ALGEMENE VERGADERING. 27 mei 2010 M&O/FIN

Transcriptie

1 VERGADERDATUM SECTOR/AFDELING 27 mei 2010 M&O/FIN STUKDATUM NAAM STELLER 29 april 2010 mw. E. Westra ALGEMENE VERGADERING AGENDAPUNT ONDERWERP 7 fusie Tricijn -Lococensus PROGRAMMA Algemeen PORTEFEUILLEHOUDER mr. ir. H.L. Tiesinga PARAAF ADJUNCT-SECRETARIS mr. G.J. Bos Voorstel Kennisnemen van: de gezamenlijke bestuurlijke notitie van de 8 waterschappen t.b.v. Dagelijkse Besturen van de Waterschappen (bijlage 1); de brief d.d. 12 april 2010 Fusie Tricijn- Lococensus van de heer Groeneveld, directeur van Tricijn (bijlage 2); het Integraal beslisdocument ontwikkeling fusie Lococensus Tricijn (bijlage 3); het stappenplan opmaken liquidatiebalans (bijlage 4); het advies van de OR van Lococensus en Tricijn (bijlage 5); het besluit van beide WOR-bestuurders d.d. 11 maart 2010 n.a.v. het advies van de Ondernemingsraden (bijlage 6); de conceptgemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus Tricijn (bijlage 7). Daarnaast stellen wij u voor, conform de gemeenschappelijke bestuurlijke notitie van de 8 waterschappen t.b.v. Dagelijkse Besturen van de Waterschappen (bijlage 1), in te stemmen met: a. het voorstel om in de nieuwe gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn alle activiteiten, eigendommen, activa en passiva, personeel en overige middelen die nu behoren tot het openbaar lichaam Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Rijn Midden (hierna te noemen Tricijn) resp. de Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Oost Nederland (hierna te noemen Lococensus) onder te brengen, zulks op basis van een activa-passivatransactie, die wordt vastgesteld door de algemene besturen van de twee betrokken gemeenschappelijke regelingen, gehoord de daarin deelnemende waterschappen; b. de in het beslisdocument voorgestelde verdeelsleutel voor het als 8 deelnemende waterschappen opbrengen van de kosten van de gezamenlijke nieuwe belastingorganisatie. c. de verdeling van de zeggenschap in de vorm van een gelijke verdeling van de stemmen over de waterschappen in het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn (=12,5% per waterschap). d. de aanwijzing van één van de leden van het dagelijks bestuur van elk waterschap als lid van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn; e. de vorming van een dagelijks bestuur binnen de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn van drie leden, inclusief de voorzitter; f. het doen van het voorstel aan de Algemene Vergadering, gelezen het advies van de Ondernemingsraad van Tricijn ongedateerd, ontvangen op 25 februari 2010 en het besluit van de beide WOR-bestuurders d.d. 11 maart 2010, op grond van artikel 50, lid 2 Wgr, toestemming te verlenen aan het college om als dagelijks bestuur, de regeling te kunnen treffen op basis van de concepttekst van de Gemeenschappelijke regeling (bijgevoegd) en de eigen Ondernemingsraad daarover te informeren; REGISTRATIENUMMER / 6

2 g. na verkregen toestemming van de Algemene Vergadering van Waterschap Zuiderzeeland, als dagelijks bestuur van dit waterschap samen met de dagelijkse besturen van de andere betrokken waterschappen, de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn te laten treffen conform bijgaande concepttekst van de gemeenschappelijke regeling, deze op de gebruikelijke wijze bekend te maken en in werking te laten treden met ingang van de eerste dag volgend op de dag waarop alle colleges hun besluit tot het aangaan van de regeling bekend hebben gemaakt én de provincie haar goedkeuring heeft gepubliceerd. Samenvatting Vanaf halverwege 2009 tot heden is er tussen Tricijn en de zusterorganisatie Lococensus gesproken over diverse vormen van samenwerking. Een belangrijke aanleiding hiervoor was te vinden in het strategisch uitgangspunt van beide organisaties om kosten te verminderen. Een andere aanleiding was het achterblijven van de ontwikkeling van het belastingpakket Tax-i. In de afgelopen periode is uitgebreid onderzoek gedaan naar de voordelen van de samenwerking. Dit heeft geresulteerd in het beslisdocument (bijlage 3). Voor de nieuw op te richten gemeenschappelijke regeling Lococensus- ricijn zijn continuïteit, kwaliteit en kostenvoordeel belangrijke doelstellingen. Belangrijke uitgangspunten zijn verder: Voorlopig blijven de merknamen Tricijn en Lococensus bestaan in de markt. Bij beide organisaties wordt de stabiliteit van de uitvoering van het primaire proces geborgd, waarbij (uitvoerings)kwaliteit een zeer belangrijke factor is. Met de voorgestelde nieuwe gemeenschappelijke regeling wordt naar verwachting een minimaal structureel voordeel gerealiseerd van ,-- vanaf 2012 (taakstelling in de nieuwe begroting). Tot en met 2014 blijven de beide locaties Zwolle en Harderwijk gehandhaafd. Lelystad 29 april 2010, het college van Dijkgraaf en Heemraden, de secretaris-directeur, de dijkgraaf, ir. J.B. van der Veen. mr. ir. H.L. Tiesinga. REGISTRATIENUMMER / 6

3 Toelichting Stappen fusietraject en besluitvormingstraject December 2009 In de vergadering van 17 december 2009 heeft het college kennisgenomen van de eerste versie van het beslisdocument inzake de fusie tussen Tricijn en Lococensus. Ook heeft het college kennisgenomen van de processtappen van de fusie. In het uitvoering bestuursbesluit is aangegeven dat het college besloten heeft positief te reageren op een bestuurlijke fusie per 1 juli Januari tot en met maart 2010 De directeuren van Lococensus en Tricijn hadden op 1 februari 2010 een afspraak gepland om met de hoofden Middelen van alle 8 waterschappen te komen tot een uniform advies aan de dagelijkse besturen van de waterschappen voor wat betreft de kostenverdeelsleutel op basis van het beslisdocument. De hoofden Middelen hebben toen aangegeven eerst op die datum met elkaar het beslisdocument te willen bespreken en vraagpunten die overblijven op 11 februari voor te willen leggen aan de directeuren van Tricijn en Lococensus (ondersteund door Berenschot). Vervolgens zijn de hoofden Middelen nogmaals op 18 februari 2010, respectievelijk 10 maart 2010 bij elkaar geweest om naast het beslisdocument tevens het stappenplan liquidatie en de concepttekst van de nieuwe gemeenschappelijk regeling te bespreken. Naar aanleiding van deze besprekingen is een gemeenschappelijke notitie opgesteld voor de dagelijkse besturen van alle 8 waterschappen. Deze notitie is als bijlage 1 bij dit voorstel gevoegd. In de Algemene Vergadering van 18 februari 2010 heeft de heer Maenhout een presentatie gehouden over het fusietraject Tricijn Lococensus. De gevolgen voor Zuiderzeeland zijn toegelicht evenals de veranderingen ten opzichte van de uitgangspunten bij oprichting van Tricijn. In dezelfde vergadering heeft de heer Nieuwenhuis als lid van het dagelijks bestuur van Tricijn een presentatie gehouden over het hoe en waarom van deze (snelle) fusie. April Op 13 april 2010 zijn de bij dit voorstel opgenomen bijlagen 2 tot en met 7 formeel per post ontvangen. Conform het besluitvormingstraject, zoals opgenomen in het beslisdocument, worden in april de Dagelijkse Besturen van de waterschappen gevraagd in te stemmen met het voornemen tot fusie van Lococensus en Tricijn. In de Algemene Vergadering van 22 april heeft de heer Groeneveld, directeur van Tricijn, de fusie nader toegelicht. Mei/juni/juli De Algemene Besturen van de waterschappen geven toestemming tot oprichting van de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling Lococensus-Tricijn en opheffing van de gemeenschappelijke regelingen Lococensus en Tricijn. Afgesproken is dat de nieuwe gemeenschappelijke regeling niet belast wordt met kosten die voortvloeien uit de bedrijfsvoering van de rechtsvoorgangers. Aandachtspunten / opmerkingen bij het beslisdocument (bijlage 3) Heffingstechnologie In hoofdstuk 4.2 van het beslisdocument (blz. 12) is een organogram opgenomen dat geldt voor de periode Bij het organogram is toegelicht dat het proces aanslagregeling op de locatie Harderwijk eveneens het team Heffingstechnologie bevat en dat ten behoeve van de waterschappen Vallei en Eem, Veluwe en Zuiderzeeland deze taak ook uitgevoerd blijft worden. REGISTRATIENUMMER / 6

4 Ervan uitgaande dat de bedrijfsvoering van de nieuwe organisatie verandert (zie het organogram op blz. 13 van het beslisdocument), geven wij als aandachtspunt naar de toekomst aan de nieuwe organisatie mee dat, op het moment van het kiezen van een uniforme bedrijfsvoering, de Gemeenschappelijk Regeling een standpunt in moet nemen over de plaats van Heffingstechnologie. Het is op dat moment voor het Waterschap van belang om tijdig in contact met andere waterschappen te treden vanwege eventuele organisatieveranderingen bij de belastingorganisatie en/of bij de waterschappen zelf. Ondernemingsraden Tricijn en Lococensus (bijlage 5) Beide ondernemingsraden zijn positief over de oprichting van één gemeenschappelijk openbaar lichaam. Ze zijn negatief over het tactische en operationele deel van de fusie. Het beslisdocument is volgens de ondernemingsraden onvoldoende onderbouwd en er zijn te veel onduidelijkheden om al tot een advies te komen. Personele consequenties In hoofdstuk 4.4 van het beslisdocument zijn de personele consequenties opgenomen en uitgesplitst naar: formatieve consequenties; arbeidsvoorwaarden; personele consequenties bij oprichting 1 GR. In hoofdstuk 6 van het beslisdocument worden in tabel 1 bij de besparingsmogelijkheden ook de besparingen in fte s genoemd, uitgesplitst naar besparingsmogelijkheden in het primaire proces en besparingsmogelijkheden in het ondersteunende proces. Financiële consequenties In hoofdstuk 6 van het beslisdocument zijn de financiële consequenties opgenomen. Hieronder volgt een korte samenvatting. Kostenverdeelsleutel De hoofden Middelen van de 8 waterschappen hebben in een ambtelijke overleggroep het beslisdocument besproken en kritisch naar deze verdeelsleutel gekeken. De uitkomst van dit overleg is, voor de jaren het aandeel van de 8 waterschappen te relateren aan de bijdrage die daadwerkelijk (conform de jaarrekening 2009) is betaald over Daarbij blijft de huidige verdeling binnen respectievelijk Tricijn en Lococensus hetzelfde en leidt wijziging van systematiek niet tot andere bijdragen. Besparingen Door de fusie worden besparingen bereikt. Dit wordt geraamd op ,-- voor het jaar Door de samenwerking op het primaire proces vanaf 2013 worden ook daar besparingen geraamd, waarbij het voordeel kan oplopen tot minimaal ,--. Dit is een taakstelling voor de nieuwe organisatie. Hierin zijn de positieve effecten van verdergaande integratie van functies nog niet meegenomen. Het voordeel komt ten bate van de waterschappen naar rato van hun aandeel in de kosten van de nieuwe organisatie. Het voordeel van de fusie voor Zuiderzeeland is als volgt weer te geven: Jaar Zuiderzeeland (bedragen x 1.000) Aandeel (afgerond 12,8% Besparing totaal Na REGISTRATIENUMMER / 6

5 Overigens is in dit overzicht het aandeel in de frictiekosten nog niet opgenomen. Deze zullen nog worden geraamd door middel van een bijstelling van de begroting 2010 van respectievelijk Lococensus en Tricijn. Aansluiting begroting ZZL Uit de Jaarrekening Tricijn 2009 blijkt een onderuitputting op de organisatiekosten van ,-- De structurele doorwerking van dit resultaat is niet verwerkt in de begroting 2010 van Tricijn. Eventuele frictiekosten ( ,--)die betrekking hebben op de voorbereiding van de fusie Tricijn/Lococensus zullen via een begrotingswijziging worden aangeboden. Dekking moet worden gevonden binnen de beide belastingorganisaties. Als daartoe de voornoemde onderuitputting wordt ingezet, heeft dit een negatief effect op de structurele doorwerking van het geprognosticeerde jaarrekening 2009 ZZL naar Tricijn begroot momenteel niet meerjarig. Thans is niet duidelijk in welke mate de geprognosticeerde taakstellende besparing van ,-- bezien moet worden in relatie tot de huidige begroting van Tricijn en de daarin te verdisconteren inverdieneffecten op de organisatiekosten. Geconcludeerd moet worden dat het niet zeker is dat de effecten op de onderuitputting op de organisatiekosten bij Tricijn, die meegenomen zijn in de bezuinigingsvoorstellen ZZL voor 2011, ook daadwerkelijk gerealiseerd kunnen worden. Juridische consequenties Opheffen van de bestaande Gemeenschappelijke Regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Rijn Midden. Oprichten van de nieuwe gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn. In de nieuwe gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn alle activiteiten, eigendommen, activa en passiva, personeel en overige middelen die nu behoren tot Tricijn respectievelijk Lococensus, onder te brengen, zulks op basis van een activa-passivatransactie, die wordt vastgesteld door de algemene besturen van de twee betrokken gemeenschappelijke regelingen. Zie ook bijlage 7 voor de concept gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lcocensus Tricijn. Consequenties voor Communicatie Geen. Voorstel: Kennisnemen van: de gezamenlijke bestuurlijke notitie van de 8 waterschappen t.b.v. Dagelijkse Besturen van de Waterschappen (bijlage 1); de brief d.d. 12 april 2010 Fusie Tricijn- Lococensus van de heer Groeneveld, directeur van Tricijn (bijlage 2); het Integraal beslisdocument ontwikkeling fusie Lococensus Tricijn (bijlage 3); het stappenplan opmaken liquidatiebalans (bijlage 4); het advies van de OR van Lococensus en Tricijn (bijlage 5); het besluit van beide WOR-bestuurders d.d. 11 maart 2010 n.a.v. het advies van de Ondernemingsraden (bijlage 6); de conceptgemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus Tricijn (bijlage 7). Daarnaast stellen wij u voor, conform de gemeenschappelijke bestuurlijke notitie van de 8 waterschappen t.b.v. Dagelijkse Besturen van de Waterschappen (bijlage 1), in te stemmen met: a. het voorstel om in de nieuwe gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn alle activiteiten, REGISTRATIENUMMER / 6

6 eigendommen, activa en passiva, personeel en overige middelen die nu behoren tot het openbaar lichaam Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Rijn Midden (hierna te noemen Tricijn) resp. de Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Oost Nederland (hierna te noemen Lococensus) onder te brengen, zulks op basis van een activa-passivatransactie, die wordt vastgesteld door de algemene besturen van de twee betrokken gemeenschappelijke regelingen, gehoord de daarin deelnemende waterschappen; b. de in het beslisdocument voorgestelde verdeelsleutel voor het als 8 deelnemende waterschappen opbrengen van de kosten van de gezamenlijke nieuwe belastingorganisatie. c. de verdeling van de zeggenschap in de vorm van een gelijke verdeling van de stemmen over de waterschappen in het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn (=12,5% per waterschap). d. de aanwijzing van één van de leden van het dagelijks bestuur van elk waterschap als lid van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn; e. de vorming van een dagelijks bestuur binnen de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn van drie leden, inclusief de voorzitter; f. het doen van het voorstel aan de Algemene Vergadering, gelezen het advies van de Ondernemingsraad van Tricijn ongedateerd, ontvangen op 25 februari 2010 en het besluit van de beide WOR-bestuurders d.d. 11 maart 2010, op grond van artikel 50, lid 2 Wgr, toestemming te verlenen aan het college om als dagelijks bestuur, de regeling te kunnen treffen op basis van de concepttekst van de Gemeenschappelijke regeling (bijgevoegd) en de eigen Ondernemingsraad daarover te informeren; g. na verkregen toestemming van de Algemene Vergadering van Waterschap Zuiderzeeland, als dagelijks bestuur van dit waterschap samen met de dagelijkse besturen van de andere betrokken waterschappen, de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn te laten treffen conform bijgaande concepttekst van de gemeenschappelijke regeling, deze op de gebruikelijke wijze bekend te maken en in werking te laten treden met ingang van de eerste dag volgend op de dag waarop alle colleges hun besluit tot het aangaan van de regeling bekend hebben gemaakt én de provincie haar goedkeuring heeft gepubliceerd. Bijlagen 1. Gezamenlijke bestuurlijke notitie van de 8 Waterschappen t.b.v. Dagelijkse Besturen van de Waterschappen; 2. Brief d.d. 12 april 2010 Fusie Tricijn-Lococensus 3. Integraal beslisdocument ontwikkeling fusie Lococensus Tricijn 4. Het stappenplan liquidatiebalans 5. Het advies van de OR van Lococensus en Tricijn 6. Het besluit van beide WOR-bestuurders d.d. 11 maart 2010 n.a.v. het advies van de Ondernemingsraden 7. Concept gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lcocensus Tricijn REGISTRATIENUMMER / 6

7 Fusie Lococensus en Tricijn Bestuurlijke notitie t.b.v. Dagelijkse Besturen van de Waterschappen. (opgesteld door vertegenwoordigers van de waterschappen Groot Salland, Reest & Wieden, Regge & Dinkel, Rijn & IJssel, Velt & Vecht, Vallei & Eem, Veluwe en Zuiderzeeland) Samenvatting Door de waterschappen Groot Salland, Reest & Wieden, Regge & Dinkel, Rijn & IJssel en Velt & Vecht is per 1 januari 2007 het belastingkantoor Lococensus opgericht. Een jaar later, 1 januari 2008, hebben de waterschappen Vallei & Eem, Veluwe en Zuiderzeeland Tricijn belastingen opgericht. Op grond van onderzoek hebben de Dagelijkse Besturen van Lococensus en Tricijn zich uitgesproken voor fusie van beide organisaties. Als redenen zijn benoemd: a. Beide organisaties hebben een groeidoelstelling b. Een fusie leidt tot kansen om de kwaliteit te verhogen en tegen lagere kosten te werken c. Een aantal recente ontwikkelingen kan makkelijker aangepakt worden via een fusie. Voor de juridische vormgeving wordt voorgesteld dat de acht deelnemende waterschappen gezamenlijk een nieuwe Gemeenschappelijke Regeling oprichten en daarbij de huidige twee Gemeenschappelijke Regelingen opheffen. Gelet op het aantal deelnemers wordt voorgesteld een Algemeen Bestuur te vormen van 8 leden, nl. van elk waterschap 1 lid. Deze komen vanuit de Dagelijkse Besturen van de waterschappen. De zeggenschap is daarmee gelijkelijk verdeeld over de acht waterschappen. Vanuit dit Algemeen Bestuur wordt een Dagelijks Bestuur gevormd van 3 leden (inclusief de voorzitter). Bij de vorming van het Dagelijks bestuur komt minimaal 1 lid uit de Lococensus-waterschappen en 1 lid uit de Tricijn waterschappen. Om de continuïteit en kwaliteit te waarborgen wordt de nieuwe organisatie stapsgewijs veranderd. De beide merknamen Lococensus en Tricijn blijven voorlopig bestaan. Ook de twee locaties in Harderwijk en Zwolle blijven tot en met 2014 bestaan. Door de fusie worden besparingen bereikt. Dit wordt geraamd op voor het jaar Door de samenwerking op het primaire proces vanaf 2013 worden ook daar besparingen geraamd, waarbij het voordeel kan oplopen tot minimaal In een ambtelijke overleggroep is aan de hand van het beslisdocument gesproken over de verdeelsleutel van de kosten. De uitkomst van het overleg is voor de jaren 2011 tot en met 2013 het aandeel van de acht waterschappen te relateren aan de bijdrage die daadwerkelijk (conform de jaarrekening 2009) is betaald over Dit geeft rust voor de komende jaren en de gelegenheid om voor de periode na 2013 een objectieve verdeelsleutel af te spreken. Dan is er ook meer bekend over het aanhaken van gemeenten en de mogelijke fusie van waterschappen als reactie op de Aktie Storm. De frictiekosten bestaan uit projectkosten en kosten van toepassing Sociaal Statuut. De projectkosten worden geraamd op De terugverdientijd is 1 jaar. De kosten van het Sociaal Statuut zijn P.M. geraamd. Deze zullen beperkt zijn aangezien de gefaseerde intensivering organisch verloopt. De projectkosten worden verwerkt in de nog op te stellen wijziging van de begroting 2010 van resp. Tricijn en Lococensus (verdeling 40-60). 1 REGISTRATIENUMMER

8 1. Inleiding Van de Dagelijkse Besturen van Lococensus en Tricijn is het verzoek ontvangen om beide belastingkantoren per 1 juli 2010 of zo kort mogelijk daarna te laten fuseren. Daartoe is door hen opgesteld: - Integraal beslisdocument ontwikkeling fusie Lococensus en Tricijn - Concept- Gemeenschappelijke regeling - Stappenplan liquidatiebalans. De fusie van Lococensus en Tricijn vergt een besluit tot opheffing van de bestaande Gemeenschappelijke Regelingen en het besluit tot het aangaan van een nieuwe Gemeenschappelijke regeling Lococensus-Tricijn. Beide besluiten worden genomen door de Dagelijkse besturen van de deelnemende waterschappen, nadat zij toestemming hebben gekregen van hun Algemene Besturen. 2. Functioneren van beide organisatie Door de waterschappen Groot Salland, Reest & Wieden, Regge & Dinkel, Rijn & IJssel en Velt & Vecht, is per 1 januari 2007 in de vorm van een gemeenschappelijke regeling het belastingkantoor Lococensus opgericht. Het kantoor is gehuisvest in Zwolle. Een jaar later, 1 januari 2008, hebben de waterschappen Vallei & Eem, Veluwe en Zuiderzeeland de gemeenschappelijke regeling Tricijn opgericht. De aanleiding tot het oprichten van deze kantoren lag in de kwetsbaarheid van het belastingproces bij de waterschappen waarbij kennis en ervaring over belangrijke deelprocessen en applicatiebeheer soms geconcentreerd waren bij een enkele medewerker. De Lococensus-waterschappen hebben vastgelegd dat door oprichting van het belastingkantoor: - Kwaliteitsverbetering makkelijker is te realiseren - Door samenwerking een grotere doelmatigheid bereikt kan worden en - Het vormen van een gezamenlijke belastingorganisatie in de landelijke ontwikkelingen past. Door de Tricijn-waterschappen is geformuleerd dat de vorming van het belastingkantoor - moet leiden tot kostenefficiency - kansen biedt tot verbetering van de dienstverlening aan de belastingplichtige - voordelen geeft voor de bedrijfsvoering van het proces heffing en invordering en - past bij de toekomstvisie van de drie waterschappen. Beide organisaties benadrukken in hun missie het belang van dienstverlening, focus op efficiency en transparantie. Als kwaliteitsindicator benadrukt Tricijn bedrijfszekerheid en Lococensus deskundigheid. Voor beide organisaties is onderkend dat door aanhaken van gemeenten het meeste rendement van de samenwerking kan worden bereikt. Beide organisaties zijn nagenoeg even groot. De verschillen in het primaire proces zijn marginaal. Ondersteuning heeft Lococensus in de eigen organisatie en bij Tricijn wordt dit deels verleend door de deelnemende waterschappen. Lococensus functioneert inmiddels drie jaar en Tricijn belastingen twee jaar. Beide organisaties hebben de primaire processen op orde en voor de waterschappen worden belastingaanslagen tijdig opgelegd en geïnd. Bij Tricijn heeft men inmiddels veel kennis opgedaan m.b.t. de aanpak van samenwerking met gemeenten. Ook is de planning & control goed op orde. Lococensus heeft meer ervaring met de klantfocus en implementatie van TAX-i. Zoals bekend wordt dit pakket voor nagenoeg alle waterschappen ontwikkeld door Het Waterschapshuis, maar de oplevering is vertraagd. De totale kosten van de beleidsproducten voor heffing en invordering zijn bij nagenoeg alle deelnemende waterschappen gedaald. De mate waarin hangt af van hoe elk waterschap zijn kosten verantwoord en de toerekening van overhead heeft geregeld. 2 REGISTRATIENUMMER

9 Aanhaken van gemeenten is overigens geen gemakkelijk proces. Bij Tricijn is een haalbaarheidsrapport opgemaakt met zes gemeenten waarvan er inmiddels twee (Nijkerk en Leusden) hebben besloten tot samenwerking. De gemeente Dronten neemt in het najaar een besluit. De gemeenten Renswoude, Scherpenzeel en Woudenberg hebben vooralsnog afgezien van aansluiting. De gemeentelijke herindeling tussen deze drie gemeenten speelt daarbij een rol. De gesprekken hadden een lange doorlooptijd, mede door de vertraging van de oplevering van het belastingpakket TAX-i. Bij Lococensus wordt in 2010 een haalbaarheidstudie naar samenwerking uitgevoerd met de gemeente Zwolle. Naar verwachting wordt daarover in het najaar van 2010 besloten. 3. Redenen en uitgangspunten fusie In opdracht van de Dagelijkse besturen van Lococensus en Tricijn is in 2009 uitgebreid onderzoek gedaan naar de voordelen, vorm en inhoud van een bestuurlijke fusie van beide belastingorganisaties. Het geheel hiervan is opgenomen in het Integraal beslisdocument ontwikkeling fusie Lococensus en Tricijn. Dit document is in een gezamenlijke vergadering op 17 maart jl. door de Dagelijkse Besturen van Tricijn en Lococensus vastgesteld. Op grond van dit onderzoek hebben de Dagelijkse Besturen van Lococensus en Tricijn zich uitgesproken voor een intensivering van de samenwerking tussen beide organisaties. Als redenen zijn benoemd: a. Beide organisaties hebben een groeidoelstelling b. Een fusie leidt tot kansen om tegen lagere kosten te werken en de kwaliteit te verhogen c. Een aantal recente ontwikkelingen kan makkelijker aangepakt worden via een fusie. Ad a: De groeidoelstelling is bij beide organisaties geformuleerd en dan in het bijzonder richting samenwerking met gemeenten. Fusie van beide belastingkantoren past binnen die groeidoelstelling. Ad b: Door samen te werken kunnen behoorlijke besparingen worden gerealiseerd. De belangrijkste voordelen zitten in de gezamenlijke aansturing en ondersteuning en de gezamenlijke implementatie van het belastingpakket TAX-i. Op kwalitatief gebied is te noemen een verbeterd proces van levering aan de klanten, vermindering van de kwetsbaarheid van de ondersteuning en het eenvoudiger uitwisselen van best practices. Ad c: Als belangrijkste recente ontwikkelingen zijn genoemd: - bij Tricijn is het contract tot levering van dienstverlening door de waterschappen (grotendeels) afgelopen; - Lococensus heeft momenteel een interim-directeur; - De huidige recessie en de op grond hiervan door de waterschappen in gang gezette operatie Actie Storm vragen om extra op kosten te besparen; - Samenwerking met gemeenten. Uit een oogpunt van volgordelijkheid heeft het de voorkeur van Dagelijkse besturen van de belastingkantoren de fusie tussen beide belastingkantoren voorafgaand te realiseren en als nieuwe entiteit de samenwerking met gemeenten te realiseren. De betrokken gemeenten zijn op de hoogte van de voorgenomen fusie. De uitgangspunten die bij de fusie gehanteerd worden zijn continuïteit, kosten en kwaliteit. De belangrijkste voorwaarde is dat de continuïteit van de uitvoering gewaarborgd moet zijn. De kwaliteit moet minstens gelijk zijn aan de huidige kwaliteit en de kosten moeten verder gaan dalen. De continuïteit en de kwaliteit worden geborgd middels de opzet van de organisatie en de toegroeistrategie. Dit is hierna toegelicht in paragraaf 6. De toekomstige financiële voordelen komen terug in paragraaf Impact fusie op de waterschappen 3 REGISTRATIENUMMER

10 De fusie van Lococensus en Tricijn heeft impact op klanten, medewerkers, opdrachtgevers (de waterschappen), gemeenten en andere stakeholders. Voor al deze stakeholders zijn de zekerheden en onzekerheden in beeld gebracht. De waterschappen krijgen zekerheid over: - zeggenschap in de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling; - de kostenverdeling; - het doorlopen van een zorgvuldig proces van transitie en integratie van werkprocessen; - inbreng van de specifieke en aanvullende kennis van beide organisaties. Als onzekerheden ten aanzien van de fusie zijn benoemd: - De te bereiken financiële voordelen; - De gevolgen van het al dan niet stoppen met meeliften met Vitens; - De ontwikkelingen rondom TAX-i; - De wijze waarop potentieel geïnteresseerde gemeenten tegen de fusie aankijken; - De uitkomsten van de Actie Storm en de gevolgen voor het fusie proces; - De uiteindelijke mate van zeggenschap bij het deelnemen van meerdere partijen. 5. Juridische vormgeving en zeggenschap Voor de juridische vormgeving wordt voorgesteld dat de acht deelnemende waterschappen gezamenlijk een nieuwe Gemeenschappelijke Regeling oprichten en daarbij de huidige twee Gemeenschappelijke Regelingen opheffen. Niet gekozen wordt voor een privaatrechtelijke vorm aangezien dit een publieke taak betreft en de bevoegdheidstoedeling alleen via een publieke constructie kan plaatsvinden. Net als in de huidige situatie wordt de gemeenschappelijke regeling aangegaan door de dagelijkse besturen van de waterschappen. De dagelijkse besturen dragen nl. een deel van hun bevoegdheden m.b.t. de heffing en invordering van waterschapsbelastingen over aan het belastingkantoor. Aan de algemene besturen van waterschappen wordt gevraagd in te stemmen met het feit dat de dagelijks besturen de regeling kunnen treffen op basis van concept tekst van de Gemeenschappelijke regeling. In de huidige situatie kent Lococensus een Algemeen Bestuur van 5 leden (elk waterschap 1) en deze leden vormen ook het Dagelijks bestuur. Bij Tricijn zitten in het Algemeen Bestuur van elk waterschap 2 leden en is er een dagelijks bestuur van 3 leden. Gelet op het aantal deelnemers wordt voorgesteld een Algemeen Bestuur te vormen van 8 leden, nl. van elk waterschap 1 lid. Deze komen vanuit de Dagelijkse Besturen van de waterschappen. De zeggenschap is daarmee gelijkelijk verdeeld over de acht waterschappen. Vanuit dit Algemeen Bestuur wordt een Dagelijks Bestuur gevormd van 3 leden, inclusief de voorzitter. Bij de vorming van het Dagelijks bestuur komt minimaal 1 lid uit de Lococensus-waterschappen en 1 lid uit de Tricijn waterschappen. Zodra gemeenten gaan aanhaken zal een verdeling van zeggenschap worden gemaakt tussen gemeenten en waterschappen. Bij de besluitvorming over de samenwerking tussen Tricijn en de 6 gemeenten is voorgesteld dat de waterschappen gezamenlijk 60 % van de stemmen krijgen en de gemeenten 40 %. Om te voorkomen dat de acht waterschappen besluiten kunnen nemen die ook de gemeenten in vergaande mate raken zal voor besluiten m.b.t. de kostenverdeelsleutel, toetreding, opheffing en wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling een gekwalificeerde (2/3 e ) meerderheid gelden. I.v.m. het feit dat er 3 gemeenten vooralsnog niet gaan samenwerken met Tricijn, zal de hiervoor genoemde zeggenschapsverhouding worden heroverwogen. 6. Toekomstige organisatie 4 REGISTRATIENUMMER

11 Om de continuïteit en kwaliteit te waarborgen wordt de nieuwe organisatie stapsgewijs veranderd. De beide merknamen Lococensus en Tricijn blijven voorlopig bestaan. Ook de twee locaties in Harderwijk en Zwolle blijven tot en met 2014 bestaan. In 2010 vindt de bestuurlijke fusie plaats. In 2010/2011 wordt de fusie organisatorisch zichtbaar door directie (directeur en adjunct) en een bedrijfsbureau voor de bedrijfsvoeringfuncties. De directeur is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie en is met name belast met de bestuurlijke, strategische en externe aspecten van de organisatie. De adjunct-directeur is primair verantwoordelijk voor de aansturing op de beide locaties. Het bedrijfsbureau wordt aangestuurd door een afdelingshoofd die tevens de Controller is De hoofdstructuur van het primaire proces wordt uit het oogpunt van continuïteit en stabiliteit (o.a. i.v.m. invoering van Tax-i) gedurende de eerste jaren in beginsel niet gewijzigd. Pas in 2012 wordt het primaire proces op beide locaties qua structuur gelijk. De organisatiestructuur komt er dan als volgt uit te zien: Directeur Bedrijfbureau Adjunct directeur Gegevensbeheer Heffen Invorderen Gegevensbeheer Heffen Invorderen Door de nieuwe structuur en herschikking van taken in het Bedrijfsbureau zal er op onderdelen verschuiving van verantwoordelijkheid en functieaanpassing zijn. De kaders zullen worden vastgelegd in een sociaal plan. Beide organisaties volgen de SAW. Wel zijn er enkele verschillen in secundaire arbeidsvoorwaarden. Aandachtspunt vormen de reiskosten voor medewerkers die op beide locaties gaan werken of van locatie wisselen. Het sociaal plan wordt opgesteld nadat de dagelijkse besturen van Lococensus en Tricijn een definitief voorgenomen besluit hebben genomen. Als extra borg voor de continuïteit worden vernieuwende activiteiten zorgvuldig in meerjarenperspectief gezet. Waarbij de belangrijkste zijn: 2010: - Fusie beide organisaties - Opbouw bedrijfsvoeringsfuncties - Implementatie TAX-i bij Lococensus 2011: - Gebruik TAX-i bij Lococensus - Implementatie TAX-i bij Tricijn - Wellicht implementatie gemeentelijke samenwerking Tricijn en heffen na medio 2011 met gemeentelijk pakket - Wellicht implementatie gemeente Zwolle Gebruik TAX-i bij Tricijn (alleen voor waterschapsbelastingen) - Heffen en innen voor gemeenten 5 REGISTRATIENUMMER

12 2013: - Doorgroei 7. Financiële consequenties De financiële consequenties betreffen de: a. Kostenverdeelsleutel b. Te realiseren besparingen c. Liquidatie bestaande Gemeenschappelijke Regelingen d. Frictiekosten. Kostenverdeelsleutel Bij de Lococensus waterschappen worden de kosten verdeeld naar rato van het aantal aanslagbiljetten. Bij Tricijn is er een meer gedetailleerde verdeelsleutel waarbij de algemene kosten in gelijke delen worden verdeeld, de kosten van heffing naar rato van het aantal aanslagregels en de kosten van invordering naar rato van het aantal aanslagbiljetten. Het onderzoek naar de fusie is uitgevoerd door Berenschot. Door hen is ook een "objectieve" verdeelsleutel (Berenschot-sleutel) bedacht bestaande uit twee componenten nl. de kosten van heffing worden verdeeld naar rato van het aantal aanslagregels en de kosten van invordering naar rato van het aantal aanslagbiljetten. De hoofden middelen van de acht waterschappen hebben in een ambtelijke overleggroep het beslisdocument besproken en kritisch naar deze verdeelsleutel gekeken. De uitkomst van dit overleg is voor de jaren het aandeel van de acht waterschappen te relateren aan de bijdrage die daadwerkelijk (conform de jaarrekening 2009) is betaald over Daarbij blijft de huidige verdeling binnen resp, Tricijn en Lococensus hetzelfde en leidt wijziging van systematiek niet tot andere bijdragen. Voor de Lococensus waterschappen wordt uitgezonderd de extra bijdrage 2009 als gevolg van niet correct toepassen van de kwijtscheldingsnorm t.a.v. Waterschap Regge & Dinkel. De aandelen per waterschap worden: Groot Salland Reest en Wieden Regge en Dinkel Rijn en IJssel Velt en Vecht Vallei & Eem Veluwe Zuiderzeeland 9,9% 6,2% 15,9% 16,8% 5,5% 18,6% 14,3% 12,8% Overigens is de Berenschot-sleutel ook ingebracht in de onderhandelingen met de eerste Tricijn gemeenten en zal bij een positief besluit van deze gemeenteraden wel gebruikt worden bij de verdeling van de kosten over waterschappen en gemeenten. Het hanteren van de huidige systematiek geeft rust voor de komende jaren en de gelegenheid om voor de periode na 2013 een objectieve verdeelsleutel af te spreken. Dan is er ook meer bekend over het aanhaken van gemeenten en de mogelijke fusie van waterschappen als reactie op de Aktie Storm. Te realiseren besparingen Door de fusie worden besparingen verwacht in het primaire proces en de bedrijfsvoeringprocessen. Het primaire proces wordt pas in 2012 gewijzigd. In 2010/2011 is er al wel een besparing te verwachten in het ondersteunende proces en door het samen oppakken van procesinnovatie en - ontwikkelingen. Dit wordt geraamd op voor het jaar Door de samenwerking op het primaire proces vanaf 2013 worden ook daar besparingen geraamd. Het voordeel kan daarbij oplopen 6 REGISTRATIENUMMER

13 tot Dit is een taakstelling voor de nieuwe organisatie. Hierin zijn de positieve effecten van verdergaande integratie van functies nog niet meegenomen. Het voordeel komt ten bate van de waterschappen naar rato van hun aandeel in de kosten van de nieuwe organisatie. Op basis van deze aandelen is het voordeel van de fusie per waterschap als volgt weer te geven: (bedragen x 1.000): Jaar Groot Salland Reest en Wieden Regge en Dinkel Rijn en IJssel Velt en Vecht Vallei & Eem Veluwe Zuiderzeeland Aandeel (afgerond 9,9% 6,2% 15,9% 16,8% 5,5% 18,6% 14,3% 12,8% Besparing Na Overigens is in dit overzicht nog niet opgenomen het aandeel in de frictiekosten. Deze zullen nog worden geraamd door middel van een bijstelling van de begroting 2010 van resp. Lococensus en Tricijn. Liquidatie bestaande Gemeenschappelijke Regelingen Door de oprichting van een nieuwe Gemeenschappelijke Regeling moeten de bestaande twee Gemeenschappelijke Regelingen worden opgeheven. Dit vergt een liquidatieplan. Dit wordt gebaseerd op de laatste jaarrekening van beide organisaties, waarin tevens komt te staan welke bezittingen en schulden overgaan naar de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling en indien van toepassing welke delen daarvan geoormerkt blijven tot resp. de waterschappen van Lococensus en Tricijn. Vooralsnog wordt ervan uitgegaan dat alle bezittingen en schulden overgaan naar de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling. Fricitiekosten De frictiekosten bestaan uit projectkosten en kosten van toepassing Sociaal Statuut. De projectkosten worden geraamd op De terugverdientijd is dan 1 jaar. De kosten van het Sociaal Statuut zijn P.M. geraamd. Deze zullen beperkt zijn aangezien de gefaseerde intensivering organisch verloopt. De projectkosten worden verwerkt in de nog op te stellen wijziging van de begroting 2010 van resp. Tricijn en Lococensus (verdeling 40-60). 8. Besluitvormingstraject Dit voorstel is opgesteld naar aanleiding van het verzoek van de Dagelijkse Besturen van Lococensus en Tricijn tot fusie van beide belastingkantoren. 7 REGISTRATIENUMMER

14 Dit vergt per waterschap het volgende besluitvormingstraject. April 2010 Juni /juli 2010 Juli De Dagelijkse Besturen van de waterschappen wordt gevraagd in te stemmen met het voornemen tot fusie van Lococensus en Tricijn De Algemene Besturen van de waterschappen geven toestemming tot opheffing/liquidatie van Lococensus en Tricijn en de oprichting van de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling Lococensus-Tricijn Definitief besluit Dagelijkse Besturen van de waterschappen tot oprichting van de Gemeenschappelijke Regeling Lococensus-Tricijn Goedkeuring gedeputeerde Staten Inwerking treden van de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling en liquidatie bestaande Gemeenschappelijke Regelingen. 9. Voorstel aan de dagelijks besturen Voorgesteld wordt: a. In te stemmen met het voorstel om in de nieuwe gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn alle activiteiten, eigendommen, activa en passiva, personeel en overige middelen die nu behoren tot het openbaar lichaam Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Rijn Midden (hierna te noemen Tricijn) resp. de Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Oost Nederland (hierna te noemen Lococensus) onder te brengen, zulks op basis van een activa-passivatransactie, die wordt vastgesteld door de algemene besturen van de twee betrokken gemeenschappelijke regelingen, gehoord de daarin deelnemende waterschappen; b. In te stemmen met de in het beslisdocument voorgestelde verdeelsleutel voor het als 8 deelnemende waterschappen opbrengen van de kosten van de gezamenlijke nieuwe belastingorganisatie. c. In te stemmen met de verdeling van de zeggenschap in de vorm van een gelijke verdeling van de stemmen over de waterschappen in het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn (=12,5% per waterschap). d. In te stemmen met de aanwijzing van één van de leden van het dagelijks bestuur van elk waterschap als lid van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn; e. In te stemmen met de vorming van een dagelijks bestuur binnen de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn van drie leden, inclusief de voorzitter. f. In te stemmen met het verzoek aan uw algemeen bestuur, gelezen het advies van de Ondernemingsraad van Tricijn ongedateerd, ontvangen op 25 februari 2010 en het besluit van de beide WOR-bestuurders d.d. 11 maart 2010, op grond van artikel 50, lid 2 Wgr, toestemming te verlenen om u als dagelijks bestuur, de regeling te kunnen treffen op basis van concept tekst van de Gemeenschappelijke regeling (bijgevoegd) en uw eigen Ondernemingsraad daarover te informeren. g. Na verkregen toestemming van uw Algemeen Bestuur, als dagelijks bestuur van uw waterschap samen met de dagelijkse besturen van de andere betrokken waterschappen, de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn te laten treffen conform bijgaande concept tekst van de gemeenschappelijke regeling, deze op de gebruikelijke wijze bekend te maken en in werking te laten treden met ingang van de eerste dag volgend op de dag waarop alle colleges hun besluit tot het aangaan van de regeling bekend hebben gemaakt én de provincie haar goedkeuring heeft gepubliceerd. 8 REGISTRATIENUMMER

15 DATUM 12 april 2010 BEHANDELD DOOR B.S.C. Groeneveld DIRECT NUMMER ^1 BELASTINGEN Waterschap Zuiderzeeland Het College van Dijkgraaf en Heemraden Postbus AE LELYSTAD ONDERWERP Fusie Tricijn Lococensus ONS KENMERK BIJLAGEN Diverse UW BRIEF VAN UW KENMERK BURGERSERVICENUMMER VERZONDEN 12 april 2010 Geacht college, Op basis van artikel 44 van de gemeenschappelijke regeling van het Gemeenschappelijk Belastingkantoor Rijn-Midden (hiema te noemen Tricijn) berichten wij u het volgende. Vanaf halverwege 2009 tot heden is er tussen Tricijn en de zusterorganisatie Lococensus gesproken over diverse vormen van samenwerking. Een belangrijke aanleiding hiervoor was te vinden in het strategische uitgangspunt van beide organisaties om kosten te verminderen. Schaalvergroting helpt bij een basisproduct als belastingheffing en -inning om de kosten te verlagen. Een andere aanleiding was het achterblijven van Tax-i. Dit nieuwe belastingpakket moet helpen om te groeien en ook andere lagere overheden te bedienen met belastingheffing en inning. De gesprekken over samenwerking hebben beide dagelijks bestuur er toe gebracht zich uit te spreken voor een intensivering van de samenwerking tussen beide organisaties. Daarbij is gekozen u voor te stellen om met betrekking tot deze taak een nieuwe gemeenschappelijke regeling tussen de 8 samenwerkende waterschappen op te richten en te besluiten tot het opheffen van de oude gemeenschappelijke regelingen. Het betreft een nieuwe belastingsamenwerking tussen de waterschappen Groot Salland, Reest & Wieden, Regge & Dinkel, Rijn & IJssel, Velt & Vecht, Vallei & Eem, Veluwe en Zuiderzeeland. Voordat het besluit wordt genomen om tot een nieuwe gemeenschappelijke regeling over te gaan en de oude derhalve op te heffen, is het noodzakelijk helder te hebben wat de voordelen zijn van deze samenwerking. In de afgelopen periode is hier uitgebreid onderzoek naar gedaan. Dit heeft geresulteerd in een beslisdocument dat u bijgaand aantreft. In dit rapport geven wij weer welke stappen ondernomen en welke alwegingen gemaakt zijn. Tevens is door ons een nieuwe gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus - Tricijn opgesteld als ook een stappenplan om tot het liquideren van beide thans vigerende gemeenschappelijke regelingen te komen. Beide documenten treft u eveneens bijgaand aan. Deze 3 documenten hebben de instemming van het dagelijks en het algemeen bestuur van zowel Lococensus als Tricijn. Voor de nieuwe gemeenschappelijke regeling Lococensus - Tricijn zijn continuïteit, kwaliteit en kostenvoordeel belangrijke doelstellingen. Belangrijke uitgangspunten zijn verder: Dat er voor de belastingbetalende klanten van de nieuwe combinatie op korte termijn niets verandert omdat de beide 'merknamen' in de markt blijven bestaan. Pas over enige jaren zal overwogen worden of er een meer toekomstvaste naam zal moeten worden gekozen. ADRES TRICIJN BELASTINGEN Postbus AJ Harderwijk Westeinde DD Harderwijk T (0341) F (0341) Bankrekeningnummer: NWB i/i

16 Bij beide organisaties wordt de stabiliteit van de uitvoering van het primaire proces geborgd, waarbij (uitvoerings)kwaliteit een zeer belangrijke factor is. Daarom is er voor gekozen de primaire processen eerst door te ontwikkelen en pas te integreren vanaf Hierbij spelen de ontwikkelingen rondom Tax-i een belangrijke rol. Op dit moment is de venvachting dat Lococensus vanaf 2011 zal werken met Tax-i en Tricijn vanaf Met de voorgestelde nieuwe gemeenschappelijke regeling wordt naar venvachting een minimaal structureel kostenvoordeel gerealiseerd van vanaf Dit kostenvoordeel wordt als taakstelling opgenomen in de nieuwe begroting omdat de herinrichting van de primaire processen en daarmee de hardheid van de dan haalbare besparingen nu nog onvoldoende zijn te kwantificeren. Tot en met 2014 worden de beide locaties Zwolle en Harderwijk gehandhaafd. Op 8 april jl. heeft er op ambtelijk nivo overteg plaatsgevonden met vertegenwoordigers van de beide coördinerende provincies Gelderland en Overijssel teneinde de provinciale besluitvorming over de vorming van deze nieuwe gemeenschappelijke regeling voor te bereiden en procesmatig te begeleiden. Dit alles uiteraard onder voorbehoud van bestuurlijke instemming van uw college. Op basis van bovenstaande stellen wij u concreet voor: a. In te stemmen met ons voorstel om in de nieuwe gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus -Tricijn alle activiteiten, eigendommen, activa en passiva, personeel en overige middelen die nu behoren tot het openbaar lichaam Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Rijn Midden (hiema te noemen Tricijn) resp. de Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Oost Nederland (hierna te noemen Lococensus) onder te brengen, zulks op basis van een activa-passivatransactie, die wordt vastgesteld door de algemene besturen van de twee betrokken gemeenschappelijke regelingen, gehoord de daarin deelnemende waterschappen; b. In te stemmen met de in het beslisdocument voorgestelde verdeelsleutel voor het als 8 deelnemende waterschappen opbrengen van de kosten van de gezamenlijke nieuwe belastingorganisatie; c. In te stemmen met de verdeling van de zeggenschap in de vorm van een gelijke verdeling van de stemmen over de waterschappen in het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus - Tricijn (= 12,5% per waterschap); d. In te stemmen met de aanwijzing van één van de leden van het dagelijks bestuur van elk waterschap als lid van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus -Tricijn; e. In te stemmen met de vorming van een dagelijks bestuur binnen de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus - Tricijn van drie leden, inclusief de voorzitter, f. In te stemmen met het verzoek aan uw algemeen bestuur, gelezen het advies van de Ondernemingsraad van Tricijn en Lococensus ongedateerd, ontvangen op 25 februari 2010 en het besluit van de beide WOR-bestuurders d.d. 11 maart 2010, op grond van artikel 50, lid 2 Wgr, toestemming te verlenen om u als dagelijks bestuur, de regeling te kunnen treffen op basis van de concept tekst van de Gemeenschappelijke regeling (bijgevoegd) en uw eigen Ondernemingsraad daarover te informeren; g. Na verkregen toestemming van uw algemeen bestuur, als dagelijkse bestuur van uw waterschap samen met de dagelijks besturen van de andere betrokken waterschappen, de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus -Tricijn te laten treffen conform bijgaande concept tekst van de gemeenschappelijke regeling, deze op de gebruikelijke wijze bekend te maken en in werking te laten treden met ingang van de eerste dag volgend op de dag waarop alle colleges hun besluit tot het aangaan van de regeling bekend hebben gemaakt én de provincie haar goedkeuring heeft gepubliceerd. 2/4

17 Ons algemeen bestuur zal onder voorbehoud van een positief besluit van het dagelijks bestuur respectievelijk het algemeen bestuur, ieder voor zover bevoegd, van alle deelnemende waterschappen aan Lococensus en Tricijn over de onder punt at/mg opgenomen (deel)besluiten, beslissen tot opheffing van Tricijn per gelijke datum als bedoeld onder punt 1g en ons als dagelijks bestuur de opdracht geven om de liquidatie voor te bereiden en te zijner tijd daadwerkelijk te effectueren. Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend Namens het dagelijks bestuur, voorzitter 3/4

18 Bijlagen: 1. Het Integraal beslisdocument ontwikkeling fusie Lococensus - Tricijn (d.d. 9 april 2010, definitieve versie) 2. De concept gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk belastingkantoor Lococensus - Tricijn 3. Het stappenplan opmaken liquidatiebalans van PWC en Deloitte 4. Het advies van de Ondernemingsraad van Lococensus en Tricijn (ongedateerd) 5. Het besluit van beide WOR-bestuurders d.d. 11 maart 2010 n.a.v. het advies van de beide Ondernemingsraden. 4/4

19 Integraal beslisdocument ontwikkeling fusie Lococensus en Tricijn Beschrijving van de redenen, vorm en inhoud ^Lococensus tr^cijr» BELASTINGEN B.S.C. Groeneveld (Tricijn) J.H. Oostinga (Lococensus) 9 april 2010 (def. versie)

20 Integraal beslisdocument ontwikkeling fusie Lococensus en Tricijn Beschrijving van de redenen, vorm en inhoud Inhoud Pagina 1. Inleiding 3 2. Redenen en uitgangspunten van de fusie Redenen: ontwikkelingen en kansen Uitgangspunten: continuïteit, kwaliteit en kosten Impact fusie op belanghebbenden 6 3. Proces en besluitvorming tot nu toe Proces tot nu toe Keuze van de besturen 9 4. Toekomstige organisatie Bedrijfsbureau Organisatiestructuur Ontwikkelingen TAX-i Personele consequenties Juridische vormgeving en zeggenschap Financiële consequenties Besparingen Harmonisatie kostenverdeelsleutel Kosteninschatting sociaal plan Projectkosten fusie Planning van het vervolg Fasering Medezeggenschap en GO Besluitvormingstraject Rol van de provincie bij oprichten GR 33