Besturingsfilosofie gemeente Heemskerk

Transcriptie

1 Besturingsfilosofie gemeente Heemskerk Versie 17 januari

2 Inhoud Besturingsfilosofie gemeente Heemskerk...1 De besturingsfilosofie in één oogopslag...3 Waarom en voor wie een besturingsfilosofie?...4 Het resultaat voor de samenleving...5 Samenspel raad, college en ambtelijke organisatie: vijf uitgangspunten...5 Rol van de Raad...6 Volksvertegenwoordigende rol...6 Kaderstellende rol...6 Controlerende rol...7 Ombudsfunctie...7 Samenspel Raad en griffie...8 Rol van het college...8 Rol: uitvoeren beleid...8 Rol: ondersteunen kaders, voorbereiden besluiten...9 Rol: informeren...9 Rol: eigenaar van de ambtelijke organisatie...9 Burgemeester...10 Samenspel binnen het college...10 Rol van de ambtelijke organisatie...10 Rol: adviseren en ondersteunen bestuur...10 Rol: opdrachtnemer bestuur...10 Rol: dienstverlener aan inwoners...10 Samenspel binnen de ambtelijke organisatie...11 Actiepunten voor

3 De besturingsfilosofie in één oogopslag 3

4 Waarom en voor wie een besturingsfilosofie? Onze besturingsfilosofie biedt het kader voor de verhoudingen tussen onze gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. Een goed samenspel tussen deze drie leidt tot een gemeente die als geheel effectief is in haar werk voor de Heemskerkse samenleving. We hebben al initiatieven genomen om die effectiviteit te vergroten, maar het kan en moet beter. In onderstaande afbeelding zijn de politieke, bestuurlijke en uitvoeringscyclus als drie raderen geschetst die op elkaar ingrijpen. Alle drie de raderen moeten soepel draaien, willen we tot zichtbare resultaten komen die gedragen worden door de Heemskerkse samenleving. Het is effectief als de drie organen elkaars rol kennen en respecteren. De raad stelt in ons dualistisch stelsel op basis van politiek mandaat de kaders controleert daarop, het college vertaalt deze kaders naar uitvoering en stelt kaders voor aan de raad, de ambtelijke organisatie adviseert over de kaders en voert uit. Alle drie de organen ontvangen input uit de samenleving, die wordt vertaald in kaders en beleid 1. Deze besturingsfilosofie is bedoeld voor alle bestuurders en ambtenaren die voor Heemskerk werken. Het is in feite een set van rolbeschrijvingen en afspraken: hoe vinden we dat we met elkaar om moeten gaan, hoe zien we het samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie? wat is ieders rol (inclusief bevoegdheid en verantwoordelijkheid)? Of deze besturingsfilosofie gaat werken, is afhankelijk van de mate waarin iedereen zijn verantwoordelijkheid neemt om zich aan die afspraken te houden én om anderen daarop aan te spreken. Het verdient aanbeveling om deze besturingsfilosofie te concretiseren in acties en afspraken. Daarom bieden we deze besturingsfilosofie aan de nieuwe raad en het nieuwe college aan in 2018 samen met een voorstel hoe we volgende stappen kunnen zetten. Zij kunnen niet alleen profiteren van de lessen die we met elkaar in de afgelopen jaren geleerd hebben, maar er ook direct mee aan de slag. 1 Plaatje nog omzetten naar huisstijl Heemskerk 4

5 Het resultaat voor de samenleving Een besturingsfilosofie heeft geen rechtstreekse betekenis voor de dienstverlening aan burgers en bedrijven in onze gemeente: een paspoort of vergunning kunnen we zonder besturingsfilosofie prima leveren. Het belang van deze besturingsfilosofie voor Heemskerkers zien we in de volgende punten: we houden ons als bestuur bezig met die zaken die er voor de Heemskerkers van wezenlijk belang zijn; we hebben als bestuur heldere afspraken met de Heemskerkers én als raad en college onderling: de werkwijze extern komt overeen met de manier waarop we intern werken; we maken niet alleen plannen, maar voeren deze doelmatig en doeltreffend uit en kunnen laten zien wat er van terecht is gekomen. Samenspel raad, college en ambtelijke organisatie: vijf uitgangspunten We kiezen vijf uitgangspunten voor om tot een effectief samenspel te komen: 1. We zijn helder over de thema s die de meeste prioriteit hebben om een zo goed mogelijk resultaat voor de Heemskerkse samenleving te bereiken en werken hier gestructureerd aan. Voor de Heemskerkse inwoner zijn we de gemeente en daar zijn we ons van bewust. 2. We zijn helder naar elkaar over wat we van elkaar verwachten, respecteren ieders eigen rol en verantwoordelijkheid, ondersteunen elkaar daarin en spreken elkaar daarop aan. 3. We werken vanuit vertrouwen en verantwoordelijkheid. Als iets niet gaat zoals bedacht of gepland, geven we dat aan en gebruiken die feedback om te leren en te verbeteren. 4. De informatie die we met elkaar uitwisselen is toegankelijk, begrijpelijk, op het afgesproken detailniveau, bevat duiding en is tijdig beschikbaar. 5. We investeren in de samenwerkingsrelatie tussen raad, college en ambtelijke organisatie door hier expliciet tijd aan te besteden. Dat doen we in evaluaties in onder andere het presidium en in periodiek overleg over de samenwerking tussen raad, college en ambtelijke organisatie. 5

6 Rol van de Raad Als hoogste orgaan van de gemeente heeft de Raad vier rollen: 1. Controleur van het college 2. Volksvertegenwoordiger 3. Kadersteller 4. Ombudsfunctie De eerste drie rollen zijn formeel vastgelegd in de Gemeentewet, de vierde rol krijgt de Raad vanuit de Heemskerkse gemeenschap als vanzelf toegedicht. Voor iedere rol geven we aan hoe we de invulling voor ons zien. Volksvertegenwoordigende rol De raad heeft het mandaat van de kiezers. De rol van volksvertegenwoordiging vormt de basis voor de kaderstellende en controlerende rol. Daarbij hoort het recht om bestuurders te benoemen en weg te sturen. Onze raad handelt vanuit vertrouwen in het college, maar aarzelt niet om collegeleden aan te spreken op hun verantwoordelijkheid. Het wegsturen van een collegelid of het college is daarin de ultieme interventie. De raad definieert samen met het college bij het begin van de raadsperiode een bestuurlijke agenda, waarin staat wanneer en op welke wijze belangrijke politiek-bestuurlijke dossiers aan de orde komen, de rollen van raad en college benoemd en termijnen op hoofdlijnen zijn vastgesteld voor vier jaar. Dit is een levende bestuurlijke planning, deze wordt een keer per jaar waar nodig aangepast om de actualiteit te volgen en vier keer per jaar in de reguliere P&C-cyclus gemonitord. De bestuurlijke agenda wordt (ten behoeve van zowel raad als college) uitgewerkt in een serieuze en betrouwbare termijnagenda, die rollend wordt vastgesteld, steeds voor een jaar vooruit, waarbij per maand de op te leveren producten worden ingepland. Kaderstellende rol De raad geeft de hoofdrichting aan waar de gemeente op verschillende terreinen naartoe wil. De raad geeft daarmee de opdracht aan het college om dit beleid uit binnen de gestelde kaders, als opdrachtnemer. Voor het stellen van kaders maakt de raad gebruik van instrumenten, zoals de meerjarenprogrammabegroting, het initiatiefrecht en het vaststellen van hoofdlijnen van beleid. Onze raad maakt in haar kaderstellende rol duidelijk hoe college en vervolgens ook de ambtelijke organisatie uitvoering moet geven aan beleid: ze geven richting en geven blijk van lef om keuzes te maken, ook als nog niet alle informatie beschikbaar is. De kaders gaan in op: Een goed debat Een goede raad wisselt bij de bespreking van agendapunten en stukken niet alleen standpunten uit ( wisselen ) maar laat zich ook wat gelegen liggen aan goede argumenten van een of meer andere fracties. Korsten, A., Wat is een goede gemeenteraad??,

7 1. de inhoud, inclusief de lessen die geleerd zijn uit evaluaties, zover van toepassing 2. de te bereiken concrete (SMART) resultaten, zo geformuleerd dat duidelijk is op welke effecten geëvalueerd moet worden 3. de rollen (bevoegdheden) 4. de procedures, inclusief afspraak over het moment van evaluatie 5. de financiën. Onze raad geeft invulling aan het initiatiefrecht en de hoofdlijnen van beleid, door zelf thema s te definiëren die zij van belang acht. Deze thema s worden Een goede vraag Raadsvragen zijn kort en beperkt in aantal en pakken de essentie van de benodigde politieke afweging regelmatig en gestructureerd aan de orde gesteld in de raad, op basis van informatie op hoofdlijnen vooraf van het college. Als de agenda gesteld is, vindt daarna het politieke debat plaats. Kaders stellen zien we niet als een eenmalige activiteit bij de start van een raadsperiode: onze raad neemt de ruimte om waar nodig en met regelmaat kaders te actualiseren, gegeven de ontwikkelingen in de Heemskerkse samenleving. Als we een besluit te nemen in strijd met bestaande kaders, nemen we ook besluit over aanpassing van die kaders. Controlerende rol De raad controleert of het college het beleid heeft uitgevoerd binnen de door haar gestelde kaders. Voor deze rol maakt de raad gebruik van instrumenten om die controle uit te voeren, zoals de vaststelling van de jaarrekening en het jaarverslag, de rekenkamerfunctie, de afgesproken evaluatiemomenten en van vragen 2. Onze raad geeft vooraf aan bij het college hoe zij informatie over resultaten wil ontvangen en stuurt op heldere rapportages, waaronder een voortgangsrapportage op de uitvoering van moties. Raadsleden stellen tijdens het debat in plenaire raad en in commissievergaderingen vragen die gaan over de hoofdzaken en die ertoe doen om standpunten en argumenten scherp te krijgen. Raadsleden verschuilen zich niet achter een veelheid van procedurele vragen, maar wisselen inhoudelijke argumenten: technische vragen komen niet in commissie of raad aan bod maar worden vooraf gesteld. De voorzitter stuurt hierop. Als de argumenten scherp zijn, zijn raadsleden klip en klaar over de politieke standpunten die zij innemen, ook in de commissies: op die manier ontstaat een gezonde debatcultuur. Ombudsfunctie De raad richt zich op de hoofdlijnen, maar is zeker ook aanspreekbaar voor inwoners ook als dat kleinere zaken betreft. 2 het recht op informatie, het recht van interpellatie, recht op motie, onderzoek toevoegen? De raad heeft verder het recht om commissies (bijvoorbeeld raadscommissies, agendacommissie en auditcommissie) in te stellen om hem te ondersteunen in zijn controlerende taak. 7

8 Onze raad houdt daarbij oog voor de rol die ze hebben en voelen zich verantwoordelijk om goed door te verwijzen. Onze raad laat zich door individuele vragen niet afleiden van de hoofdlijnen. Pas als er sprake is van een patroon is er aanleiding om individuele vragen aan de orde te stellen. Samenspel Raad en griffie De manier waarop de gemeenteraad en de griffie werken stelt de gemeenteraad zelf vast. De griffie is een zelfstandige eenheid en staat los van de ambtelijke organisatie. We zien in Heemskerk, naast de algemene taken van de griffier, twee accenten in de rolinvulling van de griffier: De griffier is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatie die de raad ontvangt door een toetsende rol op de informatie: toegankelijk, begrijpelijk, op het gevraagde detailniveau, tijdig, voorzien van duiding. Wanneer de informatie niet aan de kwaliteitseisen voldoet, geleidt hij deze niet door naar de raad maar vraagt het college ervoor zorg te dragen dat dit alsnog gebeurt. De griffier ondersteunt en adviseert de raad over de rolinvulling zoals hierboven omschreven, mede ter bevordering van de kwaliteit van het debat. Hij geeft de raad geregeld feedback. Inwerkprogramma nieuwe raadsleden Aan het begin van elke raadsperiode volgt er een inwerkprogramma voor de raadsleden, waarbij wordt ingegaan op de belangrijkste inhoudelijke dossiers en de werkwijze van de raad. Bij de werkwijze horen twee zaken: 1. De betekenis van deze besturingsfilosofie voor de wijze waarop individuele raadsleden invulling geven aan hun rol. Nieuwe raadsleden zetten met elkaar de toon voor een effectieve werkcultuur in de raad. Dat geldt zowel voor vertegenwoordigers van de coalitie als van de oppositie. Zij hebben een verschillend politiek belang, maar een gedeeld belang bij een goed functionerende raad (inclusief kwalitatief goed debat) en een goed samenspel tussen raad en college. 2. De kennis en vaardigheden om deze rol inhoud te kunnen geven, zoals bijvoorbeeld kennis van de werking van de ambtelijke organisatie, debat- en vergadervaardigheden en de vaardigheden van een commissievoorzitter. Rol van het college Rol: uitvoeren beleid Als dagelijks bestuur geeft het college uitvoering aan de doelen die de raad heeft geformuleerd, binnen de kaders die ze hebben gesteld. Ons college formuleert regels voor de uitvoering, inclusief de wijze waarop de ambtelijke organisatie die uitvoering vormgeeft. 8

9 Rol: ondersteunen kaders, voorbereiden besluiten Het college ondersteunt de raad bij het ontwerpen en uitwerken van beleidskaders en bereidt de besluiten van de gemeenteraad voor. Ons college geeft bij die kaders aandacht aan: Doelen en resultaten Geld Relatie met andere kaders en wetgeving Informatie en communicatie Rol: informeren Het college en raad maken systematisch afspraken over de informatie die de raad wil hebben, wanneer, op welk detailniveau en in welke vorm, zodat de raad wordt meegenomen die past bij de aard van het dossier. Het college reikt suggesties aan voor effectieve vormen van informatieuitwisseling. Ons college ondersteunt de raad in het sturen op hoofdlijnen, door informatie ook op dat niveau en aan te reiken. Het college zorgt voor een goede structuur, waarin technische vragen snel en vlot beantwoord kunnen worden door de ambtelijke organisatie. Zij stuurt de ambtelijke organisatie aan op het tijdig leveren van toegankelijke en begrijpelijke informatie. Informatie die zij aanreikt aan de raad bevat altijd duiding: voor welke thema s die de raad heeft bepaald is dit van belang, welke kaders zij van toepassing, hoe hangt het samen met andere dossiers en wat kan de raad met deze informatie doen. Een raadsmemo dat ter kennisname is wordt alleen geagendeerd indien een raadslid dat expliciet verlangd. Raad en college maken bij die informatievoorziening specifiek afspraken over de wijze waarop zij omgaan met verbonden partijen. Het is de verantwoordelijkheid van ons college om deze partijen, die op afstand staan, te sturen en resultaten te Een goed raadsmemo Een raadsmemo wordt spaarzaam ingezet: alleen bij majeure afwijkingen van kaders & beleid of politiek-maatschappelijk gevoelige thema s. Het college geeft ook aan of zij het memo wil agenderen of ter informatie stuurt. monitoren. Om onze raad handvatten te bieden in haar kaderstellende en controlerende rol, haalt zij actief informatie op bij de raad over hun wensen en inzichten tav deze verbonden partijen. Rol: eigenaar van de ambtelijke organisatie Het college is verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie en is daarop aanspreekbaar door de raad. Binnen het college is de portefeuillehouder Personeel & Organisatie degene die zorgdraagt namens het college voor goed werkgeverschap richting de gemeentesecretaris en directie, waaronder een deugdelijke beoordelingscyclus. 9

10 Burgemeester De burgemeester is een zelfstandig bestuursorgaan met eigen taken. Als voorzitter van de raad en het college bewaakt de burgemeester de rollen en de rolinvulling van raad en college en de eenheid van het collegebeleid. De burgemeester is verantwoordelijk voor de coördinatie en de kwaliteit van de bestuurlijke besluitvorming. Samenspel binnen het college Het college oefent deze bevoegdheden uit volgens het principe van collegiaal bestuur. Dit houdt in dat het college gezamenlijk en elk collegelid afzonderlijk verantwoordelijk is voor het gevoerde beleid. Er wordt een portefeuilleverdeling gemaakt binnen het college. Het college neemt als collectief beslissingen en is gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering. Rol van de ambtelijke organisatie Rol: adviseren en ondersteunen bestuur De ambtelijke organisatie ondersteunt het college bij de beleidsontwikkeling door het vanuit de eigen deskundigheid, professionele en onafhankelijke adviezen te geven. De ambtelijke organisatie functioneert als denktank van het bestuur. Zij maakt afspraken met het college over de wijze waarop informatie geleverd moet worden, in lijn met de rol die het college heeft richting raad: informatie is compact, bevat duiding en is tijdig beschikbaar. Een goede technische informatievoorziening Bij grotere en ingewikkeldere dossiers organiseert de ambtelijke organisatie een inloopspreekuur voor raadsleden voor uitleg en toelichting Als adviseur van het college zorgt de gemeentesecretaris voor de kwaliteit van de agenda van B&W: van ieder punt is duidelijk wat het doel van bespreking is, ieder punt is voorbereid en er is voldoende tijd om het te bespreken. Stukken zijn tijdig beschikbaar. Rol: opdrachtnemer bestuur Ambtenaren zijn verantwoordelijk als opdrachtnemer van het bestuur voor de daadwerkelijke uitvoering van het beleid. Hieraan geven ze invulling met gevoel voor de politiek-bestuurlijke dynamiek en verplaatsen zich nadrukkelijk in de rol van de raad, als opdrachtgever van het college. Rol: dienstverlener aan inwoners Daarnaast is de ambtelijke organisatie vanzelfsprekend verantwoordelijk voor het leveren van diensten aan inwoners, volgens het afgesproken kwaliteitsniveau, conform de kaders die hiervoor zijn vastgesteld. Relatie Raad en ambtelijke organisatie Het functioneren van de ambtelijke organisatie is een verantwoordelijkheid voor het college. Het college en/of de portefeuillehouder is aanspreekbaar op het doen en laten van de organisatie. Raadsleden kunnen technische en feitelijke vragen stellen aan de ambtelijke organisatie, daarbij 10

11 wordt vermeden advies of om de mening van een ambtenaar te vragen, politieke afwegingen zijn voor raad en college. De griffie houdt hier de regie op door afspraken te maken over de wijze waarop vragen gesteld kunnen worden en de termijn voor beantwoording. Samenspel binnen de ambtelijke organisatie De ambtelijke organisatie werkt vanuit een organisatiefilosofie die aansluit bij de bestuurlijke wensen en de ontwikkelingen in de maatschappij. Actiepunten voor 2018 Om de besturingsfilosofie verder handen en voeten te geven zetten we voor 2018 de volgende acties uit: 1. Opstellen en monitoren bestuurlijke agenda met de nieuwe raad 2. Opzetten en uitvoeren inwerkprogramma nieuwe raadsleden 3. Inregelen toetsende rol griffier bij informatie vanuit het college 4. Verbeteren oplegnotities college op informatie aan de raad, o.a. bij raadsmemo s 5. Opstellen organisatiefilosofie gemeentelijke organisatie 6. Inregelen procesgang voor beantwoording technische vragen voorafgaand aan behandeling in commissies en raad 7. Elkaar aanspreken op de gedragsvoornemens in deze besturingsfilosofie, strakkere rol van de voorzitter daarin bij commissie- en raadsvergaderingen De driehoek van burgemeester, griffier en gemeentesecretaris zijn verantwoordelijk voor het uitzetten van de acties en rapporteert periodiek aan het presidium over de voortgang. Dan wordt ook gezamenlijk teruggekeken op de afgelopen periode en leer- en verbeterpunten vastgesteld. 11