G.J. van den Berg / G.J. Eeftink Telefoon Datum 16 april 2013 Onderwerp Aanzet voor een Beleidsagenda Griffie / Stafondersteuning

Transcriptie

1 MEMO Van G.J. van den Berg / G.J. Eeftink Telefoon Datum 16 april 2013 Onderwerp Aanzet voor een Beleidsagenda Griffie / Stafondersteuning Aan College van B&W Presidium Hengelo Postbus AA Hengelo De beleidsagenda als basisagenda U0. Proces Voorliggend memo is een uitwerking van de CDA-motie De basisagenda als leidraad voor de Raad. Met deze uitwerking willen we recht doen aan de intenties zoals verwoord in de motie van het CDA. Deze uitwerking is gemaakt in een samenwerking tussen Griffie en Stafondersteuning. Na instemming van uw college op de visie van de werking van de beleidsagenda als instrument voor het presidium, zoals verwoord in dit memo, zal de griffier dit memo agenderen in het eerst volgende presidium. U1. Aanleiding: Raadsbesluit tussentijdse evaluatie en motie CDA De raad heeft in zijn vergadering van 26 februari 2013 de rapportage Tussentijdse evaluatie van het raadswerk vastgesteld. In het raadsbesluit staat het volgende over de beleidsagenda: ( ) Werken met een beleidsagenda (een soort basisagenda ), die regelmatig geactualiseerd wordt. Deze agenda bevat alle periodiek terugkerende voorstellen plus de andere voorstellen van enige importantie, die in de pijplijn zitten (b.v. op basis van uitspraken raad, toezeggingen college etc). Dit overzicht word ook periodiek in samenspraak raad-college tegen het licht gehouden om opeenhoping te voorkomen en een goede spreiding te realiseren, om daarmee meer rust in de raadsagenda te bewerkstelligen cq. meer rust in de relatie tussen raad en college. ( ) Dit advies is geconcretiseerd in aanbeveling 8 van de evaluatie. Bij de bespreking van de tussentijdse evaluatie van het raadswerk (501029) heeft de gemeenteraad met algemene stem de motie De basisagenda als leidraad voor de Raad van het CDA aangenomen. Deze motie spreekt uit: - Het belang van de beleidsagenda als basisagenda voor de Raad andermaal en versterkt te onderstrepen: - Dat de eerste versie van de beleidsagenda in 2013 op korte termijn moet worden opgesteld en gecommuniceerd, uiterlijk binnen 2 maanden vanaf heden; en dit te beschouwen als een opdracht voor het College van B&W als dagelijks bestuur van de stad Hengelo. Aanleiding voor deze aanbeveling is de constatering van het presidium dat deze agendacommissie van de raad in de huidige situatie over erg weinig voor-informatie beschikt om planmatig met de raadsagenda om te kunnen gaan. Dit leidt ertoe dat de raad in de ene maand een overbelasting kent door de grote hoeveelheid aangeboden en geagendeerde stukken, en in de andere maand relatief weinig stukken kent. Het presidium kan daarin (te) weinig sturen. Dat kan ertoe leiden dat er in de ene maand relatief weinig tijd beschikbaar kan zijn voor voorstellen die eigenlijk meer meningsvorming en discussie zouden verdienen. En omdat het presidium op dit moment (vrijwel) niet op de hoogte is van het aanbod voor de volgende maand kan er niet planmatig met de raadsvoorstellen worden omgegaan. UHet raadsbesluit en de motie zijn op zich helder in hun doelstelling. Desalniettemin zijn er diverse aspecten rond de beleidsagenda die nadere invulling en concretisering behoeven, zodat wij (college en raad) met elkaar goed weten wat we wel en wat we niet kunnen verwachten van een beleidsagenda. Hierna wordt ingegaan op het doel van de beleidsagenda en daar hoort ook bij dat we aangeven welke doelen de agenda niet heeft. Ook is belangrijk vast te stellen voor wie de beleidsagenda een instrument is en voor wie niet. Daarnaast moeten er uitspraken worden gedaan over het al dan niet compleet zijn van de beleidsagenda. Tenslotte is belangrijk wie de agenda vult en hoe frequent hij wordt geactualiseerd. U2. Doel van de beleidsagenda Het doel van de beleidsagenda is om inzicht te krijgen in de bestuurlijke planning. 1

2 Door meer inzicht in en overzicht van de belangrijke agendapunten die aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd kan het presidium, de agendacommissie van de raad, waar nodig de discussie aan met het college om te komen tot een betere spreiding van de voorstellen over de diverse raadscommissie- en raadsvergaderingen. Op die wijze kan worden voorkomen dat de werkdruk op verschillende maanden heel hoog is en op andere maanden (te) laag. Ook kan de beleidsagenda voor het presidium de basis vormen om proactief (d.t.v. de griffier), met het college in gesprek te komen om zich te oriënteren of een beleidsvoornemen interessant kan zijn om in een Trefpunt te agenderen, of dat er kaderstellend vanuit de raad over kan worden meegedacht, of dat er een IBR voor georganiseerd zou kunnen worden. Kortom, er ontstaat een mogelijkheid om als raad meer aan de voorkant te kunnen meedenken over de behandelwijze van het voornemen. De beleidsagenda heeft ook een functie in de keuze voor een beperkt aantal (pakweg 5) onderwerpen voor plaatsing op de strategische raadsagenda. Deze onderwerpen worden onder verantwoordelijkheid van het raadspresidium door de griffie in overleg met college/ ambtelijke organisatie verder uitgelijnd met bestuurlijke mijlpalen, planning van behandeling deelonderwerpen, informerende, oriënterende en kaderstellende momenten raad, cruciale bespreek- en beslispunten e.d. Het inzicht in de voorstellen die op de raad afkomen heeft ook andere voordelen. De raadsleden kunnen kennis nemen van de beleidsvoornemens die op de raad zullen afkomen en dat stelt hun in staat om - vroegtijdiger dan nu- zich voor te bereiden op de agendapunten die op hen afkomen. U3. Voor wie is de beleidsagenda een instrument U Wij menen dat een beleidsagenda primair bedoeld is als een instrument voor het presidium om de redenen als hiervoor onder 2 verwoord zijn. De beleidsagenda is daarmee een ander instrument dan de instrumenten waarin meer procesafspraken of deadlines worden afgesproken zoals de actielijsten van de commissies of concrete raadsvoorstellen. De beleidsagenda kan gezien worden als een soort spionnetje van de raad op de pijplijn van het college. Een spionnetje dat flexibiliteit vraagt, van zowel college, raad, griffie en ambtelijke organisatie, om kramp te voorkomen. Daarnaast is de beleidsagenda waardevol als informatiebron richting de raadsleden om te weten welke onderwerpen de komende tijd de agenda van de raad zullen bereiken. Maar ook het college heeft er belang bij dat de beleidsvoornemens voorzien zijn van een goede en inzichtelijke planning en dat er een helder beeld bestaat van het besluitvormingsproces richting raad. U4. Wat is de beleidsagenda niet? Het is geen afrekeninstrument tussen raad en college. Met andere woorden, de beleidsagenda is naar onze mening uitdrukkelijk niet bedoeld als een beleidsinhoudelijk instrument maar als een technisch instrument ter ondersteuning van de werkzaamheden van het presidium. De eventuele discussies en gedachtewisselingen over het opschuiven van geplande zaken zullen plaats vinden tussen presidium en college, wat in de dagelijks praktijk betekent dat de beleidagenda een levend document is in het overleg tussen de gemeentesecretaris en de griffier. Wij menen bewust in te steken op deze karakterisering van de Beleidsagenda met in het achterhoofd de les uit het recente verleden. We hebben in Hengelo enige tijd een zgn. lange termijn agenda gehanteerd. Met wederzijdse instemming van raad en college is die lange termijn agenda in 2007 afgeschaft, omdat de agenda een functie kreeg die verder ging dan hiervoor verwoord en deel ging uitmaken van politieke afwegingen. Wij stellen ons dus ook niet voor dat de beleidsagenda geagendeerd wordt voor een raadscommissie of raadsvergadering. Wij menen dat de raad voldoende controlemogelijkheden op de voortgang van voorstellen heeft via de Beleidsbegroting, de Beraps en via actielijsten van de raadscommissies. U5. Is de beleidsagenda compleet? De beleidsagenda zal niet compleet zijn en voor sommigen zal de agenda dus nooit goed zijn. Kortlopende, incidentele voorstellen worden niet op de beleidsagenda opgenomen. Het is een afweging om stukken wel of niet op de beleidsagenda te plaatsen. Maar de beleidsagenda bevat wel: - de jaarlijks terugkerende voorstellen rond de P en C cyclus; - de jaarlijks terugkerende voorstellen rond de verbonden partijen; - overige jaarlijks terugkerende voorstellen (nader in te vullen); 2

3 - de voorstellen voor nieuwe beleidsvoornemens die aangekondigd worden in de Programmabegroting/ collegeprogramma; - voorzienbare voorstellen vanuit wettelijke verplichtingen; - voorstellen, nieuwe beleidsvoornemens waarvoor bij de start een Bestuurlijke Opdracht wordt gemaakt; - Voorstellen die projectmatig worden opgepakt. U6. Vullen en actualiseren van de beleidsagenda Het maken van een beleidsagenda is één ding, het werken met en beheren van een beleidsagenda is iets anders. Het maken of vullen van de beleidsagenda voor 2013 kan op korte termijn, het implementeren van een werkbaar systeem rond de beleidsagenda zal meer tijd in beslag nemen. Een beleidsagenda vraagt wel e.e.a. van de betrokken partijen. De griffie zal de agenda levend en bespreekbaar moeten houden en regelmatig in het presidium agenderen. De secretaris cq. de ambtelijke organisatie zal eerder dan nu gebruikelijk richting de griffie aan moeten geven wanneer zij verwachten wat in de raadscyclus in te brengen. Een beleidsagenda kan verschillende vormen hebben en op verschillende wijze uitgewerkt worden. Vragen die in de uitwerking beantwoord dienen te worden zijn o.a. hoe/wie te vullen, hoe/wie te beheren, hoe vaak bespreken, waar bespreken etc. Aangezien wij hiervoor een keuze hebben gemaakt dat de Beleidsagenda primair een technisch instrument ter ondersteuning van de werkzaamheden van het presidium is, zijn andere vormen van de beleidsagenda die ook door gemeenten gehanteerd worden, minder relevant. Deze vormen zijn in een bijlage meegenomen. Onze gekozen insteek is de Beleidsagenda te zien als een Uafspraak tussen college en presidium. UWij stellen ons voor dat een Beleidsagenda vier keer per jaar wordt ververst. De stand van zaken van de beleidsagenda zal een terugkerend gespreksonderwerp zijn in het overleg tussen gemeentesecretaris en griffier. De griffie kan als agendabeheerder van de raad de beleidsagenda beheren en bijhouden, de gemeentesecretaris kan aangeven wanneer hij verwacht dat bepaalde zaken in de besluitvormende fase komen. Tijdens dit gesprek kunnen knelpunten in beeld komen en bespreekbaar gemaakt worden. De griffier kan de beleidsagenda meenemen naar het presidium en de gemeentesecretaris naar zowel college als MT. Vanuit praktisch oogpunt kan de secretaris er ook voor kiezen om tezamen met de griffier de beleidsagenda regelmatig te bespreken in het MT en zo kan de griffier rechtstreeks de input van de sectormanagers verwerken. De leden van het MT ( als houder van management informatie ) zijn de meest natuurlijke gesprekspartners om inzicht in de planning van de werkvoorraad te hebben en zicht te hebben op eventuele veranderingen in die werkvoorraad. De griffier zal dan ook voor het vullen van de beleidsagenda 4x per jaar aanschuiven in het MT. Tussendoor wijzigingen of toevoegingen aanbrengen kan echter ook, deze dienen te lopen via de gemeentesecretaris. Bij voorkeur planning op een maand, of anders een kwartaalaanduiding van de beleidsvoornemens. Vooruitkijken tot een jaar en dus regelmatig doorschuiven zodat de beleidsagenda steeds een jaar vooruit kijkt. De beleidsagenda is altijd via extranet voor de raadsleden benaderbaar. Het beheer van de beleidsagenda ligt bij de griffie (als ondersteuning van het presidium) en de vulling bij de secretaris/ ambtelijke organisatie (als ondersteuning van het college). Als er sprake is van een beleidsinitiatief kan dit in een vroeg stadium bij de griffie worden aangemeld, die het vervolgens in de beleidsagenda kan opnemen. Deze vorm van een beleidsagenda maakt dat het college al in een vroeg stadium iets moet aanmelden bij de griffie, het is de vraag of dit wenselijk en mogelijk is in alle processen. Soms gaat iets heel snel en valt aanmelden en agendering bijna samen. Soms duren processen heel lang of is van te voren niet te zeggen hoe lang. Ook is de vraag wat een vroeg stadium is, als er een soort idee is of als er al een meer uitgewerkt plan van aanpak is? Maar ook voor de vulling van de beleidsagenda kan de griffie het voortouw nemen door, na vaststelling van de beleidsbegroting in november, uit de begroting de voornemens die tot een raadsbesluit moeten leiden te destilleren en deze op de beleidsagenda te plaatsen. U6. Tenslotte Een nieuw instrument brengt gewenning en aanloopproblemen met zich mee. Daarvan moeten we ons bewust zijn en we moeten bereid zijn om aanloopproblemen voor lief te nemen. Het is goed om bij instemming op deze insteek- gewoon van start te gaan en te accepteren dat het niet vanaf het begin een goed werkend instrument zal zijn. De beleidsagenda zal tijd moeten hebben om te groeien en wij zullen ook tijd nodig hebben om te verkennen of het voldoet aan onze verwachtingen en aan de gewenste mogelijkheden. 3

4 CU de BIJLAGE 1. Andere vormen van een beleidagenda Ua.Als onderdeel van het coalitieprogramma Zo kan er aan het begin van een raadsperiode een agenda opgemaakt worden bij het coalitieprogramma om in beeld te brengen wat de komende vier jaar de grote onderwerpen zijn. De beleidsagenda zal dan in de eerste maanden van de nieuwe raadsperiode inhoud moeten krijgen en zal met name een weergave zijn van het coalitieakkoord. Dat maakt dat deze vorm veel meer van het college zal zijn dan dat het een raadsinstrument is om inzicht te krijgen in haar agenda. Deze vorm van een beleidsagenda lijkt meer op een strategische agenda zoals die omschreven is in de evaluatie raadswerk. UB Als onderdeel van de verantwoordingscyclus Een andere vorm is om de beleidsagenda op te nemen in de begroting, zo wordt voor elk jaar in beeld gebracht wat de onderwerpen zijn. Actualisering zou dan bij de beraps plaatsvinden. Echter, deze vorm van de beleidsagenda was tot enkele jaren geleden gebruikelijk, maar functioneerde niet naar tevredenheid. Daarnaast is de vraag of actualisering gekoppeld kán worden aan de berap (ivm nieuwe werkwijze berap, oa presidium 18 maart 2013) en of tweemaal in het jaar actualisering voldoende is. Deze werkwijze maakt van de beleidsagenda een politiek afrekeninstrument. En tot slot veel meer een instrument van het college dan van de raad. Deventer vorm - zie bijlage: is een veel exacter sturingsinstrument voor het presidium, - heeft door deze nauwkeurigheid ook een schijnbare exactheid. 4

5 1P P beleidsrapportage Beleidsagenda Gemeente Hengelo 2013 Maand Onderwerpen Fase Portefeuillehouder Januari Programma / Hoofdfunctie Cie Grondslagen Herziening Mulder Hoofdfunctie 8 Bestuur Grondexploitaties Begrotingen Openbaar Lievers Hoofdfunctie 4 Sociaal Onderwijs (OSG en Primato) Budgetoverhevelingen Mulder Hoofdfunctie 9 Bestuur Februari Maart Huisvestingsplan Primair Onderwijs Lievers Hoofdfunctie 4 Sociaal April Mei / Juni Jaarrekening / Jaarverslag Mulder Alle Alle gemeente Herziening Grondexploitaties Mulder Hoofdfunctie 8 Bestuur Burgerjaarverslag Schelberg Hoofdfunctie 0 Bestuur Begrotingen GR - Regio Twente - Stadsbank Oost Nederland - Regionaal Bedrijventerrein Twente - Openbaar Lichaam Crematoria Twente - Gemeentelijk Belastingkantoor Gemeentelijk Rioleringsplan Divers Hoofdfunctie 0 Bestuur Oude Alink Hoofdfunctie 7, Duurzaamheid Fysiek Juli Taskforce Primato Lievers Hoofdfunctie 4 Sociaal OSG-dosier (incl. jaarrekening) Lievers Hoofdfunctie 4 Sociaal Kadernota Mulder Alle Alle Eindafrekening Griffie Hoofdfunctie 0 Bestuur fractieondersteuning e Mulder Alle Alle

6 2P P beleidsrapportage Maand Onderwerpen Fase Portefeuillehouder Programma / Hoofdfunctie Cie FBK Lievers Hoofdfunctie 5 Sociaal Ontwikkelagenda Netwerkstad Bron Hoofdfunctie 8 Bestuur AC bij de Toren Oude Alink Hoofdfunctie 6 Sociaal September Jaarrekening Primato Lievers Hoofdfunctie 4 Sociaal Kunst- en Cultuurvisie Mulder Hoofdfunctie 5 Sociaal Kadernota Speelbeleid Oude Alink Hoofdfunctie 5 Fysiek Oktober Nota Erfgoedbeleid Bron Hoofdfunctie 8 Fysiek e Mulder Alle Alle November Beleidsbegroting Mulder Alle Alle Belastingtarieven Mulder Hoofdfunctie 9 Bestuur Sporttarieven Lievers Hoofdfunctie 5 Bestuur December Controleprotocol Griffie Hoofdfunctie 0 Bestuur Legenda Doel Beleidsfase Vorm Rol gemeenteraad - agenderen Bestuursopdracht (raadsvoorstel) Raad stemt in met start beleidsproces/project obv analyse - richting geven Hoofdlijnennotitie / beleidsvisie (raadsvoorstel) - kader stellen Beleidsnotitie (raadsvoorstel) - controleren Tussenrapportage (raadsmededeling) - evalueren Evaluatierapporta ge (raadsmededeling) Raad stelt obv alternatieven beleidskoers vast Raad stelt formele beleidskader vast Raad neemt kennis van gevoerd bestuur Raad neemt kennis van resultaten

7 2_ (li'y IIIIIIIIIIIIIIMI Stuknummer: Registratiedatum: 01/03/2013 MOTIE y.<u De basisagenda als leidraad voor de Raad De gemeenteraad van Hengelo, In vergadering bijeen op dinsdag 26 februari 2013, Constaterende: Het voorstel tussentijdse evaluatie raadswerk (501029). Aanbeveling 8: de beleidsagenda als 'basisagenda' Overwegende dat, het de Raad de afgelopen jaren heeft ontbroken aan overzicht in de onderwerpen en besluitmomenten die - op enig moment - bestuurlijk in het komend jaar te verwachten zijn; een deel van agendapunten een planbaar karakter kent; de Raad optimaal gefaciliteerd moeten worden om haar werk als kadersteller, controleur en volksvertegenwoordiging gedegen en goed voorbereid te kunnen doen; inzicht in de bestuurlijke planning hier rand voorwaardelijk is. Spreekt uit: Het belang van de beleidsagenda als basisagenda voor de Raad andermaal en versterkt te onderstrepen. Dat de eerste versie van de beleidsagenda in 2013 op korte termijn moet worden opgesteld en gecommuniceerd, uiterlijk binnen 2 maanden vanaf heden; en dit te beschouwen als een opdracht voor het College van B&W als dagelijks bestuur van de stad Hengelo. Johan Harink CDA - fractie Hengelo ^O la^fa^s Jt