1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Sport Vlaanderen zoekt een onthaal- en kassamedewerker contractueel (contract tijdelijke behoeften) Niveau: D Rang: D1 Graad: assistent Met standplaats: Herentals /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Verlenen van administratief ondersteunende diensten binnen het centrum teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van Sport Vlaanderen. Je bent verantwoordelijk voor het onthaal en de kassa in het centrum. Daarnaast sta je in voor de dagdagelijkse reservaties van de (sport)accommodaties van het centrum. 2 FUNCTIECONTEXT In de centra worden sportkampen georganiseerd tijdens de vakantieperiodes. Daarnaast kan zowat iedereen er terecht: scholen voor hun sportklassen en schoolsportdagen, sportclubs en sportfederaties voor trainingen en stages, bedrijven voor hun bedrijfssportdagen en ook de individuele sporter. Je bent tewerkgesteld in het centrum te Herentals. Het centrum te Herentals bevindt zich in een uitgestrekt natuurdomein wat diverse mogelijkheden biedt voor outdoor sportfaciliteiten. Je vindt er onder meer een ijsbaan, een kajakvijver, een visvijver en een mountainbike- en joggingparcours. Daarnaast beschikt het domein over faciliteiten voor voetbal, basketbal en tennis. Ook een atletiek- en Finse piste en een polyvalent terrein zijn aanwezig. Het centrum bestaat eveneens uit een binnengedeelte waar je een sporthal, klimmuur, squashbanen en een bewegingslandschap vindt. Daarnaast wordt er ook een dojo, krachttrainingzaal en boogschietstand voorzien. Als laatste biedt het sportcomplex de mogelijkheid tot overnachting en voorziet het in een restaurant, klas- en vergaderlokalen.

2 Als onthaal en kassamedewerker maak je deel uit van het Administratief team en rapporteer je rechtstreeks aan de centrumverantwoordelijke. Plaats in de organisatie: Centrum Olv centrumverantwoordelijke Adjunct v/d Sporttechnisch team Administratief team Team Onderhoud & Toezicht Keukenteam Schoonmaakteam 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ondersteunende diensten binnen het centrum teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van Sport Vlaanderen. Je bent verantwoordelijk voor het onthaal en de kassa in het centrum. Daarnaast sta je in voor de dagdagelijkse reservaties van de (sport)accommodaties van het centrum. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Onthaal en kassa Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van het centrum en een optimaal gebruik van de infrastructuur. - verwelkomen en begeleiden van bezoekers en gebruikers pagina 2 van 7

3 - verschaffen van algemene inlichtingen en praktische informatie (vb. rond sportkampen, reservatieprocedure) - klanten informeren over de beschikbaarheid van de infrastructuur - opmaken en actualiseren van de korte termijnreservaties - toegangskaarten en abonnementen verkopen / controleren - kassacontrole bij aanvang en afsluiten van de dienst - noteren van relevante informatie (vb. bezetting, gebruikte materialen) - beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. - verzamelen en invoeren van gegevens en cijfers in functie van inschrijvingen, factuuropmaak, opvolging bezetting, kortingen, jaarverslag, - nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden (vb. scholen) - opzoekwerk op internet - noteren van inschrijvingen voor sportevenementen Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. - databestanden bijhouden van verzamelde gegevens - verzorgen van de sociale media - documenten en informatie op de centrale netwerkschijf van de PC - collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. - sleutelbeheer sportaccommodaties - aan- en uitzetten van nutsvoorzieningen - ter beschikking stellen van sportmaterialen - ad hoc openen en sluiten van het centrum - controleren van en toezicht houden op de (sport)infrastructuur (incl. elektrische installaties) onder meer aan de hand van controlerondes - bezoekers wijzen op het huishoudelijk reglement van het centrum (vb. controle op sportschoeisel, controle op het goede gebruik van het sportmateriaal) - onregelmatigheden vaststellen (vb. verdachte personen of voertuigen) en gepast reageren (vb. hulpdiensten bellen) - net houden van de infrastructuur (incl. sanitair en toiletten) - aanbieden van administratieve of logistieke ondersteuning onder meer bij evenementen pagina 3 van 7

4 - inspringen bij afwezigheid van collega s - bijkomende en specifieke opdrachten binnen het centrum afhankelijk van de noodwendigheden Post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. - registreren van de in- en uitgaande post van het centrum - versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren) - helpen bij het versturen van zendingen (vb. opvolging en verdeling van promotiemateriaal) - beantwoorden van s 4 PROFIEL 4.1 COMPETENTIES Technische competenties vaktechnische kennis - kennis van de structuur en werking van het centrum en Sport Vlaanderen Informatica - goede kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel) - kennis van een elektronisch reservatie- en kassasysteem (Recreatex) of bereid zijn bovenstaande kennis te verwerven Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk Flexibiliteit : Je past je aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist Communiceren: brengt informatie op een begrijpelijke manier over Samenwerken: Je informeert, pleegt overleg en werkt mee Klantgerichtheid: Je reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Zorgvuldigheid: je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten pagina 4 van 7

5 Plannen & organiseren: Je plant en organiseert je werk effectief. Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt aangeworven als contractueel onthaal- en kassamedewerker r in de bijbehorende salarisschaal (D111) met een contract tijdelijke behoeften van 1/11/2018 tot en met 31/12/2018. We bieden je, naast een maatschappelijk relevante job en een aantrekkelijk salaris, ook maaltijdcheques. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de administrateur-generaal op basis van de functievereisten. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING De eerste selectie gebeurt op basis van Curriculum Vitae. Daarna word je uitgenodigd voor een gesprek en eventueel een praktische proef. 6.2 JURYGESPREK Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: pagina 5 van 7

6 Je motivatie en verwachtingen Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Je technische competenties De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Stuur je motivatiebrief en Curriculum Vitae naar Sport Vlaanderen Herentals, Vorselaarsebaan 60, 2200 Herentals ter attentie van mevrouw An Jespers of naar an.jespers@sport.vlaanderen Solliciteren kan tot en met 07/10/ VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: An Jespers Centrumverantwoordelijke an.jespers@sport.vlaanderen Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op pagina 6 van 7

7 9 FEEDBACK Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar pagina 7 van 7