praten veelal langs elkaar heen, gaan niet met elkaar in debat; 13. De voorzitter kan het onderling debat bevorderen door te wijzen op het contrast tussen de bijdragen van de fracties. De voorzitter kan uitnodigen om op elkaars argumenten te reageren. Afsluiting 14. De commissievoorzitter zou zelf moeten samenvatten wat de conclusies zijn. Dit aan de fractieleden overlaten betekent een herhaling van de standpunten en kost tijd; 15. De commissievoorzitter kan zowel procesmatige conclusies trekken ( bespreekstuk of hamerstuk ), maar ook inhoudelijke conclusies trekken. Zo is voor iedereen duidelijk; wat komt er uit deze discussie en wat gebeurt er met het resultaat? Hierbij kan de voorzitter de link leggen met de van tevoren geformuleerde doelstellingen, zodat ieder agendapunt effectief wordt afgesloten en de actiepunten voor de volgende (raads)vergadering duidelijk zijn tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

25 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 Maatregelen rond de debatcultuur en de wijze van vergaderen Conclusies: De werkgroep is van mening dat de waarnemingen van de debatscan in grote lijnen overeenkomen met onze eigen waarnemingen rond onze vergadercultuur, rond het debatteren, de rol van de leden van het college en de rol van de (commissie)voorzitters. a. Diverse waarnemingen kunnen alleen veranderen als de politieke actoren zelf bereid zijn om zich deze aanbevelingen ter harte te nemen. Voorbeelden: niet elkaar herhalen, geen technische vragen stellen, wethouders die teveel uitweiden. Ook een debatcursus kan daaraan bijdragen zoals al eerder is aanbevolen, en de commissievoorzitters kunnen de raadsleden op hun gedrag aanspreken. b. Andere waarnemingen en aanbevelingen kunnen via een structuurmaatregel worden aangepakt. Bijvoorbeeld: streven naar 3 termijnen, waarbij de conclusies bij een agendapunt in de raadscommissievergadering goed worden getrokken, zodat het debat in de raad op het juiste punt weer wordt opgepakt (zie de schematische weergave); hardere afspraken maken over de inzet en het handhaven van spreektijd. c. Tenslotte zijn er waarnemingen en aanbevelingen die de commissievoorzitters kunnen toepassen. Voorbeelden: sturen op het contrast in het debat, discussie terugbrengen naar de doelstelling van het agendapunt, bij vragen de wethouder direct laten antwoorden. 4c. Eruit gelicht: de Hamerraad Diverse fracties, het college en het MT hebben gesuggereerd om over te gaan tot de invoering van een hamerraad. Een beperking van de bestuurlijke doorlooptijd DAAR WAAR HET KAN draagt zeer bij tot verbetering van de gemeentelijke dienstverlening, maakt dat de overheid naar de samenleving toe slagvaardiger overkomt en komt ook tegemoet aan de wens vanuit de ambtelijke organisatie tot snelheid in besluitvorming waar dat mogelijk is. Mede in verband met het toepassen van een jaarkalender in combinatie met een strategische raadsagenda is het streven dat de raad zich moet focussen op de belangrijke onderwerpen. We hebben als uitgangspunt dat de bestaande vergaderstructuur gedurende deze raadsperiode niet fundamenteel gewijzigd wordt. Een eventuele hamerraad zou dus ingepast moeten worden c.q. inpasbaar moeten zijn in de bestaande vergadercyclus en binnen de mogelijkheden/beperkingen van die cyclus effectief moeten zijn. We hebben onderzocht in hoeverre aan hamerraad onder die uitgangspunten, binnen de huidige vergadercyclus, zou kunnen worden ingevoerd. Daarbij kunnen we het volgende constateren: Tijdwinst is alleen te boeken als de meer routinematige, eenvoudige zaken zo snel en efficiënt mogelijk worden afgewikkeld en direct naar een hamerraad kunnen gaan, zonder agendering in de raadscommissie; maar daarmee zou dan ook de mogelijkheid tot speekrecht van de burgers vervallen, wat ook als een groot nadeel wordt gezien; Een zekere mate van vertrouwen in het college dat deze meer routinematige zaken goed zijn voorbereid hoort ook bij deze afspraak; Het presidium zal voor hamerraadsstukken op een andere dag moeten vergaderen; De publicatie van hamerraadsstukken is geen probleem tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

26 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 Verdere afspraken rond een hamerraad zouden kunnen zijn: De extra hamerraad vindt plaats tussen de reguliere raadsvergaderingen in van tot uiterlijk uur; Tijdens deze hamerraadsvergadering vindt (uitsluitend) besluitvorming plaats over die voorstellen die door het presidium als hamerstuk zijn aangemerkt; Uiteraard blijven we ook de reguliere raadsvergadering gebruiken voor hamerstukken, die dan ofwel wél via de raadscommissie zijn gelopen en als hamerstuk tot de raadsagenda zijn toegelaten, ofwel de nieuwe hamerstukken die zonder behandeling in de raadscommissie op de raadsagenda worden opgenomen. Wanneer is een hamerstuk een hamerstuk? De mogelijkheden zijn: Het presidium beoordeelt in een korte extra vergadering -op basis van een advies van de griffier- of het onderwerp een hamerstuk kan zijn. Deze stukken worden op de hamerraad agenda gezet, evenals de voorstellen die na commissiebehandeling als hamerstuk zijn aangemerkt; een kanttekening ten aanzien van voorstellen die het presidium als hamerstuk heeft aangemerkt: de fracties moeten wel de gelegenheid hebben om kenbaar te maken dat zij toch het voorstel in de commissie willen bespreken (met de huidige stand van de digitalisering is dat lastig zonder tijdsverlies waar te maken); Onze voortschrijdende digitalisering maakt naar verwachting pas in de loop van 2013 consultatie van de diverse raadsfracties mogelijk. Als er een fractie is die dan binnen de afgesproken termijn aangeeft het geen hamerstuk te vinden, moet het alsnog via de reguliere en langere weg worden geagendeerd. Conclusie: de werkgroep staat positief tegenover de gedachte van invoering van een hamerraad, maar binnen de huidige structuur is de inpasbaarheid daarvan, met de beoogde tijdswinst, niet goed te regelen. Op dit moment zijn de nadelen groter dan de voordelen en sommige nadelen zijn niet op te lossen. publiciteit, spreekrecht, geen voorbespreking in raadscommissie, geen fiat van fracties mogelijk. Daarom adviseert om de hamerraad nu niet in te voeren maar bij de in 2013 te starten discussie over meer fundamentele structuurwijzigingen invoering van een hamerraad als voorkeuroptie mee te nemen. 4d. Eruit gelicht: Verdeling onderwerpen over de commissies Meerdere opmerkingen zijn gemaakt over de verdeling van de onderwerpen over de commissies. Vooral de optie van verschuiving van EZ van de commissie Sociaal naar de commissie Bestuur is vaak genoemd. Het is een taak van het presidium om concrete onderwerpen toe te delen aan een commissie. Als leidraad gebruikt het presidium daarbij artikel 2 van de verordening op de raadscommissies Inmiddels is de begrotingsopzet gewijzigd waardoor ook artikel 2 op onderdelen aanpassing behoeft. Daarbij zal er altijd een grijs gebied blijven en daarom vindt er ook telkens een afweging plaats door het presidium. De werkgroep vindt dit niet bezwaarlijk. Ieder raadslid is immers lid van elke raadscommissie en kan binnen de eigen fractie afspreken dat hij/zij namens die fractie het woord voert bij de commissiebehandeling, in welke commissie dan ook. Dit geldt ook voor de leden van het college die voor elke raadscommissie een doorlopende uitnodiging hebben om aanwezig te zijn en het woord te voeren. Voor beter houvast voor de toedeling van onderwerpen uit dat grijze gebied kan worden overwogen de t.b.v. de behandeling van jaarrekening/jaarverslag afgesproken toedeling van hoofdfuncties aan commissies als leidraad te hanteren. Wij stellen voor om artikel 2 van de Verordening op de raadscommissies 2010 aan te passen aan de nieuwe verdeling tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

27 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 Concreet adviseren wij de volgende verdeling te hanteren: Commissie Programma/agenda Hoofdfunctie Sociaal 1. Werk verbindt 2. Zorg voor de mens 3. Een nieuwe vorm van ontmoeting & betrokkenheid 4. onderwijs 5. cultuur en recreatie 6. sociale zaken en maatschappelijke dienstverlening Fysiek Bestuur 4. Naar een aantrekkelijke binnenstad 5. Toekomstbestendige stad met focus op Zuid Facetagenda Duurzaamheid Facetagenda Participatie 1. Werk verbindt 2. verkeer, vervoer en waterstaat 7. (volksgezondheid en) milieu 8. ruimtelijke ordening en volkshuisvesting 0. algemeen bestuur 1. openbare orde en veiligheid 3. economische zaken 9. financiering en algemene dekkingsmiddelen De werkgroep adviseert voor het overige nu niet tot wijziging van de commissie-indeling over te gaan. De werkgroep adviseert wel om EZ (hoofdfunctie 3, economische zaken) over te hevelen naar de raadscommissie bestuur, en wel economische zaken met een regionale component (NT of regio Twente verband). Te denken valt aan onderwerpen rond het XL Businesspark, Crematorium, regio Twente, Gemeentelijk Belastingkantoor Twente, Shared Services Centre en Citymarketing. Economische zaken met de sociale component blijven geagendeerd voor de raadscommissie Sociaal. 5. Van binnen naar buiten: meer vergaderen op locatie Er zijn diverse opmerkingen gemaakt over het contact van raadsleden met de burgers van Hengelo. De opmerkingen variëren nogal en hebben verschillende strekking. De raadscommissievergaderingen zouden ook eens in de wijk kunnen plaatsvinden; Het Trefpunt Hengelo kan ook buiten het stadhuis plaatsvinden en meer in de wijken; Het aantal werkbezoeken neemt af; We vergaderen überhaupt veel als raad en college met elkaar in de diverse afgesproken vormen; Contact maken met de bevolking is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de fracties zelf. De werkgroep merkt over bovengenoemde punten het volgende op. De werkgroep ondersteunt op zich de wens dat de raad meer zichtbaar in een wijk aanwezig zou moeten zijn. De werkgroep vindt dat iedere raadscommissie er naar kan streven om tenminste twee keer per jaar op locatie, in een wijk te vergaderen. Bij prominente onderwerpen die wel aan een wijk te relateren zijn kan er aanleiding zijn om op locatie te gaan vergaderen. Het is wel zo dat veel onderwerpen die in Hengelo op de raadscommissieagenda staan, een gemeentebrede werking en strekking hebben en behoudens sommige ruimtelijke plannen- niet specifiek aan een wijk of stadsdeel gerelateerd zijn. Wij kennen geen stadsdeelraden, zoals andere grotere gemeenten, waarbij raadsvoorstellen wel op bepaalde stadsdelen geschreven zijn. Volgens sommigen werkt vergaderen in het stadhuis drempelverhogend voor burgers om bij raadscommissie en raadsvergaderingen aanwezig te zijn. Anderzijds weet iedere burger van Hengelo wel waar het stadhuis staat en kan het vergaderen van een raadscommissie in bijvoorbeeld de Hasseler Es juist weer drempelverhogend werken voor iemand die in de Berflo Es woont tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

28 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 Bewezen is dat in het Trefpunt Hengelo met enige regelmaat onderwerpen worden geprogrammeerd die wel locatie, buurt of thema gebonden kunnen zijn (Beckum, Weusthagpark, ROZ). Een Trefpunt Hengelo kan in zo n geval zeker buiten het stadhuis plaatsvinden. Dat gebeurt nu al en kan mogelijk nog wat vaker zo worden gepland. Werkbezoeken als contactmoment met de burgers. We kunnen twee vormen onderscheiden. Er zijn werkbezoeken die op initiatief van de raad worden voorbereid en georganiseerd. De wens tot een werkbezoek wordt meestal in de raadscommissie of raadsvergadering geopperd. Het is aan het presidium om te beoordelen of een werkbezoek de juiste, meest effectieve manier is om als raad aan de benodigde informatie te komen, en om te beoordelen of dergelijke werkbezoeken in te plannen zijn in de meestal reeds volle raadsagenda. Sinds 2011 hebben we daarbij afgesproken dat we werken met aanmelding vooraf, waarbij we uitgaan van een minimale deelname van 10 raadsleden. De ervaring heeft ons namelijk geleerd dat de mogelijkheid tot deelname van raadsleden in de praktijk nogal eens tegenvalt, wat leidt tot teleurstelling van degene die de nodige inspanningen had verricht om voor de raad van Hengelo een goed programma neer te zetten. Sommige gewenste werkbezoeken zijn wegens geringe aanmelding uiteindelijk niet doorgegaan. Er bestaan ook andere vormen van werkbezoek. Bij die werkbezoeken/ uitnodigingen ligt het initiatief geheel bij de externe organisatie, en is er geen sprake van een initiatief van de raad. Die spontane uitnodigingen plaatsen we op extranet, en deelname daaraan past echt bij het contact maken van de fracties en bij de eigen verantwoordelijkheid. We vergaderen überhaupt veel als raad en college met elkaar. Achterliggende gevoel dat we in Hengelo veel met elkaar in huis vergaderen, veel contactmomenten hebben tussen college en raad, wat ten koste gaat van de tijd die raadsleden kunnen besteden aan contacten met de burgers. De griffie heeft de indruk dat dit klopt: in de vergelijking met de raden van Almelo en Enschede is de vergaderdruk in Hengelo tussen raad en college vrij hoog. Uiteraard heeft dit een verklaarbare relatie met de commissiestructuur, en met de wijze waarop we onze stukken agenderen (geen Hamerstukken cultuur richting raadscommissies). Ook is er de neiging om zeer veel informatie met elkaar via het gesprek in een IBR of een raadscommissievergadering te delen welke neiging zowel van de kant van het college als van de raad aanwezig is. We genereren over en weer vraag en aanbod. De raad en het college omarmen elkaar daarin stevig en laten elkaar daarin niet los of vrij, waardoor er voor de raad weinig tot geen tijd overblijft om naar buiten te gaan. We zullen bereid moeten zijn om verder na te denken over dit thema als we een fundamentele discussie over onze structuur willen voeren. Het raakt aan de wijze waarop wij invulling geven aan het dualisme en aan de daarbij behorende scheiding van de bevoegdheden tussen college en raad tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

29 Eindrapportage tussentijdse evaluatie De kwaliteit van de raadsstukken In het politiek testament is als actiepunt opgenomen dat het format voor bestuurlijke voorstellen aangescherpt zou moeten worden zodat de voorstellen een duidelijke management samenvatting bevatten met daarin de essenties van het voorstel en de politieke bespreek- en beslispunten. Vanwege de samenhang met de invoering van een nieuw zaaksysteem en de mogelijkheden tot digitalisering en vereenvoudiging van het bouwen van agenda s en het nog in te voeren RISsysteem is deze verbetering tot op heden nog niet doorgevoerd. De werkgroep kan eraan toevoegen dat een betere formulering van de stukken ook kan bijdragen tot een betere focus in het politieke debat op de punten waarover de raad op dat moment moet beslissen en bijvoorbeeld minder focus op wat de raad al eerder beslist heeft. Door een betere formulering van de raadsvoorstellen kan de raad ook haar kaderstellende rol beter invullen. Aan dit actiepunt wordt nu wel hard gewerkt. Een nieuw Document Management Systeem is in voorbereiding. Er is samenhang tussen deze acties en de kansen van de digitalisering, zie verder hoofdstuk 9D. Inmiddels is een eenvoudiger format ontwikkeld. Dit format is eenvoudiger dan voorheen, bevat geen dubbelingen meer en via het systeem worden de belangrijke elementen die onderdeel uitmaken van het raadsvoorstel expliciet onder de aandacht van de medewerkers gebracht. Het format begint met een heldere en duidelijke Samenvatting in jip en janneke taal over wat er precies aan de raad wordt gevraagd. Die Samenvatting moet zodanig geredigeerd zijn dat deze ook kan worden gebruikt in de communicatie naar onze inwoners en de pers. De nu door vele raadsleden en medewerkers ervaren dubbelingen in het format ( Ik lees drie keer hetzelfde ) zullen worden afgeschaft. Het nieuwe format is als bijlage bij de stukken gevoegd. Samengevat: Geen dubbelingen meer in het raadsvoorstel; Een duidelijke inleiding waarin de gevraagde beslispunten van de raad staan en waarom; Waarom de raad bevoegd is om te beslissen en/of de andere redenen waarom de raad gevraagd wordt te beslissen; Wat er aan besluitvorming vooraf is gegaan, en welke eerdere besluitvorming er is geweest, de context en de historie; Wat er nog aan verdere besluitvorming aankomt; Prominente aandacht voor het maatschappelijk draagvlak; De gemaakte afwegingen expliciet opnemen in het voorstel; De beslispunten waar mogelijk- duidelijker uitsplitsen in het besluit, zodat een en ander amendeerbaar is. Er is ook een cursus in voorbereiding via de Hengelo Academie aan sectormanagers en beleidsmedewerkers over het opstellen van heldere raadsstukken. Daarmee hoopt de werkgroep dat bereikt wordt dat de politieke antenne bij medewerkers verder wordt ontwikkeld zodat de kwaliteit van de raadsstukken er op de bovengenoemde aspecten op vooruit gaat tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

30 Eindrapportage tussentijdse evaluatie Beleidsagenda en strategische agenda raad De werkgroep is van mening dat de raad meer focus zou moeten maken op een beperkt aantal onderwerpen waarbij de raad vroegtijdig (kaderstellend) betrokken willen worden en waarover stevige debatten te verwachten zijn. Een daaraan gerelateerde wens van de raad is om eerder en meer inzicht te krijgen in de voorstellen die de raad de eerstkomende tijd tegemoet kan zien. Dat kunnen de hiervoor bedoelde grote onderwerpen zijn, maar ook de periodiek terugkomende voorstellen zoals begroting en jaarrekening en andere beleidsonderwerpen. Alleen inzicht daarin is niet voldoende: het presidium zou deze kennis ook kunnen gebruiken om te kunnen komen tot een betere spreiding van de majeure onderwerpen over de raads- en commissie-)vergaderingen. In de huidige situatie heeft de raad weinig tot geen inzicht in welke belangrijke stukken de komende ronde of rondes naar de raad toekomt, laat staan dat de raad daarin enigermate sturend in kan optreden. Bij sommige grote onderwerpen is het komende proces en de raadsbetrokkenheid wel duidelijk maar bij andere grote onderwerpen leidt dat gebrek aan inzicht tot veel interventies en vragen van de raad naar de vervolgstappen, waardoor sommigen het gevoel hebben dat er geen regie op het proces wordt gevoerd. Bij een opeenhoping van vele stukken is ook het verwijt te horen dat de raadscyclus te lang is, terwijl het evengoed zo kan zijn dat het college veel meer tijd heeft genomen dan was voorzien en zijn eigen planning in het voortraject ook niet heeft gehaald. Daarom adviseert de werkgroep enerzijds te gaan werken met een beleidsagenda (een soort basisagenda ), die regelmatig geactualiseerd wordt. Deze agenda bevat alle periodiek terugkerende voorstellen plus de andere voorstellen van enige importantie, die in de pijplijn zitten (b.v. op basis van uitspraken raad, toezeggingen college etc). Dit overzicht wordt ook periodiek in samenspraak raad- college tegen het licht gehouden om opeenhoping te voorkomen en een goede spreiding te realiseren, om daarmee meer rust in de raadsagenda te bewerkstelligen cq. meer rust in de relatie tussen raad en college. Een aanzet voor deze beleidsagenda (2013) is in de maak en is als bijlage bijgevoegd. Daaruit en daarbovenop kiest de raad een beperkt aantal (pakweg vijf) onderwerpen voor plaatsing op de strategische raadsagenda. Deze onderwerpen worden onder verantwoordelijkheid van raad(spresidium) door de griffie i.o.m. college/ambtelijke organisatie verder uitgelijnd met bestuurlijke mijlpalen, planning van behandeling deelonderwerpen, informerende, oriënterende en kaderstellende momenten raad, cruciale bespreek- en beslispunten etc. Het ligt voor de hand bij - in ieder geval - deze onderwerpen het instrument bestuurlijke opdracht in te zetten als houvast voor zowel het bestuur als de ambtelijke organisatie. Een strategische agenda in combinatie met een goed geformuleerde Bestuurlijke opdracht geeft zowel de raad als het college als de ambtelijke organisatie houvast en rust in de belangrijke processen. De raad weet van tevoren wanneer en hoe zij betrokken wordt op de belangrijke dossiers, het college weet waarmee zij zelf aan de slag kan gaan en wanneer zij weer bij de raad terug zal moeten komen, de ambtelijke organisatie kan met bestuurlijke legitimatie aan het werk. Daartegenover staat dat we ook moeten durven afspreken dat we als raad minder actief betrokken willen worden op andere onderwerpen, meer aan het college overlaten, maar wel actief geïnformeerd worden. Ten aanzien van majeure onderwerpen die niet op de strategische agenda worden geplaatst pleit de werkgroep voor het inzetten van het instrument Bestuurlijke Opdracht. Dit geldt zeker voor die onderwerpen waarbij de inschatting vooraf is dat politiek gevoelige afwegingen moeten worden gemaakt en/of waarbij weerstand vanuit de samenleving aan de orde kan zijn. Wij stellen voor dat dergelijke nieuwe Bestuurlijke Opdrachten ter bespreking in een raadscommissie worden geagendeerd. Op die wijze kan de raad vroegtijdig invloed uitoefenen op de bestuurlijke kaders en randvoorwaarden waarbinnen de uitwerking kan plaatsvinden. Bij de start van iedere tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

31 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 beleidsvoorbereiding moet naar de mening van de werkgroep de vraag beantwoord worden of met een bestuurlijke opdracht gewerkt moet gaan worden. 8. Overige verbeterpunten 8a. Trefpunt Hengelo, ambities doorzetten De werkgroep benadrukt dat het Trefpunt Hengelo van en voor de raad is, dat de raad de agenda van het Trefpunt bepaalt en medewerking van het ambtelijk apparaat, waar nodig, kan verlangen en verwachten om een thema goed voor te bereiden. De raadsleden worden nadrukkelijk opgeroepen om zelf met meer ideeën voor het Trefpunt te komen. Tevens moeten we ons inspannen om meer onderwerpen vanuit de samenleving op het Trefpunt te krijgen. De neiging om gebruik te maken van gezamenlijke fractiespreekuren door de samenleving speelt een rol, maar ook de crisis maakt dat er minder nieuwe initiatieven en ambities zijn vanuit de samenleving. De werkgroep ondersteunt de gedachte dat het Trefpunt in een vroeg stadium moet worden ingezet. Dat wil zeggen dat over het onderwerp nog geen concept voorstellen voor de raad moeten zijn opgesteld. Immers op dat moment is er weinig tot geen ruimte meer tot beïnvloeding van de burger op het voorstel, want besluitvorming is dan al op korte termijn voorzien. Een thema dat dit jaar een rol speelde was een discussie over het politieke karakter van het Trefpunt. De werkgroep adviseert het volgende te overwegen. Raadsfracties kunnen aan de ene kant zeer wel partijgenoten en andere mensen uitnodigen om op een Trefpunt aanwezig te zijn. Daarbij past wel terughoudendheid in de wijze waarop de mensen worden benaderd. Het is namelijk aan de andere kant ook weer niet de bedoeling dat de gemeenteraadsleden actief mensen oproepen om te komen en daarbij tevens oproepen om een partijpolitiek geluid te laten horen (oproepen om voor of tegen iets te zijn) of oproepen om zichtbaar namens een politieke partij aanwezig te zijn door het dragen van kleding of speldjes of het meenemen van spandoeken. De programmacommissie adviseert de fracties -als zij zelf mensen willen uitnodigen- om de uitnodiging te gebruiken die de griffie opstelt. Die uitnodiging is politiek neutraal. De programmacommissie meent dat deze afspraak het beste vastgelegd kan worden via een gentlemens agreement. Het is geen afspraak die je in regels kan vastleggen o.i.d.. Ook kan het natuurlijk blijven voorkomen dat bezoekers aan het Trefpunt spontaan besluiten om zichtbaar een politieke partij te steunen, daar kan de raad niets tegen doen; hen zal de toegang niet kunnen - worden geweigerd. Over het politiek zijn van een Trefpunt: ieder Trefpunt- onderwerp is in het grote geheel gezien een politiek onderwerp. Want uiteindelijk komen vrijwel alle onderwerpen op de politieke agenda van de raad terecht. Het niet-politieke eraan zijn de afspraken over de rol van de leden van de programmacommissie Trefpunt. De leden dienen de diverse onderwerpen politiek neutraal en waardevrij in te leiden, te begeleiden en uit te leiden, immers men fungeert op dat moment als organisator namens de gemeenteraad en niet als volksvertegenwoordiger. 8b. IBR, Informele bijeenkomst Hart van Zuid Over het IBR en de informele bijeenkomst Hart van Zuid zijn bij het politiek testament op zich heldere afspraken gemaakt. Zie de bijlage. Het blijkt wel dat er sprake is van onduidelijkheid op een bepaald punt. Mag een raadslid of een lid van het college nu wel of niet refereren aan de verstrekte informatie via het IBR of via de informele bijeenkomst Hart van Zuid? Het antwoord is ja, dat kan zeker, en daarom wordt de verstrekte informatie op die bijeenkomsten (vooraf of vlak na de bijeenkomst) ook gecommuniceerd met de niet aanwezige raadsleden via plaatsing op extranet. Het college kan het IBR en de bijeenkomst Hart van Zuid gebruiken om invulling te geven aan haar actieve informatieplicht, net als dat het college dit bijvoorbeeld kan doen door informatieve brieven aan de raad te schrijven. Het college kan dan niet worden tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

32 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 tegengeworpen dat de raad niet geïnformeerd is. Deze afspraak is ook in de lijn met de gemaakte afspraken rond het IBR in het politiek testament van Samengevat: het college en de raad kunnen zeer wel refereren aan de informatie die de raad heeft gekregen in een IBR of in een informele bijeenkomst Hart van Zuid. Het college of de raad kunnen zich alleen niet beroepen op een weergegeven mening of een standpunt van een raadslid of een collegelid, dat is gedaan in het IBR. Oordeelsvorming en standpunt bepaling geschiedt enkel en alleen in onze formele vergaderstructuur die bestaat uit openbare raadscommissie- en raadsvergaderingen. Over de openbaarheid of niet kan de werkgroep het volgende opmerken. In het Politiek testament van is afgesproken dat de bijeenkomsten passief openbaar zijn en blijven. De werkgroep adviseerde eerst dat de IBR bijeenkomsten in het vervolg niet openbaar moeten zijn. N.a.v. de discussie in de informatieve bijeenkomst van 13 december 2012 adviseert de werkgroep om het IBR en de informele bijeenkomst Hart van Zuid passief openbaar te houden Het IBR is ingesteld om raadsleden en fractievertegenwoordigers te informeren zodat zij in een vroegtijdig stadium meer kennis kunnen opbouwen rond moeilijke en ingewikkelde vraagstukken. Het raadslid kan de verkregen informatie vrij gebruiken. De raad hecht eraan om het IBR toegankelijk te houden voor geïnteresseerden. Voor geïnteresseerden buiten de kring van de raad blijft het IBR dus passief openbaar, en is de afspraak dat men als toehoorder aanwezig kan zijn. Het presidium is het orgaan dat namens de raad de agenda van het IBR bepaalt. Het presidium weegt ieder verzoek van het college (of van een raadslid) voor een IBR onderwerp af. Het presidium spant zich in om elk verzoek om een IBR zorgvuldig af te wegen. Daarbij wordt primair bezien of het onderwerp niet primair thuishoort op een agenda van de raadscommissie omdat het onderwerp veel politieke attentiewaarde heeft (meningsvorming en oordeelsvorming) of bijvoorbeeld een Trefpunt Hengelo (ook interessant voor de burger) kan worden geplaatst. De werkgroep constateert ook dat diverse verzoeken om een IBR vanuit het college verbetering behoeven. Diverse verzoeken zijn vrij summier omschreven zodat een goede afweging van het verzoek door het presidium niet mogelijk is. Ook spreekt uit sommige verzoeken dat het college de intentie heeft om met de raadsleden over het betreffende onderwerp in een IBR in discussie te gaan. Dat is nadrukkelijk niet de bedoeling, discussie vindt plaats in de raadscommissie of raadsvergadering. Het IBR dient louter en alleen als podium voor het verstrekken van informatie en voor kennisvermeerdering bij raadsleden in een vroegtijdig stadium. Het IBR is niet bedoeld voor het peilen van opvattingen van de leden van de raad. Mogelijke afspraken: De griffier mag een verzoek terugsturen als het verzoek te summier of onduidelijk is (gebeurt nu af en toe); De afspraken over het IBR nadrukkelijker communiceren binnen het ambtelijk apparaat. Maak de afspraken rond IBR en Trefpunt beter zichtbaar op intranet; Het IBR is niet openbaar. 8c. Gebruik instrumenten raad (ihb schriftelijke vragen) Zie de bijlage van de griffie die door de raad is vastgesteld in zijn vergadering van november Deze bijlage is duidelijk over wettelijk recht, en de oproep om als raadslid van geval tot geval goed af te wegen of het instrument schriftelijke vragen wel moet worden ingezet, of dat andere middelen beter en sneller kunnen werken. De griffier heeft de indruk dat de raadsleden kritischer kunnen zijn dan ze nu zijn bij de toepassing van dit recht. De vraag is of onze cultuur van omgang met elkaar zo open is dat raadsleden zich daarop laten aanspreken en zo ja door wie. 8d. De kansen van de digitalisering De raad heeft in december 2011 ingestemd met het voorstel om: op experimentele basis te starten met een digitale verspreiding van de vergaderstukken; de invoering van audio-verslaglegging van de commissievergaderingen te onderzoeken tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

33 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 De begeleiding hierbij is in handen van de werkgroep automatisering uit de raad. Zij wordt bij de werkzaamheden ondersteund door ambtelijke vertegenwoordigers van de griffie, de afdelingen Div en ICT. Digitale verspreiding stukken (Papierloos vergaderen) Aan een aantal raadsleden is vanaf 1 januari jl. de stukken uitsluitend nog digitaal beschikbaar gesteld. Met papierloos vergaderen wordt een vermindering bereikt van het papiergebruik. En uiteindelijk bij algehele invoering van papierloos vergaderen wordt een afname van de personeelskosten bij de griffie door minder inhuur van werkuren van de afdeling Secretariaat en Flexpool verwacht. Bij papierloos vergaderen moet een raadslid kunnen beschikken over een "device" dat bij hem past. Tot 2014 kunnen alle raadsleden in beginsel nog werken met de van gemeentewege verstrekte laptop; een aantal raadsleden heeft al op andere wijze een passende device aangeschaft. Het voornemen is om bij de raadswisseling in 2014 de aanschaf van een eigen "device" over te laten aan de raadsleden. Wel worden de afgesproken financiële middelen hiertoe beschikbaar gesteld. Uit een tussenevaluatie dit jaar is gebleken dat de deelnemers uit de raad tevreden zijn over de gewijzigde aanpak. Zij hebben een aantal aanbevelingen gedaan, die verwerkt worden bij de overgang naar de algehele digitale verspreiding van de stukken. Het is de bedoeling om hier per 1 maart 2013 toe over te gaan inclusief dus alle abonnementhouders. Welke handelingen zijn in dit kader tot nu verricht? alle voor de raad bestemde stukken uit het college worden wekelijks direct op extranet geplaatst; de raadsleden die mee doen met het experiment papierloos vergaderen ontvangen bericht dat de bundel en de afzonderlijke stukken op extranet zijn geplaatst; alle stukken worden uitsluitend in PDF geplaatst en voorziening van een bladwijzer; er is een stappenplan gemaakt voor invoering van een raadsinformatiesysteem en de aansluiting hierop bij het nieuwe zaaksysteem; voor bestuurders en raadsleden is in het stadhuis is een (besloten) WIFI-omgeving gemaakt. Nog uit te voeren: een raadsvoorstel maken waarin voorgesteld wordt om tot invoering van de algehele digitale verspreiding over te gaan; de betrokkenen schriftelijk informeren; de legesverordening aanpassen. Audio-verslaglegging Op 1 september jl. is met Notubiz een tijdelijk contract gesloten om tot 1 januari 2013 de vergaderingen van alle commissievergaderingen op te nemen. Na bewerking van het verslag door Notubiz wordt het bestand op internet geplaatst. Dit bestand is doorzoekbaar op geluidsfragmenten per agendapunt, spreker. De voordelen zijn evident. Daarnaast wordt tot deze datum ook nog een schriftelijk verslag gemaakt. De ervaringen rond de audio-verslaglegging zijn positief. Bij raadsbesluit van 11 december 2012 zal besloten worden om vanaf 1 januari 2013 de audio-verslaglegging van de commissievergaderingen te continueren en de schriftelijke verslaglegging te beëindigen. Naast de audio verslaglegging komt er een besluitenlijst die uitvoeriger is dan tot nu toe. Daarnaast wordt ook gestart met audioverslaglegging van de tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

34 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 raadsvergaderingen. Vooralsnog wordt de schriftelijke verslaglegging van de raadsvergaderingen gehandhaafd tot meer duidelijkheid bestaat over de juridische aspecten in relatie tot de Archiefwet. Welke handelingen zijn in dit kader tot nu verricht: aanschaf nieuwe opnameapparatuur en discussiesysteem in de burgerzaal; presentielijsten maken van commissievergaderingen; verbetering besluitenlijsten van de commissies; raadsbesluit 11 december 2012 inhoudend: invoering van audio-verslaglegging (daarbij meenemen de aanpassing verordening op de raadscommissie 2010) en verlenging van het contract met Notubiz voor een periode van minimaal 3 jaar; beëindiging schriftelijke verslaglegging, (opzeggen contract met extern bureau). Digitalisering en invoering van een nieuw RIS/ BIS. Zoals hiervoor genoemd bij de kwaliteit van de raadsstukken streven we naar een eenvoudiger format voor raadsstukken. Dit eenvoudiger format kan per 1 maart 2013 worden gebruikt, op het moment dat er een nieuw document management systeem (DMS) voor de medewerkers wordt ingevoerd. Dit nieuwe systeem moet de weg openen voor het ontwikkelen van een besturingssysteem voor bestuurlijk stukken, het zogeheten BIS/RIS, zodat de griffie bijvoorbeeld agenda s en stukken gemakkelijker digitaal kan bouwen en plaatsen, hetgeen tijd en kosten kan besparen tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

35 Eindrapportage tussentijdse evaluatie De aanbevelingen op een rij (De conclusies corresponderen met de nummering van de betreffende hoofdstukken) Hoofdconclusies: 3. Hoofdlijn van de opbrengst langs de fracties, college en MT : Nu geen ingrijpende aanpassingen Er is op dit moment geen (breed gevoelde) reden voor ingrijpende aanpassingen in de commissie- en raadstructuur tijdens de rit. Voor zover het een optie mocht zijn fundamentele wijzigingen in de opzet te overwegen, dan tijdig daarmee beginnen gericht op invoering bij de start van de nieuwe periode (2014) Fundamentele discussie in 2013 starten Begin 2013, hand in hand met de digitalisering, de discussie te starten over eventuele fundamentele wijzigingen in de opzet, gericht op invoering bij de start van de nieuwe raadsperiode (medio 2014). 4a. Vergaderstructuur/ vergadercultuur COMMISSIEBEHANDELING Kort restant Vooral debat met elkaar en op vraag en basis daarvan oordeelsvorming antwoord t.b.v. beeldvorming (voor zover niet vooraf in contact ambtenaar) RAADSBEHANDELING Resterend Vooral besluitvorming: kenbaar stukje maken fractiestandpunten; debat over indienen moties + amendementen de nog openstaan de punten 4b. Debatcultuur en de wijde van vergaderen De werkgroep is van mening dat de waarnemingen van de debatscan in grote lijnen overeenkomen met onze eigen waarnemingen rond onze vergadercultuur, rond het debatteren, de rol van de leden van het college en de rol van de (commissie)voorzitters. a. Diverse waarnemingen kunnen alleen veranderen als de politieke actoren zelf bereid zijn om zich deze aanbevelingen ter harte te nemen. Voorbeelden: niet elkaar herhalen, geen technische vragen stellen, wethouders die teveel uitweiden. Ook een debatcursus kan daaraan bijdragen zoals al eerder is aanbevolen, en de commissievoorzitters kunnen de raadsleden op hun gedrag aanspreken. b. Andere waarnemingen en aanbevelingen kunnen via een structuurmaatregel worden aangepakt. Bijvoorbeeld: streven naar 3 termijnen, waarbij de conclusies bij een agendapunt in de raadscommissievergadering goed worden getrokken, zodat het debat in de raad op het juiste punt weer wordt opgepakt (zie de schematische weergave); hardere afspraken maken over de inzet en het handhaven van spreektijd. c. Tenslotte zijn er waarnemingen en aanbevelingen die de commissievoorzitters kunnen toepassen. Voorbeelden: sturen op het contrast in het debat, discussie terugbrengen naar de doelstelling van het agendapunt, bij vragen de wethouder direct laten antwoorden tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

36 Eindrapportage tussentijdse evaluatie c. Hamerraad De werkgroep staat positief tegenover de gedachte van invoering van een hamerraad, maar binnen de huidige structuur is de inpasbaarheid daarvan, met de beoogde tijdswinst, niet goed te regelen. Op dit moment zijn de nadelen groter dan de voordelen en sommige nadelen zijn niet op te lossen. publiciteit, spreekrecht, geen voorbespreking in raadscommissie, geen fiat van fracties mogelijk. Daarom adviseert de werkgroep om de hamerraad nu niet in t e voeren maar bij de in 2013 te starten discussie over meer fundamentele structuurwijzigingen invoering van een hamerraad als voorkeuroptie mee te nemen 4d. Verdeling onderwerpen over de commissies Artikel 2 van de Verordening op de raadscommissies 2010 aan te passen aan de nieuwe verdeling: Commissie Programma/agenda Hoofdfunctie Sociaal 1. Werk verbindt 2. Zorg voor de mens 3. Een nieuwe vorm van ontmoeting & betrokkenheid 4. onderwijs 5. cultuur en recreatie 6. sociale zaken en maatschappelijke dienstverlening Fysiek Bestuur 4. Naar een aantrekkelijke binnenstad 5. Toekomstbestendige stad met focus op Zuid Facetagenda Duurzaamheid Facetagenda Participatie 1. Werk verbindt 2. verkeer, vervoer en waterstaat 7. (volksgezondheid en) milieu 8. ruimtelijke ordening en volkshuisvesting 0. algemeen bestuur 1. openbare orde en veiligheid 3. economische zaken 9. financiering en algemene dekkingsmiddelen Voor het overige nu niet tot wijziging van de commissie-indeling over te gaan. Wel overgaan tot overheveling van EZ naar de raadscommissie bestuur, voor zover het gaat over economische zaken met een regionale component (NT of regio Twente verband). Te denken valt aan onderwerpen rond het RBT, Crematorium, RT, GBT, SSC en Citymarketing. 5. Van binnen naar buiten: meer vergaderen op locatie streven om meer buitenshuis te vergaderen; de hoge vergaderfrequentie tussen raad en college mee te nemen bij de structurele discussie over aanpassing van de vergaderorde. 6. Kwaliteit van raadsstukken /verbetering format raadsvoorstellen Geen dubbelingen meer in het raadsvoorstel; Een duidelijke inleiding waarin de gevraagde beslispunten van de raad staan en waarom; Wat er aan besluitvorming vooraf is gegaan, en welke eerdere besluitvorming er is geweest; Wat er nog aan verdere besluitvorming aankomt; Prominente aandacht voor het maatschappelijk draagvlak; De gemaakte afwegingen expliciet opnemen in het voorstel. De beslispunten - waar mogelijk - duidelijker uitsplitsen in het besluit, zodat een en ander amendeerbaar is tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

37 Eindrapportage tussentijdse evaluatie Beleidsagenda en strategische agenda raad Werken met een beleidsagenda (een soort basisagenda ), die regelmatig geactualiseerd wordt. Deze agenda bevat alle periodiek terugkerende voorstellen plus de andere voorstellen van enige importantie, die in de pijplijn zitten (b.v. op basis van uitspraken raad, toezeggingen college etc). Dit overzicht wordt ook periodiek in samenspraak raad- college tegen het licht gehouden om opeenhoping te voorkomen en een goede spreiding te realiseren, om daarmee meer rust in de raadsagenda te bewerkstelligen cq. meer rust in de relatie tussen raad en college. Kiezen voor een beperkt aantal (pakweg vijf) onderwerpen voor plaatsing op de strategische raadsagenda. Deze onderwerpen worden onder verantwoordelijkheid van raad(spresidium) door de griffie i.o.m. college/ambtelijke organisatie verder uitgelijnd met bestuurlijke mijlpalen, planning van behandeling deelonderwerpen, informerende, oriënterende en kaderstellende momenten raad, cruciale bespreek- en beslispunten etc. 8a. Trefpunt Hengelo, ambities doorzetten raadsleden worden opgeroepen om zelf met meer ideeën voor het Trefpunt te komen; Trefpunt moet in een vroeg stadium worden ingezet. Het onderwerp moet nog niet in de vorm van een raadsvoorstel op de agenda van de raad staan; Discussie over het politieke karakter van het Trefpunt. Terughoudend zijn in de wijze waarop fracties mensen uitnodigen. Leden van de programmacommissie Trefpunt doen hun werk op Trefpunten neutraal en waardevrij. 8b. IBR, Informele bijeenkomst Hart van Zuid De griffier mag een verzoek terugsturen als het verzoek te summier of onduidelijk is (gebeurt nu af en toe); De afspraken over het IBR nadrukkelijker communiceren binnen het ambtelijk apparaat. Maak de afspraken rond IBR en Trefpunt beter zichtbaar op intranet; Het IBR is niet openbaar. 8c. Gebruik instrumenten raad (ihb schriftelijke vragen) Oproep om als raadslid van geval tot geval goed af te wegen of het instrument schriftelijke vragen wel moet worden ingezet, of dat andere middelen beter en sneller kunnen werken. 8d. De kansen van de digitalisering Rond het papierloos vergaderen: Nog uit te voeren: een raadsvoorstel maken waarin voorgesteld wordt om tot invoering van de algehele digitale verspreiding over te gaan; de betrokkenen schriftelijk informeren; de legesverordening aanpassen Digitalisering en invoering van een nieuw RIS/ BIS. overgaan op het eenvoudiger format van raadsvoorstellen; doorgaan met het implementeren van een besturingssysteem voor bestuurlijk stukken, het zogeheten BIS/RIS, zodat de griffie bijvoorbeeld agenda s en stukken gemakkelijker digitaal kan bouwen en plaatsen, hetgeen tijd en kosten bespaart tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

38 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 BIJLAGE 1: OPBRENGST RONDJE EVALUATIE RAADSWERK Opmerkingen MT - de frequentie van vergaderen moet omhoog en wel in combinatie met een kortere cyclus; - Het zomerreces duurt te lang (red: wel de laatste twee jaar een extra raadsvergadering ingelast); - We moeten misschien wel af van de commissiestructuur. Drietraps: technisch opinierendbesluitvormend; - Inefficiënt vergaderen; meer kaderstellend bezig zijn; - Wie heeft welke rol; de vergadercultuur; - De kwaliteit van de stukken; de raad ook door de formulering van de vraag aan de raad meer op hoofdlijnen zetten en aansturen; - Helderheid brengen over IBR/ Trefpunt/ Raadscommissievergaderingen. We weten nu niet waar we een onderwerp moeten/ kunnen agenderen; Wie bepaalt de agenda van IBR etc..? - We weten nu niet of de raad geïnformeerd wil worden, bijgepraat wil worden, of er een besluit over wil nemen; - Geheimhouding; behoefte aan afspraken en regels; - Het plaatsen van gemeentelijke taken op afstand bijv veiligheidsregio, RUD, dit in combinatie met de politieke verantwoordelijkheid van college en raad; Hoe zit de raad daarin? - Het gebruik van Twitter waardoor er een soort twitter raadsvergadering ontstaat naast de normale vergadering. Opmerkingen GroenLinks Vooral nieuwe raadsleden verbazen zich er over dat zoveel vanuit de commissie in de raad wordt overgedaan (invloed aanwezigheid media?!) In politiek beraad herhaaldelijk besproken en beterschap beloofd maar de daarover gemaakte afspraken verwateren al snel weer (quote: als je je als raadslid netjes houdt aan de afspraken zit je er in de raad vervolgens als lulletje bij). - Betreft zowel structuur als cultuur; maar wel vooral cultuur; - Voor voorstellen voor een strakkere vergaderdiscipline is geen overeenstemming in de raad; optie is die afspraken te formaliseren door ze op te nemen in het Reglement van Orde; - De raadsleden hebben veel instrumenten/mogelijkheden, maar die worden deels misbruikt ; - We moeten ons als raad richten op de hoofdlijnen; niet op de details (maar, zo zegt ander fractielid: je kunt dat niet verbieden; als raadslid mag je overal over praten en de scheefliggende stoeptegel haalt immers eerder de pers dan de hoofdlijnen; het is het recht van een raadslid daar iets mee te doen). Dit is heel moeilijk met structuuraanpassingen op te lossen. - Dat neemt niet weg dat structuuraanpassingen het overwegen waarde zijn: b.v. alsvolgt: De commissies benutten voor het inhoudelijke debat; in de raad dat niet overdoen maar alleen besluitvorming voorafgegaan door korte stemverklaringen om dubbelingen te voorkomen. Suggestie is om b.v. twee keer per maand besluitvorming raad te laten plaatsvinden. Bedenk dat het merendeel van de voorstellen hamerstukken zijn; is hamerraad een optie? - In de raad (dus niet in de commissies) werken met strakke spreektermijnen; zo nodig dat ook formaliseren; - Mogelijkheden bieden aan raadsleden (via IBR, soort technisch beraad/spreekuren penvoerder aan begin van voorbereiding voorstel) om eerder betrokken te worden in de voorbereiding van voorstellen aan de raad; - IBR en Trefpunt niet te veel formaliseren; in IBR wordt nu regelmatig voorgenomen maatregelen ingebracht; daar zaken meer open inbrengen ander dreigt er een soort sluis te ontstaan; - Doel van het politieke debat is goede besluitvorming voor Hengelo; om een goed inhoudelijk debat te krijgen (zie hiervoor: in de commissie) is kwaliteit van het voorstel belangrijk; - Daar moet duidelijk zijn wat de echte bespreek- en beslispunten zijn; waarover moet ik beslissen en als ik dit beslis betekent dat. - Mario ter Haar wil graag betrokken worden bij aanpassing format voorstellen; tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

39 Eindrapportage tussentijdse evaluatie Mocht de optie overwogen worden om het aantal agendapunten raad te verminderen door mandaat aan B&W te vergroten, dan vraagt dat om een politieke discussie in de raad over de wenselijkheid ervan; - Eens met opsomming van de onderwerpen die nu niet geëvalueerd hoeven te worden. Opmerkingen ProHengelo - 3 commissies is te weinig; nu is er veel druk op het eind van de avond; misschien weer naar 5 commissies; - Een ander fractielid vindt 3 commissies juist wel prima; - De fractie neemt aan dat de raad die onderwerpen op de agenda krijgt waar de raad ook werkelijk over gaat, dus minder onderwerpen agenderen kan niet; - Meer werken met hamerstuk systematiek om agenda te ontlasten; - Ander cyclus, als idee: om de twee weken een raadsvergadering, waarbij op die avond van 7 tot 8 spreekrecht, van 8 tot half 11 besluitvormend, geen commissies meer; - Raadscommissie zijn overbodig, want geen verandering meer van standpunt tussen raadscommissie en raad bij fracties, dus er wordt dubbel vergaderd terwijl er niets verandert, zonde van de tijd; - De fractie ziet meer nut in tijdsbesteding buiten het stadhuis door daar iets voor burgers te betekenen; - Geen behoefte aan een cursus debatcultuur; - Opmerkingen over de vergadercultuur; niet op argumenten ingaan, voorlezen wat je hebt voorbereid, zonder na te gaan of dat inmiddels achterhaald is door andere bijdragen; - Hoe gaan we met elkaar om is een onderwerp voor politiek beraad; niet op de persoon spelen is erg belangrijk. Opmerkingen PvdA - Digitalisering is geen onderwerp voor de evaluatie: gewoon zo snel mogelijk doen; - Te overwegen optie: minder agendapunten raad door mandatering en/of meer besluitvormende vergaderingen; - Uiteenlopende opvattingen over werkbaarheid/wenselijkheid strakkere vergaderdiscipline; maar zeker een onderwerp om te betrekken in de evaluatie; - Harde spreektijden in de raad hanteren; zo nodig afspraken over vergaderdiscipline (en ook over interrupties) formaliseren; - Voorkeur voor een opzet waarbij commissies gebruikt wordt voor vrij debat en in de raad volstaan wordt met besluiten nemen; - Optie van hamerraad bezien; - Meer voorstellen als hamerstuk aanmerken; - Kwaliteit stukken: is het wel handig dat degene die het voorstel maakt ook de samenvatting maakt? Suggestie: dat door iemand anders laten doen (met duidelijke beslisen bespreekpunten); - Toetsingscriteria opstellen voor te stellen vragen in vragenhalfuurtje (vb: Shining Star; wat in commissie door wethouder is verteld kwam in de raad - onnodig als vraag weer terug); - Onderwerp positie fractievertegenwoordigers: aspect van faciliteren het evalueren waard, voor de rest niet; - Wb opzet commissies: omvang agenda mag geen reden zijn voor aanpassing structuur of indeling; - Kijken naar de nieuwe programma s en hoe die op een slimme manier aan commissies te koppelen. Opties: onderbrengen bij commissie bestuur of afhankelijk van het onderwerp bepalen in welke commissie behandeling plaatsvindt. - Debatcultuur: de indruk bestaat dat enkele fracties geen andere debatcultuur wensen. Daarom wordt niet al te veel verwacht van een externe die de raadsleden hierop gaat spiegelen, maar het is het proberen waard. - IBR is bijzonder waardevol; loopt prima, goede onderwerpen; - Raad eerder bij de beleidsvoorbereiding betrekken (inzicht geven in wat er aan zit te komen) b.v. IBR daarvoor gebruiken. Of een bijeenkomst zoals nu uitloop Sociaal; - Trefpunt is een prachtig instrument, maar er zit wel de klad in. Welke mensen tref je daar nu? - Trefpunt naar de buurt brengen; - Over huiskamerbezoeken zijn net opgefriste afspraken gemaakt. Laat het daarbij en verder niet gaan; tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

40 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 Opmerkingen VVD - Aandacht voor de effectiviteit van besluitvorming en de tijdbesteding in de raadscommissies; - Meer aandacht voor burgerbetrokkenheid (voorbeelden Enschede en Deventer): een betere betrokkenheid van de burger vooral bereiken door op locatie te gaan vergaderen, buiten het stadhuis; - Meer balans in de agenda s van de raadscommissies: economie naar fysiek/ bestuur en werkgelegenheid blijft in sociaal; - De commissiestructuur is goed, maar wel buitenshuis vergaderen; - Trefpunt moet veel meer instrument worden van de raad. De raad bepaalt de onderwerpen en dient volledige medewerking van de ambtenaren te krijgen om een onderwerp goed voor te bereiden. Daarover nadere harde afspraken maken; - Een kortere cyclus van vergaderen (Almelo) moet onderzocht worden, als dat de effectiviteit van besluitvorming ten goede komt. Opmerkingen CU Belangrijkste verbeterpunten: - to the point vergaderen, moet echt beter; - voorzitter van cie en raad meer mandaat geven om strakker de zaak in de hand houden. - Trefpunt is goed, voor contact met de burger; - IBR is goed, maar de indruk is dat er teveel onderwerpen naar het IBR wordt geschoven. Er wordt ook teveel aan gerefereerd in de formele vergaderingen. Dat is niet juist. - De commissiestructuur kan zo blijven die bevalt wel goed. Kan wel overtuigd worden als er een goed alternatief voorhanden is. (- Bestemmingsplannen op CD i.p.v. op papier? Waarom niet op extranet? ) Opmerkingen D66 In commissie ruimte bieden voor debat; in de raad vergadertijd limiteren en je daar aan houden; Voorstander van vastgelegde afspraken over een strakkere vergaderdiscipline in vooral raad (denk aan vergaderreglement á la Tweede Kamer). Wel is daarbij het dilemma: iedereen heeft het recht te opereren zoals hij/zij dat wil, zolang binnen de gegeformuleerde kaders gebleven wordt; Oppassen over dubbelingen tussen commissie en raad; Te weinig wordt gebruik gemaakt van de gelegenheid tot het vooraf stellen van technische vragen; Kijk naar mogelijkheden om de raad(sleden) meer vroegtijdig en op een open wijze te betrekken bij de beleidsvoorbereiding. Dat gebeurt nu nog niet automatisch en is wisselend per wethouder; Dit kun je niet formeel vastleggen maar de wens daartoe uitspreken zou wel kunnen. Is het werken met een soort jaaragenda voor inzicht in punten die op wat langere termijn gaan spelen (CL: vergelijk de ooit gehanteerde lange termijn Agenda) een optie? Zou taak griffie kunnen/moeten; Dilemma; Ik moet nu in maximaal 8 dagen (aanlevertermijn) een mening vormen op een dossier. Kan dat niet anders (eerder betrekken)/eerder (stukken eerder aanleveren)? Eerdere betrokkenheid raad (b.v. met woordvoerders) over vooral onderwerpen waarover reuring in de stad is (denk aan groennota) zou goed zijn; n.b. zonder dat allemaal te institutionaliseren; Aanhalen vergaderdiscipline is goed; Collega raadsleden (ook) individueel aanspreken op hun wijze van opereren. Is ook rol voorzitters (met de weer kanttekening dat die daarin beperkt is zolang men binnen de formele kaders blijft). Je voelt hier voorzichtigheid over en weer; Positie + faciliteren fractievertegenwoordiger is voor D66 een thema. D66 heeft liefst ook mogelijkheid tot benoemen fractievertegenwoordigers buiten de lijst; Geen aanleiding nu van huidige opzet met drie commissies af te stappen; wel kijken naar huidige (onevenwichtige) verdeling (EZ). Er kan wel gekeken worden naar de vergaderstructuur maar hoeft niet op voorhand anders; Wel kijken naar mogelijk andere/tijdelijke vormen van raadsbijeenkomsten. B.v. tijdelijke raadscommissie voor een terrein waar heel veel speelt? Steeds flexibel kijken naar de meest passende vorm; D 66 doet graag mee aan debatcursussen, observatie debatcultuur door externe etc. Meer van binnen naar buiten; op locatie vergaderen; tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

41 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 Opmerkingen SP Algemeen: - Contact met bevolking is in eerste instantie verantwoordelijkheid fracties zelf; - Dat neemt niet weg dat bij Trefpunt verschuiving te zien is van door burgers aangedragen onderwerpen naar onderwerpen van raad/college zelf. Terug naar oorspronkelijke opzet waarin actief op zoek naar onderwerpen vanuit bevolking wordt gegaan; - Vergaderen op locatie is jammer genoeg minder geworden; - Huiskamerbezoeken er in houden; - Gezamenlijke fractiebijeenkomsten met burgers lenen zich wb SP niet om echt politiek te bedrijven en in gesprek te komen; - Kwaliteit stukken zeker niet achteruit gegaan; geen problemen mee; - Aanlevertijden beduidend beter dan voorheen; - Verbeteren format voorstellen minder belangrijk dan de debatcultuur. Daarin ook rol voorzitter. - Spreektijden afspreken (bij grotere onderwerpen) is prima, maar niet relateren aan aantal zetels. Debat is bedoeld om elkaar te overtuigen en overtuigingskracht is niet afhankelijk van het zetelaantal; - Debat moet vooral plaatsvinden in de commissie; als we er daar uit zijn dan niet meer herhalen in de raad. Daar moeten we ons dan ook allemaal aan houden; - We vergaderen vaak 3 ½ uur; dan moet in de helft kunnen (NB; invloed aanwezigheid media); - Optie bezien van standaard werken met drie termijnen in commissie en raad tezamen; als in commissie twee termijnen gehouden, dan nog 1 termijn in de raad; - Niet meer mandateren aan college om zo tot minder agendapunten raad te komen; - Gebruik instrumenten raad: blijft recht van ieder raadslid. Wel moeite met vragen die open deuren zijn (vervelend dat dat gebeurt maar toe maar) en met technische vragen waarvan de antwoorden al in de stukken staan; - Vragenhalfuurtje echt bepreken tot half uur. Het moet gaan om heldere vragen (zonder uitgebreid statement) die tijdelijk vooraf ook bekend zijn; - Digitalisering: aanbieden digitale content is verantwoordelijkheid griffie; raadsleden zelf zijn verantwoordelijk voor de middelen (zoals tablet etc) om die content te consumeren. Vergaderstructuur: - Huidige opzet voldoet: voorbereiding en meningsvorming in commissies; debat en besluitvorming in de raad; - Structuur/lengte cyclus niet halverwege de raadsperiode aanpassen; indien daarvoor aanleiding wordt gezien dan bij start nieuwe periode (dan wel tijdig met voorbereiding daarvan beginnen> Optie van hamerraad is dan het overwegen waard (onder vw van optimale digitalisering); b.v. combineren met commissievergadering; - Geen reden voor verschuiven onderwerpen (EZ) tussen commissies; - Uitloopbijeenkomsten commissies niet benutten voor bespreking programma s. Over doelstelling uitloopbijeenkomsten (zoals Sociaal) moeten we het hebben. Het gaat daar niet om meningen peilen, maar wel over info-overdracht, aangeven dilemma s/aandachtspunten en inventarisatie ideeën; - IBR vooral voor invulling actieve informatieplicht college; - Geen behoefte aan discussie over fractievertegenwoordigers nu. Mocht daarin iets moeten veranderen dan m.i.v. nieuwe raadsperiode. Wel/niet op de lijst? Wat dubbel gevoel daarover. Debatcultuur - Is vooral kwestie van zelfdiscipline; ook rol voorzitter; - SP is faliekant tegenstander van betalen debatcursussen door de gemeente; moet vanuit fracties komen uit het fractiebudget. Griffie mag wel wat faciliteren (b.v. helpen bij keuze van cursus); - Niet echt iets wordt gezien in spiegelen door externe; volgens SP doen we er toch niets mee; onder water gelden er heel andere agenda s; die haal je niet weg en zijn ook onderdeel van het politieke spel; - (werkgroep) raadspagina nu wel evalueren; is immers iets nieuws. Doel van die evaluatie is zo nodig bijsturen; afweging doorgaan of stoppen is nu niet aan de orde tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

42 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 Opmerkingen college van B&W - geen grote wijzigingen in de raadscommissiestructuur noodzakelijk; - mogelijk wel een verschuiving van enige onderwerpen naar andere commissies; - de gemeentesecretaris heeft een andere mening, wil wel een andere structuur bezien; - het college/ sommige wethouders zoeken naar mogelijkheden om de raad frequenter bij te praten op dossiers die naar hun mening belangrijk zijn; - de daartoe bestaande mogelijkheden bieden niet voldoende ruimte, de wethouders willen meer met de benen op tafel met de raad kunnen spreken, meer kunnen klankborden; - de wethouders zoeken überhaupt naar meer mogelijkheden om de raad te informeren; - de wethouders vragen zich af of en waarom zij niet gewoon de raad kunnen uitnodigen om onderwerpen aan de raadsleden toe te lichten; voor externe partijen bestaat die mogelijkheid wel; - het informeel overleg Hart van Zuid, is een manier waarop het college goed kan voldoen aan haar informatieplicht richting raad; - over het IBR: we zouden als raad en college naar het instrument IBR moeten kunnen kijken als een instrument waar het college invulling geeft aan haar actieve informatieplicht. Dat wil zeggen, alle informatie die daar gegeven wordt, wordt ook op extranet geplaatst, zodat het college de raad in ieder geval over de betreffende ontwikkelingen goed heeft geïnformeerd. Op die manier kan er dan ook aan het IBR worden gerefereerd; - De uitloop van de raadscommissie sociaal benutten voor de transitie WMO met de bijbehorende eisen van de raad ervaart de wethouder als lastig om te plannen. De transitie is een buitengewoon proces en vraagt om een buitengewoon overleg in een zekere vrije vorm; - De kwaliteit van de stukken kan beter in die zin dat we de raad meer als raad moeten aanspreken, meer op het niveau van kaderstelling en op hoofdlijnen in plaats van wat nu wel gebeurt op het meso niveau ; - Let op de gevolgen van de digitalisering; dat kan maken dat zaken straks sneller behandeld kunnen worden. (Over deze onderwerpen hebben we vervolgens inhoudelijk van gedachten gewisseld; tegenover de wensen van het college zijn de redenen weergegeven die hebben geleid tot de huidige werkwijze, en zijn nog enige andere mogelijkheden tot verbetering aangegeven). Opmerkingen CDA Vergaderstructuur/vergaderdiscipline - (n.a.v. ervaringen met uitloopbijeenkomst Sociaal): eerst nadenken over de doelstellingen die je hebt en dan pas de meest passende werkvormen daarbij kiezen; bv. transities: mis debat over de kaders; in plaats daarvan uitgebreide toelichtingen; - Raad/commissie: iedereen draait verhaaltje af; is veelal uitwisselen standpunten in plaats van debat daarover. Vooral in de commissie zou veel meer het debat moeten plaatsvinden; Je ziet in de raad zelden dat van standpunt wordt veranderd; als geen sprake is van nieuwe feiten in de raad volstaan met korte politieke statements met alleen evt debat over moties/amendementen; vervolgens besluitvorming; kan op die manier veel korter; - Strakkere vergaderdiscipline vraagt om zelfdiscipline fractie; zo nodig afspraken hierover formaliseren (door vastlegging in het reglement van Orde); - Invulling voorzitterrol (commissies en raad) in dit verband heel belangrijk: in de vergadering zelf strak sturen en na de vergadering informeel feedback geven aan individuele raadsleden. Commissievoorzitterrol wordt heel verschillend ingevuld. Profiel? Training? Feedback? - Het vragenhalfuurtje over actualiteiten tijdens de raad wordt vaak vooral gebruikt om de publiciteit te halen en schiet daarmee zijn doel voorbij; afschaffen of hogere drempel opwerpen? - Wethouders in commissies vaak veel te lang aan het woord; beter is te werken met schriftelijke info met daarop hooguit een korte mondelinge toelichting; - Discussie in de commissies zou veel meer met elkaar moeten plaatsvinden en niet zozeer met het collegelid; - Begin commissievergaderingen is heel stroperig. Optie: actualiteiten en mededelingen college (nu vaak veel te lang) in de commissievergadering aan het eind van de agenda in plaats van aan het begin; - Maatregelen treffen ter verbetering van de evenwichtigheid commissieagenda s - Naast de bestaande vormen (commissie. Raad, IBR, Trefpunt, HvZ) geen nieuwe vormen optuigen; tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

43 Eindrapportage tussentijdse evaluatie Belangstelling IBR valt de laatste tijd zwaar tegen; heeft ook te naken met selectie onderwerpen. Daarin kritischer zijn (goed was vb: woningmarktmonitor met als follow up de woonvisie); - Opzet en status IBR kritisch bezien, zijnde instrument van/voor de raad; rol college in agendering te zwaar? - We moeten proberen die prikkels te elimineren die leiden tot verstoring van de vergaderorde; - Door gemakkelijker ontsluiten informatie (digitalisering) meer mogelijkheden tot efficiënter vergaderen; - Optie: afschaffen commissies; ga uit van een vaste dag in de week met b.v. afwisselend opiniërende en besluitvormende bijeenkomsten. Tenminste 1 keer per 4 weken (en zo mogelijk vaker bv. in de vorm van een hamerraad) een besluitvormende vergadering. Een dergelijke aanpassing opzet commissie- en raadcyclus is het overwegen waard, maar in dat geval m.i.v. de nieuwe periode daarmee van start gaan; - Indien een dergelijke optie wordt overwegen wel toetsingscriteria vaststellen waarom je het doet. Debatcultuur: - Debatcultuur is niet best; maar wordt door aanpassingen de besluitvorming beter, want daar gaat het uiteindelijk om; - Training/coaching voorzitters overwegen; - Is teambuilding/training raad als geheel een optie? Opmerkingen BurgerBelangen Contact met de bevolking - Is de laatste tijd wat verminderd. Laatste Trefpunt over het skateplaza was zoals het zou moeten. Goed resultaat. Misschien beter om minder onderwerpen per keer te nemen. Dit Trefpunt was één van de betere, omdat het onderwerp actueel was. Het lijkt soms dat er geforceerd gezocht wordt naar een onderwerp; - Attentiepunt: apolitiek blijven. Het Trefpunt is bedoeld voor partijen om de politiek te informeren. Dit zit vooral in de presentatie; - Het is niet nuttig om een Trefpunt te houden als de conceptraadsvoorstellen van het college al binnen zijn; - Vaker op locatie? Er zitten twee kanten aan. Mensen moeten naar het stadhuis kunnen komen, deze fungeert als huiskamer. Het Trefpunt in Metropool was meer een promotie voor Metropool zelf. Een Trefpunt op locatie is prima als dit meer mensen trekt; - Trefpunt in Houtmaat en Beckum is goed bevallen, het onderwerp hier was gerelateerd aan de locatie; - Geen Trefpunt als er geen actueel onderwerp is? Het is het overwegen waard om minder sessies te houden, en twee of drie onderwerpen per keer; - De gemeente moet tijdens een Trefpunt proberen objectief te blijven. Vergaderstructuur en -vorm - Huidige commissiestructuur met drie commissies voldoet op zich. Wel is sprake van onevenwichtigheid; - Wel zijn de commissies onevenwichtig voor wat betreft de agenda en de tijdsdruk. Bv. een punt als economie zit nu bij cie. sociaal. Moet dat? Ook gaat men soms te ver buiten het thema gaat; - Het is een goed idee om tijdens de raadsperiode te kijken of je wat moet veranderen, cie. fysiek is nu bv. minder zwaar. De cie. sociaal wordt zwaarder in slechte tijden. Dus met onderwerpen gaan schuiven, bv. werkgelegenheid naar cie. bestuur; - Bij de commissie Fysiek kun je gemakkelijk zeggen dat een bepaald onderwerp een hamerstuk wordt; - Een uitloopavond heeft geen toegevoegde waarde. Dit kan je ook bij een IBR doen; - De commissies nu zijn afgestemd op de programma s zoals ze in de begroting stonden; nu er nieuwe programma s zijn is dat reden om naar de commissie-indeling te kijken tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

44 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 Kwaliteit van de stukken - Voor vernummering van de pagina s zorgen; - In het aangepaste format op de eerste bladzijde in jip-en-janneketaal aangeven: wat wordt aan de raad gevraagd, wat wordt niet gevraagd, wat is al besloten. Er moet duidelijk in staan wat de raad moet doen; - In het tweede verslag alleen met gemarkeerde plekken aangeven wat er gewijzigd is. Fractievertegenwoordigers - Deze zouden overal bij mogen zijn. Minder agendapunten voor de raad - een thema politiek niet te zwaar is, dan aandringen naar de commissie toe dat het een hamerstuk wordt. Discipline aan elkaar toebrengen; - Als alles goed is uitgesproken en er niets meer toe te voegen is, dan er een hamerstuk van maken. Zo is er meer tijd voor de echt inhoudelijke stukken. Zie voorbeeld Enschede: daar wordt vóór de commissie aangegeven of men een stuk wil bespreken. Zo niet, dan wordt het een hamerstuk; - de volgorde van de agenda laat soms te wensen over. Mensen moeten daardoor lang op de tribune zitten. Beter is om duidelijk aan te geven welke punten de volgende avond behandeld worden. Debatcultuur, omgaan met elkaar - Dat kan beter. De vergaderingen duren te lang. Vaak wordt in de raad de commissie opnieuw gedaan. Ook wordt het soms op de persoon gespeeld. De voorzitter moet daar alert op zijn. Hij moet eerder afkappen. Meer humor in de raad is zou mooi zijn; - De standpunten zijn verhard, de omgang is verhard. Vroeger werd er informeel na de raad nagesproken, dat was fijner. Dit is nu blijkbaar de weg maar daar hoef je niet aan mee te doen ; - De discussietijd van de commissie niet overdoen in de raad. In de toekomst worden de commissies ook woordelijk verslagen. Dus dan is er geen argument meer om je in de raad te herhalen; - Bepaalde raadsleden zijn heel lang aan het woord. Ook hier zou de voorzitter moeten ingrijpen; - Vraagpunt is of het zinvol is om beoordeeld te worden door een externe deskundige? Je zou vanuit de fractie elkaar discipline moeten aanbrengen; - Daagt onze structuur uit tot lange vergaderingen? Ja. In de toekomst zullen er minder raadsleden komen: nog meer op hoofdlijnen gaan zitten, minder onderwerpen; - Als het college de gevoelens van de raad wil weten: eerst naar de commissies. Bijvoorbeeld het Badhuis; - Voor de meeste raadsleden geldt dat ze veel avonden in de week met de politiek bezig zijn. Opmerkingen griffier - debatcultuur verbeteren; - geen herhalingen van commissie argumenten in de raad; - minder belangrijke voorstellen moeten sneller besloten kunnen worden; - tijd nemen voor de majeure voorstellen (belangrijke kaderstellende beleidsstukken); - afspraken maken met college over die voorstellen waar we kaderstellend, dus intensief- bij betrokken willen worden; - dat betekent dat we op andere dossiers minder actief betrokken zullen worden, maar wel: actieve informatieplicht vanuit college; - minder vergaderen met elkaar, meer de burger opzoeken; - Doorgaan met digitaliseren, bespaart kosten, en tijd tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

45 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 BIJLAGE 2: FORMAT RAADSVOORSTELLEN SAMENVATTING RAADSVOORSTEL ZAAKNUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER ONDERWERP AGENDANUMMER (Korte omschrijving) SAMENVATTING tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

46 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 RAADSVOORSTEL ZAAKNUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER ONDERWERP PROGRAMMA/FACET-AGENDA Draagt het voorstel bij aan het realiseren van doelstellingen van een programma/agenda en zo ja: welk programma? < evt bij I: uitleg> AANLEIDING, DOEL EN WAT GING ER AAN VOORAF Waarom dit voorstel aan de raad? Welke juridische grondslag (wetgeving, statuut of overeenkomst) ligt aan dit raadsvoorstel te grondslag? Gaat het om nieuw beleid, aanpassing van bestaand beleid of om iets anders? Wat ging er aan vooraf? Hebben B&W en/of raad hierover eerder besluiten genomen? INHOUD VAN HET VOORSTEL Wat vraag je van de raad? Zijn er varianten waaruit gekozen kan worden? Wat is de voorkeursvariant en waarom? Welke risico s zitten aan dit voorstel? Welke externe subsidies zijn verkregen of te verkrijgen? Welke communicatie en/of participatie heeft plaatsgevonden? Welke communicatie en/of participatie vindt plaats na de besluitvorming? Hoe ziet het vervolgtraject er uit en welke producten kan de raad hierover nog verwachten? Welke andere overwegingen zijn voor de behandeling van dit raadsvoorstel relevant? BESPREEK- EN BESLISPUNTEN Wat zijn de wezenlijke bespreekpunten voor de gemeenteraad, waar moet de discussie zich vooral op richten? < bij i: noem de wezenlijke bespreekpunten> FINANCIËLE ASPECTEN Wat zijn de kosten (middelen /personele inzet?) Om welke hoofdfunctie gaat het? Hoe ziet de dekking/financiering er uit? Wat is het effect op het weerstandvermogen? WAT HEEFT DE RAAD NOG MEER INFORMATIE NODIG OM TOT EEN AFGEWOGEN BESLUIT TE KUNNEN KOMEN? Bij i: facultatief; hoeft niet persé ingevuld te worden> tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

47 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 BIJLAGE(N) BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HENGELO, De secretaris De burgemeester tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

48 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 RAADSBESLUIT REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER ONDERWERP DE RAAD VAN DE GEMEENTE HENGELO BESLUIT: DE GEMEENTERAAD VAN HENGELO, DATUM De griffier De voorzitter tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

49 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 BIJLAGE 3: AANZET BELEIDSAGENDA BELEIDSAGENDA RAAD I. Overzicht periodiek terugkerende voorstellen in de raad Maand onderwerpen sector portefeuillehouder Programma/ Hoofdfunctie Januari Grondslagen Herziening grondexploitaties BP Mulder Hoofdfunctie 8 Budgetoverhevelingen PF Mulder Hoofdfunctie 9 Februari Huisvestingsplan Primair Onderwijs BP Lievers Hoofdfunctie 4 Mei / juni Jaarrekening/Jaarverslag gemeente PF Mulder Hoofdfunctie 9 Herziening Grondexploitaties Hoofdfunctie 8 Burgerjaarverslag PSF Kerckhaert Begrotingen gemeenschappelijke regelingen: - Regio Twente Stadsbank Oost Nederland - Regionaal Bedrijventerrein Twente - Openbaar Lichaam Crematoria Twente - Gemeentelijk belastingkantoor (GBT) Juni Kadernota Eindafrekening fractieondersteuning PF Gr College Presidium Alle programma s/ hoofdfuncties 1 e Beleidsrapportage PF Mulder Alle programma s/ hoofdfuncties September Jaarverslag/begroting Lievers Primato 2 e Berap PF Mulder Alle programma s/ hoofdfuncties November Beleidsbegroting PF Mulder Alle programma s/ hoofdfuncties Belastingtarieven PF Mulder tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

50 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 December Jaarverslag/jaarrekening BP Lievers Hoofdfunctie 4 OSG Controleprotocol griffie presidium tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

51 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 II. OVERZICHT MAJEURE AGENDAPUNTEN RAAD Maand onderwerp sector portefeuillehouder Programma Juni Lange Wemen; vaststelling welstandscriteria - Groenbeleid Juli - Wijkwelzijnsvoorzieni ngen, Plan van aanpak nieuwe structuur wijkwelzijnswerk BP Lievers NB vraag is of dit om raadsbesluit vraagt - Prioritering woningbouwlocaties BP Bron - Regio Twente Innovatiedriehoek BP Ten Heuw - Skate park (in commissie Fysiek) WZ Oude Alink September / oktober - Proces bezuinigingen - TSE naar Hart van Zuid SO/PF SOB - Transitie jeugdzorg - Transitie AWBZ - Businessplan c.a. gemeentelijk vastgoed, inventariseren maatschappelijk vastgoed Oktober - proces bezuinigingen - Discussie over participatie binnen de gemeente - Kunst- en cultuurvisie BP BP/PSZ PF BP SO/PF Onder voorbehoud van de effecten van controversieelverklaring November - Lange Wemen: / vaststelling Definitief december Ontwerp (DO) stadskantoor/stadhui s - Lange Wemen: tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

52 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 Maand onderwerp sector portefeuillehouder Programma Vaststellen Definitief Ontwerp (DO) openbare ruimte en krediet - Nota Erfgoedbeleid - -proces bezuinigingen December Wijkwelzijn BP Lievers Programma 3 Januari 2013 Februari Maart Meerjarenrioleringsplan* * behandelingsmoment afh van moment van twee voorbereidende com-missiebesprekingen 2 de helft 2012 April Mei Juni Juli Augustus September October November December Sectoren: Publieksdiensten en Sociale zaken (PSF) Personeel en Financiën (PF) Informatie en faciliteiten (IF) Beleid en Projecten (BP) Wijkzaken (WZ) Stedelijk beheer (SB) Brandweer, Veiligheid en Leefomgeving (BVL) tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

53 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 Programma s Programma 1 Werk verbindt Programma 2 Zorg voor de mens Programma 3 een nieuw vorm van ontmoeting en betrokkenheid Programma 4 naar een aantrekkelijke binnenstad Programma 5 transformatie naar een toekomstbestendige stad met focus op zuid Facetagenda Duurzaamheid Facetagenda participatie tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

54 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 BIJLAGE 4 : (UIT POLITIEK TESTAMENT 2010) a. Het Informeel Overleg raad- college (IBR) Herpositionering IBR De werkgroep heeft, mede op basis van door het college gegeven input, nog eens gekeken naar functie van het IBR en naar de verdeling van - verantwoordelijkheden rond dit overleg. De werkgroep spreekt zich in navolging van het college uit voor een herpositionering van het IBR met als vertrekpunt IBR = 'eigendom' raad. Feitelijk betekent dit een verdere uitwerking van de lijn die in de evaluatie van de raadscommissiestructuur van 2008 is bepaald. Wij blijven een duidelijke meerwaarde zien in de informele bespreking van onderwerpen in het IBR. Onze voorkeur gaat uit naar een eenduidige insteek, waarmee ook onduidelijkheid over de openbaarheid wordt weggenomen. Wij nemen als vertrekpunt dat het IBR een instrument is (ten dienste) van de raad. De logische consequentie daarvan is dat het uiteindelijk de raad (lees: presidium) is die de agenda van het IBR bepaalt. Uiteraard vindt die agendasetting in samenspraak met het college plaats, waarbij de actieve rol van college(leden) bij het aandragen van onderwerpen en bij de concrete invulling van de bijeenkomst vanzelfsprekend is. Puntsgewijs uitgewerkt: Het IBR is een inhoudelijke bijeenkomst zonder politieke meningsvorming. Het IBR wordt benut voor informatieverstrekking en kennisvermeerdering in een vroegtijdig stadium en is niet bedoeld voor het peilen van opvattingen van de raad (uiteraard staat het een raadslid vrij om opvattingen over een onderwerp kenbaar te maken); Informatieverstrekking via een IBR is één van de mogelijkheden die het college heeft om invulling te geven aan de actieve informatieplicht; De bijeenkomsten zijn - net als nu - passief openbaar; De portefeuillehouder vervult met o.m. een korte inleiding - het gastheerschap bij de behandeling van een onderwerp en dat onderwerp wordt (meestal) door een ambtenaar toegelicht; Opiniërende besprekingen en kaderstelling in een vroegtijdig stadium vinden plaats in reguliere commissie- en raadsvergaderingen; Onderwerpen die om vertrouwelijke gedachtewisseling vragen, komen aan de orde in een besloten vergadering of in het politiek beraad. Nog enkele overwegingen van praktische aard: Het huidige vaste ritme van de IBR s als onderdeel van de cyclus van raads- en commissievergaderingen is ons inziens prima en zou zo moeten blijven; Gezien het voorgaande kan de huidige procedure voor het aanreiken van IBR-agendapunten (via het college) aan het presidium ongewijzigd blijven. Ook vanuit de raad kunnen uiteraard onderwerpen voor het IBR aangedragen worden; Het is een goede zaak dat (zoals nu al gebruikelijk is) verstrekte informatie tijdens het IBR (presentaties e.d.) beschikbaar is voor alle raadsleden. Hierdoor kunnen ook afwezigen kennis nemen van wat is besproken tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

55 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 BIJLAGE 5: VRAGENRECHT UIT DE VERSOBERINGSVOORSTELLEN RAADSVERGADERING NOVEMBER 2011 Inleiding Uit de opbrengt van de Burgerdenktank is in de raadsvergadering van 19 juli 2011 een nieuwe zoekrichting 13 vastgelegd die is opgebouwd uit een component verminderen van het aantal wethouders en een component waarbij aan de gemeenteraad wordt gevraagd om efficiënter om te gaan met raadsvragen. Op de vraag richting gemeenteraad wordt hierna ingegaan. Het idee van de Burgerdenktank Het idee van de Burgerdenktank is om de gemeenteraad 20% minder vragen laten stellen. Waarbij de leden van de raad gevraagd wordt pragmatisch naar de eigen vragen te kijken en te bepalen welke vragen in dienst staan van de gemeente Hengelo en welke vragen voor eigen politiek gewin worden gesteld. Politiek opportunistische vragen moeten teruggedrongen worden omdat deze niet op het budget van de gemeente mogen drukken, zeker niet in tijden van bezuinigingen. Om dit voorstel interessant te maken voor de leden van de gemeenteraad, en interessant en inzichtelijk voor de burgerij, is het van belang dat de gestelde vragen en moties, (zowel schriftelijk als mondeling) inzichtelijk worden gemaakt door middel van een Raadsinformatiesysteem (RIS) dat via internet toegankelijk is voor alle burgers van Hengelo. Daardoor kunnen ook de burgers de vragen beoordelen op zinnigheid. Overwegingen naar aanleiding van dit idee: Het stellen van vragen van raadsleden in het vragenhalfuur van de raadsvergadering is buiten beschouwing gelaten; de beperking van dit instrument is reeds gegeven doordat het vragenhalfuur in tijdsduur beperkt is en daar geen winst is te boeken. Het vragenrecht van de leden van de gemeenteraad is vastgelegd in artikel 155 Gemeentewet. In artikel 39 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad zijn enige nadere regels gesteld omtrent het stellen van schriftelijke vragen. Beide artikelen zijn als bijlage toegevoegd. Het vragenrecht is een van de instrumenten van raadsleden om - buiten de raads- en commissievergaderingen- aan het college vragen te stellen. Uit het boekje raadsleden info 2010 wat elk raadslid in Hengelo heeft ontvangen bij het aantreden van de nieuwe raad het volgende citaat: Het vragenrecht is het recht van individuele raadsleden om, zonder verlof van de raad, aan het college of aan de burgemeester (schriftelijke) vragen te stellen over het bestuur van de gemeente. Het vragenrecht is een goed middel voor het individuele raadslid om informatie in te winnen over het beleid van het college of van de burgemeester, om de aandacht te vestigen op bestuurlijk relevante ontwikkelingen, om de aandacht te vestigen op bepaalde problemen, enzovoort. Het vragenrecht kan ook betekenis hebben in het kader van ombudsfunctie die raadsleden plegen uit te oefenen ten opzichte van de burgers tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

56 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 Het vragenrecht blijft ongewijzigd Het vragenrecht is één van de basisinstrumenten voor de leden van de gemeenteraad. Aan de raad kan en zal niet worden voorgesteld om dit recht in juridisch opzicht, bijvoorbeeld via een aanscherping van het Reglement van Orde, op enigerlei wijze in te perken of aan banden te leggen. Vragenrecht afwegen tegen andere mogelijkheden Dat neemt niet weg dat de leden van de raad wel een aantal gedachten mee kunnen worden gegeven in hun overweging om van het vragenrecht gebruik te maken. Naast het vragenrecht zijn er ook andere manieren om informatie vanuit het college en het ambtelijk apparaat te krijgen. De gemeente Hengelo kent een laagdrempelige verordening op de ambtelijke bijstand, waardoor raadsleden voor het krijgen van feitelijke informatie eenvoudig en snel toegang hebben tot de juiste medewerker. Waar het gaat om het verkrijgen van feitelijke informatie kan een telefonisch contact met een lid van het college of met het ambtelijk apparaat ook de gevraagde informatie opleveren. Ook daar waar het gaat om lopende dossiers waar burgers reeds in een juridische relatie tot de gemeente staan, kan het stellen van mondelinge vragen sneller werken en ook de door het raadslid gewenste informatie opleveren. In de overwegingen om schriftelijke vragen te stellen in plaats van een telefonisch contact mag ook het besef meespelen dat het stellen van een schriftelijke vraag een kostenaspect heeft. Het betekent dat er via het college een antwoord zal worden gegeven. Een medewerker is al snel in totaal ca 8 uur bezig met het opstellen van een zorgvuldige antwoordbrief en het in procedure brengen van de brief richting het college en het eventueel aanpassen van de brief n.a.v. opmerkingen vanuit het college. De kosten voor het redigeren van een antwoordbrief kunnen aldus worden geschat op ca 800, - per antwoordbrief. Een oproep aan de leden van de gemeenteraad om zorgvuldig af te wegen of het stellen van schriftelijke vragen via het vragenrecht het meest geschikte instrument is om de gewenste informatie vanuit het college te krijgen is bij deze gedaan. Vragen van raadsleden op het RIS (raadsinformatiesysteem) De Burgerdenktank doet verder de suggestie om de gestelde vragen en moties, (zowel schriftelijk als mondeling) voor de burgers inzichtelijk te maken. Bijvoorbeeld door middel van een Raadsinformatiesysteem (RIS) dat via internet toegankelijk is voor alle burgers van Hengelo. Daardoor kunnen ook de burgers de vragen beoordelen op zinnigheid. Het antwoord hierop is dat de gemeenteraad binnenkort een voorstel zal behandelen over de verdere digitalisering van het raadswerk. Onderdeel van dat voorstel is ook het ontwikkelen van een RIS, waarbij het inderdaad mogelijk wordt voor burgers om de gestelde vragen vanuit de raad op basis van het Vragenrecht te kunnen lezen en te volgen en ook de antwoorden van het college te kunnen vernemen. Nu is dat niet mogelijk waardoor de burgers van Hengelo en Beckum geen inzicht krijgen in de gestelde vragen en een deel van de activiteiten van de raad onzichtbaar blijft voor onze inwoners. Alleen als de pers er aandacht aan schenkt komt een vraag in de openbaarheid, en lang niet alle schriftelijke vragen worden door de pers opgepakt. Afhankelijk van de kosten van een RIS, de technische mogelijkheden en de nog te formuleren wensen van de raadsleden rond het RIS zal dit naar verwachting in 2013 mogelijk moeten zijn tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

57 Eindrapportage tussentijdse evaluatie 2012 Relevante artikelen: A. Gemeentewet Artikel Een lid van de raad kan het college of de burgemeester mondeling of schriftelijk vragen stellen. 2. Een lid van de raad kan de raad verlof vragen tot het houden van een interpellatie over een onderwerp dat niet staat vermeld op de agenda, bedoeld in artikel 19, tweede lid, om het college of de burgemeester hierover inlichtingen te vragen. De raad stelt hierover nadere regels. B. Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Artikel 39 Schriftelijke vragen 1. Schriftelijke vragen worden kort en duidelijk geformuleerd. De vragen kunnen van een toelichting worden voorzien. Bij de vragen wordt aangegeven, of schriftelijke of mondelinge beantwoording wordt verlangd. Vragen die niet voldoen aan het hiervoor gestelde worden per omgaande aan de indiener teruggestuurd; 2. De vragen worden bij de griffier ingediend. Deze draagt er zorg voor dat de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige leden van de raad en het college of de burgemeester worden gebracht; 3. Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, in ieder geval binnen dertig dagen, nadat de vragen zijn binnengekomen. Mondelinge beantwoording vindt plaats in de eerstvolgende raadsvergadering. Indien beantwoording niet binnen deze termijnen kan plaatsvinden, stelt het verantwoordelijk lid van het college of de burgemeester de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt, waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden. Dit bericht wordt behandeld als een antwoord; 4. De antwoorden van het college of de burgemeester worden door tussenkomst van de griffier aan de leden van de raad toegezonden; 5. De vragensteller kan, bij schriftelijke beantwoording in de eerstvolgende raadsvergadering en bij mondelinge beantwoording in dezelfde raadsvergadering, na de behandeling van de op de agenda voorkomende onderwerpen nadere inlichtingen vragen omtrent het door de burgemeester of door het college gegeven antwoord, tenzij de raad anders beslist. Toelichting op artikel 39 Schriftelijke vragen Het vragenrecht geeft aan de leden van de raad het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een raadslid schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester, al naar gelang wie verantwoordelijk is. De verantwoordelijke portefeuillehouder dient de vragensteller gemotiveerd in kennis te stellen, indien de beantwoording niet binnen de gestelde termijnen kan plaatsvinden. Niet de voorzitter, maar het verantwoordelijk collegelid of de burgemeester geeft daarom het antwoord. De raad kan oordelen dat het bijvoorbeeld wenselijk is dat een collegelid of de burgemeester direct kan antwoorden op een vraag. Om die reden is ingevoegd dat de raad anders kan beslissen. In de hier aangegeven procedure wordt de vragensteller in de gelegenheid gesteld nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan degene die het antwoord heeft gegeven. Indien de vragensteller van mening is, dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van de raad moet leiden, kan hij het recht van initiatief of het interpellatierecht benutten om het onderwerp of het voorstel op de agenda van de raad te krijgen tussenstand evaluatie raad.doc Pagina van 41

58

59 SAMENVATTING RAADSVOORSTEL CASENUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER ONDERWERP L. Nijland Griffie -- AGENDANUMMER Papierloze verstrekking vergaderstukken B3 BELEIDSPROGRAMMA/FACETAGENDA 00 bestuur en organisatie REDEN VAN AANBIEDING De raad heeft in december 2011 een besluit genomen m.b.t. het digitaliseringprogramma rond het raadswerk. Onderdeel van dit besluit was het starten van een experiment tot digitale beschikbaarstelling van de vergaderstukken aan een aantal raadsleden. Het experiment is gestart in januari Doel was om inzicht te verkrijgen in de mogelijkheden van het paperloos vergaderen. Achterliggend doel was ook het papierloos vergaderen te stimuleren en daarmee de papierstroom te beperken. De ervaringen van de deelnemers zijn geëvalueerd en zonder uitzondering zijn de deelnemers erg enthousiast. Om ook na 1 april 2013 duidelijkheid te hebben over de wijze van verstrekking is onderstaand voorstel opgesteld. SAMENVATTING VAN HET RAADSVOORSTEL EN HET VERVOLGTRAJECT Dit voorstel is gericht op continuering van de papierloze verstrekking van de vergaderstukken aan alle raadsleden en commissieleden per 1 april VOORSTEL AAN DE RAAD In te stemmen met verdere invoering van de papierloze verstrekking van de vergaderstukken van de raad en raadscommissies aan de raadsleden en de commissieleden per 1 april OPSOMMING VAN BIJLAGEN

60 RAADSVOORSTEL REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER L.Nijland Griffie -- ONDERWERP Papierloze verstrekking van vergaderstukken AANLEIDING EN DOEL De raad heeft in december 2011 een besluit genomen m.b.t. het digitaliseringprogramma rond het raadswerk. Onderdeel van dit besluit was het starten van een experiment tot digitale beschikbaarstelling van de vergaderstukken aan een aantal raadsleden. Om ook na 1 april 2013 duidelijkheid te hebben over de digitale verstrekking van de vergaderstukken van de raad en de raadscommissies aan de raads- en commissieleden is onderstaand voorstel opgesteld. OVERWEGINGEN Dit voorstel is er op gericht om vanaf 1 april 2013 over te gaan tot verdere invoering van de papierloze verstrekking van de vergaderstukken van de raads- en commissievergaderingen. In januari 2012 is gestart met een experiment van digitale verstrekking aan enkele raadsleden, die op vrijwillige basis meewerkten aan dit experiment. De deelnemers waren zonder uitzondering enthousiast over de gewijzigde werkwijze en de ervaringen zijn besproken in de werkgroep automatisering van de raad. De eindconclusie van de werkgroep automatisering is dat papierloos vergaderen mogelijk is, en naast gemak ook een besparing oplevert in tijd en geld. De werkgroep adviseert dan ook de papieren toezending te beëindigen en tot verdere invoering van de digitale verstrekking van de stukken aan alle raads- en commissieleden over te gaan. De raad heeft in februari 2011 besloten de verordening rechtspositie wethouders, raadsleden (artikel 8) aan te passen, zodat raadsleden een tegemoetkoming kunnen vragen om een device naar eigen keuze te kunnen aanschaffen. De aanpassing is gemaakt met het oog op de raadswisseling in Gedurende deze raadsperiode kunnen de door de gemeente verstrekte laptops nog worden gebruikt. In de meerjarenraming van is een bedrag euro gereserveerd voor de vervanging hiervan. De aanloop naar de raadswisseling in 2014 kan worden benut om nader te bepalen wat de facilitaire ondersteuning, zowel bij de aanschaf van een nieuwe device als bij het gebruik daarna zal zijn. Het uitgangspunt volgens de werkgroep is om zoveel mogelijk verantwoordelijkheid bij de gebruikers neer te leggen. Een aantal stappen is al wel gezet om het papierloos werken mogelijk te stimuleren, zoals: - het snel plaatsen door de griffie van alle vergaderstukken op extranet/internet; - een heldere structuur aanbrengen in de documenten om de doorzoekbaarheid te bevorderen; - een wifi-omgeving specifiek voor bestuurders en raadsleden in het stadhuis; FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN Er is geen extra budget nodig om op de overstap naar papierloos vergaderen te maken. Sterker nog met paperloos vergaderen wordt een sterke afname gehaald in de papierstroom. In de zoekrichting voor de bezuinigingen in 2011 was dit ook als opdracht weggezet bij de griffie. In de begroting 2012 is een bedrag ingeboekt van ,- voor de efficiencyslag wethouders en gemeenteraad. Door de vertraagde invoering wordt de beoogde bezuiniging niet in 2012 maar 2013 gehaald. Dit wordt verantwoord in de jaarrekening COMMUNICATIE EN INSPRAAK Het voorstel is behandeld in de werkgroep automatisering van de raad en zij meent dat deze voorgestelde werkwijze prima voldoet. Het besluit zal verder op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt.

61 VOORSTEL AAN DE RAAD in te stemmen met verdere invoering van de digitale verstrekking van de vergaderstukken van de raad en raadscommissies aan de raads- en commissieleden per 1 april BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HENGELO, De griffier De burgemeester

62 RAADSBESLUIT REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER L.Nijland Griffie -- ONDERWERP Papierloze verstrekking vergaderstukken DE RAAD VAN DE GEMEENTE HENGELO, GELEZEN HET VOORSTEL VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, BESLUIT: in te stemmen met verdere invoering van de digitale verstrekking van de vergaderstukken van de raad en raadscommissies aan de raads- en de commissieleden per 1 april DE GEMEENTERAAD VAN HENGELO, DATUM De griffier De voorzitter

63 SAMENVATTING RAADSVOORSTEL CASENUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G / ONDERWERP m. brummelhuis RU Br AGENDANUMMER Beeldkwaliteitplan Kamers deel 1. C1 BELEIDSPROGRAMMA/FACETAGENDA 05 - Toekomstbestendige stad met focus op Zuid REDEN VAN AANBIEDING Externe wet- en regelgeving Toelichting: De Welstandsnota is een beheersinstrument, waarin voornamelijk eisen ten aanzien van de kwaliteit van bouwwerken worden aangegeven, die worden gerealiseerd in een omgeving die intact blijft. De Welstandsnota gaat ervan uit dat voor te ontwikkelen gebieden afzonderlijke beeldkwaliteitplannen worden vastgesteld en dat nieuwbouwplannen vervolgens daaraan getoetst worden. Het beeldkwaliteitplan Kamers, deel 1 vormt aldus een herziening van de Welstandsnota met betrekking tot een bepaald gebied. SAMENVATTING VAN HET RAADSVOORSTEL EN HET VERVOLGTRAJECT Voor Dalmeden, deelgebied Kamers, deel 1 is een Beeldkwaliteitplan opgesteld. Uitgangspunt voor Dalmeden is dat een hoog ambitieniveau gehanteerd wordt. Het landschap is karakteristiek voor Dalmeden, de bebouwing is volgend. Om de landschappelijke kaders te borgen en te combineren met een zo groot mogelijke vrijheid voor het bouwen is een beeldkwaliteitsplan noodzakelijk. In Dalmeden worden meerdere deelgebieden onderscheiden. Elk deelgebied past bij de landschappelijke karakteristieken ter plaatse. Per deelgebied worden één of soms meerdere beeldkwaliteitsplannen opgesteld. In de beeldkwaliteitplannen worden de minimale eisen beschreven voor de bebouwing die noodzakelijk zijn om het gewenste eindbeeld te realiseren. Het beeldkwaliteitplan Kamers, deel 1 wordt gebruikt bij de welstandstoetsing van bouwplannen in dit deelgebied van Dalmeden. PLAATSGEVONDEN COMMUNICATIE, DE RESULTATEN DAARVAN EN HET COMMUNICATIEPLAN VOOR HET VERVOLGTRAJECT Na voorafgaande publicatie in Hengelo s Weekblad heeft het concept beeldkwaliteitplan Kamers, deel 1 in het kader van de inspraak gedurende 6 weken ter inzage gelegen. Er zijn geen zienswijzen ingediend. VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: Het beeldkwaliteitplan Kamers, deel 1 vast te stellen OPSOMMING VAN BIJLAGEN

64 RAADSVOORSTEL REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G m. brummelhuis RU Br ONDERWERP Beeldkwaliteitplan Kamers, deel 1 AANLEIDING EN DOEL Aanleiding De Welstandsnota is een beheersinstrument, waarin voornamelijk eisen ten aanzien van de kwaliteit van bouwwerken worden aangegeven, die worden gerealiseerd in een omgeving die intact blijft. De Welstandsnota gaat ervan uit dat voor te ontwikkelen gebieden afzonderlijke beeldkwaliteitplannen worden vastgesteld en dat nieuwbouwplannen vervolgens daaraan getoetst worden. Het beeldkwaliteitplan vormt aldus een herziening van de Welstandsnota met betrekking tot een bepaald gebied, in dit geval deelgebied Kamers, deel 1 van het plangebied Dalmeden. Doel Aangezien er geen zienswijzen zijn ingediend is het concept beeldkwaliteitsplan niet gewijzigd. De raad wordt nu voorgesteld het beeldkwaliteitplan Kamers, deel 1 vast te stellen. Na vaststelling van het beeldkwaliteitplan door de raad wordt het beeldkwaliteitplan gebruikt voor de welstandstoetsing bij bouwplannen in deelgebied Kamers, deel 1. OVERWEGINGEN Voor Dalmeden, deelgebied Kamers, deel 1 is een beeldkwaliteitplan opgesteld. Uitgangspunt voor Dalmeden is dat een hoog ambitieniveau gehanteerd wordt. Het landschap is karakteristiek voor Dalmeden, de bebouwing is volgend. Om de landschappelijke kaders te borgen en te combineren met een zo groot mogelijke vrijheid voor het bouwen is een beeldkwaliteitsplan noodzakelijk. In Dalmeden worden meerdere deelgebieden onderscheiden. Elk deelgebied past bij de landschappelijke karakteristieken ter plaatse. Per deelgebied worden één of soms meerdere beeldkwaliteitsplannen opgesteld. In de beeldkwaliteitplannen worden de minimale eisen beschreven voor de bebouwing die noodzakelijk zijn om het gewenste eindbeeld te realiseren. De beeldkwaliteitplannen worden onder andere gebruikt bij de welstandstoetsing van bouwplannen in Dalmeden. In het kader van de inspraak heeft het concept beeldkwaliteitplan Kamers, deel 1 van 24 oktober 2012 tot en met 4 december 2012 ter inzage gelegen. Er zijn geen zienswijzen ingediend. De raad wordt nu voorgesteld het beeldkwaliteitplan Kamers, deel 1 vast te stellen FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN n.v.t. COMMUNICATIE EN INSPRAAK In het kader van de inspraak heeft het concept beeldkwaliteitplan Kamers, deel 1 van 24 oktober 2012 tot en met 4 december 2012 ter inzage gelegen. Er zijn geen zienswijzen ingediend. VERVOLGTRAJECT EN PRODUCTEN Na vaststelling van het beeldkwaliteitplan door de raad wordt het beeldkwaliteitplan gebruikt voor de welstandstoetsing bij bouwplannen in deelgebied Kamers, deel 1 van Dalmeden.

65 VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: 1. Het beeldkwaliteitplan Kamers, deel 1 vast te stellen. BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HENGELO, De secretaris De burgemeester

66 RAADSBESLUIT REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G m. brummelhuis RU Br ONDERWERP Beeldkwaliteitplan Kamers deel 1. DE RAAD VAN DE GEMEENTE HENGELO, GELEZEN HET VOORSTEL VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, BESLUIT: 1. Het beeldkwaliteitplan Kamers, deel 1 vast te stellen DE GEMEENTERAAD VAN HENGELO, DATUM De griffier De voorzitter

67 SAMENVATTING RAADSVOORSTEL CASENUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G / ONDERWERP a. otten RU Br AGENDANUMMER Vaststelling best.plan P&R garage Gieskesstraat C2 BELEIDSPROGRAMMA/FACETAGENDA 05 - Toekomstbestendige stad met focus op Zuid REDEN VAN AANBIEDING Actie vanuit eerder besluit SAMENVATTING VAN HET RAADSVOORSTEL EN HET VERVOLGTRAJECT Het bestemmingsplan P&R garage Gieskesstraat maakt de realisatie van een P+R voorziening (parkeergarage) aan de Gieskesstraat (zuidzijde station) mogelijk. Het ontwerpbestemmingsplan P&R garage Gieskesstraat heeft van 7 november tot en met 18 december 2012 voor een ieder ter inzage gelegen. Gedurende deze termijn zijn geen zienswijzen ingediend. Het ontwerpbestemmingsplan is in het kader van het overleg als bedoeld in artikel van het Besluit ruimtelijke ordening eveneens voorgelegd aan een aantal vooroverleginstanties. In artikel 6.12 van de Wro is opgenomen dat bij een bestemmingsplan een exploitatieplan wordt opgesteld. Indien geen exploitatieplan wordt opgesteld dan dient de raad dit expliciet te besluiten. Aan de raad wordt voorgesteld geen exploitatieplan vast te stellen voor het bestemmingsplan. Er zijn voorzieningen getroffen voor de exploitatie/uitvoerbaarheid zodat afgezien kan worden van het opstellen van een exploitatieplan. Na vaststelling wordt het plan 6 weken ter inzage gelegd met de mogelijkheid om beroep in te stellen en/of voorlopige voorziening te vragen bij de afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State. PLAATSGEVONDEN COMMUNICATIE, DE RESULTATEN DAARVAN EN HET COMMUNICATIEPLAN VOOR HET VERVOLGTRAJECT Het plan heeft gedurende 6 weken als ontwerpbestemmingsplan ter inzage gelegen. Na vaststelling wordt het plan 6 weken ter inzage gelegd met de mogelijkheid om beroep in te stellen en/of voorlopige voorziening te vragen. VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: 1. Het bestemmingsplan P&R garage Gieskesstraat vast te stellen overeenkomstig tekeningnummer NL.IMRO.0164.BP en de daarbij behorende regels; 2. Geen exploitatieplan vast te stellen voor het bestemmingsplan P&R garage Gieskesstraat; OPSOMMING VAN BIJLAGEN - Raadsvoorstel en Raadsbesluit - Bestemmingsplan P&R garage Gieskesstraat

68 RAADSVOORSTEL REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G a. otten RU Br ONDERWERP Vaststelling best.plan P&R garage Gieskesstraat AANLEIDING EN DOEL In en rondom het stationsgebied Centraal Station Twente (CST) vinden ontwikkelingen plaats. CST is onderdeel van Hart van Zuid, een van de meest omvangrijke stedelijke vernieuwingsoperaties in Nederland. Hart van Zuid staat voor een innovatieve combinatie van Twents industrieel erfgoed met moderne onderwijs-, culturele en winkelvoorzieningen, comfortabel wonen en eigentijds zakendoen. De ontwikkeling van het stationsgebied gaat uit van een combinatie van functies die elkaar versterken en aansluiten bij de verschillende doelgroepen van Centraal Station Twente. De primaire functies van het station zijn: vervoersknooppunt (station) en economisch knooppunt (WTC Twente Businessdistrict). Daarnaast wil het Centraal Station Twente gebruikers faciliteren door in het stationsgebied voorzieningen van hoog niveau te bieden: horeca, detailhandel en parkeermogelijkheden voor auto en fiets. Het voorliggende plan maakt het mogelijk om aan de Gieskesstraat (zuidkant van het station) een P+R voorziening (parkeergarage) te realiseren met ongeveer 285 parkeerplaatsen. De huidige tijdelijke P+R voorziening direct langs het spoor, met 104 parkeerplaatsen, komt met de realisatie van de parkeergarage te vervallen. OVERWEGINGEN Het bestemmingsplan Het bestemmingsplan P&R garage Gieskesstraat is een partiële herziening van het bestemmingsplan Veloursring. In het vigerende bestemmingplan heeft het plangebied de bestemming Educatieve doeleinden. In het bestemmingplan P&R garage Gieskesstraat wordt deze bestemming gewijzigd in de bestemming verkeer-verblijf. Binnen deze bestemming is een bouwvlak opgenomen waarbinnen de parkeergarage (maximale bouwhoogte 25 meter) kan worden gerealiseerd. Terinzagelegging ontwerpbestemmingsplan Het ontwerpbestemmingsplan P&R garage Gieskesstraat heeft van 7 november tot en met 18 december 2012 voor een ieder ter inzage gelegen. Gedurende deze termijn zijn geen zienswijzen ingediend. Het ontwerpbestemmingsplan is in het kader van het overleg als bedoeld in artikel van het Besluit ruimtelijke ordening eveneens voorgelegd aan een aantal vooroverleginstanties. FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN De totale kosten van de bouw van de parkeergarage zijn geraamd op afgerond 4,6 miljoen. Deze kosten worden gedekt door een bijdrage van het ministerie van Infrastructuur en Milieu, een bijdrage van de regio Twente en door de verkoop van de garage aan NS Stations. De garage wordt gerealiseerd binnen het WTC businessdistrict. Het WTC businessdistrict is opgenomen in de grondexploitatie van Centraal Station Twente (fase 2a). De grondexploitatie is herzien per 1 januari 2012 en is sluitend. De garage kan worden gerealiseerd binnen deze grondexploitatie zonder verslechtering van het resultaat. Het plan is hiermee economisch uitvoerbaar. COMMUNICATIE EN INSPRAAK Na vaststelling door de raad wordt het plan zes weken ter inzage gelegd met de mogelijkheid beroep in te stellen en/of voorlopige voorziening te vragen bij de afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State. VERVOLGTRAJECT EN -PRODUCTEN Na vaststelling zal het bestemmingsplan gedurende zes weken ter inzage worden gelegd met de mogelijkheid hiertegen beroep in te stellen en/of een voorlopige voorziening aan te vragen bij de afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State. Indien geen beroep is ingesteld bij de Raad van State treedt het besluit tot vaststelling van het bestemmingsplan in werking met ingang van de dag na die waarop de beroepstermijn afloopt. Bij publicatie van het vaststellingsbesluit wordt vermeld dat de Crisis en Herstelwet van toepassing is.

69 VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: 1. Het bestemmingsplan P&R garage Gieskesstraat vast te stellen overeenkomstig tekeningnummer NL.IMRO.0164.BP en de daarbij behorende regels; 2. Geen exploitatieplan vast te stellen voor het bestemmingsplan P&R garage Gieskesstraat; BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HENGELO, De secretaris De burgemeester

70 RAADSBESLUIT REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G a. otten RU Br ONDERWERP Vaststelling best.plan P&R garage Gieskesstraat DE RAAD VAN DE GEMEENTE HENGELO, GELEZEN HET VOORSTEL VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, BESLUIT: 1. Het bestemmingsplan P&R garage Gieskesstraat vast te stellen overeenkomstig tekeningnummer NL.IMRO.0164.BP en de daarbij behorende regels; 2. Geen exploitatieplan vast te stellen voor het bestemmingsplan P&R garage Gieskesstraat; DE GEMEENTERAAD VAN HENGELO, DATUM De griffier De voorzitter

71 schaal 790 Gieskesstraat 37T Plangebied V-VB Plangebiedgrens School 25 Bestemmingen 773 V-VB Verkeer - Verblijfsgebied Bouwvlak bouwvlak 22G03 22G G01 Paralelweg LS G 22 Maatvoeringaanduidingen 766 maatvoeringsvlak B maximale bouwhoogte (m) A Egbertstraat Gemeente Hengelo Postbus AA afd. Ruimtelijke en Economische Ontwikkelingen Plan getekend A.Jajan datum P&R garage Gieskesstraat Sector Beleid en Projecten Onderwerp Bestemmingsplan : plan IDN NL.IMRO.0164.BP raad B & W formaat blad nr : A4

72 BEGELEIDINGSFORMULIER BESLUITVORMING BESTEMMINGSPLANNEN NAAM BESTEMMINGSPLAN: P&R garage Gieskesstraat OPSTELLER: A. Otten DATUM: PARAAF: VOORONTWERPFASE (INSPRAAK EN VOOROVERLEG) N.V.T. Status: Voorontwerp bestemmingsplan Besluit B & W Commissie Fysiek informeren Sectorhoofd SPP via mandaat d.d. d.d. d.d. Besluit: Ontwerpfase (Zienswijzen) Status: Ontwerp bestemmingsplan Besluit B & W Commissie Fysiek informeren d.d. d.d. Besluit: VASTSTELLINGSFASE Status: Bestemmingsplan X Besluit B & W d.d. Januari 2013 X Commissie Fysiek horen d.d. Februari 2013 X Vaststelling Raad d.d. Februari 2013 Besluit: Het bestemmingsplan vaststellen en het vastgestelde bestemmingsplan 6 weken ter inzage leggen. BEROEPSFASE RAAD VAN STATE Uitspraak voorlopige voorziening Uitspraak bodemprocedure d.d. d.d.

73 SAMENVATTING RAADSVOORSTEL CASENUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 13G / ONDERWERP Begroting 2013 Stichting OSG - Hengelo L. de Jong SAM Lie AGENDANUMMER D1 BELEIDSPROGRAMMA/FACETAGENDA 01 Werk verbindt REDEN VAN AANBIEDING De wet op het voortgezet onderwijs, art. 42b, lid 10 stelt dat Indien voor 1 februari van het jaar waarvoor de begroting geldt, de begroting niet is goedgekeurd, neemt de gemeenteraad of gemeenteraden de maatregelen die zij nodig achten om de continuïteit van het onderwijsproces te waarborgen. Nu de begroting van de Stichting OSG Hengelo voor het jaar 2013 niet is vastgesteld door de Raad van Toezicht en vervolgens niet goedgekeurd kon worden door de gemeenteraad dient overeenkomstig de wet op het voortgezet onderwijs de gemeente maatregelen te treffen. Hierin voorziet dit voorstel. SAMENVATTING VAN HET RAADSVOORSTEL EN HET VERVOLGTRAJECT In de vergadering van de gemeenteraad van 29 januari 2013 is gesproken over de begroting voor 2013 van de Stichting OSG Hengelo. De gemeenteraad heeft deze begroting nog niet kunnen goedkeuren. Dit in verband met het ontbreken van een Raad van Toezicht bij de Stichting OSG Hengelo. De gebruikelijke procedure is als volgt: de bestuurder van de OSG stelt de begroting op, de Raad van Toezicht stelt de begroting vast en stuurt deze ter goedkeuring toe aan de gemeenteraad. Omdat er geen vastgestelde begroting lag, kon de gemeenteraad de begroting niet goedkeuren. In de gemeenteraadsvergadering van 29 januari 2013 is gesproken over een bepaling in de Wet op het voortgezet onderwijs, namelijk art 42b, lid 10. De gemeenteraad dient wanneer de begroting voor 1 februari 2013 niet is goedgekeurd maatregelen te nemen. De vraag is nu hoe om te gaan met de begroting en uitgaven- in de periode dat er geen goedgekeurde begroting ligt. Voorgesteld wordt om als kader voor de verplichte uitgaven in het jaar 2013 de door de gemeenteraad goedgekeurde begroting 2012 vast te stellen. Wanneer sprake is van nieuw beleid van de OSG waaruit nieuwe noodzakelijke uitgaven voortkomen, dienen deze gemeld te worden bij de gemeente. Het college zal vervolgens deze nieuwe noodzakelijke uitgaven ter goedkeuring voorleggen aan de gemeenteraad. De OSG kan dus pas onvoorziene noodzakelijke uitgaven doen, nadat door de gemeenteraad hieraan goedkeuring is gegeven. Deze afspraken gaan in met terugwerkende kracht vanaf 1 februari PLAATSGEVONDEN COMMUNICATIE, DE RESULTATEN DAARVAN EN HET COMMUNICATIEPLAN VOOR HET VERVOLGTRAJECT Hierover is overleg geweest met de interim bestuurder van de Stichting OSG Hengelo

74 VOORSTEL AAN DE RAAD De raad wordt voorgesteld, gelet op het bepaalde in artikel 42b, lid 10 van de Wet op het voortgezet onderwijs, in te stemmen met de volgende maatregelen om de continuïteit van het onderwijsproces te waarborgen voor de periode dat de Stichting OSG Hengelo geen goedgekeurde begroting heeft: 1. Als kader voor de verplichte uitgaven voor het jaar 2013 van de Stichting OSG Hengelo vast te stellen de door de gemeenteraad goedgekeurde begroting van het jaar Nieuwe noodzakelijke onvoorziene uitgaven dient de interim bestuurder van de Stichting OSG Hengelo te melden in het tweewekelijkse overleg met een lid van het College van B&W, of zoveel eerder als mogelijk. 3. Deze nieuwe noodzakelijke onvoorziene uitgaven kunnen pas gedaan worden, nadat de gemeenteraad, op voorstel van het College van B&W hieraan goedkeuring heeft gegeven. 4. De maatregelen als hiervoor genoemd zijn van toepassing vanaf 1 februari 2013 en gelden totdat er een begroting 2013 door de gemeenteraad is goedgekeurd; 5. Middels bijgaande brief de Stichting OSG Hengelo op de hoogte te stellen van dit besluit. OPSOMMING VAN BIJLAGEN 1. brief aan de Stichting OSG Hengelo

75 RAADSVOORSTEL REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 13G L. de Jong SAM Lie ONDERWERP Begroting 2013 Stichting OSG Hengelo AANLEIDING EN DOEL De wet op het voortgezet onderwijs, art. 42b, lid 10 stelt dat Indien voor 1 februari van het jaar waarvoor de begroting geldt, de begroting niet is goedgekeurd, neemt de gemeenteraad of gemeenteraden de maatregelen die zij nodig achten om de continuïteit van het onderwijsproces te waarborgen. Nu de begroting van de Stichting OSG Hengelo voor het jaar 2013 niet is vastgesteld door de Raad van Toezicht en vervolgens niet goedgekeurd kon worden door de gemeenteraad dient overeenkomst de wet op het voortgezet onderwijs de gemeente maatregelen te treffen. Hierin voorziet dit voorstel. OVERWEGINGEN In de vergadering van de gemeenteraad van 29 januari 2013 is gesproken over de begroting voor 2013 van de Stichting OSG Hengelo. De gemeenteraad heeft deze begroting nog niet goedgekeurd. Dit in verband met het ontbreken van een Raad van Toezicht bij de Stichting OSG Hengelo. De gebruikelijke procedure is als volgt: de bestuurder stelt de begroting op, de Raad van Toezicht stelt de begroting vast en stuurt deze ter goedkeuring toe aan de gemeenteraad. Omdat er geen vastgestelde begroting lag, kon de gemeenteraad de begroting niet goedkeuren. In de gemeenteraadsvergadering van 29 januari 2013 is gesproken over een bepaling in de Wet op het voortgezet onderwijs, namelijk art 42b, lid 10. De gemeenteraad dient wanneer de begroting voor 1 februari 2013 niet is goedgekeurd maatregelen te nemen. In de brief van het College van B&W aan de gemeenteraad, met als kenmerk 12G is aan de orde gesteld dat door het feit dat alle leden van de Raad van Toezicht gedefungeerd zijn, er een probleem is met het vaststellen van de begroting en het vervolgens goedkeuring geven aan de begroting. Er is advies gevraagd aan professor Van der Ploeg, hoogleraar vakgebied en specialisatie privaatrecht, vennootschapsrecht en rechtpersonenrecht van de Vrije Universiteit van Amsterdam. Prof Van der Ploeg zegt hierover het volgende: De stichting kan zich niet aan haar reguliere financiële verplichtingen zoals het betalen van gas, water en elektriciteit of het betalen van salarissen aan medewerkers onttrekken nu de begroting niet rechtsgeldig is vastgesteld en goedgekeurd. Tijdens de gemeenteraadsvergadering van 11 december 2012 hebben de leden van de gemeenteraad ook niet in twijfel getrokken of de salarissen wel doorbetaald konden worden. De vraag is nu hoe om te gaan met de begroting totdat er een goedgekeurde begroting ligt. Omdat de OSG toch uitgaven zal moeten doen, wordt u voorgesteld om maatregelen te treffen. Het kader voor de verplichte uitgaven in het jaar 2013 is de door de gemeenteraad goedgekeurde begroting Nieuwe, noodzakelijke uitgaven (die niet voorkomen in de begroting van 2012) dienen door de (interim)bestuurder gemeld te worden, voorafgaand aan besluitvorming in het tweewekelijks overleg dat de wethouder van onderwijs heeft ingesteld met de interim bestuurder van de Stichting OSG Hengelo. Dit overleg heeft de wethouder van onderwijs ingesteld in verband met het voor een langere periode ontbreken van een Raad van Toezicht bij de OSG. Het college zal vervolgens deze nieuwe noodzakelijke uitgaven ter goedkeuring voorleggen aan de gemeenteraad. De OSG kan dus pas nieuwe noodzakelijke onvoorziene uitgaven doen, nadat door de gemeenteraad goedkeuring is gegeven. Deze afspraken gaan in met terugwerkende kracht vanaf 1 februari En gelden totdat er een begroting 2013 door de gemeenteraad is goedgekeurd. De begroting 2013 is door de bestuurder opgesteld en toegezonden aan de gemeente.

76 FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN N.v.t.. COMMUNICATIE EN INSPRAAK VERVOLGTRAJECT EN -PRODUCTEN Bijgaande brief toe te sturen aan de Stichting OSG Hengelo VOORSTEL AAN DE RAAD De raad wordt voorgesteld, gelet op het bepaalde in artikel 42b, lid 10 van de Wet op het voortgezet onderwijs, in te stemmen met de volgende maatregelen om de continuïteit van het onderwijsproces te waarborgen voor de periode dat de Stichting OSG Hengelo geen goedgekeurde begroting heeft: 1. Als kader voor de verplichte uitgaven voor het jaar 2013 van de Stichting OSG Hengelo vast te stellen de door de gemeenteraad goedgekeurde begroting van het jaar Nieuwe noodzakelijke onvoorziene uitgaven dient de interim bestuurder van de Stichting OSG Hengelo te melden in het tweewekelijkse overleg met een lid van het College van B&W, of zoveel eerder als mogelijk. 3. Deze nieuwe noodzakelijke onvoorziene uitgaven kunnen pas gedaan worden, nadat de gemeenteraad, op voorstel van het College van B&W hieraan goedkeuring heeft gegeven. 4. De maatregelen als hiervoor genoemd zijn van toepassing vanaf 1 februari 2013 en gelden totdat er een begroting 2013 door de gemeenteraad is goedgekeurd; 5. Middels bijgaande brief de Stichting OSG Hengelo op de hoogte te stellen van dit besluit. BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HENGELO, De secretaris De burgemeester

77 RAADSBESLUIT REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 13G L. de Jong SAM Lie ONDERWERP Begroting 2013 Stg. OSG - Hengelo DE RAAD VAN DE GEMEENTE HENGELO, GELEZEN HET VOORSTEL VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, BESLUIT: Gelet op het bepaalde in artikel 42b, lid 10 van de Wet op het voortgezet onderwijs, in te stemmen met de volgende maatregelen om de continuïteit van het onderwijsproces te waarborgen voor de periode dat de Stichting OSG Hengelo geen goedgekeurde begroting heeft: 1. Als kader voor de verplichte uitgaven voor het jaar 2013 van de Stichting OSG Hengelo vast te stellen de door de gemeenteraad goedgekeurde begroting van het jaar Nieuwe noodzakelijke onvoorziene uitgaven dient de interim bestuurder van de Stichting OSG Hengelo te melden in het tweewekelijkse overleg met een lid van het College van B&W, of zoveel eerder als mogelijk. 3. Deze nieuwe noodzakelijke onvoorziene uitgaven kunnen pas gedaan worden, nadat de gemeenteraad, op voorstel van het College van B&W hieraan goedkeuring heeft gegeven. 4. De maatregelen als hiervoor genoemd zijn van toepassing vanaf 1 februari 2013 en gelden totdat er een begroting 2013 door de gemeenteraad is goedgekeurd; 5. Middels bijgaande brief de Stichting OSG Hengelo op de hoogte te stellen van dit besluit. DE GEMEENTERAAD VAN HENGELO, DATUM De griffier De voorzitter

78

79 SAMENVATTING RAADSVOORSTEL CASENUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G / ONDERWERP Y. van den Reek SAM Lie AGENDANUMMER Benoeming mw. S. McKenney Primato. D2 BELEIDSPROGRAMMA/FACETAGENDA Overige REDEN VAN AANBIEDING Actie vanuit eerder besluit Als gemeenteraad heeft u de bevoegdheid om de leden van het bestuur van de Stichting Scholengroep Primato te (her)benoemen. SAMENVATTING VAN HET RAADSVOORSTEL EN HET VERVOLGTRAJECT In 2008 heeft u vijf bestuursleden benoemd voor het bestuur van de Stichting Scholengroep Primato. Mevrouw Susan McKenney heeft u in 2008 benoemd op voordracht van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad, oudergeleding. De termijn van herbenoeming was voor haar niet vier jaar, zoals benoemd in artikel 7 van de statuten, maar twee jaar om variatie te krijgen in het rooster van aftreden. In 2010 is zij door de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad, oudergeleding terstond voorgedragen voor herbenoeming voor een periode van 4 jaar. Deze herbenoeming heeft echter niet via uw raad plaatsgevonden. Daarom nu aan u het verzoek om de voordracht van het bestuur tot herbenoeming per 1 augustus 2010, van het bestuurslid vertegenwoordigend de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad oudergeleding, met terugwerkende te bekrachtigen. PLAATSGEVONDEN COMMUNICATIE, DE RESULTATEN DAARVAN EN HET COMMUNICATIEPLAN VOOR HET VERVOLGTRAJECT VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: Mevrouw Susan McKenney, op voordracht van de GMR oudergeleding, met terugwerkende kracht te benoemen per 1 augustus 2010 tot en met 31 juli 2014 (4 jaar) als bestuurslid van de Stichting Scholengroep Primato OPSOMMING VAN BIJLAGEN Brief bestuur Primato Brief Primato en CV mevrouw McKenney

80 RAADSVOORSTEL REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G Y. van den Reek SAM Lie ONDERWERP Benoeming mw. S. McKenney Primato. AANLEIDING EN DOEL In 2008 heeft u vijf bestuursleden benoemd voor het bestuur van de Stichting Scholengroep Primato. Mevrouw Susan McKenney heeft u in 2008 voor 2 jaar benoemd op voordracht van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad, oudergeleding. Haar herbenoeming heeft niet via de raad plaatsgevonden. Verzoek nu om herbenoeming met terugwerkende kracht per 1 augustus OVERWEGINGEN Op basis van artikel 48 van de Wet op het Primair Onderwijs is in het convenant opgenomen dat de raad op voordracht van het bestuur de leden benoemd. Op voordracht van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad, oudergeleding is mevrouw Susan McKenney voorgedragen als bestuurslid in augustus Haar benoemingstermijn was 2 jaar. De GMR, oudergeleding heeft in augustus 2010, conform artikel 7 van de statuten, mevrouw McKenney terstond voorgedragen voor herbenoeming. Deze herbenoeming heeft echter niet plaatsvonden via uw raad. Hierbij het verzoek van het bestuur om mevrouw McKenney te benoemen als lid van het bestuur van de Stichting Scholengroep Primato per 1 augustus 2010 tot en met 31 juli FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN COMMUNICATIE EN INSPRAAK VERVOLGTRAJECT EN PRODUCTEN VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: Mevrouw Susan McKenney per 1 augustus 2010 tot en met 31 juli 2014 te herbenoemen als bestuurlid van de Stichting Scholengroep Primato BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HENGELO, De secretaris De burgemeester

81 RAADSBESLUIT REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G Y. van den Reek SAM Lie ONDERWERP Benoeming mw. S. McKenney Primato. DE RAAD VAN DE GEMEENTE HENGELO, GELEZEN HET VOORSTEL VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, BESLUIT: Mevrouw Susan McKenney te herbenoemen per 1 augustus 2010 tot en met 31 juli 2014 als bestuurslid van de Stichting Scholengroep Primato DE GEMEENTERAAD VAN HENGELO, DATUM De griffier De voorzitter

82

83 SAMENVATTING RAADSVOORSTEL CASENUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 13G ONDERWERP R.H. Remmerswaal PSZ TH Aanvraag Meerjarige Aanvullende Uitkering (MAU) AGENDANUMMER D3 BELEIDSPROGRAMMA/FACETAGENDA 01 Werk verbindt REDEN VAN AANBIEDING De Raad wordt gevraagd in te stemmen met het indienen van een aanvraag Meerjarige Aanvullende Uitkering (MAU) voor de jaren 2013, 2014 en Door de financieringssystematiek van de Wet Werk en Bijstand (WWB) moet de gemeente het tekort op het verstrekken van uitkeringen zelf dragen. In Hengelo is sprake van een structureel tekort (drie opeenvolgende jaren) waardoor een beroep kan worden gedaan op de MAU. De MAU aanvraag moet uiterlijk 31 maart 2013 worden ingediend. Onderdeel van de aanvraag is instemming van de Raad met het indienen van een MAU aanvraag. SAMENVATTING VAN HET RAADSVOORSTEL EN HET VERVOLGTRAJECT De Wet werk en bijstand (WWB) kent een financieringssystematiek die ertoe leidt dat gemeenten financieel risico lopen en tekorten op het verstrekken van uitkeringen zelf moeten dragen. Voor gemeenten met een meerjarig of incidenteel tekort bestaat echter een vangnet. Dit vangnet kent twee typen aanvullende uitkeringen, namelijk de Incidentele Aanvullende Uitkering (IAU) en de Meerjarige Aanvullende Uitkering (MAU). Gemeenten die een meerjarig tekort hebben en verwachten dat deze tekorten structureel van aard zijn, kunnen een aanvraag indienen voor de MAU. Hengelo komt op grond van de tekorten van de afgelopen jaren (respectievelijk 10%, 19% en 6%) in aanmerking voor een MAU. Ten behoeve van de MAU moet een aanvraag worden ingediend bij de Toetsingscommissie WWB. De aanvraag voor de periode moet uiterlijk 31 maart 2013 bij de Toetsingscommissie worden aangeleverd. In de aanvraag moet aangetoond worden dat het objectief verdeelmodel van de WWB voor Hengelo negatief uitpakt, waardoor we te kampen hebben met meerjarige tekorten. Ook moet in beeld worden gebracht op welke wijze we werken aan het terugdringen van tekorten (beleid) en hoe we sturing geven aan de uitvoering van het beleid (organisatie). Uiteindelijk neemt de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid eind 2013 een besluit op het verzoek, op advies van de Toetsingscommissie WWB. Toekenning van de MAU betekent dat het eigen risico van de gemeente op de WWB in de komende 3 jaren ( ) wordt beperkt tot een bepaald percentage, afhankelijk van de mate waarin naar het oordeel van de Toetsingscommissie sprake is van verdeelstoornissen. Dit percentage varieert van 2,5% tot 7,5%. Bij toekenning van de MAU is het eigen risico in ieder geval gemaximaliseerd op 7,5% van het toegekende budget voor het betreffende jaar. Voor het indienen van deze aanvraag is instemming van de raad met het indienen van de aanvraag een vereiste. Met dit raadsvoorstel wordt aan deze eis voldaan en kan de aanvraag in behandeling worden genomen. PLAATSGEVONDEN COMMUNICATIE, DE RESULTATEN DAARVAN EN HET COMMUNICATIEPLAN VOOR HET VERVOLGTRAJECT -

84 VOORSTEL AAN DE RAAD In te stemmen met het indienen van de aanvraag Meerjarige Aanvullende Uitkering OPSOMMING VAN BIJLAGEN MEMO Meerjarig Aanvullende Uitkering (MAU)

85 RAADSVOORSTEL REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 13G R.H. Remmerswaal PSZ TH ONDERWERP Aanvraag Meerjarige Aanvullende Uitkering (MAU) AANLEIDING EN DOEL De Wet werk en bijstand (WWB) kent een financieringssystematiek die ertoe leidt dat gemeenten financieel risico lopen en tekorten op het verstrekken van uitkeringen zelf moeten dragen. Voor gemeenten met een meerjarig of incidenteel tekort bestaat echter een vangnet. Dit vangnet kent twee typen aanvullende uitkeringen, namelijk de Incidentele Aanvullende uitkering (IAU) en de Meerjarige Aanvullende Uitkering (MAU). Gemeenten die een meerjarig tekort hebben en verwachten dat deze tekorten structureel van aard zijn, kunnen een aanvraag indienen voor de MAU. OVERWEGINGEN Hengelo komt op grond van de tekorten van de afgelopen jaren (respectievelijk 10, 19 en 6%) in aanmerking voor een MAU. Ten behoeve van de MAU moet een aanvraag worden ingediend bij de Toetsingscommissie WWB. De aanvraag voor de periode moet uiterlijk 31 maart 2013 bij de toetsingscommissie binnen zijn. In de aanvraag moet aangetoond worden dat het objectief verdeelmodel van de WWB voor Hengelo negatief uitpakt, waardoor we te kampen hebben met meerjarige tekorten. Ook moet in beeld worden gebracht op welke wijze we werken aan het terugdringen van tekorten (beleid) en hoe we sturing geven aan de uitvoering van het beleid (organisatie). Uiteindelijk neemt de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid eind 2013 een besluit op het verzoek, op advies van de Toetsingscommissie WWB. Toekenning van de MAU betekent dat het eigen risico van de gemeente op de WWB in de komende 3 jaren ( ) wordt beperkt tot een bepaald percentage, afhankelijk van de mate waarin naar het oordeel van de Toetsingscommissie sprake is van verdeelstoornissen. Dit percentage varieert van 2,5% tot 7,5%. Bij toekenning van de MAU is het eigen risico in ieder geval gemaximaliseerd op 7,5% van het toegekende budget voor het betreffende jaar. Voor het indienen van deze aanvraag is instemming van de raad met het indienen van de aanvraag een vereiste. Met dit raadsvoorstel wordt aan deze eis voldaan en kan de aanvraag in behandeling worden genomen. De argumenten voor de MAU aanvraag zijn financieel en juridisch. Financieel Het indienen van de MAU-aanvraag is van belang om de financiële risico s van de WWB voor de gemeente Hengelo zo veel mogelijk te beperken. Bij toekenning van een MAU-aanvraag wordt het tekort op het verstrekken van WWB uitkeringen na toekenning voor de jaren 2013, 2014 en 2015 tot een minimum beperkt (maximaal 7,5%). Daarnaast is het indienen van de MAU-aanvraag van belang voor een eventueel toekomstig beroep op de IAU. Zonder indiening van de MAU vervalt het recht op IAU 2013 zonder meer. Mocht de MAU worden afgewezen, dan blijft een beroep op IAU 2013 mogelijk. Juridisch In de regelgeving rondom de MAU is geregeld dat instemming van de gemeenteraad is vereist voor het indienen van de MAU-aanvraag. Dit voorstel borgt dat voldaan wordt aan de eis van goedkeuring van de gemeenteraad voor indiening van de MAU-aanvraag. Tot slot behelst de MAU-aanvraag een grondige analyse van de oorzaken van het tekort. De MAU aanvraag heeft betrekking op een analyse van het WWB-beleid van de gemeente gericht op het beperken van instroom, bevorderen van uitstroom en handhaving. Daarnaast moet in de MAU-aanvraag ook inzicht

86 worden geboden in de inzet en effecten van aanpalende beleidsterreinen, zoals onderwijs en economie. Deze grondige analyse biedt inzicht en mogelijkheden tot het nemen van verbetermaatregelen. Mogelijke risico s en onbedoelde effecten Of de beoogde toekenning van de MAU zal worden gerealiseerd is onzeker. Het gaat om het aantonen van mogelijke verdeelstoornissen in het verdeelmodel van de WWB. Het onderzoek naar die verdeelstoornissen en het uitsluiten van beleidsinvloeden is de kern van het opstellen van de aanvraag. Het niet indienen van een MAU aanvraag heeft echter meer risico s. Dit betekent namelijk dat de aanspraak op een IAU 2013 zonder meer vervalt. En dat houdt in dat het volledige tekort voor rekening komt van de gemeente Hengelo. Mocht de MAU-aanvraag over worden afgewezen dan bestaat bij een tekort van meer dan 10% over 2013 wel de mogelijkheid om IAU over 2013 aan te vragen. Indien deze wordt toegekend wordt het deel van het tekort boven de 10% aangevuld. FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN Er zijn geen negatieve financiële gevolgen verbonden aan de MAU-aanvraag. Bij toekenning levert de aanvraag extra geld op voor de gemeente Hengelo. COMMUNICATIE EN INSPRAAK Na goedkeuring door de gemeenteraad dient het college de aanvraag in. Na indiening van de aanvraag zal onderzoek plaatsvinden in opdracht van de Toetsingscommissie WWB. Dit onderzoek wordt uitgevoerd door de Inspectie SZW. Op basis hiervan formuleert de Toetsingscommissie WWB haar advies aan de minister. De gemeente Hengelo wordt hierbij in de gelegenheid gesteld te reageren. Uiterlijk 31 december 2013 beslist de minister over toekenning van de aanvraag. VERVOLGTRAJECT EN PRODUCTEN Wanneer de MAU aanvraag gereed is en vastgesteld door het college zal deze ter informatie worden aangeboden de raad. VOORSTEL AAN DE RAAD In te stemmen met het indienen van de aanvraag Meerjarige Aanvullende Uitkering BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HENGELO, De secretaris De burgemeester

87 RAADSBESLUIT REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 13G PSZ TH ONDERWERP Aanvraag Meerjarige Aanvullende Uitkering (MAU) DE RAAD VAN DE GEMEENTE HENGELO, GELEZEN HET VOORSTEL VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, BESLUIT: In te stemmen met het indienen van de aanvraag Meerjarige Aanvullende Uitkering DE GEMEENTERAAD VAN HENGELO, DATUM De griffier De voorzitter

88

89 SAMENVATTING RAADSVOORSTEL CASENUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G / ONDERWERP C.H. Hartendorp RU TH AGENDANUMMER Winkeltijdenverordening Hengelo D4 BELEIDSPROGRAMMA/FACETAGENDA 01 Werk verbindt REDEN VAN AANBIEDING Combinatie van voorgaande redenen, te weten: Actie vanuit eerder besluit, initiatief voorstel verordening. SAMENVATTING VAN HET RAADSVOORSTEL EN HET VERVOLGTRAJECT De Verordening Winkeltijden Hengelo is door de raad vastgesteld in In de verordening zijn de beleidsuitgangspunten voor het koopzondagenbeleid opgenomen, de richtlijnen voor het aanwijzen van koopzondagen en individuele vrijstellingen van de winkeltijdenwet. Uit de praktijk van de afgelopen jaren is gebleken dat er een aantal zaken in de verordening gewijzigd moet worden. Dit zijn de criteria voor de vaststelling van de koopzondagen, de openingsmogelijkheden voor avondwinkels en ontheffingen voor bijzondere gelegenheden op de zon- en feestdagen. Het college heeft het ontwerp van de Winkeltijdenverordening Hengelo 2013 van 14 november tot en met 27 december 2012 ter inzage gelegd. Hierop zijn geen reacties ontvangen. Indien uw raad een positief besluit neemt over de voorliggende verordening kan het college meer koopzondagen vast stellen, dan onder het huidige regime mogelijk is. Gelet op duidelijkheid richting ondernemers is door het college het principebesluit genomen om vrijstelling te verlenen voor de koopzondagen voor Na behandeling in uw gemeenteraad van de nieuwe verordening zal het college op basis van de dan vigerende verordening de overige koopzondagen voor 2013 definitief vast stellen. De extra koopzondagen die mogelijk worden middels een ontheffing op basis van artikel 10 lid 1 van de Winkeltijdenverordening Hengelo 2013 worden pas definitief toegewezen indien ondernemers daartoe een expliciet verzoek om ontheffing (incl. aanvraag evenementenvergunning) indienen bij het college. PLAATSGEVONDEN COMMUNICATIE, DE RESULTATEN DAARVAN EN HET COMMUNICATIEPLAN VOOR HET VERVOLGTRAJECT Er is in het voortraject overleg gevoerd met de Winkeliersvereniging Plein Westermaat en de Stichting Centrummanagement Hengelo. Het college heeft het ontwerp van de Winkeltijdenverordening Hengelo 2013 van 14 november tot en met 27 december 2012 ter inzage gelegd (Mededeling gemeentenieuws 13 november 2012). Hierop zijn geen reacties ontvangen. Expliciet is tijdens deze periode de ontwerpverordening gecommuniceerd met de verschillende (wijk- en buurt-)winkeliersverenigingen binnen Hengelo, ook vanuit deze verenigingen is geen reactie ontvangen. Bij vaststelling van de Winkeltijdenverordening Hengelo 2013 zal een mededeling volgen in het Gemeentenieuws. VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: - De Winkeltijdenverordening Hengelo 2013 vast te stellen

90 OPSOMMING VAN BIJLAGEN ; Winkeltijdenverordening Hengelo ; Kaart Winkeltijdenverordening Hengelo ; Verordening Winkeltijden Hengelo 2005

91 RAADSVOORSTEL REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G C.H. Hartendorp RU TH ONDERWERP Winkeltijdenverordening Hengelo AANLEIDING EN DOEL Aanleiding Wijzigingen in het beleid omtrent koopzondagen en de openstelling van levensmiddelenwinkels op zon- en feestdagen. Wijzigingen in het beleid vinden zijn oorsprong in gewijzigde marktomstandigheden, gevoerde gesprekken met (supermarkt-)ondernemers en hun vertegenwoordigers én de toepassing van winkeltijdenbeleid binnen andere gemeenten. Doel Een meer flexibele winkeltijdenverordening waarmee het voor het college mogelijk wordt in te spelen op een gewijzigde vraag uit de markt. Hierbij wordt onder meer rekening gehouden met verschillende belanghebbenden en de daarbij behorende behoefte aan openstellingsmogelijkheden van hun winkel. OVERWEGINGEN De bestaande Verordening Winkeltijden Hengelo 2005 is op 8 maart 2005 vastgesteld door de gemeenteraad en op 17 maart 2005 in werking getreden. Sinds maart 2005 is er in de gemeenteraad menigmaal discussie gevoerd over bijvoorbeeld het onderwerp koopzondagen. Ondernemers bevragen het college voortdurend over verruiming van de regels omtrent koopzondagen. Dit varieert van extra collectieve koopzondagen tot een koopzondag in combinatie met een evenement. Om meer koopzondagen mogelijk te maken is reeds eerder de toelichting van de vigerende verordening aangepast (raadsvoorstel 10G201740, 14 december 2010). Ook is het onderwerp supermarkten op zondag een voorbeeld van een discussie die zijn oorsprong vindt in de vigerende Verordening. Daarnaast ligt er jurisprudentie over bijvoorbeeld avondwinkels, toeristisch regime en het verlenen van ontheffingen voor bijzondere situaties. Deze omstandigheden hebben bijgedragen aan het voorstel dat nu voorligt. In de bijlage is de Winkeltijdenverordening Hengelo 2013 te vinden waarvoor onder andere de VNG-modelverordening als basis heeft gediend. Onderstaand staat artikelsgewijs een opsomming van de wijzigingen die zijn opgenomen in de voorliggende winkeltijdenverordening ten opzichte van de nog vigerende verordening. Artikel 1: Concretisering van een aantal begrippen Artikel 2: Voormalig artikel 9. Verdagingstermijn verlengd naar 6 weken. Artikel 3: Voormalig artikel 10. Artikel 4: Voormalig artikel 11. Wijziging Sub E; gespecificeerd wat onder redelijke termijn wordt verstaan, namelijk 6 maanden na afgifte van de ontheffing. Artikel 5: Voormalig artikel 2. Artikel 6: Voormalig artikel 3. De genoemde CCV in de vigerende verordening is niet meer actief, een dergelijke nieuwe commissie wordt gevormd. Er wordt voorgesteld te kiezen voor een principebesluit met een ter inzage legging. Dit is algemener van aard en hierdoor worden andere belanghebbenden in de gelegenheid gesteld ook een zienswijze in te dienen. Artikel 7: Voormalig artikel 4. Artikel 8: Toevoeging van lid 4; het verbinden van nadere voorschriften aan de ontheffing. Hierdoor kan bijvoorbeeld in de ontheffing worden opgenomen dat een ontheffing voor de duur van een bepaalde periode wordt verleend. Artikel 9: Voormalig artikel 5. Volgens VNG-model vormgegeven en verder heeft in lid 1 een specificatie plaats gevonden van het begrip avondwinkel. Hiermee wordt zoveel mogelijk voorkomen dat een reguliere supermarkt gebruik zal maken van deze ontheffingsmogelijkheid. Artikel 10: Voormalig artikel 6. Volgens VNG-model vormgegeven waardoor er voor het college meer vrijheden ontstaan om voor bijzondere gelegenheden van tijdelijke aard een ontheffing te verlenen voor openstelling op zondag. Te denken valt aan feestelijkheden, jubilea of andere evenementen. Belangrijk hierbij op te merken is dat er gemeenten in Nederland zijn die dit artikel gebruiken om het mogelijk te maken dat er 12+ koopzondagen plaats vinden per kalenderjaar. Zo zou voor een Sinterklaasintocht op zondag in de binnenstad een ontheffing verleend kunnen worden. Ook een

92 zomerspektakel op Plein Westermaat zou hieronder kunnen vallen. In de toelichting, behorende bij de verordening, wordt dit gespecificeerd dat het om bijzondere gelegenheden moet gaan. Tevens is op een dergelijke zondag een evenementenvergunning benodigd om openstelling mogelijk te maken. Artikel 11: Voormalig artikel 7. Artikel 12: Artikel nieuw opgenomen volgens gemeentelijke standaard. Artikel 13: Deel van voormalig artikel 12 en gewijzigd naar het huidige voorstel. Tevens een regeling opgenomen om de huidige ontheffingen die verleend zijn voor avondwinkels op de zondag, in te kunnen trekken. Dit betreft de ontheffingen die verleend zijn aan de reguliere supermarkten en op grond van de nieuwe voorgestelde verordening niet meer in aanmerking komen voor een ontheffing. Artikel 14: Deel van voormalig artikel 12 en in de, door de raad, vast te stellen nieuwe verordening definitief op te nemen. Artikel 15: Voormalig artikel 13 en gewijzigd naar het huidige voorstel. Niet opgenomen is de mogelijkheid voor het college om de gemeente, of delen daarvan, aan te wijzen als toeristisch gebied. Met de aanwijzing als toeristisch gebied kan het college besluiten winkels of branches de mogelijkheid te bieden op zondag geopend te zijn. Met de toepassing van dit artikel heeft bijvoorbeeld Enschede de mogelijkheid geboden aan levensmiddelenwinkeliers om op zondag geopend te zijn. Ook de gemeente Dinkelland maakt gebruik van dit artikel om bijvoorbeeld in Ootmarsum op de zondag winkelopenstelling mogelijk te maken. Onder het regime van de huidige wet zijn vooral de ondernemers op Plein Westermaat voorstander van het instellen van een toeristisch regime. Als het nieuwe Kabinet het bepalen van het aantal koopzondagen aan de gemeente wil laten, achten wij het niet zinvol om een bepaling over toeristisch regime op te nemen. Extra Koopzondagen De aanpassing in de verordening maakt het voor ondernemer mogelijk om extra koopzondagen te organiseren. Naast de 12 koopzondagen, die het college middels een vrijstelling kan verlenen, kan het college ontheffing verlenen voor een bijzondere gelegenheid van tijdelijke aard. Dit kan bijvoorbeeld een evenement zijn (evenementenvergunning is dan vereist). Per stadsdeel is het maximaal aantal te verlenen ontheffing op 8 gesteld. Dit maakt dat er per stadsdeel 20 afzonderlijke koopzondagen mogelijk zijn. De winkeliers op Plein Westermaat en de Stichting Centrummanagement Hengelo hebben gezamenlijk overleg gevoerd over verruiming van het aantal koopzondagen. Beide partijen staan achter de Winkeltijdenverordening Hengelo In hun gezamenlijke aanvraag voor koopzondagen voor 2013 heeft de SCH aangegeven gebruik te willen maken van 14 koopzondagen en de winkeliers op Plein Westermaat van 20 koopzondagen. In de verordening blijft het mogelijk voor wijk- of buurtwinkelcentra om éénmaal per jaar een ontheffing te verkrijgen voor een wijk- of buurtfeest. Hier wordt onder andere door winkelcentrum het Esrein gebruik van gemaakt. Nieuwe initiatiefwet De Tweede Kamer gaat akkoord met de versoepeling van de winkeltijdenwet. Daarin wordt geregeld dat gemeenten zelf mogen bepalen of én wanneer zij koopzondagen instellen. Als de Eerste Kamer instemt met de initiatiefwet, kan de nieuwe wetgeving al per 1 juli 2013 van kracht worden. De gemeenteraad zal in de verordening moeten vastleggen hoeveel koopzondagen zij per stadsdeel wil toewijzen. Zij heeft hierin een ruime vrijheid. Dat wil zeggen dat de gemeenteraad er ook voor kan kiezen om openstelling van winkels op alle zondagen mogelijk te maken. In tegenstelling tot de huidige winkeltijdenwet hoeft voor de openstelling, voor meer dan de huidige 12 koopzondagen, geen ontheffing te worden verleend of per verordening een toeristisch regime te worden ingesteld. Kijkend naar de voorliggende Winkeltijdenverordening Hengelo 2013 betekent dat in de toekomst mogelijk artikel 5 lid 1 wordt gewijzigd. Hierin kan het genoemde aantal van 12 worden gewijzigd in bijvoorbeeld 20 per stadsdeel. Ook zal dit, afhankelijk van de afweging, gevolgen hebben voor artikel 10 in deze verordening. Het voorliggende voorstel voor verandering van de Winkeltijdenverordening is nodig om voor 2013 reeds een ruimer regime te hanteren voor openstelling van winkels op zondag. De mogelijke nieuwe Winkeltijdenwet zal tot gevolg hebben dat op lokaal niveau verschillende (markt)partijen opteren voor verruiming òf beperking in openstelling op de koopzondagen. Zienswijzen en vervolg Het ontwerp van de nieuwe Winkeltijdenverordening heeft van 14 november tot en met 27 december 2012 ter inzage gelegen. Hierop zijn geen reacties binnengekomen. Expliciet is tijdens deze periode de ontwerpverordening gecommuniceerd met de verschillende (wijk- en buurt-)winkeliersverenigingen binnen Hengelo, ook vanuit deze verenigingen is geen reactie ontvangen. Indien uw raad een positief besluit neemt over de voorliggende verordening kan het college meer koopzondagen vast stellen, dan onder het huidige regime mogelijk is. Gelet op duidelijkheid richting ondernemers is door het college het principebesluit genomen om vrijstelling te verlenen voor de

93 koopzondagen voor Na behandeling in uw gemeenteraad van de nieuwe verordening zal het college op basis van de dan vigerende verordening de overige koopzondagen voor 2013 definitief vast stellen. De extra koopzondagen die mogelijk worden middels een ontheffing op basis van artikel 10 lid 1 van de Winkeltijdenverordening Hengelo 2013 worden pas definitief toegewezen indien ondernemers daartoe een expliciet verzoek om ontheffing (incl. aanvraag evenementenvergunning) indienen bij het college. FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN Niet van toepassing COMMUNICATIE EN INSPRAAK Het college heeft het ontwerp van de Winkeltijdenverordening Hengelo 2013 van 14 november tot en met 27 december 2012 ter inzage gelegd (Mededeling gemeentenieuws 13 november 2012). Hierop zijn geen reacties ontvangen. Expliciet is tijdens deze periode de ontwerpverordening gecommuniceerd met de verschillende (wijk- en buurt-)winkeliersverenigingen binnen Hengelo, ook vanuit deze verenigingen is geen reactie ontvangen. VERVOLGTRAJECT EN -PRODUCTEN - Het college neemt aansluitend een besluit over de resterende koopzondagen voor Indien ondernemers(-verenigingen) op basis van artikel 10 lid 1 van de Winkeltijdenverordening Hengelo 2013 een aanvraag voor ontheffing voor een aanvullende koopzondag indienen, zal de gemeente hiertoe een afzonderlijk besluit moeten nemen. Indien de Eerste Kamer instemt met een wijziging van de Winkeltijdenwet zal met de gemeenteraad besproken worden of daaraan consequenties moeten worden verbonden. VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: - De Winkeltijdenverordening Hengelo 2013 vast te stellen BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HENGELO, De secretaris De burgemeester

94 RAADSBESLUIT REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G C.H. Hartendorp RU TH ONDERWERP Winkeltijdenverordening Hengelo DE RAAD VAN DE GEMEENTE HENGELO, GELEZEN HET VOORSTEL VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, BESLUIT: - De Winkeltijdenverordening Hengelo 2013 vast te stellen DE GEMEENTERAAD VAN HENGELO, DATUM De griffier De voorzitter

95 Winkeltijdenverordening Hengelo 2013 De raad van de gemeente Hengelo; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 15 januari 2013 nummer ; gelet op de Winkeltijdenwet, het Vrijstellingenbesluit en artikel 149 van de Gemeentewet; besluit vast te stellen de volgende verordening: Winkeltijdenverordening Hengelo 2013 Artikel 1 Begripsbepaling a. de wet: de Winkeltijdenwet; b. de winkel: hetgeen in artikel 1 van de wet daaronder verstaan wordt; c. college: het college van burgemeester en wethouders; d. de raad: de gemeenteraad van Hengelo; e. feestdagen: Nieuwjaarsdag, tweede Paasdag, Hemelvaartsdag, tweede Pinksterdag, eerste Kerstdag en tweede Kerstdag; f. 19-uurdagen: op Goede Vrijdag, 4 mei en 24 december dienen winkels op grond van artikel 2, eerste lid onder b, van de Winkeltijdenwet gesloten te zijn vanaf 19:00uur. Deze dagen vallen niet onder het begrip feestdagen; g. stadsdelen: als twee afzonderlijke stadsdelen worden aangemerkt de wijk binnenstad enerzijds en alle overige wijken anderzijds, een en ander zoals aangegeven in de bij deze verordening behorende kaart Wijk/Buurt indeling h. werkdagen: maandag tot en met zaterdag. Artikel 2 Beslistermijn 1. Het college beslist op een aanvraag om een ontheffing binnen 8 weken. 2. Het college kan de beslissing voor ten hoogste 6 weken verdagen. 3. De aanvrager wordt schriftelijk van de verdaging op de hoogte gesteld voor afloop van de in het eerste lid bedoelde termijn. Artikel 3 Overdracht van de ontheffing 1. Ontheffingen op grond van deze verordening zijn overdraagbaar na verkregen toestemming van het college. 2. In geval van een voorgenomen overdracht van de in het eerste lid bedoelde ontheffing doet de houder van de ontheffing hiervan onmiddellijk schriftelijk mededeling aan het college van burgemeester en wethouders onder vermelding van de naam en het adres van de voorgestelde rechtverkrijgende. Artikel 4 Intrekken of wijzigen van de ontheffing Het college kan een ontheffing intrekken of wijzigen indien: a. ter verkrijging daarvan onjuiste of onvolledige gegevens zijn verstrekt; b. veranderende omstandigheden of gewijzigde inzichten dit noodzakelijk maken in verband met het belang of de belangen ter bescherming waarvan de ontheffing is vereist; c. het gebruik van de winkel of de uitoefening van een bedrijf anders dan in een winkel gevaar oplevert voor de openbare orde, de veiligheid of het woon- en leefklimaat ter plaatse; d. de aan de ontheffing verbonden voorschriften en beperkingen niet zijn of worden nagekomen; e. van de ontheffing geen gebruik wordt gemaakt binnen een daarin gestelde termijn of, bij gebreke van een dergelijke termijn, binnen 6 maanden na afgifte van de ontheffing; f. de houder of zijn rechtverkrijgende dit verzoekt. Artikel 5 Zon- en feestdagenregeling (koopzondagen) 1. De verboden genoemd in artikel 2, eerste lid, aanhef en onder a en b van de wet, gelden niet op ten hoogste twaalf, door het college aan te wijzen, zondagen of feestdagen per kalenderjaar. 2. Deze bevoegdheid geldt voor elk deel van de gemeente afzonderlijk. 3. De vrijstelling als bedoeld in het eerste lid geldt tussen uur en uur.

96 Artikel 6 Procedure vaststelling koopzondagen 1. Belanghebbenden worden uiterlijk 15 juni van elk jaar verzocht voor 1 september schriftelijk voorstellen voor koopzondagen in het daarop volgende jaar te doen. Belanghebbenden zijn: a. Plaatselijke winkeliers- en ondernemersverenigingen b. Individuele ondernemingen 2. Het college laat voorstellen, als bedoeld in lid 1, die na 1 september worden gedaan, buiten behandeling. 3. Het college inventariseert de wensen en neemt een principebesluit wat gedurende 6 weken ter inzage wordt gelegd. 4. Mede op basis van de ingekomen zienswijzen stelt het college uiteindelijk de koopzondagen vast. 5. Publicatie van het besluit vindt zo spoedig mogelijk daarna plaats, evenals de beantwoording van de schriftelijk ingediende voorstellen. Artikel 7 Criteria vaststelling koopzondagen 1. In de vaststelling van koopzondagen voor de binnenstad wordt in volgorde van prioriteit de voorkeur gegeven aan: a. evenementen waarbij zoveel mogelijk ondernemers uit het gehele stadsdeel actief zijn betrokken en die het promotionele belang van de gehele stad dienen. b. landelijk, regionaal of locaal georganiseerde brancheactiviteiten. c. evenementen die op het niveau van de straatvereniging worden georganiseerd. 2. In de vaststelling van koopzondagen voor de overige wijken wordt in volgorde van prioriteit de voorkeur gegeven aan evenementen georganiseerd op de bedrijventerreinen, waarbij prioriteit wordt toegekend aan landelijk, regionaal of locaal georganiseerde brancheactiviteiten. 3. Per stadsdeel wordt gestreefd naar een zo evenwichtig mogelijke verdeling van koopzondagen over het kalenderjaar. 4. Een activiteit georganiseerd door een afzonderlijke ondernemer wordt niet aangemerkt als evenement. Artikel 8 Openstelling op werkdagen tussen uur en 06:00 uur. (nachtwinkels) 1. Het college kan gebieden aanwijzen waar de verboden van artikel 2 van de wet, voor zover deze betrekking hebben op werkdagen, niet gelden. 2. het college kan categorieën winkels en overige vormen van detailhandel aanwijzen waarvoor de verboden van artikel 2 van de wet, voor zover deze betrekking hebben op werkdagen, niet gelden. 3. Het college kan op aanvraag individueel ontheffing verlenen van de verboden van artikel 2 van de wet, voor zover deze betrekking hebben op werkdagen. 4. Het college kan nadere voorschriften verbinden aan het verlenen van de ontheffing. 5. De ontheffing als bedoeld in lid 3 kan worden geweigerd indien de woon- en leefsituatie of de openbare orde in de omgeving van de winkel op ontoelaatbare wijze nadelig wordt beïnvloed door de openstelling van de winkel. Artikel 9 Openstelling van levensmiddelenwinkels op de avonden van zon- en feestdagen 1. Het college kan op aanvraag ontheffing verlenen van de in artikel 2, eerste lid, aanhef en onder a en b van de wet genoemde verboden ten behoeve van winkels a. waarvoor een ontheffing is verleend en gebruikt wordt als bedoeld in artikel 8 lid 3 van deze verordening, en b. met een maximum van 200 m2 bedrijfsvloeroppervlak. 2. Het college kan de ontheffing voor ten hoogste vijf winkels verlenen. 3. Aan de ontheffing worden in elk geval de volgende voorschriften verbonden: a. de winkel dient op alle zon- en feestdagen vóór uur gesloten te zijn. b. er dienen uitsluitend of hoofdzakelijk eetwaren en drinkwaren te worden verkocht, met uitzondering van sterke drank als bedoeld in artikel 1, eerste lid, van de Drank- en Horecawet. 4. Het college kan nadere voorschriften verbinden aan het verlenen van de ontheffing. 5. De ontheffing kan worden geweigerd indien de woonsituatie of de leefsituatie, de veiligheid of de openbare orde in de omgeving van de winkel op ontoelaatbare wijze nadelig wordt beïnvloed door de openstelling van de winkel. Artikel 10 Ontheffing zon- en feestdagenregeling voor bijzondere situaties

97 1. Het college kan op een daartoe strekkend verzoek ontheffing verlenen van de in artikel 2 van de wet vervatte verboden ten behoeve van bijzondere gelegenheden van tijdelijke aard en het uitstallen van goederen in het geval van: a. Feestelijkheden en bijeenkomsten met een cultureel, religieus of sociaal doel; b. Veilingen; c. Modeshows; d. Festivals; e. Evenementen; f. Manifestaties; g. Beurzen; h. Braderieën; i. Kermissen; j. Circussen. 2. De ontheffing, als bedoeld in lid 1, kan worden verleend voor ten hoogste één dag per ondernemer per kalenderjaar, niet bedoeld zijn winkels in de binnenstad, op bedrijventerreinen òf winkelcentra. 3. De ontheffing, als bedoeld in lid 1, kan worden verleend in het geval van wijk- en buurtgerelateerde evenementen in wijk- en buurtwinkelcentra, niet bedoeld zijn winkelcentra op bedrijventerreinen of de binnenstad, waarbij per winkelcentrum éénmaal per jaar een ontheffing kan worden verleend. 4. De ontheffing, als bedoeld in lid 1, kan maximaal acht maal per jaar worden verleend per stadsdeel, mits de vooraankondiging voor de bijzondere gelegenheid van tijdelijke aard waaraan tenminste door vijf ondernemers wordt deelgenomen, volgens het voorstel zoals genoemd in artikel 6 van de verordening, bij het college kenbaar wordt gemaakt. 5. Openstelling van genoemde winkels onder het tweede, derde en vierde lid vindt uitsluitend plaats op zon- en feestdagen tussen en 22:00 uur. Artikel 11 Verbod straatverkoop bepaalde goederen op zon- en feestdagen Het college kan bepalen dat de vrijstelling genoemd in artikel 12 van het Vrijstellingenbesluit Winkeltijdenwet niet geldt voor de gehele gemeente of voor een of meer delen van de gemeente. Artikel 12 Toezicht Met het toezicht en de handhaving op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze verordening zijn belast de door het college aangewezen personen. Artikel 13 Intrekking voorgaande regeling a. De Verordening Winkeltijden Hengelo 2005, vastgesteld op 17 maart 2005, wordt ingetrokken; b. Alle ontheffingen en vrijstellingen krachtens de Verordening winkeltijden Hengelo 2005 blijven van kracht tot 3 maanden na inwerkingtreding van de Winkeltijdenverordening Hengelo 2013; c. Verleende ontheffingen op basis van artikel 5 Verordening Winkeltijden Hengelo 2005 blijven van kracht indien voldaan wordt aan de voorwaarden zoals opgenomen in artikel 9 van de Winkeltijdenverordening Hengelo Artikel 14 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op 6 maart Artikel 15 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als Winkeltijdenverordening Hengelo Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 februari 2013 De voorzitter, De griffier,

98 Artikelsgewijze toelichting Winkeltijdenverordening Hengelo 2013 Algemene toelichting Winkeltijdenwet Op 1 juni 1996 is de Winkeltijdenwet tezamen met het Vrijstellingenbesluit Winkeltijdenwet in werking getreden. Deze wet stelt ruimere regels voor de openingstijden van winkels dan zijn voorganger, de Winkelsluitingswet In deze verordening wordt regelmatig verwezen naar de Winkeltijdenwet. In concreto komen de uitgangspunten van de Winkeltijdenwet op het volgende neer: a. op maandag tot en met zaterdag, de werkdagen, is openstelling van winkels toegestaan tussen en uur. Gemeenten mogen tijdens deze uren geen beperkingen opleggen aan de openstelling van winkels. b. Aan het aantal openingsuren per winkel per week is geen maximum verbonden. c. Tijdens de nachturen van tot uur is winkelopening op werkdagen niet toegestaan. Gemeenten kunnen echter vrijstellingen of ontheffingen van deze verplichte winkelsluiting verlenen. Op koopzondagen, Goede Vrijdag, Kerstavond (24 december) en Dodenherdenking(4 mei) moeten de winkels vanaf uur dicht zijn. d. Op zon- en feestdagen is winkelopening niet toegestaan. Voor maximaal twaalf zon- en feestdagen per kalenderjaar kan de gemeente vrijstelling of ontheffing van deze verplichte sluiting verlenen. De winkeltijdenwet merkt in dit verband als feestdagen aan: Nieuwjaarsdag, Tweede Paasdag, Hemelvaartsdag, Tweede Pinksterdag en Eerste en Tweede Kerstdag. e. Winkels waar uitsluitend of hoofdzakelijk levensmiddelen worden verkocht (in de praktijk gaat het vaak om supermarkten) kunnen ontheffing krijgen om op zon- en feestdagen vanaf uur open te zijn. Ze moeten dan wel op alle zon- en feestdagen voor uur dicht zijn, ook als die als koopzondag zijn aangewezen. Belangrijk is ook dat er in een gemeente maar één ontheffing per inwoners mag worden verleend. In totaal gaat het voor Hengelo dus om vijf winkels verspreid over de stad. f. De gemeenteraad kan bij verordening vrijstelling verlenen van de verplichte winkelsluiting op zon- en feestdagen in verband met op de gemeente of een deel daarvan gericht autonoom toerisme. Artikel 1 Begripsbepalingen Voor de omschrijving van het begrip feestdagen is aansluiting gezocht bij artikel 2 van de wet Koninginnedag is in de wet niet meer aangemerkt als een feestdag en ook op 31 december na 19:00 uur is winkelopenstelling mogelijk gemaakt. In de onderhavige verordening wordt Hengelo verdeeld in twee stadsdelen: de binnenstad en de overige wijken. Artikel 3 Overdracht van de ontheffing De bepaling bindt de overdracht van de ontheffing aan de toestemming van het college. Deze tussenkomst geeft het college de gelegenheid om inzicht te krijgen in de handel en wandel van de opvolger. Als het gaat om overdracht naar een ander rechthebbende, moet het college kunnen toetsen of de ontheffing in stand kan blijven of dat er eventueel andere voorschriften aan moeten worden verbonden. Artikel 5 Zon- en feestdagenregeling (koopzondagen) Voor zon- en feestdagen geldt in principe een verplichte sluiting. Voor maximaal 12 zon- en feestdagen per stadsdeel per jaar kan afgeweken worden van het sluitingsverbod door deze dagen aan te wijzen als zogenaamde koopzondagen. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen de koopzondagen geldend voor de binnenstad en de koopzondagen voor de wijken buiten de binnenstad. Met deze verdeling van aan te wijzen koopzondagen wordt tegemoet gekomen aan de volstrekt verschillende voorkeuren van de binnenstadsondernemers enerzijds en de ondernemers op bedrijventerreinen anderzijds voor zover het koopzondagen betreft. Bij het aanwijzen van de koopzondagen wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de volgende uitgangspunten: - zorgen voor eenduidigheid naar de consument, bijvoorbeeld elke laatste zondag van de maand koopzondag; - zoveel mogelijk rekening houdend met de verschillende wensen van de ondernemers.

99 De winkels kunnen op koopzondagen van uur tot uur geopend zijn. Artikel 6 Procedure vaststelling koopzondagen Per kalenderjaar stellen burgemeester en wethouders de koopzondagen vast volgens de volgende procedure: 1. uiterlijk 15 juni worden plaatselijke winkeliers- en ondernemersverenigingen, alsmede ondernemingen die in het voorafgaande jaar een schriftelijk voorstel voor een koopzondag hebben ingediend per brief gevraagd schriftelijk voor 1 september voorstellen te doen voor koopzondagen. 2. tegelijkertijd wordt via de gemeentelijke advertentie een oproep geplaatst waarin overige belanghebbenden worden gevraagd voor 1 september schriftelijk voorstellen in te dienen. 3. de ontvangen aanvragen worden geïnventariseerd en aan de hand van de criteria beoordeeld, waarna het college een principebesluit neemt dat zes weken ter inzage wordt gelegd. 4. Mede op basis van de ingekomen zienswijzen verleent het college vrijstelling voor ten hoogste twaalf zon- of feestdagen per stadsdeel. 5. nadat de koopzondagen door het college zijn vastgesteld wordt de aanvragers het besluit toegezonden en vindt publicatie plaats in de gemeentelijke advertentie. Daarbij wordt gewezen op de mogelijkheid bezwaar te maken overeenkomstig de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 7 Criteria vaststelling koopzondagen De criteria voor de vaststelling van de koopzondagen zijn per stadsdeel aangegeven. Uitgangspunt is dat in de binnenstad jaarlijks twaalf koopzondagen worden georganiseerd, bij voorkeur gecombineerd met evenementen. Ook in de overige wijken kunnen jaarlijks twaalf koopzondagen worden georganiseerd. In de vaststelling van de koopzondagen wordt de voorkeur geven aan evenementen georganiseerd op bedrijventerreinen, waarbij prioriteit wordt toegekend aan landelijk, regionaal of locaal georganiseerde brancheactiviteiten. Voorheen genoten de aanvragen van wijk- en buurtwinkelcentra de voorkeur. Het is gebleken dat aanvragen voor een koopzondag in de wijkwinkelcentra verbonden zijn aan een evenement die op de wijk gericht is. Het doel van deze koopzondagen is niet zozeer het openstellen van de winkels, maar het organiseren van een wijkevenement, als braderie en andere activiteiten. De laatste jaren is gebleken dat de aanvragen van de wijkwinkelcentra de aanvragen van de bedrijventerreinen beperken. De dagen die de wijkwinkelcentra aanvragen zijn niet interessant voor de bedrijven op de bedrijventerreinen. Vanuit dit oogpunt is besloten de aanvragen van de wijk- en buurtcentra te beschouwen als een bijzondere gelegenheid van tijdelijke aard. Voor alle koopzondagen geldt dat activiteiten die door één enkele ondernemer worden georganiseerd in het kader van de onderhavige verordening niet als zodanig worden aangemerkt. Artikel 8 Openstelling op werkdagen tussen uur en uur Artikel 7 van de wet geeft de mogelijkheid de openingstijden op werkdagen tussen uur en uur te reguleren. Dat kan door gebieden aan te wijzen waarin het verbod niet geldt of door vormen van detailhandel aan te wijzen waarvoor het verbod niet geldt. Ook kan in afzonderlijke gevallen ontheffing verleend worden. Per geval is een afweging te maken of de gewenste openstelling zich verhoudt met belangen van de woon- en leefomgeving en de openbare orde. De vrijstellingen en ontheffingen kunnen onder beperkingen en voorschriften worden verleend. Zo worden ontheffingen alleen voor bepaalde tijd verleend. In het Vrijstellingenbesluit Winkeltijdenwet is voor een aantal overige vormen van detailhandel afwijkende openstellingsuren geregeld. Artikel 9 Openstelling van levensmiddelenwinkels op de avonden van zon- en feestdagen Een avondwinkel kan op zondagen, feestdagen en de zogenaamde 19-uur dagen (Goede vrijdag, 4 mei en 24 december) geopend zijn. Om de zondagsrust te waarborgen moet de winkel op zon- en feestdagen gesloten zijn tussen uur en uur. Ten aanzien van de werkdagen geldt voor avondwinkels ook de hoofdregel van de wet dat ze tussen uur en uur onbeperkt open mogen zijn. Het college kan een ontheffing verlenen voor 1 avondwinkel per inwoners en daarmee voor maximaal 5 avondwinkels. Deze avondwinkels zullen verspreid over de stad gevestigd kunnen worden, waarbij zoveel mogelijk wordt aangesloten op reeds bestaande winkelconcentraties en andere functies met een avondopenstelling.

100 Een dergelijke ontheffing kan alleen worden verleend indien er ook een ontheffing is verleend, en in gebruik is bij dezelfde rechthebbende, op grond van artikel 8 uit deze verordening. Tevens mag een avondwinkel een maximum omvang hebben van 200 m2 bvo. De ontheffing betreft een schaars recht, indien alle ontheffingen zijn verleend kan een nieuwe aanvraag pas worden behandeld indien een ontheffing wordt ingeleverd of ingetrokken. Artikel 10 Ontheffing zon- en feestdagenregeling voor bijzondere situaties Artikel 10 is gebaseerd op artikel 4 van de wet en grijpt terug op artikel 10 van de Winkelsluitingswet 1976 alsmede het Besluit gemeentelijke ontheffingen Winkelsluitingswet Dit besluit heeft altijd goed gefunctioneerd en de essentie daarvan is opgenomen in dit artikel. Dit artikel geeft het college de bevoegdheid bij bijzondere gelegenheden van tijdelijke aard ontheffing te verlenen van het verbod op een zondag of een feestdag geopend te zijn. Het stellen van voorschriften en/of beperkingen is mogelijk. Het betreffen hier dus aanvragen voor ontheffing bovenop de maximaal twaalf toegestane koopzondagen. Het college kan deze zon- en/of feestdagen toekennen per ondernemer of per gebied. Het maximum per stadsdeel (binnenstad en overige wijken) is gesteld op acht ontheffingen per jaar. Om deze ontheffing te verlenen dient in het voorafgaande jaar een voorstel bij het college te worden gedaan. Dit kan in hetzelfde verzoek als bedoeld in artikel 6 van deze verordening. Het college kan vervolgens zowel de reguliere koopzondagen tijdig vaststellen, als ook het principebesluit te nemen voor het verlenen van de ontheffingen op de aangevraagde zon- en of feestdagen. Artikel 11 Verbod straatverkoop bepaalde goederen op zon- en feestdagen De vrijstelling betreft het te koop aanbieden en verkopen van voor directe consumptie geschikte eetwaren en alcoholvrije dranken. Artikel 13 Intrekking voorgaande regeling De wet kent geen overgangsregeling. In de verordening is een overgangsbepaling opgenomen bedoeld voor de ontheffingen die verleend zijn voor de openstelling van levensmiddelenwinkels op de avonden van zon- en feestdagen, op grond van de Verordening Winkeltijden Hengelo 2005.

101 Kaart behorend bij Winkeltijdenverordening Hengelo 2013 Hengelo kent in dit kader twee stadsdelen: Binnenstad: Buurten 00, 01 en 02. Dit is het gebied liggend tussen de Deldenerstraat, Oldenzaalsestraat, Oude Molenweg, Ziekenhuisstraat, Kievitstraat, Spoorlijn Overige Wijken: Alle overige buurten in Hengelo

102 Artikel 1 - Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. de wet: de Winkeltijdenwet; b. feestdagen: Nieuwjaarsdag, tweede Paasdag, Hemelvaartsdag, tweede Pinksterdag, eerste Kerstdag en tweede Kerstdag; c. stadsdelen: als twee afzonderlijke stadsdelen worden aangemerkt de binnenstad enerzijds en alle overige wijken anderzijds, een en ander zoals aangegeven in de bij deze verordening behorende kaart "Wijk/buurt indeling 1995". Artikel 2 - Zon- en feestdagenregeling 1. De verboden, vervat in artikel 2, eerste lid, onder a en b van de wet, gelden niet op ten hoogste twaalf, door het college van burgemeester en wethouders aan te wijzen, zon- en feestdagen per kalenderjaar. 2. De in het eerste lid bedoelde bevoegdheid geldt voor elk stadsdeel binnen de gemeente afzonderlijk. 3. De vrijstelling als bedoeld in het eerste lid geldt tussen en uur. Artikel 3 - Procedure vaststelling koopzondagen 1. Belanghebbenden worden uiterlijk 15 juni van elk jaar verzocht voor 1 september schriftelijk voorstellen voor koopzondagen in het daarop volgende jaar te doen. Belanghebbenden zijn: a. plaatselijke winkeliers- en ondernemersverenigingen; b. individuele ondernemingen. 2. Burgemeester en wethouders inventariseren de wensen en doen een voorstel voor overleg en advies aan de Commissie Commerciële Voorzieningen (CCV). 3. Mede op basis van het advies van de CCV stellen burgemeester en wethouders uiteindelijk de koopzondagen vast. 4. Publicatie van het besluit vindt zo spoedig mogelijk daarna plaats, evenals de beantwoording van de schriftelijk ingediende voorstellen. Artikel 4 - Criteria vaststelling koopzondagen 1. In de vaststelling van koopzondagen voor de binnenstad wordt in volgorde van prioriteit de voorkeur gegeven aan:

103 a. evenementen waarbij zoveel mogelijk ondernemers uit het gehele stadsdeel actief zijn betrokken en die het promotionele belang van de gehele stad dienen. b. landelijk, regionaal of locaal georganiseerde branche-activiteiten. c. evenementen die op het niveau van de straatvereniging worden georganiseerd. 2. In de vaststelling van koopzondagen voor de overige wijken wordt in volgorde van prioriteit de voorkeur gegeven aan evenementen georganiseerd op de bedrijventerreinen, waarbij prioriteit wordt toegekend aan landelijk, regionaal of locaal georganiseerde branche-activiteiten. 3. Per stadsdeel wordt gestreefd naar een zo evenwichtig mogelijke verdeling van koopzondagenover het kalenderjaar. 4. Een activiteit georganiseerd door een afzonderlijke ondernemer wordt niet aangemerkt als evenement. Artikel 5 - Openstelling van avondwinkels op zon- en feestdagen, Goede Vrijdag, 4 mei en 24 december. 1. Het college van burgemeester en wethouders kan op aanvraag ontheffing verlenen van a. de in artikel 2, eerste lid, onder a en b van de wet vervatte verboden ten behoeve van winkels, die gesloten zijn op de in die verboden bedoelde zon- en feestdagen tussen en uur en b. het in artikel 2, eerste lid onder b van de wet vervatte verbod voor Goede Vrijdag, 4 mei en 24 december van tot uur. 2. Het college van burgemeester en wethouders kan voor ten hoogste 5 winkels ontheffing verlenen. 3. Aan de ontheffing worden de volgende voorschriften verbonden: a. de winkel dient op zon- en feestdagen gesloten te zijn van tot uur; b. er dienen uitsluitend of hoofdzakelijk eet- en drinkwaren te worden verkocht, met uitzondering van sterke drank als bedoeld in artikel 1, eerste lid, van de Drank- en de Horecawet. 4. De ontheffing kan worden geweigerd indien de woon- en leefsituatie of de openbare orde in de omgeving van de winkel op ontoelaatbare wijze nadelig wordt beïnvloed door de openstelling van de winkel. Artikel 6 - Ontheffing zon- en feestdagenregeling voor afzonderlijke situatiesals bedoeld in artikel 4 van de wet 1. Het college van burgemeester en wethouders kan ontheffing verlenen van de in artikel 2 van de wet vervatte verboden, voor zover deze betrekking hebben op de zondag, Nieuwjaarsdag, tweede Paasdag, Hemelvaartsdag, tweede Pinksterdag en eerste en tweede Kerstdag van tot uur, ten behoeve van: a. bijzondere gelegenheden van tijdelijke aard; b. het uitstallen van goederen. 2. De in het eerste lid genoemde ontheffing kan worden verleend in geval van: a. feestelijkheden en bijeenkomsten indien deze een cultureel of sociaal doel hebben,veilingen en vertoningen op het gebied van mode met betrekking tot kleding en schoeisel. b. manifestaties die ten minste 3 en ten hoogste 22 dagen duren en waaraan op nationale of regionale schaal ten minste tien ondernemers actief deelnemen. c. het uitstallen van verzamelobjecten zoals mineralen, munten en penningen. d. het uitstallen van niet fabrieksmatig vervaardigde kunstvoorwerpen door of voor rekening van de vervaardiger daarvan. e. manifestaties waarbij uitsluitend gebruikte auto's, gebruikte motorfietsen en/of gebruikte caravans worden uitgestald, indien daaraan door ten minste 5 ondernemers actief wordt deelgenomen. f. wijk- en buurtgerelateerde evenementen en feestelijkheden in wijk- en buurtwinkelcentra, niet bedoeld zijn winkelcentra op bedrijventerreinen, waarbij per winkelcentrum éénmaal per jaar een ontheffing kan worden verleend. 3. Aan de ontheffing wordt, indien deze betrekking heeft op een winkel, steeds het voorschrift verbonden, dat in die winkel gedurende de tijd, dat deze ingevolge de ontheffing geopend mag zijn, geen andere goederen dan die, voor het uitstallen waarvan ontheffing is verleend, zullen worden te koop aangeboden, verkocht of afgeleverd. Artikel 7 - Verbod straatverkoop bepaalde goederen op zon- en feestdagen Het college van burgemeester en wethouders kan bepalen dat de vrijstelling genoemd in artikel 12 van het Vrijstellingenbesluit Winkeltijdenwet niet geldt voor de gehele gemeente of voor een of meer delen van de gemeente. Artikel 8 - Openstelling op werkdagen tussen en uur

104 1. Het college van burgemeester en wethouders kan gebieden aanwijzen waar de verboden van artikel 2 van de wet, voor zover deze betrekking hebben op werkdagen, niet gelden. 2. Het college van burgemeester en wethouders kan categorieën winkels en overige vormen van detailhandel aanwijzen waarvoor de verboden van artikel 2 van de wet, voor zover deze betrekking hebben op werkdagen, niet gelden. 3. Het college van burgemeester en wethouders kan op aanvraag individueel ontheffing verlenen van de verboden van artikel 2 van de wet, voor zover deze betrekking hebben op werkdagen. 4. De ontheffing als bedoeld in lid 3 kan worden geweigerd indien de woon- en leefsituatie of deopenbare orde in de omgeving van de winkel op ontoelaatbare wijze nadelig wordt beïnvloed door de openstelling van de winkel. Artikel 9 - Beslistermijn 1. Het college van burgemeester en wethouders beslist op een aanvraag van een ontheffing binnen 8 weken. 2. Het college van burgemeester en wethouders kan de beslissing voor ten hoogste 4 weken verdagen. Artikel 10 - Overdracht van de ontheffing 1. Ontheffingen op grond van deze verordening zijn overdraagbaar na verkregen toestemming van het college van burgemeester en wethouders. 2. In geval van een voorgenomen overdracht van de in het eerste lid bedoelde ontheffingen doet de houder van de ontheffing hiervan onmiddellijk schriftelijk mededeling aan het college vanburgemeester en wethouders onder vermelding van de naam en het adres van de voorgestelderechtverkrijgende. Artikel 11 - Intrekken of wijzigen van de ontheffing Het college van burgemeester en wethouders kan een ontheffing intrekken of wijzigen indien: a. ter verkrijging daarvan onjuiste of onvolledige gegevens zijn verstrekt; b. op grond van een verandering van de omstandigheden of inzichten opgetreden na het verlenenvan de ontheffing, moet worden aangenomen dat intrekking of wijziging wordt gevorderd door het belang of de belangen ter bescherming waarvan de ontheffing is vereist; c. het gebruik van de winkel of de uitoefening van een bedrijf anders dan in een winkel op basis van de ontheffing gevaar oplevert voor de openbare orde, de veiligheid of het woon- en leefklimaat ter plaatse; d. de aan de ontheffing verbonden voorschriften en beperkingen niet zijn of worden nagekomen; e. e.van de ontheffing geen gebruik wordt gemaakt binnen een daarin gestelde termijn of, bij gebreke van een dergelijke termijn, binnen een redelijke termijn; f. de houder of zijn rechtverkrijgende dit verzoekt. Artikel 12 - Intrekking oude verordening en inwerkingtreding 1. De Verordening Winkeltijden Hengelo 1997, vastgesteld op 24 juni 1997, gewijzigd op 2 maart 1999, wordt ingetrokken. 2. De Verordening Winkeltijden Hengelo 2005 treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Artikel 13 - Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening winkeltijden Hengelo 2005". Ondertekening Aldus gedaan door de raad der gemeente Hengelo in zijn openbare vergadering van 8 maart 2005

105 Artikelsgewijze toelichting Verordening winkeltijden Hengelo 2005 Artikel 1 - Begripsbepalingen Voor de omschrijving van het begrip feestdagen is aansluiting gezocht bij artikel 2 van de wet. Koninginnedag is in de wet niet meer aangemerkt als een feestdag en ook op 31 december na uur is winkelopenstelling mogelijk gemaakt. In de onderhavige verordening wordt Hengelo verdeeld in twee stadsdelen: de binnenstad en de overige wijken. Artikel 2 - Zon- en feestdagenregeling Voor zon- en feestdagen geldt in principe een verplichte sluiting. Voor maximaal 12 zon- en feestdagen per stadsdeel perjaar kan afgeweken worden van het sluitingsverbod door deze dagen aan te wijzen als zogenaamde koopzondagen. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen de koopzondagen geldend voor de binnenstad en de koopzondagen voor de wijken buiten de binnenstad. Met deze verdeling van aan te wijzen koopzondagen wordt tegemoet gekomen aan de volstrekt verschillende voorkeuren van de binnenstadsondernemers enerzijds en de ondernemers op bedrijventerreinen anderzijds voor zover het koopzondagen betreft. Bij het aanwijzen van de koopzondagen wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de volgende uitgangspunten: - zoveel mogelijk koopzondagen gezamenlijk, om het totale aantal koopzondagen beperkt te houden. - zorgen voor eenduidigheid naar de consument, bijvoorbeeld elke laatste zondag van de maand koopzondag. - zoveel mogelijk rekening houdend met de verschillende wensen van de ondernemers De winkels kunnen op koopzondagen van tot uur geopend zijn. Artikel 3 - Procedure vaststelling koopzondagen Per kalenderjaar stellen burgemeester en wethouders de koopzondagen vast volgens de volgende procedure: 1.uiterlijk 15 juni worden plaatselijke winkeliers- en ondernemersverenigingen, alsmede ondernemingen die in het voorafgaande jaar een schriftelijk voorstel voor een koopzondag hebben ingediend per brief gevraagd schriftelijk voor 1 september voorstellen te doen voor koopzondagen. 2.tegelijkertijd wordt via de gemeentelijke advertentie een oproep geplaatst waarin overige belanghebbenden worden gevraagd voor 1 september schriftelijk voorstellen in te dienen. 3.de ontvangen aanvragen worden geïnventariseerd en aan de hand van de criteria beoordeeld, waarna een voorstel voor overleg en advies wordt ingebracht in de Commissie Commerciële Voorzieningen. 4. nadat de Commissie Commerciële Voorzieningen het advies aan burgemeester en wethouders heeft vastgesteld, wordt het advies in het kader van de Algemene wet bestuursrecht gedurende 4 weken ter inzage gelegd teneinde belanghebbenden de gelegenheid te geven hun zienswijze kenbaar te maken. Publicatie van de inhoud van het advies vindt plaats door middel van de gemeentelijk advertentie. 5.mede op grond van het advies van de CCV en overwegende de reacties van belanghebbenden stellen burgemeester en wethouders de koopzondagen vast. 6. nadat de koopzondagen door burgemeester en wethouders zijn vastgesteld wordt de aanvragers het besluit toegezonden en vindt publicatie plaats in de gemeentelijke advertentie. Daarbij wordt gewezen op de mogelijkheid bezwaar te maken overeenkomstig de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 4 - Criteria vaststelling koopzondagen De criteria voor de vaststelling van de koopzondagen zijn per stadsdeel aangegeven. Uitgangspunt is dat in de binnenstad jaarlijks zes koopzondagen worden georganiseerd, bij voorkeur gecombineerd met evenementen. Daarna wordt gelegenheid gegeven aan de organistatie van branche-gerichte activiteiten op koopzondagen. Op dergelijke zondagen kunnen evenwel alle winkels geopend zijn. Dat geldt ook ten aanzien van de zondagen die voor evenementen op straatniveau worden aagewezen. Ook in de overige wijken kunnen jaarlijks zes koopzondagen worden georganiseerd. In de vaststelling van de koopzondagen wordt de voorkeur geven aan evenementen georganiseerd op bedrijventerreinen, waarbij prioriteit wordt toegekend aan landelijk, regionaal of locaal georganiseerde branche-activiteiten. Voorheen genoten de aanvragen van wijk- en buurtwinkelcentra de voorkeur. Het is gebleken dat aanvragen voor een koopzondag in de wijkwinkelcentra verbonden zijn aan een evenment die op de wijk gericht is. Het doel van

106 deze koopzondagen is niet zozeer het openstellen van de winkels, maar het organiseren van een wijkevenement, als braderie en andere activiteiten. De laatste jaren is gebleken dat de aanvragen van de wijkwinkelcentra de aanvragen van de bedrijventerreinen beperken. De dagen die de wijkwinkelcentra aanvragen zijn niet interessant voor de bedrijven op de bedrijventerreinen. Vanuit dit oogpunt is besloten de aanvragen van de wijk- en buurtcentra te beschouwen als een bijzondere gelegenheid van tijdelijke aard. Voor alle koopzondagen geldt dat activiteiten die door één enkele ondernemer worden georganiseerd in het kader van de onderhavige verordening niet als zodanig worden aangemerkt. Artikel 5 - Openstelling van avondwinkels op zon- en feestdagen Een avondwinkel kan op zondagen, feestdagen en de zogenaamde 19-uur dagen (Goede Vrijdag, 4 mei en 24 december) geopend zijn. Om de zondagsrust te waarborgen moet de winkel op zon- en feestdagen gesloten zijn tussen en uur. Ten aanzien van de werkdagen geldt voor avondwinkels ook de hoofdregel van de wet dat ze tussen en uur onbeperkt open mogen zijn. Burgemeester en wethouders kunnen ontheffing verlenen voor 1 avondwinkel per inwoners en daarmee voor maximaal 5 avondwinkels. Deze avondwinkels zullen verspreid over de stad gevestigd kunnen worden, waarbij zoveel mogelijk wordt aangesloten op reeds bestaande winkelconcentraties en andere functies met een avondopenstelling. Artikel 6 - Ontheffing zon- en feestdagenregeling voor afzonderlijke situaties Artikel 6 is gebaseerd op artikel 4 van de wet en grijpt terug op artikel 10 van de Winkelsluitingswet 1976 alsmede het Besluit gemeentelijke ontheffingen Winkelsluitingswet Dit besluit heeft altijd goed gefunctioneerd en de essentie daarvan is opgenomen in dit artikel. Burgemeester en wethouders kunnen op daartoe strekkend verzoek ontheffing verlenen tot het organiseren van bepaalde manifestaties, uitstallingen en beurzen op zon- en feestdagen. Het maakt daarbij geen verschil of de goederen daarbij uitsluitend ter bezichtiging worden getoond danwel ter verkoop worden aangeboden. De Winkeltijdenwet maakt dat onderscheid tegenwoordig niet meer. In de praktijk is dit onderscheid niet werkbaar gebleken. Shows, (ruil-)beurzen en tentoonstellingen waarbij goederen worden getoond aan particulieren c.q. worden uitgestald vallen derhalve onder de werkingssfeer van de Winkeltijdenwet. Ontheffing kan verleend worden om buiten de reguliere winkeltijden shows en beurzen (w.o. antiekbeurzen) te organiseren. Ten einde oneerlijke concurrentie met de reguliere detailhandel te voorkomen en mede om het speciale karakter van dergelijke manifestaties te handhaven is een aantal aanvullende eisen gesteld. Een andere ontheffingsmogelijkheid bestaat voor het organiseren van manifestaties rondom dieren, planten, bloemen of verzamelobjecten (stripboeken, speelgoedautootjes en dergelijke) en het uitstallen van niet fabrieksmatig vervaardigde kunstvoorwerpen. Aan de onder b en c bedoelde uitstallingen worden lichtere eisen gesteld aangezien de aard van de objecten minder ongewenste concurrentie zal oproepen. Het uitstallen van gebruikte auto's, motorfietsen of caravans (occasion-shows) waaraan vaak op regionale schaal wordt deelgenomen is in deze branche nog altijd van belang om de verkoop van deze goederen te bevorderen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid voor een éénmalige ontheffing per jaar voor wijk- en buurtwinkecentra, die wijk- en buurtgerelateerde feestelijkheden dan wel evenementen willen organiseren. Te denken valt hier aan een braderie of wijkdag, waarbij de winkels in het desbetreffende gebied geopend kunnen zijn. Tot de wijk- en buurtwinkelcentra behoren niet de winkels of winkelcentra op bedrijventerreinen. Ten aanzien van alle evenementen en activiteiten waaraan een minimum aantal deelnemers is gesteld geldt dat de deelname actief moet zijn in die zin dat de betreffende ondernemers aanwezig moeten zijn op het evenement en daarin actief moeten opereren. Artikel 7 - Verbod straatverkoop van bepaalde goederen op zon- en feestdagen De vrijstelling betreft het te koop aanbieden en verkopen van voor directe consumptie geschikte eetwaren en alcoholvrije dranken. Artikel 8 - Openstelling op werkdagen tussen en uur Artikel 7 van de wet geeft de mogelijkheid de openingstijden op werkdagen tussen en 6.00 uur te reguleren. Dat kan door gebieden aan te wijzen

107 waarin het verbod niet geldt of door vormen van detailhandel aan te wijzen waarvoor het verbod niet geldt. Ook kan in afzonderlijke gevallen ontheffing verleend worden. Per geval is een afweging te maken of de gewenste openstelling zich verhoudt met belangen van de woon- en leefomgeving en de openbare orde. De vrijstellingen en ontheffingen kunnen onder beperkingen en voorschriften worden verleend. In het Vrijstellingenbesluit Winkeltijdenwet is voor een aantal overige vormen van detailhandel afwijkende openstellingsuren geregeld. Artikel 10 - Overdracht van de ontheffing De bepaling bindt de overdracht van de ontheffing aan de toestemming van burgemeester en wethouders. Deze tussenkomst geeft het college de gelegenheid om inzicht te krijgen in de handel en wandel van de opvolger. Artikel 12 - Intrekking oude verordening en inwerkingtreding De wet kent geen overgangsregeling. Ook in de verordening is geen overgangsbepaling opgenomen.

108

109 SAMENVATTING RAADSVOORSTEL CASENUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 13G / ONDERWERP H. Oude Hesselink PF Mu AGENDANUMMER 2 e wijziging Beleidsbegroting E1 BELEIDSPROGRAMMA/FACETAGENDA Diversen REDEN VAN AANBIEDING Begroting: aanpassing Beleidsbegroting 2013 SAMENVATTING VAN HET RAADSVOORSTEL EN HET VERVOLGTRAJECT In de 2 e wijziging zijn verwerkt alle op de agenda van de raad voorkomende voorstellen met financiële gevolgen voor de programma s van de Beleidsbegroting Vooral de budgettaire gevolgen van de vaststelling van de Nota Tot op het Bot (quick scan doorlichting reserves ter versterking van het weerstandsvermogen) bepalen in behoorlijke mate deze wijziging. De door de raad vastgestelde motie B1M2 inzake de teruggave van de overbodige reserve afvalstoffenheffing is hierin reeds verwerkt. Ook de gevolgen van eerdere raadsbesluiten en van collegebesluiten, die niet via een afzonderlijk voorstel aan de raad worden voorgelegd, zijn in deze wijziging opgenomen. Conform verzoek van de raad is als bijlage bij dit voorstel een overzicht opgenomen van mutaties in de reserves. Tenslotte zijn ook enkele technische aanpassingen en correcties van de begroting in deze wijziging verwerkt, die in totaliteit budgettair neutraal verlopen. Voor de verdere inhoud wordt verwezen naar de financiële aspecten in het raadsvoorstel. PLAATSGEVONDEN COMMUNICATIE, DE RESULTATEN DAARVAN EN HET COMMUNICATIEPLAN VOOR HET VERVOLGTRAJECT n.v.t. VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: vast te stellen de 2 e wijziging Beleidsbegroting 2013 OPSOMMING VAN BIJLAGEN - overzicht mutaties in reserves in relatie met weerstandsvermogen

110 RAADSVOORSTEL REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 13G H. Oude Hesselink PF Mu ONDERWERP 2 e wijziging Beleidsbegroting AANLEIDING EN DOEL Verwerking financiële gevolgen van raads- en collegebesluiten in de Beleidsbegroting 2013 alsmede enkele technische aanpassingen en correcties. OVERWEGINGEN In de 2 e wijziging zijn verwerkt alle op de agenda van de raad voorkomende voorstellen met financiële gevolgen voor de programma s van de Beleidsbegroting Vooral de budgettaire gevolgen van de vaststelling van de Nota Tot op het Bot (quick scan doorlichting reserves ter versterking van het weerstandsvermogen) bepalen in behoorlijke mate deze wijziging. De door de raad vastgestelde motie B1M2 inzake de teruggave van de overbodige reserve afvalstoffenheffing is hierin reeds verwerkt. Ook de gevolgen van eerdere raadsbesluiten en van collegebesluiten, die niet via een afzonderlijk voorstel aan de raad worden voorgelegd, zijn in deze wijziging opgenomen. Conform verzoek van de raad is als bijlage bij dit voorstel een overzicht opgenomen van mutaties in de reserves. Tenslotte zijn ook enkele technische aanpassingen en correcties van de begroting in deze wijziging verwerkt, die in totaliteit budgettair neutraal verlopen. Voor de verdere inhoud wordt verwezen naar de financiële aspecten in het raadsvoorstel. FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN Hoofdfunctie Product Omschrijving Reg.nr. Lasten (x 1.000) Baten (x 1.000) rb : deel ISV-middelen aanwijzen 12G voor deelname kennisinstituten. Jaarschijf 2013 bedraagt ,-. Dekking Reserve Decentralisatie-uitkering. Zie ook hfnc. 9 product totaal hoofdfunctie 0 excl. reserves / b&w : de vaststelling van het overdrachtsdossier brandweer Hengelo leidt tot een incidentele aanpassing van de begroting Eenmalig budgettair voordeel wordt vooralsnog toegevoegd aan begrotingssaldo Zie ook producten en G totaal hoofdfunctie 1 excl. reserves rb : krediet Westtangent, waarbij o.a. dekking 11G wordt gevonden door bijdrage van ,- uit asfaltprogramma Bedrag wordt in afwachting van daadwerkelijke bestedingen gedoteerd aan Reserve lopende projecten (zie hfnc. 9 product 980.9) rb : krediet voor fietssnelweg F35, waarbij deel van dekking wordt gevonden in Reserve duurzaam veilig ( ,-). Deze mutatie wordt verwerkt in de begroting Zie ook hfnc 9 product G totaal hoofdfunctie 2 excl. reserves 80 0

111 techn. wijz.: abusievelijk is in de begroting Twentebad 2013 de taakstelling bedrijfsvoering ad ,- dubbel verwerkt. Verder is verzuimd de inhuur formatie, die nodig is vanwege inlevering 1,8 fte, te ramen (55.000,-). Dekking vooralsnog ten laste van Saldo begroting (zie hfnc 9 product 990.1) adm b&w : i.v.m. hogere huisvestingslasten sportver. 12G TVO is een jaarlijkse subsidie van 5.000,- toegekend. Dekking vanuit Onvoorzien (kleine opties nieuw beleid), Zie ook hfnc. 9 product rb : eenmalig bedrag van ,- beschikbaar 12G stellen voor FBK-games Dekking uit vrijval rijksgelden BOS-project. totaal hoofdfunctie 5 excl. reserves rb : vaststellen programma Thuis in de buurt en o.a. voor jaarschijf 2013 eenmalig middelen beschikbaar stellen ( ,-). Dekking via provinciale bijdrage. 11G / b&w : instemmen met de verdeling van het 12G Participatiebudget Commissie Sociaal geinformeerd op totaal hoofdfunctie 6 excl. reserves / rb : als gevolg van de vaststelling Nota Tot op het Bot (quick scan reserves) worden Reserves Ouderenbeleid (35.100,-) en Gehandicaptenbeleid (60.069,- ) opgeheven en toegevoegd aan Algemene Reserve. Zie ook hfnc 9 product G rb : als gevolg van de vaststelling Nota Tot op 12G het Bot (quick scan reserves) wordt een deel van de Reserve opvang nieuwkomers (70.527,-) toegevoegd aan Algemene Reserve. Zie ook hfnc 9 product rb : als gevolg van de vaststelling Nota Tot op het Bot (quick scan reserves) wordt de Reserve Kinderopvang ( ,-) opgeheven en toegevoegd aan Algemene Reserve. Zie ook hfnc 9 product G totaal hoofdfunctie 6 reserves rb : op grond van de door de raad vastgestelde motie B1M2 wordt de afroming van de Reserve afvalstoffenheffing ad ,- teruggegeven aan de burgers via verrekening met de definitieve aanslag afvalstoffenheffing Zie ook onder hfnc. 7 reserves product b&w : de vaststelling van het overdrachtsdossier brandweer Hengelo leidt tot een incidentele aanpassing van de begroting Eenmalig budgettair voordeel wordt vooralsnog toegevoegd aan begrotingssaldo Zie ook producten en G G totaal hoofdfunctie 7 excl. reserves rb : als gevolg van de vaststelling Nota Tot op het Bot (quick scan reserves) binnen product Afval een afroming van de Reserve afval met ,-. Op grond van de vastgestelde motie M1B1 wordt dit bedrag teruggegeven aan de burgers door verrekening met de definitieve aanslag afvalstoffenheffing Zie ook hfnc 7 onder product G totaal hoofdfunctie 7 reserves 0 232

112 rb : als gevolg van de vaststelling Nota Tot op het Bot (quick scan reserves) wordt een deel van de Reserve volkshuisvesting (13.060,-) toegevoegd aan Algemene Reserve. Zie ook hfnc 9 product G totaal hoofdfunctie 8 reserves b&w : i.v.m. hogere huisvestingslasten sportver. TVO is een jaarlijkse subsidie van 5.000,- toegekend. Dekking vanuit Onvoorzien (kleine opties nieuw beleid), Zie ook hfnc. 5 product G totaal hoofdfunctie 9 excl. reserves rb : krediet Westtangent, waarbij o.a. dekking wordt gevonden door bijdrage van ,- uit asfaltprogramma Bedrag wordt in afwachting van daadwerkelijke bestedingen gedoteerd aan Reserve lopende projecten (zie hfnc. 2 product 210.1) rb : krediet voor fietssnelweg F35, waarbij deel van dekking wordt gevonden in Reserve duurzaam veilig ( ,-). Deze mutatie wordt verwerkt in de begroting Zie ook hfnc 2 product rb : deel ISV-middelen aanwijzen voor deelname kennisinstituten. Dekking uit Reserve Decentralisatie-uitkering. Jaarschijf 2013 bedraagt ,-. Zie ook hfnc. 0 product rb : als gevolg van de vaststelling Nota Tot op het Bot (quick scan reserves) wordt de Reserve Grote Investeringen ( ,-) opgeheven en toegevoegd aan Algemene Reserve. Daarnaast wordt een deel van de Reserves Berflo Es (5.512,-), Fietspadenplan ( ,-) en Mobiliteit (24.668,-) aan de Algemene Reserve toegevoegd. Zie ook hfnc 9 product G G G G rb : als gevolg van de vaststelling Nota Tot op het Bot (quick scan reserves) wordt de structurele dotatie aan de Reserve Mobiliteit (69.220,-) geschrapt. Voor 2013 wordt deze eenmalig toegevoegd aan het begrotingssaldo Zie hfnc. 9 product rb : als gevolg van de vaststelling Nota Tot op het Bot (quick scan reserves) worden een aantal reserves opgeheven dan wel deels verminderd en toegevoegd aan de Algemene Reserve. Totaal een bedrag van ,-. 12G G totaal hoofdfunctie 9 reserves b&w : de vaststelling van het overdrachtsdossier brandweer Hengelo leidt tot een incidentele aanpassing van de begroting Eenmalig budgettair voordeel wordt vooralsnog toegevoegd aan begrotingssaldo Zie ook producten en G techn. wijz.: abusievelijk is in de begroting Twentebad 2013 de taakstelling bedrijfsvoering ad ,- dubbel verwerkt. Verder is verzuimd de inhuur formatie, die nodig is vanwege inlevering 1,8 fte, te ramen (55.000,-). Dekking vooralsnog ten laste van Saldo begroting (zie hfnc 5 product 530.3) adm rb : als gevolg van de vaststelling Nota Tot op het Bot (quick scan reserves) wordt de structurele dotatie aan de Reserve Mobiliteit (69.220,-) geschrapt. Voor 2013 wordt deze eenmalig toegevoegd aan het begrotingssaldo G totaal hoofdfunctie 9 mutaties begrotingssaldo 72 0

113 COMMUNICATIE EN INSPRAAK n.v.t. VERVOLGTRAJECT EN -PRODUCTEN n.v.t. VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: vast te stellen de 2 e wijziging van de Beleidsbegroting BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HENGELO, De secretaris De burgemeester

114 RAADSBESLUIT REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 13G H. Oude Hesselink PF Mu ONDERWERP 2 e wijziging Beleidsbegroting DE RAAD VAN DE GEMEENTE HENGELO, GELEZEN HET VOORSTEL VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, BESLUIT: vast te stellen de 2 e wijziging Beleidsbegroting DE GEMEENTERAAD VAN HENGELO, DATUM: 26 FEBRUARI De griffier De voorzitter