Op weg naar één gezamenlijke laboratoriumorganisatie van en voor 7 waterschappen

Transcriptie

1 Op weg naar één gezamenlijke laboratoriumorganisatie van en voor 7 waterschappen Beslisdocument voor de besturen van de waterschappen Groot Salland, Reest en Wieden, Regge en Dinkel 1, Rijn en IJssel, Vallei en Veluwe, Velt en Vecht 2, Zuiderzeeland. Vastgesteld door de stuurgroep op 18 juli Waterschap Vechtstromen vanaf 1 januari Waterschap Vechtstromen vanaf 1 januari 2014 Beslisdocument samenwerking laboratoria, vs df

2 Op weg naar één gezamenlijke laboratoriumorganisatie van en voor 7 waterschappen Beslisdocument voor de besturen van de waterschappen Groot Salland, Reest en Wieden, Regge en Dinkel, Rijn en IJssel, Vallei en Veluwe, Velt en Vecht, Zuiderzeeland. Inhoud Pagina 1. Inleiding Voorgeschiedenis Inhoud beslisdocument 1 2. Samenwerking in eigen laboratorium draagt bij aan strategische doelen 2 3. Hoofdlijnen bedrijfsplan Taken Dienstverleningsconcept Transitieproces Benodigd budget en besparingspotentieel Organisatorische en personele aspecten Huisvesting en ondersteunende functies 6 4. Bestuurlijke onderwerpen Kostenverdeelsleutel Construct en governance 8 Bijlagen: 1. Bedrijfsplan d.d. 18 juli advies construct 3. tekst gemeenschappelijke regeling 4. juridische toets gemeenschappelijke regeling Beslisdocument samenwerking laboratoria, vs df

3 1. Inleiding 1.1. Voorgeschiedenis In de zomer van 2012 is de bestuursopdracht gegeven onderzoek te doen naar de slaagkans van samenvoeging van de twee laboratoria die op dit moment werken voor de waterschappen Groot Salland, Reest en Wieden, Vallei en Veluwe, Velt en Vecht, Zuiderzeeland, Regge en Dinkel en Rijn en IJssel. Kort daarvoor was gebleken dat de samenvoeging van de laboratoria van vijf waterschappen waaronder die van Groot Salland en Regge en Dinkel, vanwege hoge transitiekosten en ontbrekende bereidheid bij andere waterschappen, niet haalbaar was. Deze bestuursopdracht is ingegeven vanuit de overtuiging dat beide laboratoria in hun huidige omvang en vormgeving niet toekomstbestendig zijn en niet kunnen blijven voldoen aan de eisen van doelmatigheid die de waterschappen -terecht- aan de uitvoering van deze taak stellen. Er moet dus iets gebeuren en de urgentie ervan neemt snel toe, mede ten gevolge van de ontwikkelingen in de meetvraag en de fusie van Regge en Dinkel en Velt en Vecht. Er is consensus over het belang als waterschappen over een eigen laboratorium te beschikken vanwege de nauwe verbondenheid van de adviesfunctie van het laboratorium met andere primaire taken van het waterschap. In beide overwegingen ligt de rechtvaardiging om een serieuze poging te doen om te komen tot één gezamenlijke laboratoriumorganisatie die werkt voor de 7 waterschappen, die nu op verschillende manieren deelnemen in beide afzonderlijke laboratoria. Bij de start van het onderzoek is mee gegeven, dat samenvoeging van de twee laboratoria drie doelen moet dienen: 1. verlagen uitvoeringskosten, (verder) verbeteren kwaliteit en verminderen kwetsbaarheid, 2. toekomstbestendige oplossing en 3. borgen blijvende zeggenschap en grip voor en het vasthouden van de huidige deelnemers. Als benaderwijze is gekozen dat een toekomstbestendige efficiënte laboratoriumorganisatie tot stand wordt gebracht. Er wordt gezocht naar de meest doelmatige oplossing, onder de randvoorwaarde van gegarandeerde kwaliteit en continuïteit. De bestaande situatie is een gegeven, maar niet bepalend voor de toekomstige oplossing. Alle voorstellen zijn gebaseerd op de aanname dat alle 7 waterschappen in de geïntegreerde laboratoriumorganisatie Waterschapslaboratorium Rijn Oost gaan deelnemen Inhoud beslisdocument In dit beslisdocument wordt in hoofdstuk 2 ingegaan op het belang van de samenwerking. Vervolgens worden in hoofdstuk 3 de hoofdlijnen van de voorstellen uit het bedrijfsplan (bijlage 1) voor de geïntegreerde laboratoriumorganisatie, vooralsnog genaamd Waterschapslaboratorium Rijn Oost (werktitel), samengevat. Daarna wordt in hoofdstuk 4 ingegaan op twee belangrijke bestuurlijke onderwerpen: de kostenverdeelsleutel en de rechtsvorm en governance (bijlage 2, 3 en 4). 1

4 2. Samenwerking in eigen laboratorium draagt bij aan strategische doelen Gekozen wordt voor het in stand houden van een eigen laboratorium. Dit is een strategische keus vanwege de meerwaarde die het oplevert in de kwaliteit van het primair proces op het terrein van het watersysteem en de waterketen. Door de analyse- en adviesfunctie goed en nauw te blijven verbinden met de primaire processen van de waterschappen kunnen deze ook in de toekomst adequaat worden uitgevoerd. Kennis blijft behouden en kan verder worden opgebouwd binnen de waterschappen zelf. Met een eigen laboratorium als kennispartner kan een duurzame en bestendige relatie worden onderhouden en blijft opgedane kennis van het werkgebied behouden. Redenen genoeg dus om niet voor afstoting van het laboratorium naar de markt te kiezen. Voor specialistische werkzaamheden, waarvoor het bedrijfseconomisch niet rendeert deze als laboratorium zelf uit te voeren, en op momenten van piekbelasting, wordt wel een beroep op de markt gedaan. Het is de laboratoriumorganisatie die in dat geval de aanbesteding als aankoopcentrale uitvoert, om zo ook de schaalvoordelen te maximaliseren. De ambitie is dat de nieuwe eigen laboratoriumorganisatie zich kan meten met de markt als het gaat om de prijs kwaliteit verhouding, mede door het voorkomen van 21% Btw. Die verhouding is tenminste hetzelfde en waar mogelijk beter. Om dit te monitoren vergelijkt het laboratorium zich periodiek met prestaties van marktpartijen en initieert zij waar nodig verbeteringen. Hiervoor zijn directeur en bestuur verantwoordelijk, waarbij de waterschappen een bijdrage leveren door mee te werken aan harmonisatie en standaardisatie van werkwijzen. Door de geïntegreerde laboratoriumorganisatie in een gemeenschappelijke regeling, straks de bedrijfsvoeringsorganisatie, onder te brengen is directie invloed en grip vanuit de waterschappen geborgd op het productenpakket, de manier waarop de laboratoriumactiviteiten worden uitgevoerd en op de prijs-kwaliteitverhouding. Afspraken in de vorm van prestatie indicatoren worden vastgelegd in het dienstverleningshandvest en de dienstverleningsovereenkomst. In het bedrijfsplan wordt aangetoond, dat met samenvoeging van beide laboratoria tot één geïntegreerde laboratoriumorganisatie chemie en hydrobiologie, die werkt voor 7 waterschappen, wordt voldaan aan de vooraf gestelde doelen. Het levert vanaf 2017 structureel een besparingsvoordeel op van 1,3 mln. In de jaren is het voordeel nog even geringer vanwege minder vergaande harmonisatie en transitiekosten. Samenvoeging draagt ook bij aan verdere kwaliteitsverbetering door meer specialisatie, standaardisatie van processen en bundeling van werkvolumes. Het biedt medewerkers de kans zich verder te ontwikkelen op hun vakgebied binnen een grotere organisatie. Het vergroot ook de kwaliteit van de uitvoering. Bijkomend voordeel is dat de laboratoriumtaak in deze organisatie, anders dan in de huidige waterschappen, de core business wordt en daarmee alle aandacht krijgt van leiding en bestuur. Het levert daarom ook een meer toekomstbestendige oplossing op dan twee zelfstandige laboratoria. Het derde doel, het creëren van mede eigenaarschap van alle waterschappen, wordt bereikt door te kiezen voor de gemeenschappelijke regeling, waarin alle waterschappen rechtstreeks gaan deelnemen. 2

5 Bij al deze evidente voordelen hoort ook een opmerking over de consequenties van het aangaan van een samenwerking. Dat is dat een samenwerking alleen succesvol wordt als deelnemers het echt willen, goed eigenaarschap tonen, en tegelijkertijd professioneel opdrachtgever zijn. Deze kwalificaties vertalen zich vooral in de bereidheid om zeggenschap te delen en te werken vanuit collegiaal vertrouwen. 3

6 3. Hoofdlijnen bedrijfsplan Voor de samenvoeging van beide laboratoria is een bedrijfsplan opgesteld (bijlage 1). In dit plan komen aan de orde: de taken, het benodigd budget, de personele en organisatorische aspecten, de huisvesting en de ondersteunende functies en tot slot het transitieproces gedurende de jaren In dit hoofdstuk worden de belangrijkste punten kort samengevat Taken Het Waterschapslaboratorium Rijn Oost gaat de taken op het terrein van chemie uitvoeren die nu door de laboratoria van Groot Salland en Regge en Dinkel uitgevoerd worden voor de 7 waterschappen en het belastingkantoor Lococensus-Tricijn. Daarnaast is het de ambitie om werkzaamheden die waterschappen nu nog uitbesteden aan de markt en die het eigen laboratorium op bedrijfseconomisch verantwoorde condities ook zelf kan uitvoeren, (uiteindelijk) ingebracht worden in het eigen laboratorium, omdat dit het draagvlak versterkt. Op het punt van de monstername gelden op dit moment verschillende werkwijzen. Deze worden gerespecteerd. De hiervoor benodigde werkruimten in het gebied worden door de waterschappen om niet ter beschikking gesteld van het laboratorium (geen onnodig rond pompen van geld). Waterschappen die deze taak bij de laboratoriumorganisatie onderbrengen betalen hiervoor een extra bijdrage. Daarnaast brengt Groot Salland het hydrobiologisch laboratorium met het daarin nu ondergebrachte werkpakket in bij het geïntegreerde Waterschapslaboratorium Rijn Oost. Dit deel wordt in het bedrijfsplan evenwel apart gepresenteerd, omdat de startpositie van de 7 waterschappen ten aanzien van de werkzaamheden verschillend is. Sommige waterschappen hebben deze werkzaamheden op dit moment namelijk uitbesteed aan de markt en zijn gebonden aan een contract. Voor Regge en Dinkel loopt deze situatie op 31 december 2013 af; dit waterschap brengt deze werkzaamheden per 1 januari 2014 in bij het Waterschapslaboratorium Rijn Oost en de gevolgen daarvan zijn inzichtelijk gemaakt in het bedrijfsplan. Aan andere waterschappen wordt deze mogelijkheid ook geboden, maar hiermee is nog geen rekening gehouden bij het bepalen van de omvang en kosten van het hydrobiologisch deel van het Waterschapslaboratorium Rijn Oost. Reest en Wieden heeft aangegeven deze mogelijkheid te overwegen Dienstverleningsconcept De waterschappen hebben behoefte aan een professioneel en deskundig laboratorium dat de werkzaamheden op een kwalitatief hoog niveau uitvoert en een hoge leverbetrouwbaarheid heeft. Daarvoor is kwaliteit en continuïteit en een goede opdrachtgever - opdrachtnemerrelatie en interactie tussen de waterschappen en de laboratoriumorganisatie van groot belang. Het laboratorium moet de waterschappen ontzorgen. Hiervoor is nodig dat de medewerkers van het laboratorium een voldoende hoog kennisniveau van laboratoriumwerkzaamheden hebben en het 4

7 waterschapswerk en -belang begrijpen. Het laboratorium moet een groot deel van de analyses in eigen huis kunnen verrichten en namens de deelnemende organisaties een professionele opdrachtgever zijn richting derde partijen. Het laboratorium moet voldoende flexibel zijn, zowel om te kunnen inspelen op ad hoc vragen en schommelingen in de vraag, als voor wat betreft nieuwe analyses en technieken en projectmatig werken Transitieproces Gekozen is voor een aanpak van het transitieproces op basis van het principe van eenheid van leiding en bestuur. Dat betekent dat beide laboratoria per 1 januari 2014 op gaan in het Waterschapslaboratorium Rijn Oost en de verantwoordelijkheid voor het transitieproces ligt bij de directeur, onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Dit betekent betekenis dat de waterschappen invloed en zeggenschap houden over dit transitieproces. Het geïntegreerde laboratorium heeft enige jaren tijd nodig om de voordelen van de schaalvergroting te realiseren en optimaal te gaan functioneren. Hiervoor zijn stappen nodig op het terrein van standaardisatie en harmonisatie van werkwijzen, gebruik van apparatuur en applicaties, werkprocessen en concentratie op één locatie. In het bedrijfsplan is hiervoor de periode gereserveerd. Hiermee zijn aanloop- en desintegratiekosten gemoeid, die uiteindelijk ook het structurele voordeel moeten genereren. Dit is ook de periode waarin de reductie van de formatie moet worden gerealiseerd. Om dit transitieproces strak te laten verlopen en te borgen dat de streefsituatie in volle omvang ook daadwerkelijk uiterlijk op 1 januari 2017 is gerealiseerd, is in het bedrijfsplan uitgelijnd hoe dit proces verloopt en welke mijlpalen wanneer bereikt moeten zijn. Na vaststelling van het bedrijfsplan geldt dit als taakstellende opdracht aan het management van de nieuwe organisatie en ziet het bestuur van de GR toe op de realisatie Benodigd budget en besparingspotentieel Het budget dat de nieuwe laboratoriumorganisatie als zelfstandige entiteit nodig heeft is uitgewerkt in de vorm van een meerjarenraming In deze meerjarenraming zijn zowel de structurele kosten als de incidentele transitiekosten opgenomen. Uit deze raming blijkt, dat de structurele kosten in achtereenvolgende jaren om twee redenen dalen. De eerste is de afnemende meetvraag van sommige waterschappen, de tweede is de efficiency die bereikt wordt door beide laboratoria samen te voegen. Als instapniveau is gekozen voor de verwachte meetvraag Dit heeft als consequentie dat Regge en Dinkel instapt op een fors lager niveau dan nu en de hieruit voortvloeiende boventalligheid zelf oplost. In 2017 is het budget van de nieuwe organisatie naar verwachting totaal ca. 1,3 mln. lager dan de optelsom van de kosten volgens de begrotingen In dat jaar zijn er ook geen transitiekosten meer ten laste van de nieuwe laboratoriumorganisatie. Deze doen zich in de jaren voor en lopen in deze jaren af, recht evenredig met oplossingen die getroffen worden op de formatiereductie. 5

8 3.5. Organisatorische en personele aspecten In het bedrijfsplan is het organisatiemodel van het laboratorium uitgewerkt; gekozen is voor een platte organisatie. Aangezien het laboratorium een zelfstandige organisatie c.q. werkgever wordt, moet een rechtspositie worden gekozen. Het voor de hand liggende- voorstel is de SAW te blijven volgen. Dit levert de minste harmonisatievragen op. Verder zal met de vakbonden een pakket secundaire arbeidsvoorwaarden overeen gekomen worden, dat past bij het karakter van het laboratorium als uitvoeringsorganisatie. De samenvoeging van beide laboratoria gaat gepaard met een reductie van de formatie. Vanuit goed werkgeverschap is er vanzelfsprekend zorg voor de medewerkers die boventallig worden. Om dit vraagstuk zorgvuldig op te lossen worden de jaren benut. Met de vakbonden wordt een sociaal plan overeen gekomen, waarin maatregelen opgenomen worden die ten doel hebben medewerkers van werk naar werk, binnen of buiten de laboratoriumorganisatie te begeleiden. Aan de deelnemende waterschappen wordt gevraagd de inspanningsverplichting tot herplaatsing in hun eigen organisatie aan te gaan. Hierbij wordt de termijn 1,5 jaar als genoemd in artikel SAW aangehouden en gelden ook verder de condities uit dit deel van de SAW Huisvesting en ondersteunende functies De huisvesting wordt uiterlijk per 1 januari 2017 geconcentreerd in het gebouw van Groot Salland aan de Loggerweg in Zwolle, dat tegen boekwaarde in eigendom overgedragen wordt aan de laboratoriumorganisatie, waarbij de grond eigendom blijft van Groot Salland. Daarnaast zijn er werkruimten voor monstername in het werkgebied, die door de waterschappen om niet ter beschikking worden gesteld. Dit blijkt bedrijfseconomisch de meest doelmatige oplossing. Tot uiterlijk 1 januari 2017 blijft het laboratorium in het gebouw van Regge en Dinkel nog in gebruik. De ondersteunende functies worden uit oogpunt van doelmatigheid en het voorkomen van kwetsbaarheid deels verzorgd door Groot Salland (locatie gebonden deel) en deels door Regge en Dinkel. Er gelden zakelijke condities en hiervoor worden dienstverleningsovereenkomsten afgesloten. Met de maatregelen worden de desintegratiekosten gemitigeerd die bij beide waterschappen ontstaan omdat zij hun laboratorium sluiten. 6

9 4. Bestuurlijke onderwerpen In dit hoofdstuk komen de twee belangrijke bestuurlijke onderwerpen aan de orde. Dat zijn de kostenverdeelsleutel en de rechtsvorm en governance van het op te richten samenwerkingsverband Kostenverdeelsleutel Het blijkt in samenwerkingsprocessen vaak een forse opgaaf om een goed uitlegbare en qua uitkomst ook evenwichtige kostenverdeelsleutel te vinden. Belangrijk is het daarom eerst eens te worden over de uitgangspunten, die overigens ook niet geheel waardevrij en zonder (fiscale) risico s gekozen kunnen worden. Een belangrijk uitgangspunt aan de voorkant is, dat de samenwerking er niet toe mag leiden dat waterschappen gemiddeld genomen met hogere kosten geconfronteerd worden dan zij nu besteden aan de laboratoriumtaak. Met andere woorden: het efficiencyvoordeel van de samenvoeging moet zo verdeeld worden, dat alle waterschappen er in structurele zin een deel van mee krijgen. Deze vorm van onderlinge solidariteit is goed te rechtvaardigen vanuit de samenwerkingsgedachte die de grondslag vormt voor de integratie van beide laboratoria tot een nieuwe laboratoriumorganisatie van en voor de betrokken waterschappen. Tweede belangrijk uitgangspunt is, dat de sleutel eenvoudig, transparant, uitlegbaar en fiscaal proof moet zijn en een relatie laat zien tussen het volume aan werkzaamheden dat voor een waterschap wordt verricht en de bijdrage die verschuldigd is. Door de te verwachten transitiekosten te verwerken in de meerjarenraming kan volstaan worden met één kostenverdeelsleutel. Voor de kostenverdeelsleutel zijn verschillende varianten onderzocht. Gekozen is voor de variant waarin de kosten worden verdeeld op basis van het aandeel van ieder waterschap in het totaal van de jaarlijkse meetvraag. Deze basis is rechtvaardig en is nodig om een beroep te doen op de zogenoemde koepelvrijstelling om Btw-heffing op de dienstverlening te voorkomen. Om de continuïteit van de nieuwe laboratoriumorganisatie te waarborgen en te voorkomen dat beslissingen van de ene deelnemer kosten veroorzaakt bij de andere deelnemers is het voornemen ingeval de meetvraag van een waterschap in enig jaar met meer dan 25% daalt, de hiermee corresponderende daling van de bijdrage voor het deel boven de 25% het eerste jaar nadien slechts voor de helft aan het betreffende waterschap ten goede te laten komen. Dit creëert de ruimte voor de laboratoriumorganisatie om de noodzakelijke maatregelen in de kostenstructuur of opbrengstenkant te nemen. Mede in dat kader is het streven erop gericht uiteindelijk een deel van de formatie van de laboratoriumorganisatie in de vorm van een flexibele schil aan te houden. Het moment waarop en de mate waarin dat gebeurt, is aan het bestuur van de nieuwe laboratoriumorganisatie. Voor het hanteren van deze bandbreedte van 25% is overleg met de belastinginspecteur nodig. Wanneer blijkt dat deze handelwijze niet past binnen het wettelijke regime van de koepelvrijstelling wordt van deze handelwijze afgezien. De wenselijkheid van het aanhouden van een flexibele schil zal hierdoor navenant toenemen. 7

10 Om tot een evenwichtige uitkomst in de periode te komen is Regge en Dinkel bereid af te zien van een vergoeding voor het gebruik van de laboratoriumruimte in Almelo en voor de desintegratiekosten. Op basis van de kostenraming van het laboratorium, de geraamde meetvraag van de waterschappen en de gekozen kostenverdeelsleutel zien de bijdragen van de waterschappen (geconsolideerd voor Vechtstromen) er als volgt uit. Bijdragen Vechtstromen Rijn & IJssel Groot Salland Vallei & Veluwe Zuiderzeeland Reest & Wieden Totaal Voor alle deelnemers ontstaat zo ten opzichte van 2013 direct in meer of mindere mate een voordeel, wat geleidelijk oploopt tot het structurele niveau in Gemiddeld wordt uiteindelijk een besparing van 15,7% gerealiseerd door een combinatie van een dalende meetvraag (speelt vooral bij Vechtstromen) en efficiencyvoordeel door de samenvoeging (speelt bij alle deelnemers, maar meer bij Regge en Dinkel/Rijn en IJssel dan bij de andere waterschappen). Dit verschil is het gevolg van het verschil in uitgangspositie: een deelnemer met een minder gunstige prijs per ILOWpunt heeft nu eenmaal meer baat bij de samenvoeging dan een deelnemer met een gunstiger prijs. Verschil in schaal speelt hierbij een rol Construct en governance Over de best passende bestuurlijk-juridische vormgeving voor de nieuwe laboratoriumorganisatie is extern advies gevraagd (bijlage 2). Daarbij is als benadering gekozen, dat het eigenaarschap van de deelnemende waterschappen goed geborgd moet zijn en voldaan moet worden aan wet- en regelgeving over aanbesteding, Markt en Overheid, fiscaliteit en publiekrechtelijke rechtsbescherming. Vergeleken zijn het gemeenschappelijk openbaar lichaam op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de coöperatie (of coöperatieve vereniging) conform het Burgerlijk Wetboek. Deze twee rechtsvormen zijn getoetst op aard van de taak, governance structuur, juridische aspecten en personele consequenties. Daarnaast is nog gekeken naar toekomstige ontwikkelingen. Geadviseerd is te kiezen voor het gemeenschappelijk openbaar lichaam, met de variant van de bedrijfsvoeringsorganisatie die naar verwachting binnenkort in de Wet wordt opgenomen. Dit advies wordt gevolgd. De tekst van de gemeenschappelijke regeling is beschikbaar (bijlage 3) en getoetst door professor E.R. Manunza, een erkend aanbestedingsexpert die ook betrokken is bij de advisering van de rechtsvorm in het kader van de Shared Services Rijn Oost (bijlage 4). 8

11 Alle waterschappen worden rechtstreeks deelnemer in dit gemeenschappelijk openbaar lichaam. Het gemeenschappelijk belastingkantoor Lococensus-Tricijn wordt om praktische redenen, mede gelegen in aanbestedingsregels en fiscaliteit, geen deelnemer in deze nieuwe gemeenschappelijke regeling. De activiteiten die het laboratorium uitvoert ten behoeve van de belastingheffing voor de waterschappen Vallei en Veluwe en Zuiderzeeland worden aan deze beide waterschappen toegerekend en de kosten ervan zitten besloten in hun bijdrage aan de laboratoriumorganisatie. Eenvoudige besturing en eenduidige zeggenschapsverhouding creëren borgt de belangen De Wet Gemeenschappelijke regelingen (WGr) kent vormvereisten waaraan een Openbaar Lichaam moet voldoen. Tegelijkertijd is het streven gericht op een pragmatische oplossing, ook omdat het een beleidsarme uitvoeringsorganisatie betreft. Feit is, dat er op grond van de huidige wetgeving nog drie bestuursorganen moeten komen: een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter. In het algemeen bestuur zijn de deelnemende waterschappen vertegenwoordigd; elk waterschap heeft, passend bij de samenwerkingsgedachte één stem. Voor belangrijke besluiten geldt een 2/3 e meerderheidsvereiste. Besluiten tot vaststelling van de begroting, vaststelling van de bijdrage regeling, toetreding van nieuwe deelnemers en wijziging en opheffing van de regeling worden als zodanig aangemerkt. Preluderend op de komst van de variant van de GR bedrijfsvoeringsorganisatie, die één bestuursorgaan kent, is het voorstel die situatie materieel al in te voeren door het dagelijks bestuur dezelfde samenstelling te geven als het algemeen bestuur. Dat houdt de bestuurlijke drukte beperkt en introduceert meteen de toekomstige manier van besturen. Set van spelregels voor toe- en uittreding zorgt voor noodzakelijke stabiliteit Om de continuïteit van de samenwerking te waarborgen en het proces van totstandkoming niet te verstoren gelden er spelregels voor toetreding en uitreding. Toetreding van nieuwe organisaties is al mogelijk vanaf de start, ergo vanaf 1 januari 2014, maar wordt wel aan strikte afspraken gebonden om het transitieproces niet te verstoren. Van nieuw toetredende organisaties wordt verwacht, dat zij zich conformeren aan de principes en kaders van de samenwerking, zoals de bestuurssamenstelling en zeggenschapsverhouding, de begroting, de kostenverdeelsleutel en de huisvestingsoplossing. De precieze afspraken over toetreding worden door het algemeen bestuur van de laboratoriumorganisatie vastgelegd in een toetredingsprotocol. Uittreding van een waterschap kan niet eerder dan 3 jaar na toetreding. Zo worden zekerheden ingebouwd voor de samenwerking, wat ook van belang is uit oogpunt van personele zorg. Het waterschap dat wil uittreden, moet gelijk nu- een opzegtermijn van 3 volle kalenderjaren in acht nemen. De gevolgen van uittreding worden geregeld door het algemeen bestuur. Juiste rolneming belangrijke succesfactor Er wordt uit oogpunt van good governance een onderscheid gemaakt in de rol van eigenaar (de besturen van de deelnemende waterschappen ), opdrachtgever (de ambtelijke top van de deelnemende waterschappen) en opdrachtnemer (de laboratoriumorganisatie). De verhouding eigenaar - opdrachtnemer wordt geregeld in de tekst van de gemeenschappelijke regeling; deze is voor iedere deelnemer gelijk en voor hen niet veranderbaar. Hetzelfde geldt voor 9

12 de begroting en de bijdrage aan de GR, waarover niet vrijelijk per deelnemer kan worden onderhandeld. De eigenaarsrol wordt verankerd en ingevuld door zitting te hebben in het algemeen bestuur. De relatie opdrachtgever opdrachtnemer wordt geregeld in de vorm van een dienstverleningshandvest, waarin de voor alle deelnemende waterschappen uniform geldende uitvoeringskaders en afspraken over de dienstverlening en de daarvoor geldende kwaliteitseisen en prestatie-indicatoren worden vastgelegd. Dit handvest wordt door het algemeen bestuur van de laboratoriumorganisatie vastgesteld. Additionele dienstverlening aan een individueel waterschap is mogelijk, mits vallend binnen de kaders van het dienstverleningshandvest en na verkregen instemming van het algemeen bestuur. Dit laatste is vooral van belang wanneer het gaat om dienstverlening aan niet deelnemende waterschappen. Deze dienstverlening mag om aanbestedingsrechtelijke redenen naar huidige regelgeving niet meer dan 10% van de totale omzet bedragen en het is dus van belang dat daarop nauwgezet wordt toegezien. Voor additionele dienstverlening aan een deelnemend waterschap wordt een dienstverleningsovereenkomst gesloten tussen de directeur van de laboratoriumorganisatie en de ambtelijke representant van het waterschap. Personele overgang goed regelen De keuze om het laboratorium onder te brengen in een zelfstandige entiteit leidt ertoe dat het personeel van het laboratorium van Groot Salland en dat van Regge en Dinkel over gaat naar de gemeenschappelijke regeling. Omdat dit een publiekrechtelijk orgaan is kunnen ambtelijke status en rechtspositie behouden blijven. Wel moeten er afspraken gemaakt worden met de vakorganisaties over de cao keus, het harmoniseren van verschillen in de arbeidsvoorwaardenpakketten van beide waterschappen en de plaatsingsprocedure. Groot Salland en Regge en Dinkel zijn hiervoor als huidige werkgevers verantwoordelijk. Er wordt een BGO opgericht om dit overleg met vakorganisaties te voeren. 10